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Gestin de la integracin de proyectos

El rea de Conocimiento de Gestin de la Integracin del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de direccin de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos. Tambin es necesario que los productos entregables del proyecto se integren con las operaciones de la organizacin ejecutante o de la organizacin del cliente, o con la planificacin estratgica a largo plazo, que tiene en cuenta los problemas y las oportunidades futuras. Algunas de las actividades realizadas por el equipo de direccin del proyecto podran ser: Analizar y comprender el alcance. Esto incluye los requisitos del proyecto y del producto, los criterios, las asunciones, las restricciones y dems influencias relacionadas con un proyecto, y la forma en que cada uno se gestionar o tratar dentro del proyecto. Documentar los criterios especficos de los requisitos del producto. Comprender cmo tomar la informacin identificada y transformarla en un plan de gestin del proyecto. Preparar la estructura de desglose del trabajo. Adoptar las acciones apropiadas para que el proyecto se lleve a cabo de acuerdo con el plan de gestin del proyecto, el conjunto planificado de procesos integrados y el alcance planificado. Medir y supervisar el estado, los procesos y los productos del proyecto. Analizar los riesgos del proyecto

Los procesos de integracin de direccin de proyectos incluyen:

Desarrollar el Acta Constitutiva del Proyecto.

Es el documento que autoriza formalmente un proyecto, confiere al director del proyecto la autoridad para aplicar recursos de la organizacin a las actividades del proyecto. Constituir un proyecto vincula el proyecto al trabajo en curso de la organizacin. En algunas organizaciones, un proyecto no se constituye e inicia formalmente hasta no haber completado una evaluacin de las necesidades, un estudio de viabilidad, un plan preliminar o alguna otra forma equivalente de anlisis que se haya iniciado por separado. El acta de constitucin del proyecto, ya sea de forma directa o mediante referencia a otros documentos, debe comprender la siguiente informacin:

Rp10 1. Requisitos que satisfacen las necesidades, deseos y expectativas del cliente, el patrocinador y dems interesados 2. Necesidades de negocio, descripcin a alto nivel del proyecto o requisitos del producto que el proyecto debe abordar 3. Finalidad o justificacin del proyecto 4. Director del Proyecto nombrado y nivel de autoridad 5. Resumen del cronograma de hitos 6. Influencias de los interesados 7. Organizaciones funcionales y su participacin 8. Asunciones de la organizacin, ambientales y externas 9. Restricciones de la organizacin, ambientales y externas 10. Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto, incluido el retorno sobre la inversin 11. Presupuesto resumido.

Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar.

El proceso Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar aborda y documenta las caractersticas y los lmites del proyecto, y sus productos y servicios relacionados, as como los mtodos de aceptacin y el control del alcance. El enunciado del alcance del proyecto incluye: Objetivos del proyecto y del producto Requisitos y caractersticas del producto o servicio Criterios de aceptacin del producto Lmites del proyecto Requisitos y productos entregables del proyecto Restricciones del proyecto Asunciones del proyecto Organizacin inicial del proyecto Riesgos iniciales definidos Hitos del cronograma EDT inicial Estimacin de costes de orden de magnitud Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto Requisitos de aprobacin

El enunciado del alcance del proyecto preliminar se desarrolla a partir de la informacin suministrada por el iniciador o el patrocinador. El equipo de direccin del proyecto durante el proceso Definicin del Alcance ser el encargado de refinar el enunciado del alcance del proyecto preliminar, para as obtener el enunciado del alcance del proyecto.

Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto.

Incluye las acciones necesarias para definir, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un plan de gestin del proyecto. El contenido del plan de gestin del proyecto variar de acuerdo con el rea de aplicacin y la complejidad del proyecto. El plan de gestin del proyecto documenta el conjunto de salidas de los procesos de planificacin del Grupo de Procesos de Planificacin e incluye:

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Los procesos de direccin de proyectos seleccionados por el equipo de direccin del proyecto El nivel de implementacin de cada proceso seleccionado Las descripciones de las herramientas y tcnicas que se utilizarn para llevar a cabo esos procesos. Cmo se utilizarn los procesos seleccionados para dirigir el proyecto especfico, incluidas las dependencias y las interacciones entre esos procesos, y las entradas y salidas esenciales. Cmo se ejecutar el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto Cmo se supervisarn y controlarn los cambios Cmo se realizar la gestin de la configuracin Cmo se actualizar y usar la integridad de las lneas base para la medicin del rendimiento La necesidad y las tcnicas para la comunicacin entre los interesados El ciclo de vida del proyecto seleccionado y, para los proyectos de mltiples fases, las fases del proyecto relacionadas Las revisiones clave de direccin acerca del contenido, la extensin y la oportunidad para facilitar la gestin de polmicas sin resolver y decisiones pendientes

Los productos entregables se producen como salidas de los procesos realizados para cumplir con el trabajo del proyecto planificado y programado en el plan de gestin del proyecto. La informacin sobre el rendimiento del trabajo en cuanto al estado de conclusin de los productos entregables, y sobre aquello que se ha realizado, se recoge como parte de la ejecucin del proyecto y se vierte dentro del proceso de informar el rendimiento.

Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto.

Se realiza para supervisar los procesos del proyecto relacionados con el inicio, la planificacin, la ejecucin y el cierre. Se adoptan acciones correctivas o preventivas para controlar el rendimiento del proyecto. La supervisin es un aspecto de la direccin de proyectos que se realiza a lo largo de todo el proyecto. El proceso Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto est relacionado con: Comparar el rendimiento real del proyecto con el plan de gestin del proyecto Evaluar el rendimiento para determinar si est indicado algn tipo de accin correctiva o preventiva, y luego recomendar dichas acciones cuando sea necesario. Analizar, efectuar el seguimiento y supervisar los riesgos del proyecto para asegurarse de que los riesgos se identifican, se informa sobre su estado y se estn ejecutando los planes de respuesta al riesgo adecuados. Mantener una base de informacin precisa y actualizada en lo que respecta al producto o productos del proyecto y a su documentacin relacionada, hasta la conclusin del proyecto.

Rp10 Proporcionar informacin para respaldar el informe del estado de situacin, la medicin del avance y las proyecciones. Suministrar proyecciones para actualizar la informacin del coste actual y del cronograma actual. Supervisar la implementacin de los cambios aprobados cuando y a medida que stos se produzcan.

Control Integrado de Cambios.

Se realiza desde el inicio del proyecto hasta su conclusin. El control de cambios es necesario porque los proyectos raramente se desarrollan exactamente acorde con el plan de gestin del proyecto. El proceso de Control Integrado de Cambios incluye las siguientes actividades de gestin de cambios, con diferentes niveles de detalle, basndose en el grado de terminacin de la ejecucin del proyecto. Identificar que debe producirse un cambio o que ya se ha producido. Influir sobre los factores que podran sortear el control integrado de cambios, de forma que solamente se implementen los cambios aprobados. Revisar y aprobar los cambios solicitados. Gestionar los cambios aprobados cuando y a medida que se produzcan, mediante la regulacin del flujo de cambios solicitados. Mantener la integridad de las lneas base habilitando slo los cambios aprobados para su incorporacin dentro de los productos o servicios del proyecto, y manteniendo actualizada la documentacin de configuracin y planificacin relacionada. Revisar y aprobar todas las acciones correctivas y preventivas recomendadas. basndose en los cambios aprobados, mediante la coordinacin de cambios durante todo el proyecto. Por ejemplo, un cambio propuesto en el cronograma a menudo afectar a los costes, a los riesgos, a la calidad y al personal. Documentar el impacto total de los cambios solicitados. Validar la reparacin de defectos. Controlar la calidad del proyecto segn las normas, sobre la base de los informes de calidad.

El nivel aplicado de control de cambios depende del rea de aplicacin, de la complejidad del proyecto especfico, de los requisitos del contrato, y del contexto y el entorno en los que se realiza el proyecto. La aplicacin del sistema de gestin de la configuracin en todo el proyecto, incluidos los procesos de control de cambios, cumple tres objetivos principales: Establecer un mtodo evolutivo para identificar y solicitar de forma consistente cambios en las lneas base establecidas, y para evaluar el valor y la efectividad de esos cambios. Proporcionar oportunidades para validar y mejorar el proyecto de forma continua, teniendo en cuenta el impacto de cada cambio.

Rp10 Proporcionar el mecanismo para que el equipo de direccin del proyecto comunique de forma sistemtica todos los cambios a los interesados.

Cerrar Proyecto.
Se desarrollan dos procedimientos para establecer las interacciones necesarias para realizar las actividades de cierre a lo largo de todo el proyecto o de una fase del proyecto: * Procedimiento de Cierre Administrativo. Este procedimiento describe en detalle todas las actividades, interacciones, roles y responsabilidades relacionados con los miembros del equipo del proyecto y de los dems interesados involucrados en la ejecucin del procedimiento de cierre administrativo del proyecto. * Procedimiento de Cierre del Contrato. Incluye todas las actividades e interacciones requeridas para establecer y cerrar todo acuerdo contractual establecido para el proyecto, y tambin para definir aquellas actividades relacionadas que respaldan el cierre administrativo formal del proyecto. Este procedimiento implica tanto la verificacin del producto (todo el trabajo completado de forma correcta y satisfactoria) como el cierre administrativo (actualizacin de registros de contrato para reflejar los resultados finales y archivo de esa informacin para su uso futuro).

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Gestin del Alcance del Proyecto

Incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. La gestin del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la definicin y el control de lo que est y no est incluido en el proyecto.

