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Excel 2003 Introduccin Excel 2003 una poderosa hoja de clculo, pertenece a la familia de la Suite Office 2003 y data

de una larga evolucin de software que se remonta a la dcada de los noventas. Su principal funcin es la de ayudarnos en el procesamiento masivo de datos, brindndonos as una herramienta poderosa para las necesidades de tratamiento de datos numricos, necesidades que van desde clculos simples (sumas y restas) hasta un tratamiento complejo de datos estadsticos (validaciones de hiptesis y lneas de tendencia). Caractersticas del Excel 2003 Un archivo de Excel 2003 se nombra de la siguiente forma, *.xls, donde el * representa cualquier carcter permitido para el nombrado de archivos (vara de acuerdo con el Sistema Operativo que estemos usando). Por lo tanto, la extensin de un archivo Excel, siempre ha de ser *.xls. Para el caso de la nueva versin del Excel, la extensin puede tambin llegar a ser *.xlsx. Un archivo de Excel 2003 tambin se le conoce como un libro de trabajo, ya que Excel es un software de hoja de clculo, a los archivos (que contienen varias de estas hojas) se les conoce como libros. Una hoja de Excel 2003 tiene una capacidad mxima de 65536 filas o registros, mientras que en el tratamiento de columnas puede llegar desde la columna A, hasta la columna IV, siguiendo un nombramiento correlativo de columnas, pasando por las columnas AA, AB hasta la BA, BC y terminando en la IV, haciendo un total de 256 columnas. Es importante saber cules son las limitaciones del software para poder dimensionar correctamente los trabajos que vamos a realizar con el mismo. Iniciar Excel 2003 En una instalacin regular de Excel 2003 basta con ir al botn de INICIO, ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla, o presionar el botn de WINDOWS que se encuentra en la inferior izquierda del teclado, entre las teclas de CTRL y ALT. Luego abrir Todos los Programas, ubicar la carpeta de Microsoft Office y buscar el programa Microsoft Office Excel 2003. En la siguiente imagen se muestra lo mismo realizado en un Sistema Operativo Windows Vista Ultimate Edition.

Descripcin de la Interfaz de Excel 2003 La siguiente imagen describe los elementos ms importantes en la interfaz de Excel 2003:

Si hacemos anti clic en el rea del men, podremos observar todas las barras de herramientas disponibles en nuestra instalacin de Excel, podemos activarlas o desactivarlas de acuerdo con las necesidades del trabajo que estemos realizando, como lo apreciamos en la siguiente figura:

La barra de herramientas estndar contiene varios botones muy tiles para la realizacin de tareas cotidianas, como manejo de archivos, hacer o deshacer acciones, copiar, pegar, cortar, etc

La barra de herramientas de formato, por otra parte, contiene elementos que nos ayudan en las tareas cotidianas de dar formato al contenido de la hoja de clculo, incluye elementos como los de eleccin de fuente, tamao, negrita, cursiva, etc

En el cuadro de nombres se tienen varias funciones, durante el proceso de seleccin de un rango (conjunto de celdas) nos da las dimensiones del rango en seleccin, por otra parte, nos informa de la ubicacin actual de la celda activa (en la figura, la celda es la A1) y tambin nos permite realizar un desplazamiento inmediato a otra coordenada cuando escribimos la coordenada de destino en l. La barra de frmulas nos permite introducir datos (texto, nmeros, fechas, etc) en la celda activa, cuando pasa a modo de edicin tiene unos botones auxiliares ubicados a la izquierda de la misma, estn los de cancelar (equivalente a ESC) que anula las acciones que estemos realizando en ese momento, el de introducir (equivalente a ENTER) que valida los cambios realizados y el de insertar frmula, que llama al asistente de frmulas de Excel.

Inicio del Trabajo con Excel Debido a que el tamao real de la hoja de clculo suele sobrepasar la parte visible en Excel, es necesario conocer ciertas combinaciones de teclas para desplazarnos fcilmente sobre el contenido de la hoja.

Si lo que deseamos es movernos fcilmente entre las hojas de clculo existente en nuestro libro de trabajo, pues lo hacemos con las siguientes combinaciones de teclas.

Si tenemos ms de un libro abierto a la vez, y deseamos movernos entre los libros abiertos, tendremos que usar lo siguiente.

Una forma de usar la barra de men es por medio del ratn, aunque es mucho ms rpido el uso de la misma por medio del teclado, las recomendaciones a seguir para esto son observar cual es la letra subrayada en la barra de men, presionar la tecla ALT+<letra subrayada>.

Por ejemplo, en la figura se observa la barra de men, tambin podemos ver que la letra A se encuentra subrayada en la palabra Archivo, entonces, para activar este elemento necesitamos presionar la combinacin ALT+A, teniendo el siguiente resultado:

En la figura se observan ms elementos que tambin estn subrayados, sin dejar de presionar la tecla ALT (recuerde que acaba de hacerlo en ALT-A) presione otra letra de las subrayadas, por ejemplo la V y estaremos navegando por los distintos elementos del men o eligiendo acciones del men.

