Modul 2 Perancangan Organisasi BAB I PENDAHULUAN

I.1 TUJUAN PRAKTIKUM Setelah praktikum Perancangan Organisasi ini berakhir praktikan diharapkan secara kontekstual : Memahami keterkaitan antar prosse bisnis yang secara umum terdapat pada suatu Memahami pentingnya perancangan struktur organisasi dalam mendukung tujuan Memahami keterkaitan antara perancangan struktur organisai dan penentuan proses bisnis Memahami suatu pendekatan ARC ( Activity Relation Chart ) untuk membantu penyusunan

perusahaan manufaktur perusahaan dan strategi bersaing perusahaan perusahaan dalam proses pembuatan job description struktur unit organisasi Setelah praktikum Perancangan Organisasi ini berakhir, praktikan diharapkan memiliki skill : Mampu menyusun tujuan dan strategi bersaing perusahaan sesuai dengan visi, misi, value, Mampu merancang job description untuk setiap posisi perusahaan Mampu merancang struktur organisasi perusahaan manufaktur berdasarkan metode belief yang dianut oleh perusahaan serta kondisi eksternal yang dihadapi perusahaan

perancangan organisasi secara sistematis, dengan pembahasan lebih rinci pada level unit organisasi lantai produksi Selain itu, output ( keluaran) yang diharapkan dari hasil pengerjaan praktikum modul perancangan organisasi ini adalah : Value dan Belief Perusahaan Tujuan dan Strategi Bersaing Perusahaan Proses Bisnis Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Uraian Fungsi untuk setiap Unit Organisasi Job Description Untuk Salah satu Perusahaan / Unit Organisasi Struktur Unit Organisasi Lantai produksi

BRENK 06.17.1.0006

-1-

Modul 2 Perancangan Organisasi

I.2 FLOWCHART PRAKTIKUM
Visi & misi perusahaan

Skenario perusahaan

Perancangan rencana strategis perusahaan : 1. perancangan value & belief 2. perancangan tujuan dan strategi bersaing

Identifikasi proses bisnis perusahaan

Perancangan struktur organisasi : 1. perancangan struktur organisasi perusahaan. 2. uraian fungsi untuk setiap unit organisasi. 3. job description untuk salah satu unit organisasi.

Perancangan struktur unit organisasi lantai produksi

Analisis keseluruhan proses pengerjaan praktikum

I.3 VISI MISI PERUSAHAAN Visi perusahaan : Menjadi perusahaan manufaktur terdepan di pasar domestik Misi perusahaan : Memproduksi produk dengan kualitas teratas dan harga kompetitif.

BRENK 06.17.1.0006

-2-

Modul 2 Perancangan Organisasi

Menjaga agar bisnis berjalan dengan jalan yang terbaik dengan optimalisasi sumber daya manusia yang teruji, teknologi yang kompetitif dan mitra bisnis yang bersinergi.

BAB II PENGOLAHAN DATA

II.1 PERANCANGAN RENCANA STRATEGIS PERUSAHAAN II.1.1 VALUE DAN BELIEF PERUSAHAAN 1. Melakukan kerjasama yang menguntungkan semua pihak Menguntungkan semua pihak berarti kami menginginkan kerjasama yang bukan hanya sekedar menguntungkan kami saja, tapi juga semua pihak yang juga terlibat dalam kegiatan perusahaan kami. Pihak yang dimaksud dalam hal ini adalah pihak eksternal. Seperti misalnya terhadap para mitra supplier kami, mitra subkontraktor dan para pelanggan kami, kami ingin mengadakan kerjasama yang menguntungkan kedua belah pihak. Selain keuntungan yang kami dapat, tentunya reputasi dan kepercayaan juga akan kami dapat melalui kerjasama ini. Sehingga kerjasama ini bukan hanya untuk setahun dua tahun saja, melainkan untuk jangka waktu yang cukup lama. Selain dengan para mitra bisnis, kami juga menginginkan kerjasama dengan pihak penduduk lokal. Kami ingin mengurangi konflik dengan mereka. Sehingga kami bisa merasa tenang beroperasi di daerah mereka sementara mereka juga merasa senang dengan keberadaan kami. Hal ini akan kami lakukan seperti mengadakan BakSos (Bakti Sosial) di daerah tersebut, pembangunan jalan di daerah sekitar perusahaan kami dan bahkan jika memungkinkan, kami akan membuka sekolah di daerah sekitar yang diperuntukkan bukan hanya bagi anak-anak pegawai tetapi juga bagi anak-anak penduduk sekitar. Atau bahkan pembangunan sarana ibadah. Sehingga keberadaan kami dapat dinilai sebagai keuntungan karena mampu memajukan daerah tersebut sementara kami juga bisa berusaha. 2. Pekerja kami adalah asset yang paling berharga Pekerja merupakan asset bagi kami, karena mereka merupakan salah satu faktor yang penting dalam menentukan produktivitas perusahaan kami. Pekerja yang baik dan mampu memenuhi standard kami, tentunya akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan kami. Untuk itu kami berupaya semaksimal mungkin menjamin kenyamanan kerja mereka. Seperti misalnya dengan menetapkan standard upah diatas rata-rata UMR, pemberian insentif, atau dengan mengadakan pelatihan-pelatihan yang mendatangkan tenaga ahli sehingga kemampuan bekerja mereka meningkat dan keterampilan maupun kreativitas mereka makin terasah. Selain itu untuk kenyaman dalam bekerja, kami juga mengutamakan prinsip K3 dan memberdayakan Divisi Human&

BRENK 06.17.1.0006

-3-

Modul 2 Perancangan Organisasi

Resources kami untuk menangani masalah pekerja. Seperti misalnya, jika pekerja merasa bahwa kursi yang digunakan mengganngu kenyamanan dalam bekerja, maka kami akan mengganti kursinya. Yang terpenting adalah bagaimana pekerja bisa menghasilkan produk yang optimal, maka kami akan memberdayakan kemampuan yang kami miliki untuk menunjang hal tersebut. 3. Keikutsertaan kami dalam membangun industri nasional Selain berusaha untuk mencapai keuntungan dari usaha yang kami lakukan, kami juga berprinsip ingin membangun industri nasional. Prinsip inilah yang pada akhirnya memacu kami untuk lebih giat lagi dalam mengembangkan usaha. Kami bukan hanya sekedar ingin mengusai pangsa pasar domestik dengan menjadikan industri ragum menjadi salah satu asset penting bagi Negara kita, tetapi juga ingin memasuki pasaran luar dan menjadi supplier yang diperhitungkan oleh pasaran mereka. Selain menguntungkan perusahaan kami, hal ini tentunya akan menjadi kebanggaan tersendiri bagi Negara kita. Apalagi kalau sampai dikenal sebagai Negara penghasil ragum. Dengan demikian, kita boleh dibilang telah ikut berperan serta dalam membangun industri kita. 4. Perusahaan kami berbasis pada kompetensi Kami berprinsip bahwa kompetensi merupakan salah satu hal yang paling utama dalam perusahaan kami. Kami ingin perusahaan ini menjadi salah satu perusahaan yang berbobot dan berkualitas dalam segala hal. Untuk itu kami mengutamakan kualitas dalam menghasilkan produk. Kami benar-benar menjaga, jangan sampai produk yang kami pasarkan cacat. Sehingga nama baik perusahaan selalu terjaga. Untuk menjaganya, maka kami tidak ragu untuk mendatangkan tenaga ahli kalau memang benar-benar dibutuhkan, memperketat seleksi penerimaan pegawai, mengadakan pelatihanpelatihan, menempatkan orang yang tepat dalam setiap divisi, memperluas pasaran kita hingga melakukan inovasi untuk mengembangkan produk yang sudah ada atau bahkan menciptakan produk-produk baru, tanpa menghilangkan image yang sudah ada pada kita sebelumnya. Dengan demikian dapat dilihat bahwa perusahaan kita memang berbasis pada kompetensi. 5. Kepuasaan pelanggan yang kami utamakan Dalam menghasilkan produk, kami selalu menjadikan pelanggan sebagai patokan. Sebab, baik atau tidaknya kualitas produk kami, dapat dilihat dari puas atau tidaknya pelanggan dalam mengkonsumsi produk kami. Hal inilah yang menjadi feedback kami. Untuk memantau hal tersebut, kami sering mengadakan misalnya semacam pemberian garansi produk selama 3 bulan atau bahkan pemberian surat kritik dan saran yang dapat dikirimkan oleh pelanggan setiap saat pada perusahaan kami. Sehingga kami bisa

