CASO: INGENIO MARGARITA CASO SOBRE COMPRAS E INVENTARIOS

El recin posesionado Jefe de Materiales del Ingenio Margarita S.A., el ingeniero Sigifredo Porras, acababa de redactar un correo electrnico citando a todo su equipo para una reunin de carcter urgente maana a primera hora en la que se requera revisar toda la gestin de compras e inventarios; a raz de lo que consideraba una atencin excesiva e inquietante en su rea de parte de la firma antioquea de consultora BEST, especializada en la optimizacin de los recursos financieros. Firma que haba sido seleccionada y contratada en tiempo record por iniciativa de la presidencia con unanimidad de la junta directiva del grupo empresarial al que perteneca el ingenio, como la empresa pionera y ms representativa de la divisin azcar. En la comunicacin Porras les peda a sus colaboradores que analizaran previamente y llevaran a la reunin las posibles causas del incremento excesivo y en tan corto tiempo del valor del inventario de la compaa, con esto pretenda poder realizar un diagnstico acertado de la grave situacin a la que haba hecho referencia la semana pasada en una comunicacin a todas las personas del rea. Este tema en especial lo vena preocupando desde que empez a levantar las cifras del rea que le acababan de entregar, aunque saba igualmente que deba atender aspectos relacionados con el servicio que se prestaba los clientes internos del ingenio. Porras senta que una vez los jvenes consultores de esta firma entendieron que en realidad la Jefatura de Materiales (Ver Anexo 1), que depende de la Gerencia Financiera, pese a tener este nombre, era la encargada de administrar las compras, los inventarios y las bodegas, se haban vuelto demasiado exigentes con las solicitudes de contestar cuestionarios de hasta cien preguntas y en pedir toda clase de datos e indicadores. Lo que al ingeniero le preocupaba era que esta firma estuviese confirmando las sospechas que tena desde que asumi la Jefatura hace ms de un mes, sospechas que se resuman en concluir que la gestin de la Jefe anterior dejaba mucho que desear, as esta persona hubiese sido promovida a la Gerencia Financiera. Es ms, crea que dicha promocin tena que ver en realidad con aspectos coyunturales relativos a la seguridad personal de uno de los dueos quien ocupaba dicha gerencia, y no a una cuestin de buenos resultados. El correo electrnico del ingeniero Porras gener un efecto inmediato en todo el personal del rea haciendo que los tres compradores especializados, Piedad, Wendy Vanesa y Jos Mara, se llamaran telefnicamente entre s y acordaran reunirse en la cocina para tomarse un caf y hablar del tema de la prxima reunin. As mismo, estuvieron muy de acuerdo en invitar a Darwin, el planeador de materiales. La primera en hablar fue Piedad, la ms veterana de los compradores: Ay no que pesar del ingeniero Porras, pobre hombre!, se ve muy preocupado por todo lo que le va a tocar arreglar cierto?. Claro amiga, es que yo si le digo una cosa ese nuevo sistema, el tal ERP, se pens que iba a ser la gran cosa y hasta ahora nada de nada, yo no siento que me haya optimizado el trabajo, al contrario por un lado tengo que andar corriendo a toda hora porque a todos los que trabajan en esta bendita empresa les queda facilito hacernos solicitudes y medirnos la gestin, no ve que los ingenieros estn dichosos con el nuevo mdulo de produccin y mantenimiento del nuevo sistema; y por el otro lado sigo comprando casi que de la misma forma. No me crea tan pendeja y con todo el billete que cost ese sistema manifest Wendy Vanesa muy