Elabor:
Present:
Aprob: Aprobado de acuerdo a lo establecido en el artculo 26, Apartado B fraccin XI de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora
ndice
No. de Pgina
I. Introduccin II. Objetivo del Manual III. Lista Maestra IV. Red de Procesos V. Presentacin de los procedimientos P01 Trmite de estimaciones Descripcin del Procedimiento Inventario de registros Formatos e Instructivos Diagrama de Flujo Verificacin de la ejecucin del procedimiento P02 Elaboracin de licitaciones y contratos Descripcin del Procedimiento Inventario de registros Formatos e Instructivos Diagrama de Flujo Verificacin de la ejecucin del procedimiento P03 Gestin de Recursos Humanos Descripcin del Procedimiento Inventario de registros Formatos e Instructivos Diagrama de Flujo Verificacin de la ejecucin del procedimiento
1 2 3 4
21
28
VI. Bibliografa.
35
INTRODUCCIN
El manual de procedimientos de la Direccin de Obras fue integrado en base a lo establecido en la Gua para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos emitida por la Secretara de la Contralora General, atendiendo al Plan Estatal de Desarrollo vigente y en cumplimiento con las atribuciones establecidas en el Reglamento Interior de la Junta de Caminos del Estado de Sonora, contiene el objetivo del manual, la Red de Procesos, la lista maestra de documentos y la presentacin de los procedimientos sustantivos de la Residencia.
Cabe sealar que este documento ser actualizado en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgnica de la unidad, o en algn otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
OBJETIVO DEL MANUAL Establecer metodologas para asegurar la transparencia y eficiencia de la planeacin, operacin y desarrollo administrativo de la Direccin de Administracin de la Junta de Caminos del Estado de Sonora para ofrecer un servicio pblico de calidad y apoyar en el cumplimiento de la misin del Gobierno del Estado de Sonora.
Unidad Administrativa 02 Direccin de Obras Macroprocesos 1. Planeacin de la gestin interna. 2. Programacin de la Infraestructura carretera. 3. Infraestructura carretera.
70-RP-02DGO/Rev.00
DIR.
FACULTAD
SUBPROCESO
TIPO
Pr.
RESPONSABLE
PRODUCTO
INDICADOR
No. PROCEDIMIENTOS
PRODUCTO
CLIENTE
INDICADOR
No.
PROYECTOS
PRODUCTO
INDICADOR
02-0408
P.O.
informes entregados / informes Infraestructura requeridos Cumplimiento del carretera programa anual de obra / programa anual de obra.
Trmite de Estimaciones
Nmero de contratos elaborados / nmero de Licitaciones elaboradas Contratistas del ramo obras contratadas Contrato de obra SIUE Nmero de expedientes Reporte de avance fsico Residencias de la JCES completos / nmero de financiero mensual licitaciones realizadas Refacciones adquiridas / rdenes de Compra Unidades Administrativas refacciones solicitadas Expedientes completos / Refacciones adquiridas y Residencias vehculos existentes
Adquisicin de refacciones
PRIORIDAD ALTA
Revis
Valid
NORMAL BAJA
DIR. Pr.
Direccionamiento con el Eje Rector y Objetivo del Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009. Prioridad
3
06-SIP-P01-F01/REV.00
LISTA MAESTRA
Junta de Caminos del Estado de Sonora
Fecha: Hojas: 16/06/2006 1 de 1
NOMBRE DEL DOCUMENTO Red de Procesos Red de procesos Procedimientos Trmite de estimaciones Elaboracin de licitaciones y contratos Adquisicin de Refacciones Formatos e Instructivos Observaciones a estimacin Anexos Diagrama de flujo del procedimiento Diagrama de flujo del procedimiento Diagrama de flujo del procedimiento
No. DE REVISIN 00 00 00 00 00 00 00 00
06-SIP-P02-F01/REV.00
V. Presentacin de Procedimientos
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 03 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P01 Hoja No. 1 de 6 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trmite de Estimaciones CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 70-02-04-08-03/02DGO-01-P01/Rev.00 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar el pago de estimacin de manera oportuna y transparente para la realizacin del avance fsico y financiero de obra de la Secretaria de Infraestructura Urbana y Ecologa.
II. APLICACIN
( ) General
(x) Especfica
III. ALCANCE
Obras pertinentes a la Junta de Caminos del Estado de Sonora
IV. DEFINICIONES
J.C.E.S.: Junta de Caminos del estado de Sonora. D.C.P.U.: Departamento de Contratos y Precios Unitarios. D.T.: Direccin Tcnica. D.S.C.C.: Direccin de Supervisin y Control de Calidad. D.A.: Direccin de Administracin. D.G.O.: Direccin de Obras. D.G.: Direccin General. S.I.U.E.: Secretara de Infraestructura Urbana y Ecologa.
