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Instituto Universitario de Tecnologa ANTONIO JOSE DE SUCRE Escuela de Relaciones Industriales 3er.sem. Ctedra: Computacin I.

Caracas,27/05/2002. INTRODUCCIN. El objetivo fundamental de nuestra investigacin es el conocimiento para futuras generaciones de lo que es una Intranet y Extranet, que no es mas que un sistema de pequeas redes que sirven para intercambiar informacin entre organizaciones y usuarios a travez del internet que puede definirse como una red mundial de computadoras, en la cual prestan distintos servicios como (correos electrnicos, archivos, paginas informativas etc.) A continuacin presentaremos una serie de informacin contenida acerca de este tema tan importante hoy en da para los usuarios que lo utilizan, detallaremos un poco acerca de sus ventajas y desventajas, caractersticas y aplicaciones importantes sobre intranet y extranet. INTRANET Es la implantacin o integracin en una red local o corporativa de tecnologas avanzadas de publicacin electrnica basadas en WEB en combinacin con servicios de mensajera, con particin de recursos, acceso remoto y toda una serie de facilidades cliente / servidor proporcionadas por la pila de protocolos TCP/IP, diseado inicialmente para la red global internet. Su propsito fundamental es optimizar el flujo de informacin con el objeto de lograr una importante reduccin de costes en el manejo de documentos y comunicacin interna. 1

Es una herramienta de gestin que permite una potente difusin de informacin y mecanismos de colaboracin entre el personal. Al igual que en internet la pieza clave de la Intranet es el Wold Wide Web, pero de forma que la informacin de la empresa este accesible solo a los miembros de la organizacin, quienes, en consecuencia disponen de navegadores WWW para acceder a los datos internos de la empresa. CARACTERSTICAS Uno de los aspectos mas importantes entre sus caractersticas a la hora de establecer una Intranet es el de la seguridad. Para que los miembros de una organizacin, y solo ellos, puedan acceder a la informacin, cualquier conexin que no tenga una autorizacin debe ser automticamente bloqueada, para evitar accesos indeseados e incluso fuga de informacin importante. Confidencialidad: Garantizar que los datos no sean comunicados incorrectamente. Integridad: proteger los datos para evitar cambios no autorizados. Autentificacin: Tener confianza en la identidad de usuarios. Verificacin: Comprobar que los mecanismos de seguridad estn correctamente implementados. Disponibilidad: Garantizar que los recursos estn disponibles cuando se necesiten. Proporciona una plataforma excelente para poner en manos de la direccin toda la informacin relevante de la empresa. Se trata de realizar un cuadro de mando hipermedia, desde el que los usuarios actualizados pueden acceder a los indicadores clave de la compaa simplemente navegando a travs de la pagina Web. Caractersticas de una Intranet:

APLICACIONES Y FUNCIONAMIENTO En la Intranet se utiliza correo electrnico aunque esta es interno, es decir, sin necesidad de tener acceso a internet. Se utilizan todas la dems herramientas de internet: listas de distribucin, boletines de noticias, transferencia de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencias, etc. La informacin puede hacerse llegar al usuario de diferentes formas. Se habla de tecnologas Push y Pull. Con el correo electrnico, la informacin se empuja (Push) al destinatario que es pasivo. En el navegador o en los 2