a su estilo frentero de siempre. Y con lo que nos trasnochamos con esos consultores mexicanos. Bueno aunque lo bueno si fue que nos compraron computador nuevo, (risas) dijo Jos Mara mientras agitaba su caf con un cuchara para enfriarlo. No pero a la parte seria s ha servido para mejorar la confiabilidad de los inventarios y para tener informacin en tiempo real. O es que a ustedes no les gustan los reportes que se pueden generar, lo ms de bonitos no y cada da le descubro cosas nuevas. Pero sabe que Wendisita tiene razn, yo vengo trabajando igualitico que antes. Ah los que deben estar contentos son los del rea contable y los de contralora, a ellos muy seguramente si se les debi arreglar el caminado, como tambin se implementaron los mdulos contable y financiero del ERP. sentenci Darwin. Bueno pero venga, seriamente, ustedes que van a llevar a la reunin de maana?. pregunt Piedad angustiada. Que va! nada, o es que vos que has hecho para que los inventarios se trepen? Eso lo que hay que hacer es echarle la culpa al tal ERP y a los ingenieros de las otras reas que friegan por todo como nios chiquitos. deca Wendy Vanesa. Pilas, pngase pilas, que el ingeniero Porras le gustan las vainas tcnicas y no la carreta!. Yo si me voy a analizar qu puede estar cambiando ahora, no vaya a ser que me la monten. manifest Darwin al tiempo que se retiraba y daba por terminada la protocolaria reunin. Mientras tanto en la oficina de Presidencia se llevaba a cabo tambin una reunin de ltima hora en la que la voz predominante era la del Presidente Entonces lo que yo veo es que en esta empresa se est desvirtuando la tesis fundamental que sirve de argumento para invertir una millonada en un sistema ERP como el que tenemos, y es que esa inversin se paga al aumentarse la productividad y optimizarse los recursos del negocio. Porque aqu lo que est pasando es lo contrario, nos gastamos una millonada en un sistema que nos est aumentando los inventarios a unos niveles

jams vistos en la historia de esta compaa. Ahora que mirs las cifras Rodolfo Len te das cuenta, es que estamos por encima dos veces del Ingenio Tulipn que muele un 30% ms que nosotros y por encima del Ingenio Astromelia que se nos parece, no que vaina Deca con una visible molestia el Presidente del ingenio mientras caminaba de una lado a otro bordeando la gigantesca y centenaria mesa de juntas que tena en su oficina. Rodolfo Len, el Primer Vicepresidente y Gerente General, habl apresuradamente: No ser que a raz de la entrada del ERP se estn empezando a hacer los ajustes necesarios en los niveles de inventario para operar con normalidad Bueno creo que no aplica lo que acabo de decir porque antes no operbamos de forma anormal no. Una vez concluy cay en cuenta que se haba escurrido en su silla. S ole!. Cudate de hacer esos aportes insulsos. dijo Mara Lorena, la Contralora General, con una leve mueca de sonrisa. Lo preocupante del tema es que si no es por el informe de BEST no nos damos cuenta rpido de lo que est pasando de forma puntual y en el corto plazo. Yo si vena sintiendo dificultades en la liquidez que fue lo que en parte motiv la contratacin de la firma. Ah pero es que como para la junta de esta empresa los inventarios tradicionalmente han sido vistos como un indicador de solidez y respaldo. Ni siquiera permitieron subastar en Junio la millonada que tenemos en chatarra. Ahora, quisiera revisar maana mismo cules son las gerencias que ms tienen responsabilidad en el crecimiento de los inventarios, me imagino que la de fbrica debe manejarlo muy bien por el tema