ORAN

PUTRI DESI LESTARI

PUTRI DESI LESTARI

PENGANTAR ADMINISTRASI
PERKANTORAN
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

PROSEDUR OPERASI STANDART (POS)

XI / SEMESTER I
SMK / MAK
SMK / MAK

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

DIREKTORAT PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN
2013
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat dan rahmat-
Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini tepat pada waktunya. Modul ini disusun berdasarkan
kurikulum 2013 yang sudah diterapkan oleh Pemerintah.

Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar
mengajar di sekolah. Sebagai buku pegangan, modul ini juga tidak menutup kemungkinan untuk
memanfaatkan buku-buku penunjang yang lainnya.

Melalui modul ini, penulis berusaha meyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan
penugasan untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau
kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan
mendengarkan materi yang disampaikan oleh guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber
lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar
peserta didik secara menyeluruh.

Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga
terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dalam pembelajaran
materi Prosedur Operasi Standart (POS) dalam mata pelajaran Pengantar Administrasi
Perkantoran.

Malang, November 2014

Penulis

i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................... i
DAFTAR ISI ................................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................................. 1
Kompetensi Inti ................................................................................................... 2
Kompetensi Dasar dan Indikator ........................................................................ 2
Petunjuk Penggunaan Modul .............................................................................. 3
Informasi Pendukung .......................................................................................... 4

BAB II PEMBELAJARAN .......................................................................................... 5

Mendeskripsikan Prosedur Operasi Standar (Pos) ..................................... 6
A. Pengertian Prosedur dan Prosedur Operasi Standar .................................... 6
B. Tujuan dan Manfaat POS ............................................................................ 7
C. Simbol-simbol Prosedur Operasi Standar ................................................... 7
D. Jenis-jenis POS dalam Administrasi Perkantoran ..................................... 10
E. Prinsip-prinsip Penyusunan POS............................................................... 13
F. Teknik Penyusunan POS .......................................................................... 15
Rangkuman ...................................................................................................... 16

BAB III EVALUASI ................................................................................................... 17

Tugas .............................................................................................................. 18
Latihan ........................................................................................................... 18

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................. 22

GLOSARIUM ............................................................................................................. 23
PENILAIAN/ KUNCI JAWABAN ........................................................................... 24

ii
PENDAHULUAN I
Kompetensi Inti

Kompetensi Dasar dan Indikator

Petunjuk Penggunaan Modul

Informasi Pendukung

1
Kompetensi Inti

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong

royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan
sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara
efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai
cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan

prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni,
budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan
peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik
untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Kompetensi Dasar Dan Indikator

Kompetensi Dasar : Menjelaskan Pengertian dan Simbol-simbol Prosedur Operasi Standar

(POS)

2
 Indikator:

1. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian dari prosedur operasi standart (POS)
2. Peserta didik dapat menyebutkan tujuan dan manfaat prosedur operasi standart (POS)
3. Peserta didik dapat menyebutkan simbol-simbol prosedur operasi standart (POS)
4. Peserta didik dapat menjelaskan pengertian simbol-simbol prosedur operasi standart (POS)
5. Peserta didik dapat menjelaskan jenis-jenis prosedur operasi standart (POS)
6. Peserta didik dapat menjelaskan prinsip-prinsip prosedur operasi standart (POS)
7. Peserta didik dapat menyebutkan tahapan penyusunan prosedur operasi standart (POS)

Petunjuk Penggunaan Modul

Untuk Peserta Didik:

a. Bacalah dengan cermat modul

b. Baca dan pahami kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu,
tanyakan pada guru.
c. Bila dalam proses memahami materi mendapat kesulitan, diskusikan dengan teman-teman
anda dan konsultasikan dengan guru.
d. Kerjakan tugas dengan jujur dan teliti serta bertanggung jawab.
e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar selanjutnya bila belum
menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.
f. Setelah semua modul tuntas dipelajari, ajukan uji kompetensi.