BRENK 06.17.1.0006

-4-

Modul 2 Perancangan Organisasi

menghasilkan produk yang benar-benar berkualitas, sementara pelanggan merasa puas dengan produk kami dan tidak bosan untuk berlangganan dengan kami.

6. Mengutamakan kualitas : disiplin dan tepat waktu dalam segala aspek

Kami berprinsip bahwa disiplin dan tepat waktu merupakan salah satu kunci kami untuk meraih sukses. Disiplin untuk datang tepat waktu bagi pegawai, dimana untuk setiap keterlambatan akan kami kenakan sanksi. Disiplin dalam hal bekerja, dimana untuk setiap kemoloran akan diberikan sanksi. Sebab kami tidak ingin membuang-buang waktu dan menjaga produktivitas produk perusahaan. Selain hal-hal internal ini, kami juga menetapkan prinsip disiplin dalam hal ketepatan waktu dalam mengirimkan produk. Sebab kami tidak ingin mengecewakan pelanggan. Untuk itu kami benar-benar menerapkan prinsip disiplin.

7. Partisipasi aktif perusahaan dalam masyarakat

Sejak awal perusahaan kami didirikan, kami berupaya membina hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar, sehingga masyarakat sekitar dapat menerima keberadaan perusahaan yang kami dirikan. Untuk itu kami berupaya membina hubungan yang baik dengan mereka. Hal ini dapat dilakukan dengan pemberian bantuan baik berupa bantuan mental maupun dana. Bantuan mental misalnya, dengan menghadiri acara maupun kegiatan-kegiatan yang ada di desa, setiap kami memiliki waktu. Bantuan dana dapat berupa, ikut menyumbang pembangunan jalan di desa, pembangunan rumah ibadah, dan lainnya yang berguna untuk kemajuan desa. Sehingga kehadiran perusahaan kami tidak dianggap sebagai ancaman, tetapi sebaliknya. Sebagai teman yang akan membantu kemajuan daerah mereka. Dalam hal ini ada hubungan timbal-balik antara kami dengan masyarakat sekitar. 8. Komitmen semua jajaran management untuk perbaikan berkesinambungan Keberhasilan suatu perusahaan adalah tergantung bagaimana semua pihak yang terkait didalamnya ikut berperan serta dalam memberikan apa yang terbaik yang bisa diberikan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Bila semua pihak tanpa terkecuali berkomitmen untuk berupaya keras menjalankan kewajibannya, maka otomatis kesalahan yang ada dapat diminimalisir. Kami berkomitmen untuk melakukan perbaikan yang terus-menerus demi tercapainya tujuan awal yang diinginkan perusahaan. Untuk itu dibutuhkan kesepakatan bersama semua jajaran management untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

BRENK 06.17.1.0006

-5-

Modul 2 Perancangan Organisasi

II.1.2 TUJUAN DAN STRATEGI BERSAING PERUSAHAAN II.1.2.1 TUJUAN PERUSAHAAN Tujuan untuk 5 tahun kedepan: 1. Mendominasi pangsa pasar nasional dengan pangsa pasar terbesar dibandingkan dengan perusahaan sejenisnya.

2. Memasuki pasar luar negeri khususnya Negara-negara tetangga di Asia Tenggara

seperti Singapura dan Malaysia.

3. Peningkatan profit 10% dari tahun sekarang. 4. Meningkatkan kualitas SDM dengan mengadakan pelatihan secara rutin dan berkala.
5. Peningkatan kapasitas produksi 50% dari sekarang.

6. Mendapatkan sertifikasi ISO-9001 dalam kualitas produk. 7. Inovasi 2 produk ragum terbaru.
II.1.2.2 STRATEGI BERSAING Evaluasi faktor eksternal Faktor Strategi Eksternal: Peluang: 1. Peningkatan demand 2. Pembangunan ekonomi di Asia Tenggara membuka peluang ekspansi produk kita 3. Kecenderungan swalayan perkakas 4. Berkembangnya teknologi ke arah otomasi 5. Makin mudahnya administrasi kredit bank Ancaman: 1. Kinerja supplier tidak konsisten 2. Kompetitor mulai mengembangkan bisnis 3. Pemerintah mengeluarkan banyak aturan baru yang membatasi 4. Persaingan dan era globalisasi dalam 10 tahun mendatang 5. Tidak banyak investor yang mau berinvestasi di Indonesia TOTAL 0.06 0.2 0.2 0.05 0.03 1 2.46 2 2 2 1 0.12 0.4 0.4 0.05 Repot seleksi lagi Bobot 0.2 0.15 0.03 0.05 0.03 Rating 4 4 3 Bobot X Rating 0.8 0.6 0.09 Komentar Peluang besar Peluang besar Konsumen RT Mesin otomatis Finance aman

Birokrasi rumit Produk Eropa/ Amerika

BRENK 06.17.1.0006

-6-

Modul 2 Perancangan Organisasi

Evaluasi faktor internal Faktor Strategi Internal: Kekuatan: 1. Seleksi dan evaluasi ulang terhadap supplier 2. Penyimpanan dan pendistribusian bahan baku dan bahan pendukung dalam satu koordinasi 3. Perusahaan subkontraktor punya kelebihan kompetitif dan karakteristik yang istimewa 4. Kerjasama yang baik dengan bank 5. Konsultan yang membantu dalam pengambilan keputusan 6. Adanya standard penerimaan pegawai yang sesuai kompetensi 7. Kondisi keuangan cukup baik 8. Punya reputasi baik dalam kualitas produknya 9. Kemampuan dalam menekan biaya produksi dan lead-time produksi 10.Pengembangan komunitas di lingkungan sekitar Bobot Rating Bobot X Rating Komentar Pengawasan ketat Koordinasi Kerjasama baik

0.05 0.1 0.05 0.05 0.025

3 4 3 4 4

0.15 0.4 0 0.15 0 0.2 0.1 0 0.4 0 0.4 0.4 0.2 0 0.075 0 0 0 0.1 0.2 0.05 0.05 0 0.2 0 3.075

