AKULTAS TEKNIK DAN ILMU KUMPUTER UNIVERSITAS KUMPUTER INDUNESIA l
DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1 1.1 LATAR BELAKANG 1 1.2 MAKSUD DAN TUJUAN 1 BAB II PEMBAHASAN 2 2.1 VISI 2 2.2 MISI 2 2.3 PERSPEKTIF BALANCE SCORECARD 3 2.4 FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN DAN TUJUAN STRATEGIS YUDHIS TRANS INDONESIA RENTAL MOBIL 4 2.5 PENETAPAN SASARAN DAN INISIATIF STRATEGIK COMPANY SCORECARD 13 2.6 IT BALANCE SCORCARD 14 BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 19 DAFTAR PUSTAKA 20
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG Seiring dengan berkembangnya perekonomian, keikutsertaan berbagai masyarakat di bidang ekonomi sangat dibutuhkan. Setiap orang dituntut untuk dapat memperbaiki kemampuannya dalam berbagai bidangagar dapat terus bersaing mencapai kualitas sumber daya manusia yang kompenten di era globalisasi ini. Demikian juga dengan perusahaan, yang harus mampu bertahan di segmen pasar yang didudukinya jangan sampai tergerus oleh persaingan. Finansial, pelanggan, internal bisnis dan perkembangan, pembelajaran merupakan empat Iaktor utama di dalam perusahaan untuk bersaing dengan kompetitor mereka. Untuk itu diperlukan keseimbangan dan keterhubungan di antara keempatnya. Balance Scorcard merupakan salah satu alat yang digunakan manajemen dalam mengukur strategi masa mendatang demi tercapainya suatu keberhasilan. Kami pun berusaha menganalisis kinerja PT. Yudish Trans Indonesia dan strategi apa yang di pakai oleh perusahaan tersebut guna mencapai keberhasilannya. 1.2 MAKSUD DAN TU1UAN Maksud dan tujuan dari penulisan makalah ini adalah penerapan materi Balance Scorcard maupun IT Balance Scorcard yang sudah diajarkan di kelas. Agar kami bisa lebih memahami apa yang sudah disampaikan oleh Dosen dan dapat mengimplementasikannya. Selain itu, agar kami mampu menganalisis kinerja perusahan yang sedang berjalan. 2
BAB II PEMBAHASAN
RENTAL MOBIL PT. YUDHIS TRANS INDONESIA
2.1 VISI Menjadi perusahaan transportasi darat yang terbesar di Indonesia dengan mengoperasikan kendaraan berteknologi tinggi dan pelayanan bertaraI Internasional. 2.2 MISI Mampu bersaing secara global berdasarkan kompetensi seperti pengadaan kendaraan, pengemudi dan pelayanan dengan standard pelayanan internasional. Berorientasi kepada laba yang wajar dengan maksimalisasi kepentingan para stakeholders. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan turut mengelola assets perusahaan secara produktiI dan eIIisien.
3
2.3 PERSPEKTIF BALANCE SCORECARD
4
2.4 FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN DAN TU1UAN STRATEGIS YUDHIS TRANS INDONESIA RENTAL MOBIL
FINANSIAL Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis Hasil Keuangan yang baik dan tingkat keuntungan yang semakin meningkat. Pengukuran kinerja keuangan akan menunjukan apakah perencanaan dan pelaksanaan strategi memberikan perbaikan yang mendasar bagi keuntungan perusahaan. Perbaikan-perbaikan ini tercermin dalam sasaran-sasaran yang secara khusus berhubungan dengan keuntungan yang terukur, pertumbuhan usaha, dan nilai pemegang saham Pengukuran kinerja keuangan mempertimbangkan adanya tahapan dari siklus kehidupan bisnis, yaitu : growth (bertumbuh), sustain (bertahan), harvest (Menuai) Bertumbuh / Berkembang( growth ) Meningkatkan Keuntungan Finansial untuk Perusahaan dengan cara meningkatkan jumlah pelanggan. Tahapan awal siklus kehidupan Yudhis Trans dimana Yudhis Trans memiliki produk atau jasa yang secara signiIikan memiliki potensi pertumbuhan terbaik. 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl adalah perusahaan yang bergerak dalam bldang [asa LransporLasl daraL yang dldlrlkan pada 6 -ovember 2007 dengan modal awal uS$ 123000 yang berkedudukan dl 8ekasl !awa 8araL lndonesla yang menempaLl lahan seluas 300 m2 dengan dldukung oleh seklLar 13 Lenaga ker[a Lrampll dan professlonal
Bertahan ( $:8tain ) Adalah tahapan kedua dimana 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl masih melakukan investasi dan reinvestasi dengan mengisyaratkan tingkat pengembalian terbaik. Dalam tahap ini, perusahaan mencoba mempertahankan pangsa pasar yang ada, bahkan mengembangan investasi setiap tahunnya, sejalan dengan luasnya pangsa pasar yang tersedia. 3
Pengembangan tersebut menjadikan 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl sebagai perusahaan baru yang mempunyai perkembangan yang cukup tinggi jika dibandingkan dengan perusahaan lainnya yang berdiri pada tahun yang sama. 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl sebagai perusahaan yang bergerak dibidang transportasi yang baru berdiri memiliki perkembangan keuangan yang sehat.
