INFORME N 001-09-2011

De Para : : Jemson Davis Castillo Roque. Archivo General de la Nacin. Seccin Republicana Ana Cecilia Carrillo. Unidad de Servicios Generales. : Diagnstico situacional del Archivo Agrario-Seccin Republicana.

Asunto

Fecha

Ante Ud. me dirijo con el propsito de alcanzar el diagnstico situacional del Archivo Agrario-Seccin Republicana para su conocimiento y fines. DIAGNSTICO SITUACIONAL 1. GENERALIDADES Se organizo el fondo documental el ao 2004 con el proceso de Adjudicacin Directa Selectiva N 0009 2003 CMCPL, denominado Servicio de clasificacin, ordenamiento, seleccin y descripcin de documentos del Archivo Central. A partir de los primeros meses del siguiente ao, comienza a funcionar el Archivo Central como ente centralizador de los documentos de la institucin. 2. DOCUMENTOS DE GESTIN ARCHIVSTICA En coordinacin con la Unidad de Organizacin y Mtodos se elabor el Manual de Normas y Procedimientos para el Archivo de Documentos, con Cdigo N 007-OM-MAR-2006 y emitido el 10 de Marzo del 2006. Adems se aplica la normatividad contemplada en la Legislacin Archivstica

Peruana vigente, formulada por el Archivo General de la Nacin como ente rector en materia archivstica nacional. Se han presentado casos de unidades orgnicas que tienen resistencia en cumplir con algunos de los procedimientos normados en el manual de la institucin, inclusive en el momento de la revisin y hasta tiempo despus de la publicacin no presentaron al Archivo Central consultas sobre dudas de los lineamientos que se haban desarrollado.

3. PERSONAL
Labora una persona egresada de la Escuela Nacional de Archiveros, profesional formado en la carrera archivstica con experiencia en la labor archivstica tanto en Archivo de Gestin como en Archivo Central. Se cumple con las siguientes funciones: Ejecutar la normativa externa e interna en materia de archivos (Legislacin Archivstica Peruana y Manual de Normas y Procedimientos para el Archivo de Documentos respectivamente). Acopiar, organizar, describir, seleccionar, transferir, conservar y servir los documentos de la institucin. Realizar naturaleza. Elaborar los instrumentos de descripcin que en todo documento el anlisis y

sometimiento al tratamiento documental adecuado a su

garanticen con efectividad el control, localizacin y recuperacin de la informacin.

 Velar por la aplicacin de polticas archivsticas para facilitar el desarrollo de los procesos y procedimientos archivsticos en la institucin. Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservacin de los documentos. Planificar y normalizar tcnicamente, la labor de automatizacin de los documentos que custodia. Colaborar en la creacin de una normativa de confidencialidad para digitalizar la informacin. 2. LOCAL Y EQUIPOS Las instalaciones del Archivo Central se encuentran en el stano de la Oficina Principal de la institucin. En infraestructura se tiene 4 ambientes en los cuales la estantera y los equipos de iluminacin se encuentran distribuidos de la siguiente manera: Ambientes Ambiente N 1 Ambiente N 2 Ambiente N 3 Ambiente N 4 Estantera 40 cuerpos de estantera 43 cuerpos de estantera 17 cuerpos de estantera 14 cuerpos de estantera Equipos Flourecentes 07 equipos flourecentes 06 equipos flourecentes 04 equipos flourecentes 02 equipos flourecentes

Los ambientes N 1, N 2 y N 3 que se encuentran continuos estn separados por mamparas de madera, pues en su momento funcionaron distintas unidades y esta divisin se mantuvo cuando se hizo el diseo de la disposicin y armado de la estantera en el proceso de organizacin. Cabe sealar que la arquitectura del edificio no permite aprovechar adecuadamente el espacio para distribuir la estantera donde

se albergan los documentos. Adems se observa la filtracin de humedad en las paredes y el piso. En equipamiento para la salvaguarda del patrimonio

documental de la institucin se cuenta con: Sistema de Extraccin de Aire. Sistema de Deteccin de Humo. 01 (Un) extintor de polvo qumico seco

presurizado, de 9 Kg. para incendios de tipo ABC. 01 (Un) equipo de luz de emergencia. 01 (Un) deshumedecedor de ambiente. 01 (Un) ventilador de pie.

En las necesidades del Archivo Central se tiene como apremiante la falta de espacio y como consecuencia no se esta centralizando los documentos generados por las dependencias de la institucin. Tambin se requiere la reparacin y habilitacin de tomacorrientes en prevencin de corto circuito. La computadora personal asignada al Archivo Central necesita cambiarse por una de procesamiento rpido para realizar con prontitud la bsqueda de los documentos que solicitan las unidades orgnicas. 3. FONDO DOCUMENTAL En el Archivo Central se realizan los siguientes procesos archivsticos: Organizacin: En el Archivo Central se

desarrollan un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos. Se han establecido criterios uniformes para la organizacin de los documentos

y estos se mantienen organizados de manera integral y orgnica producto de las actividades de la institucin, como resultado se facilita la localizacin de los documentos para la recuperacin inmediata de la informacin. Cada unidad orgnica es responsable del uso, manipulacin, integridad y conservacin de los documentos que generan hasta el momento que son trasladados al Archivo Central. Descripcin: Para conocer, localizar y

controlar los documentos, se han elaborado los siguientes instrumentos descriptivos: 1. Cuadro de Clasificacin de Documentos. 2. Tabla de Retencin de Documentos. 3. Inventario de Series Documentales. 4. Base de Datos: 4.1. Documentos del Archivo Central. 4.2. Prstamo de Documentos. 5. Inventario de Transferencia de Documentos. 6. Inventario de Eliminacin de Series Documentales. 7. Cronograma de Transferencias de Documentos. Conservacin: En las instalaciones del