Kerjasama baik

0.1 0.1 0.1 0.05 0.025

4 4 4 4 3

Kualitas SDM

Image quality Efisiensi Peduli sosial

Kelemahan: 1. Belum mendapatkan informasi tentang kompetitor 2. Pengetahuan tentang konsumen terbatas 3. Penduduk lokal kurang respect dengan perusahaan 4. Adanya tuntutan dari serikat buruh karena dianggap merusak pendengaran 5. Banyak pegawai ahli mengundurkan diri karena ketidakpuasan gaji TOTAL

0.05 0.1 0.05 0.05 0.1 1

2 2 1 1 2

Market research Market research Pengabdian masy. Perbaikan K3

BRENK 06.17.1.0006

-7-

Modul 2 Perancangan Organisasi

Analisis SWOT perusahaan
Kekuatan: 1. Penyimpanan dan pendistribusian bahan baku dan bahan pendukung dalam satu koordinasi Keputusan 2. Adanya standard penerimaan pegawai yang sesuai kompetensi 3. Kondisi keuangan cukup baik 4. Punya reputasi baik dalam kualitas produknya 5. Kemampuan dalam menekan biaya produksi dan lead-time produksi STRATEGI S-O Peningkatan kapasitas produksi dengan mengalokasi dana pada pembelian mesin dan peningkatan efisiensi Mencoba masuk ke pasar luar (Singapura & Malaysia) dengan membawa nama Indonesia dengan baik Kelemahan: 1. Belum mendapatkan informasi tentang kompetitor 2. Pengetahuan tentang konsumen terbatas 3. Penduduk lokal kurang respect dengan perusahaan 4. Adanya tuntutan dari serikat buruh karena dianggap merusak pendengaran 5. Banyak pegawai ahli mengundurkan diri karena ketidakpuasan gaji

Peluang: 1. Peningkatan demand 2. Pembangunan ekonomi di Asia Tenggara membuka peluang ekspansi produk kita 3. Kecenderungan swalayan perkakas 4. Berkembangnya teknologi ke arah otomasi 5. Makin mudahnya administrasi kredit bank Ancaman : 1. Kinerja supplier tidak konsisten 2. Kompetitor mulai mengembangkan bisnis 3. Pemerintah mengeluarkan banyak aturan baru yang Membatasi 4. Persaingan dan era globalisasi dalam 10 tahun Mendatang 5. Tidak banyak investor yang mau berinvestasi di Indonesia

STRATEGI W-O Perbaikan cara kerja divisi market research sehingga dapat memperoleh informasi untuk pengembangan usaha misalnya dengan promosi & survey di swalayan perkakas Pelatihan pekerja untuk meningkatkan kualitas produk

STRATEGI S-T Cari informasi tentang konsumen untuk perbaikan produk Tingkatkan market share Kerjasama dengan pemerintah untuk penentuan kebijakan

STRATEGI W-T Merambah pasar luar negri untuk menghindari kemungkinan lesunya pasar dalam negeri. Membuat part yang dibutuhkan sendiri

BRENK 06.17.1.0006

-8-

Modul 2 Perancangan Organisasi

II.2 IDENTIFIKASI PROSES BISNIS PERUSAHAAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. desain produk mengembangkan strategi dan produk baru meneliti teknologi terkini, komponen dan kebutuhan pengembangan produk Membangkitkan produk baru serta mengevaluasi dan memperbaikinya Menterjemahkan kebutuhan dan keinginan pelanggan menjadi ide produk Mengidentifikasi pengembangan untuk produk yang sudah ada Mengidentifikasi dan meningkatkan indikator kinerja Desain, membuat, dan mengevaluasi produk Mengalokasikan sumber daya dalam proyek produk Mengembangkan spesifikasi desain produk Mengeliminasi permasalahan kualitas Membicarakan desain dengan suplier dan kontraktor manufaktur Melakukan pengujian internal produk dan mengevaluasi kelayakannya Pengujian pasar pada produk yang baru atau yang sudah diperbaiki Melakukan komunikasi pada pelanggan-pelanggan Menyiapkan detail studi pasar Pemasaran dan Penjualan Produk Mengembangkan pemasaran, distribusi, dan strategi penyaluran Mengidentifikasi segmentasi pasar dan target pelanggan Mendefinisikan dan mengelola strategi penyaluran Mengembangkan dan mengelola strategi pelanggan Membuat anggaran penjualan keseluruhan Melakukan peramalan penjualan Mengelola aktivitas periklanan, penentuan harga, dan promosi Mengembangkan dan mengelola periklanan Mendefinisikan tujuan dan strategi pemasaran Mendefinisikan target pendengar Membuat iklan Mencari agen periklanan Mengembangkan dan mengelola komunikasi Membuat anggaran untuk media komunikasi (katalog) Membuat rencana untuk media komunikasi (katalog) Mengembangkan dan mengelola strategi pengemasan Merencanakan strategi pengemasan Menguji pilihan-pilihan pengemasan Memperbaiki strategi pengemasan Melaksanakan strategi pengemasan Memasukkan, memproses, dan mencari order - manajemen order Menerima dan memvalidasi order penjualan Mengumpulkan dan memelihara informasi pelanggan Menentukan ketersediaan stok Memasukan order ke dalam sistem Memproses backorder dan memperbaharuinya Membuat dan mengantarkan produk Merencanakan untuk dan mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan Membuat peramalan jumlah produksi Menyediakan sumber daya yang tersedia sebagai cadangan

43.
44. 45. 46. 47.

BRENK 06.17.1.0006

-9-

Modul 2 Perancangan Organisasi

48. 49. 50. 51. 52. Membuat perencanaan material Mengidentifikasi material dan kapasitas suplier yang kritis Berkolaborasi dengan suplier dan agen manufaktur Membuat jadwal produksi Membuat rencana lokasi Mengelola inventori work-in-progress Membuat dan menjalankan detail jadwal yang telah dibuat Berkolaborasi dengan para suplier Menyediakan material Memilih suplier-suplier dan mengembangkan/mempertahankan kontrak-kontrak Mengidentifikasi suplier-suplier Melakukan negosiasi kontrak-kontrak/pembuatan kontrak dengan supplier Mengklarifikasi dan memvalidasi para suplier Melakukan pemesanan material Mencatat penerimaan dari barang-barang Membuat/mendistribusikan purchase order Mengantarkan produk/jasa ke pelangan Menyediakan produk/jasa ke pelanggan secara spesifik Menjamin kualitas dari produk Mengoperasikan pergudangan Menerima, memeriksa, dan menyimpan delivery dalam perusahaan mengirimkan produk untuk delivery Pengaturan di bagian production mengatur tata letak pabrik penjadwalan produksi pembuatan peta-peta kerja penempatan alat-alat yang dibutuhkan oleh pekerja pemeliharaan alat pembuatan jadwal pengasahan pahat membuat life cycle pahat pembuatan data pembelian pahat pengaturan di bagian assembly perancangan urutan assembly (assembly line) pendataan produk jadi per produksi pengecekan kualitas produk jadi pengaturan di bagian packaging pembuatan standard packaging pendataan produk yang di packing Membangun dan mengelola Sumber Daya Manusia Menciptakan dan mengelola rencana, kebijakan dan Sumber Daya Manusia (SDM) Merumuskan peranan dan akuntabilitas dari fungsi bisnis dan SDM Menentukan biaya SDM Membangun dan menjalankan rencana SDM Menyusun rencana pekerja Menyusun rencana kebutuhan pegawai Memonitor dan memperbaharui rencana Mengukur kontribusi terhadap strategi bisnis Mengukur tingkat pencapaian tujuan Merekrut dan memilih pegawai

53.
54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62.

