Reunin inicial o de apertura Comunicacin durante la auditora Papel y responsabilidades de los guas y observadores Recopilacin y verificacin de la informacin Generacin de hallazgos de la auditora Preparacin de las conclusiones de la auditora Reunin final o de cierre
a) presentacin de los participantes, incluyendo una descripcin general de sus funciones; b) confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora; c) confirmacin del horario, la fecha y hora de la reunin de cierre, cualquier reunin intermedia y cualquier cambio de ltima hora; d) mtodos y procedimientos que se utilizarn;
Reunin de apertura
e) aclaracin al auditado de que las evidencias de la auditora slo se basarn en una muestra de la informacin disponible y de que, por tanto, existe un elemento de incertidumbre en la auditora;
f)
g) confirmacin de que, durante la auditora, el auditado ser informado del progreso de la misma; h) confirmacin de que los recursos e instalaciones que necesita el equipo auditor estn disponibles;
Reunin de apertura
i) confirmacin de los asuntos relacionados con la confidencialidad; confirmacin de los procedimientos pertinentes de proteccin laboral, emergencia y seguridad para el equipo auditor;
j)
k) confirmacin de la disponibilidad, las funciones y la identidad de los guas; l) mtodo de presentacin de la informacin, incluyendo la clasificacin de las no conformidades;
Reunin de apertura
m) informacin acerca de las condiciones bajo las cuales la auditora puede darse por terminada; y n) informacin acerca de cualquier sistema de apelacin sobre la realizacin o las conclusiones de la auditora.
Cuando las evidencias disponibles de la auditora indican que los objetivos de la misma no son alcanzables, el lder del equipo auditor debera informar de las razones al cliente de la auditora y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditora que pueda evidenciarse a medida que las actividades de auditora in situ progresan.
Evidencia de la auditora registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
Fuentes de informacin
Las fuentes de informacin seleccionadas pueden variar de acuerdo con el alcance y la complejidad de la auditoria y pueden incluir:
a) entrevistas con empleados y con otras personas; b) observacin de las actividades y del ambiente de trabajo y condiciones circundantes; c) documentos, tales como poltica, objetivos, planes, procedimientos, normas, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos y pedidos;
Fuentes de informacin
d) registros, tales como registros de inspeccin, actas de reunin, informes de auditorias, registros de programas de seguimiento y resultados de mediciones; e) resmenes de datos, anlisis e indicadores de desempeo; f) informacin sobre los programas de muestreo del auditado y sobre los procedimientos para el control de los procesos de muestreo y medicin;
g) informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentacin del cliente, otra informacin pertinente de partes externas y la calificacin de los proveedores; y h) bases de datos informticas y sitios de Internet.
Entrevistas de Auditora
1. 2. 3. 4.
Confirmar aspectos bsicos Identificar el proceso Buscar evidencia objetiva - comprobacin Cierre
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Prdida de tiempo Manejo del auditor Situaciones inesperadas Prueba el carcter del auditor Respuestas limitadas
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12
25
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Personal Equipos Materiales (materias primas, producto) Ambiente (condiciones de trabajo, almacenamiento, etc.) Informacin
Resumen de la Evaluacin
Seguir el plan de auditora y las listas de verificacin Realizar entrevistas, revisar registros, observar las operaciones Considerar el impacto de las observaciones (hallazgos) Ajustar la auditora a las condiciones existentes Mantener objetividad Separar hechos de conjeturas Mantener informado al auditado Evitar juicios de valor Realizar entrevistas en un ambiente adecuado
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Deficiencias comunes
Inspecciones y ensayos no documentadas No cumplimiento de procedimientos Documentos no controlados Documentos no disponibles Documentos obsoletos Calibraciones vencidas
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Se deber revisar la evidencia recopilada, a fin de determinar dnde el SGC no se ajusta a los requisitos especificados.
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Si todas estas tres partes de la no conformidad estn bien documentadas, el auditado o, cualquier otra persona con conocimientos suficientes podr ser capaz de leer y entender la no conformidad.
Ejemplo En la oficina de un Gerente de Calidad, el auditor pidi ver la planificacin de auditoras internas. Este mostr que los diez departamentos eran auditados cada seis meses. El auditor pregunt cmo se haba decidido esta frecuencia de auditoras. El director dijo que cuando se estableci el sistema, hace tres aos, se defini este intervalo en el manual de calidad y desde entonces se haba mantenido. El auditor pidi ver el registro de las Solicitudes de Accin Correctivas (SAC's). En ste figuraban 100 SAC relativas a las ltimas auditoras realizadas. De stas, 75 eran del Departamento de Ventas, el resto se repartan entre otros 5 departamentos y en 4 no haban surgido SAC's. El Departamento de Ventas es quien realizaba todas las actividades de revisin de contrato.
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AUDITORA INTERNA DE CALIDAD SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA --|-REPORTE DE OBSERVACIONES ----Area Revisada: Aseguramiento de Calidad Norma ISO 9001:2008 Clusula: 8.2.2 Descripcin: La programacin de las A. I. no se realiza de acuerdo al estado e importancia del rea, contraviniendo lo establecido en la clusula 8.2.2. Las A. I. se programan cada 6 meses, sin considerar que el Area de Ventas tiene 75 NC en las ltimas auditoras.
Auditor : GMP
Fecha: 16/07/2001
Firma:
Verificar que es correcta Verificar que est completa Verificar que se comprende Verificar que es concisa
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Situaciones a mejorar pero que todava no son una No Conformidad. Situaciones que pueden derivar en una No Conformidad. Sugerencias para la accin (auditora interna solamente).
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Entregan una amplia gama de respuestas Entrega informacin sin generar conflictos El auditado entrega su punto de vista Entregan informacin adicional La conversacin puede desviarse del tema central Se puede recibir informacin innecesaria
Desventajas
Entrega al auditado una idea de lo que se desea saber Elimina y reduce dudas sobre la respuesta que se solicita Entregan informacin especfica sobre un tema Auditado se puede sentir interrogado Las respuestas pueden ser muy breves y a menudo se requerir de otra pregunta
Desventajas
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Logran que el auditado entrega informacin completa Aclaran determinados temas Permiten que se entienda el significado de lo expresado Si se utilizan mucho, da la sensacin que no se est escuchando Pueden consumir mucho tiempo
Desventajas
No est de acuerdo en que ha olvidado la fecha de entrega por la falta de una inspeccin adecuada? Usted siempre trata de completar sus informes de auditora dentro de los tres das, verdad?
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