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Guide dElaboration de Procedures

Indice de rvision : 00

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1 - Objet de la procdure : 2 - Domaine dapplication : . .... 3 - Annexes

Terminologie et dfinitions Rfrences utilises Modles et imprims
Approbateur : Date : Visa :

Rdacteur : Vrificateur : Date : Visa : Date : Visa :

Destinataires pour application

Destinataires pour information

\\Sedi3\travail\manuel des procdures\guide d'laboration de procdures.doc - 22/10/01

Rgles dElaboration de Procdures

Rfrence de la procdure Rvision : 00 Page n 2/ 2

1 Dfinition :
Une procdure est un document qui dcrit, pour une activit donne, la faon de procder et la faon de faire. Elle dcrit, en outre, les rles des acteurs et les missions des entits concernes . La mthode la plus approprie pour laborer une procdure consiste soulever une squence de questions cls :

Quoi ? Qui ? O ? Quand ? Comment ?

Quest ce quon fait ? qui le fait ? Comment on fait ? o seffectue le travail ? quel est le service concern ? quel moment seffectue le travail ? quand commence le travail ? quand sachve -t- il ? . Pourquoi formaliser une procdures ? : La formalisation des procdures permet de : uniformiser et harmoniser et organiser les mthodes de travail ; amliorer lorganisation et le fonctionnement des services ; dcrire, dans le temps, le processus de la ralisation des travaux effectuer ; dfinir le mode de fonctionnement de diffrentes structures dans le dtail ; prciser et dterminer les responsabilits de chacun lors de lexcution des tches ; fixer et standardiser les actions qui se rptent dans le temps ; prciser les rgles suivre pour traiter un sujet donn ou pour excuter une tche donne ; simplifier, rationaliser et optimiser le travail .

Il est souligner quil nexiste pas dinventaire exhaustif des procdures tablir, chaque service est un cas particulier et il faut faire preuve de beaucoup de bon sens pour dfinir et regrouper les tches qui ncessitent llaboration dune procdure .

2 - Objet :
Lobjet de cette procdure est de dfinir les rgles suivre pour llaboration de toutes les procdures dorganisation et de fonctionnement de la Direction .

3 Rfrences :
Dans le cas o la procdure se rfre aux textes rglementaires, aux circulaires, notes , les rfrences de ces documents doivent tre clairement prcises .

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4 - Prsentation et contenu de la procdure :

Au niveau de la forme : Pour mieux harmoniser et uniformiser les documents de travail, les procdures doivent tre labores selon un canevas donn. Le canevas donn en annexe est le canevas retenu pour les procdures de la DAAG . Sur toute la procdure on doit retrouver sur la premire page : Logo du Ministre ; Titre de la procdure ; Rfrence et code de la procdure ; Indice de rvision ; Numro de la page / nombre total des pages ; Noms des rdacteurs, vrificateurs, approbateurs et leurs visas ; Dates dlaboration, de vrification et dapplication ; Services destinataires de la procdure (pour information, pour application ).

En en-tte des autres pages on doit retrouver une cartouche contenant : Titre de la procdure , Rfrence et code de la procdure , Indice de rvision , Numro de la page / nombre total des pages .

Au niveau du fond : La procdure doit dcrire de faon claire et prcise la manire deffectuer une tche ou un ensemble de tches . Elle doit comprendre : Objet de la procdure et lexplication du titre; Domaine dapplication ( quoi et o sapplique ) ; Contenu de la procdure ; Rfrences des textes utiliss (rglements, circulaires, notes, ) ; Documents joints ( formulaires, modles de documents, imprims ) .

Un schma synoptique (logigramme, flux gramme, ) qui schmatise la marche suivre, les tapes parcourir, le temps mis pour lexcution de chaque tape, les acteurs et services concerns ..est prvoir chaque fois que cela est possible . La procdure doit dcrire et traduire lensemble de tches effectuer . Pour ce ire la rpartition des tches doit tre clairement dfinie .

