I.1 TUJUAN PRAKTIKUM Setelah praktikum Perancangan Organisasi ini berakhir praktikan diharapkan secara kontekstual : Memahami keterkaitan antar prosse bisnis yang secara umum terdapat pada suatu Memahami pentingnya perancangan struktur organisasi dalam mendukung tujuan Memahami keterkaitan antara perancangan struktur organisai dan penentuan proses bisnis Memahami suatu pendekatan ARC ( Activity Relation Chart ) untuk membantu penyusunan
perusahaan manufaktur perusahaan dan strategi bersaing perusahaan perusahaan dalam proses pembuatan job description struktur unit organisasi Setelah praktikum Perancangan Organisasi ini berakhir, praktikan diharapkan memiliki skill : Mampu menyusun tujuan dan strategi bersaing perusahaan sesuai dengan visi, misi, value, Mampu merancang job description untuk setiap posisi perusahaan Mampu merancang struktur organisasi perusahaan manufaktur berdasarkan metode belief yang dianut oleh perusahaan serta kondisi eksternal yang dihadapi perusahaan
perancangan organisasi secara sistematis, dengan pembahasan lebih rinci pada level unit organisasi lantai produksi Selain itu, output ( keluaran) yang diharapkan dari hasil pengerjaan praktikum modul perancangan organisasi ini adalah : Value dan Belief Perusahaan Tujuan dan Strategi Bersaing Perusahaan Proses Bisnis Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Uraian Fungsi untuk setiap Unit Organisasi Job Description Untuk Salah satu Perusahaan / Unit Organisasi Struktur Unit Organisasi Lantai produksi
BRENK 06.17.1.0006
-1-
Skenario perusahaan
Perancangan rencana strategis perusahaan : 1. perancangan value & belief 2. perancangan tujuan dan strategi bersaing
Perancangan struktur organisasi : 1. perancangan struktur organisasi perusahaan. 2. uraian fungsi untuk setiap unit organisasi. 3. job description untuk salah satu unit organisasi.
I.3 VISI MISI PERUSAHAAN Visi perusahaan : Menjadi perusahaan manufaktur terdepan di pasar domestik Misi perusahaan : Memproduksi produk dengan kualitas teratas dan harga kompetitif.
BRENK 06.17.1.0006
-2-
BRENK 06.17.1.0006
-3-
BRENK 06.17.1.0006
-4-
BRENK 06.17.1.0006
-5-
II.1.2 TUJUAN DAN STRATEGI BERSAING PERUSAHAAN II.1.2.1 TUJUAN PERUSAHAAN Tujuan untuk 5 tahun kedepan: 1. Mendominasi pangsa pasar nasional dengan pangsa pasar terbesar dibandingkan dengan perusahaan sejenisnya.
3. Peningkatan profit 10% dari tahun sekarang. 4. Meningkatkan kualitas SDM dengan mengadakan pelatihan secara rutin dan berkala.