63.
64. 65. 66. 67. 68.

69.
70. 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82. 83. 84. 85. 86. 87. 88. 89. 90. 91. 92. 93. 94. 95. 96.

BRENK 06.17.1.0006

- 10 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

97. Menyusun kebutuhan pegawai 98. Menyusun deskripsi pekerjaan 99. Mengelola internal/eksternal web site pendaftaran 100. Memperbaharui kebutuhan 101. Merekrut kandidat 102. Melaksanakan kegiatan perekrutan 103. Menentukan metode perekrutan 104. Menyaring dan memilih kandidat 105. Mewawancara kandidat 106. Menguji kandidat 107. Mengelola penerimaan pekerja baru 108. Membuat catatan dari setiap aplikan 109. Mengarsipkan dan menyimpan catatan dari kandidat yang tidak diterima 110. Mengelola kinerja pekerja 111. Mengembangkan kinerja struktur dan prosedur manajemen 112. Menurunkan tujuan individu dan tim dari tujuan organisasi 113. Mereview, menilai, dan mengelola kinerja pekerja 114. Melaksanakan pelatihan dan bimbingan 115. Pengukuran kinerja 116. Mengelola hubungan antar pekerja 117. Mengelola kesehatan dan keamanan 118. Mengelola hubungan antar tenaga kerja 119. Mengembangkan dan melatih pekerja 120. Mengembangkan kompetensi fungsional/proses 121. Mengevaluasi ekfetivitas pelatihan 122. Mencocokan sumber daya dengan kebutuhan 123. Memberikan penghargaan dan mempertahankan pekerja 124. Mengembangkan struktur dan rencana gaji 125. Menghargai dan memotivasi para pekerja 126. Mengembangkan rencana penghargaan 127. Mengelola kepentingan 128. Rencana pensiunan 129. Rencana asuransi 130. Rencana medis 131. Mengelola informasi pekerja 132. Mengelola dan menyimpan data pekerja 133. Mengelola sistem informasi SDM 134. Mengelola komunikasi pekerja 135. Mengelola/mengumpulkan saran-saran pekerja 136. Mengelola keluhan pekerja 137. Mengelola Sumber Daya Keuangan 138. Melakukan perencanaan/penganggaran/peramalan 139. Melakukan perencanan dan manajemen akuntansi 140. Mempersiapkan anggaran dan rencana periodik 141. Melakukan manajemen biaya 142. Mengelola penggunaan sumber daya aset 143. Menentukan aktivitas kritis 144. Melakukan akuntansi pendapatan 145. Melakukan akuntansi dan pelaporan umum 146. Melakukan akuntansi umum

BRENK 06.17.1.0006

- 11 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

147. 148. 149. 150. 151. 152. 153. 154. 155. 156. 157. 158. 159. 160. 161. 162. 163. 164. 165. 166. 167. 168. 169. 170. 171. 172. 173. 174. 175. 176. 177. 178. 179. 180. 181. 182. 183. 184. 185. 186. 187. 188. 189. 190. 191. 192. 193. 194. 195. 196. Melakukan rekonsiliasi buku besar Menyampaikan dan merekonsiliasi transaksi antar perusahaan Mempersiapkan perkiraan keseimbangan Menyiapkan dan menyampaikan penyesuaian manajemen Melaksanakan pelaporan keuangan Melakukan pelaporan unit bisnis/mereview laporan manajemen Menyiapkan laporan untuk pemimpin perusahaan Memproduksi pelaporan untuk pengaturan Membuat arsip tahunan/triwulanan dan laporan untuk pemegang saham Memproses pembayaran Melaporkan waktu bekerja dari para pekerja membuat kebijakan dan prosedur pembayaran Mengumpulkan dan mencatat informasi waktu pekerja Memonitor waktu lembur dan waktu lainnya Mengelola pembayaran Memasukan waktu bekerja dari pekerja ke dalam sistem pembayaran Menjaga dan mengelola potongan yang dapat diterapkan Memonitor perubahan dalam status pajak pekerja Memproses dan melakukan pembayaran Memproses penyesuaian akhir periode Memproses pajak Menghitung dan membayar pajak Menyimpan formulir pembayaran pajak Membuat dan menyebarkan laporan pajak tahunan pekerja Mengelola operasi keuangan Mengelola kas Merencanakan kebutuhan kas jangka pendek Mengelola keseimbangan kas Memonitor pengeluaran kas Melakukan rekonsiliasi dengan rekening di bank Mengelola resiko keuangan Mengelola hubungan eksternal Mengelola hubungan dengan pemerintah dan industri sejenis Mengelola hubungan dengan kelompok industri Mengelola hubungan industri dengan pemerintah Mengelola program hubungan masyarakat Mengelola hubungan dengan pelanggan global Mengelola hubungan dengan kelompok industri Mengelola hubungan dengan suplier strategis Mengelola hubungan dengan pihak media Mengelola hubungan dengan komunitas pembelian mesin. maintenance mesin. penelitian pasar penentuan kapasitas mesin. penentuan jumlah pembelian raw material. penyusunan MRP. perencanaan promosi ke luar negeri perencanaan stategi penjualan ke luar negeri penelitian pasar luar negeri

BRENK 06.17.1.0006

- 12 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

197. mengumpulkan data tentang kompetitor 198. meneliti strategi perusahaan kompetitor

II.3 PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN II.3.1 Identifikasi unit organisasi (terlampir) II.3.2 Koordinasi horizontal (pengelompokkan) Div : Production Unit : transportation Production planning & control Quality control Production Assembly Packaging Analisis : pada divisi ini terdapat 3 bagian dalam shop floor yaitu production, assembly dan packaging. Ketiga bagian ini merupakan hal utama yang mendukung berjalannya proses produksi. Sedangkan unit PPAC sendiri berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan semua proses produksi mulai dari design dan perencanaan jadwal produksi agar sesuai dengan order yang ada dari consumer. Quality control dibutuhkan untuk menjamin produk yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan dan pelanggan puas dengan ragum hasil produksi. Sedangkan transportasi sendiri sebagai penunjang dalam divisi ini. Semua kegiatan di lantai produksi tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya transportasi. Div Unit : human resource develeopment : training Worker recruitment HRD Analisis : sesuai dengan value & belief perusahaan bahwa pekerja merupakan asset paling berharga dari perusahaan maka diperlukan penanganan yang baik dalam mendukung kinerja pegawai dalam bekerja. Untuk itulah ada divisi training yang dibangun dalam rangka terus meningkatkan kualitas sumber daya yang ada. Peningkatan kualitas SDM juga dilakukan oleh divisi training dan HRD. Div Unit : Finance : taxation Accounting Fund investment

