GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

SECRETARIA DE ESTADO DOS NEGCIOS DA FAZENDA

Nota Fiscal Paulista

Manual do Contribuinte e do Contabilista

Verso 1.5 17/09/2008

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Verso: 1.4

ndice Analtico
1. Consideraes Gerais 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2. Definio Documentos Fiscais Abrangidos Benefcios para o estabelecimento comercial que emite Nota Fiscal e registra documentos no sistema Nota Fiscal Paulista Benefcios para quem receber uma Nota Fiscal emitida ou registrada no Sistema da Nota Fiscal Paulista Benefcios para a sociedade no programa Nota Fiscal Paulista 3 3 4 4 4 4 4 4 5 6 6 7 8 8 8 11 12 12 13 14 14 14 15 16 17 17 18 18 18 19 19 20 20 21 21 21 22 22 22 24 Pgina 2 de 39

Dados do Usurio e Senha 2.1 Criao de Usurio e senha no PFE 2.2 Usurio Pai e Usurio Filho Acesso ao Sistema 3.1 3.2 Autenticao do Usurio Seleo de Estabelecimento

3.

4.

Dados do Estabelecimento 4.1 4.2 4.3 4.4 Informaes do Estabelecimento Outras Informaes do Estabelecimento: Dados de Contato: Opes para confirmao de emisso de documentos fiscais:

5. 6.

Perfil de Acesso Emisso de Nota Fiscal On-line 6.1 Emisso de Nota Fiscal On-line 6.1.1 Dados da Nota Fiscal 6.1.2 Dados do Destinatrio 6.1.3 Itens da Nota Fiscal 6.1.4 Venda a Prazo 6.1.5 Entrega em domiclio 6.1.6 Valores Totais 6.1.7 Informaes Adicionais 6.1.8 Limpar dados 6.1.9 Verificar Nota Fiscal 6.1.10 Conferir dados digitados 6.1.11 Emitir Nota Fiscal 6.1.12 Imprimir Nota Fiscal

7.

Registro de NF modelo 2 j emitida em papel 7.1 Registro por Digitao 7.1.1 Dados da Nota Fiscal 7.1.2 Conferir dados digitados 7.1.3 Registrar Nota Fiscal 7.2 Envio de arquivo com lote de Nota Fiscal de Venda a Consumidor 7.2.1 Envio de Arquivo para Registro de Notas Fiscais 7.2.2 Teste de Arquivo

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7.3 7.4 7.5

7.2.3 Acompanhando o processamento do envio Retificao de Registro de Nota Fiscal de Venda a Consumidor (Modelo 2) 7.3.1 Retificao de dados da chave de identificao da Nota Fiscal Modelo 2 Retificao de Registro de Cupom Fiscal Prazos de Registro e Retificao 7.5.1 Do prazo para efetuar o registro eletrnico de documentos fiscais (REDF) 7.5.2 Do prazo para efetuar a retificao do registro eletrnico de documentos fiscais (REDF)

24 27 28 28 29 29 30 31 31 32 32 33 33 34 34 36 36 37 37 38

8.

Cancelamento de Nota Fiscal 8.1 Cancelando uma Nota Fiscal

9.

Envio de arquivo de Cupons Fiscais

10. Registro de NF modelo 1/1A 11. Consultas a Documentos Fiscais 11.1 Consulta Individual 11.2 Consulta em Lote 11.2.1 Realizando uma Consulta de Nota Fiscal 11.2.2 Cancelando/Retificando/Imprimindo uma Nota Fiscal 11.2.3 Exportao do Resultado da Consulta 12. Reclamao 12.1 Registrando uma Reclamao 13. Lista de Contribuintes

1. Consideraes Gerais
1.1 Definio Nota Fiscal Paulista um programa de estimulo cidadania fiscal no Estado de So Paulo, implementado pela Lei n 12.685 e pelo Decreto n 52.096, ambos publicados em 29/08/2007, que tem por objetivo estimular os consumidores a exigirem a entrega do documento fiscal na hora da compra. Alm disso, visa gerar crditos aos consumidores, aos cidados e as empresas do Estado. Para isso, basta ao consumidor solicitar o documento fiscal no ato da compra e informar o seu CPF ou CNPJ para ter direito aos crditos e concorrer a prmios. O estabelecimento comercial dever transmitir, no prazo definido pela legislao, os dados das notas fiscais de venda ao consumidor, notas fiscais modelo 1 e 1-A, e dos cupons fiscais emitidos no perodo. A no transmisso desses dados poder resultar em penalidades tributrias e no tributrias previstas na legislao. Cabe ressaltar que a emisso de documento fiscal uma obrigao do estabelecimento comercial e um dever do consumidor, como cidado, exigir seu cumprimento. Todas as empresas contribuintes do ICMS devero se integrar nova sistemtica de acordo com o cronograma de implantao por setor de atividade, conforme Resoluo SF-49, publicada no D.O.E em 29/08/2007. O cronograma, de uma forma sinttica, fica assim: Outubro/07: Restaurantes Pgina 3 de 39

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Novembro/07: Padarias, Bares, Lanchonetes e outros Dezembro/07: Artigos Esportivos, ptica, Fotogrficos, Viagem e outros Janeiro/08: Automveis, Motocicletas, Barcos,Combustveis e outros Fevereiro/08: Materiais de Construo Maro/08: Produtos para Casa e Escritrio Abril/08: Produtos Alimentcios e Farmacuticos Maio/08: Roupas, Calados, Acessrios e outros

1.2 Documentos Fiscais Abrangidos Nota Fiscal de Venda a Consumidor (Modelo 2) Nota Fiscal de Venda a Consumidor On-line Cupom Fiscal Nota Fiscal (Modelo 1 e 1A) Nota Fiscal Eletrnica

1.3 Benefcios para o estabelecimento comercial que emite Nota Fiscal e registra documentos no sistema Nota Fiscal Paulista Dispensa de apresentao dos documentos fiscais registrados ao Fisco Paulista; Reduo do comrcio informal e de produtos ilegais; Dispensa de AIDF Autorizao para Impresso de Documentos Fiscais no caso de emisso exclusiva de Nota Fiscal On-line; Maior isonomia e justia fiscal, com diminuio da concorrncia desleal;

1.4 Benefcios para quem receber uma Nota Fiscal emitida ou registrada no Sistema da Nota Fiscal Paulista Reduo da carga tributria individual: o o At 30% do ICMS recolhido a cada ms pelo estabelecimento fornecedor ser distribudo a todos os compradores, proporcionalmente ao valor da compra; podero ser realizados sorteios que distribuiro prmios para os consumidores que possurem a Nota Fiscal Paulista.