5. Peningkatan kapasitas produksi 50% dari sekarang.
6. Mendapatkan sertifikasi ISO-9001 dalam kualitas produk. 7. Inovasi 2 produk ragum terbaru.
II.1.2.2 STRATEGI BERSAING Evaluasi faktor eksternal Faktor Strategi Eksternal: Peluang: 1. Peningkatan demand 2. Pembangunan ekonomi di Asia Tenggara membuka peluang ekspansi produk kita 3. Kecenderungan swalayan perkakas 4. Berkembangnya teknologi ke arah otomasi 5. Makin mudahnya administrasi kredit bank Ancaman: 1. Kinerja supplier tidak konsisten 2. Kompetitor mulai mengembangkan bisnis 3. Pemerintah mengeluarkan banyak aturan baru yang membatasi 4. Persaingan dan era globalisasi dalam 10 tahun mendatang 5. Tidak banyak investor yang mau berinvestasi di Indonesia TOTAL 0.06 0.2 0.2 0.05 0.03 1 2.46 2 2 2 1 0.12 0.4 0.4 0.05 Repot seleksi lagi Bobot 0.2 0.15 0.03 0.05 0.03 Rating 4 4 3 Bobot X Rating 0.8 0.6 0.09 Komentar Peluang besar Peluang besar Konsumen RT Mesin otomatis Finance aman
BRENK 06.17.1.0006
-6-
3 4 3 4 4
0.15 0.4 0 0.15 0 0.2 0.1 0 0.4 0 0.4 0.4 0.2 0 0.075 0 0 0 0.1 0.2 0.05 0.05 0 0.2 0 3.075
Kerjasama baik
4 4 4 4 3
Kualitas SDM
Kelemahan: 1. Belum mendapatkan informasi tentang kompetitor 2. Pengetahuan tentang konsumen terbatas 3. Penduduk lokal kurang respect dengan perusahaan 4. Adanya tuntutan dari serikat buruh karena dianggap merusak pendengaran 5. Banyak pegawai ahli mengundurkan diri karena ketidakpuasan gaji TOTAL
2 2 1 1 2
BRENK 06.17.1.0006
-7-
Peluang: 1. Peningkatan demand 2. Pembangunan ekonomi di Asia Tenggara membuka peluang ekspansi produk kita 3. Kecenderungan swalayan perkakas 4. Berkembangnya teknologi ke arah otomasi 5. Makin mudahnya administrasi kredit bank Ancaman : 1. Kinerja supplier tidak konsisten 2. Kompetitor mulai mengembangkan bisnis 3. Pemerintah mengeluarkan banyak aturan baru yang Membatasi 4. Persaingan dan era globalisasi dalam 10 tahun Mendatang 5. Tidak banyak investor yang mau berinvestasi di Indonesia
STRATEGI W-O Perbaikan cara kerja divisi market research sehingga dapat memperoleh informasi untuk pengembangan usaha misalnya dengan promosi & survey di swalayan perkakas Pelatihan pekerja untuk meningkatkan kualitas produk
STRATEGI S-T Cari informasi tentang konsumen untuk perbaikan produk Tingkatkan market share Kerjasama dengan pemerintah untuk penentuan kebijakan
STRATEGI W-T Merambah pasar luar negri untuk menghindari kemungkinan lesunya pasar dalam negeri. Membuat part yang dibutuhkan sendiri
BRENK 06.17.1.0006
-8-
43.
44. 45. 46. 47.
BRENK 06.17.1.0006
-9-
53.
54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62.
63.
64. 65. 66. 67. 68.
69.
70. 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82. 83. 84. 85. 86. 87. 88. 89. 90. 91. 92. 93. 94. 95. 96.
BRENK 06.17.1.0006
- 10 -
BRENK 06.17.1.0006
- 11 -
BRENK 06.17.1.0006
- 12 -
II.3 PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN II.3.1 Identifikasi unit organisasi (terlampir) II.3.2 Koordinasi horizontal (pengelompokkan) Div : Production Unit : transportation Production planning & control Quality control Production Assembly Packaging Analisis : pada divisi ini terdapat 3 bagian dalam shop floor yaitu production, assembly dan packaging. Ketiga bagian ini merupakan hal utama yang mendukung berjalannya proses produksi. Sedangkan unit PPAC sendiri berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan semua proses produksi mulai dari design dan perencanaan jadwal produksi agar sesuai dengan order yang ada dari consumer. Quality control dibutuhkan untuk menjamin produk yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan dan pelanggan puas dengan ragum hasil produksi. Sedangkan transportasi sendiri sebagai penunjang dalam divisi ini. Semua kegiatan di lantai produksi tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya transportasi. Div Unit : human resource develeopment : training Worker recruitment HRD Analisis : sesuai dengan value & belief perusahaan bahwa pekerja merupakan asset paling berharga dari perusahaan maka diperlukan penanganan yang baik dalam mendukung kinerja pegawai dalam bekerja. Untuk itulah ada divisi training yang dibangun dalam rangka terus meningkatkan kualitas sumber daya yang ada. Peningkatan kualitas SDM juga dilakukan oleh divisi training dan HRD. Div Unit : Finance : taxation Accounting Fund investment
BRENK 06.17.1.0006
- 13 -
BRENK 06.17.1.0006
- 14 -
BRENK 06.17.1.0006
- 15 -
Production division
Sales and Marketing division Product sales Market development Research Foreign market
external
Research and development division Technology research Benchmarking Commercial planning & research
Transportation Production planning & control Quality control Plant (shop floor) - production - assembly - packaging
BRENK 06.17.1.0006
- 16 -
Sebutan Jabatan Tingkat Jabatan (Job Grade) Kode Jabatan Unit Kerja Bidang Bertanggung Jawab Kepada
Product sales Market development Research Foreign market III. FUNGSI PEKERJAAN
Mengelola dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan di Bidang Penjualan dan Pemasaran yang meliputi Product Sales, Market Development, Research dan Foreign market yang bertujuan untuk mencapai target kinerja penjualan dan pemasaran baik di dalam maupun luar negeri.