V. REFERENCIAS
Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009 Reglamento Interior 70-06-02-36-04/02DGA-03-P08/REV.00 Trmite de pago de estimaciones. 70-06-02-36-04/06RDH-02-P01/Rev.00 Control Administrativo
VI. POLTICAS
La Residencia tendr un perodo lmite de 4 das para entregar documentacin completa. La Secretaria tendr 24 horas para turnar la estimacin recibida. La D.S.C.C. tendr un perodo lmite de 3 das hbiles para revisin de Estimacin. El Responsable de Autorizacin de Pago tendr 24 horas para elaborar documento. La D.A. tendr un perodo de lmite de 1 da hbil para revisin de Estimacin. Responsable de Revisin de Estimacin tendr un perodo lmite de 4 das hbiles para elaborar observaciones. Residencia tendr un perodo lmite de 4 das hbiles para solventacin de observaciones.
VII. PRODUCTOS
Autorizacin de pago de estimaciones.
VIII. CLIENTE(S)
S.I.U.E. Direccin de Administracin. Residencias. Contratistas.
IX. INDICADORES
06-SIP-P01-F02/REV.00
6
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 03 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P01 Hoja No. 2 de 6 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
70-02DGO-P01-F01/Rev.00 Entrega de estimaciones
XI. ANEXOS
70-02DGO-P01-G01/Rev.00 Diagrama de flujo del procedimiento. Inventario de registros del procedimiento. Verificacin de la ejecucin del procedimiento.
XII. RESPONSABILIDADES
Director General Revisar y firmar la estimacin para la autorizacin de trmite de pago y firmar la orden de pago correspondiente.
Coordinador de Construccin Recibir y dar trmite a las estimaciones para su autorizacin de pago.
Responsable de Revisin Detectar oportunamente errores en las estimaciones. Entregar a las residencias las observaciones detectadas.
Responsable de Autorizacin de Pago Elaborar y registrar las autorizaciones de pago de las estimaciones.
Secretaria Registrar los movimientos de las estimaciones en los formatos correspondientes. Elaborar la relacin de rdenes de pago.
REGISTRO
Recepcin de Estimacin. Recibe de Residencia a cargo de obra la Estimacin. Pasa a 1.4 En caso de ser Anticipo
1.1
Coordinador de Construccin
1.2
06-SIP-P01-F02/REV.00
7
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 03 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P01 Hoja No. 3 de 6 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
1.3 1.4
Recibe de D.T. estimacin. Revisa que se encuentre la documentacin completa. En caso de documentacin incompleta
Coordinador de Construccin
1.5 1.6
Comunica a Responsable de documentacin faltante. Registra Documentacin (Residencia, Obra, Contratista, No. Contrato, No. Factura, Importe Neto, Fecha de recepcin, Responsable de revisin, Estado del trmite)
Secretaria
En caso de ser la Estimacin No. 01 deber incluir Oficio de Inicio de Obra y Fotografa de Cartelera En caso de ser la ltima estimacin deber incluir Oficio de Terminacin de Obra, Finiquito, Acta Entrega - Recepcin y para Supervisin de Obra un reporte final
Control y
1.7
Secretaria
de
control
seguimiento
de Seguimiento de
Estimacin.
1.8
2
Responsable de Revisin Responsable de Autorizacin de Pago
2.1
2.2
Elabora borrador de Autorizacin de Pago, registra en Borrador Control de Autorizaciones de Pago y regresa a Autorizacin de Pago Responsable de Revisin. Revisa Estimacin. Turna a Direccin de Administracin.
Responsable de Revisin
2.3 2.4
06-SIP-P01-F02/REV.00
8
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 03 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P01 Hoja No. 4 de 6 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
En caso de anticipo pasa a 2.7. Una vez entregadas las revisiones por parte de D.S.C.C. y D.A.
Responsable de Revisin
2.5
Formato de Observaciones.
Responsable de Revisin
2.6
Enva formato a la Residencia correspondiente para la solventacin de las observaciones. Una vez corregidas las observaciones por parte de Residencia
Responsable de Revisin
2.7
Turna a Responsable de Autorizacin de Pago para elaborar Autorizacin de Pago. Trmite de Autorizacin de Pago. Elabora Autorizacin de Pago, registra en Control de Autorizacin de Autorizaciones de Pago y regresa a Responsable de Pago Revisin. Turna a Secretaria. Registra estimacin y turna para firma a Coordinador de Construccin. Revisa, firma estimacin y regresa a Secretaria. Registra estimacin y turna para firma a D.O. En caso de ser Proyecto se turna para firma a D.T. Una vez firmada la Estimacin por D.O. o por D.T.
3
Responsable de Autorizacin de Pago Responsable de Revisin Secretaria Coordinador de Construccin
3.1
3.2 3.3
3.4 3.5
Secretaria
3.6 3.7
06-SIP-P01-F02/REV.00
9
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 03 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P01 Hoja No. 5 de 6 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
3.8
Elabora Relacin de Estimaciones y entrega a Relacin de estimaciones Mensajero. Entrega Estimaciones en S.I.U.E. para su trmite de pago. En caso de ser obra por Administracin Directa
Mensajero
3.9
Mensajero
3.10 Entrega a D.A. para su trmite de pago. 4 4.1 Archivo, Guarda y Custodia Recibe acuse de Autorizacin de Pago de S.I.U.E., D.A. y D.C.P.U. En caso de Estimacin con importe en $0.00
Secretaria
4.2
Recibe acuse de Autorizacin de Contabilidad del Estado, D.A. y D.C.P.U. Archiva estimacin. Abre expediente en caso de ser Anticipo. Trmite de Orden de Pago.
Pago
de
4.3 4.4 5
Coordinador de Construccin
5.1
Recibe comunicado por parte de S.I.U.E. de que estn listas las rdenes de Pago de Estimaciones y avisa a Mensajero. Recoge rdenes de Pago en S.I.U.E. y entrega a Secretaria. Registra Relacin de rdenes de Pago y turna para su firma a Direccin General. Revisa y firma las rdenes de pago. Una vez firmada la Orden de Pago
Mensajero
5.2
Secretaria
5.3
Director General
5.4
06-SIP-P01-F02/REV.00
10
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 03 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P01 Hoja No. 6 de 6 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
Secretaria
5.5
Elabora Relacin de rdenes de Pago y se entrega a Mensajero. Entrega rdenes de Pago en S.I.U.E. para su trmite de pago. Una vez firmada la Orden de Pago el Secretario
Mensajero
5.6
Coordinador de Construccin
5.7
Recibe comunicado por parte de S.I.U.E. de que estn listas las rdenes de Pago de Estimaciones y avisa a Mensajero. Recibe Oficio de Ordenes de Pago originales. Entrega a D.A. para su pago.
Fin del Procedimiento Oficio de Ordenes de Pago
Mensajero
5.8 5.9
Elabor:
Revis:
Aprob:
06-SIP-P01-F02/REV.00
11
Trmite de Estimaciones
70-02-04-08-03/02DGO-01-P01/Rev.00
Si Recibe la estimacin, el anticipo o el proyecto correspondiente No La documentaci ser recibe completa? Registra la documentacin entrante Elabora cuadro de control y seguimiento de estimacin.
Inicio
Comunica a responsable de documentacin faltante "Una vez entregadas las revisiones por parte de D.S.C.C. y D.A." Si
Existen observaciones?
No
Registra estimacin y turna para firma a D.O, D.T. o D:G. segn sea el caso
70-02DGO-P01-G01/Rev.00
12
Trmite de Estimaciones
"En caso de ser obra por Administracin Directa"
70-02-04-08-03/02DGO-01-P01/Rev.00
Recibe comunicado por parte de S.I.U.E. de que estn listas las rdenes de Pago de Estimaciones
Recibe comunicado por parte de S.I.U.E. de que estn listas las rdenes de Pago de Estimaciones
FIN
70-02DGO-P01-G01/Rev.00
13
Trmite de Estimaciones
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO :
70-02-04-08-03/02DGO-01-P01/Rev.00
No. Registro
Control y Seguimiento
Tipo de Resguardo*
Papel
Tiempo de resguardo
1ao
1 de Estimacin
Borrador
Papel
1ao
06-SIP-P01-F03/REV.00
14
DESTINATARIO:
OBRA: CONTRATO No.: FECHA DE RECIBIDO: EMPRESA CONTRATISTA: DOCUMENTOS ANEXOS: FACTURA ORIGINAL No.DE COPIAS: OK No. FACTURA OBSERVACIONES: MONTO:
ESTIMACION
GENERADORES
INFORME FOTOGRAFICO
LABORATORIO DE LA EMPRESA
observaciones
15
70-02DGO-P01-F01/Rev.00
Trmite de Estimaciones
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
70-02-04-08-03/02DGO-01-P01/Rev.00
No.
1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Se recibi de la Residencia a cargo de la obra la Estimacin o el anticipo? Se revis que se encuentre la documentacin completa? Se registr la documentacin correspondiente? Se elabor el cuadro de control y seguimiento de estimacin? Se elabor el borrador de Autorizacin de Pago y se registr en Control de Autorizaciones de Pago? Se revis la estimacin? En caso de existir observaciones Se elabor el formato de Observaciones y se envi a la residencia correspondiente? Se elabor Autorizacin de Pago y se registr en Control de Autorizaciones de Pago? Se firm la estimacin por los responsables? Se elabor la Relacin de Estimaciones? Se entregaron las estimaciones en S.I.U.E. para su trmite de pago? En caso de que la Estimacin presente Devolucin por cumplimiento de programa de obra Se presento a Contabilidad del Estado para su autorizacin? En caso de que la Estimacin tenga importe en $0.00 Se entreg a Contabilidad del Estado para su registro? En caso de ser obra por Administracin Directa Se entreg a Direccin de Administracin para su trmite de pago? Se archiv la estimacin en el expediente correspondiente? En caso de ser anticipo Se abri un expediente? Se recogieron las rdenes de Pago en S.I.U.E.? Se registraron las rdenes de pago en la Relacin de rdenes de Pago y se enviaron a firma con el Director General? Una vez autorizadas por S.I.U.E para su pago se entreg a Direccin de .Administracin para su pago?
SI
NO
14 15 16 17 18 19 20
06-SIP-P01-F04/REV.00
16
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 02 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P02 Hoja No. 1 de 8 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboracin de licitaciones y contratos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 70-02-04-08-02/02DGO-01-P02/Rev.00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar la adjudicacin de obras a contratistas de manera transparente y honesta asegurando la calidad de las obras a cargo de la Junta de Caminos del Estado de Sonora.
( ) General
(x) Especfica
Coordinacin de Contratos, Estimaciones y Precios Unitarios. Direccin de Obras. A las empresas contratistas que hacen obra para la Junta de Caminos del Estado de Sonora.
IV. DEFINICIONES
D.G.O. Direccin de Obras. JCES: Junta de Caminos del Estado de Sonora. SIUE.- Secretara de Infraestructura Urbana y Ecologa. S.C.G.- Secretara de la Contralora General. S.H.- Secretara de Hacienda. Licitacin: Procedimiento mediante el cual se promueve entre las empresas contratistas del ramo la ejecucin de una obra determinada. Cuadro fri: Resumen que se elabora con los datos propuestos por las empresas contratistas en el concurso, tomando como referencia el presupuesto base elaborado por la Junta de Caminos del Estado para la obra de que se trate.
V. REFERENCIAS
Plan Estatal de Desarrollo 2004 2009 Reglamento Interior de la Junta de Caminos del Estado de Sonora.
VI. POLTICAS
Los contratos de obra debern de ser complementados con el presupuesto, programa de trabajo y las fianzas respectivas y ser remitidos para su ejecucin y control al residente que le corresponda segn la ubicacin de la obra.
VII. PRODUCTOS
Licitaciones de obra. Contratos de obra.
VIII. CLIENTE(S)
Contratistas del ramo. SIUE Residencias de la Junta de Caminos del Estado de Sonora.
IX. INDICADORES
Nmero de licitaciones realizadas / nmero de licitaciones programadas Nmero de contratos elaborados / nmero de contratos programados
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
XI. ANEXOS
70-02DGO-P02-G01/Rev.00 Diagrama de flujo del procedimiento. Inventario de registros del procedimiento. Verificacin de la Ejecucin del procedimiento.
06-SIP-P01-F02/REV.00
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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 02 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P02 Hoja No. 2 de 8 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboracin de licitaciones y contratos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 70-02-04-08-02/02DGO-01-P02/Rev.00
XII. RESPONSABILIDADES
Director General. Recibir la autorizacin del recurso y dar la instruccin de Licitar la obra pblica al Director de Obras de la Junta de Caminos. Revisar el cuadro fro con las propuestas presentadas en la licitacin y emitir instrucciones para la elaboracin del contrato. Director de Obras. Atender instruccin del Director General y autorizar al Coordinador de Contratos, Estimaciones y Precios Unitarios para que prepare la licitacin. Coordinador de Contratos, Estimaciones y Precios Unitarios. Atender instruccin del Director de Obras y programar y elaborar la convocatoria. Mandar validar las bases y convocatoria a la Secretara de la Contralora General. Subir las bases y convocatoria validadas por la Contralora al sistema Compranet. Mandar cotizar la publicacin de la licitacin al Diario Oficial de la Federacin. Solicitar la autorizacin del recurso a la Direccin Administrativa para el pago de la publicacin de la licitacin en el Diario Oficial. Enviar la convocatoria para su publicacin al Diario Oficial. Notificar al residente de obra de la fecha de visita al sitio de los trabajos previo a la elaboracin del concurso por los participantes. Realizar la junta de aclaraciones y elaborar acta de la misma. Revisar la documentacin presentada por los contratistas, previo al concurso. Realizar la apertura de las propuestas tcnicas y econmicas y programar fecha de fallo. Realizar acto de fallo del concurso y elaborar acta de fallo. Requerir a la empresa seleccionada presentar fianzas de cumplimiento y garanta Elaborar contrato de obra. Jefe de Residencia. Realizar la visita al sitio de los trabajos y elaborar la constancia de participacin. Secretaria. Atender las solicitudes de inscripcin y extender un recibo por el importe recibido. Recibir de los contratistas la documentacin legal requerida segn las bases para su revisin y extender un documento constancia de recibida la documentacin. Enviar a la Direccin Administrativa el monto recabado por concepto de inscripcin. Notificar al Coordinador de Contratos, Estimaciones y Precios Unitarios de los inscritos para su atencin. Realizar las documentos que se van requiriendo en el proceso de licitacin, como son: Lista de asistencia, recibo para el pago de Notario, y la elaboracin del acta respectiva. Recabar para el contrato las firmas de las personas responsables. Archivar contrato original junto con original de fianzas recibidas XIII. DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1 Elaboracin de la Licitacin de Obra.
REGISTRO
06-SIP-P01-F02/REV.00
18
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 02 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P02 Hoja No. 3 de 8 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboracin de licitaciones y contratos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 70-02-04-08-02/02DGO-01-P02/Rev.00
1.1 Recibe la Autorizacin del recurso y instrucciones de que se elabore la licitacin. da
Director General
Director de Obras
1.2
Recibe instruccin de licitar la obra y da instrucciones al encargado del rea responsable de iniciar el procedimiento. Recibe la instruccin de elaborar la licitacin y Programacin de programa los tiempos requeridos segn lo marca la los plazos normatividad, dependiendo del origen de los definidos recursos. Da la instruccin a la Secretaria de hacer el documento y de anexar las bases de licitacin para su envo a validar. Elabora convocatoria y anexa las bases de Convocatoria licitacin Turna para su validacin a la Secretara de la Contralora General. Ya validados los documentos citados
1.4
2 Secretaria 2.1
Publicacin de la convocatoria. Enva la convocatoria a las oficinas del Diario Cotizacin de publicacin Oficial para la cotizacin de la publicacin. Una vez cotizada la publicacin
2.2
Solicita el importe a la Direccin de Administracin para su pago y envo a publicar. Atiende solicitud y proporciona el recurso Turna el importe a la Coordinacin de Contratos para la publicacin de la licitacin. Turna convocatoria al Director General para su revisin y firma. Cheque
2.3 2.4
2.5
06-SIP-P01-F02/REV.00
19
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 02 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P02 Hoja No. 4 de 8 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboracin de licitaciones y contratos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 70-02-04-08-02/02DGO-01-P02/Rev.00
Precios Unitarios. Firma convocatoria y la regresa al Coordinador de Convocatoria firmada Contratos, Estimaciones y Precios Unitarios.
Director General
2.6
Una vez firmada la convocatoria y el importe del costo de la publicacin Coordinador de Contratos, 2.7 Estimaciones y Precios Unitarios. 2.8 Publicacin de la Convocatoria en el Diario Oficial
Notifica sobre la celebracin del concurso a la Secretara de Infraestructura Urbana y Ecologa, a la Secretara de Hacienda, y al Comisario pblico ciudadano. Notifica sobre la celebracin del concurso a la Secretara de la Contralora General y al rgano de Control Interno por correo electrnico, para su conocimiento y designacin del Notario Pblico.
2.10 Notifica al Residente de la celebracin del concurso de obra y de la fecha programada de la celebracin de visita al sitio de la obra. 3 3.1 Secretaria Inscripcin a la Licitacin. Captura la informacin y la sube al sistema Compranet para la participacin de todas aquellas empresas que cuenten con el sistema y prefieran inscribirse por medio electrnico. Acuse de recibo del Sistema Recibe a las empresas interesadas en participar, Electrnico de recibe el importe de la inscripcin y extiende un Contrataciones recibo. Gubernamentales
3.2
3.3
Entabla comunicacin va telefnica con las empresas que aparecen como registradas en el sistema Compranet para participar en el concurso.