tcnico, no creo que pase lo mismo en la de campo. Y que se atengan todos porque esta vaina me la justifican o me la justifican deca el Presidente. Mara Lorena: Adems doctor como el rea de materiales por no decir otras ms es tan pobre en materia de indicadores, y las cifras que hablan de la gestin se miran vencidas cuando se saca el tiempo para hacer comit. Todos hablaban pero no dejaban de mirar el documento que tena en la mano el Presidente y que an no les dejaba ver. Estaban pensando todos en cundo se los iba a mostrar y como si les estuviese leyendo el pensamiento lo arroj con un excepcional clculo, de forma que este aterriz justo en el centro de la mesa. VER ANEXO A, en anexos del caso . El Presidente: Miren la segunda hoja, por eso es que me tiene tan preocupado el tema del ERP. Aqu lo que hay es un problema de consultora e implementacin. Que se vayan preparando los de materiales y los de sistemas. Ateneo como gerente de sistemas tiene mucho que ver pues l deba armonizar de forma exitosa la migracin al nuevo sistema maravilla. Aunque yo si quiero hablar con Doa Hilda porque ahora no slo es la gran jefa sino que hasta el mes pasado era ella la que manejaba el rea. Adems, no es explicable como teniendo este nuevo sistema y unos inventarios tan generosos, seguimos escuchando quejas de ingenieros de fbrica, campo y cosecha sobre el servicio de materiales, sobretodo se quejan de las demoras en la liberacin de solicitudes de compra y como eso retrasa las diferentes operaciones. No no no, es que por donde se mire esta viana huele feo. Al pobre Porras le toc bailar con la ms fea no doctor. Bueno aunque segn recuerdo el comit directivo lo propuso para el cargo por tener ms de 15 aos de experiencia como jefe de produccin y como experto en calidad, adems que se haba detectado la necesidad de manejar el rea de una forma ms tcnica. manifest Maria Lorena. Sin importar si los dems haban acabado de digerir las cifras o no Rodolfo Len pas a la siguiente hoja sin vacilacin. Al tiempo que exclamaba levemente molesto: No pues claro Presidente como no va a ser, en Agosto salimos en vivo[1], si es que se ve justica la curva. Blanco es gallina lo pone Tenaz este tema Presidente, esto da hasta para echar a alguien. [1] Salir en Vivo: significa desmontar el sistema de informacin anterior y realizar las operaciones en el nuevo sistema de informacin implementado. VER ANEXO B, en anexos del caso Al da siguiente en la oficina del Jefe de Materiales la reunin empez puntualmente Los primeros en llegar fueron Sagrario, la secretaria, y los auxiliares del almacn Hamilton y Herminsul, seguidos del Jefe del Alamcn Agrcola Robeiro Robayo. Posteriormente, llegaron Darwin y los tres compradores. Listo! Empezamos? pregunt con entusiasmo Sigifredo dando apertura a la improvisada reunin. Falta Matamoros, no viene o que? pregunt Piedad, al tiempo que se revisaba a profundidad el estado del esmalte en sus uas. No. Est incapacitado. Pero Robeiro lo puede reemplazar pues l ha estado estos das tambin al mando del Almacn General. sentenci Sagrario con total aplomo. El ingeniero Porras carraspe levemente pues dada la premura con la que se haba motivado todo esto senta que no saba bien por dnde empezar. Pero se llen de valor y retom la palabra nuevamente manifestando lo siguiente: S!, el objetivo de esta reunin ms que mirar las cifras del crecimiento en los inventarios es evaluar las causas de fondo que estn generando esta situacin. Quiero entonces que revisemos todos los factores posibles. deca el ingeniero Porras de manera angustiosa.

