1. Introduccin
El concepto de lo que es un proyecto, es universal pero bastante inconcreto. Existen diversas definiciones, segn el punto de vista de cada prescriptor, pero en lo que todos parecen coincidir es que es un medio para llevar a cabo una proyeccin hacia el futuro con respecto a una situacin actual que se desea cambiar. En el complejo mundo de las Organizaciones y Empresas, disear y desarrollar un proyecto que consiga aunar los diferentes intereses existentes y latentes, es una ardua tarea en la que muchas veces hay que consensuar promotores y detractores. Adems, a la hora de acometer un proyecto a veces se suelen encontrar situaciones complicadas para su direccin, planificacin, obtencin de recursos, recopilacin de datos e incluso su justificacin econmica, que pueden dificultar el xito del mismo. Por ello, a lo largo del tiempo se han ido confeccionando distintos mtodos de trabajo que persiguen soslayar estos inconvenientes y que presentados de manera formal y pblica reciben el nombre de Metodologas. Unas estn especializadas para confeccionar proyectos en el mundo de cada Organizacin, por ejemplo ONE , utilizada por Accenture (antigua Andersen Consulting), HIPO (Hiteraching Input Processing Output) desarrollada por IBM. Otras son de propsito general, como MERISE utilizada por diversos Departamentos del gobierno francs, MTRICA, aconsejada en la administracin pblica espaola. Finalmente, existen diversas metodologas en el mundo de la informtica, como por ejemplo, OO, para el anlisis orientado a objetos y WARNIER JACKSON para la creacin de programas. En definitiva, existen multitud de ellas que se diferencian entre s, en que cada una trata de facilitar una manera de hacer las cosas en funcin del tipo de proyecto que pretende resolver. Incluso hay empresas que prescriben y comercializan metodologas concretas para la implantacin de sus productos. En esta exposicin no se intenta evidentemente comentar metodologas concretas que supondra un esfuerzo imposible, sino por el contrario facilitar los conocimientos y reglas fundamentales de carcter general, que permitan desarrollar proyectos de diversa ndole en el mundo empresarial con garantas de xito. Los diversos temas que se comentan a continuacin son fruto de una reflexin personal, resultado de una experiencia de 30 aos en la gestin de distintas empresas, de los cuales, 20 lo han sido en el de mundo la Consultora. Nuestra ilusin es que su lectura y comprensin, aporten el "entendimiento" necesario, para aunque mnimamente y de forma genrica, puedan ser utilizado en la vida profesional, tal y como nosotros los hemos utilizado de manera muy gratificante. EJERCICIO 1: buscar en Internet tres de la Metodologas mencionadas
Producto Se prioriza
Mantenimiento y transformacin BMW Mc. DONNALS COMPAQ Personal Marketing LINEA DIRECTA Proceso
Produccin Qumicas
El gestor de un proyecto debe "pensar", analizar y decidir cual de las P,s es prioritaria y estratgica. Una vez decidida, deber intentar combinarla con alguna ms. Por supuesto, es una misin imposible intentar priorizarlas todas dentro del proyecto. EJERCICIO 4 : nombre 8 empresas que a su juicio estn aplicando su pensamiento estratgico en funcin de las siguientes prioridades: -Producto y Precio -Poltica de Ventas y Producto -Precio y Producto -Poltica de Ventas y Precio -Personalizacin y Precio -Proceso y Producto -Personalizacin y Producto -Proceso y Precio La reingeniera de procesos (BPR's: Bussines Process Reingenering).-Consiste, a grandes rasgos, en disear un proyecto con la mxima libertad, como si no existiese la situacin actual, utilizando la mayor capacidad de conocimientos
10
En muchas organizaciones no existe un Organigrama formal ya que paradjicamente los responsables tienden en muchas ocasiones a obviarlo. Sin embargo, es conveniente disponer de uno, aunque sea para su utilizacin en el diseo del proyecto con el objeto de comprender las interrelaciones, dependencias, secuencia de actividades y procesos de negocio. EJERCICIO 5 : buscar en Internet y analizar los Organigramas de tres empresas que a su criterio sean significativas.
