Manual de Usuario
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Tabla de Contenidos
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Bienvenida......3 Esquema General......3 Configuracin de Excel para visualizar sus archivos CSV..4 Configuracin del navegador de internet para una correcta impresin.6 Ingreso al Sistema.....8 REGISTRO DE DCIMA TERCERA REMUNERACIN.11 Registro de Trabajadoras del servicio Domstico..12 Registro de 1 a 10 trabajadores... 15 Registro de 11 a ms trabajadores...17 REGISTRO DE DCIMA CUARTA REMUNERACIN20 Registro de Trabajadoras del servicio Domstico..22 Registro de 1 a 10 trabajadores....26 Registro de 11 a ms trabajadores...29 REGISTRO DE PARTICIPACIN DE UTILIDADES 32 Empresas relacionadas con la ejecucin de proyectos de exploracin y/o explotacin de hidrocarburos.41 REQUISITOS44 DOCUMENTOS HABILITANTES PARA SU LEGALIZACION...44
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Bienvenida
El presente manual lo guiar de manera sencilla y rpida para ejecutar cada una de las tareas previstas para los Usuarios dentro del Sistema de Salarios en Lnea.
Esquema General
El empleador debe declarar las dcimas terceras remuneraciones, dcimas cuartas remuneraciones y participaciones de utilidades en el Ministerio de Relaciones Laborales, para esto debe adquirir los formularios, y revisar los requisitos que se encuentran en el anverso del mismo, hacerlos activar con el funcionario del Ministerio que realiz la venta de la especie valorada, y luego proceder de acuerdo a los siguientes pasos que se detalla a continuacin:
1.- Ingresar a la pgina web: www.mrl.gob.ec 2.- Ingresar al link Generar Registros de Salarios en Lnea dentro del mdulo Viceministerio de Trabajo y Empleo. 3.- Ingresar al Sistema de Salarios en Lnea, con su nmero de RUC o cdula (segn el caso: para personas naturales o jurdicas el RUC, o cdula de identidad para servicio domstico) y su clave (nmero de formulario) 4.- Actualice los datos de la empresa o persona natural segn el caso. 4.- Llene los datos de los trabajadores a registrar. 5.- Imprima el formulario de los registros de los trabajadores. 6.- Acuda al Ministerio de Relaciones Laborales, adjuntando el original de la especie valorada , el rol de pagos con firma de cada trabajador con los requisitos que se encuentran en el anverso del formulario o en la pgina web: www.mrl.gob.ec, para ser atendido por el funcionario del Ministerio, para proceder con la legalizacin del documento.
En el caso de que el pago se lo efectu con depsito, en cuenta de ahorros o corriente se debe anexar el documento de la entidad donde se acredit dichos valores. De no contar con la firma o la justificacin correspondiente de un trabajador se entiende que el empleador consignar esos valores en el Ministerio de Relaciones Laborales, los mismos que sern pagados por esta institucin una vez que el trabajador realice los trmites pertinentes en esta Secretara de Estado. El ingreso al sistema con los datos que se encuentran detallados anteriormente no se considera que el formulario ha sido legalizado, ya que el mismo debe contar con el sello de registro de legalizacin del funcionario de esta Cartera de Estado.
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En block de notas:
Todos los valores en una sola columna, separados por punto y coma (;). Para visualizar de mejor manera, o que permita digitar o llenar su informacin de forma sencilla y amigable, debemos configurar el Excel, realizando los siguientes pasos: 1. 2. Abrimos la aplicacin Excel Hacemos click en Archivo, luego en Opciones
3.
Despliega el siguiente cuadro, en el que hay que hacer click en la opcin Avanzadas, y en la parte derecha, hacer lo siguiente:
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Despus de esta configuracin, al abrir un archivo CSV, lo podemos ver de la siguiente forma:
Todo en columnas, y listo para ingresar la informacin correspondiente, para luego subir este archivo a nuestro Sistema de Salarios.
Nota :
Este archivo de ejemplo lo puede descargar en nuestro Sistema de Salarios, y es diferente de acuerdo al mdulo al que ingrese, NO DEBE MODIFICAR EL FORMATO DE LAS COLUMNAS, NI DEBE BORRAR LA PRIMERA FILA (es decir, el encabezado).