Menuai/Memanen/Memetik Hasil( harve8t ) Adalah tahapan ketiga di mana 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl benar-benar memanen / menuai hasil investasi di tahap-tahap sebelumnya. Tidak ada lagi investasi besar, baik ekspansi maupun pembangunan kemampuan baru, kecuali pengeluaran untuk pemeliharaan dan perbaikan Iasilitas. Sasaran utama dalam tahap ini adalah masalah keuangan, sehingga diambil sebagai tolak ukur, adalah memaksimumkan arus kas masuk dan pengurangan modal kerja. Isu strategis pada perspektiI keuangan yaitu pertumbuhan pendapatan, penghematan biaya dan perbaikan produktivitas, dan utilisasi aset. Strategi yang hendak dicapai pada perspektiI keuangan bertujuan untuk pencapaian keuntungan, seperti perolehan pendapatan, perputaran modal kerja, kecepatan pertumbuhan keuangan atau peningkatan arus kas.
6
PELANGGAN Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis Dominasi Pangsa Pasar Jumlah pelanggan yang menggunakan jasa PT. YUDHIS TRANS INDONESIA tiap tahun meningkat, jika dibandingkan dengan perusahaan rental lainnya yang sudah berdiri lebih dulu. Menjadi perusahaan rental mobil pertama yang akan dipilih oleh calon pelanggan Pelayanan kepada pengguna jasa Semua Personil PT. YUDHIS TRANS INDONESIA dengan semangat yang tinggi mencoba meningkatkan kemampuan untuk menghadapi segala kemungkinan di masa yang akan datang dan berperan untuk masyarakat. Penerapan Sistem Manajemen Transportasi terpadu dari mulai pemeriksaan semua kendaraan-kendaraan operasional secara periodic, merupakan kunci sukses dalam mencapai kepuasan pelanggan. Image dan Relationship Meningkatkan pengenalan public terhadap PT. YUDHIS TRANS INDONESIA, dengan cara membangun image melalui peningkatan pelayanan public. Menggambarkan Iaktor- Iaktor intangible yang menarik seorang konsumen untuk berhubungan dengan perusahaan. Membangun image dan reputasi dapat dilakukan melalui iklan dan menjaga kualitas seperti yang dijanjikan. Membuka cabang di kota-kota besar di seluruh Indonesia.
7
Perspektif Pelanggan : Tolok Ukur Utama ( Sumber : Robert S. Kaplan dan David P. Norton, 2000 : 60 )
Pangsa Pasar. Menggambarkan proporsi bisnis yang dijual oleh sebuah unit bisnis di pasar tertentu (dalam bentuk jumlah pelanggan, uang yang dibelanjakan, atau volume satuan yang terjual). Akuisisi Pelanggan. Mengukur dalam bentuk relatiI atau absolut, keberhasilan unit bisnis menarik atau memenangkan pelanggan atau bisnis baru. Kepuasan Pelanggan. Menilai tingkat kepuasan atas kriteria kinerja tertentu di dalam proporsi nilai. Profitabilitas Pelanggan. Mengukur keuntungan bersih yang diperoleh dari pelanggan atau segmen tertentu setelah menghitung berbagai pengeluaran yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan tersebut. Meliputi beberapa pengukuran utama atas keberhasilan dari rumusan dan pelaksanaan strategi yang baik. Pengukuran hasil utama meliputi kepuasan pelanggan dan peningkatan kuantitas konsumen. a. ustomer Satisfaction, Bertujuan untuk mengukur jumlah keluhan dari pelanggan sehingga adanya tindakan follow up untuk mengatasinya. Semakin sedikit jumlah keluhan maka dapat dikatakan kepuasan pelanggan terpenuhi.