1.5 Benefcios para a sociedade no programa Nota Fiscal Paulista Reduo do consumo de papel (impacto ecolgico); Incentivo ao comrcio eletrnico; Padronizao dos relacionamentos eletrnicos; Reduo do comrcio informal e de produtos ilegais.

2. Dados do Usurio e Senha

2.1 Criao de Usurio e senha no PFE A identificao de usurio e senha utilizados para acessar o sistema Nota Fiscal Paulista so os mesmos do sistema Posto Fiscal Eletrnico (PFE) da Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo.

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Antes de acessar o sistema Nota Fiscal Paulista, os estabelecimentos comerciais que no possuem uma senha no PFE devero preencher o formulrio (encontrado no site do PFE) e entregar no Posto Fiscal de sua jurisdio. O sistema PFE pode ser acessado atravs do endereo eletrnico http://pfe.fazenda.sp.gov.br/.

Todas as aes relacionadas senha, como alterao de senha e criao de novos usurios para um estabelecimento, devero ser efetuadas no Posto Fiscal Eletrnico (PFE). Qualquer ao realizada no sistema PFE pode demorar at 24 horas para ser atualizada no sistema Nota Fiscal Paulista. Por exemplo, se um usurio for cadastrado no PFE, provavelmente ele ter acesso ao sistema Nota Fiscal Paulista apenas no dia seguinte. O mesmo ocorre no caso de excluso de usurio. De qualquer forma, enquanto o Nota Fiscal Paulista no processa a excluso do usurio, possvel restringir seu acesso dentro do sistema. Para mais informaes, consulte o item 5 deste manual.

2.2 Usurio Pai e Usurio Filho No sistema PFE cada estabelecimento comercial deve cadastrar um usurio-pai, que representa o responsvel pelo estabelecimento comercial. Esse usurio-pai pode criar usurios-filhos. No sistema Nota Fiscal Paulista, o usurio pai sempre ter acesso a todas as funcionalidades do sistema, enquanto os usurios filhos somente acessaro as funcionalidades delegadas pelo usurio pai. Para mais informaes sobre a delegao de acesso, consulte o item 5 desse manual.

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3. Acesso ao Sistema
Para acessar o sistema Nota Fiscal Paulista, entre no site da Secretaria da Fazenda (http://www.fazenda.sp.gov.br/) e clique no link Nota Fiscal Paulista. possvel tambm entrar www.nfp.fazenda.sp.gov.br. diretamente na pgina inicial do sistema atravs do link:

Caso aparea algum Alerta de Segurana no seu browser, confirme para continuar a operao. Na pgina inicial, clique na opo Acesso ao Sistema.

3.1 Autenticao do Usurio Na tela de login, selecione a sua categoria de usurio (Contribuinte ICMS ou Contabilista, conforme o caso) e digite: Identificao do Usurio Login do Usurio registrado no sistema PFE. Existe diferenciao entre letras maisculas e minsculas. Senha Utilize a Senha registrada no sistema PFE. Cdigo que aparece na imagem As letras exibidas no cdigo da imagem so sempre minsculas, para que no se confunda letras com nmeros durante a leitura.

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3.2 Seleo de Estabelecimento Se o usurio estiver vinculado a mais de um estabelecimento habilitado a acessar o sistema, ser apresentada uma lista de todos esses estabelecimentos habilitados. Neste caso, necessrio selecionar um estabelecimento para o qual sero executadas as aes no sistema.

Se houver apenas um estabelecimento habilitado, a lista citada no ser exibida, e o sistema entra diretamente no nico estabelecimento vinculado ao usurio.

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Se no houver nenhum estabelecimento habilitado, o sistema avisar que no ser possvel acessar suas funcionalidades e o usurio dever encerrar a sesso e providenciar a criao de uma senha, vinculando a esse estabelecimento. Todas as aes executadas no sistema referem-se ao estabelecimento selecionado. Voc pode, a qualquer tempo, trocar o estabelecimento com o qual est trabalhando.

4. Dados do Estabelecimento
Para acessar o sistema com um estabelecimento selecionado, necessrio que sejam preenchidos os dados do mesmo no sistema da Nota Fiscal Paulista, que contm algumas informaes adicionais s contidas na Declarao Cadastral da Secretaria da Fazenda (Deca) e opes de uso do sistema. Quando um estabelecimento selecionado por um usurio (vide item 3.2), se os seus dados ainda no foram preenchidos, necessrio complet-los antes de executar qualquer outra ao para esse estabelecimento. Se os dados j estiverem completos, esta tela no exibida. Se a funcionalidade de configurao do perfil do contribuinte no foi delegada pelo usurio pai a um filho ou se o sistema estiver sendo acessado por um contabilista, o usurio no poder acessar as funcionalidades do sistema para o estabelecimento selecionado at que outra pessoa habilitada complete seus dados. Os dados so: 4.1 Informaes do Estabelecimento Os dados desta seo sero extrados da DECA e viro preenchidos automaticamente. Esses dados no podero ser alterados, exceto o e-mail e o CPF/CNPJ do Contador.

4.2 Outras Informaes do Estabelecimento: Site na Internet: Digite aqui o endereo da home-page do estabelecimento comercial, caso possua.

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Resumo sobre a atuao do estabelecimento: texto livre de apresentao do estabelecimento comercial. Essa informao ficar disponvel na Lista de Estabelecimentos Emissores que ficar disponvel aos consumidores. Ramos de Atuao: o preenchimento desses campos se d pelo boto Selecionar Ramos. Essa informao ser utilizada na Lista de Estabelecimentos Emissores, que ficar disponvel aos consumidores. A lista de estabelecimentos emissores uma consulta pblica (no requer login), em que qualquer usurio que acesse a pgina da Nota Fiscal Paulista (NFP) poder consultar os estabelecimentos que participam do programa NFP. Informar corretamente o Resumo e os Ramos de Atuao ajudar potenciais consumidores a terem conhecimento de seu estabelecimento comercial. Para inserir o(s) ramo(s) de atuao do estabelecimento, clique no boto Selecionar Ramos. Em seguida, navegue pelas opes (Alimentao, Comrcio, Indstria) para selecionar em que ramos o estabelecimento se encaixa.