Configuracin del navegador de internet para una correcta impresin Ministerio de Relaciones Laborales 10
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En el navegador de internet que puede ser Internet Explorer, Mozilla Firefox, etc.., se debe revisar que tenga una correcta configuracin. Se hace click en Archivo, se escoge la opcin Configurar pgina
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De esta manera la impresin sale perfecta, y los datos no se salen fuera de la hoja.
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INGRESO AL SISTEMA
El formulario tiene un secuencial, y este cdigo es la clave para ingresar al sistema. La primera pantalla del sistema es el siguiente:
En la que debe ingresar el RUC o la Cdula y la contrasea (nmero de formulario activado), y luego presionar Nos direcciona a la siguiente pantalla de Actualizacin de Datos de la Empresa o Empleador, debemos ingresar o escoger todos los campos.
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Ejemplo:
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Presionamos el botn:
Presionamos Aceptar, y se queda en la misma pantalla, para hacer alguna otra modificacin, caso contrario presionamos en el link , y obtenemos la siguiente pantalla:
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Tenemos 3 opciones de registrar: Registro de trabajadoras del Servicio Domstico. Registro de 1 a 10 trabajadores Registro de 11 o ms trabajadores
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Debe ingresar en este formulario todos los datos del trabajador (los campos con asterisco son obligatorios).
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Nota: en el sistema se trabaja con el mes y ao comercial, es decir Mes = 30 das y Ao = 360 das, entonces, en el campo Das laborados en el perodo de un ao , acepta como valor mnimo 1 da y como valor mximo 360 das, caso contrario sale un mensaje de error: Error, el valor de das debe estar en el rango de 1 a 360 das En el momento de llenar el campo Das laborados en el perodo de un ao , se calcula automticamente los valores de valor dcimatercera remuneracin Y Valor distribuido para la decimatercera remuneracin
En las casillas de Pago Directo, Depsito en MRL y Acreditacin en cuenta, detalle el valor del pago realizado para la decimatercera remuneracin, la suma de lo que ingrese detalladamente debe ser igual al valor de la dcimatercera remuneracin. En caso de que no coincida ese valor despliega el mensaje LOS VALORES ESTAN INCORRECTOS, POR FAVOR VERIFIQUE Cuando ya ingrese todos los datos y valores presione el botn , y aparecern en la parte inferior los registros de la informacin ingresada.
Puede aadir los registros que desee, presionando el botn El Informe empresarial es la suma de los informes Individuales.
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Se puede editar solamente cedula, nombres, apellidos, ocupacin, gnero o das trabajados. Si se ha modificado, se presiona Actualizar. Cuando culmine este proceso de registro de datos de los trabajadores, se presiona el botn de , y aparece un mensaje de confirmacin:
El cual debe aceptar si esta seguro.de culminar este proceso. Al aceptar este mensaje, nos presenta un formulario de la Dcimatercera Remuneracin:
Este formulario se lo debe imprimir y llevarlo al Ministerio de Relaciones Laborales para que sea legalizado por el funcionario encargado de la legalizacin y registro.
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Debe ingresar todos los datos solicitados. La diferencia con el Registro de Trabajadoras del Servicio Domstico es que en esta pantalla si hay que llenar el campo Ocupacin (no ingresar ocupacin genrica: empleado, trabajador).
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Una vez que tenga ingresados todos los datos, presiona dicha informacin en la parte inferior:
, y obtendr
Si toda esta informacin esta correcta debe presionar el botn presenta el formulario con todos los datos registrados.
, y nos
Se imprime este formulario, y se lo lleva a legalizar ante el funcionario del Ministerio , en el Ministerio de Relaciones Laborales.
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En la que en primer lugar, debe ingresar los datos de los registros en un archivo de tipo CSV, y luego este archivo se debe subirlo al sistema. Los pasos para realizar esta tarea son: 1. Bajar el archivo CSV de ejemplo.
2.
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3.
Presionar en
4.
Si toda esta informacin esta correcta debe presionar el botn presentndose el siguiente mensaje:
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Si los datos no estn correctos sale el mensaje el archivo cargado tiene errores:
Si los datos estn correctos nos presenta el formulario con todos los datos registrados.