Untuk Guru:

a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara

penilaian dan waktu yang dibutuhkan.
b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan.
c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar
peserta didik.
d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.

3
Informasi Pendukung

Prosedur Operasi Standart (POS) merupakan suatu rangkaian tertulis mengenai suatu
proses bisnis dari suatu aktivitas bisnis pada perusahaan. Dengan melakukan POS perusahaan
dapat memastikan suatu aktivitas bisnis bias berjalan sesuai dengan standart yang diharapkan.
Pendokumentasian POS diperlukan untuk menghasilkan system kualitas dan teknis yang
konsisten dan mempertahankan kualitas control serta menjaga proses bisnis tetap berjalan.

Desain POS yang salah atau tidak tepat bias menyebabkan proses bisnis di internal
perusahaan menjadi kacau dan tidak berkembang. Oleh karena itu desain POS harus bias
dijalankan sedemikian rupa dan jelas serta detail sehingga individu yang bekerja di dalamnya
juga bisa mengetahui bagaimana menjalankan suatu prosedur kerja.

4
PEMBELAJARAN II
Mendeskripsikan Prosedur Operasi
Standar (POS)

5
 MENDESKRIPSIKAN PROSEDUR OPERASI STANDAR
(POS)

A. PENGERTIAN PROSEDUR OPERASI STANDART (POS)

Pengertian Prosedur

Pengertian Prosedur menurut:

 Muhammad Ahli

Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan.

 Kamus Besar Bahasa Indonesia

Prosedur adalah metode langkah demi langkah secara pasti dalam menyelesaikan suatu
aktivitas.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan “Prosedur adalah tata cara kerja yang saling
berhubungan dalam melaksanakan suatu pekerjaan.” Prosedur berisi cara yang
dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau pekerjaan. Prosedur dapat
didokumentasikan atau tidak. Apabila prosedur tersebut didokumentasikan biasanya disebut
prosedur tertulis.

Pengertian Operasi

Operasi adalah mengontrol fungsi.

Pengertian Standart

Standart adalah sesuatu yang digunakan sebagai ukuran, norma atau model dalam evaluasi
komparatif.

Pengertian Prosedur Operasi Standart

Dari pengertian prosedur, operasi dan standart diatas maka dapat disimpulkan bahwa
Prosedur Operasi Standart yaitu dokumen yang berisi tata cara kerja yang terperinci dan harus

6
 diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu aktivitas atau pekerjaan dengan
berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.

B. TUJUAN DAN MANFAAT PROSEDUR OPERASI STANDART

Prosedur Operasi Standar (POS) merupakan dokumen yang berisi tata cara kerja dalam
sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan dari penyusunan POS adalah untuk mempermudah
setiap proses kerja dan meminimalisir adanya kesalahan di dalam proses pengerjaannya.

Tujuan dari penyusunan POS diantaranya:

 Agar petugas atau pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau pegawai
atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
 Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi atau
perusahaan.
 Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab.
 Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi.

Adapun manfaat dari prosedur operasi standart yaitu:

 Efisiensi waktu, pekerjaan akan cepat diselesaikan ketika pekerjaan sudah terstruktur.
 Dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan.
 Dapat digunakan sebagai sarana pengendalian dan mengantisipasi apabila terdapat
perubahan sistem.
 Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung.
 Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh pegawai.

C. SIMBOL-SIMBOL PROSEDUR OPERASI STANDART

Berikut simbol-simbol yang digunakan dalam prosedur operasi standart yaitu:

7
 Flow Direction Symbol

Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan
simbol yang lain.

 Terminator Symbol

Yaitu simbol untuk permulaan (Start) atau akhir (Stop) dari suatu kegiatan.

 Connector Symbol

Yaitu simbol untuk keluar-masuk atau penyambungan proses dalam lembar atau halaman
yang sama.

 Connector Symbol

Yaitu simbol keluar-masuk atau penyambungan proses pada lembar atau halaman yang
berbeda.

 Processing Symbol

Yaitu simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer.

 Symbol Manual Operation

Yaitu simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer.