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Os dados preenchidos nesta tela no alteram os dados do estabelecimento no cadastro da Secretaria da Fazenda de So Paulo. Os ramos de atuao no so a mesma informao do CNAE.

Logotipo: O estabelecimento pode selecionar o logotipo (imagem) que ser exibido nas Notas Fiscais do estabelecimento (na emisso ou na consulta). Clique no boto Procurar para selecionar um arquivo de imagem nos formatos GIF ou JPEG e em seguida, no boto Carregar Logo. A imagem contida no arquivo selecionado aparecer na tela.

4.3 Dados de Contato: Nome, e-mail, telefone (informar com DDD): Informaes para contato com a pessoa responsvel pelo sistema no estabelecimento, para acionamento por parte da Secretaria da Fazenda, se necessrio. Frase de Segurana: um texto de livre escolha do usurio que ir aparecer nos e-mails enviados pelo sistema da Nota Fiscal Paulista, para garantir sua origem. Pgina 11 de 39

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4.4 Opes para confirmao de emisso de documentos fiscais: Desejo receber automaticamente a confirmao do envio e/ou registro de Notas Fiscais e Cupons Fiscais recebidos pelo estabelecimento por E-MAIL. Essa opo utilizada para receber por e-mail em que o estabelecimento figurar como destinatrio. E-mail para recebimento de NF Paulista: Endereo para onde ser enviado arquivo com a Nota Fiscal ou o Cupom Fiscal emitidos em nome do estabelecimento.

Para confirmar os Dados do Estabelecimento, clique em Atualizar. As alteraes (inclusive de logotipo) sero salvas nesse momento. Caso no deseje salvar as alteraes, clique em Voltar ou acesse outra funcionalidade do sistema, sem clicar em Atualizar. Em qualquer momento, durante o uso normal do sistema, possvel (para os estabelecimentos comerciais) voltar a essa funcionalidade para alterar os seus dados e as opes de uso do sistema atravs do menu Configurar Perfil do Contribuinte (para usurios filhos, o acesso a essa funcionalidade depende de permisso do usurio pai).

5. Perfil de Acesso
O acesso ao sistema da Nota Fiscal Paulista diferenciado conforme o tipo de usurio que o est acessando. Por questes de segurana, existem funcionalidades que so exclusivas do usurio-pai e outras que so restritas inicialmente, mas que podem opcionalmente ser delegadas aos usurios-filhos (vide item 2.2 para maiores explicaes sobre usurios pai e filho). Os estabelecimentos comerciais e contabilistas com perfil de usurio-pai no PFE tm autorizao de acesso a todas as funcionalidades disponibilizadas s suas categorias. J seus usurios-filhos iniciam o uso do sistema com autorizao restrita ao teste de arquivos (vide itens 7.2.2), ou seja, s podero acessar as demais funcionalidades do sistema caso seu usurio pai os autorize. Para alterar o perfil de acesso de um usurio-filho, dando-lhe ou tirando-lhe autorizaes, acesse o menu Configurar Delegar Acesso. Ser exibida uma tela que mostra quais usurios tm permisso para cada perfil:

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Para cada perfil, possvel informar qual(is) dos usurios-filhos ter ou no acesso, selecionando ou desmarcando a coluna Ativo. Para concluir, clique em Salvar. Cada perfil apresentado representa um conjunto com uma ou mais funcionalidades do sistema (vide tabela abaixo): Nome do Perfil Emite NF On-line (S para estabelecimento comercial) Envia Arquivo Altera Perfil (S para estabelecimento comercial) Consulta NF/CF Altera NF Modelo 2 Cancela Nota Fiscal On-line (S para estabelecimento comercial) Efetua Reclamao Registra NF modelo 2 Funcionalidade(s) Associada(s) Emisso de Nota Fiscal Paulista de forma on-line Enviar arquivo de NF modelo 2, NF modelo 1 e 1-A e de Cupom Fiscal para registro Altera dados do Estabelecimento Consultar NF/CF em Lote e Exportar resultado para arquivo Cancelar registro de NF Modelo 2 Cancelar Nota Fiscal emitida on-line Incluir e consultar Reclamaes Registrar NF Modelo 2 no Site

6. Emisso de Nota Fiscal On-line

Conforme j abordado, o sistema Nota Fiscal Paulista trabalha com 5 tipos de documentos fiscais: Nota Fiscal On-line, que emitida no prprio Portal da Nota Fiscal Paulista; Nota Fiscal de Venda a Consumidor (Modelo 2), que emitida em papel e cujos dados devem ser registrados posteriormente no sistema da Nota Fiscal Paulista; Cupom Fiscal, que emitido pelos ECF - equipamentos emissores de Cupom Fiscal, e que, ser registrado eletronicamente por lote no sistema da Nota Fiscal Paulista; Nota Fiscal mod. 1 ou 1-A, que ser registrada no sistema da Nota Fiscal Paulista por lote; Pgina 13 de 39

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Nota Fiscal Eletrnica, geralmente utilizada nas operaes entre empresas e com disciplina de emisso especfica (ver www.fazenda.sp.gov.br/nfe).

Neste captulo, abordaremos a emisso da Nota Fiscal On-line, que pode ser feita em substituio emisso da Nota Fiscal modelo 2 em papel (ou emisso de Cupom Fiscal em casos de contingncia), nas vendas a consumidor final. A Nota Fiscal on-line deve ser emitida e entregue ao consumidor no ato da venda, antes da sada da mercadoria, como uma Nota Fiscal de Venda a Consumidor. Apenas os estabelecimentos comerciais podem emitir esse tipo de documento, pois ele deve ser gerado no momento da venda ao consumidor. Contabilistas no possuem essa permisso. 6.1 Emisso de Nota Fiscal On-line Para emitir a Nota Fiscal de forma on-line, acesse a opo do menu: Digitar Documento -> Emitir NF On-line. 6.1.1 Dados da Nota Fiscal A data de sada da mercadoria vem preenchida automaticamente com a data atual.

Se a mercadoria sair do estabelecimento em data diversa, este campo deve ser alterado.

6.1.2 Dados do Destinatrio Se a Nota Fiscal no tiver a identificao do destinatrio, selecione a opo No Informado. Neste caso a Nota Fiscal no gerar crdito do Programa de Incentivo Cidadania Fiscal para o consumidor.

Se houver identificao do destinatrio, informe se ele pessoa jurdica (CNPJ) ou pessoa fsica (CPF). Digite o CPF/CNPJ e clique em Buscar. O sistema validar se o cdigo do CPF/CNPJ vlido. Para pessoas jurdicas que preencheram seu perfil no sistema Nota Fiscal Paulista, o endereo vir automaticamente preenchido pelo sistema. Para Pessoas Fsicas, caso tenham optado por permitir que seus dados sejam utilizados para o preenchimento da Nota Fiscal, essa informao ser automaticamente preenchida, mas no so obrigatrias. Independentemente da opo, caso o consumidor queira, esses dados podero ser digitados.

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6.1.3

Itens da Nota Fiscal

Digite os dados do primeiro item da Nota Fiscal e clique em Incluir Item. Repita essa operao para todos os itens da Nota Fiscal. Ao clicar no boto de incluso, o item registrado na lista de itens. Os campos a serem informados so: Informao
Descrio Unidade Quantidade

Observao
Marca, tipo, modelo, espcie, qualidade e demais elementos que permitam a perfeita identificao do item

Exemplo: Kg, m, un, l, etc.

Quantidade

Valor Unitrio Tipo de receita

Valor de uma unidade de comercializao Revenda de Mercadoria Revenda de Mercadorias no Sujeitas a Substituio Tributria Venda de Merc. Ind. Pelo Emitente Venda de Mercadoria Industrializada pelo Emitente da Nota Fiscal Revenda de Mercadorias Sujeitas a ST Revenda de Mercadorias Sujeitas a Substituio Tributria ( o imposto j foi ou ser recolhido em outra etapa da cadeia produtiva) ou de produtos imunes.

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Se algum item for includo com erro e precisar ser corrigido, clique em Alterar na linha do item para abrir a tela de alterao.

6.1.4

Venda a Prazo

Se a Nota Fiscal estiver relacionada a uma venda a prazo, clique na opo correspondente. Essa ao resultar na exibio de campos para preenchimento dos dados da venda a prazo. Digite os dados da primeira prestao e clique em Incluir Prestao. Repita essa operao para todas as prestaes. Ao clicar no boto de incluso, a parcela registrada na lista de prestaes.

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Se alguma prestao for includa com erro e precisar ser corrigida, clique em Alterar na linha correspondente para abrir a tela de alterao.

6.1.5

Entrega em domiclio

Se a Nota Fiscal estiver relacionada a uma entrega em domiclio, clique na opo correspondente. Essa ao resultar na exibio de campos para preenchimento dos dados da entrega em domiclio. Os dados do local de entrega podem repetir os dados do endereo do destinatrio por meio do clique no boto Repetir Dados do Destinatrio.

6.1.6

Valores Totais

O valor total da Nota fiscal calculado segundo a frmula:

Valor Total dos Produtos + Frete + Seguro + Outras Despesas Acessrias - (Desconto) a) = Valor Total da Nota Fiscal
Aps a modificao de qualquer valor da frmula acima, necessrio clicar no boto Calcular para atualizar o clculo do valor total da Nota Fiscal.

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6.1.7 Informaes Adicionais Os dois campos de informaes adicionais so de livre digitao e podem ser utilizados para incluso de textos exigidos pela legislao ou de interesse do emitente.

6.1.8

Limpar dados

Se desejar limpar todos os dados digitados na Nota Fiscal em processo de emisso, clique no boto Limpar Dados. Essa opo ser exibida na parte inferior da tela somente aps a incluso do primeiro item da Nota Fiscal.

6.1.9 Verificar Nota Fiscal Clique no boto Verificar Nota Fiscal para que o sistema valide as informaes digitadas. Essa opo ser exibida na parte inferior da tela somente aps a incluso do primeiro item da Nota Fiscal.

Todas as mensagens de erro so exibidas no incio do formulrio, acima de Dados da Nota Fiscal. Pgina 18 de 39

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6.1.10

Conferir dados digitados

Se todos os campos forem validados pelo sistema, ser apresentada uma tela para conferncia dos dados digitados para a Nota Fiscal.

Se algum dado estiver incorreto, clique em Corrigir Dados para alterar os dados dessa Nota Fiscal. possvel tambm desistir de emitir a nota com os dados digitados e clicar em Nova NF para emitir uma nova Nota Fiscal. Neste caso, a Nota Fiscal no ser emitida e todos os dados mostrados na tela de conferncia sero descartados.

6.1.11

Emitir Nota Fiscal

Se os dados foram confirmados, clique em Emitir Nota Fiscal. Com essa ao, a Nota Fiscal receber uma identificao (nmero e srie) e sero atribudas data e hora da emisso, que corresponder hora atual.

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Nessa tela possvel clicar em Nova NF para emitir uma nova Nota Fiscal ou em Imprimir NF, para imprimi-la.

6.1.12 Imprimir Nota Fiscal Para imprimir a Nota Fiscal necessrio ter o aplicativo Adobe Reader, que pode ser obtido gratuitamente na internet (ver http://www.adobe.com.br/products/acrobat/readstep2.html) Ao solicitar a impresso do documento, uma janela do Adobe Reader aberta, disponibilizando o arquivo (extenso .pdf) para ser impresso ou salvo no disco local.

7. Registro de NF modelo 2 j emitida em papel

Este captulo aborda o registro eletrnico no sistema da Nota Fiscal Paulista das Notas Fiscais de Venda a Consumidor (Modelo 2) emitidas manualmente, em papel, pelo estabelecimento durante determinado perodo. Durante a venda, o estabelecimento comercial emite e entrega normalmente ao consumidor as Notas Fiscais em papel. Dentro do prazo definido na legislao, a Nota Fiscal deve ser registrada no sistema, sendo que existem duas formas de fazer isso: digitando-se na tela do prprio sistema os dados das Notas Fiscais emitidas no perodo ou por meio do envio de um arquivo contendo os dados das mesmas. O estabelecimento deve efetuar o registro at o prazo definido pelo ltimo dgito do seu CNPJ base que varia entre o dia 10 e 19 do ms subseqente ao da emisso, conforme item 7.4 deste manual. Assim, para as vendas efetuadas, por exemplo, em Janeiro, deve ser efetuado o registro j em fevereiro.