BRENK 06.17.1.0006
- 17 -
2. Terkoordinasinya bidang pelaksanaan Penjualan dan Pemasaran. 3. Terkendalinya bidang Penjualan dan pemasaran. 4. Terkelolanya sistem penjualan dan pemasaran produk. 5. Membuat dan mengembangkan unit jaringan pengembangan pasar. 6. Penelitian pasar dan produk. 7. Membangun sistem dan unit jaringan penjualan dan pemasaran di luar negeri. 8. Pengelolaan dana terkait dengan aspek penjualan dan pemasaran.
V. RINCIAN KEGIATAN 1. Tersusunnya Rencana Kegiatan di bidang Penjualan dan Pemasaran. a. b. Menyusun Rencana penjualan dan pemasaran ke Kantor Pusat. Menetapkan target penjualan dan pemasaran dalam jangka pendek, menengah
b. 4.
Mengelola kegiatan analisis kondisi niaga real time agar diperoleh pangsa pasar
yang memiliki daya saing dan menguntungkan Perusahaan. Terkelolanya sistem penjualan dan pemasaran produk . a. b. Mengelola dan menganalisis sistem yang efektif dan efisien dalam distribusi Menyusun pola penjualan dan pemasaran berdasarkan Rencana kegiatan
penjualan dan pemasaran baik di dalam maupun luar negeri. penjualan dan pemasaran.
5.
BRENK 06.17.1.0006
- 18 -
c.
d.
luar negeri
6.
Penelitian pasar dan produk . a. Penelitian tingkah laku konsumen yang dijadikan dasar dalam penentuan tingkat efektivitas publikasi, pemilihan slogan iklan, dan timing publikasi. b. Hasil penelitian pasar dan positioning product dijadikan dasar dalam penentuan strategi bisnis (strategi harga dan strategi sales size) yang sesuai dengan kondisi pasar. c. 7. Hasil penelitian pasar, tingkah laku konsumen, dan positioning product dijadikan dasar dalam menentukan merk Membangun sistem dan unit jaringan penjualan dan pemasaran di luar negeri. a. b. Mengadakan hubungan external kepada pihak terkait dalam rangka pengadaan Mengadakan riset pasar luar negeri. jaringan pemasaran di luar negeri.
8.
a.
b.
Mengelola budget yang tersedia dalam rangka menyokong dana operasional unit Koordinasi antar unit di bawah divisi sales dan marketing berkaitan dengan
unit di bawah Divisi sales dan marketing. penyaluran dana kepada masing masing unit di bawah divisi sales dan marketing. VI. WEWENANG
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Mengatur jadwal promosi produk. Mengusulkan Rencana Niaga ke president / CEO. Mengusulkan penyelenggaraan rapat koordinasi antar divisi. Melaksanakan rapat koordinasi eksternal dengan pihak pihak terkait
( pemerintah, swasta maupun konsumen perorangan). Menetapkan merk produk. Menetapkan strategi bisnis pemasaran dan penjualan. Mengadakan pelatihan promosi. Menetapkan langkah/cara menjaring konsumen. Mengkoreksi dan menyetujui laporan penjualan dan pemasaran. Menetapkan daftar kebutuhan rutin pendukung pelaksanaan penjualan dan
pemasaran.
