RS St.

Elisabeth Batam PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN

Jl. Anggrek Blok II
No. Dokumen No. Revisi Halaman
RSSEB/SPO/SDM/024 0 1-2
Ditetapkan oleh,
Direktur R.S. St. Elisabeth Batam
Tanggal Terbit
STANDAR
PROSEDUR 1 Maret 2016
OPERASIONAL dr. Sahat Hamonangan Siahaan, MARS
Prosedur yang digunakan untuk memelihara file kepegawaian
PENGERTIAN
yang ada di Bagian SDM
Sebagai prosedur yang baku dalam memelihara file kepegawaian
TUJUAN
setiap karyawan yang ada di Bagian SDM
Setiap karyawan memiliki file kepegawaian yang berisi seluruh
KEBIJAKAN berkas kepegawaian karyawan yang bersangkutan dan menjadi
tanggung jawab Bagian SDM
1. Seluruh file kepegawaian disimpan dalam Filing Cabinet yang
berada di ruangan Ka.Sie.SDM
2. Penyimpanan file kepegawaian dilakukan dengan
mengkategorikan seluruh karyawan berdasarkan profesi
3. Nama karyawan pada masing-masing profesi diurutkan
berdasarkan abjad
4. Salinan (copy) dari setiap surat atau berkas lain yang diterima
maupun yang dikeluarkan oleh bagian SDM mengenai
karyawan secara personal, disimpan pada file kepegawaian
PROSEDUR masing-masing karyawan
5. Setiap akhir bulan, bagian SDM mengeluarkan file
kepegawaian karyawan yang keluar pada bulan yang
bersangkutan
6. Filing Cabinet dibersihkan setiap hari (bagian luar), dan setiap
3 (tiga) bulan sekali (bagian dalam)
7. Pemeriksaan ulang setiap Filing Cabinet dilaksanakan setiap 3
(tiga) bulan sekali untuk memastikan tidak ada file
kepegawaian milik karyawan yang sudah keluar masih
tersimpan
RUANG LINGKUP SDM, seluruh karyawan
 MULAI

SDM menyiapkan &

menyimpan file kepegawaian
seluruh karyawan dalam Filing
Cabinet

File karyawan
dikategorikan berdasarkan
profesi

Masing-masing profesi
diurutkan secara alfabet

Seluruh berkas kepegawaian

karyawan dimasukkan ke
dalam file kepegawaian

Pada akhir bulan file karyawan

yang keluar dikeluarkan dari
Filing Cabinet

File Cabinet dibersihkan setiap

hari, dan diperiksa kembali
setiap 3 bulan sekali

SELESAI