11/11/2008

SIKLUS PENGELUARAN
•Tujuan diselenggarakan siklus pengeluaran •Berbagai fungsi dlm siklus pengeluaran •Bagian-bagian yang terlibat •Dokumen dan sumber data •Data base •Laporan dan informasi yang dihasilkan

Tujuan
Tujuan umum diselenggarakan siklus pengeluaran adalah: 1. Barang yang dibeli adalah yang dibutuhkan perusahaan 2. Barang diterima sesuai dengan pesanan dan dlm kondisi baik 3. Melindungi barang sampai dengan saat digunakan 4. Faktur pembelian barang atau jasa sudah benar dan sah 5. Mencatat dan mengklasikan biaya dengan teliti dan segera

Tujuan
6. Membukukan kewajiban dan pembayaran kas ke rekening utang dagang 7. Menjamin bahwa semua pembayaran telah diotorisasi 8. Mencatat dan mengklasifikasikan pembayaran kas dengan teliti dan segera 9. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan yang berhubungan dengan pengadaan barang dan jasa

1

Memastikan kebenaran pencatatan utang 5. Memesan dan membeli barang 3. Menerima dan menyimpan barang 4. Memindah bukukan catatan transaksi ke buku besar 7.11/11/2008 Fungsi Dalam pembelian barang. Menentukan kapan memerlukan barang 2. Menyiapkan berbagai laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan Bagian yang terlibat Departemen pembelian Bagian Penentuan kebutuhan Memesan Barang/jasa Menerima barang Cek keabsahan utang Catatan utang Membuat Laporan Departemen Keuangan Bagian Pembelian Anggaran Pengendalian persediaan Utang dagang Kasir Direktur Keuangan penerimaan Direktur pembelian Gudang Produksi Membayar utang Akuntansi Siklus Pengeluaran belanja Receiving Report report Receiving system Receiving Asset & expense Inventory Voucher system Voucher Voucher Account payable Purchase Purchase Order Order Purchasing system Cash Cash disbursement system Vendors 2 . Menyiapkan pembayaran kas 6. meliputi fungsi: 1.

Berikut akan disajikan keduanya Dalam sistem manual Surat permintaan pembelian (Purchase requisition. Pesanan pembelian (Purchase order) Laporan penerimaan barang (Receiving report) Faktur penjualan dari pemasok (Invoice) Voucher pembayaran/voucher cek Dokumen lain. yaitu: Surat permintaan pembelian . Dalam sistem terkomputerisasi Formulir dlm sistem manual tetap dapat digunakan. memo debit.komputer Faktur penjualan dari pemasok – dari pemasok Voucher .komputer Pesanan pembelian .komputer 3 . Terdapat sedikit perbedaan antara dokumen yang diperlukan dalam sistem manual dengan sistem terkomputerisasi.komputer Laporan penerimaan barang .11/11/2008 Dokumen sumber dan data Data input siklus pengeluaran berasal dari catatan persediaan dan faktur dari pemasok. seperti:permintaan penawaran harga.

data lengkap mengenai mutasi barang tiap jenis produk. File induk persediaan. Daftar persediaan barang 6. batas kredit. File induk pemasok. berisi kode pemasok dan saldo utang 3. Daftar utang dan daftar utang yang jatuh tempo 4. Daftar pesanan yang belum dipenuhi 5. kode. petugas yang dihubungi. nama. seperti misalnya memo debet. harga beli. alamat. File lainnya. persediaan. File transaksi pembelian. berisi data pembelian barang yang belum dipenuhi dan blm ditagih. Daftar barang yang diterima terlambat 4 . satuan. berisi data pemasok. digunakan untuk mencatat transaksi pembelian cash maupun kredit 3. Check register 3. 2. nama barang. Database 1. lokasi penyimpanan. pembelian terakhir. persediaan minimum.11/11/2008 Database 1. File induk utang. File pesanan pembelian aktif. Kode. file penerimaan barang. 2. Laporan  Laporan operasional yang meliputi: 1. Daftar faktur dari pemasok 2.

Resiko dan kerugian Resiko Memesan barang yg tidak dibutuhkan Menerima barang yang tidak dipesan Barang dipesan tdk diterima Ada hub istimewa pemasok dan bag pembelian Barang rusak dlm perjalanan Salah kalkulasi Kesalahan mencatat Tidak dibayar saat diskon Satu faktur dibayar dua kali Kerugian Persediaan berlebihan dan biaya simpan terlalu besar Kekurangan persediaan Harga barang mahal Mengganggu proses produksi/citra Pembayaran dapat terlalu tinggi Laporan yang keliru Pembayaran terlalu tinggi Resiko dan kerugian Resiko Pembayaran kepada pemasok fiktif Cek untuk pembayaran dicairkan kry Transfer uang secara tidak sah (kitting) Kerugian Kehilangan kas 5 . pesanan pembelian. dll. barang yang dipesan. misalnya informasi tentang: jenis barang. Analisis pembelian. faktur yang blm dibayar. misalnya: laporan aliran kas.11/11/2008 Laporan Tampilan layar. dll. meliputi: aktivitas pembelian menurut pemasok. jenis persediaan. persediaan barang. Laporan manajemen. bagi perusahaan yang telah menggunakan jaringan (on-line). atau bagian yang meminta barang. laporan status persediaan.