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7.1 Registro por Digitao Para registrar a Nota Fiscal modelo 2 emitida em papel, acesse a opo do menu: Digitar Documento > Registrar NF Modelo 2 Essa operao pode ser executada pelos estabelecimentos comerciais ou por seus contabilistas (no caso de usurios-filho, depender de autorizao via perfil de acesso). O preenchimento do registro da Nota Fiscal contm quase os mesmos campos da emisso da Nota Fiscal On-line. A diferena est nos campos de identificao documento. No registro, o nmero, srie, sub-srie e data da emisso devem ser preenchidos pelo estabelecimento comercial com os dados da Nota Fiscal modelo 2 que j foi emitida. 7.1.1 Dados da Nota Fiscal

Preencha o nmero, a srie, a sub-srie e a data de emisso da Nota Fiscal e a data de sada da mercadoria.

Os demais campos so idnticos aos da emisso de Nota Fiscal On-line (vide itens 6.1.2 a 6.1.9 desse manual). Aps inserir os dados, clique em Verificar NF.

7.1.2

Conferir dados digitados

Se todos os campos forem validados, ser apresentada uma tela para conferncia dos dados digitados para a Nota Fiscal.

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Se algum dado estiver incorreto, clique em Corrigir Dados para alterar os dados dessa Nota Fiscal. possvel tambm desistir de registrar a nota com os dados digitados e clicar em Nova NF para registrar uma nova Nota Fiscal. Neste caso, a Nota Fiscal no ser gravada e todos os dados mostrados na tela de conferncia sero descartados.

7.1.3

Registrar Nota Fiscal

Se os dados foram confirmados, clique em Registrar Nota Fiscal. Com essa ao, a Nota Fiscal ser gravada.

7.2 Envio de arquivo com lote de Nota Fiscal de Venda a Consumidor Alm da opo de registrar as Notas Fiscais de Venda a Consumidor via digitao no sistema, possvel fazer o registro das mesmas pelo envio de um arquivo de texto contendo diversas Notas Fiscais modelo 2. Para informaes sobre o layout e os campos desse arquivo, vide o Anexo II, da Portaria CAT 85/2007.

7.2.1

Envio de Arquivo para Registro de Notas Fiscais

Para enviar um arquivo (j dentro do layout), acesse o menu Enviar Arquivo NF Modelo 2. Ser exibida tela onde ser possvel selecionar e enviar um arquivo. H um campo opcional de observaes que pode ser preenchido livremente com algum texto, para referncia do estabelecimento comercial.

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Ser exibida tela contendo o nmero do protocolo de envio e o tempo estimado de processamento do arquivo. O usurio poder optar por enviar outro arquivo ou acompanhar o processamento.

O tamanho mximo de um arquivo de notas fiscais de venda a consumidor a ser transmitido 512 KB. Caso o arquivo a ser enviado supere este tamanho, o mesmo deve ser separado em dois ou mais arquivos distintos.

O cumprimento da obrigao acessria do estabelecimento comercial s se d quando o arquivo processado com sucesso, ou seja, necessrio acompanhar o processamento dos seus envios e, caso haja erro em alguma nota ou no arquivo, corrigir e reenviar.

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possvel acompanhar o processamento do arquivo nessa mesma tela, clicando em Acompanhar Processamento. Entretanto, no necessrio fazer isso no mesmo momento, de forma que possvel enviar outros arquivos, acessar outras funcionalidades do sistema ou at sair do mesmo e consultar posteriormente a situao do envio. Para mais informaes sobre o acompanhamento do processamento, vide o item 7.2.3 deste manual.

7.2.2

Teste de Arquivo

O teste do arquivo no caracteriza cumprimento da obrigao acessria de registrar as Notas Fiscais. Tal obrigao s ser cumprida quando o arquivo for enviado e processado com sucesso (arquivo aceito pelo sistema sem nenhuma Nota Fiscal rejeitada).

possvel tambm validar on-line se o arquivo que pretende enviar est dentro do padro estabelecido pela Secretaria da Fazenda. Para isso, basta alterar a opo Enviar Arquivo, apresentada na tela de envio para Testar Arquivo e seguir os mesmos passos usados para o envio.

7.2.3 Acompanhando o processamento do envio Para consultar a situao de arquivos de Nota Fiscal enviados, acesse o menu Consultar Envio de Arquivo. Ser exibida tela com a lista dos ltimos envios efetuados e opes de consulta a envios anteriores.

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Opcionalmente, pode-se chegar a essa funcionalidade na tela do envio de Notas Fiscais, ao clicar em ltimos Envios (vide item 7.2.1). Abaixo est a lista dos tipos de consulta de envios disponveis no sistema Nota Fiscal Paulista:

Opo de Filtro ltimos envios

Observao Traz os envios mais recentes do estabelecimento (esse filtro j vem selecionado como padro, mas pode ser alterado para um dos abaixo)

Nmero de Protocolo Filtra pelo nmero de protocolo de envio de um arquivo Dia (DD/MM/AAAA) Traz os arquivos enviados em uma data especfica ou dentro de um ms especfico. ou ms (MM/AAAA) Nesta opo, possvel filtrar tambm para a data ou o ms: de envio Todos os envios Somente envios de arquivos ainda no processados Somente os envios processados com sucesso Somente envios processados com erro (contm Notas Fiscais rejeitadas) Somente arquivos rejeitados por inteiro

Intervalo de datas de Traz envios de arquivos que contenham alguma Nota Fiscal emitida dentro do emisso de Nota intervalo informado Fiscal

Clique em um envio para ver o detalhamento de seu processamento, o que abrir a tela a seguir:

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Observao: quando se clicar em Acompanhar Processamento, na tela com o nmero de protocolo de envio (vide item 7.2.1), o sistema abrir direto essa pgina. Nessa tela haver, dentre outras informaes do envio: Status (do processamento): que indica a situao do processamento do arquivo. Quantidade de erros: Erros so situaes que geram como conseqncia a rejeio do arquivo ou de Notas Fiscais do arquivo. Se houver um erro no arquivo, ele deve ser corrigido e reenviado. Se houver erro em uma ou mais Notas Fiscais, deve ser gerado e enviado um arquivo com as Notas Fiscais rejeitadas, com os erros sanados. Quantidade de alertas: Isso significa que foram identificadas situaes que merecem ateno, mas que no necessariamente causaram a rejeio de uma Nota Fiscal. Hash do arquivo: um cdigo de segurana gerado a partir de um algoritmo unidirecional aplicado ao contedo do arquivo, que serve para garantir sua integridade. Qualquer alterao no arquivo altera o hash gerado pelo algoritmo. Quantidade de Notas Fiscais Declaradas: quantas Notas Fiscais o arquivo continha Quantidade de Notas Fiscais Processadas: Notas que foram efetivamente registradas. Quantidade de Notas Fiscais Rejeitadas: significa que h Notas fiscais do arquivo que no foram aceitas pelo sistema, por algum motivo (que detalhado na exportao do resultado do processamento, descrita abaixo). Tipo de Processamento: se foi feito um Envio (registra as Notas Fiscais que passarem na validao) ou um Teste (somente valida arquivo, sem registrar nenhuma Nota Fiscal)

Para a obrigao acessria de registrar as Notas Fiscais emitidas no perodo ser cumprida satisfatoriamente, o arquivo deve estar processado e no conter nenhum erro

Repare que, na tela de exemplo mostrada acima, o arquivo foi rejeitado por conter falhas em sua estrutura, o que significa que o estabelecimento comercial no cumpriu a obrigao para nenhuma Nota Fiscal do arquivo.

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possvel visualizar as Notas Fiscais registradas com o envio e tambm exportar o resultado do processamento do arquivo. Nessa exportao haver um arquivo texto com todo o detalhamento de erros e alertas que eventualmente tenham sido identificados. Para maiores informaes sobre erros, alertas e o arquivo de retorno do processamento, vide o Anexo II, da Portaria CAT 85/2007.

7.3 Retificao de Registro de Nota Fiscal de Venda a Consumidor (Modelo 2) A Nota Fiscal de Venda a Consumidor deve ser registrada no sistema de forma idntica a que foi emitida em papel. Por isso, caso o registro da Nota Fiscal contenha alguma divergncia em relao ao que consta no papel, possvel retific-lo, dentro do prazo previsto na legislao. Essa funcionalidade encontrada na consulta de Nota Fiscal (vide item 11 do manual), onde ser disponibilizada opo Retificar NF, que abre uma tela similar de registro on-line da Nota Fiscal (vide item 7.1). Altere os campos que forem necessrios e clique em Retificar NF.

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Para maiores informaes sobre Consulta de Nota Fiscal e sobre a tela de Registro On-line de Nota Fiscal, veja, respectivamente, os itens 11 e 7.1 deste manual.

7.3.1 Retificao de dados da chave de identificao da Nota Fiscal Modelo 2 No possvel efetuar a retificao de dados de identificao de um documento fiscal, quais sejam: CNPJ do emitente, Srie do Documento, Subsrie, Nmero da Nota Fiscal e Data de Emisso. Caso o contribuinte tenha informado equivocadamente uma informao deste tipo, ser necessrio cancelar no sistema o respectivo documento fiscal, indicando no campo justificativa tratar-se de documento fiscal registrado equivocadamente. Caso o documento fiscal exista em papel deve-se cancelar igualmente o respectivo documento. No caso de erro no campo dia da data de emisso, a retificao dever ser efetuada normalmente.

7.4 Retificao de Registro de Cupom Fiscal Na tela do envio dever escolher a opo Arquivo de Retificao (Sim/No). Caso seja informado Sim, o sistema tratar como uma retificao, verificando para cada cupom fiscal do arquivo se j est registrado na base de dados ou no: Caso o cupom esteja registrado: ser sobrescrito com as informaes do novo arquivo. Caso no esteja: emitir um Alerta e efetuar a gravao como um novo cupom.

A retificao cupom a cupom. Isso significa que possvel enviar arquivo apenas com o(s) cupom(ns) que se deseja retificar, bem como enviar as retificaes juntamente com novos cupons ainda no registrados. Quanto ao WebService, foi criado um novo mtodo, Retificar. Vide: https://www.nfp.fazenda.sp.gov.br/ws/arquivocf.asmx Pgina 28 de 39

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Selecione aqui se o arquivo de retificao.

7.5 Prazos de Registro e Retificao

7.5.1

Do prazo para efetuar o registro eletrnico de documentos fiscais (REDF)

Para estabelecimentos que forem sujeitos ao regime peridico de apurao e, concomitantemente, o valor do documento fiscal for maior ou igual a R$1.000,00. 4 (quatro) dias contados da emisso do documento fiscal DEMAIS CASOS
O REDF deve ser efetuado conforme o 8 dgito de seu nmero de inscrio no Cadastro Nacional de Pessoas Jurdicas - CNPJ (12.345.678/xxxx-yy).

Nota Fiscal Modelo 1/1A

Nota Fiscal Modelo 1/1A NF de Venda a Consumidor Cupom Fiscal

8 dgito 0 1 2 3

dia 10 do ms subseqente a emisso dia 11 do ms subseqente a emisso dia 12 do ms subseqente a emisso dia 13 do ms subseqente a emisso

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4 5 6 7 8 9
Conforme art. 8, da Portaria CAT 85/07

dia 14 do ms subseqente a emisso dia 15 do ms subseqente a emisso dia 16 do ms subseqente a emisso dia 17 do ms subseqente a emisso dia 18 do ms subseqente a emisso dia 19 do ms subseqente a emisso

Portaria CAT 85/07 Art. 4 O Registro Eletrnico de Documento Fiscal - REDF: I - ser considerado via adicional do documento fiscal que lhe deu origem, desde que, cumulativamente: a) o respectivo documento fiscal tenha sido emitido por contribuinte em situao regular perante o Fisco, nos termos do artigo 59, 4, 1, do Regulamento do ICMS; b) tenha decorrido o prazo para a sua eventual retificao ou cancelamento; II - ficar armazenado na Secretaria da Fazenda, no mnimo pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS; III - dever ser cancelado somente quando tiver ocorrido o cancelamento do documento fiscal que lhe deu origem.

