U.T.1. LA GESTIN DE DATOS.

1. INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.

Qu es un sistema? En el sentido ms amplio, un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr un objetivo comn. Un sistema suele estar situado en un entorno o ambiente con el que interacta, recibe entradas y produce salidas, que establece los lmites del sistema.
ENTRADAS ENTORNO SISTEMA SALIDAS

Una organizacin o empresa es un sistema en s. Su entorno es el sistema productivo en que se inserta, del que recibe una serie de entradas, en forma de demandas, y al que entrega una serie de salidas, u oferta. Sus componentes -ventas, contabilidad, manufactura, personal, etc- trabajan juntos para crear utilidades que beneficien tanto a los empleados como a los accionistas. Cada uno de estos componentes es a su vez un sistema (subsistema). Para que los subsistemas que forman la organizacin funcionen coordinadamente, es necesario otro subsistema ms, el sistema de informacin, que tiene como misin asegurar que la informacin necesaria fluya, dentro del sistema, de unos subsistemas a otros y que inevitablemente existe en cualquier empresa u organizacin. Del buen funcionamiento de este subsistema depende en gran parte el xito global del sistema.
ENTORNO SUBSISTEMA MARKETING SUBSISTEMA PRODUCCIN

SUBSISTEMA ADMINISTRACIN

SUBSISTEMA INFORMACIN

SUBSISTEMA CONTABILIDAD

SUBSITEMA COMPRAS Y SUMINISTROS

SUBSISTEMA INVESTIGACIN Y DESARROLLO

Componentes de un sistema de informacin.

Datos -contenidoEquipo fsico -hardwaregestin de los datos Equipo lgico -SGBD-softwaremanejo comunicaciones tratamientos especficos (gestin personal, etc) Administrador Informticos (analistas, programadores) Usuarios no informticos (usuarios finales)

SISTEMA DE INFORMACIN

2. SISTEMAS DE FICHEROS TRADICIONALES.

Los sistemas de ficheros tradicionales son tambin llamados sistemas orientados hacia el proceso debido a que en ellos se pone el nfasis en los tratamientos que reciben los datos, los cuales se almacenan en ficheros diseados para una determinada aplicacin. Las aplicaciones se analizan e implantan con entera independencia unas de otras, y los datos no se suelen transferir entre ellas, sino que se duplican siempre que los correspondientes trabajos los necesitan. Puesto que estos archivos y programas se van creando a lo largo del tiempo conforme se van necesitando, probablemente por distintos programadores, es de esperar que los archivos tengan formatos diferentes y que los programas estn escritos en varios lenguajes de programacin. Los principales problemas asociados a estos SI se presentan a continuacin. Problemas en la gestin de los datos Redundancia e inconsistencia de los datos: puesto que los archivos y los programas de aplicaciones fueron creados por distintos programadores en un periodo largo, es posible que un mismo dato est repetido en varios sitios (archivos). Esta redundancia aumenta los costos de almacenamiento y acceso, adems de incrementar la posibilidad de que exista inconsistencia en la informacin, es decir, que las distintas copias de la misma informacin no concuerden entre s. Dificultad para tener acceso a los datos: cuando se pretende realizar alguna consulta (recuperar informacin) no prevista cuando se dise el sistema original. El sistema de recuperacin de informacin no es de aplicacin general. Aislamiento de los datos: puesto que los datos estn repartidos en varios archivos, y stos pueden tener diferentes formatos, es difcil escribir nuevos programas de aplicacin para obtener los datos apropiados. Usuarios mltiples: en un sistema que permite que varios usuarios actualicen la informacin en forma simultnea, la interaccin de las actualizaciones concurrentes puede resultar en informacin inconsistente, puesto que hay muchos programas de aplicaciones diferentes sin coordinacin previa. Problemas de seguridad: no es recomendable que todos los usuarios del sistema puedan tener acceso a toda la informacin. Puesto que los programas de aplicaciones se agregan al sistema en una forma precisa, es difcil implantar estas limitantes de seguridad. Problemas de integridad: los valores de los datos que se guardan deben satisfacer ciertos tipos de limitantes de consistencia. El sistema debe obligar al cumplimiento de esas limitantes. Esto puede hacerse agregando el cdigo apropiado a los distintos programas de aplicaciones. Sin embargo, cuando se aaden nuevas limitantes, es difcil cambiar los programas para asegurar su cumplimiento.
3. SISTEMAS DE BASES DE DATOS