b. ustomer Acquisition, Bertujuan untuk mengetahui seberapa besar tingkat pertumbuhan pengguna produk / jasa Perguruan Tinggi
9
PROSES INTERNAL Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis Aman Dan Handal Keamananan Dan Keandalan Yang Optimal Semua proses penyewaan yang berjalan di . 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang udah ditetapkan agar proses dapat berjalan dengan aman dan target hasil yang optimal, misalnya dengan menyusun brosur. Ketepatan Waktu Operasi Mengurangi keterlambatan. Untuk mengurangi keterlambatan operasi atau proses pengurusan sesuatu yang berhubungan dengan pelanggan maka di . 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl telah diterapkan 9enerapan SlsLem Mana[emen @ransporLasl Lerpadu darl mulal pemerlksaan semua kendaraankendaraan operaslonal secara perlodlk Semangat Tim Kerja (Team Work) Pimpinan Bertindak Sebagai Pelatih Agar hubungan lebih harmonis antara atasan dan bawahan atau antara pimpinan dengan karyawan maka disini pimpinan harus dapat bertindak sebagai guru atau pelatih yang dapat memberikan contoh baik kepada karyawannya. Kerja Tim Yang EIektiI Agar kerja tim menjadi eIektiI maka di 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl telah disiapkan ruang kerja nyaman yang dapat digunakan oleh karyawan untuk melakukan pekerjaan nya dengan baik. semuanya ini disiapkan untuk mendukung proses internal agar dapat berjalan dengan baik. Karyawan Termotivasi Meningkatkan Kepuasan Karyawan. Ada beberapa cara yang diterapkan di 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl diantaranya adalah: 1.Menghargai hasil kerja karyawan 2.Meningkatkan penghasilan 3.Jaminan penghasilan lebih baik untuk yang berprestasi Inovasi Layanan Online 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl Membangun Iasilitas-Iasilitas baru berbasis teknologi inIomasi untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan diantaranya adalah 10
membangun: Website untuk mempermudah pelanggan mencari inIormasi tentang rental mobil.
PEMBELA1ARAN DAN PERTUMBUHAN Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis Pengembangan Potensi SDM Yang Berke- sinambungan Produktivitas Kerja SDM Lebih Tinggi mployee Productivity (Produktivitas Karyawan), Rasio ini menunjukan rata-rata pendapatan perusahaan yang dihasilkan oleh setiap karyawan. Semakin besar rasio ini berarti semakin produktiI. Karyawan disini mencakup pegawai administrasi maupun tenaga supir
Daya Saing, Berdasarkan Pengetahuan, Ketrampilan, dan Kemampuan karyawan
9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl adalah dl bawah pengawasan langsung oleh 9reslden ulrekLur yang dldukung oleh suaLu uewan ulrekLur Ceneral Manager berLanggung [awab aLas akLlvlLas operasl perusahaan seharlharl yang mensupervlsl ueparLemen keuangan kunLansl ueparLemen 9emasaran ueparLemen CperaLlonueparLemen l@ dan ueparLemen 9ersonalla umum Dengan semakin meningkatnya pendidikan para karyawan maka akan meningkatkan pula kemampuan dan kulitas pekerjaan mereka Meningkatkan Budaya Berorientasi untuk kepuasan pegawai dan pengguna (costumer) Komunikasi dan InIormasiYang Harmonis Keterbukaan Dan Kejujuran Dalam Bertukar InIormasi . Bagaimanapun juga, meski motivasi dan keahlian pegawai telah mendukung pencapaian tujuan-tujuan perusahaan, masih diperlukan inIormasi- inIormasi yang terbaik. Dengan kemampuan system inIormasi yang memadai, kebutuhan seluruh tingkatan manajemen dan pegawai atas inIormasi yang akurat dan tepat waktu dapat dipenuhi dengan sebaik-baiknya. Pemikiran Proses PerspektiI ini penting untuk menjamin adanya proses yang berkesinambungan terhadap upaya pemberian motivasi dan inisiatiI yang sebesar- besarnya bagi pegawai. Paradigma manajemen 11
terbaru menjelaskan bahwa proses pembelajaran sangat penting bagi pegawai untuk melakukan triall and error sehingga turbulensi lingkungan sama-sama dicoba- kenali tidak saja oleh jenjang manajemen strategis tetapi juga oleh segenap pegawai di dalam organisasi sesuai kompetensinya masing-masing. Sudah barang tentu, upaya ini perlu dukungan motivasi yang besar dan pemberdayaan pegawai berupa delegasi wewenang yang memadai untuk mengambil keputusan. Tentu, ini semua tetap dibarengi dengan upaya penyesuaian yang terus menerus sejalan dengan tujuan organisasi.