7.5.2

Do prazo para efetuar a retificao do registro eletrnico de documentos fiscais (REDF)

Para estabelecimentos que forem sujeitos ao regime peridico de apurao e, concomitantemente, o valor do documento fiscal for maior ou igual a R$1.000,00. At o 1 til seguinte ao do encerramento do prazo para efetuar o registro

Nota Fiscal Modelo 1/1A

Nota Fiscal Modelo 1/1A NF de Venda a Consumidor Cupom Fiscal

DEMAIS CASOS At o ltimo dia do 2 ms subseqente quele em que o documento fiscal foi emitido.

Conforme art. 10, da Portaria CAT 85/07

Decorrido este prazo, a retificao do Registro Eletrnico de Documento Fiscal - REDF somente poder ser efetuada mediante requerimento dirigido ao Posto Fiscal de sua vinculao, com os elementos comprobatrios dos dados corretos, antes do incio de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalizao relacionada com a infrao.

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8. Cancelamento de Nota Fiscal

Dentro do prazo de 10 dias contados do cancelamento do respectivo documento fiscal, conforme art. 11 da Portaria CAT 85/07 e das condies previstas na legislao, a NF de Venda a Consumidor (modelo2) e a Nota Fiscal Modelo 1/1A, registradas no sistema Nota Fiscal Paulista podem ser canceladas. O cancelamento significa que a operao por algum motivo no ocorreu, desta forma no pode ser feito aps a entrega ou a sada da mercadoria do estabelecimento. No caso de NF modelo 2 e da NF Modelo 1/1A, emitidas em papel, todas as vias da Nota Fiscal devem ficar presas ao talonrio, com indicao de que foram canceladas e outros requisitos previstos na legislao do ICMS Paulista. Caso se trate de um registro de NF modelo 2 ou de NF modelo 1/1A que contenha algum erro, mas cuja operao existiu, utilize a funcionalidade de Retificao, descrita no item 7.3.

O cancelamento do Registro Eletrnico de Documento Fiscal REDF relativo a Cupom Fiscal ser automaticamente processado no ambiente eletrnico da Secretaria da Fazenda, por ocasio do recebimento de arquivo digital, transmitido nos termos do disposto no inciso III do artigo 9, da Portaria CAT 85/07,que contenha os dados do cancelamento do correspondente documento fiscal registrado.

8.1 Cancelando uma Nota Fiscal A opo de cancelar uma Nota Fiscal disponibilizada dentro da Consulta da Nota Fiscal (para maiores informaes, vide o item 11 deste manual), desde que dentro do prazo previsto no item .7.4. Caso o documento no possa mais ser cancelado, a opo no ser disponibilizada.

Ser aberto um campo para informar o motivo do cancelamento. Aps digitar o motivo, clique em Confirmar Cancelamento de NF.

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Verso: 1.4

9. Envio de arquivo de Cupons Fiscais

Os arquivos referentes s operaes feitas por cupom fiscal devem tambm ser transmitidos pelo sistema Nota Fiscal Paulista, dentro do prazo previsto no item 7.4. Para isso, acesse o menu Enviar Arquivo Cupom Fiscal. Ser apresentada tela anloga do Envio de TXT de NF (vide item 7.2 deste manual). O tamanho mximo de um arquivo de cupom fiscal a ser transmitido 4 MB. Caso o arquivo a ser enviado supere este tamanho, o mesmo deve ser separado em dois ou mais arquivos distintos. Para maiores informaes sobre como extrair o arquivo do ECF, consulte a Portaria CAT 52/07 e suas alteraes.

Envio por Webservices Existe a possibilidade de enviar o arquivo de cupons fiscais sem interao manual, por meio de WebServices (comunicao entre sistemas). Essa funcionalidade utilizada normalmente por contribuintes que transmitem grandes volumes de cupons fiscais. Para conhecer mais sobre os aspectos tcnicos desta soluo, consulte o Manual para Envio de Arquivos de Cupom Fiscal por Webservice, disponvel no Portal da Nota Fiscal Paulista.

10. Registro de NF modelo 1/1A

O registro da nota fiscal modelo 1 e 1A deve ser efetuado por meio do software TD-REDF, disponvel no Portal da Nota Fiscal Paulista, na seo Manuais e Aplicativos. Nesse local h um manual especfico orientando sobre o uso deste aplicativo. Cabe informar que o tamanho mximo de um arquivo de notas fiscais modelo 1/1A a ser transmitido 1 MB. Caso o arquivo a ser enviado supere este tamanho, o mesmo deve ser separado em dois ou mais arquivos distintos.

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Verso: 1.4

11. Consultas a Documentos Fiscais

O sistema Nota Fiscal Paulista disponibiliza duas formas de consulta a Nota Fiscal/Cupom Fiscal. Uma a consulta individual, que pblica e pode ser usada por qualquer usurio, ainda que no autenticado no sistema para verificar a autenticidade ou o registro de uma NFP. A outra forma por meio de um filtro que traz diversas notas ou cupons e possibilita exportao do resultado para um arquivo.

11.1 Consulta Individual A consulta individual no necessita de login e pode ser acessada no portal NFP, na opo Consultar NF/CF do menu. Entre com os campos de identificao da Nota Fiscal, digite os caracteres que aparecem na imagem de segurana e clique em Localizar Caso esteja com uma Nota Fiscal de Venda a Consumidor, emitida mo, os dados a serem preenchidos so os seguintes:

Caso esteja com uma Nota Fiscal emitida on-line no prprio sistema da Nota Fiscal Paulista, os dados a serem preenchidos so os seguintes:

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Verso: 1.4

Caso a Nota Fiscal seja encontrada no sistema com os mesmos dados informados, ela ser exibida na tela de seu micro ( necessrio ter o Adobe Reader ou outro software que abra arquivos com extenso PDF instalado). Caso a Nota Fiscal no seja encontrada ou esteja registrada com outro CPF/CPNJ de destinatrio (diferente do informado para fazer a consulta), o sistema avisar e no exibir nenhuma Nota Fiscal. Caso deseje, o usurio poder fazer uma reclamao por falta de registro da Nota Fiscal ou por divergncia dos dados.