Pengendalian umum 4. Bagian yang menyimpan barang (ruang toko/gudang. Dokumentasi dan manual prosedur lengkap dan berlaku 6 . Praktik yang sehat dalam rencana kerja.11/11/2008 Pengendalian Intern (Komputerisasi) Guna mengurangi terjadinya penyimpanganpenyimpangan atau kesalahan-kesalahan yang dapat mengakibatkan timbulnya resiko dan kerugian tersebut perlu adanya SPI. dan kasir) terpisah dari bagian pencatatan (bagian: utang. meliputi: 1. pencatat biaya. bagian penerimaan barang. sbb:  Pengendalian Umum  Pengendalian Transaksi Pengendalian umum Pengendalian umum. pengubahan program dan kegiatan lainnya. penyusunan laporan. dan pengolahan data) 5. Dokumentasi dan manual prosedur harus tersedia 3. Bagian penyimpanan dipisahkan dari bagian pencatatan 2. pengawas persediaan.

11/11/2008 Pengendalian umum 6. 6. 3. Dalam sistem komputer yg on-line teknik pengawasannya ditambah dengan: Menggunakan password Adanya terminal khusus pembelian dan pembayaran kas Secara periodik mencetak telusuran audit Membuat Back up Pengendalian umum 5. 4. 2. Membatasi akses ketempat-tempat tertentu (misalanya ruang komputer. dan melaksanakan kegiata sesuai rencana. laporan. dll) Wajib menggunakan kartu identitas 7 . ruang penyimpanan kas. 7. Kebijakan pembelian diatur oleh manajemen Pengendalian umum  1. Praktik yang sehat untuk setiap penyusunan jadwal kerja. pengubahan program.

barang yang dibutuhkan dipesan. 4. 14. MRR) Harus dicocokkan antara faktur. 8. Anggaran pembelian harus disusun secara periodik dan dicocokkan dengan realisasinya. 3. Pengendalian transaksi 5. 12. pesanan telah diterima. 9. 6. Sebelum ditanda tangani cek harus memastikan kebenaran dokumen utama dan pendukungnya Cek yang melebihi jumlah tertentu harus ditanda tangani oleh 2 orang Saldo utang menurut pemasok harus dicocokkan dengan catatan perusahaan Dalam sistem kmputer. barang yang diterima baik dan disimpan digudang. PO dan MRR sebelum diproses lebih lanjut Kesalah input/proses segera diperbaiki sesuai prosedur Verifikasi harus dilakukan untuk memastikan. 13. data transaksi dan daftar saldo dicetak periodik untuk telusuran audit 8 . Pembayaran utang dilakukan pada masa potongan Semua transaksi yang belum diselesaikan harus selalu dimonitor Retur dan potongan pembelian harus disetujui oleh ka pembelian Saldo utang dalam buku pembantu secara periodi dicocokkan dengan rekening kontrolnya Persediaan barang dagangan dihitung secara periodik paling tidak setahun sekali.11/11/2008 Pengendalian transaksi 1. 11. Dokumen utama harus bernomor urut tercetak (PO. BKM. Pengendalian transaksi 10. 7. 2.

11/11/2008 Pengendalian transaksi 15. 17. 16. Dilakukan rekonsiliasi bank secara periodik Diselenggarakan Kas kecil dengan sistem imprest untuk pengeluaran rutin dan tidak material Pengeluaran kas harus menggunakan cek kecuali pengeluaran kas kecil Bagan Arus Dokumen Prosedur Pembelian Kredit (manual) Vendor Purchasing Permintaan Pembelian Receiving Account payable Gudang Permintaan pembelian Buku Besar Kartu persediaan Order Pembelian Order Pembelian Pesanan Pelanggan Order Pembelian Order Pembelian Order Pembelian D N Faktur Faktur Laporan Penerimaan barang Laporan Penerimaan Barang Faktur Laporan Penerimaan Barang Laporan Penerimaan Barang Membuat Voucher Voucher Faktur N Requisitioning Prepare Requisition Requisition Processing Purchase Requisition Purchasing Purchase Database Verify Goods Goods Receipt Processing Receiving Report Receiving Report Delivery Receiving Accounts Payable 9 .

11/11/2008 Purchasing Competitive Bidding Vendor Purchase Requisition Select Vendor Invoice Purchase Database Prepare Order Order Processing Purchase Order Invoice Verification Invoice Accounts Payable Vendor Receiving Vendor Delivery Match to Purchase Order Enter Receipt Purchase Database Blind Count Delivery Stores Order Processing Receiving Report Stores Accounts Payable Purchase Requisition Purchase Order Receiving Report Invoice Retrieve Documents Purchase Database On Due Date Prepare Voucher Voucher Processing Voucher Check Voucher Accounts Payable Voucher Register Journal Voucher Cash Disbursements General Ledger 10 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful