CONTROL ADMINISTRATIVO

El control administrativo tiene como funcin central medir los resultados logrados en la etapa de ejecucin, comparar estos resultados con los estndares derivados de los objetivos definidos en la funcin de planeacin y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario. Tipos de Control Control de s o no. En el cual se detiene el proceso de ejecucin y se hace depender su continuacin de la decisin que se tome. El control de calidad por inspeccin es de esta naturaleza. Control post-accin. En este caso se espera a que termine la ejecucin, para proceder a aplicar el proceso normal de control. El control presupuestario es un ejemplo de este tipo de control. Control prospectivo. En ste los resultados se pronostican antes de que termine la ejecucin, seguidamente se calcula la desviacin entre el resultado proyectado y el estndar y se toman las medidas correctivas anticipadamente. A esta clase pertenece el control estratgico. Sistemas de control Sistema de control por excepcin. Segn el principio de Pareto en un conjunto de elementos que se van a controlar, un pequeo porcentaje en trminos de causas es equivalente a un porcentaje grande en trminos de efecto. Sistema de control preventivo. Este sistema busca aplicar las medidas correctivas antes que termine el periodo de actuacin. Se compone de un

pronostico del resultado probable seguido de una evaluacin y correccin respectiva. Sistema de informacin y control. El sistema de informacin es indispensable en el proceso de toma de decisiones; pero muy especialmente en los procesos de planeacin y control. Sistema de control empresarial. Se entiende por sistema de control empresarial al conjunto de todos los controles de la compaa y sus interrelaciones. Este sistema posee varias funciones tales como: Velar porque la gente no oriente su comportamiento hacia sus objetivos personales en detrimento de los objetivos organizacionales. Coordinar los esfuerzos de las diferentes partes de la organizacin, incluyendo un anlisis de los sistemas de informacin para que se lleve a cabo la integracin de la empresa. Garantizar la obtencin de los objetivos de la organizacin, lo cual se puede lograr mediante la fijacin de objetivos estratgicos, que arrastraran todas las dems metas. Finalmente, el sistema debe proporcionar retroalimentacion para la identificacin de problemas. En este sentido se requiere una operacin continua de los sistemas de informacin. componentes del sistema del Sistema de Control Empresarial El sistema de control empresarial esta compuesto por una serie de subsistemas, los cuales se encuentra integrados a partir del control estratgico. Control estratgico. Tiene como finalidad verificar la obtencin de los objetivos estratgicos para decidir si se replantea la estrategia empleada actualmente o si continuamos con ella.

Los objetivos estratgicos pueden ser de tres tipos: rentabilidad, crecimiento y flexibilidad. El objetivo de rentabilidad se expresa, en trminos generales, mediante la razn: Rentabilidad = (Utilidad / Inversin) Si el objetivo de rentabilidad va enfocada desde la mira de los accionistas, la formula se expresa as: R-P = (Utilidad neta / Patrimonio) Y si el objetivo de rentabilidad se enfoca desde la ptica de la gerencia, la formula se expresara as: R-A = (Utilidad operacional / Activo total)

El objetivo de crecimiento se refiere a la expansin de la empresa e implica mirar la rentabilidad a largo plazo. Los objetivos se pueden fijar en trminos de porcentaje de aumento de la utilidad o incremento en las ventas, la participacin de mercado o los activos. En este caso, debe existir cierto equilibrio entre el objetivo de rentabilidad y el objetivo de crecimiento, ya que si hacemos un fuerte nfasis sobre la rentabilidad a corto plazo, sacrificamos el crecimiento, as mismo, cuando crecemos a una taza rpida, podemos resentir la rentabilidad a corto plazo, y aun ms, poner en peligro la vida de la empresa.

Finalmente, tenemos que considerar los objetivos de flexibilidad, que buscan garantizar la supervivencia de la empresa frente a las contingencias del entorno. Los principales objetivos de esta ndole son los de liquidez y endeudamiento. El objetivo de liquidez busca resguardar a la empresa contra situaciones difciles de pagos en compromisos a corto plazo. Se expresa por el ndice de razn corriente: Razn corriente = (Activos corrientes / Pasivos corrientes ) El objetivo de endeudamiento busca salvaguardar la empresa contra situaciones difciles de solvencia y, en consecuencia, de una quiebra eventual, y se mide por el ndice de nivel de endeudamiento: L = (Pasivo total / Activo total ) Control financiero El control financiero se realiza de dos maneras: mediante estndares y por presupuestos. El primero requiere el empleo de ndices financieros, mientras que los segundos se basan en la planeacin. La forma como opera el control financiero por ndices se basa en el establecimiento previo de un ndice estndar y posteriormente el clculo, con base en la informacin contable, del ndice-resultado, cotejndolos luego, para evaluar las desviaciones y tomar las medidas correctivas que se requieren. Los ndices mas importantes son los siguientes: 1.Perodo medio de cobranza. Este es un ndice de velocidad de recuperacin de cartera de la empresa. Se expresa por la siguiente formula:

(Cuentas por cobrar) (Das del ao) Ventas anuales a crdito 2.Rotacin de cartera. Es una forma de expresar la recuperacin de la cartera. Pueden emplearse las siguientes frmulas: Ventas anuales a crdito o Cuentas por cobrar __ Das del ao_______ Periodo medio de cobranza

3.Rotacin de Cuentas por pagar. Mide la elasticidad de las obligaciones a corto plazo, y se obtiene mediante la expresin: _Compras anuales_ Cuentas por pagar 4.Rotacin de inventarios. Es un ndice de liquidez de los inventario, y se calcula as: Costo de la mercanca vendida Inventario promedio 5.Taza de retorno sobre la accin. Es un ndice de rentabilidad orientado hacia el inversionista en acciones. Se obtiene as: Ganancia despus de impuesto Valor de la accin

6.Rotacin de activos. Es una medida de eficiencia de operacin. Se calcula mediante la formula: ___Ventas____ Activo fijo total 7.Indice de solvencia ganacia-inters. Expresa la medida en que la empresa puede reducir las ganancias, siendo capaz de afrontar sus obligaciones de deuda, se computa por la expresin: Ganancia antes de impuestos + intereses Intereses El control financiero por presupuestos se basa en dos herramientas: el plan de utilidad y el plan de fondos. El plan de utilidad incluye el presupuesto de utilidad y los presupuesto operacionales, mientras que el plan de fondos esta constituido por el presupuesto de capital y el presupuesto de fondos. Veamos estos componentes:
1. El presupuesto de utilidad. Fija los niveles de utilidad neta y de operacin

de la compaa, a partir del objetivo estratgico de rentabilidad.

2. Los presupuesto operacionales. Representan las proyecciones de cada

partida del estado de perdidas y ganancias, as: ventas, costo de materiales, mano de obra directa, gastos generales de fabricacin, gastos generales de administracin y ventas.
3. Presupuesto de capital. Expresa el total de las inversiones de la compaa.

4. Presupuesto de fondos. Incluye el presupuesto de efectivo de la empresa, el

balance general proyectado y flujo de fondos proyectado.

El control presupuestal opera mediante la comparacin entre cada partida presupuestada con el resultado real medido por el sistema de informacin contable. Se calculan las desviaciones y se toman las medidas correctivas del caso. Finalmente debemos mencionar una tcnica, ampliamente difundida, de control financiero denominada punto de equilibrio. Tal control se desarrolla considerando como estndar el nivel de produccin en el cual los ingresos y los costos y gastos se igualan, esto es, el punto donde la utilidad es cero. Ventas = Costos variables + Costos fijos pQ = vQ + F Qe = F/(p-v)

donde p es el precio unitario, Q es el volumen vendido, v el costo variable unitario, y F el costo fijo. De esta manera, el punto de equilibrio se obtiene dividiendo el costo fijo por el margen unitario bruto. Geomtricamente se expresa as: Aqu se observa la importancia del punto de equilibrio: en volmenes mayores que Qe, la compaa obtiene utilidades, mientras que en cantidades de venta menores que este se presenta perdida. Qe es un punto de corte.

Control de Mercadeo
El control de las actividades de mercadeo es importante por la relacin directa que tiene con los objetivos estratgicos. Los componentes ms importantes de este control son: el control de margen de ventas, el volumen de ventas y gastos de mercadeo.

Control de margen de ventas. Se entiende por margen de venta a la razn entre la ganancia y el valor de las ventas. Tal margen se puede expresar de dos formas: el margen bruto y el margen neto as: Margen Bruto = (Ventas - costo de mercanca vendida ) / Ventas Margen Neto = Ganancia despus de impuesto / Ventas El control de tal variable se realiza tomando como estndar el objetivo de rentabilidad de las ventas requerido por la rentabilidad exigida por el plan de beneficios. La variacin resultante de compara este estndar con la variacin real debe explicarse para tomar las medidas correctivas. Control de volumen de ventas. Este control consiste en comparar las cuotas de venta (estndares) con la cantidad realmente vendida. Dicho anlisis se hace por productos, territorios de ventas y vendedores. Su operacin practica exige un sistema de informacin que parte de cada vendedor y se va agregando posteriormente en cada nivel jerrquico de la estructura organizacional del departamento de mercadeo hasta logra una cifra global para esta unidad. Para alcanzar esta meta, los informes de ventas desempean un papel fundamental. Control de gastos de mercadeo. El departamento de mercadeo es tambin un centro de gastos, por lo tanto, debe ejercer el control sobre todos aquellos gastos relacionados con el mercadeo, tales como: canales de distribucin, promocin, propaganda, distribucin fsica y fuerza de venta.

Control de produccin
El control de la produccin se basa en el programa de produccin, el cual fijo los volmenes de produccin que se deben fabricar a lo largo del tiempo. Para adelantar el control, se comparan los niveles programados con los resultados de la operacin de la fabrica.

Control de calidad

Es fundamentalmente un control por estndar. Como patrn de comparacin se establecen los grficos de control de calidad en los cuales se definen el margen de tolerancia, bajo el cual debe mover una determinada caracterstica del producto.

Control de productividad
El control sobre la productividad tambin es por estndar. Se puede expresar de dos formas: productividad media o marginal. La productividad media es la razn entre la produccin total y la cantidad de recurso empleado. PM = Produccin total / Cantidad de recursos empleada En cambio, la productividad marginal expresa el cambio que se genera en la produccin cuando el recurso se incrementa en una pequea cantidad, expresada en unidad de recurso. PMa = dP / dR donde P es el nivel de produccin, y R cantidad de recurso aplicada, dP/dR es la derivada o relacin de cambio infinitesimal.

Control de inventarios
Este control busca mantener los niveles de inventarios en cantidades tales que permitan satisfacer oportunamente la demanda sin sobrecargar los costos de la empresa.

Control de personal
El factor humano tiene gran importancia para los resultados de la empresa, de all que el control sobre el recurso humano es ineludible. El control se desarrolla en mtodos estndares y programas. El estndar ms empleado es el

ndice de rotacin, que se mide por la razn entre el numero de retiros y el personal total: R = Retiros / Personal total Tambin existen otros estndares que son tiles, como el numero de ausencias o faltas al trabajo, el numero de quejas, la cantidad de promociones y el ndice de incremento real del salario. Adems del control sobre estas variables, es necesario verificar el cumplimiento de los programas elaborados en el arrea de personal, tales como el mejoramiento de la comunicacin, capacitacin y desarrollo humano y mejoramiento de la cultura y el clima organizacional.

Otros mtodos de control son:

Evaluacin de desempeo. Es un mecanismo administrativo mediante

el cual se busca medir el grado de realizacin (logro) de las personas en la empresa. Ella cubre tres reas de actividades de la empresa: operativa, funcional y administrativa. La primera, se refiere a las labores logsticas o de trabajo recurrente; la segunda, a las actividades tcnicas de finanzas, produccin, mercadeo e ingeniera; y la tercera, a las actividades propiamente administrativas ( Planeacin, Organizacin, Direccin y Control ).

Auditoria contable.

Busca determinar el grado de efectividad del sistema de informacin contable. Su labor termina con la formalicen de un dictamen acerca del nivel de razonabilidad de los Estados Financieros de la empresa. Su forma de operacin consiste en la inspeccin de las cuentas, evaluando el sistema de control interno.

Sistema de control interno.

Es el conjunto de mecanismos que permiten alcanzar un alto grado de control sin hacer intervenciones frecuentes.

Este se compone de formas, procedimientos, maquinas y mecanismos organizacionales.

Auditoria administrativa. Su funcin es evaluar el sistema de control

empresarial para lograr un dictamen acerca de la efectividad administrativa con que opera la compaa. La auditoria administrativa trabaja en los siguientes frentes: Evaluacin de cada uno de los componentes del control empresarial. Deteccin de reas de ineficiencia. Mejoramiento de los mtodos y procedimientos administrativos. Mejoramiento de los sistemas de informacin, incluyendo tanto el contable como el estadstico.