Apostila Outlook 2000

APOSTILA MICROSOFT OUTLOOK 2000

SUMRIO I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. INTRODUO INICIANDO O OUTLOOK 2000 OUTLOOK HOJE ATALHOS DO OUTLOOK CONFIGURAR CONTA DE CORREIO ELETRNICO RECEBER E-MAIL FILTRAR MENSAGENS ENVIAR E-MAIL CALENDRIO CONTATOS TAREFAS ANOTAES ITENS EXCLUDOS ENVIO DE FAX ENDEREOS TERMO DE USO

INTRODUO

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O Microsoft Outlook o principal cliente de mensagens e colaborao para ajud-lo a obter os melhores resultados, combinando o lder em suporte para correio eletrnico, nos padres da Internet e do Microsoft Exchange Server, com o calendrio integrado e os recursos para gerenciamento de tarefas e contatos. No Outlook, as informaes so organizadas em pastas. Quando voc iniciar o Outlook pela primeira vez, a pasta da Caixa de entrada abrir. Use a Caixa de entrada para ler e enviar mensagens de correio eletrnico, solicitaes de reunies e tarefas.

INICIANDO O OUTLOOK 2000 Para iniciar o programa Outlook 2000 clique em Iniciar/Programas/Microsoft Outlook.

OUTLOOK HOJE Aqui esto alguns dos novos recursos do Outlook 2000:

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O Outlook hoje apresenta uma viso geral personalizvel das informaes sobre as

tarefas e do calendrio do correio eletrnico em um lugar nico. Para acessar facilmente o Outlook hoje, basta clicar no cone na barra do Outlook ou selecionar o Outlook hoje para exibio padro ao iniciar o Outlook a fim de priorizar o seu trabalho. ATALHOS DO OUTLOOK

Para ir a outra parte do Outlook rapidamente, clique num cone de atalho na barra do

Outlook esquerda da Caixa de entrada. Por exemplo, clique em Calendrio para abrir a pasta Calendrio. A faixa de pastas (barra horizontal acima do exibidor de informaes) mostra o nome da pasta aberta. Para ver a lista completa das suas pastas, clique no nome da pasta na faixa de pastas.

CONFIGURAR CONTA DE CORREIO ELETRNICO

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Para receber e enviar mensagens, voc precisa ter uma conta de e-mail bem configurada. Para configurar uma ou mais contas de e-mail clique em Ferramentas/Contas.

Clique no boto Adicionar/Correio. Voc deve preencher os campos oferecidos pelo assistente. Na primeira tela voc deve informar o nome de exibio. Pode ser seu prprio nome.

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Aps preencher com o nome desejado para exibio clique no boto Avanar. Na prxima dela voc dever informar o seu endereo de correio eletrnico. Digite o seu e-mail e clique em Avanar.

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Na prxima dela informe os servidores para envio (smtp) e recebimento (pop) de correio eletrnico.

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Caso voc no tenha em suas mos estas informaes, ligue para o telefone do suporte de seu provedor. Geralmente o servidor para receber correio eletrnico costuma ser pop.nomedoprovedor.com.br Para envio de mensagens smtp.nomedoprovedor.com.br Substitua nomedoprovedor pelo nome de se provedor de Internet. Clique no boto Avanar para informar o nome da conta e senha para login. No espao para o Nome da conta coloque seu user name. Digite a senha de acesso para conexo com o servidor no espao para senha.

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O assistente finalizar a configurao de sua conta de correio lhe perguntando a forma de conexo ao servidor. Marque a forma de conexo que mais lhe convir.

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Se suas respostas estiverem corretas o assistente ir informar que voc criou com xito uma conta de correio eletrnico, clique no boto Concluir para finalizar. RECEBER E-MAIL

Quando o Outlook iniciado vai para a pasta de Caixa de entrada. Se voc estiver online o programa descarrega do servidor as mensagens enviadas para sua conta de email. As mensagens enviadas para voc ficam nesta pasta at que voc as leia e apague-as.