Cules causas Sigifredo si es que para m es clarsimo: nosotros los compradores nos movemos en funcin de las solicitudes de compra que generan directamente en el sistema los usuarios o cuando tenemos un requerimiento planificado por Darwin. manifest Piedad, la compradora especializada en repuestos de fbrica. De acuerdo pero nosotros no podemos hacer de simples ejecutores, por no decir digitadores; tenemos que acompaar nuestras acciones de mucho anlisis que nos permita siempre optimizar el recurso. Esa respuesta no se la admito ni ahora ni mientras yo est al mando aqu dijo el ingeniero Porras. Como el ambiente se estaba poniendo tenso, a raz del comentario del Ingeniero Porras, de inmediato Wendy Vanesa, apunt lo siguiente: S, as suene feo, yo estoy de acuerdo con Piedad ingeniero, cul anlisis si primero las solicitudes vienen listas y son ms una serie de exigencias que cualquier otra cosa, el proveedor viene preasignado sin ninguna justificacin, la referencia que solicitan es nueva y hay que codificarla por lo que no se tiene historia u otra alternativa. Cuando la solicitud la hace un jefe hay que cotizarle demasiado, todas las solicitudes tienen mxima urgencia porque creen que uno se va a demorar esta vida y la otra o les va a comprar lo que no es, las solicitudes de Planeacin las pasa Darwin con los parmetros de stock mnimo y mximo listos. Y segundo, a qu horas vamos a analizar qu?, si an estamos procesando manualmente mucha informacin; usted mismo se sorprenda cuando lo empezamos a capacitar de la gran cantidad de pasos y secuencias que tiene la rutina de compras en el nuevo ERP. Adems ingeniero en ese sistema tenemos mucha basura que le retrasa a uno el trabajo cuando se hacen consultas, se generan reportes o listados. Con Darwin veamos en estos das que hay ms de 20,000 registros de historia de compra que sospechamos son obsoletos y no hemos mirado si pasa lo mismo con el catlogo de proveedores. Lo triste del cuento sabe qu es? Que a subir supuestamente la informacin del sistema anterior se le gast cualquier cantidad de tiempo con los consultores mexicanos del ERP. manifest Jos Mara, quien llevaba cerca de 20 aos comprando todo lo que requeran las gerencias de campo y cosecha. Antes de que otra persona hablara Darwin se apresur a decir: Ingeniero, yo si quiero aclarar algo y es que los usuarios, y me pasa ms con los planeadores de materiales de mantenimiento de fbrica y con los analistas de refinera y tachos, cuando solicitan crear una referencia de planificacin y consumo permanente solicitan ah mismo que se cree con los parmetros de stock mnimo y mximo que ellos consideran los ptimos. Yo vengo hace das revisando ciertas referencias y he ido peluqueando mucha cosa que nos volara los niveles de inventario. Lo que pasa ingeniero es que ellos no tienen claros los procedimientos de compra y no usan la informacin del sistema para hacer solicitudes de planeacin consistentes. Y para serle sincero yo siento que hay mucha libertad para pedir, o que lo digan los compradores. (Ver Anexo 2). Comentario que de inmediato aprobaron Socorro, Wendy y Jos Mara. Vea ingeniero Porras yo quiero manifestar algo para confirmar lo ltimo que dijo Darwin, y es que uno se da cuenta en el almacn, y lo hablbamos con Matamoros el otro da, de cmo llegan materiales nuevos cuando se podran usar otros que tenemos en stock hace tiempo, sobretodo pasa en los filtros, soldaduras, tubera y en general en la clase de ferretera. Por otra parte, muchas veces se compran cosas por solicitud de los ingenieros y nadie revisa que eso se consuma en cierto tiempo. Mejor dicho ingeniero: como si esta empresa diera leche, me entiende? dijo Robeiro Robayo. Tiene mucha razn seor, si usted mira, as sea por encima las cifras del inventario, se da cuenta que hay a la fecha 5,600 millones de pesos sin movimiento hace ms de un ao, pero que en su momento se catalogaron como planificables, es decir, iban a ser de consumo permanente, y vea: ah estn quietitos. Ah pero de eso nadie se acordar me imagino. (Ver Anexo 3). manifest con total propiedad Sigifredo Porras, quien llevaba das enteros digiriendo cifras y reportes del ERP. Otra cosa, cuando uno pregunta por ejemplo a la gente de fbrica por que estn pidiendo