Se imprime este formulario, y se lo lleva a legalizar ante el funcionario del Ministerio de Relaciones Laborales.
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El Pago de la Decimacuarta Remuneracin debe realizarse hasta el 15 de Marzo para las Regiones Costa e Insular. Para su legalizacin, debe adquirir un formulario en las dependencias del MRL, adjuntar documentacin indicada al reverso del mismo y realizar va WEB los pasos de este instructivo. El Cronograma de legalizacin se har en funcin del Noveno Dgito del RUC o Cdula de Ciudadana. Ingrese a la pgina www.mrl.gob.ec , luego al link Generar Registros de Salarios en Lnea dentro del mdulo Viceministerio de Trabajo y Empleo.
En la primera pantalla del sistema debe ingresar el Ruc o nmero de cdula y el nmero del formulario activado:
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Tenemos 3 opciones de registrar: Registro de trabajadoras del Servicio Domstico. Registro de 1 a 10 trabajadores Registro de 11 o ms trabajadores
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Hacemos click encima de Registro de trabajadoras del Servicio Domstico, y tenemos la pantalla de REGISTRO DE LA DCIMACUARTA REMUNERACIN DEL SERVICIO DOMSTICO
Debe ingresar en este formulario todos los datos del trabajador (los campos con asterisco son campos obligatorios).
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Nota: en el sistema se trabaja con el mes y ao comercial, es decir Mes = 30 das y Ao = 360 das, entonces, en el campo Das laborados en el perodo de un ao , acepta como valor mnimo 1 da y como valor mximo 360 das, caso contrario sale un mensaje de error: Error, el valor de das debe estar en el rango de 1 a 360 das En el momento de llenar el campo Das laborados en el perodo de un ao , se calcula automticamente los valores de valor dcimacuarta remuneracin Y Valor distribuido para la decimacuarta remuneracin
En las casillas de Pago Directo, Depsito en MRL y Acreditacin en cuenta, detalle el valor del pago realizado para la decimacuarta remuneracin, la suma de lo que ingrese detalladamente debe ser igual al valor de la dcimacuarta remuneracin. En caso de que no coincida ese valor despliega el mensaje LOS VALORES ESTAN INCORRECTOS, POR FAVOR VERIFIQUE
Cuando ya ingrese todos los datos y valores presione el botn aparecern en la parte inferior los registros de la informacin ingresada.
,y
Puede aadir los registros que desee, presionando el botn El Informe empresarial es la suma de los informes Individuales. Existe la opcin de Editar o Eliminar un registro
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Se puede editar solamente cdula, nombres, apellidos, ocupacin o gnero. Si se ha modificado, se presiona Actualizar. Cuando culmine este proceso de registro de datos de los trabajadores, se presiona el botn , y aparece un mensaje de confirmacin:
El cual debe aceptar si esta seguro.de culminar este proceso. Al aceptar este mensaje, nos presenta un formulario de la Decimacuarta Remuneracin:
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Este formulario se lo debe imprimir y llevarlo al Ministerio de Relaciones Laborales para que sea legalizado por un funcionario de esta Cartera de Estado.
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La diferencia con el Registro de Trabajadoras del Servicio Domstico es que en esta pantalla si hay que llenar el campo Ocupacin (no ingresar genricos: empleado, trabajador,..).
En caso de jubilacin, debe escribir en el campo Ocupacin, la palabra jubilado o jubilada, y en seguida se habilitar un campo Fecha de jubilacin, en el cual deber escoger la fecha adecuada.
Nota :
Si selecciona el casillero de Contrato Permanente Parcial, se activar un campo en el que deber ingresar el Nmero de horas/Mes laborados por el trabajador:
Nota: El valor de horas diarias deber ser mnimo de 4 horas y mximo de 8 horas, es decir en el campo deber ingresar valores entre 120 y 240 horas.
Una vez que tenga ingresados todos los datos, presiona dicha informacin en la parte inferior:
, y obtendr
Si toda esta informacin esta correcta debe presionar el botn presenta el formulario con todos los datos registrados.
, y nos
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Se imprime este formulario, y se lo lleva a legalizar ante el funcionario del Ministerio de Relaciones Laborales.