BRENK 06.17.1.0006

- 13 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

Payment division Banking Analisis : keuangan perusahaan diatur oleh kelima divisi ini dibawah finance. Taxation mengurusi semua hal yang berhubungan dengan perpajakan. Accounting mengerjakan cashflow perusahaan. Sedangkan fund investment mengelola dana atau saham yang ada di perusahaan. Banking sebagai divisi yang mengelola relation dengan pihak bank dalam masalah keuangan. Div Unit : sales & marketing : product sales Market development Research Foreign market Analisis : pada divisi terdapat 4 sub-divisi. Product sales memfokuskan pekerjaannya pada penjualan dan pengaturan pengiriman produk ke konsumen serta mendata penjualan yang dilakukan serta order produksi yang datang. Market development merupakan bagian yang fokus pada pemasaran produk dari pembuatan iklan, sampai pembuatan katalog untuk promosi. Research disini melakukan penelitian tentang pasar yang selalu berkembang. Foreign market sendiri dibuat dalam mewujudkan tujuan perusahaan untuk mengembangka sayapnya masuk ke dalam pasar luar negeri. Div Unit : external : Government relation Public relation Customer service Legal Analisis : divisi ini merupakan divisi yang mengatur hubungan perusahaan dengan pihak luar. Baik itu dengan pemerintah ataupun dengan pihak kerjasama terkait lainnya. Selain itu dalam divisi ini juga terdapat public relation yang berusaha membina hubungan dengan masyarakat sekitar pabrik dan selalu berusaha melayani konsumen dengan menampung suara mereka. Div Unit : logistic : raw materials Inventory Supplier relation Purchase part

BRENK 06.17.1.0006

- 14 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

Analisis : divisi yang mengatur tentang peneyediaan bahan baku dan produk jadi yang belum terjual atau belum disampaikan ke pelanggan. Selain itu ada supplier relation yang mengatur hubungan dengan para supplier bahan baku pembuatan ragum.

BRENK 06.17.1.0006

- 15 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

II.3.3 skema Organisasi

Board of director Chairman of the board

President and chief Executive officer

Vice president Secretary & general councils

Executive vice president

Production division

Human resource development division Training Worker recruitment HRD

Financial division Taxation Accounting Fund investment Payment division Banking

Sales and Marketing division Product sales Market development Research Foreign market

external

Research and development division Technology research Benchmarking Commercial planning & research

Logistic Raw materials Inventory Purchase part Supplier relation

Transportation Production planning & control Quality control Plant (shop floor) - production - assembly - packaging

Government relation Public relation Customer service Legal

BRENK 06.17.1.0006

- 16 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

II.3.4 Uraian tugas tiap organisasi (terlampir) II.3.5 Job description jabatan salah satu organisasi URAIAN PEKERJAAN I. IDENTITAS JABATAN : Sales and Marketing Division : 2 : 2SMD : PT PTI : Penjualan dan Pemasaran : President and chief Executive officer (CEO) II. POSISI DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Sebutan Jabatan Tingkat Jabatan (Job Grade) Kode Jabatan Unit Kerja Bidang Bertanggung Jawab Kepada

President and chief Executive officer

Sales and Marketing division

Product sales Market development Research Foreign market III. FUNGSI PEKERJAAN

Mengelola dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan di Bidang Penjualan dan Pemasaran yang meliputi Product Sales, Market Development, Research dan Foreign market yang bertujuan untuk mencapai target kinerja penjualan dan pemasaran baik di dalam maupun luar negeri.

BRENK 06.17.1.0006

- 17 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

IV. 1. TANGGUNG JAWAB UTAMA Tersusunnya Rencana Kegiatan di bidang Penjualan dan Pemasaran.

2. Terkoordinasinya bidang pelaksanaan Penjualan dan Pemasaran. 3. Terkendalinya bidang Penjualan dan pemasaran. 4. Terkelolanya sistem penjualan dan pemasaran produk. 5. Membuat dan mengembangkan unit jaringan pengembangan pasar. 6. Penelitian pasar dan produk. 7. Membangun sistem dan unit jaringan penjualan dan pemasaran di luar negeri. 8. Pengelolaan dana terkait dengan aspek penjualan dan pemasaran.

V. RINCIAN KEGIATAN 1. Tersusunnya Rencana Kegiatan di bidang Penjualan dan Pemasaran. a. b. Menyusun Rencana penjualan dan pemasaran ke Kantor Pusat. Menetapkan target penjualan dan pemasaran dalam jangka pendek, menengah

dan panjang berdasarkan target penjualan yang telah dibebankan.

2. Terkoordinasinya bidang pelaksanaan Penjualan dan Pemasaran .

a. b. berlaku. Melaksanakan koordinasi internal antar bidang pelaksanaan penjualan dan Melaksanakan koordinasi external baik dengan Pemerintah, pihak swasta, kamar pemasaran. dagang industri dalam tata niaga perdagangan produk sesuai mekanisme niaga yang

3. Terkendalinya bidang Penjualan dan pemasaran .

a. Mengelola kegiatan analisis bidang penjualan dan pemasaran untuk pencapaian target yang dibebankan.

b. 4.

Mengelola kegiatan analisis kondisi niaga real time agar diperoleh pangsa pasar

yang memiliki daya saing dan menguntungkan Perusahaan. Terkelolanya sistem penjualan dan pemasaran produk . a. b. Mengelola dan menganalisis sistem yang efektif dan efisien dalam distribusi Menyusun pola penjualan dan pemasaran berdasarkan Rencana kegiatan

penjualan dan pemasaran baik di dalam maupun luar negeri. penjualan dan pemasaran.

5.

Membuat dan mengembangkan unit jaringan pengembangan pasar.

BRENK 06.17.1.0006

- 18 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

a. b. Pemilihan slogan dan iklan. Menentukan timing publikasi produk yang diluncurkan. Mengelola jaringan distribusi penjualan dan pemasaran baik di dalam maupun Pembuatan catalog dalam pemasaran produk.

c.
d.

luar negeri

6.

Penelitian pasar dan produk . a. Penelitian tingkah laku konsumen yang dijadikan dasar dalam penentuan tingkat efektivitas publikasi, pemilihan slogan iklan, dan timing publikasi. b. Hasil penelitian pasar dan positioning product dijadikan dasar dalam penentuan strategi bisnis (strategi harga dan strategi sales size) yang sesuai dengan kondisi pasar. c. 7. Hasil penelitian pasar, tingkah laku konsumen, dan positioning product dijadikan dasar dalam menentukan merk Membangun sistem dan unit jaringan penjualan dan pemasaran di luar negeri. a. b. Mengadakan hubungan external kepada pihak terkait dalam rangka pengadaan Mengadakan riset pasar luar negeri. jaringan pemasaran di luar negeri.

8.

Pengelolaan dana terkait dengan aspek penjulan dan pemasaran.

a.
b.

Mengelola budget yang tersedia dalam rangka menyokong dana operasional unit Koordinasi antar unit di bawah divisi sales dan marketing berkaitan dengan

unit di bawah Divisi sales dan marketing. penyaluran dana kepada masing masing unit di bawah divisi sales dan marketing. VI. WEWENANG

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Mengatur jadwal promosi produk. Mengusulkan Rencana Niaga ke president / CEO. Mengusulkan penyelenggaraan rapat koordinasi antar divisi. Melaksanakan rapat koordinasi eksternal dengan pihak pihak terkait

( pemerintah, swasta maupun konsumen perorangan). Menetapkan merk produk. Menetapkan strategi bisnis pemasaran dan penjualan. Mengadakan pelatihan promosi. Menetapkan langkah/cara menjaring konsumen. Mengkoreksi dan menyetujui laporan penjualan dan pemasaran. Menetapkan daftar kebutuhan rutin pendukung pelaksanaan penjualan dan

pemasaran.