BRENK 06.17.1.0006
- 19 -
15. Menyetujui/ menolak laporan pelaksanaan pekerjaan bawahan. 16. Mengajukan usulan perbaikan kepada penanggung jawab atasan. 17. Menegur karyawan dan pihak ketiga yang melanggar ketentuan di lingkungan kerjanya. 18. 19.
Memberhentikan penunjukan agen / distribusi. Menunjuk agen distribusi produk yang capable.
20. Mengusulkan pelatihan (training) pemasaran untuk bawahan. 21. Memberikan penilaian kinerja bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku. 22. Merekomendasikan penerimaan/ penolakan permintaan produk terhadap konsumen.
VII. DIMENSI PERTANGGUNGJAWABAN A. NON KEUANGAN BAWAHAN - Langsung - Total B. KEUANGAN Mengelola anggaran sebesar Rp 10 M 15 M : 4 orang : 100 orang
BRENK 06.17.1.0006
- 20 -
VIII. A.
KARAKTERISTIK PEKERJAAN Hubungan Kerja Dengan siapa Finance : 1. accounting 1.1. 1.2. membuat data penjualan untuk dimasukkan dalam kas perusahaan. Penyediaan uang dari perusahaan untuk keperluan market development dan market research. 1.1 penyerahan data pemesanan produk dari Production division 1. PPAC pelanggan ke bagian production planning. 1.2 melakukan hasil peramalan untuk diproduksi dilihat dari penelitian yang dilakukan oleh market research. Tujuan
B.
Lingkungan Tempat Kerja Di Luar Bila ada gangguan penjualan dan pemasaran : - Produk tidak kompetitif - Banyak produk saingan - Birokrasi yang sulit bila melakukan perdagangan luar negeri 2. Menaikkan harga produk Di Dalam Resiko 1.Berhubungan dengan pendapatan dan profit perusahaan
C.
IX.
BRENK 06.17.1.0006
- 21 -
3. Unit unit divisi penjualan dan pemasaran berjalan efektif, handal dan efisien.
4. Adanya kepuasan pelanggan. 5. Tingkat complain yang rendah dari pelanggan. 6. Gangguan dan hambatan dalam pemasaran dan penjualan teratasi akurat. 7. Sistem dan prosedur pemasaran sesuai perkembangan proses bisnis. 8. Kegiatan kerja di masing- masing unit sesuai kebijakan perusahaan. 9. Pengembangan dan pembinaan bawahan sesuai kebijakan perusahaan. dengan cepat dan
X.
