INSTITUTO DE ESTUDOS SUPERIORES DA AMAZNIA CURSO DE SISTEMAS DE INFORMAO

BRUNO DOS SANTOS AMORIM LEONARDO SAMPAIO TORRES

Analise e implantao de um GED

Orientao do Prof. Esp. Jlio Cesar Vicari

BELM 2011

INSTITUTO DE ESTUDOS SUPERIORES DA AMAZNIA CURSO DE SISTEMAS DE INFORMAO

BRUNO DOS SANTOS AMORIM LEONARDO SAMPAIO TORRES

Analise e implantao de um GED.

Artigo apresentado ao Curso de Sistemas de Informao para obteno do grau de Bacharel em Sistemas de Informao. Orientado por: Prof. Esp. Jlio Cesar Vicari.

BELM 2011

INSTITUTO DE ESTUDOS SUPERIORES DA AMAZN AMAZNIA CURSO DE SISTEMAS DE INFORMAO

BRUNO DOS SANTOS AMORIM LEONARDO SAMPAIO TORRES

Analise e implantao de um GED

Este Artigo foi julgado adequado para a obteno do Grau de Bacharel em Sistemas de Informao, e aprovado na sua forma final pelo Instituto de Estudos Superiores da Amaznia.

___________________________________________ Prof. Jlio Cesar Vicari Instituto de Estudos Superiores da Amaznia IESAM ___________________________________________ Examinador: Prof. (nome) Instituto de Estudos Superiores da Amaznia IESAM ___________________________________________ Examinador: Prof. (nome) Instituto de Estudos Superiores da Amaznia IESAM BELM 2011
AGRADECIMENTOS

Analise e implantao de um GED

Bruno dos Santos Amorim, Leonardo Sampaio Torres Curso de Sistemas de Informao - Instituto de Estudos Superiores da Amaznia (IESAM) 66055-260 Belm PA Brasil
Brunoamorim3@gmail.com, Leotorresbaiano@gmail.com

Abstract. This article examines the process of implementing a ged according to the needs in the environment. After a research and requirements gathering, defined the proper module for the system (file management) and the type of platform being used. The use of the system will reduce spending in the sector suggested, since there is a great deal of paper (documents), these can be scanned and managed from the system, or even created. The analysis and development includes the MySQL database (used in the system), use of the Zend framework in the system under analysis (KnowledgeTree), and the adjustment made in the system according to the standards required, as KnowledgeTree is open source. Resumo. Este artigo analisa o processo de implementao de um GED de acordo com as necessidades existentes no ambiente. Aps uma pesquisa e uma coleta de requisitos, foi definido o modulo apropriado para o sistema (gerenciamento de arquivos) e o tipo de plataforma a ser usada. A utilizao do sistema reduzir os gastos no setor sugerido, visto que h uma grande transao de papeis (documentos), que podem ser digitalizados e gerenciados a partir do sistema. A anlise e desenvolvimento inclui, a base de dados MySQL (utilizado no sistema), uso do framework Zend no sistema em anlise (KnowkedgeTree), e a adaptao feita no sistema de acordo com os padres exigidos, j que o KnowledgeTree OpenSource.

1. Introduo
Analise e implementao de um sistema de gerenciamento eletrnico de documentos nem sempre uma tarefa fcil, ainda mais quando tem que se fazer um comparativo com vrios outros sistemas. Sendo que cada um tem sua particularidade e ferramentas diferenciadas, o analista tem que pensar como um novo usurio e escolher a que ele melhor se adapte. Foram feitas analises em vrios programas OpenSource, em busca de um que melhor se encaixe no projeto de implantao onde sero feitas analises tanto na segurana dos documentos quanto na criao dos mesmos e quanto a dificuldades de uso para que o sistema seja facilmente aceito pelo quadro de funcionrios. O Software que melhor atende as necessidades possui suporte a outros idiomas a qualquer momento e ferramentas que hoje fazem falta aos setores da instituio onde ser feita a implementao.

