Dasar-dasar Penggunaan "POWERPOINT"

Dasar-dasar penggunaan Microsoft PowerPoint

2007 sama dengan aplikasi program office yang
lain, baik secara penyimpanan maupun cara
membuka filenya. Hanya saja, dalam pembuatan
sebuah presentasi ada beberapa tahapan yang
harus dilakukan. Misalnya, mempersiapkan
layout presentasi.

1. Aktifkan program Microsoft PowerPoint 2007.

2. Membuat Presentasi
Slide pertama presentasi biasanya berisi judul dan subjudul. Secara default, saat
program Microsoft PowerPoint 2007 diaktifkan pada lembar kerja akan secara
otomatis tampil kotak judul dan subjudul presentasi. Untuk menuliskannya, klik
kotak "Click to add title", lalu ketikan judul presentasi, misalnya "COMPANY PROFILE
IMPROVE COMPUTER" (maaf nich nama usaha kecil2an punyaku... he hee...). Trus..,
pada sub-title alamat perusahaan, misal: Jl. Kelir-Manyaran No.012, Manyaran KM.02.
3. Membuat dan Mengedit Teks.
Untuk menambahkan teks pada desain slide, pilih Ribbon Insert. Pada group
Text> klik Text Box, lalu ketikan teks yang diinginkan. Jika teks yang dituliskan
tidak sesuai. Anda bisa mengeditnya dengan mengklik teks yang akan diedit.
4. Menggunakan Outline
Outline adalah bagian dari aplikasi Microsoft Power Point 2007 yang terletak di sisi
kiri lembar kerja. Cara menampilkan outline adalah dengan mengklik tab Outline
yang terletak di bawah Ribbon. Pada outline akan ditampilkan objek atau teks yang
menjadi bagian slide aktif. Anda juga bisa mengedit teks melalui outline dengan cara
seleksi teks pada ourline baru kemudian mengedit teks.
5. Membuat catatan
Anda dapat juga menambahkan catatan pada slide dengan mengklik area "Click to
Add Notes" di bawah slide. Setelah itu ketikkan catatan slide yang akan
ditambahkan.
6. Menyimpan File Presentasi
Cara menyimpan file presentasi sama seperti menyimpan file presentasi pada
Microsoft Power Point versi sebelumnya dengan save tool pada Quick Access
 toolbar. Ketikkan nama file dan tujuan yang diinginkan. Pilih Power Point
Presentation di bagian Save as Type, dan akhiri dengan mengklik Save.
7. Mengatur Desain Presentasi
Untuk mempercantik presentasi, anda bisa menambahkan desain yang menjadi
bawaan dari aplikasi Microsoft Power Point 2007 melalui Ribbon Design. Ribbon itu
memungkinkan anda untuk menambahkan desain latar belakang slide dengan
mengaktifkan slide, lalu pilih Ribbon Design. Pada group Themes pilih salah satu
desain slide. Untuk menampilkan semua pilihan desain, klik Slide yang akan dipilih
akan ditampilkan pada halaman kanvas.
8. Mengatur Format teks
Format teks yang dimaksud di sini adalah seperti pengaturan ukuran, jenis font,
warna teks dan sebagainya. Untuk mengatur format teks, seleksi teks dan gunakan
Group Font dengan mengaktifkan Ribbon Home terlebih dahulu. Pilih salah satu icon
untuk mengatur format teks.
a. Menggunakan Kotak Dialog Font
Anda bisa juga mengedit teks menggunakan kotak dialog Font dengan memilih
Ribbon Home. Lanjutkan dengan menyorot Group Font, lalu klik anak panah di
sudut kanan bawah.
b. Menggunakan Bullet and Numbering
Bullet and Numbering seriing digunakan untuk menuliskan poin-poin bahasan
dalam presentasi. Untuk menambahkan Bullet atau Numbering, gunakan cara di
bawah ini:
1. Seleksi bagian yang akan ditambah bullet atau numbering.
2. Pilih Ribbon Home> Bullet> atau Numbering pada Group Paragraph.
3. Pilih bentuk bullet atau numbering yang diinginkan.
9. Teknik Penggunaan Warna
Selain teknik pengaturan desain presentasi, teknik penggunaan warna (atau biasa
disebut theme) juga mempengaruhi hasil akhir presentasi yang disajikan. Cara
mengatur theme adalah dengan memilih Ribbon Design. Kemudian, pilih warna
dengan mengklik Color pada Group Themes.
10. Mengubah Warna Background
Jika kurang menyukai warna Background theme, anda bisa mengubahnya melalui
Ribbon Design dan memilih Background Style pada Group Background. Akan
 muncul berbagai warna Background, anda bisa juga mengubah style Background
secara manual dengan memilih Format Background pada kotak Background Style.
Pada pilihan itu, anda bisa mengatur style lebih detail. Warna yang bisa dipilih juga
lebih bervariasi, misalnya warna gradasi, tekstur atau bahkan gambar.
11. Menggunakan Master Presentasi
Master Presentasi biasanya menjadi bagian dari template, termasuk di dalamnya
teks, objek, theme, font, shapes dan sebagainya. Untuk membuat master presentasi,
pilih Ribbon View. Pada group Presentase Views, pilih Slide Master, lalu ketik
teks yang diinginkan.
12. Bekerja dengan Tabel, Gambar, Video dan Sound
Dalam presentasi, penambahan tabel, Gambar, Video dan Sound akan memberikan
nilai plus tersendiri
a. Bekerja dengan Tabel
Objek tabel sering digunakan dalam penyajian presentasi, yang biasanya dipakai
dalam pembuatan laporan.
- Membuat tabel
Cara menambahkan objek tabel pada presentasi adalah dengan memilih
Ribbon Insert. Pada group Tables, pilih Tabble> Insert Table dan
tentukan jumlah baris dan kolom. Kemudian masukkan data yang
dibutuhkan.