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Verifique se a mensagem recebida contm arquivos anexados observando. Uma mensagem com anexo est acompanhada de uma ( ) figura de anexo.

Voc pode responder as mensagens recebidas, baseado na data, nome do remetente, anexo, assunto e no texto da mensagem. Dia, ms e ano.

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Remetente

Assunto

Texto

Baseado nestas informaes voc poder filtrar mensagens indesejadas, responder as mensagens que julgar mais importante, no descarregar mensagens com arquivos anexos com extenses suspeitas, etc.

Para responder ao autor da mensagem clique no boto (

) Responder. )

Para responder a todos que lhe enviaram mensagens clique no boto ( Responder a todos.

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FILTRAR MENSAGENS Voc pode filtrar mensagens indesejadas criando algumas regras. Para filtrar certas mensagens clique em: Ferramentas/Organizar. Caso a opo Organizar no esteja visvel. Clique no Atalho Caixa de entrada, clique agora em Ferramentas/Organizar.

Organize sua caixa de entrada. Clique em (

) Nova pasta, para criar uma nova pasta. )Fechar.

Para fechar o Organizar caixa de entrada clique no boto ( Voc conta com opes variadas para filtrar os remetentes.

Voc pode atribuir cores aos remetentes. Por exemplo, um remetente que j seu cliente j algum tempo pode atribuir a ele cor verde. J aquele cara chato pode receber a cor vermelha. Clique na opo Usando cores, e filtrar os remetentes atribuindo a eles cores. Configurar o Assistente de regras a melhor maneira para filtrar remetentes indesejados.

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Clique em Assistente de regras. Com a janela de Assistente de regras aberto, clique no boto Nova...

Selecione uma regra. Esta regra pode ser baseada no contedo da mensagem, no remetente seja ele importante ou indesejado. Caso tenha selecionado Mover as novas mensagens de algum. Voc ter que indicar a pessoa e a pasta para qual a mensagem ser enviada.

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Clique na opo pessoas ou lista de distribuio.

Caso sua lista de contato esteja vazia, clique em Novo contato. Preencha os dados da pessoa que deseja incluir no seu contato.

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Voc pode preencher com todos os dados do novo contato, ou simplesmente preencher com o nome e e-mail do contato. Aps preencher os dados clique em OK. Voc j conta com um novo contato. Passe este contato para o lado direito da janela Endereos da regra clicando no boto ( ) incluir.

Clique em OK para fechar esta janela e retornar ao Assistente de regras. Voc poder notar que o(s) nome(s) do(s) contato(s) j est(o) visveis na parte inferior do Assistente de regras. Especifique a pasta para qual as mensagens deste(s) contato(s) sero armazenadas, clicando em mover para pasta especificada.

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Se este um contato indesejado, e voc no quer ler as mensagens deste individuo, ento selecione a pasta Itens excludos.

Clique no boto OK. Clique em Avanar para prosseguir com a configurao do Assistente de regras. A prxima dela mostra somente as configuraes que acabou de criar at agora. Voc pode configurar certas condies, como assunto, Cc, Para, etc. Clique em Avanar. Se tiver certeza de que no quer receber mensagens deste(s) contato(s) indesejado(s). Marque a opo Excluir definitivamente. Clique em Avanar para Finalizar o Assistente de regras.

ENVIAR E-MAIL

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Para criar uma mensagem, clique no menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Mensagem de correio eletrnico. Digite os nomes dos destinatrios nas caixas Para e Cc.

Digite o assunto da mensagem na caixa Assunto e, em seguida, digite a mensagem na caixa de texto. Quando a mensagem estiver pronta para ser enviada, clique em Enviar.

Para inserir um arquivo em sua mensagem, clique na ( Inserir/Arquivo.

) figura de Anexo ou clique em

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Escolha o arquivo desejado e clique no boto Inserir. Voc pode enviar mensagens imediatamente ou envia-las mais tarde clicando no boto Enviar/receber. Para economizar tempo de conexo a Internet, descarregue todas as mensagens da caixa de entrada e desconecte do servidor. Dessa forma voc ter mais tempo para responder as mensagens recebidas e enviar as respostas somente quando se conectar ao servidor novamente.