tanto de ciertas referencias le dicen a uno que cuando las cosas no llegan con problemas de calidad llegan tarde. Uno lo ve ingeniero, la programacin de entregas casi nunca se cumple y hay ocasiones que hasta los proveedores traen lo que no se les ha pedido. manifest Herminsul. Aberrante!. Y en que clases de inventario pasa con ms frecuencia lo que usted me est diciendo Herminsul?, porque el tema no es comprar para cubrirme ante una mala gestin y uno hasta cierto punto los entiende no. dijo Sigifredo Porras. A lo que ste de inmediato contest: No pues ingeniero eso pasa mucho es con el rea de empaque, ms que todo en los sacos para empacar azcar crudo y en los sacos de polietileno para refino, ah lo preocupante es que eso vale mucha plata. Pero tambin de unos meses para ac pasa con ciertos insumos qumicos, con lubricantes y con ciertas referencias de instrumentacin. Y a uno le preguntan que por qu seguimos trabajando con proveedores malos ingeniero, qu si los estamos sancionando. En vista de que casi todos los presentes voltearon a ver a Darwin, este coment: Claro que si uno se pone a ver muchas veces los niveles de stock de los sacos para empacar se deben a que no hay una planeacin clara de produccin y muchas veces se reempaca en funcin del despacho. El mes pasado con Wendy nos pusimos a afinar un poco los parmetros de stock y el de logstica y distribucin de la gerencia de mercadeo apenas se dio cuenta nos meti que vaciada y qu toc hacer?, volver a dejarlos como estaban. Es que para ver lo malo de materiales no les gana nadie pero para ver ellos que estn haciendo mal ah si ni hablar. (Ver Anexo 4).

Y con el tema de la clase 155 de lubricantes yo s apoyo en eso a Darwin porque Pachito el de programacin y logstica de la gerencia de cosecha es pero bien intransigente con sus requerimientos. (Ver Anexo 5). dijo Robayo. Por otra parte, Wendy anotaba: S, hay que reconocer que en la dos ltimas semanas se han presentando retrasos en las liberaciones de las solicitudes pero yo por ejemplo tena una serie de inquietudes relacionadas con el tema de las licitaciones con el proveedor sugerido por el sistema, y me toc esperar a que la doctora Hilda llegara de viaje, porque como ella fue la que recibi la capacitacin en ese tema cuando era la Jefe de Materiales. Wendy y el ingeniero James de sistemas?, l no vena dando soporte en el mdulo para esa compras? pregunt Jos Mara. No si a James lo trasladaron a soporte del mdulo de contabilidad, y est de viaje con la gente de contralora por todos los distritos. manifest Sagrario quien hasta el momento haba tomado nota de forma silenciosa. Seores muy preocupante todo lo que ustedes me manifiestan. Lo que me pregunto es si con ERP o sin ERP tendramos estos problemas tan serios. Esto tiene que arreglarse y rpido, las responsabilidades habr que detectarlas y ajustar la gente sin vacilar. Para citarles un ejemplo del embrollo que tenemos les digo que he escuchado en varias ocasiones durante esta reunin el tema de los stocks mximos y mnimos, y me pregunto: dnde quedan todos los diferentes procedimientos de verdadera planificacin de necesidades que tiene el ERP?. O es que eso es carreta?. Yo no creo, por eso se pag y hay que usarlo gstele a quien le guste Si alguno tiene ms que decir entonces prosigamos y si no me disculpan yo me retiro porque tengo que tener las cosas muy claras cuando me llamen de presidencia. (Ver Anexo 6). Una vez todos se acabaron de mirar entre s para ver si alguien tena otra cosa que decir, el ingeniero Sigifredo fue el primero en pararse de la mesa con una visible molestia pero a la vez angustia en su rostro, dando por terminada la reunin. Tal y como estaba previsto, ese mismo da en horas de la tarde el ingeniero Sigifredo Porras fue citado a la oficina de presidencia para un comit extraordinario y de suma importancia. Camino a la oficina se encontr con Ateneo Pachencha el de sistemas, quien apenas lo vio aprovech para decirle: Freno de oro no mejora el caballo, cierto ingeniero?. RESUELVA.

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Analice el caso. Mencione los principales actores que intervienen en la problematica Identifique los problemas e inconvenientes de la empresa. Proponga posibles soluciones.