boletines de anuncios, los interesados succionan (Pull) la informacin del sistema, el usuario es activo. El cortafuegos o firewall, es una herramienta que permite controlar el acceso de usuarios a ciertas zonas de una red. Generalmente los cortafuegos se interponen entre el servidor de WWW (que es pblico y, por tanto, no esta protegido) y la red interna, que debe ser confidencial. Estos cortafuegos actan como una pared de seguridad de la Intranet y puede hacerse de diversa maneras. OTRAS FUNCIONES APLICADAS A LA EMPRESA: A continuacin exponemos algunas de las aplicaciones de la Intranet en diversos departamentos de la empresa: Contabilidad. Mediante una Intranet se pueden integrar las funciones contables y financieras del da a da. Capturar datos contables. Determinados programas de contabilidad utilizan el navegador para esta funcin. Medio para que la informacin contable este disponible para los usuarios internos, satisfaciendo el requisito de oportunidad. Dar a conocer las polticas contables de la empresa. Tramitar cuentas de gastos. Informar sobre clientes que presentan problemas y estado de pagos. Marketing. Mediante una Intranet se puede informar al personal de ventas e incluso puede ser una forma de interactuar. Informacin sobre productos, precios, promociones, etc. Informacin de disponibilidad de producto y plazos de entrega. Servicios postventa para los clientes. En este caso va extranet. Recursos Humanos. Es una tecnologa muy interesante para el departamento de RRHH como forma de intercambiar informacin con los empleados. Publicacin de boletines, foros, eventos, etc. Tramitacin de documentos como currculo, hoja de servicios, etc. Canalizar informacin confidencial. Formacin en la empresa va Intranet. Produccin. Debemos recordar que la intranet WWW naci para dar respuesta a necesidades de trabajo en grupo. Compartir archivos, planos, documentos. Documentacin y control de los procesos de trabajo. Posibilidad de integrar herramientas de trabajo en grupo. Las experiencias de Intranet realizadas entre las diferentes organizaciones revelan que los contenidos informativos accesibles a travs de los mismos responden, en general, a los siguientes bloques: 3

Acceso a directorios internos: bsqueda de telfonos, direcciones, agendas, programaciones, etc. Acceso a las bases de datos de la empresa. Publicacin de documentos internos: informes econmicos, listas de precios, publicaciones y manuales de productos, etc. Distribucin de aplicaciones. Creacin de aplicaciones sencillas de trabajo en equipo. VENTAJAS DE LA INTRANET Los factores que influyen poderosamente en el establecimiento de una Intranet pueden resumirse como sigue: Costes asequible, tanto de su puesta en marcha como de uso. Es una forma muy eficiente y econmica de distribuir la informacin interna, sustituyendo los medios clsicos. Fcil adaptacin y configuracin a la infraestructura tecnolgica de la organizacin, as como gestin y manipulacin. Disponible en todas las plataformas informticas. Adaptacin a las necesidades de diferentes niveles: empresa, departamento, rea de negocio, etc. Centraliza el acceso a la informacin actualizada de la organizacin, al mismo tiempo que puede servir para organizar y acceder a la informacin de la competencia dispuesta en internet. Sencilla integracin de multimedia. Posibilidad de integracin con las bases de datos internas de la organizacin. Rpida formacin del personal. Acceso a la internet, tanto al exterior, como al interior, por parte de usuarios registrados con control de acceso. Utilizacin de estndares pblicos y abiertos, independientes de empresas externas, como pueda ser TCP/IP o HTML. DESVENTAJAS DE LA INTRANET. No se puede decir: vamos a ponerla en marcha, ya se le sacar partido. Muchas Intranet bien construidas tecnolgicamente resultan un fracaso. Con frecuencia vemos informacin desactualizada, mal gestionada por que no se ha elegido el vehculo apropiado o porque los boletines estn inactivos. Los aspectos de seguridad son muy importantes. Las intranets son redes expuestas a notables riesgos de seguridad. USUARIOS Y FORMACIN. Hay que tener en cuenta que existen varios niveles dentro de una Intranet, los cuales corresponden al perfil de usuario: Gestor de sistemas informativos. Se encargara de disear la estructura informtica de la organizacin, planificar y realizar instalaciones de sistemas operativos y aplicaciones muy especficas, programar aplicaciones, etc. Gestor de informacin. Sus funciones seran la de crear el sistema de informacin, disear y mantener estructuras de bases de datos y servidores de informacin, disear aplicaciones para la gestin de informacin, etc. Usuarios Final. Utiliza los recursos informticos e informativos para el desarrollo de su trabajo, en conjunto con el resto de los miembros de la organizacin. Para el proyecto de la biblioteca 2000, existen (a grandes rasgos) dos tipos de usuarios finales. Por un lado estn las empresas, las cuales tendran una cuenta en el servidor donde se conecten normalmente y all podran guardar la informacin que les interese. 4