06-SIP-P01-F02/REV.00
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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 02 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P02 Hoja No. 5 de 8 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboracin de licitaciones y contratos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 70-02-04-08-02/02DGO-01-P02/Rev.00
3.4 Solicita que presenten la documentacin legal para su revisin e integracin a los expedientes de empresas participantes. Recibe documentacin legal presentada por las Constancia de empresas inscritas directamente o por el sistema documentacin compranet y extiende constancia para su inclusin entregada en la propuesta. Segn la fecha programada Jefe de Residencia 3.6 Realiza la visita al sitio de la obra, muestra el lugar de la obra a los participantes, aclara dudas, al final Acta de visita al levanta constancia de los que asistieron y turna al sitio. Coordinador de Contratos. Realiza la junta de aclaraciones donde informa de Junta de los cambios si los hubiera o aclara las dudas que aclaraciones planteen los participantes en la misma. Cerrado el plazo programado para la inscripcin al concurso Secretaria 3.8 Enva el importe recabado por concepto de inscripcin a la Direccin Administrativa. Notifica al Coordinador de Contratos, Estimaciones y Precios Unitarios de los inscritos para su atencin. Acto de apertura Realiza el acto de apertura con la recepcin y Acta de apertura apertura de las propuestas presentadas por los de propuestas participantes a la licitacin.. Si al menos una propuesta cumple con los requerimientos necesarios Pasa a actividad 4.3 Si las propuestas no cumplen con los requerimientos necesarios
3.5
Secretaria
3.9
06-SIP-P01-F02/REV.00
21
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 02 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P02 Hoja No. 6 de 8 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboracin de licitaciones y contratos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 70-02-04-08-02/02DGO-01-P02/Rev.00
Coordinador de Contratos, 4.2 Estimaciones y Precios Unitarios. Coordinador de 4.3 Contratos, Estimaciones y Precios Unitarios. 4.4 Direccin Tcnica
Declara desierta la licitacin. Pasa a FIN DE PROCEDIMIENTO Establece la fecha para el fallo, recibe los paquetes de los participantes y los remite a la Direccin Tcnica para su revisin detallada y elaboracin de cuadro fro. Revisa que las propuestas cumplan con lo solicitado en las base de licitacin, revisa adems las operaciones aritmticas, que las propuestas cumplan con los aspectos tcnicos requeridos Cuadro fro como son rendimientos adecuados tanto de la mano de obra como de la maquinaria y equipo, precios de insumos de mercado, elabora cuadro fro y turna a la Coordinacin de Contratos. Recibe documentacin de concurso y cuadro fro con las observaciones, si las hubiera, y acuerda con el Director General sobre la mejor opcin para el Estado. Realiza Acta de fallo, donde se notifica la empresa Acta de Fallo ganadora. Notifica a la empresa ganadora que presente las fianzas respectivas segn lo establece la Normatividad aplicable, para la elaboracin del contrato. Pasa a la actividad sustantiva 5. Si no se tuviera una propuesta aceptable
Coordinador de 4.5 Contratos, Estimaciones y Precios Unitarios. 4.6 Coordinador de Contratos, Estimaciones y 4.7 Precios Unitarios.
Declara la licitacin desierta. Pasa a FIN DE PROCEDIMIENTO Elaboracin de Contratos. Una vez presentadas las fianzas
5.1
Elabora el contrato de obra y lo turna a la Contrato secretaria para recabar las firmas de los
06-SIP-P01-F02/REV.00
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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 02 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P02 Hoja No. 7 de 8 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboracin de licitaciones y contratos CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 70-02-04-08-02/02DGO-01-P02/Rev.00
Precios Unitarios responsables.
Recaba firmas de los responsables. Archiva contrato original junto con original de Expediente fianzas recibidas. Remite copia de contrato y copia de las fianzas al Residente responsable de la supervisin de la obra, para su seguimiento y control. Dentro los primeros cinco das del mes
5.4
5.5
Remite copia del contrato a las instancias correspondientes para su atencin y seguimiento respectivo. Fin del Procedimiento
Elabor:
Revis:
Aprob:
06-SIP-P01-F02/REV.00
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70-02-04-08-03/02DGO-01-P02/Rev.00
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Registro
Programacin de los plazos definidos
16/06/2006
Responsable/ Puesto
Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios Coordinador de Contratos Estimaciones y Precios Unitarios
Tipo de Resguardo*
Papel
Tiempo de resguardo
1 ao
Convocatoria
Papel
1 ao
Cotizacin de publicacin Cheque para publicacin Publicacin de la Convocatoria en el Diario Oficial Acuse de recibo del Sistema Electrnico de Contrataciones Gubernamentales Constancia de inclusin
Papel
1 ao
Papel
1 ao
Papel
1 ao
Papel
1 ao
Papel
1 ao
Acta de visita al sitio Lista de asistencia Junta de aclaraciones Acta de apertura de propuestas Cuadro fro
Papel
1 ao
Papel
1 ao
Papel
1 ao
Papel
1 ao
Acta de Fallo
Papel
1 ao
Contrato