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En la que primeramente debe ingresar los datos de los registros en un archivote tipo CVS, y luego este archivo se debe subirlo al sistema. Los pasos para realizar esta tarea son: Bajar el archivo CSV de ejemplo.
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Nota :
En caso de jubilacin, debe escribir en el campo Ocupacin, la palabra jubilado o jubilada, y en el campo Fecha de Jubilacin deber escribir la fecha adecuada.
Presionar en
Si los datos no estn correctos sale el mensaje deque el archivo cargado tiene errores:
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Si toda esta informacin esta correcta debe presionar el botn presenta el formulario con todos los datos registrados.
, y nos
Se imprime este formulario, y se lo lleva a legalizar ante el funcionario del Ministerio de Relaciones Laborales.
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Al igual que en el proceso de Registro de la dcimatercera y dcimacuarta remuneracin: Compre el formulario, en cualquiera de las Delegaciones Provinciales del Ministerio de Relaciones Laborales a nivel nacional. Ingrese a la pgina Web: www.mrl.gob.ec. Ingresar al link Generar Registros de Salarios en Lnea dentro del Viceministerio de Trabajo y Empleo.
Como podemos observar existen dos opciones: Registro de 1 hasta 500 trabajadores y; Registro de 501 a ms trabajadores.
Debemos escoger la opcin de acuerdo al nmero de trabajadores que vaya a registrar en nuestro sistema.
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Luego le aparece la siguiente pantalla del sistema de Salarios, en la que debe ingresar el Ruc o nmero de cdula, y el nmero del formulario activado:
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Nota : Nota :
En registro de utilidades solo permite ingresar la informacin por medio de archivos planos.
En caso de empresas relacionadas con la ejecucin de proyectos de exploracin y/o explotacin de hidrocarburos, Pequea minera y Minera en general, se debe adjuntar el documento habilitante para tal consideracin.
Para proceder con el registro debe realizar: Seleccionar una de las siguientes opciones: Empresa en General Empresas relacionadas con la ejecucin de proyectos de exploracin y/o explotacin de hidrocarburos Pequea minera Minera en general
Ya que de acuerdo a la opcin escogida se realiza la distribucin de utilidades, segn la base legal publicada en el inicio del sistema.
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Debe ingresar el Nmero de acuerdo ministerial, Ruc de la empresa, Valor 15% participacin, y presionar en Agregar, repite estos pasos de acuerdo al nmero de empresas que participan en esta unificacin de utilidades. Como se puede observar, a medida que se van agregando datos de empresas, estas se van aadiendo en un Listado de empresas, y el valor de las utilidades se va sumando en el campo de la parte inferior Valor del 15% de participacin, tambin hay la opcin de eliminar este listado en caso de haber ingresado errneamente estos datos, presionando en Borrar Lista.
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Enseguida debe proceder a registrar a los trabajadores, mediante un archivo plano, para esto debe hacer un click encima de cualquiera de las siguientes opciones, dependiendo del caso:
En la que en primer lugar se deben ingresar los datos de los registros en un archivo de tipo CSV, y luego este archivo debe subirlo o cargarlo al sistema. Los pasos para realizar esta tarea son:
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Cuando se trata de ingresar un registro con pasaporte, en el campo Cdula debe anteponer el signo # al nmero de pasaporte. Para empresas complementarias, si un trabajador pertenece a dos o ms empresas complementarias, su nmero de cdula se va a repetir en algunos registros de acuerdo al nmero de empresas a las que pertenezca, para estos casos, debe ingresar: El nmero de cedula en el registro de la primera empresa complementaria, El signo # ms el nmero de cdula seguido de la letra A, en el registro de la segunda empresa complementaria, El signo # ms el nmero de cdula seguido de la letra B, en el registro de la tercera empresa complementaria, y as sucesivamente, ejemplo:
Nota :
En la columna de Cargas familiares: si no tiene cargas familiares debe escribir el 0 (nmero cero), y no dejar el campo vaco o en blanco.
Nota :
Nota : Nota :
En el campo Gnero slo debe ingresar letras M o F (es decir M= masculino, F= femenino).