12
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan : Kerangka Kerja ( Sumber : Robert S. Kaplan dan David P. Norton, 2000 : 112 )
13
2.5 PENETAPAN SASARAN DAN INISIATIF STRATEGIK COMPANY SCORECARD
Sasaran Ukuran nas|| 1arget]1ahun Ukuran em|cu ker[a In|s|at|f Strateg|k 1 2 3 4 3 Nilai Benefit Bagi Perusahaan 1. Meningkatkan pertumbuhan operasional 2. Mempertahankan biaya pengeluaran 3. Pengendalian Biaya Operasional
kenaikan pertahun kenaikan pengeluaran kenaikan
35
75
25
Peningkatan Nilai dan Daya Tarik Bagi Costumer 1. Meningkatkan kepuasan Pelanggan (penyewa)
2. Meningkatkan promosi
Retensi Customer
Auisisi Customer
97
50
Costumer SatisIaction Survey
Penambahan Costumer
Peningkatan sarana prasarana pelayanan terhadap customer Perbaikan citra perusahaan & membuka cabang perusahaan di kota-kota besar Penyempurnaan Proses Usaha Internal 1. Meningkatkan eIisiensi operasional
2. Mengurangi biaya keuangan
3. Meningkatkan kualitas dan kecepatan pelayanan
biaya overhead terhadap pendapatan bunga. biaya bunga terhadap pendapatan bunga. Kendaraan yang siap pakai oleh costumer.
20
65
On time
Laporan audit
Penurunan biaya
Costumer SatisIaction Survey
Peningkatan eIisiensi kerja dan pengurangan kegiatan yang tidak berhubungan.
Mencari sumber dana tanpa biaya/ biaya rendah
Pengecekan berkala kendaraan-kendaraan. Peningkatan kapabilitas dan 14
keterampilan 1. Karyawan
2. Meningkatkan loyalitas & etos kerja
Frekuaensi pelatihan Tingkat presentasi
Min. 1X
95
Pengembangan karyawan
Penghasilan rata-rata
Pendidikan dan pelatihan terprogram SelektiI dalam perekrutan karyawan, kontrak kerja yang jelas, penghargaan.
2.6 IT BALANCE SCORCARD
Corporate Contribution OperationaI ExceIIence Future Orientation User Orientation 13
CORPORATE CONTRIBUTION Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis Manajemen melihat IT departement sebagai salah satu cara untuk mendekatkan diri dengan pelanggannya dan sebagai sarana promosi guna meningkatkan jumlah pelanggan. Untuk itu, secara khusus manajemen mengeluarkan anggaran untuk Departement IT, dan juga mengontrol pengeluaran biaya untuk Departement IT agar tidak terjadi pemborosan dan hasilnya sesuai dengan apa yang diharapkan. Bertumbuh / Berkembang( growth ) Meningkatkan Keuntungan Finansial untuk Perusahaan dengan cara meningkatkan jumlah pelanggan. Tahapan awal penggunaan IT adalah dengan mengkomputerisasi sebagian besar sarana yang ada di perusahaan, seperti dalam hal transaksi pembayaran, pencatatan dan penyimpanan data pelanggan dll. Selanjutnya dengan membangun WEB perusahaan sebagai media promosi (Brosur Online) dan mendekatkan jasa yang ditawarkan ke pelanggan tanpa harus bertatap muka namun terjamin keamanannya.
Bertahan ( $:8tain ) Adalah tahapan kedua dimana 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl masih melakukan investasi dan reinvestasi di bidamg IT dengan mengisyaratkan tingkat pengembalian terbaik. Dalam tahap ini, perusahaan mencoba membangun aplikasi IT yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, bahkan mengembangan investasi setiap tahunnya, sejalan dengan luasnya pangsa pasar yang tersedia. Pengembangan tersebut menjadikan 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl sebagai perusahaan baru yang mempunyai perkembangan yang cukup tinggi jika dibandingkan dengan perusahaan lainnya yang berdiri pada tahun yang sama. 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl sebagai perusahaan yang bergerak dibidang transportasi yang baru berdiri memiliki perkembangan keuangan yang sehat yang memiliki aplikasi IT yang memadai. 16
Menuai/Memanen/Memetik Hasil( harve8t ) Adalah tahapan ketiga di mana 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl benar-benar memanen / menuai hasil investasi di tahap-tahap sebelumnya. Tidak ada lagi investasi besar, baik ekspansi maupun pembangunan kemampuan baru, kecuali pengeluaran untuk pemeliharaan dan perbaikan Iasilitas IT. Sasaran utama dalam tahap ini adalah pemeliharaan secara berkala sehingga tidak memerlukan pengeluaran kas yang terlalu besar.