PERSYARATAN PEKERJAAN
A. PENDIDIKAN - s-1 Teknik Industri/ management Niaga B. PELATIHAN Market Research Komunikasi profesionall Leadership Team Work Management Problem Anlaysis Pengambilan Keputusan C. PENGALAMAN - 2 tahun di Bidang pemasaran/ marketing XI. DIMENSI KOMPETENSI A. KOMPETENSI TEKNIS
Pemahaman Teknik Marketing Pemahaman Teknik Analisa pasar Pemahaman Teknik Biaya Research dan pengembangan Pemahaman Bisnis B. KOMPETENSI GENERIK
BRENK 06.17.1.0006
- 22 -
II.4 STRUKTUR ORGANISASI LANTAI PRODUKSI II.4.1 Analisis proses Pendekatan perancangan struktur organisasi yang digunakan adalah saling kebergantungan antarkegiatan produksi (task interdependence). OPC pada praktikum terdahulu digunakan sebagai masukan dalam pembuatan tabel Task Interdependency yang menunjukkan derajat keterkaitan antara suatu kegiatan (mesin) dengan kegiatan lainnya serta jenis koordinasi yang diperlukan Asumsi yang digunakan dalam pembuatan tabel Task Interdependency : 1. Setiap part pasti diinspeksi 2. Proses inspeksi dari semua part dilakukan oleh 1 orang 3. Penggolongan perakitan : bila part bertemu dengan part akan digolongkan sebagai perakitan 1 ; bila sebuah sub-assembly bergabung dengan part lain maka digolongkan sebagai perakitan 1 + sub-assembly tersebut ; bila sesama sub-assembly digabung maka digolongkan sebagai perakitan 1 + sub-assembly terbesar. Dari tabel Task Interdependency dapat dibuat Activity Relationship Chart (ARC). Penggolongan kualitatif ditetapkan sebagai berikut : A E I O U : tinggi 1 atau sedang 20 : 10 sedang 19 : 1 sedang 9 : 2 rendah 10 : 0 rendah 1 (putih)
BRENK 06.17.1.0006
- 23 -
II.4.1 Tabel task interdependency No 1 Kegiatan Bubut BV 20 Saling ketergantungan dengan kegiatan Gerinda datar Inspeksi Mill standar Drill bangku Bubut BV 20 Inspeksi Drill bangku Bubut BV 20 Bor freis AG 32 Gerinda datar Mill standar Bubut BV 20 Bor freis AG 32 Inspeksi Drill bangku Inspeksi Perakitan 1 Perakitan 2 Perakitan 3 Perakitan 4 Perakitan 5 Perakitan 6 Perakitan 7 Perakitan 8 Perakitan 9 Perakitan 10 Jumlah saling ketergantungan Rendah Sedang Tinggi 1 2 1 1 1 1 13 1 1 1 1 1 1 1 14 1 1 4 3 2 2 1 1 1 1 1 1 Tingkat Koordinasi Penting Penting Penting Penting Penting Penting Absolute Penting Penting Penting Absolute Penting Penting Istimewa Penting Penting Biasa Biasa Biasa Biasa tidak penting tidak penting tidak penting tidak penting tidak penting tidak penting
2 3
Drill bangku
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Bor freis AG 32 Inspeksi Perakitan 1 Perakitan 2 Perakitan 3 Perakitan 4 Perakitan 5 Perakitan 6 Perakitan 7 Perakitan 8 Perakitan 9
Jud ini disimpen task iterdependence yang ada sub assembly yah II.4.2 Activity relationship chart (ARC) (terlampir)
II.4.3 Pengelompokkan kegiatan Dari ARC di atas, kita dapat menggolongkan kegiatan berdasarkan tingkat hubungannya. Makin tinggi hubungannya, maka sebaiknya digolongkan dalam satu unit produksi. Lini 1 : mill standar drill bangku (absolut) drill bangku inspeksi (istimewa)
BRENK 06.17.1.0006
- 24 -
: kegiatan yang memiliki hubungan penting : kegiatan yang memiliki hubungan biasa : kegiatan yang memiliki hubungan tidak penting
Gerinda Datar
Mill Standar
Drill Bangku
Bor Freis AG 32
Inspeksi
Perakitan 1
Perakitan 2
Perakitan 3
Perakitan 4
Perakitan 5
Perakitan 6
Perakitan 7
Perakitan 8
Perakitan 9
Perakitan 10
BRENK 06.17.1.0006
- 25 -
p r o d u c t io n
p a c k a g in g A s s e m b ly
L in1i
L in2i
L in3i
L in4i
M ill D r ill In s p e k s i S ta n d a r B a n g ku
B o r F r e isB u b u t B V G e r in d a A G3 2 20 D a ta r
P e r a k it a nP e r a k it a nP e r a k it a nP e r a k it a n 1 2 3 4
P e r a k it a nP e r a k it a nP e r a k it a nP e r a k it a nP e r a k it a nP e r a k it a n 5 6 7 8 9 10
BRENK 06.17.1.0006
- 26 -
BRENK 06.17.1.0006
- 27 -
dalam perusahaan adalah yang baku. Kekurangan: Karena yang diutamakan dalam perusahaan ini adalah para analyst, maka perusahaan hanya terpusat pada ide analyst, sementara level bawah tidak bebas berkreasi.