Papel
1 ao
Expediente
Papel
1 ao
06-SIP-P01-F03/REV.00
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70-02-04-08-02/02DGO-01-P02/Rev.00
"una vez validadas las bases"
Inicio
Programa los tiempos requeridos segn lo marca la normativ idad, dependiendo del origen de los recursos
Elabora convocatoria, anexa las bases de licitacin y turna a validacin por parte de la Secretaria de la Contralora General
Notifica sobre la celebracin del concurso a SIUE, a la Secretara de Hacienda, y al Comisario pblico ciudadano
Notifica al Residente de la celebracin del concurso de obra y de la fecha de la visita al sitio de la obra
"Una vez recibida la documentacin" Solicita que presenten la documentacin legal para su revisin e integracin a los expedientes de empresas participantes
Realiza la v isita al sitio de la obra levanta constancia de los que asistieron y turna al Coordinador de Contratos
70-02DGO-P02-G01/Rev.00
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70-02-04-08-02/02DGO-01-P02/Rev.00
Realiza el acto de apertura con la recepcin y apertura de las propuestas presentadas por los participantes a la licitacin
Fin
Establece la fecha para el fallo, recibe los paquetes de los participantes y turna a Direccin Tcnica
Rev que las propuestas isa cumplan con lo solicitado en las base de licitacin y elabora cuadro fro
Recibe documentacin de concurso y cuadro fro y determina junto el Director General cual es la mejor propuesta
Realiza el Acta de fallo, y notifica a la empresa ganadora que presente las fianzas respectiv segn la as Normativ idad aplicable
Si Al menos una propuesta cumple con los requerimientos necesarios? Elabora el contrato de obra y lo turna a la secretaria para recabar las firmas de los responsables. Archiva contrato original junto con original de fianzas recibidas
B No
Remite copia de contrato y copia de las fianzas al Residente responsable de la supervisin de la obra, para su seguimiento y control
FIN
Fin
70-02DGO-P02-G01/Rev.00
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70-02-04-08-03/02DGO-01-P02/Rev.00
No.
1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Se programaron los tiempos requeridos para la realizacin de la licitacin segn lo marca la normatividad, dependiendo del origen de los recursos Se elabor la convocatoria y se anexaron las bases de licitacin Se turn para su validacin a la Secretara de la Contralora General? Se cotiz la publicacin de la convocatoria en el Diario Oficial? Se turn la convocatoria al Director General para su firma? Se solicit el importe necesario a la Direccin de Administracin para el pago de la publicacin? Se public la convocatoria en el Diario Oficial? Se notificaron sobre la celebracin del concurso a las instancias correspondientes? Se captur la informacin y se subi al sistema Comprante? Se recibi el importe de participacin de las empresas registradas? Se solicit la documentacin de la documentacin legal para su revisin e integracin a los expedientes de empresas participantes? Se entregaron las constancias de inclusin a las empresas participantes? Se realiz la visita al sitio de la obra y se levant la constancia de de asistencia a las empresas participantes? Se llevo a cabo la junta de aclaraciones? Se envi el importe recabado por concepto de inscripcin a la Direccin Administrativa? Se realiz el acto de apertura con la recepcin y apertura de las propuestas presentadas por los participantes? Se enviaron los paquetes de los participantes a la Direccin Tcnica para su revisin y elaboracin de cuadro fro? Se recibi el cuadro fro de la Direccin Tcnica con las observaciones, si las hubiera? Se realiz el Acta de fallo, donde se notifica la empresa ganadora? Se notific a la empresa ganadora que presente las fianzas respectivas? Fue aprobado por el Director Genera el cuadro fro y la propuesta presentada en la licitacin? Se elabor el contrato y se firmo por las personas correspondientes? Se remiti copia del contrato y copia de las fianzas al Residente responsable de la supervisin de la obra?
SI
NO
06-SIP-P01-F04/REV.00
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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 03 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P03 Hoja No. 1 de 4 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
( ) General
(X) Especfica
Direccin de Obras, Coordinacin de Superintendencia de Maquinaria A la maquinaria y vehculos de la Junta de Caminos del Estado de Sonora.
IV. DEFINICIONES
JCES: Junta de Caminos del Estado de Sonora
V. REFERENCIAS
Plan Estatal de Desarrollo. Reglamento interior. 70-06-02-36-04/02DGA-04-P12/REV.00 Adquisicin de bienes y servicios.
VI. POLTICAS
La coordinacin se har responsable de la adquisicin de refacciones menores cuando no haya existencia en almacn. Para la seleccin del proveedor a quien se le har la compra de refacciones se deber considerar las mejores condiciones de precio, calidad y tiempos de entrega.
VII. PRODUCTOS
rdenes de Compra
VIII. CLIENTE(S)
Todas las residencias y unidades administrativas de la Junta de Caminos.
IX. INDICADORES
Refacciones adquiridas / refacciones solicitadas.
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
XI. ANEXOS
70-02DGO-P03-G01/Rev.00 Diagrama de flujo del Procedimiento. Verificacin de la Ejecucin del procedimiento. Inventario de registros del procedimiento.