BRENK 06.17.1.0006

- 19 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

11. 12. 13. 14.
Menetapkan daftar distribusi jaringan pemasaran dan penjualan produk. Meriset pasar konsumen secara berkala. Memverifikasi laporan / pekerjaan bawahan. Menegur staf operasional penjualan dan pemasaran bawahan yang tidak

mentaati peraturan kedinasan.

15. Menyetujui/ menolak laporan pelaksanaan pekerjaan bawahan. 16. Mengajukan usulan perbaikan kepada penanggung jawab atasan. 17. Menegur karyawan dan pihak ketiga yang melanggar ketentuan di lingkungan kerjanya. 18. 19.
Memberhentikan penunjukan agen / distribusi. Menunjuk agen distribusi produk yang capable.

20. Mengusulkan pelatihan (training) pemasaran untuk bawahan. 21. Memberikan penilaian kinerja bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku. 22. Merekomendasikan penerimaan/ penolakan permintaan produk terhadap konsumen.
VII. DIMENSI PERTANGGUNGJAWABAN A. NON KEUANGAN BAWAHAN - Langsung - Total B. KEUANGAN Mengelola anggaran sebesar Rp 10 M 15 M : 4 orang : 100 orang

BRENK 06.17.1.0006

- 20 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

VIII. A.

KARAKTERISTIK PEKERJAAN Hubungan Kerja Dengan siapa Finance : 1. accounting 1.1. 1.2. membuat data penjualan untuk dimasukkan dalam kas perusahaan. Penyediaan uang dari perusahaan untuk keperluan market development dan market research. 1.1 penyerahan data pemesanan produk dari Production division 1. PPAC pelanggan ke bagian production planning. 1.2 melakukan hasil peramalan untuk diproduksi dilihat dari penelitian yang dilakukan oleh market research. Tujuan

B.

Lingkungan Tempat Kerja Di Luar Bila ada gangguan penjualan dan pemasaran : - Produk tidak kompetitif - Banyak produk saingan - Birokrasi yang sulit bila melakukan perdagangan luar negeri 2. Menaikkan harga produk Di Dalam Resiko 1.Berhubungan dengan pendapatan dan profit perusahaan

C.

Sifat Pekerjaan Waktu kerja reguler

IX.

INDIKATOR KINERJA PEKERJAAN

BRENK 06.17.1.0006

- 21 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

1. Rencana penjualan dan pemasaran sesuai dengan target yang dibebankan. 2. Pengembangan dan perluasan jaringan pemasaran produk.

3. Unit unit divisi penjualan dan pemasaran berjalan efektif, handal dan efisien.
4. Adanya kepuasan pelanggan. 5. Tingkat complain yang rendah dari pelanggan. 6. Gangguan dan hambatan dalam pemasaran dan penjualan teratasi akurat. 7. Sistem dan prosedur pemasaran sesuai perkembangan proses bisnis. 8. Kegiatan kerja di masing- masing unit sesuai kebijakan perusahaan. 9. Pengembangan dan pembinaan bawahan sesuai kebijakan perusahaan. dengan cepat dan

X.

PERSYARATAN PEKERJAAN

A. PENDIDIKAN - s-1 Teknik Industri/ management Niaga B. PELATIHAN Market Research Komunikasi profesionall Leadership Team Work Management Problem Anlaysis Pengambilan Keputusan C. PENGALAMAN - 2 tahun di Bidang pemasaran/ marketing XI. DIMENSI KOMPETENSI A. KOMPETENSI TEKNIS

Pemahaman Teknik Marketing Pemahaman Teknik Analisa pasar Pemahaman Teknik Biaya Research dan pengembangan Pemahaman Bisnis B. KOMPETENSI GENERIK

BRENK 06.17.1.0006

- 22 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

Kompetensi Inti 1. Integritas 2. Profesional 3. Harmoni 4. Pelayanan Prima 5. Peduli 6. Pembelajar 7. Inovatif Kompetensi Pendukung 1. 2. 3. 4. Leadership Kerjasama tim Analytical thingking Problem solving and decision making

II.4 STRUKTUR ORGANISASI LANTAI PRODUKSI II.4.1 Analisis proses Pendekatan perancangan struktur organisasi yang digunakan adalah saling kebergantungan antarkegiatan produksi (task interdependence). OPC pada praktikum terdahulu digunakan sebagai masukan dalam pembuatan tabel Task Interdependency yang menunjukkan derajat keterkaitan antara suatu kegiatan (mesin) dengan kegiatan lainnya serta jenis koordinasi yang diperlukan Asumsi yang digunakan dalam pembuatan tabel Task Interdependency : 1. Setiap part pasti diinspeksi 2. Proses inspeksi dari semua part dilakukan oleh 1 orang 3. Penggolongan perakitan : bila part bertemu dengan part akan digolongkan sebagai perakitan 1 ; bila sebuah sub-assembly bergabung dengan part lain maka digolongkan sebagai perakitan 1 + sub-assembly tersebut ; bila sesama sub-assembly digabung maka digolongkan sebagai perakitan 1 + sub-assembly terbesar. Dari tabel Task Interdependency dapat dibuat Activity Relationship Chart (ARC). Penggolongan kualitatif ditetapkan sebagai berikut : A E I O U : tinggi 1 atau sedang 20 : 10 sedang 19 : 1 sedang 9 : 2 rendah 10 : 0 rendah 1 (putih)

BRENK 06.17.1.0006

- 23 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

II.4.1 Tabel task interdependency No 1 Kegiatan Bubut BV 20 Saling ketergantungan dengan kegiatan Gerinda datar Inspeksi Mill standar Drill bangku Bubut BV 20 Inspeksi Drill bangku Bubut BV 20 Bor freis AG 32 Gerinda datar Mill standar Bubut BV 20 Bor freis AG 32 Inspeksi Drill bangku Inspeksi Perakitan 1 Perakitan 2 Perakitan 3 Perakitan 4 Perakitan 5 Perakitan 6 Perakitan 7 Perakitan 8 Perakitan 9 Perakitan 10 Jumlah saling ketergantungan Rendah Sedang Tinggi 1 2 1 1 1 1 13 1 1 1 1 1 1 1 14 1 1 4 3 2 2 1 1 1 1 1 1 Tingkat Koordinasi Penting Penting Penting Penting Penting Penting Absolute Penting Penting Penting Absolute Penting Penting Istimewa Penting Penting Biasa Biasa Biasa Biasa tidak penting tidak penting tidak penting tidak penting tidak penting tidak penting

2 3

Gerinda datar Mill standar

Drill bangku

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Bor freis AG 32 Inspeksi Perakitan 1 Perakitan 2 Perakitan 3 Perakitan 4 Perakitan 5 Perakitan 6 Perakitan 7 Perakitan 8 Perakitan 9

Jud ini disimpen task iterdependence yang ada sub assembly yah II.4.2 Activity relationship chart (ARC) (terlampir)

II.4.3 Pengelompokkan kegiatan Dari ARC di atas, kita dapat menggolongkan kegiatan berdasarkan tingkat hubungannya. Makin tinggi hubungannya, maka sebaiknya digolongkan dalam satu unit produksi. Lini 1 : mill standar drill bangku (absolut) drill bangku inspeksi (istimewa)

BRENK 06.17.1.0006

- 24 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

Lini 2 Lini 3 Lini 4
Bubut BV 20

: kegiatan yang memiliki hubungan penting : kegiatan yang memiliki hubungan biasa : kegiatan yang memiliki hubungan tidak penting