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5 - Identification et codification de la procdure :

Les procdures doivent avoir une rfrence didentification permettant aux utilisateurs de connatre facilement le service metteur et le sujet auquel elles se rapportent . La codification utilise doit prciser le domaine dapplication, le sous domaine (activit ) et le numro de la procdure trois chiffres . Domaine / sous domaine / n xxx Exemple : GRH/REC/01 GRH : Gestion des Ressources Humaines REC : Recrutement

6 - Elaboration des procdures :

Llaboration de procdures passe obligatoirement par trois phases : rdaction, vrification et approbation . Rdaction :

Les procdures sont rdiges par les personnes charges de les appliquer . Ces personnes sont assistes ventuellement par leurs responsables immdiats et/ou par leurs encadrants. Une procdure dinterface peut tre rdige par lensemble des acteurs intervenant dans lactivit objet de cette procdure . Pour plus defficacit et de cohrence des procdures, la dmarche participative est recommande dans leur mise en uvre . Vrification :

Les vrificateurs de procdures sont les responsables immdiats chargs de faire appliquer la procdure. Pour les procdures dinterface, les vrificateurs sont les reprsentants des structures concernes par le domaine dapplication de ces procdures et qui sont chargs de superviser les activits objets de ces procdures . La vrification consiste : Contrler que le document est clairement rdig , Sassurer ce quon crit est conforme ce quon fait, Vrifier son adquation par rapport aux textes et orientations en vigueur, Vrifier sa prsentation par rapport au modle retenu .

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Approbation :

Une fois les procdures sont rdiges et vrifies par la hirarchie et la commission charge de leur suivi, elles sont soumises lapprobation du Directeur qui, selon le degr dimportance de la procdure les valide ou dsigne lapprobateur charg de la validation .

7 - Organes de suivi et de gestion :

Commission des manuels de procdures : La commission des manuels des procdures est dsigne par le Directeur . Cette commission est charge de : Valider la liste des procdures laborer ; Etablir la priorit et le planning des procdures prparer ; Arrter la mthodologie suivre pour llaboration de procdures ; Arrter le canevas des procdures et vrifier la conformit/ canevas ; Assurer la coordination et vrifier ladaptation des procdures / activits ; Arrter la liste des destinataires concerns par ces procdures ; Examiner toutes les propositions de rvision ou de modification de procdures ; Proposer llaboration de procdures transversales ou dinterfaces ;

Cette commission comprend : Les chefs de division de la Direction , Un reprsentant du secrtariat des manuels de procdures ,

Pour complment dinformation, la commission peut faire appel aux rdacteurs et vrificateurs concerns et/ou toute personne dont lapport est jug utile . Secrtariat des manuels de procdures : Ce secrtariat est charg de : Classer, conserver et archiver les procdures , Mettre jour les manuels de procdures , Diffuser les procdures aux services concerns , Programmer les runions de la commission ,

8 Gestion des procdures :

Diffusion des procdures : Lorsque les procdures sont approuves, elles sont diffuses pour information ou pour application aux services concerns . Leur diffusion est assure par le secrtariat des manuels de procdures .

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Ces procdures sont diffuses sur support magntique/papier et sur Intranet . Classement : Toutes les procdures valides sont classes et conserves dans un classeur Manuel de procdures . Leur classement est assur par le secrtariat des manuels de procdures . Date dapplication : Elle correspond la date partir de laquelle la procdure prend effet. Lorsquelle nest pas explicitement cite, la date dapplication sera la date dapprobation . Mise jour / volution des procdures : Une procdure est un document vivant qui doit tenir compte des modifications intervenant dans le processus et le droulement des activits des services ; Pour cela un examen priodique doit tre fait systmatiquement : La procdure est elle toujours applicable ? Les audits effectus ncessitent-ils de modifier la procdure ? Les imprims et formulaires sont ils toujours adapts ? Les changements dans lorganisation ou lacquisition de nouveaux moyens dans un service donn entranent ils une adaptation de la procdure ? .

Les propositions de modification et de mise jour des procdures sont assures par les services concerns ; avant leur validation, ces propositions sont soumises, pour avis, la commission des manuels des procdures . Indice de rvision : Toute rvision ou modification dune procdure doit faire lobjet dune validation et dun changement dindice de rvision ( 00 pour la premire procdure valide, 01 pour la mme procdure dont une ou plusieurs parties ont t modifies en mme temps, 03 ). Cette rvision entrane systmatiquement la mise jour du manuel de procdures . Les procdures rvises sont diffuses aux services concerns de la mme manire que les premires .