- Mengatur Format Tabel

Untuk memodifikasi tabel, aktifkan tabel dan pilih ribbon Layout.
Lanjutkan dengan mengatur layout tabel yang diinginkan. Untuk
mengetahui lebih jauh fungsi tool dari menu layout yang digunakan, baca
keterangan berikut:
 Selecti: untuk menyeleksi bagian tabel yang diinginkan.
 View Gridlinesi: untuk menampilkan/menyembunyikan garis bantu
Gridlines.
 Delete: untuk menghapus bagian tabel yang diseleksi.
 Insert Above: untuk menyisipkan baris ke atas.
 Insert Bellow: untuk menyisipkan baris ke bawah.
 Insert Left: untuk menyisipkan kolom ke kiri.
 Insert Righ: untuk menyisipkan kolom ke kanan.
 Merge Cells: untuk menggabungkan cell yang diseleksi.
 Split Cells: untuk membagi sel menjadi beberapa bagian.
 Table Row Height: untuk mengatur tinggi baris.
 Table Column Widdth: untuk mengatur lebar kolom.
 Distribute Rows Height: untuk menyamakan tinggi baris.
 Distribute Rows Widht: untuk menyamakan lebar kolom.
 Left: untuk meratakan teks ke sisi kiri sel.
 Center: untuk meratakan teks ke sisi tengah sel.
 Right: untuk meratakan teks ke sisi kanan sel.
 Align Top: untuk meratakan teks ke bagian atas sel.
 Center Vertically: untuk meratakan teks ke bagian tengah sel.
 Align Bottom: untuk meratakan teks ke bagian bawah sel.
 Text Direction: untuk memutar teks dengan sudut putaran tertentu.
 Cells Margin: untk mengatur batas atas, kiri, kanan dan bawah teks
pada sel.
- Mengatur desain tabel
Anda juga dapat memanfaatkan Ribbon Design untuk memodifikasi tabel.
Fungsi tool dari Ribbon Design sebagai berikut:
 Header Row: untuk menambahkan arsiran pada baris pertama tabel.
 Total Row: untuk menambahkan arsiran pada baris terakhir tabel.
 Banded Row: untuk menambahkan variasi arsiran berbeda pada baris
tabel.
 First Column: untuk menambahkan arsiran pada kolom pertama tabel.
 Last Column: untuk menambahkan arsiran pada kolom terakhir tabel.
 Banded Row: untuk menambahkan variasi arsiran berbeda pada
kolom tabel.
 Tables styles: untuk mengubah style tabel.
 Shading: untuk menambahkan arsiran warna bagian tabel.
 Outside Border: untuk menambahkan garis border tabel.
 Effect: untuk menambahkan efek emboss/bevel pada sel tabel.
 Quick Style: untuk menambahkan variasi word art pada teks tabel.
 Teks Fill: untuk menambahkan variasi warna teks.
 Text Outline: untuk menambahkan variasi garis luar teks.
  Text Effect: untuk menambahkanvariasi effect teks.
 Pen Style: untuk mengubah style garis tabel.
 Pen Weight: untuk mengubah tebal garis tabel.
 Pen color: untuk mengubah warna garis tabel.
 Draw table: untuk mengaktifkan pen tabel.
 Eraser: untuk menghapus format tabel.