11.2 Consulta em Lote O sistema Nota Fiscal Paulista permite que os estabelecimentos comerciais consultem diversas Notas Fiscais emitidas ou recebidas por meio da consulta em lote. O usurio informa os parmetros de pesquisa e o sistema filtra as Notas Fiscais correspondentes, exibindo o resultado na tela. O usurio pode entrar em uma Nota Fiscal individualmente para ver seu detalhamento, onde ser possvel tambm em alguns casos fazer seu cancelamento ou sua retificao.

11.2.1

Realizando uma Consulta de Nota Fiscal

Para consultar em lote, acesse o menu Consultar-Documentos Fiscais. Ser exibida tela para informar parmetros de consulta. Informe-os e clique em Consultar. Ser exibida uma lista das Notas Fiscais encontradas.

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Verso: 1.4

Clique em uma Nota Fiscal caso deseje ver seu detalhamento ou ter acesso s opes de impresso, cancelamento ou retificao da mesma (quando for o caso). Abaixo esto relacionados os tipos de filtro que podem ser feitos:

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Verso: 1.4

Filtro Documentos Emitidos ou Recebidos Situao do documento Fiscal Perodo de data de emisso Tipos de Documento CNPJ do emitente CPF/CNPJ do Destinatrio. Intervalo de Nmero da Nota Fiscal Protocolo de Envio

Descrio Se desejar consultar as Notas Fiscais em que conste como emissor ou como destinatrio. Contm a situao dos crditos relacionados ao documento ou se o documento foi cancelado Perodo de emisso dos documentos Tipo de Documento Fiscal (Nota Fiscal emitida On-line ou Nota Fiscal de Venda a Consumidor Registrada) Nmero de CNPJ do emissor. Se for selecionada a opo de Documentos Emitidos, ser o CNPJ do estabelecimento Nmero do CPF ou CNPJ do destinatrio da nota. Se for selecionada a opo de Documentos Recebidos, ser o CNPJ do Estabelecimento Nmero inicial e final de identificao da Nota Fiscal. Filtrar todas as Notas Fiscais dentro do intervalo de numerao, independente dos filtros anteriores. Nmero do protocolo de envio de arquivo de Nota Fiscal (vide item 7.2)

11.2.2

Cancelando/Retificando/Imprimindo uma Nota Fiscal

Quando se clica em uma Nota Fiscal, so exibidos seus detalhes (dados do destinatrio, descrio de itens etc.) e opes de: Imprimir Nota Fiscal: abre um arquivo PDF com a Nota Fiscal ( necessrio ter o aplicativo Adobe Reader, obtido gratuitamente na internet) Cancelar Nota Fiscal: abre espao para entrar com o motivo do cancelamento. Para maiores informaes, vide o item 8 deste manual. Retificar Nota Fiscal: abre formulrio para serem alterados dados da Nota Fiscal (modelo 1) e Nota Fiscal de Venda a Consumidor (modelo 2). Para maiores informaes, vide item 7.3 deste manual. A opo de Impresso exibida sempre. A de Retificar e a de Cancelar somente so exibidas quando o documento ainda passvel de retificao ou cancelamento, pelas regras previstas na legislao.

11.2.3 Exportao do Resultado da Consulta Esta funcionalidade est em construo. Pgina 36 de 39

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Verso: 1.4

12. Reclamao
Esta opo permite ao destinatrio de NF/CF registrar uma reclamao relativa a uma NF ou um CF. O estabelecimento comercial autenticado como consumidor ou contador podero registrar uma reclamao, informando o CNPJ do emitente, a identificao do documento fiscal, o valor e o motivo da reclamao. Ser gerado um nmero identificador da reclamao e enviado e-mail ao emitente e ao destinatrio com informaes da mesma.

12.1 Registrando uma Reclamao Para fazer uma reclamao, acesse o menu Reclamao-Registrar. Ser exibida uma tela para informar os parmetros da consulta. Informe-os e clique em Registrar.

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Verso: 1.4

Opes Tipo de Reclamao

Tipo de Documento CNPJ do Emitente CPF/CNPJ do destinatrio Nmero do documento Srie e Subsrie N de Fabricao do ECF Data de emisso do documento Valor do documento Detalhamento da Reclamao

Descrio Falta de Registro Divergncia de Dados Emisso de Documento Fiscal se CPF/ CNPJ Falta de Emisso de Documento Fiscal Nota ou Cupom Fiscal CNPJ vlido e contribuinte do ICMS paulista Deve vir preenchido com o CPF do usurio ou o CNPJ do estabelecimento selecionado, permitindo alterao N da Nota Fiscal de Venda a Consumidor ou do COO (n do cupom fiscal) Ser pedido apenas para denncia de NF Ser pedido apenas para denncia de CF

Texto livre. Deve ser extenso o suficiente para detalhar a reclamao.

Aps o registro da reclamao, o sistema gera nmero seqencial para a reclamao e envia e-mail: Ao autor da reclamao, com o nmero da reclamao e todos os seus dados

Ao destinatrio da reclamao, com a informao de que ele recebeu uma reclamao, seu tipo, a data e o nmero O sistema apresenta mensagem de sucesso, apresenta os dados e o nmero da reclamao e informa que foi enviado e-mail ao usurio e que o fisco dar encaminhamento reclamao.

13. Lista de Contribuintes

Esta funcionalidade permite ao adquirente consultar quais os estabelecimentos j esto participando do programa. Para acessar, basta clicar em Lista de estabelecimentos j cadastrados no programa, e ser apresentada a seguinte tela:

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Verso: 1.4

Por meio desta tela, possvel consultar o estabelecimento por nome; cidade; CEP; CNPJ, e Bairro, ou ainda selecionar o ramo de atividade desejado, listando em seguida todos os estabelecimentos cadasrados.

A lista de estabelecimentos apenas informativa, ou seja, o estabelecimento que nela no estiver arrolado, no necessariamente, no participa do Programa. Essa relao ndica apenas as informaes fornecidas pelo estabelecimento quando do preenchimento do seu perfil.

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