Gerinda Datar

Mill Standar

Drill Bangku

Bor Freis AG 32

Inspeksi

Perakitan 1

Perakitan 2

Perakitan 3

Perakitan 4

Perakitan 5

Perakitan 6

Perakitan 7

Perakitan 8

Perakitan 9

Perakitan 10

BRENK 06.17.1.0006

- 25 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

II.4.4 skema Organisasi
P ro du ksi

p r o d u c t io n

p a c k a g in g A s s e m b ly

L in1i

L in2i

L in3i

L in4i

M ill D r ill In s p e k s i S ta n d a r B a n g ku

B o r F r e isB u b u t B V G e r in d a A G3 2 20 D a ta r

P e r a k it a nP e r a k it a nP e r a k it a nP e r a k it a n 1 2 3 4

P e r a k it a nP e r a k it a nP e r a k it a nP e r a k it a nP e r a k it a nP e r a k it a n 5 6 7 8 9 10

BRENK 06.17.1.0006

- 26 -

Modul 2 Perancangan Organisasi BAB III ANALISIS

III.1 ANALISIS TIPE STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi yang digunakan dalam perusahaan PT PTI adalah Birokrasi Mesin. Dikatakan birokrasi mesin, karena memiliki karakteristik antara lain, memiliki tugas operasi yang sangat tinggi, peraturan yang diformalisasi, tugas yang dikelompokkan ke dalam departemendepartemen fungsional, wewenang yang disentralisasi dan struktur administrasi yang rumit dengan perbedaan tajam antara aktivitas lini dan staff. Dikatakan tugas operasinya sangat tinggi, karena jika dilihat berdasarkan produk yang dihasilkan yakni ragum, maka dapat dipastikan perusahaan ini melakukan operasi yang rumit. Karena itu dibutuhkan orang yang benar-benar ahli dalam beberpa hal seperti : menangani mesin, proses hingga mengendalikan kualitas produk yang dihasilkan. Berdasarkan hal tersebut, maka dapat dilihat bahwa yang memegang peranan penting dalam struktur organisasi model seperti ini adalah technostructure. Termasuk didalamnya para insinyur time& motion, pembuat uraian pekerjaan, perencana, pembuat anggaran, ahli analis sistem& produk, akuntan dan auditor. Para ahli inilah yang nantinya bertanggung jawab melaksanakan bentuk standardisasi dalam perusahaan. Dalam perusahaan ini, pastinya ada banyak sekali proses yang dilakukan. Untuk itu departemen fungsional yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses yang ada, juga banyak. Beberapa contoh departemen fungsional yang biasa dibentuk dalam perusahaan diantaranya: Production Division, Financial Division, Sales and Marketing Division, External, Research and Development Division, serta Logistik. Karena begitu banyak departemen yang dibutuhkan dalam menangani operasi pembuatan ragum ini, maka yang langsung bertugas mengatur masalah pemberian tugas terhadap bawahan (ke setiap departemen) adalah top level management. Banyaknya departemen yang harus ditugasi oleh top level management dalam upaya menciptakan produk, seringkali menyebabkan terjadinya kesimpangsiuran dalam pengerjaan tugas. Padahal tugas top level management sendiri bukan hanya mengurusi pembagian tugas ke setiap departemen, tetapi juga mengatur strategi, memeriksa keuangan, dll. Sehingga maksud atasan yang akan disampaikan terhadap bawahannya bisa jadi berbeda dengan apa yang diharapkan sebelumnya. Untuk itu dibutuhkan suatu level antara operating core dengan strategic apex (top level management), yakni middle line. Untuk itu middle line harus bisa menerjemahkan maksud top level management kepada bagian shoop-floor. Berdasarkan kondisi inilah, maka middle line seperti para manager bertugas menerapkan standard dalam struktur perusahaan, agar maksud dan tujuan semula yang diharapkan dari perusahaan bisa tercapai.

BRENK 06.17.1.0006

- 27 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

III.2 MEKANISME KOORDINASI DAN KEY PART ORGANISASI Mekanisme koordinasi yang diharapkan dalam perusahaan ini adalah bentuk rantai komando yakni dari level teratas (strategic apex) terhadap level dibawahnya hingga pada akhirnya menuju level paling bawah yakni shoop floor. Rantai komando yang ada ditunjukkan dengan garis koordinasi vertikal. Sementara untuk koordinasi antar departemen, tidak dibutuhkan garis komando. Yang ada hanyalah garis horizontal yang menunjukkan adanya kerjasama antar departemen yang setingkat/ sejajar. Yang merupakan inti (key part) dari organisasi adalah technostructure. Sebab berdasarkan struktur organisasinya yakni birokrasi mesin dimana tugas operasi yang diutamakan dalam perusahaan, maka para technostructure memegang peranan yang paling utama. Para staff ahli seperti analyst, insinyur dan pembuat rencana melakukan standardisasi dalam perusahaan yang pada akhirnya dibutuhkan sebagai input terhadap sistem yang ada dalam perusahaan. III.3 KELEBIHAN DAN KEKURANGAN TIPE STRUKTUR ORGANISASI Kelebihan: Pembagian tugas dan tanggungjawab antar departemen fungsional yang jelas. Pengetahuan yang ada dalam perusahaan cukup komprehensif karena merupakan hasil pemikiran para analyst sebagai inti (keypart) dalam perusahaan.

Adanya standardisasi dalam perusahaan menyebabkan prosedur yang berlaku

dalam perusahaan adalah yang baku. Kekurangan: Karena yang diutamakan dalam perusahaan ini adalah para analyst, maka perusahaan hanya terpusat pada ide analyst, sementara level bawah tidak bebas berkreasi.

Rantai komando hanya ada di beberapa bagian saja, sehingga pengambilan Adanya peraturan yang terlalu baku menyebabkan keterbatasan keterlibatan

keputusan kadang tidak efektif. pekerja dalam pengambilan keputusan. Padahal hal ini bertentangan dengan value dan belief dari perusahaan yang mengutamakan pekerja sebagai asset yang paling berharga. III.4 KLASIFIKASI JABATAN-JABATAN ORGANISASI DALAM 5 BASIC PARTS OF ORGANIZATION Jabatan-jabatan yang terdapat dalam struktur organisasi Birokrasi Mesin diklasifikasikan kedalam 5 bagian, yaitu: Operating Core, Strategic Apex, Middle Line, Technostructure, Support Staff. Operating Core: yakni para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari produk dan jasa.

BRENK 06.17.1.0006

- 28 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

Unit organisasi PT PTI yang termasuk diantaranya: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Production assembly packaging. raw materials. purchase part. quality control.