Control de Documentos Como Excel es un programa para gestin de hojas de clculo de trabajo, es conveniente tomarnos un tiempo para aclarar cmo se hace el control de los documentos (libros) desde Excel. Las operaciones bsicas a realizar para llevar un buen control de los documentos cread de creacin de un nuevo documento, guardado de cambios y guardado de cambios con otro nombre (guardar como). Nuevo Archivo (default) Al abrir Excel se crea por default un nuevo libro de trabajo, si empezamos a trabajar en l es necesa guardar los cambios realizados, as como darle un nombre al libro. Los pasos a seguir para realizar eso son: 1. Abrir Excel. 2. Realizar cambios en el libro. 3. Ir al men Archivo > Guardar (ver indicaciones de navegacin en men), o presionar CTRL+G

4. En el cuadro de dilogo Guardar como, elegir la ubicacin en el disco del nuevo archivo, as como el nombre con el cual ser guardado (por default Excel le dar el nombre de Libro1).

5. Clic en Guardar Este procedimiento es correcto para la primera vez que estamos trabajando con un documento que se inici como un documento en blanco. Abrir un Documento Para abrir un documento guardado: 1. Abrir Excel. 2. Ir al men Archivo > Abrir (CTRL+A). 3. En el cuadro de dilogo Abrir, elegir la ubicacin del archivo y abrirlo, se puede hacer directamente con un doble clic al archivo o eligindolo y luego presionando el botn abrir. Es conveniente, si conocemos el nombre del archivo, ir escribindolo en el cuadro de texto de nombre del archivo (ALT+N) ya que es ah donde se completar el nombre a medida que lo vamos escribiendo.

Para guardar rpidamente los cambios en un documento es necesario presionar las teclas CTRL-G, con esto se guardar de inmediato cualquier cambio realizado en el documento. Hay que tener cuidado con este procedimiento ya que si se cierra el documento no hay vuelta atrs. Guardar Como (nuevo nombre a un documento abierto) Si lo que deseamos hacer es abrir un documento como base para un nuevo documento, entonces lo que haremos luego de abrirlo ser guardarlo con otro nombre, para esto, los pasos a seguir son:

1. Abrir Excel. 2. Ir al men Archivo > Abrir (CTRL+A). 3. En el cuadro de dilogo Abrir, elegir la ubicacin del archivo y abrirlo, se puede hacer directamente con un doble clic al archivo o eligindolo y luego presionando el botn abrir. 4. Ir al men Archivo > Guardar como (ALT+A, U). 5. En el cuadro de dilogo Guardar como, elegir el nuevo nombre con el que se guardar el archivo (ver figura del capitulo del Nuevo Archivo punto 4). Cerrar un Libro de Trabajo Una vez finalizado el uso del libro en el cual estamos trabajando podemos cerrarlo presionando la combinacin de teclas CTRL+F4, si hay cambios pendientes en el libro se abrir un cuadro de dilogo solicitando permiso para guardar los cambios. Cerrar Excel Si lo que necesitamos es ya cerrar el programa completamente (an si hay varios libros abiertos) presionamos la combinacin de teclas ALT+F4, igual que en el proceso anterior, si hay cambios en algn libro abierto se solicitarn los permisos para guardar los cambios o no. Gestin del Libro de Trabajo Entendemos por esto a la administracin de los componentes de un libro de trabajo, las hojas de clculo, que son parte del libro. Lo que nos interesa es lograr agregar, eliminar, renombrar, las hojas de clculo que se encuentran en nuestro libro de trabajo. Insertar una Hoja de Clculo Si lo que desea es insertar una hoja de clculo: 1. Ir al men Insertar > Hoja de clculo Con esto se insertar una hoja de clculo a la izquierda de la hoja actualmente seleccionada.

Figura 13 Estado inicial antes de insertar una hoja nueva

Figura 14 Estado final luego de insertar una hoja nueva Mover una Hoja de Clculo Para mover una hoja de clculo es necesario: 1. Hacer clic sin soltarlo sobre la hoja a mover (ejemplo, la Hoja4). 2. Arrastrar el puntero hasta llegar

Arrastrar la Hoja4 hasta ver el punto de insercin luego de la Hoja3. 3. Soltar el clic (del paso 1). Estado final luego de mover la Hoja4 luego de la Hoja3. Insertar ms de una Hoja de Clculo Para insertar ms de una hoja de clculo se necesita: 1. Seleccionamos la Hoja1 (clic Hoja1), presionamos la tecla SHIFT (MAYUSCULAS), y sin soltarla seleccionamos la Hoja4, con esto se seleccionan las cuatro hojas. Se observan de un color ms claro las hojas seleccionadas. 2. Ir al men Insertar > Hoja de clculo. Estado final luego de insertar cuatro hojas de clculo Cambiar el nombre de una Hoja de Calculo El cambio de nombre de una hoja de clculo es sencillo: 1. De doble clic sobre el nombre de la hoja que va a renombrar. Seleccin del nombre de la hoja para cambiarlo. 2. Escriba el nuevo nombre de la hoja y presione ENTER. Nuevo nombre para la Hoja1. Cabe resaltar que es posible el uso de espacios en el nombre de la hoja de clculo. Copiar una Hoja de Clculo Se sigue exactamente el mismo procedimiento de Mover una Hoja de Clculo slo que luego del paso 1 se mantiene presionada la tecla CTRL Estado final luego de copiar la hoja <nuevo nombre> Eliminar una Hoja de Clculo Para ello hacemos lo siguiente: 1. Seleccionamos la hoja a eliminar (nuevo nombre (2)), ver figura anterior. 2. Ir al men Edicin > Eliminar hoja (ATL+E, H).

Ubicacin del elemento de men para eliminar la hoja de clculo.