b. Menggunakan Gambar
Penambahan obyek gambar merupakan salah satu komponen pendukung
dalam penyajian presentasi. Untuk menambahkan obyek image, pilih Ribbon
Insert. Pada group Illustration, pilih Picture. Lanjutkan dengan menentukan
direktori file image yang akan ditambahkan dan klik Insert untuk mengakhiri.
*Menggunakan Grid dan Drawing Guides
Grid dan Guide digunakan untuk mengatur posisi obyek pada presentasi
sesuai keinginan. Untuk menggunakan Grid dan Guide, klik kanan lembar
kerja dan pilih Grid dan Guide, lalu atur setting sesuai keinginan.
*Membuat album Photo
Anda juga bisa menambahkan photo album pada Microsoft Power Point 2007
menggunakan langkah sebagai berikut:
1. Pilih Ribbon Insert.
2. Pada group Illustration pilih Photo Album> menu New photo album.
3. Tentukan direktori file image yang akan dijadikan album dengan klik
File/Disk.
4. Klik Insert untuk mengakhiri. (Ulangi langkah no.4 dan 5 untuk
menambahkan file image atau foto lain)
5. Pilih Fit to Slide untuk menyamakan ukuran foto dengan ukuran slide.
6. Setelah selesai klik Create.
7. Klik Slide pertama, lalu tambahkan teks.
c. Menggunakan Video dan Sound
Objek gambar dan suara juga bisa dijadikan objek pendukung presentasi yang
disajikan. Objek video berupa objek dengan animasi gerak.
*Menambahkan file video
Caranya: pilih Ribbon Insert. Pada group Illustration pilih Movie dilih disalah
satu sumber file movie
  Movie from file: digunakan untuk memilih file video dari direktori lain.
 Movie from Clip Organizer: digunakan untuk memilih file video dari Clip
Organizer pada task panes Clip Art. Objek movie yang diklik akan tampil
pada bidang kanvas.
*Menambahkan Sound
Untuk menambahkan sound ikuti langkah berikut:
1. Pilih Ribbon Insert.
2. Pada group Illustration pilih Sound.
3. Pilih salah satu sumber file sound:
 Sound from file: untuk memilih file sound dari direktori lain.
 Sound from Clip Organizer: untuk memilih file sound dari Clip
Organizer.
 Play CD Auto Track: untuk memilih file sound dari CD.
 Record Sound: untuk memilih file sound yang merupakan hasil
rekaman.

Slide yang ditambah sound akan ditandai speaker. Anda bisa memindahkan simbol
speaker tersebut pada posisi yang di inginkan.
*Menggunakan Efek Dalam Presentasi
Menyajikan presentasi semenarik mungkin menjadi tujuan utama seorang presenter
agar audens tidak merasa bosan, tetapi merasa nyaman. Salah satu sajian menarik
dalam presentasi adalah penambahan efek.
1. Menambah dan menggunakan animasi pada presentasi dilakukan
dengan cara berikut:
a. Aktifkan atu tampilkan slide yang akan ditambah animasi.
b. Pilih Ribbon Animation, pilih Animate pada group Animation.