La solucin a estos problemas asociados al tratamiento de los datos en los sistemas orientados hacia el proceso lleva a un cambio radical en el enfoque del sistema de informacin, en el cual los datos se organizan y mantienen en un conjunto estructurado que no est diseado para una aplicacin concreta, sino que, por el contrario, tiende a satisfacer las necesidades de informacin de toda la organizacin (BD).
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Estos sistemas orientados hacia los datos van sustituyendo a los sistemas orientados hacia el proceso, que por su poca fiabilidad, falta de adecuacin a la realidad y mal asegurada confidencialidad han ido perdiendo de forma progresiva la confianza de los usuarios. Ventajas e inconvenientes en su utilizacin Ventajas a) Independencia de los datos respecto a los tratamientos y viceversa. La mutua independencia de datos y tratamientos lleva a que un cambio de estos ltimos no imponga un nuevo diseo lgico y/o fsico de la base de datos. Por otra parte, la inclusin de nuevas informaciones, desaparicin de otras, cambios en la estructura fsica o en los caminos de acceso, etc., no deben obligar a alterar los programas. b) Coherencia de los resultados. Debido a que la informacin de la base de datos se recoge y almacena una sola vez, en todos los tratamientos se utilizan los mismos datos, por lo que los resultados de todos ellos son coherentes. Adems, al no existir (o al menos disminuir en gran medida) la redundancia en los datos, desaparece el problema que se presentaba en el enfoque clsico, de que el cambio de un dato obligaba a actualizar una serie de ficheros. c) Mejor disponibilidad de los datos para el conjunto de los usuarios. En un sistema de base de datos, cada usuario no es propietario de los datos, puesto que stos se comparten entre el conjunto de aplicaciones, existiendo una mejor disponibilidad de los datos para todos los que tienen necesidad de ellos, siempre que estn autorizados para su acceso. d) Mayor valor informativo. Puesto que la base de datos es un sistema reflejo del mundo real, donde los distintos elementos estn interrelacionados, el valor informativo de su conjunto es superior a la suma del valor informativo de los elementos individuales que lo constituyen. e) Mejor y ms normalizada documentacin de la informacin, la cual est integrada con los datos. En el enfoque clsico los datos se encuentran separados de su contenido semntico, los primeros se almacenan en ficheros y su descripcin se hace mediante un lenguaje de programacin. Este problema se atena en gran medida en las bases de datos, ya que en la misma base de datos se incluyen no slo los datos, sino tambin la semntica de los mismos. f) Mayor eficiencia en la recogida, validacin y entrada de los datos al sistema. Al no existir apenas redundancia, los datos se recogen y validan una sola vez, aumentando as el rendimiento de todo el proceso previo al almacenamiento. g) Reduccin del espacio de almacenamiento. La desaparicin (o disminucin) de las redundancias, as como la aplicacin de tcnicas de compactacin, lleva en los sistemas de bases de datos a una menor ocupacin de almacenamiento secundario. Se ha de tener presente, sin embargo, que los elementos del sistema (diccionarios, referencias, punteros, ficheros invertidos, etc.) ocupan bastante espacio.

Inconvenientes a) Instalacin costosa. La implantacin de un sistema de bases de datos puede llevar consigo un coste elevado, tanto en equipo fsico (nuevas instalaciones o ampliaciones) como en el lgico (sistemas operativos, programas, compiladores, etc. necesarios para su uso). b) Personal especializado. Los conocimientos, que resultan imprescindibles para una utilizacin correcta y eficaz y sobre todo para la administracin de las bases de datos, implican una necesidad de personal especializado que resulta difcil de encontrar, y de formar. El problema de la contratacin y formacin de este tipo de personal es clave a la hora de crear un sistema de bases de datos. c) Implantacin larga y difcil. Debido a las causas apuntadas anteriormente la implantacin de una base de datos puede convertirse en una tarea larga y laboriosa. Las dificultades que van apareciendo a lo largo de su desarrollo llevan en general a que se superen ampliamente los plazos inicialmente previstos. d) Falta de rentabilidad a corto plazo. La implantacin de un sistema de bases de datos, tanto por su coste en personal y en equipos como por el tiempo que tarda en estar operativo, no resulta rentable a corto plazo. Puede calcularse que para un sistema de dimensiones medias la rentabilidad slo puede empezar a apreciarse despus de bastantes meses de la iniciacin de los trabajos; en instalaciones grandes o muy grandes el plazo puede llegar a ser de aos.