Archivo Central se procura mantener la integridad fsica del soporte y del contenido de los documentos que garantiza la conservacin del patrimonio documental de la institucin. Se usan cajas archiveras de fcil manipulacin y transporte, diseadas para proteger los documentos del polvo y otros factores de deterioro. No es recomendable que las instalaciones del Archivo Central se encuentran en el stano pues no ofrece la

garanta de conservacin para los documentos por lo siguiente: Es una zona hmeda que propicia el ambiente

adecuado para la proliferacin de microorganismos como esporas y hongos, as como la presencia de insectos. Se hace visible las tuberas de agua y desage

que de romperse pueden ocasionar una inundacin y al mojar el papel se puede propiciar su destruccin al momento de la manipulacin. Por lo alejado de sus instalaciones no se

podra detectar o auxiliar a tiempo un incendio. Se han encontrado colillas de cigarro en el pasadizo colindante al Archivo Central que revela no solo la irresponsabilidad de algunos trabajadores sino tambin que transitan por los alrededores personas de desconocida intencin. Existe un ambiente en la azotea cerca al comedor, que no forma parte de las instalaciones del Archivo Central, donde se han colocado documentos sin ningn criterio de orden y conservacin. La propuesta de eliminacin mencionada se elabor tomando un grupo de estos documentos que se encuentran expuestos a agentes que originan su deterioro y con ello adems de la perdida de la informacin tambin se afecta la salud de las personas que se hallen alrededor, pues no todos se van ha eliminar ya que todava tienen valor administrativo, legal, contable y fiscal para la institucin. Se ha detectado la desaparicin de documentos pues su ubicacin en este ambiente que no es de acceso

restringido y no contar con la seguridad adecuada ha favorecido este problema. Servicio: Se satisface la demanda de

informacin de los usuarios (internos y externos) en forma rpida, se regula el acceso a los documentos, se garantiza el uso adecuado de los documentos, se realizan y orientan las acciones del servicio como las consultas y los prstamos. a. Consulta de Documentos: Se brinda al Usuario la ambiente del archivo que

informacin en el mismo

puede ser in situ, por va telefnica o e-mail, as como los documentos que se relacionan con la informacin que necesita. b. Prstamo de Documentos: Se entrega el

documento al Usuario, saliendo del archivo en forma temporal para fines de la gestin institucional. Se realiza el pedido de retorno por e-mail si es necesario. Se tiene una Base de Datos de Prstamo de Documentos para rastrear con facilidad los prstamos realizados. c. Fotocopiado de Documentos: Se entrega al Usuario

las fotocopias de documentos que son solicitados con detalle por e-mail. Algunos de los pedidos no son recogidos por los Usuarios pese a que se le avisa por email. CONCLUSIONES La falta de espacio en el Archivo Central para centralizar los documentos de la institucin es el mayor problema. Los documentos que conforman la propuesta de eliminacin han pasado por el anlisis de los valores administrativo,

legal, contable y fiscal. Se han considerado documentos que tienen de 10 aos a ms de antigedad, de acuerdo con los lineamientos de la Legislacin Archivstica Peruana vigente. Los documentos reciben el tratamiento documental

adecuado, es decir, se ejecutaron los procesos tcnicos archivsticos de Seleccin, Organizacin, Descripcin y Conservacin para posteriormente realizar el Servicio. El ambiente de la azotea no es el adecuado para albergar documentos pues se encuentran expuestos a factores de deterioro Internos (Agentes Qumicos - oxidacin de la tinta y soporte) y Externos (Agentes Biolgicos - de origen animal, vegetal y humano; y Agentes Fsicos - la luz, el fuego, la humedad y temperatura), que al afectar al papel se corre el riesgo de perder la informacin. Al no haber espacio en las oficinas, los documentos pueden ser llevados a ambientes desconocidos o simplemente abandonados en algn lugar donde pasen desapercibidos y con el tiempo son olvidados, sin las condiciones necesarias que garanticen su conservacin. El polvillo que se asienta en los documentos afecta la salud de las personas que se encuentran alrededor, presentndose alergias, hongos en la piel, problemas respiratorios, picaduras de insectos y araas. Se puede convertir en un foco infeccioso de enfermedades virales y contagiosas. SUGERENCIAS Procurar y no dejar de realizar los procesos tcnicos archivsticos necesarios para mantener las actuales condiciones de orden y limpieza, evitando en todo lo posible volver al estado de hacinamiento y desorden que no

garantiza la salvaguarda del patrimonio documental de la institucin. Instar a las unidades orgnicas a cumplir con los procedimientos normados en el manual de la institucin para garantizar el acervo documental de la institucin. Proceder con la eliminacin de documentos para liberar espacio en los ambientes del Archivo Central. Conformar el Comit Evaluador de Documentos de la institucin. Redistribuir la estantera para el mejor aprovechamiento del espacio. En el caso de los ambientes N 1, N 2 y N 3 se debe estudiar la infraestructura y sacar las divisiones para que el Archivo Central opere en un solo ambiente. Buscar y acondicionar un ambiente procurando cumplir con los requerimientos de conservacin. Como alternativa de urgencia se tiene el pasadizo que colinda con el Archivo Central, en el cual se puede armar estantera y colocar una reja corrediza para evitar el transito de cualquier persona que pueda vulnerar la informacin. Considerar el servicio de almacenaje prestado por empresas especializadas o buscar en alquiler un local para trasladar los documentos que no demandan consulta y prstamo hasta el vencimiento de los plazos de retencin. Es todo cuanto le puedo informar.

Jemson Davis Castillo Roque