USER ORIENTATION Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis Jumlah user yang dapat menjalankan aplikasi IT sesuai bidang pekerjaannya. Menjadi aplikasi yang memenuhi kebutuhan perusahaan dan dikuasai oleh usernya. Pelayanan dan kepuasan yangh diberikan kepada User ueparLemen l@ terhadap 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl, bekerjasama dengan user baik sesudah maupun sebelum perancangan aplikasi IT agar produk yang dihasilkan memberikan kepuasan kepada user. Kerja sama yang dilakukan misalnya dengan cara, user memberikan gambaran spesiIikasi yang jelas bagaimana aplikasi IT yang dibutuhkan.
17
OPERATIONAL EXCELLENCE Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis Aman Dan Handal Keamananan Dan Keandalan Yang Optimal Sehingga semua data yang tersimpan terjaga kerahasiannya demi kepentingan perusahaan dan pelanggan. Ketepatan Waktu Operasi Mengurangi keterlambatan. Untuk mengurangi keterlambatan operasi atau proses pengurusan sesuatu yang berhubungan dengan pelanggan maka di . 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl telah diterapkan 9enerapan SlsLem Mana[emen @ransporLasl Lerpadu darl mulal pemerlksaan semua kendaraankendaraan operaslonal secara perlodlk Semangat Tim Kerja (Team Work) Kerja Tim Yang EIektiI Agar kerja tim menjadi eIektiI maka di 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl telah disiapkan ruang kerja nyaman yang dapat digunakan oleh karyawan untuk melakukan pekerjaan nya dengan baik. semuanya ini disiapkan untuk mendukung proses perancangan IT agar dapat berjalan dengan baik. Perekrutan anggota tim IT perusahaan di bentuk berdasarkan tim itu sendiri. Manajer hanya mengontrol tapi tidak berhak campur tangan dalam perekrutan anggota tim. Hal ini dilakukan agar kerja tim maksimal. Inovasi Layanan Online 9@ ?uuPlS @-S l-uC-Sl Membangun Iasilitas-Iasilitas baru berbasis teknologi inIomasi untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan diantaranya adalah membangun: Website untuk mempermudah pelanggan mencari inIormasi tentang rental mobil.
1
FUTURE ORIENTATION Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis Pengembangan Potensi SDM Yang Berke- sinambungan Memberikan training dan pengetahuan kepada staII IT.
Daya Saing, Berdasarkan Pengetahuan, Ketrampilan, dan Kemampuan karyawan
Melakukan penelitian terhadap perkembangan teknologi yang berjalan dengan cepatnya. Dengan semakin meningkatnya pendidikan para staII IT maka akan meningkatkan pula kemampuan dan kulitas pekerjaan mereka Komunikasi dan InIormasi Yang Harmonis Keterbukaan Dan Kejujuran Dalam Bertukar InIormasi . Bagaimanapun juga, meski motivasi dan keahlian pegawai telah mendukung pencapaian tujuan-tujuan departemen IT, masih diperlukan inIormasi- inIormasi yang terbaik. Dengan kemampuan system inIormasi yang memadai, kebutuhan seluruh tingkatan manajemen dan pegawai atas inIormasi yang akurat dan tepat waktu dapat dipenuhi dengan sebaik-baiknya.
19
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN
Pemakaian Balance Scorcard di perusahaan akan membantu manajer untuk menetapkan strategi jangka panjang maupun pendek guna mengasilkan tujuan yang diinginkan. PT. Yudhis Trans Indonesia sebagai perusahaan penyedia jasa di bidang penyewaan mobil sudah menerapkan BSC maupun IT BSC di perusahaan mereka, sehingga kita dapat melihat apa saja yang menjadi Iaktor keberhasilannya maupun strategi apa yang diterapkan dalam perusahaan tersebut. Dalam menulis ini kami masih banyak kekurangan baik dari segi analisis maupun pengetahuannya. Untuk itu saran dan kritik dari pembaca akan sangat bermanIaat bagi kami.