Por otro, los usuarios normales, que bien podran ser estudiantes situados fsicamente en la facultad o simplemente desde su casa por medio de una lnea telefnica y una conexin SLIP. EXTRANET Es una red de ordenadores interconectada que utiliza los estndares de internet. El acceso a esa red est restringido a un determinado grupo de empresas y organizaciones independientes que necesitan trabajar de manera coordinada para ahorrar tiempo y dinero en sus relaciones de negocio. Una extranet es adecuada para aquellas empresas cuyas cadenas de valor son interdependientes, tienen necesidad de comunicarse datos confidenciales entre ellas y el utilizar la tecnologa de internet supone un importante ahorro de tiempo y dinero. Una extranet funciona como internet, es decir, ambas utilizan los mismos estndares tecnolgicos. La seguridad en el diseo de la extranet es fundamental para asegurar: Que los datos confidenciales sigan siendo confidenciales pese a viajar por la red. Que slo las personas autorizadas tengan acceso a la informacin que se comunican las distintas empresas participantes en la extranet. VENTAJAS Y BENEFICIOS DEL USO DE EXTRANET Una empresa podr ir abriendo sus archivos de informacin a sus proveedores y clientes, con el ahorro que esto supone: Consultas online de pedidos, de niveles de stock, de productos, de condiciones de compra/venta, introduccin de incidencias, comunicaciones, formacin online, etc. Es fundamental sealar que una extranet al igual que el resto de las aplicaciones relacionadas con internet se puede implantar de manera modular; se puede y debe organizar informacin en mdulos e ir colocando esos mdulos en la extranet en funcin de los intereses de la empresa. APLICACIONES Y FUNCIONAMIENTO La extranet permite que personas ajenas a la empresa, como clientes o proveedores puedan acceder a parte de la Intranet de la organizacin. Es decir, tcnicamente se trata de que el cortafuegos permita tambin el acceso a usuarios externos, lo que complica los aspectos relativos a la seguridad. Naturalmente, no tienen acceso a todos los directorios sino slo a partes concretas, por ejemplo, se les puede permitir acceso a informacin sobre los productos y precios. Pensemos que no siempre interesa que todo el mundo disponga de los precios de los productos. Desde el punto de vista de clientes y proveedores una extranet puede permitir a un proveedor consultar las existencias en stock de su producto accediendo al sistema de informacin. Como ejemplo que apunte ms directamente al sistema de informacin contable existe la posibilidad de que un cliente consulte a travs de una extranet la situacin de un pedido o un proveedor la situacin de una factura o estado de cuenta. Ello puede lograr una reposicin ms rpida y mejorar los das de facturacin. Desde el punto de vista de la gestin empresarial se puede en marcar las extranet en el nuevo contexto en el que se contemplan las transacciones en las empresas, que implica integrar a los clientes y proveedores en la cadena de produccin estableciendo ms asociaciones con ellos, y que implica un mayor intercambio de informacin. Adems demandan informacin oportuna en tiempo real, a ser posible y fiable tomada de la fuente de donde surge. Esquema de las Caractersticas de una Intranet y Extranet.

Aplicaciones de las Extranets. Las compaas utilizan Extranets para: Intercambiar grandes volmenes de datos, utilizados. Compartir catlogos de productos con mayoristas, distribuidores, o empresas miembros de sus canales de comercializacin. Colaborar con otras compaas en esfuerzos conjuntos. Desarrollar y utilizar junto con otras compaas programas de capacitacin. Proveer y acceder a servicios provistos por una compaa o a un grupo de compaas clientes. Compartir noticias y novedades con compaas asociadas. Esquema de Aplicaciones de Intranet y Extranet. Internet Pblico Cualquiera Fragmentada Intranet Privado Miembros de una compaa Propietaria Extranet Semipblico Grupo de empresas estrechamente relacionadas Compartida dentro de un crculo de empresas

Acceso Usuarios Informacin CONCLUSIONES.

Uno de los mayores problemas de la informacin interna de las empresas es la variedad de plataformas y sistemas informticos existentes en cualquier organizacin, y los problemas para compartir informacin entre ellos. Una de las grandes ventajas del internet, que explica sus xito internacional es que da cabida a todo tipo de equipos, (mac, pc, uns,vax, etc...) fabricantes, redes, tecnologa y medio fsico de transmisin. Con esta premisa, una idea muy interesante es utilizar las tecnologas de internet dentro de una organizacin. En ello se basan las llamadas Intranet, es decir, se aprovechan de las herramientas de internet pera su utilizacin interna dentro de las redes corporativas de una empresa. BIBLIOGRAFA. Paginas web utilizadas: www.google.com www.informatica.com