2. Sistema KnowledgeTree Community As analises foram feitas em trs programas: KnowLedgeTree Community, DokMee e o AlFresco Community. KnowLedgeTree foi o programa mais indicado, pois ele conta com maior numero de ferramentas que os outros e possui suporte a vrios idiomas, sendo o Alfresco apenas um GED de gerenciamento de trabalho para uma esquipe de T.I. e o DokMee um software trial e muito complexo para novos usurios por ter suas ferramentas espalhadas e mal organizadas. O KnowledgeTree permite a manipulao e adaptao de sua interface para as cores e padres usados pela instituio onde ser implantado. Ser usada a verso Community por ser a nica OpenSource, desenvolvida pela comunidade KnowledgeTree pelo mundo, enquanto a Enterprise a verso desenvolvida pela prpria empresa. A escolha foi efetuada baseada na tecnologia utilizada pela comunidade que trabalha com Zend e PHP, linguagens de fcil adaptao a maioria dos navegadores e sistemas operacionais e por ser um sistema Web fica fcil sua portabilidade tambm para dispositivos moveis. O sistema deve ser instalado em um servidor, para que todas as estaes que tero acesso aos documentos gerenciados por ele possam vir a se conectar ao banco. O Sistema conta com sete opes de linguagem: Ingls, Espanhol, Alemo, Francs, Italiano, Portugus de Portugal e Portugus Brasileiro, e a escolha deve ser feita no momento da instalao. Os documentos so armazenados em uma estrutura de pastas, definida pelo usurio. Permite tambm a criao de tags para documentos, que so como palavras-chave, que depois podem ser utilizadas para pesquisar documentos. Possibilita full text search, que vem a ser uma pesquisa por palavras chaves em diversos tipos de documentos (Microsoft Office, PDF, OpenOffice, XML, HTML, RTF, text) e as pesquisas podem ser salvas e usadas por outros usurios. O banco de dados utilizado ser o MySQL, por ser um banco de dados tambm OpenSource. Ser instalado em um servidor previamente configurado na aplicao e todos os documentos sero salvos no mesmo atravs do KnowledgeTree, sendo tambm configurados e separados pelos grupos/setores pela propria aplicao dentro do banco. 3. Analise KnowledgeTree. A analise ser efetuada conforme das necessidades da instituio onde ser instalado o sistema, setores que necessitem de rastreio de documentos, outros que precisem de seus documentos organizados em pastas. Todas as opes disponveis esto sendo levadas em conta na escolha do KnowledgeTree. Logo na primeira analise o sistema mostrou-se bastante estvel, no travou. O servidor foi instalado em um notebook com boa configurao, processador Intel Core I5 2.7ghz e 4Gb de memoria RAM, enquanto a estao de acesso funcionava em um computador desktop com processador Intel Core 2 Duo 3.0ghz com 2Gb de memoria RAM. Na analise foram separadas funes que sero as mais usadas pelos usurios, como o sistema de arquivamento em pastas, o sistema de permisses e o sistema de

gerenciamento dos e-mails, funes estas que tornam a adaptao ao sistema muito mais intuitiva. Outro ponto forte na escolha foi o idioma, se precisssemos alterar a linguagem do sistema inteiro seria necessrio muito mais tempo e ainda sim poderiam acontecer gafes na traduo, o que poderia ocasionar problemas para os funcionrios com menor conhecimento na lngua inglesa ou mesmo no programa. 4. Administrao e Atualizaes. O Sistema ter funcionalidades importantes para ficar totalmente liberado, ou seja, ele ter um administrador, mas somente isso pode ainda causar brechas ou possveis falhas que possam vir a prejudicar as informaes que em grande maioria so dados confidenciais de alunos ou funcionrios, pois este usurio pode ter sua senha roubada ou alterada por terceiros afim de pegar estas informaes, portanto ser configurado apenas uma sesso por usurio, o que vem a ser isso, quando um usurio estiver conectado em uma estao no poder se conectar por outra, mesmo que mvel ou desktop. Afim de tentar dificultar as chances de termos dados roubados tambm ser configurada uma pasta nica para o administrador, com os dados sigilosos dos funcionrios, sendo liberada apenas para setores como diretoria ou coordenao. 4.1. Administrador O Sistema ser administrado pelo Coordenador de TI da instituio e este usurio ter acesso a todas as funes e informaes presentes em qualquer documento, podendo alterar ou excluir, mas sem poder alterar o log que ser criado, que s poder ser alterado por um usurio mster que controlado apenas pelos desenvolvedores para controle ate mesmo da conta do administrador. 4.2. Atualizaes / Manutenes As atualizaes sero feitas conforme a necessidade da segurana ou de possveis erros encontrados no sistema, podendo ser feitas constantemente ou no, mas sempre com toda a segurana de um backup feito anteriormente, evitando possveis perdas. Sero feitas manutenes de rotina, apenas para verificar possvel demora no armazenamento ou para arrumar funcionalidades que podem estar desativadas por conta de qualquer erro.

5. Benefcios
A utilizao do sistema por instituies deste porte podem trazer grandes benefcios, como o caso da instituio IESAM, que em um custo em torno de 60 mil reais por ano em impresses, mais o efeito ambiental com tanto papel e tinta que so utilizados, somando-se a isso a manuteno peridica dos ambientes para o armazenamento desses documentos, com estimativa de aproximadamente 100 mil reais, o que torna essa pratica de armazenamento muito invivel para uma instituio que tem como marca a preservao ambiental.

