ENCONTRO DE AMIGOS COM CRISTO

IGREJA BATISTA LINDINÓPOLIS

EQUIPE DA SECRETÁRIA

4- INSTRUÇÕES ESPECÍFICAS

1. A missão da Equipe da Secretária é preparar e confeccionar as impressões

que serão utilizados no Encontro, inclusive o Livro do Encontro. Do seu
trabalho dependem outras Equipes. Cabe-lhe organizar todo material com
dedicação e disponibilidade, dentro do cronograma previsto.

2. É importante observar que qualquer pessoa que tenha vivenciado o

Encontro anterior pode participar desta Equipe. O talento do desenhista
datilografo ou artista pode ajudar, mas não é essencial. Mais vale a doação
e a disponibilidade do encontreiro do que grandes talentos e dotes
artísticos.

3. À Equipe da Secretária cabe uma tarefa de união familiar. Alguns trabalhos

devem ser realizados bem antes do Encontro, nas casas dos encontreiros,
onde se procura integrar nessa tarefa pessoas da família. Assim, dá-se a
oportunidade de se transformar o trabalho do Encontro em ação familiar,
comunitária, tão importante para se despertar em outras pessoas o
exemplo de doação e interesse pelo próximo.

4. O Coordenador da Equipe deve ler atentamente as instruções contidas

na sua pasta e transmitir aos seus integrantes as mensagens e
recomendações ali contidas.

5. Deve preparar e montar o LIVRO DO ENCONTRO de acordo o padrão

usado nos encontros anteriores, conforme modelo aprovado pela ECG,
arquivado na igreja. Os detalhamentos das páginas que compõem o livro
devem ser obtidos das seguintes fontes:

a. Do próprio Livro-Modelo, as páginas previamente preparadas,

como “convite”, “sigilo”, indicadores de capítulos, assuntos relativos
às palestras, etc.
b. Da Equipe de Círculos, relação dos componentes dos círculos,
seus comentários e respectivos cartazes.
c. Da Equipe de Fichas, relação completa dos encontristas.
d. Da Equipe de Recepção aos Palestrantes, relação das palestras e
palestrantes e dos testemunhos.
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e. Da ECG e dos diversos coordenadores das equipes de trabalho,

relações dos componentes das equipes e os respectivos telefones.

6. Os livros devem conter a data e o número do encontro.

7. O Coordenador da Equipe deve verificar com antecedência as condições

das matrizes (arquivos) do Livro do Encontro para confirmar se estão em
ordem ou se precisa de alguma alteração ou retoque. Consultar o
Coordenador Geral para saber se é necessário fazer alguma alteração em
seu conteúdo e deve conter o símbolo do encontro. A quantidade de livros a
ser montada deve ser apenas suficiente para atender às seguintes
pessoas: encontristas, ECG, pastores da Igreja, coordenadores dos
Círculos e dois exemplares para arquivo da Igreja.

8. Com vistas a adiantar os trabalhos da Equipe, imprimir antecipadamente as

páginas do Livro que já estão definidas (convite, sigilo, orações, divisórias e
etc.), que dependem somente de impressão gráfica. As páginas sujeitas a
inserções de desenhos (equipe de trabalho, mensagem da Secretária, etc.)
devem igualmente se feita com antecedência, pintada pelos membros da
equipe em suas residências. Para serem feitas no local do Encontro, restam
a rigor, apenas as páginas com a relação dos encontristas e as alusivas aos
círculos e seus cartazes.

9. Confeccionar os crachás do encontristas, que devem ser impressos

em papel de cor de cada um dos Círculos (Azul, Laranja, Verde e
Vermelho, etc.), contendo o símbolo do encontro e o apelido do
participante. O nome completo deste deverá ser escrito no verso do
crachá para facilitar a sua identificação e evitar as dúvidas que
possam surgir com a existência de apelidos iguais.

10. Confeccionar os crachás dos encontreiros. Usar papel de cor branca com o
símbolo do EAC e o apelido do participante. As equipes devem ser
caracterizadas em razão de suas funções dentro do encontro, como a
seguir definido:
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11. COR AMARELA – Para as equipes que só podem aparecer

ocasionalmente: BANDINHA, SOCIODRAMA, LANCHE, GARÇONS,
LITURGIA, MINI-MERCADO e SOM E ILUMINAÇÃO.

12. COR VERDE – Para as equipes que podem aparecer a quaisquer

instantes: BOA VONTADE, PAR APRESENTADOR, CÍRCULOS,
TRÂNSITO e EQUIPE DE COORDENAÇÃO GERAL.

13. COR VERMELHA – Para as equipes que não podem aparecer: COMPRAS,
COZINHA, ORDEM, SECRETARIA, ORAÇÃO e EXTERNA.

14. Devem dar preferência aos crachás de pendurar no pescoço por serem
mais baratos e mais práticos.

15. Produzir o material gráfico para as equipes de Lirtugia, Círculos, Oração e

Cozinha de acordo com os textos ou modelos por elas apresentados. A
maioria das equipes prefere elaborar o seu próprio material. O coordenador
deve, com antecedência, contactar com as mesmas e certificar-se do
assunto.

16. Verificar, no máximo, até a segunda reunião preparatória, no

almoxarifado da Igreja, o estoque de material utilizado existente (lápis,
canetas, grampeadores, fitas, saldo de crachás, CAPAS E CONTRA-
CAPAS DO LIVRO DO ENCONTRO, faixa do encontro, etc.) Somente
após essa verificação é que se deve formular o pedido de compra do
que ainda falta, utilizando o formulário apropriado a ser encaminhado
à Equipe de Compras.

17. Ao terminar o Encontro o material que sobrou deve ser relacionado e

embalado cuidadosamente e devolvido pela Equipe à Igreja.

18. A partir de dados fornecidos pela Equipe de Fichas, entregar à Equipe de

Círculos relação dos componentes dos Círculos, contendo os seguintes
dados: cor, crachá, telefone, aniversário e número de ficha. Entregar à
Equipe dos Garçons cópia dessa relação. Comunicar às equipes o eventual
não comparecimento de encontristas no decorrer do Encontro (vide
modelos dessas relações na pasta desta Equipe).
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19. A Equipe de Fichas fornecerá à Secretária, com a antecedência possível,

relação completa dos encontristas inscritos, contendo os seguintes dados:
número de ordem, ficha, nome, endereço, crachá, bairro, telefone,
aniversário, idade, religião, convidado de, grau de instrução e condução.

20. Os livros do Encontro serão entregues aos encontristas no lugar

determinado pela ECG e devem ser acondicionados em envelopes.

21. Não é permitido à Secretária preparar qualquer material que não seja
especificamente do Encontro.

22. A sala onde trabalhou a Equipe deve ser limpa e cuidadosamente

arrumada ao final do Encontro. Os móveis e utensílios devem ficar
rigorosamente em seus lugares de origem.

23. Ao final do Encontro, e até o Culto de Reencontro, devolver a pasta da

Equipe, acompanhada do relatório contendo as observações e sugestões
da Equipe.