 Symbol Decision

Yaitu simbol pemilihan proses berdasarkan kondisi yang ada.

 Symbol Input-Output

Yaitu simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis
peralatannya.

 Symbol Manual Input

Yaitu simbol untuk pemasukan data secara manual atau online keyboard.

8
 Symbol Preparation

Yaitu simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat
pengolahan di dalam storage.

 Symbol Predefine Process

Yaitu simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-program) atau prosedur.

 Symbol Display

Yaitu simbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, printer dan
sebagainya.

 Symbol Disk and Online Storage

Yaitu simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan dalam disk.

 Symbol Magnetic Tape Unit

Yaitu simbol yang menyatakan input berasal dari pita magnetik atau output disimpan ke
pita magnetik.

 Symbol Punch Card

Yaitu simbol yang menyatakan bahwa input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.

 Symbol Document

Yaitu simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output
dicetak ke kertas.

Berikut simbol-simbol Prosedur Operasi Standart

Flow Direction Symbol Symbol Manual Input

Terminator Symbol Symbol Preparation

9
 Symbol Predefine
Connector Symbol
Process

Connector Symbol Symbol Display

Symbol disk dan

Processing Symbol
Online Storage

Symbol Manual Symbol Magnetic Tape

Operation Unit

Symbol Decision Symbol Punch Card

Symbol Input-Output Symbol Dokumen

D. JENIS-JENIS PROSEDUR OPERASI STANDART

Jenis-jenis prosedur operasi standart

a. Prosedur Operasi Standart secara umum ada 3, yaitu:

 Prosedur Operasi Standart Profesi (Keilmuan/Teknis)

Merupakan prosedur operasi standart keilmuan / teknis untuk profesi Medis ,

Keperawatan, dan profesi lainnya. POS memuat proses kerja untuk Diagnostik, Terapi.
Tindakan, Asuhan.

 Prosedur Operasi Standart Pelayanan (Manajerial)

Merupakan prosedur operasi standart pelayanan medik, keperawatan, penunjang medik

yang bersifat manajerial / administrasi atau berhubungan dengan pelayanan pasien.

10
  Prosedur Operasi Standart Administrasi

Mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja dan
kegiatan-kegiatan non-medis.

b. Prosedur Operasi Standart berdasarkan sifat kegiatan

Berdasarkan sifat kegiatannya, prosedur operasi standart dapat dikategorikan ke dalam dua
jenis yaitu:
 Prosedur Operasi Standart Teknis
Yaitu prosedur standart yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang
aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan
dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain. POS teknis ini
biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. POS teknis berisi
langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail melaksanakan
pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan POS teknis diterapkan
pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti pemeliharaan
sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi
dll.
 Prosedur Operasi Standart Administrasi
Yaitu prosedur standart yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan
oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau
jabatan.
Ciri-ciri prosedur operasi standart administrasi adalah sebagai berikut:
a. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari
satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan
tunggal.
b. Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan
yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan
kegiatan.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, POS

administrasi dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, penganggaran, proses-
proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. POS administrasi

11
 dalam ligkup mikro, disusun untuk proses-proses administrasi dalam operasional
seluruh instansi pemerintah dari tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai
tingkatan organisasi yang tertinggi dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

c. Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan besaran kegiatan

Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, POS dikategorikan dalam dua jenis yaitu:

 Prosedur Operasi Standart Makro

POS makro mencakup beberpa POS mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan
tersebut atau POS merupakan integrasi dari beberapa POS mikro yang membentuk
serangkaian kegiatan dalam POS tersebut. POS makro tidak mencerminkan kegiatan
yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.
Contoh POS pengelolaan surat yang merupakan POS makro dari POS penanganan surat
masuk, POS pemberian tanggapan terhadap surat masuk dan POS pengiriman surat.
 Prosedur Operasi Standart Mikro
Yaitu bagian dari sebuah POS makro atau POS yang kegiatannya menjadi bagian dari
kegiatan POS makro yang lebih besar cakupannya.
d. Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan

Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan

dalam dua jenis yaitu:

 Prosedur Operasi Standart Final

Yaitu POS yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama
yang paling akhir atau final.
Contoh POS penyusunan pedoman merupakan POS final dari POS penyiapan bahan
penyusunan pedoman. POS penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan POS final
dari POS penyiapan penyelenggaraan bimbingan teknis.
 Prosedur Operasi Standart Parsial
Yaitu POS yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama
yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan
lanjutan yang mencerminkan produk utama.