Planificacin del Alcance

Cada proyecto exige un delicado equilibrio entre las herramientas, las fuentes de datos, las metodologas, los procesos y los procedimientos, y otros factores, con el fin de asegurar que el esfuerzo dedicado a actividades para determinar el alcance sea acorde al tamao, la complejidad y la importancia del proyecto. El plan de gestin del alcance del proyecto es una herramienta de planificacin que describe cmo el equipo definir el alcance del proyecto, desarrollar el enunciado del alcance del proyecto detallado, definir y desarrollar la estructura de desglose del trabajo, verificar y controlar el alcance del proyecto.

Definicin del Alcance

La preparacin de un enunciado del alcance del proyecto detallado es crtica para el xito del proyecto y se construye sobre la base de los principales productos entregables, asunciones y restricciones que se documentan durante la iniciacin del proyecto en el enunciado del alcance del proyecto preliminar. Las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se analizan y convierten en requisitos. Las asunciones y restricciones se analizan para verificar si estn completas y, de ser necesario, se agregan asunciones y restricciones adicionales. El equipo del proyecto y otros interesados, que tengan una idea adicional del enunciado del alcance del proyecto preliminar, pueden realizar y preparar dichos anlisis.

Definicin del Alcance: Herramientas y Tcnicas

Anlisis del Producto Identificacin de Alternativas Juicio de Expertos Anlisis de los Interesados

Definicin del Alcance: Salidas

Enunciado del Alcance del Proyecto:

Rp10 El enunciado del alcance del proyecto tambin proporciona un entendimiento comn del alcance del proyecto entre los interesados del proyecto, y describe los principales objetivos del proyecto. Objetivos del proyecto: Los proyectos pueden tener una amplia variedad de objetivos de negocio, de costes, de cronograma, tcnicos y de calidad. Los objetivos del proyecto tambin pueden incluir metas relativas a costes, cronograma y calidad. Descripcin del alcance del producto: Describe las caractersticas del producto, servicio o resultado para el cual se cre el proyecto. Generalmente, estas caractersticas sern menos detalladas en las fases iniciales y ms detalladas en las fases posteriores, a medida que las caractersticas del producto se van elaborando gradualmente. Requisitos del proyecto: Describen las condiciones que deben cumplir o las capacidades que deben tener los productos entregables del proyecto para satisfacer un contrato, norma, especificacin o cualquier otro documento formalmente impuesto. Lmites del proyecto: Identifica generalmente qu est incluido dentro del proyecto. Establece explcitamente qu est excluido del proyecto, si un interesado podra suponer que un producto, servicio o resultado en particular podran ser un componente del proyecto. Productos entregables del proyecto: Los productos entregables incluyen tanto las salidas que comprenden el producto o servicio del proyecto, como los resultados secundarios, tales como informes y documentacin de la direccin del proyecto. Criterios de aceptacin del producto: Definen el proceso y los criterios para aceptar los productos completados. Restricciones del proyecto: Las restricciones enumeradas en el enunciado del alcance del proyecto detallado, por lo general, son ms numerosas y detalladas que las restricciones enumeradas en el acta de constitucin del proyecto. Asunciones del proyecto:

Rp10 Las asunciones enumeradas en el enunciado del alcance del proyecto detallado, por lo general, son ms numerosas y detalladas que las asunciones enumeradas en el acta de constitucin del proyecto. Organizacin inicial del proyecto. Se identifica a los miembros del equipo del proyecto, as como a los interesados. Tambin se documenta la organizacin del proyecto. Riesgos iniciales definidos. Identifica los riesgos conocidos. Hitos del cronograma. El cliente o la organizacin ejecutante pueden identificar hitos y pueden colocar fechas impuestas en dichos hitos del cronograma. Estas fechas pueden tratarse como restricciones del cronograma. Limitacin de fondos. Describe cualquier limitacin aplicada a la financiacin del proyecto, ya sea en cuanto al valor total o durante perodos especficos. Estimacin del coste. La estimacin del coste del proyecto calcula el coste total esperado del proyecto, y generalmente est precedida por un modificador que proporciona alguna indicacin acerca de su exactitud, como conceptual o definitiva. Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto. Describe el nivel de gestin de la configuracin y de control de cambios que debe implementarse en el proyecto. Especificaciones del proyecto. Identifica aquellos documentos de especificaciones con los que debera cumplir el proyecto. Requisitos de aprobacin. Identifica los requisitos de aprobacin que pueden aplicarse a aspectos tales como objetivos, productos entregables, documentos y trabajo del proyecto.

Crear EDT
La EDT es una descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable, del trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto. La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo ms pequeas y fciles de manejar, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definicin cada vez ms detallada del trabajo del proyecto

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Verificacin del Alcance

Es el proceso de obtener la aceptacin formal por parte de los interesados del alcance del proyecto completado y los productos entregables relacionados. Verificar el alcance del proyecto incluye revisar los productos entregables para asegurarse de que cada uno se complete satisfactoriamente. La verificacin del alcance se diferencia del control de calidad en que la verificacin del alcance se relaciona principalmente con la aceptacin de los productos entregables, mientras que el control de calidad se relaciona principalmente con cumplir los requisitos de calidad especificados para los productos entregables.