Administracin de proyectos: Caractersticas, factores de xito, tcnicas y Herramientas Administrativas

La importancia de las mejores prcticas en administracin de proyectos Por Adrin Anex La ausencia de la aplicacin de las mejores prcticas se ha traducido en proyectos que no agregan valor a sus dueos o accionistas, generalmente estn fuera de plazo, fuera de presupuesto y que no cumplen con las expectativas de los interesados. Esto se traduce en la falta de formacin concreta en la Direccin de Proyectos Empresariales. Debido a la complejidad de la economa y del mercado en la actualidad, las empresas trabajan por proyectos que integran a profesionales muy diversos, con diferentes procedencias y culturas empresariales. Estos proyectos implicarn cada vez ms a diversas organizaciones. Adems, los cambios tecnolgicos, la globalizacin del mercado y la aparicin de nuevos competidores hacen que las empresas exijan agregar valor para sus interesados. Esto ha cambiado la forma de Dirigir y Gestionar Proyectos. Las recomendaciones que aqu se presentan tienen la pretensin de ser una crtica constructiva a la Direccin y Gestin de Proyectos Empresariales. 1. Los proyectos no terminan mal parten mal! Generalmente los objetivos establecidos son ambiguos, por ende el alcance del proyecto no es claro. No se identifican lo riesgos; y si se identifican no se controlan ni se aplican planes de contingencia cuando stos se plasman. El equipo del proyecto no participa en construccin de la estructura detallada de trabajo (EDT / WBS). No se identifican los interesados (stakeholders) y su grado de compromiso con el proyecto (los ms peligrosos son los indiferentes, ojo con ellos). No se establecen los criterios de aceptacin, sume y siga. Terminal mal?, por favor, a otro perro con ese hueso. 2. Entre la teora y la prctica En el pasado le una frase que con el correr del tiempo la hice ma: No hay nada ms prctico que una buena teora. Generalmente las teoras son desechadas, por

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la alta direccin, en pos de la prisa. Si quiero hacer algo bien, a la primera, siempre digo, No me apuren que tengo prisa. Siempre me he preguntado Por qu hay tiempo para hacer dos veces las cosas y generalmente no hay tiempo para hacerlas bien a la primera? Tiene usted la respuesta? 3. Las mejores prcticas Las tcnicas que sustentan las buenas prcticas (por ejemplo, PMBOK del PMI y Prince2 y otras), han demostrado que son la forma eficiente para Dirigir y Gestionar Proyectos, cuando existe restricciones relacionadas tales como el alcance del proyecto, el tiempo relacionado con el inicio y termino del proyecto, la calidad esperada por los interesado y el costo autorizado para el desarrollo del proyecto y una nueva variable, el medio ambiente. 4. En el camino no se arregla la carga. Planificar o no planificar he ah el dilema. Esta frase tan socorrida y tan chilena, no tiene cabida en la Direccin de Proyecto. La planificacin detallada (proyectos medianos y grandes) resulta fundamental para la ejecucin y el control; esta ltima fase es la garanta del xito del proyecto, por su puesto si se ejecuta correctamente. Si el proyecto es pequeo, igualmente planifique. En la Direccin de proyecto no existe argumento vlido que lo exima de la planificacin. 5. Gestin de Riesgos La gestin de riesgos rara vez se aplica. En algunas ocasiones de planifica, sin embargo, no se controla. En contexto ideal la incertidumbre no sera una variable relevante en la toma de decisiones, el xito estara garantizado. La realidad es bastante diferente al ideal expuesto. Toda decisin implica un riesgo. El riesgo se produce cuando quien toma las decisiones carece del conocimiento perfecto - el ideal -. El gerente del proyecto es el responsable identificar y mitigar los riesgos inherentes a un proyecto y reducir al mnimo razonable sus efectos negativos. 6. Liderazgo en la Direccin y Gestin de Proyectos Mucho se ha escrito sobre Liderazgo, casi tanto como sobre Estrategia Negocios, sin embargo el Liderazgo efectivo se sustenta en 4 pilares (El liderazgo al estilo de los jesuita, Chris Lowney): 1. Conocimiento de s mismo: entender sus fortalezas, sus debilidades, sus valores y su visin del mundo, 2. Ingenio: innovar confiadamente y adaptarse a un mundo cambiante,

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3. Amor: tratar al prjimo con amor y una actitud positiva y, 4. Herosmo: fortalecerse a s mismo y a los dems con aspiraciones heroicas. 7. Equipo de trabajo Generalmente el liderazgo aplicado es de carcter autoritario, por cierto no participativo. Para que un equipo se sienta motivado debe tener claro los objetivos del proyecto, participar activamente en la construccin del programa de trabajo que finalmente se traduce en la estructura detallada de trabajo y ser responsable de la calidad del producto / servicio final.
Fuente: http://www.liderdeproyecto.com/articulos/importancia_de_las_mejores_practicas_en_administracion_de_proyecto s.html

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