12
 Contoh POS penyiapan bahan penyusunan pedoman yang merupakan bagian (parsial)
dari POS penyusunan pedoman.
e. Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan jenis kegiatan

Prosedur Operasi Standart menurut cakupan dan jenis kegiatan dikategorikan dalam dua
jenis yaitu:

 Prosedur Operasi Standart Generik

Yaitu POS berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik
dari kegiatan yang di POS kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya.
Variasi POS yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi POS yang diterapkan.
Contoh POS pengelolaan keuangan di satuan kerja A dan POS pengelolaan keuangan di
satuan kerja B memiliki POS generic: POS pengelolaan keuangan dengan actor KPA,
PPK, keuangan dst.
 Prosedur Operasi Standart Spesifik
Yaitu POS berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relative memiliki perbedaan dari
kegiatan yang di POS kan, tahapan kegiatan, actor (pelaksana) dan tempat POS tersebut
diterapkan. POS ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik
tersebut.
Contoh POS pelaksanaan publikasi hasil uji laboratorium A pada instansi B hanya
berlaku pada laboratorium A di instansi B dan tidak berlaku di laboratorium lainnya.

E. PRINSIP-PRINSIP PROSEDUR OPERASI STANDART

Pada prinsip-prinsip prosedur operasi standart terdapat prinsip penyusunan dan prinsip
pelaksanaan prosedur operasi standart.

Prinsip Penyusunan Prosedur Operasi Standart

a. Penyusunan POS harus mengacu pada alur dokumen.

b. Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.

13
c. Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan diagram
alur dari kegiatan organisasi.
d. POS didasarkan atas kebijakan yang berlaku.
e. POS dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau
penyimpangan.
f. POS tidak terlalu rinci.
g. POS dibuat sesederhana mungkin.
h. POS tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain.
i. POS ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

Prinsip Pelaksanaan Prosedur Operasi Standart

Pelaksanaan POS harus memenuhi prinsip sebagai berikut:

a. Konsisten

POS harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam
kondisi apa pun.

a. Komitmen
POS harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari
level yang paling rendah sampai yang tertinggi.
b. Perbaikan berkelanjutan
Pelaksanaan POS harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh
prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
c. Mengikat
POS harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur
standar yang telah ditetapkan.
d. Seluruh unsur memiliki peran penting
Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai
yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan
proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses pelaksanaan POS.

14
 e. Didokumentasikan dengan baik
Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga
dapat selalu dijadikan referensi.

F. TEKNIK PENYUSUNAN PROSEDUR OPERASI STANDART

Berikut teknik menyusun prosedur operasi standart, yaitu:

a. Selalu bayangkan siapa pengguna POS.

b. Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tersebut.
c. Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS (buat daftar topik yang harus dibicarakan,
kemudian kelompokkan).
d. Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif.
e. Buat draft terlebih dahulu.
f. Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian
perbaiki.
g. Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat POS. Jika Anda merasa bosan, maka
hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca.