Setelah memilih bentuk animate maka animasi akan ditampilkan pada lembar kerja.
Untuk mengulang tampilan animasi klik Preview tool.
2. Mengatur Setting Animasi: pengaturan setting animasi diperlukan
untuk menampilkan sajian presentasi secara maksimal. Untuk
mengatur setting animasi, lakukan tahapan sebagai berikut:
a.Pilih Ribbon Animation.
 b.Pada group Animation pilih Custom animation untuk menampilkan
task panes Custom animation di sisi kanan lembar kerja. Pada task
panes Custom animation terdapat menu sebagai berikut:
 Change/Add Effect: untuk mengubah atau menambahkan
animasi pada objek slide yang diseleksi.
 Remove: untuk menghapus animasi dengan mengklik nomor
animasi pada presentasi lalu klik Remove.
 Start: untuk menampilkan objek menjadi slide presentasi, klik
mouse. Ada 3 pilihan untuk menampilkan objek yaitu On Click
(untuk menampilkan objek dengan mengklik mouse), With
Previous (untuk menampilkan objek yang menjadi presentasi
secara bersamaan) dan After Previous (untuk menampilkan
objek yang menjadi bagian presentasi satu persatu)
 Direction: untuk menampilkan objek dari arah tertentu.
 Speed: untuk mengatur kecepatan animasi setiap objek.

3. Menggunakan efek transisi

Efek transisi adalah sefek pergantian slide menggunakan group Transition to
this slide. Efek transisi meliputi suara dan animasi. Untuk menembahkan efek
transisi, caranya sebagai berikut:
a. Pilih Ribbon Animation.
b. Tampilkan semua pilihan efek transisi dengan mengklik tanda panah pada
group Transition to This Slide.
c. Pilih bentuk transisi untuk ditampilkan pada lembar kerja.
d. Gunakan efek transisi suara dibagian Transition Sound.
e. Atur kecepatan transisi pada Transition Speed.
f. Klik Apply to All untuk menerapkan efek transisi pada semua slide
presentasi.

g. Hilangkan tanda centang pada On Mouse Click jika anda ingin

menampilkan efek transisi tanpa harus melakukan klik.
h. Atur waktu tampil setiap slide pada bagian Automatically after.
 4. Membuat Hyperlink
Hyperlink digunakan untuk menghubungkan antara slide satu dengan slide yang
lain. Dapat juga dengan menghubungkan file presentasi satu dengan file
presentasi yang lain. Cara menggunakannya sebagai berikut:
a. Seleksi bagian slide yang akan ditambah hyperlink
b. Pilih Ribbon Insert pada group Links pilih Hyperlink.
c. Jika ingin membuat Hyperlink ke file presentasi lain, pilih direktori dan nama
file yang akan dijadikan tujuan pada Look In, lalu klik OK.
Jika ingin membuat hyperlink ke slide lain yang masih ada dalam satu file presentasi yang
sama, klik tombol Bookmark. Setelah itu, pilih nama slide yang akan dijadikan link tujuan
anda.

5. Menggunakan perintah action.

Hampir sama dengan fungsi dan penggunaan hyperlink, action juga bisa
digunakan untuk membuat hubungan antara slide satu dengan slide yang lain,
serta hubungan antara file presentasi satu dengan file presentasi lain. Namun
begitu, action di sini bisa digunakan untuk menghubungkan file presentasi anda
dengan file dari program aplikasi lain. Biasanya action pada PowerPoint berupa
objek tombol. Dengan begitu anda harus membuat tombol terlebih dahulu, baru
kemudian dapat membuat sebuah action. Cara membuat tombol sebagai berikut.
a. Pilih Ribbon Insert, pada group Illustration> Shape.
b. Pilih salah satu bentuk tombol pada kategori Action Button.
c. Buat tombol pada lembar kerja.
d. Pilih action yang diinginkan. Hyperlink to (untuk membuat action berupa
hyperlink ke slide lain atau file presentasi lain). Run Program (untuk
mengaktifkan file dari program aplikasi lain) misal, Microsoft Excel 2007 atau
Microsoft Word 2007.

Membuat Dan Menjalankan Slide Show

Penambahan Slide Show semakin menangguhkan PowerPoint sebagai salah satu
program terbaik untuk presentasi. Untuk menambahkan Slide Show, anda bisa
memanfaatkan Ribbon Slide Show.
a. Mempersiapkan Slide Show
Tahap pertama pembuatan Slide Show adalah mempersiapkan slide yang akan
disajikan dengan memilih From Beginning atau Current Slide Show pada group
Start Slide Show. Jika ingin menyajikan slide secara berurutan, anda bisa
menggunakan langkah sebagai berikut:
1. Pilih Ribbon Slide Show.
2. Pada group Start Slide Show> Custom Slide Show> Custom Show, lalu
klik New.
3. Akan muncuil kotak dialog Define Custom Show. Kemudian ketikkan nama yang
anda inginkan pada "Slide Show Name"
4. Pada bagian Slides in presentation, pilih slide yang akan disajikan pertama kali.
5. Klik tobol Add.
6. Pilihan yang diklik akan berpindah ke kotak dialog Slide in custom show.
7. Setelah selesai mengurutkan klik OK.
8. Klok close untuk kembali ke lembar kerja presentasi. Atau klik show untuk
menampilkan pengaturan slide show.