Outra grande vantagem do KnowledgeTree, a possibilidade de acessar os documentos via web, ou seja, o usurio poder abrir um documento da empresa de qualquer lugar do mundo, sem precisar estar presente na empresa. 5.1. Sustentabilidade e Economia Como o principal foco do IESAM a sustentabilidade o sistema dar o mximo de possibilidades para diminuir as impresses. A instituio contar com um sistema que poder ser assinado digitalmente e pode ser enviado de uma maquina para outra pela rede local ou internet. Outra economia seria com a estrutura fsica que poderia estar sendo mais bem utilizada para atrair novos alunos instituio, novos laboratrios, novas salas de leitura ou ate mesmo novas salas administrativas. 5.2. Segurana dos Documentos Outro beneficio importante para a instituio ser a segurana, pois com o KnowledgeTree os documentos podem ser separados por grupos de usurios, impedindo que outros usurios de outros setores tenham acesso. Podendo ate imutar o arquivo, impedindo assim que outros usurios alterem tal documento. Nenhum documento em papel, mesmo que bem armazenado, ter a mesma qualidade de quando foi criado. J com o sistema de armazenamento em um banco de dados ele pode ser reutilizado sempre com a mesma qualidade. 5.3. Agilidade na localizao de documentos Agilidade na obteno de documentos. Hoje a IESAM pede um perodo de 48 para entregar qualquer documento na sua secretaria, com o sistema de armazenamento esse perodo poderia ser de apenas alguns minutos, o que traria maior credibilidade da instituio com o aluno que busca sempre os documentos para obteno de algum estagio ou emprego e sempre precisa disso com alguma antecedncia. Isso poderia ajudar ainda mais os setores sobrecarregados com documentos e ter um ambiente mais propicio ao desenvolvimento e solues dos problemas do dia-a-dia do que ter vrios documentos entulhados em cima de uma mesa.

6. Coleta de Dados
Para o desenvolvimento do projeto foi necessrio ser feita uma coleta de dados. Um sistema como esse traz grandes gastos a instituio, no apenas com o desenvolvimento, mas tambm com os servidores que devem ser alocados para armazenamento e peridicas manutenes preventivas. Nessa coleta foram vistos os valores gastos com impresso e armazenamento de documentos no digitais e os gastos encontrados foram absurdos, na mesma hora vimos que seria vivel e ate indicada a implantao do sistema na instituio. Foi visto tambm que a instituio j conta com um sistema de digitalizao de documentos, ferramenta essa que pode ser adaptada ao sistema com o tempo, sendo feito a principio apenas o que est sendo descrito neste artigo tcnico.

7. Imagens do Sistema ainda na analise

Figura 1 Tela de Login

7.1 Login O usurio pode vir a escolher a linguagem que vai querer utilizar o sistema, podendo ser sempre alterada sem que tenha que ser feita uma nova instalao, isso se torna um beneficio quando o sistema apresentado em uma conferencia ou quando vocs est em algum outro lugar no mundo e precisa apresentar seu sistema para futuros usurios. 7.2 Pagina Principal

Figura 2 Tela Principal

Nesta tela o usurio tem acesso aos documentos largado, o agendador de tarefas, o estado dos servidores de e-mail entre outras funcionalidades. Ficar nesta tela tambm a logo da instituio no canto superior direito, com bastante destaque, outro ponto importante so as atualizaes de feeds com informaes

importantes e muito relevantes a empresa que podem ser utilizadas por seus administradores.

8. Cronograma
O Cronograma utilizado baseava-se no perodo do ultimo ano do curso de sistemas de informao no ano de 2011 no IESAM e foi feito em cima da data prevista para a entrega do Trabalho de Concluso de Curso (TCC), por isso ele vai apenas ate novembro, j com todos os testes a serem feitos ate essa data. A ideia surgiu ainda em Janeiro e logo aps veio o inicio da coleta de dados, coleta essa que trouxe a informao de custos e formas de armazenamento de documentos na instituio, posteriormente veio a analise para que fosse aberta a discusso sobre a criao do projeto, ou seja, ver se ele era realmente vivel a instituio. Projeto aprovado, veio fase de desenvolvimento, juntamente com o artigo tcnico e o abastecimento de informaes, como dados de funcionrios que viro a usar o sistema.

Atividades Programadas Coleta de Dados Analise de Dados

FEV X X

MAR X X X

ABR

MAI

JUN

JUL AGO

SET

OUT

NOV

X X X X X X X X X X X X X X X X X

Discusso sobre o projeto Analise e alteraes do sistema Abastecimento informaes de

Desenvolvimento do Artigo Implementao teste do G.E.D de

Figura 1. Cronograma de analise e adaptao do GED

9. Referncias
BALDAM, Roquemar de Lima. GED: Gerenciamento Eletrnico de Documentos / Roquemar Baldam, Rogrio Valle, Marcos CavalcantiSo Paulo. tica, 2002. www.ged.feevale.br/apostilas

www.ged.net.br www.knowledgetree.org www.arquivar.com.br/servicos/software/ged