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Para no enviar as mensagens imediatamente quando clicar no boto enviar clique em Ferramentas/Opes. Na guia Entrega de correio desmarque a opo Enviar mensagem imediatamente quando conectado.

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Para deixar o Outlook verificar a chegada de novas mensagens enquanto estiver perodo) minutos.

conectado ao servidor, marque a opo Verificar novas mensagens a cada (escolha o

Marque a opo, No fazer download de mensagem maiores do que (escolha um valor) KB. Isso filtra mensagens que contenha um arquivo anexado grande demais. Para salvar estas opes clique no boto OK.

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CALEANDRIO

Para acessar o Calendrio de maneira simples e rpida clique no atalho Calendrio no canto esquerdo da tela nos Atalhos do Outlook.

Voc pode acessar o Calendrio a fim de visualizar em que dia cair determinada data. Poder por exemplo marcar uma reunio para determinado dia e ter certeza que este dia no cair num Sbado ou Domingo. A tela Calendrio mostra o dia atual com24hs e no canto direito mostra Dia/Ms/Ano.

A data atual pode ser vista no topo deste pequeno calendrio. Abaixo segue o Ms e o Ano. Voc pode clicar nas setas (esquerda e direita) para retornar o(s) ms(es) ou avanar. Logo abaixo do ms e ano ficam os dias da semana. Domingo, Segunda-feira, Terafeira, Quarta-feira, Quinta-feira, Sexta-feira e Sbado. A data atual estar marcada com um quadrado vermelho ao redor, e tarefas agendadas estaro em negrito.

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Ao clicar na tarefa agendada automaticamente ser mostrado o dia da tarefa e horrio que ocorrer a tarefa.

O calendrio mostra em que determinado dia da semana cair uma data, e tambm para agendar seus compromissos. CONTATOS

Armazene seus clientes, pessoas, endereos, telefones teis no item Contatos. Para abrir o item Contatos clique no Atalho Contatos.

Ao executar o item Contatos pela primeira uma tela semelhante tela abaixo, lhe informar que no h nenhum item neste modo de exibio.

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Para criar um novo contato. D um clique duplo na rea vazia. Uma nova tela abrir para que sejam preenchidos os dados do novo Contato.

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Para este novo contato voc deve preencher o maior nmero de dados disponveis para cadastro. Nome completo: Digite o nome completo do contato. Cargo: cargo que ocupa em uma empresa. Empresa: nome da empresa onde trabalha Arquivar como: geralmente o Outlook inverter o nome do contato. Por exemplo: Leonardo da Vinci, torn-se, Vinci, Leonardo da. Endereo: que pode ser comercial, residencial, outros. Telefone: voc pode mudar cada item. Se o contato tiver telefone, fax e celular os demais itens podero ser omitidos.

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Correio eletrnico: digite neste espao o e-mail do contato. Voc poder incluir at trs e-mails. Endereo da pgina Web: home page do contato ou empresa onde trabalha. Os itens Nome completo e Endereo, so clicveis. Quer dizer que voc poder incluir informaes mais detalhadas sobre o contato e se u endereo. Nome completo: detalhes.

Tratamento: Dr. Dra. Prof., Profa., Sr., Sra., e Srta. Nome: nome do contato Segundo nome: segundo nome do contato Sobrenome: sobrenome do contato Sufixo: Filho, Jnior, Neto, Snior, Sobrinho.

Endereo: detalhes Endereo: Endereo completo do contato, incluindo rua, nmero da residencial ou empresa, bairro. Cidade: cidade onde o contato mora, ou onde empresa est instalada. Estado: digite o Estado. Cep: digite o Cep Pas/ Regio: Escolha o pas de origem.

Crie informaes adicionais no espao maior, reservado para observaes.

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Voc pode preencher as demais guias (Detalhes, Atividades, Certificados, Todos os campos) ou finalizar o cadastro do contato clicando no boto ( fechar ou no boto ( ) Salvar e novo. ) Salvar e

Aps salvar este novo contato, ele estar visvel no item Contatos.