15
RANGKUMAN

 Prosedur Operasi Standart yaitu dokumen yang berisi tata cara kerja yang terperinci dan
harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu aktivitas atau
pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai
 Tujuan dari penyusunan POS adalah untuk mempermudah setiap proses kerja dan
meminimalisir adanya kesalahan di dalam proses pengerjaannya
 Simbol-simbol POS terdiri dari Flow Direction Symbol, Terminator Symbol, Connector
Symbol, Processing Symbol, Symbol Manual Operation, Symbol Decision, Symbol Input-
Output, Symbol Manual Input, Symbol Preparation, Symbol Predefine Process, Symbol
Display, Symbol Disk and Online Storage, Symbol Magnetic Tape Unit, Symbol Punch
Card dan Symbol Document
 Jenis-jenis prosedur operasi standart terdiri dari prosedur operasi standart secara umum,
berdasarkan sifat kegiatan, menurut cakupan dan besaran kegiatan, menurut cakupan dan
kelengkapan kegiatan dan menurut cakupan dan jenis kegiatan.
 Prinsip Pelaksanaan Prosedur Operasi Standart terdiri dari Konsisten, Komitmen,
Perbaikan berkelanjutan, Mengikat, Seluruh unsur memiliki peran penting dan
Didokumentasikan dengan baik
 Teknik menyusun prosedur operasi standart, yaitu Selalu bayangkan siapa pengguna POS,
putuskan tujuan dari prosedur tersebut, Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS,
Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif, Buat draft terlebih dahulu, Koreksi
draft setelah 24 jam, Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat POS.

16
EVALUASI III
Tugas

Latihan
n

17
TUGAS

Buatlah contoh manual prosedur operasi standart dengan judul pelayanan permintaan Alat Tulis
Kantor (ATK)!

LATIHAN

Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar.

1. Apa yang dimaksud dengan Prosedur Operasi Standart?

A. Dokumen yang berisi tata cara kerja yang terperinci dan harus diikuti demi mencapai
keseragaman dalam menjalankan suatu aktivitas atau pekerjaan dengan berpedoman pada
tujuan yang harus dicapai.
B. Tata cara kerja yang saling berhubungan dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
C. Sesuatu yang digunakan sebagai ukuran, norma atau model dalam evaluasi komparatif.
D. Tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan

2. Dari pernyataan berikut:

A. Pekerjaan akan cepat diselesaikan ketika pekerjaan sudah terstruktur.
B. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung.
C. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab
D. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh pegawai.

Manakah pernyataan yang benar jika dilihat dari tujuan prosedur operasi standar?

A. D
B. C
C. B
D. A

18
3. Manakah yang termasuk manfaat dari prosedur operasi standart?
A. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung
B. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi atau
perusahaan
C. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab
D. Untuk mempermudah setiap proses kerja

4. Simbol manakah yang menunjukkan simbol untuk permulaan (Start) atau akhir (Stop) dari
suatu kegiatan?
A. j

B. j

C. d

D.

5. Jenis-jenis prosedur operasi standart secara umum ada 3 yaitu?

A. Prosedur Operasi Standart Teknis dan Prosedur Operasi Standart Administrasi
B. Prosedur Operasi Standart Makro dan Prosedur Operasi Standart Mikro
C. Prosedur Operasi Standart Final dan Prosedur Operasi Standart Parsial
D. Prosedur Operasi Standart Profesi, Prosedur Operasi Standart Pelayanan dan Prosedur
Operasi Standart Administrasi

6. Pernyataan:
- Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan diagram
alur dari kegiatan organisasi.POS didasarkan atas kebijakan yang berlaku.

19
 - POS dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau
penyimpangan.
- POS tidak terlalu rinci.
- POS dibuat sesederhana mungkin

Dari penyataan diatas maka penyataan tersebut termasuk dalam?

A. Prinsip-prinsip prosedur operasi standart

B. Prinsip-prinsip penyusunan prosedur operasi standart
C. Prinsip-prinsip pelaksanaan prosedur operasi standart
D. Teknik penyusunan prosedur operasi standart

7. Dibawah ini yang termasuk prinsip pelaksanaan standart operasi standart yaitu?
A. POS didasarkan atas kebijakan yang berlaku
B. POS tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain
C. POS ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan
D. POS harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur
standar yang telah ditetapkan

8. Manakah yang termasuk teknik penyusunan prosedur operasi standart secara berurutan?
A. Siapa pengguna POS, tujuan dari POS, Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS
B. Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS, Mulailah dengan kata kerja dan hindari
kalimat pasif., Buat draft terlebih dahulu.
C. Buat draft terlebih dahulu, Koreksi draft setelah 24 jam, Perhatikan kebosanan Anda
sendiri ketika membuat POS
D. Buat tujuan dari prosedur tersebut, Buatlah sebuah panduan sebelum menulis POS, Buat
draft terlebih dahulu.