Untuk menampilkan Custom show yang sudah dibuat, pilih Ribbon Slide Show, pilih
Custom Slide Show, pilih nama custom show yang diinginkan.

b. Merekam Narasi (Naration)

Sebelum narasi presentasi dibuat, pastikan PC sudah dilengkapi dengan perangkat
Headset. Setelah semua perangkat dilengkapi, anda bisa membuat narasi dengan
langkah sebagai berikut:
1. Pilih Ribbon Slide Show.
2. Pilih group Set Up> Record Naration.
3. Lakukan tes pada perangkat headset dengan mengklik tombol Set Microphone
level. lakukan tes suara pada jendela Record Naration dan klik OK untuk mulai
merekam suara.
4. Setelah selesai tekan Esc untuk mengakhiri.
5. Klik Save untuk menyimpan hasil rekaman.
6. Hasil rekaman yang dibuat akan langsung ditampilkan pada slide show.
c. Menyembunyikan Slide
Jika slide tidak digunakan, anda bisa menyembunyikanya dengan memilih Ribbon
Slide Show, kemudian aktifkan slide yang disembunyikan. Pada group Set Up pilih
hide Slide. Dengan begitu, slide yang disembunyikan akan diberi tanda khusus.

d. Menyimpan CD Presentasi
Untuk menyimpan presentasi pada CD langkahnnya sebagai berikut:
1. Klik Logo Office yang terletak dikiri paling atas layar anda lalu klik Publish.
2. Pilih Package for CD.
3. Ketikan nama CD pada kotak Name the CD.
4. Klik Add Files untuk memilih nama file presentasi yang akan dikopi ke dalam CD.
5. Tentukan direktori dan nama file presentasi yang diinginkan.
6. Klik Add.
7. Tahap selanjutnuya, klik Copy to CD dan lakukan burning file menggunakan
program aplikasi CD Burning, misal Ahead Nero.

e. Mencetak Slide, Note Page dan Handout

Sebagai tahap akhir dalam penyajian presentasi akan dilakukan pencetakan handout.
Cara mencetak Slide/Handout slide/Note page sebagai berikut:
1. Klik Logo Office yang terletak dikiri paling atas layar anda lalu klik menu Print.
2. Pilih Print dan lakukan pengaturan setting pencetakan sebagai berikut:
 Name: digunakan untuk memilih nama printer.
 Print range: digunakan untuk memilih slide/handout yang akan dicetak.
 Print What: digunakan untukmenentukan bentuk atau layout pencetakan. Pilih
Slide (untuk mencetak slide), pilih Note Pages (untuk mencetak notes), atau
pilih handout (untuk mencetak handout).
 Klik Preview untuk menampilkan hasil akhir handhout.
f. Membuat Presentasi Dalam Bentuk Halaman WEB
Apabila anda menginginkan agar presentasi bisa disajikan secara online dan bisa
dinikmati oleh siapapun di dunia maya, maka anda perlu menyimpan file presentasi
dalam bentuk halaman Web. Untuk lebih jelasnya sebagai berikut:
*Menyimpan file presentasi ke dalam format halaman web:
1. Klik Save As> pilih Other Format.
2. Tentukan direktori penyimpanan file pada Save In.
3. Ketikkan nama file pada baguian File Name.
4. Tentukan type format Web Page pada bagian Save as type.
5. Klik Publish.
6. Pilih Complete Presentation.
7. Klik Publish, selesai.

*Menampilkan presentasi dalam web browser.

Langkahnya sebagai berikut:
1. Buka Internet Explorer
2. Klik menu File> Open> Browse.
3. Pilih direktori dan nama file yang akan ditampilkan pada web browser.
4. Klik Open.
5. KlikPresentasi akan ditampilkan pada web browser Internet Explorer.

Selesai...
Selamat mencoba.
Mohon maaf jika ada yang salah ataupun kurang dalam penulisan postingan ini.