Para localizar com rapidez um determinado contato, clique no boto com a letra inicial do contato.

Exemplo para localizar Maria clique no boto com a letra m.

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TAREFAS Agende suas reunies, eventos, compromissos atravs do item Tarefas. No se atrase mais para um compromisso, deixe que o Outlook 2000 te avise sobre seus compromissos, e no perca mais seus compromissos. Para abrir o item Tarefas mais facilmente clique no atalho Tarefas.

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Para criar uma nova Tarefa d um clique duplo em qualquer rea vazia. Uma nova tarefa sem ttulo ser iniciada.

Em assunto digite o assunto da tarefa ou compromisso. Escolha a data de incio e da concluso da tarefa. Marque a opo lembrete e escolha o horrio para ser lembrado. No boto de caixa de som defina o som que soar no lembrete ou clique em procurar, para escolher outro som.

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No espao maior (parte debaixo) voc pode digitar informaes adicionais. Na guia Detalhes, nem sempre ser necessrio o preenchimento de algum campo.

Porque as opes a serem preenchidas no correspondem necessidade da maioria dos usurios do Outlook 2000. Para salvar esta tarefa clique no menu Arquivo/Salvar. Voc j poder visualizar esta tarefa na janela principal do item Tarefas. Dando um clique duplo na tarefa criada, voc poder fazer modificaes de horrio, assunto, observaes, lembrete, etc.

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Para ser lembrado de uma tarefa, voc precisa estar com o Outlook aberto.

No necessrio estar trabalhando no Outlook. O programa pode estar minimizado e voc executando outras atividades, como digitar um texto no processador de texto Word. ANOTAES Voc ainda usa aquele papel lembrete auto-adesivo (POST IT) espalhados ao redor de seu micro, ou utiliza o velho risque e rabisque. O Outlook juntamente com seu item mais simples, a Anotaes lhe oferecem uma chance de trocar os papeis autocolantes por uma maneira fcil de anotar informaes. A seguinte situao acontece todos os dias: Voc recebe uma ligao de um cliente, que deseja falar com fulano, mas fulano no est naquele momento. Voc anota o recado. O recado anotado fica grudado no seu micro at que possa ser passado para o tal fulano. Para pequenos lembretes utilize o item Anotaes do Outlook, de fcil uso e fica gravado em seu micro at que voc resolva exclui-lo.

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O visual da prpria anotao se parece muito com os lembretes auto-adesivos. Aps digitar a anotao clique no boto ( ) Fechar.

Sua anotao j pode ser visualizada na tela principal do item Anotaes.

Para excluir uma anotao, selecione-a, e clique no boto ( ITENS EXCLUDOS

) Excluir.

Como o nome j diz esta pasta abriga todos itens que foram excludos. Suas anotaes, e-mails, tarefas, contatos, que foram excludas fazem parte dessa pasta. Para visualizar o contedo de um desses itens excludos de um clique duplo sobre o item desejado para abri-lo.

Para excluir definitivamente um item da pasta Itens excludos, selecione o item que deseja excluir, e clique no boto ( ) Excluir.

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O programa Outlook pedir uma confirmao. Clique em sim para dar um fim no item desejado. ENVIO DE FAX Com o programa Outlook voc envia fax com a mesma facilidade com que envia um email. Basta executar o assistente de fax escolher o modem padro. Aps ter o assistente configurado clique no menu Arquivo/Novo/Fax. No campo Para, no deve ser digitado o nmero do Fax de destino, mas sim um nome de contatos. Se voc no souber o nome corretamente clique no boto ( escolha o contato desejado. ) Para

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Se for enviar uma copia para outro contato digite o nome do contato ou clique no boto ( ) Copia de destino.

No campo Assunto digite o assunto da mensagem. Digite a mensagem em si no espao reservado para mensagem. Aps terminar de digitar a mensagem clique no boto ( ) Enviar.

O programa ir discar para o fax de destino (contato), e aps o processo de envio estiver completo, a conexo com o fax destino (contato) ser encerrada.

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