Strategic Apex: manajer tingkat puncak yang diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi tersebut. Unit organisasi PT PTI yang termasuk didalamnya: 1. 2. 3. Board of Direction President Vice president

Middle Line: para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic apex. Unit organisasi PT PTI yang termasuk didalamnya: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Head of sales & marketing Head of production. Head of finance. Head of HRD. head of eksternal. Head of logistic Head of research and development. para analis yang bertanggung jawab untuk melaksanakan bentuk

Technostructure:

standardisasi tertentu dalam organisasi. Unit organisasi PT PTI yang termasuk didalamnya: 1. 2. 3. Market Research Technology research. PPAC

Supporting Staff:orang-orang yang mengisi unit staff yang memberikan jasa pendukung tidak langsung pada organisasi. Unit organisasi PT PTI yang termasuk didalamnya: 1. 2. 3. 4. Public Relation Human & Resources Development Government relation. supplier relation

BRENK 06.17.1.0006

- 29 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

III.5 ANALISIS KOMPREHENSIVITAS
Sesuai dengan visi dan misi perusahaan, PT. PTI menerapkan tujuan untuk 5 tahun mendatang. Sebagai perusahaan yang memiliki visi untuk menjadi yang terdepan di pasar domestik, PT. PTI tentunya harus memiliki target untuk menguasai pasar domestik. Dan hal ini telah ditetapkan menjadi salah satu tujuan perusahaan. Tidak hanya itu saja. Sebagai improvement-nya, perusahaan tentunya harus menerapkan target yang lebih lagi dari apa yang telah dicapai sekarang. Salah satunya adalah dengan mencoba memasuki pangsa pasar luar negeri. Sebagai perusahaan yang memiliki misi untuk menjaga kualitas dan harga yang dimilikinya, PT. PTI juga memiliki tanggung jawab untuk melakukan technology research guna perbaikan yang berkisanambungan. Value & belief perusahaan juga harus ditetapkan sebagai landasan setiap orang di PT. PTI. Nilainilai ini harus disesuaikan dengan visi & misi perusahaan yang ada. Hal ini mencakup: kerjasama yang menguntungkan, keikutsertaan dalam membangun industri nasional serta partisipasi aktif perusahaan dalam masyarakat yang pada akhirnya menjadikan PT. PTI secara tidak langsung berusaha mewujudkan misinya untuk menjadi perusahaan manufaktur terdepan di Indonesia. Sedangkan misi lainnya untuk menjaga agar bisnis tetap berjalan dengan baik, perusahaan harus menghargai para pekerjanya terutama yang berada di level bawah sebagai asset yang berharga, mengutamakan kompetensi, mengutamakan kualitas produk, dan yang terutama adalah dengan mempertahankan berkesinambungan. Komprehensivitas antara visi, misi, tujuan, dan value & belief perusahaan tidak hanya cukup ditetapkan dalam bentuk peraturan secara tertulis. Tetapi perlu juga diterapkan dalam pelaksanaan harian di perusahaan. Pelaksanaannya dapat diterapkan dalam 3 hal yakni: perancangan struktur organisasi dan penentuan job description. Dari tujuan-tujuan yang ingin dicapai misalnya untuk mendominasi pasar domestik, perusahaan harus terus melakukan market research dan penelitian yang dilakukan oleh technology research dalam upaya kontinuitas pencarian produk ragum terbaik yang diinginkan oleh pelanggan. Perusahaan juga berusaha mencapai inovasi produk ragum, dengan melakukan technology research yang inputnya merupakan informasi-informasi yang disampaikan oleh pelanggan, baik input berupa masukan ataupun berupa keluhan yang nantinya akan didefinisikan oleh bagian technology research (dalam hal ini men-design) untuk menjadi 2 ragum terbaru yang lebih baik. Usaha yang dilakukan perusahaan agar dapat masuk dalam pangsa pasar luar negeri, dilakukan oleh perusahaan dengan mendirikan divisi tersendiri, yakni foreign market yang memang memfokuskan pekerjaannya pada strategi untuk memasuki pangsa pasar luar negeri terutama untuk Singapura dan Malaysia. Kami memilih Singapura dan Malaysia sebagai negara tetangga pertama tujuan kami sebelum akhirnya kami memasarkan produk ke luar negeri. Dalam meningkatkan profitnya, perusahaan berusaha melakukan pemasaran produk yang lebih baik adanya komitmen seluruh jajaran manajemen untuk perbaikan

BRENK 06.17.1.0006

- 30 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

dengan membuat iklan dan membuat katalog terbaru dengan input yang diperoleh dari public relation dan product sales agar keinginan pelanggan dapat dipenuhi oleh bagian pemasaran. Peningkatan kualitas SDM dilakukan dengan mengadakan training untuk memperbaiki kinerja pegawai dan mengukur kontribusi pegawai terhadap strategi bisnis perusahaan. Dalam hal ini segala kebutuhan pegawai pun penting untuk diperhatikan. Termasuk didalamnya kebutuhan akan medis, asuransi dan gaji pensiunan oleh bagian human resource dan development. Karena sesuai dengan value perusahaan, dikatakan bahwa pekerja merupkan asset yang paling berharga. Sementara untuk memperoleh sertifikasi ISO-9001, perusahaan harus selalu memperbaiki kualitas produk yang dihasilkannya dan melakukan standardisasi produk demi memuaskan keinginan pelanggan. Quality control diadakan oleh perusahaan untuk meng-handle semua hal yang berhubungan dengan kualitas produk yang dihasilkan.

BRENK 06.17.1.0006

- 31 -

Modul 2 Perancangan Organisasi BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

IV.1 KESIMPULAN 1. Struktur organisasi yang digunakan dalam perusahaan ini adalah Birokrasi Mesin. 2. Yang menjadi keypart dalam perusahaan ini adalah technostructure, dimana ide para analyst baik dari market research, technology research, accounting dan PPAC menjadi input bagi proses produksi perusahaan.

3. Terdapat 5 jenis struktur konfigurasi perusahaan yakni: Struktur Sederhana, Birokrasi

Mesin, Birokrasi Profesional, Struktur Divisional dan Adhocracy. Sementara elemen dasarnya terdiri dari 5 yakni: Operating Core, Strategic Apex, Middle Line, Technostructure dan Supporting Staff.

4. Penentuan proses bisnis, diturunkan dari tujuan maupun visi & misi perusahaan.
5. Untuk melihat ketergantungan proses produksi dalam suatu perusahaan, dapat digunakan ARC (Activity Relationship Chart) dalam menyusun struktur unit perusahaan. 6. Job description suatu pekerjaan dibuat dengan memahami keterkaitan antara struktur organisasi dan proses bisnis yang dilakukan perusahaan. IV.2 SARAN IV.2.1 Saran untuk perusahaan 1. Semua rencana yang telah dijabarkan dapat berjalan dengan baik, bila terdapat komitmen dari masing-masing pihak yang terkait untuk pencapaian tujuan yang diinginkan. 2. Diharapkan dengan rancangan yang kami buat, perusahaan bisa mengimplementasikan rancangan organisasi kami dalam perusahaannya. IV.2.2 Saran untuk praktikum

1. Penjelasan pengerjaan laporan diharapkan lebih detail lagi supaya praktikan

mengerti dengan jelas & baik apa yang harus dikerjakan.

BRENK 06.17.1.0006

- 32 -

Modul 2 Perancangan Organisasi DAFTAR PUSTAKA Henry Mintzberg : Structures in Fives : Designing effective Organizations. Englewood Cliffs,
N.J. prentice Hall, 1983.

James M. Apple : Tata letak pabrik dan Pemindahan Bahan. Penerbit ITB Bandung, 1990. James Thompson : Organizations In Actions. McGraw Hill Book Company, 1967.
John Child : Organization structure and Strategies of Control : A Replication of the Aston Study adiministrative Science Quarterly 17, 1972.

BRENK 06.17.1.0006

- 33 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

BRENK 06.17.1.0006

- 34 -

Modul 2 Perancangan Organisasi

BRENK 06.17.1.0006

- 35 -