11
8. La organizacin de la informacin
Aunque todas las partes que se exponen a continuacin (fases, elementos, representacin, estructura y calidad de la informacin) son importantes y necesarias, quizs la que aporte mayor xito al proyecto sea su modularizacin. Una correcta y exhaustiva divisin es la siguiente. Veamos las fases fundamentales de todo proyecto son : 1.Estudio previo: en l se recogen previamente todos los aspectos ms relevantes del mismo, tales como personas intervinientes, planificacin, recursos, sistema de control, objetivos, etc. 2.Anlisis de la situacin actual: consiste en la recopilacin de toda la informacin que afecta al proyecto, como documentos, archivos, datos, etc. Los procedimientos ms usuales son la realizacin de entrevistas, reuniones de "brain -storming" y cuestionarios. 3.Estudio detallado: contiene las prescripciones del proyecto base a toda la informacin compilada y tabulada, incluso la recabada externamente a posibles proveedores. El Estudio Detallado debe finalizar con la presentacin de las posibles alternativas, conocidas con el nombre de Escenarios. Normalmente pueden ser tres: -Conservador: supone modificar la situacin actual. -Intermedio: supone mantener la situacin actual pero introduciendo grandes cambios. -Innovador: supone prcticamente el abandono de lo existente y la creacin de un nuevo modelo. Cada escenario contendr de forma resumida su descripcin, su definicin tecnolgica y la evaluacin econmica, con objeto de facilitar la toma de decisiones. 4.Prescripcin del proyecto: una vez que el equipo de proyecto, la Alta Direccin o el responsable que se determine decida el escenario seleccionado, se proceder a la redaccin del proyecto, que deber contener como mnimo : -Las partes ms significativas del Estudio Previo, tales como, su misin, sus planteamientos estratgicos (objetivos) y las personas que participaron. -La descripcin detallada de los elementos que intervienen y el planteamiento tecnolgico que lo haga viable. Su valoracin pormenorizada. -La planificacin de su puesta en marcha.
12
13
14
15
16
17
18
14. Recomendaciones
Como hemos visto hasta este momento, el desarrollo de proyectos es una tarea compleja que requiere el empleo de unos buenos conocimiento metodolgicos. Por eso, la mayora de las veces se emprenden "cosas e iniciativas" que son denominadas proyectos pero que en realidad no lo son. Pero por encima de todas las dificultades (una vez hecho el primer proyecto desaparecen casi todas), est nuestra actitud y motivacin como gestores de proyecto. Para fortalecer esta determinacin y vocacin, vamos a exponer a continuacin un declogo de recomendaciones que a nosotros nos han sido de gran utilidad. 1.Haga el proyecto como le plazca. No siga demasiadas normas; la mejor norma es usted. 2.Aplique continuamente el "feed back". Redacte para los dems; no para usted mismo. 3.Sea claro, conciso, tanto verbalmente como por escrito. 4.Equivquese sin frustaciones; un modelo hay que ajustarlo en etapas sucesivas. 5.Investigue pero no invente; lea mucho y memorice lo esencial. Es el nico camino para desarrollar su comprensin verbal, escrita y nivel de memoria. 6.Trabaje de manera ordenada segn su propio orden. Es la mejor manera de no cansarse ni agobiarse. 7.Sea flexible en sus planteamientos; escuche a los dems, no slo los oiga. 8.Sea exacto; un error se comete en un segundo, pero su correccin y credibilidad costarn mucho ms tiempo. 10.Trabaje con creatividad, no slo para salir del paso. Hemos llegado al final. Esperamos que este documento le haya aportado algo positivo para el desarrollo de sus futuros proyectos, y esperamos que le sirva para que desarrolle sus propios mtodos de trabajo.
19