XII. RESPONSABILIDADES
Director de Obras: Autorizar la adquisicin de refacciones o servicios. Coordinador de Maquinaria:
06-SIP-P01-F02/REV.00
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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 03 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P03 Hoja No. 2 de 4 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
Cuando es adquisicin directa Adquirir el bien solicitado mediante una orden de trabajo con los proveedores que otorgan crdito a la JCES.
Jefe del Departamento de Adquisiciones: Elabora la orden de compra Entrega original y copia de la orden de compra al proveedor para la adquisicin de los bienes XIII. DESCRIPCIN DE LA OPERACIN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 1 1.1 Solicitud de compra de refacciones Recibe del jefe de taller reporte de necesidad de adquirir alguna refaccin. Revisa la solicitud. Se aprob la solicitud? Coordinador de Maquinaria. No Pasa a fin de procedimiento Si 1.3 Autoriza la elaboracin refacciones al almacn. Requisicin de Bienes. de la requisicin Solicitud de adquisicin de de refacciones
REGISTRO
1.2
06-SIP-P01-F02/REV.00
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ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 03 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P03 Hoja No. 3 de 4 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
3.5
06-SIP-P01-F02/REV.00
30
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Pblico 70 Macroproceso 03 Unidad Administrativa 02DGO Direccionamiento al PED 02-04-08 Subproceso 01 Procedimiento P03 Hoja No. 4 de 4 Fecha de elaboracin 16/06/2006 No. de Revisin 00
En caso de ser adquisicin directa 3.7 Coordinador de Maquinaria Adquiere el bien solicitado mediante una orden de trabajo con los proveedores que otorgan crdito a la JCES. Clasifica la factura y tramita para su pago. Pasa a 4.3 4 4.1 4.2 4.3 Recepcin de bienes. Verifica las refacciones a adquirir. Recibe las refacciones y firma de conformidad. Archiva los adquisicin. documentos generados por la Factura del bien Relacin de fondo revolvente
3.8
Coordinador de Maquinaria.
4.4
Elabor:
Revis:
Aprob:
06-SIP-P01-F02/REV.00
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Adquisicin de Refacciones
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO :
70-02-04-08-03/02DGO-01-P03/REV.00
No. Registro Tipo de Resguardo* Papel
Papel
Papel
Papel
Papel
Coordinacin de Superintendencia de Maquinaria Coordinacin de 1 ao Superintendencia de Maquinaria Tiempo de Coordinacin de vida del Superintendencia de vehculo Maquinaria Tiempo de Coordinacin de vida del Superintendencia de vehculo Maquinaria Tiempo de Coordinacin de vida del Superintendencia de vehculo Maquinaria
06-SIP-P01-F03/REV.00
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Adquisicin de Refacciones
Si Recibe del jefe de taller reporte de necesidad de adquirir alguna refaccin Se aprob la solicitud?
70-02-04-08-02/02DGO-01-P03/REV.00
Rev la solicitud isa Elabora la requisicin de las refacciones autorizadas y entrega al Departamento de Control de Inv entarios A
Inicio
No
FIN
"En caso de ser una pieza especializada" Determina que proveedor cumple con los requisitos de calidad, tiempo de entrega y precio
Adquiere el bien solicitado mediante una orden de trabajo en caso de ser adquisicion directa
70-02DGO-P03-G01/Rev.00
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Adquisicin de Refacciones
CDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
70-02-04-08-03/02DGO-01-P03/REV.00
No.
1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Se recibi del jefe de taller reporte de necesidad de adquirir alguna refaccin? Se autoriz la elaboracin de la requisicin de refacciones al almacn? Se elabor la requisicin de las refacciones autorizadas? En caso de no existir el bien Se envi la requisicin al Departamento Adquisiciones? Se determin que proveedor cumple con los requisitos de calidad, tiempo de entrega y precio? Se revis y autoriz la orden de compra por la Direccin de Obras? Se entreg original y copia de la orden de compra al proveedor para la adquisicin de los bienes? En caso de compra directa Se adquiri el bien solicitado con recursos del fondo revolvente de la Coordinacin? Se clasific y sell de pagado la factura y se tramit para su comprobacin? Se envi la relacin de fondo revolvente a la Direccin de Obras para registro y trmite correspondiente? Se verificaron las refacciones a adquirir? Se recibieron las refacciones y se firm de conformidad? Se archivaron los documentos generados por la adquisicin? Se entreg el bien al solicitante?
SI
NO
06-SIP-P01-F04/REV.00
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Bibliografa. Plan Estatal de Desarrollo 2004 2009 Reglamento Interior de la Junta de Caminos del Estado de Sonora. Gua para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos. Manual de Procedimientos de la Junta de Caminos del Estado de Sonora 2005.
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