Rantai komando hanya ada di beberapa bagian saja, sehingga pengambilan Adanya peraturan yang terlalu baku menyebabkan keterbatasan keterlibatan
keputusan kadang tidak efektif. pekerja dalam pengambilan keputusan. Padahal hal ini bertentangan dengan value dan belief dari perusahaan yang mengutamakan pekerja sebagai asset yang paling berharga. III.4 KLASIFIKASI JABATAN-JABATAN ORGANISASI DALAM 5 BASIC PARTS OF ORGANIZATION Jabatan-jabatan yang terdapat dalam struktur organisasi Birokrasi Mesin diklasifikasikan kedalam 5 bagian, yaitu: Operating Core, Strategic Apex, Middle Line, Technostructure, Support Staff. Operating Core: yakni para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari produk dan jasa.
BRENK 06.17.1.0006
- 28 -
Strategic Apex: manajer tingkat puncak yang diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi tersebut. Unit organisasi PT PTI yang termasuk didalamnya: 1. 2. 3. Board of Direction President Vice president
Middle Line: para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic apex. Unit organisasi PT PTI yang termasuk didalamnya: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Head of sales & marketing Head of production. Head of finance. Head of HRD. head of eksternal. Head of logistic Head of research and development. para analis yang bertanggung jawab untuk melaksanakan bentuk
Technostructure:
standardisasi tertentu dalam organisasi. Unit organisasi PT PTI yang termasuk didalamnya: 1. 2. 3. Market Research Technology research. PPAC
Supporting Staff:orang-orang yang mengisi unit staff yang memberikan jasa pendukung tidak langsung pada organisasi. Unit organisasi PT PTI yang termasuk didalamnya: 1. 2. 3. 4. Public Relation Human & Resources Development Government relation. supplier relation
BRENK 06.17.1.0006
- 29 -
BRENK 06.17.1.0006
- 30 -
BRENK 06.17.1.0006
- 31 -
4. Penentuan proses bisnis, diturunkan dari tujuan maupun visi & misi perusahaan.
5. Untuk melihat ketergantungan proses produksi dalam suatu perusahaan, dapat digunakan ARC (Activity Relationship Chart) dalam menyusun struktur unit perusahaan. 6. Job description suatu pekerjaan dibuat dengan memahami keterkaitan antara struktur organisasi dan proses bisnis yang dilakukan perusahaan. IV.2 SARAN IV.2.1 Saran untuk perusahaan 1. Semua rencana yang telah dijabarkan dapat berjalan dengan baik, bila terdapat komitmen dari masing-masing pihak yang terkait untuk pencapaian tujuan yang diinginkan. 2. Diharapkan dengan rancangan yang kami buat, perusahaan bisa mengimplementasikan rancangan organisasi kami dalam perusahaannya. IV.2.2 Saran untuk praktikum
BRENK 06.17.1.0006
- 32 -
Modul 2 Perancangan Organisasi DAFTAR PUSTAKA Henry Mintzberg : Structures in Fives : Designing effective Organizations. Englewood Cliffs,
N.J. prentice Hall, 1983.
James M. Apple : Tata letak pabrik dan Pemindahan Bahan. Penerbit ITB Bandung, 1990. James Thompson : Organizations In Actions. McGraw Hill Book Company, 1967.
John Child : Organization structure and Strategies of Control : A Replication of the Aston Study adiministrative Science Quarterly 17, 1972.
BRENK 06.17.1.0006
- 33 -
BRENK 06.17.1.0006
- 34 -
BRENK 06.17.1.0006
- 35 -