En el campo Tipo de Pago slo acepta las letras: P, D, A, R (es decir: P= pago directo, D= depsito en el MRL, A= Acreditacin de cuenta, R = Retencin), para ver la descripcin de cada uno de los campos, puede hacer click encima de y se abre un archivo de Excel como el siguiente:
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Llenar el archivo de ejemplo con informacin de los trabajadores. Guardar el archivo con formato CSV:
Una vez guardado el archivo, se procede a subirlo al sistema, de la siguiente manera: Presionar en , para seleccionar el archivo CSV
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Presionar en , para ingresar el archivo al sistema, automticamente presenta la informacin en la parte inferior.
Si toda esta informacin esta correcta debe presionar el botn Presentndose un cuadro de confirmacin, para Aceptar o Cancelar:
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Se imprime este formulario, y se lo lleva a legalizar ante el funcionario del Ministerio de Relaciones Laborales.
En caso de que la empresa no tenga utilidades, debe declarar en 0 (cero) en nuestro Sistema de Salarios, es decir, tiene que ingresar el valor de 0 (cero) en el campo Valor del 15% de participacin y debe llenar el archivo plano debe ingresar la informacin de todos sus trabajadores incluyendo das laborados y cargas familiares.
Nota :
En caso de que el archivo no se lo haya guardado en formato CSV, se muestra el siguiente mensaje:
En caso de que el archivo tenga datos o registros incorrectos, el sistema detecta y muestra el siguiente mensaje, sealando en que lugar se encuentra el error, para que lo corrija:
Otra forma de ver los registros del archivo, es abrindolo en formato de texto, de la siguiente forma:
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Y observamos que los campos se encuentran separados por punto y coma (;), si no existen valores en los campos solo debe el punto y coma, como usted puede notar en el ejemplo siguiente en las tres ltimas filas:
De igual manera si falta algn punto y coma (;), dentro del archivo, hay que escribirlo, caso contrario tambin detecta el sistema como un error.
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DIAS TRABAJADOS PRIMER PERIODO (1 ENERO AL 26 JULIO 2010 MAX. 206 DAS) DIAS TRABAJADOS SEGUNDO PERIODO (27 JULIO AL 31 DICIEMBRE 2010 MAX. 154 DAS)
TOTAL 360 DIAS. Para el clculo de das debe considerar que cada mes tiene 30 das, por 12 meses = 360 das En General, Cuando un trabajador entra y sale dentro del periodo fiscal, se debe considerar que si entra en un mes fraccionado se cuentan los das consecutivos y el mes completo sera de 30 das. Ejemplo 1: Entra el 31 de Enero hasta el 4 de Abril. Cuantos das son? 1 da de enero 30 de Febrero 30 de Marzo 4 de Abril Total 65 das Ejemplo 2: Entra el 27 de Febrero y sale 30 de Abril. Cuantos das son? 2 das de Febrero 30 de Marzo 30 das de Abril Total 62 das
Por lo tanto en el archivo plano (CSV), se aumentaron dos columnas para el ingreso de estos valores:
Entonces: DIAS TRABAJADOS PRIMER PERIODO (1 ENERO AL 26 JULIO 2010 MAX. 206 DAS) DIAS TRABAJADOS SEGUNDO PERIODO (27 JULIO AL 31 DICIEMBRE 2010 MAX. 154
Total Das Laborados (sume valor das del primer periodo con el segundo periodo)
Si no existe nmero de das para cualquiera de las dos perodos, se debe ingresar al menos el nmero 0 (cero).
Nota :
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En la columna final (es decir la columna N), se debe digitar un espacio en blanco en cada celda, esto es para que en el archivo plano se aumente automticamente un punto y coma (;), y no tenga problemas al subir dicho archivo a nuestro sistema.
Nota :
Nota :
Si sube el archivo con este formato, el sistema detecta el error y sale este mensaje:
Para evitar esto se debe anteponer al nmero de RUC un apstrofe ( ), tal como se indica en la figura siguiente, esto se lo debe hacer cada que se hace un cambio en el archivo.
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REQUISITOS
Llenar detalladamente y completamente los formularios o especie valorada. La informacin contenida en el formulario es de exclusiva responsabilidad del empleador. No se aceptan especificaciones genricas en los cargos ocupacionales ejemplo: obrero, personal administrativo, trabajador. Su presentacin es obligatoria y deber estar acompaada de la impresin generada en la pgina web.