9. Pernyataan dibawah ini:

a. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu
aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.

20
 b. Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang
bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan

Pernyataan di atas merupakan ciri-ciri dari?

A. Prosedur Operasi Standart Teknis

B. Prosedur Operasi Standart Makro
C. Prosedur Operasi Standart Administrasi
D. Prosedur Operasi Standart Final

10. Manakah yang menunjukkan symbol display dari pilihan gambar dibawah ini?
A. A C. n

B. D D.

Esai

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas dan benar.

1. Apakah manfaat dari adanya prosedur operasi standart?

2. Prinsip-prinsip pelaksanaan apa sajakah yang harus dipenuhi oleh prosedur operasi
standart? Jelaskan!
3. Gambarlah simbol dari flow direction symbol dan jelaskan pengertian dari simbol
tersebut!
4. Gambarlah simbol dokumen dan jelaskan pengertiannya!
5. Gambarlah connector symbol baik pada halaman yang sama mauun berbeda dan beri
penjelasannya!

21
Glosarium
GLOSARIUM

Komparatif Mikro

Berkenaan atau berdasarkan perbandingan Berkaitan dengan jumlah yang sedikit atau
ukuran yang kecil
Meminimalisir
Final
Menurunkan
akhir
Konsistensi
Parsial
Ketetapan, kemantapan
Berhubungan atau bagian dari keseluruhan
Kinerja
Generik
Sesuatu yang dicapai, kemampuan kerja
Berhubungan dengan kekhasan sifat yang
Efisiensi
dimiliki oleh suatu kelompok
Ketepatan cara dalam menjalankan sesuatu
Spesifik
Acuan
Khusus
Rujukan, referensi
Draft
Makro
Rancangan, konsep
Berkaitan dengan jumlah yang banyak atau
ukuran yang besar

22
 DAFTAR PUSTAKA

Ika Widyanti. Administrasi Perkantoran. Jakarta: Yudistira

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Kamus Besar Bahasa Indonesia

www.sekolahcirebon.blogspot.in/2014/08/pengertian-simbol-symbol-jenis-prinsip.html?m=1

(diakses pada tanggal 07 November 2014, 18.00 WIB)

23
 PENILAIAN
Pilihan Ganda

1. A 6. B
2. B 7. D
3. A 8. A
4. C 9. C
5. D 10. B

Esai

No. Jawaban Skor

1  Efisiensi waktu, pekerjaan akan cepat diselesaikan ketika pekerjaan sudah 4

terstruktur.
 Dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses 4

layanan.
 Dapat digunakan sebagai sarana pengendalian dan mengantisipasi apabila
4
terdapat perubahan sistem.
 Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung. 4
 Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh 4

pegawai
2  Konsisten 2

POS harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa 5
pun dan dalam kondisi apa pun.
 Komitmen 2
POS harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran
5
organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.
 Perbaikan berkelanjutan
2

24
 Pelaksanaan POS harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk
4
memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
 Mengikat
2
POS harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan
prosedur standar yang telah ditetapkan. 4

 Seluruh unsur memiliki peran penting

2
Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan.
 Didokumentasikan dengan baik 4
Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan 2
baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi 62 4

3 Flow Direction Symbol Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan 3

antara simbol yang satu dengan simbol yang lain
Gambar simbolnya 6

4 Symbol Document Yaitu simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen 3
dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas
Gambar simbolnya 6

5 Connector Symbol 3
Yaitu simbol untuk keluar-masuk atau penyambungan proses dalam lembar
atau halaman yang sama. Gambar simbolnya 7

Connector Symbol
3
Yaitu simbol keluar-masuk atau penyambungan proses pada lembar atau
halaman yang berbeda. Gambar simbolnya
7

TOTAL 100

25