MODUL

MODUL MATA KULIAH ADMINISTRASI ORGANISASI - MANAJEMEN
Disusun Oleh:
1. DR. DRS.H. BAMBANG SUDARYANA MSI 2. DRA.ATIN HAFIDIAH SS.MSI 3. DRA. MIRA VERANITA MSI 4. IMAS ROSITAWATI SE MM 5. DRS. AHMAD DJASMANI 6. DRS. CHRISTIAN R. WALUKOUW 7. DRS.SUDARMAN 8. DRS.NANA SUMPENA 9. WILMA ZUARKO AJI S.SOS
POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG 2011
Administrasi, organisasi, & manajemen Kata Pengantar
Dengan mengucapkan syukur Alhamdulillahhirobbilallamin kepada Khadirat Allah Swt, penyusun telah dapat menyelesaikan Modul Administrasi , Organisasi, dan Manajemen tepat pada waktunya. Modul ini sepenuhnya merupakan proses pembelajaran dari materi atau literatur para pakar keilmuan dibidang Administrasi , Organisasi, dan Manajemen serta mengacu kepada pengalaman secara empiris, yang disesuaikan dengan Garis garis Besar Program Pembelajaran ( GBPP) dan Satuan Acara Perkuliahan ( SAP ) . Hal ini dimaksudkan agar dapat ditemukan bahan kajian yang sistematik dan memiliki nilai keilmuan yang signifikan sejalan dengan perkembangan teknologi masa kini. Modul ini, diharapkan dapat digunakan oleh para Dosen sesuai dengan materi kuliah yang diberikan kepada para mahasiswa, serta dapat dipergunakan oleh para mahasiswa yang mengikuti proses pembelajaran di Politeknik Piksi Ganesha Bandung sebagai referensi maupun bahan kuliah . Pada kesempatan ini, penyusun mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak terutama kepada yang terhormat : 1. Bapak Drs. K. Prihartono AH. S.sos ,MM selaku Direktur Politeknik Piksi Ganesha Bandung, yang tidak hentinya memberikan motivasi kepada para dosen untuk menyusun modul sesuai bidang keilmuannya. 2. Bapak dan Ibu Dosen yang termasuk Tim Pengajar Mata Kuliah Administrasi , Organisasi, dan Manajemen yang telah berkontribusi, sehingga modul ini dapat disusun tepat pada waktunya Akhirnya, penyusun mengharapkan berbagai masukkan serta koreksi dari berbagai pihak, guna penyempurnaan modul ini. Bandung, 23 Maret 2011 Penyusun, DR.Drs. H. BAMBANG SUDARYANA Msi. DEA science dan
Administrasi, organisasi, & manajemen Daftar Isi BAB I II III IV V VI VII VIII IX PENJELASAN ADMINISTRASI, ORGANISASI, DAN MANAJEMEN PERENCANAAN PENGORGANISASIAN PENGARAHAN DAN MOTIVASI PENGENDALIAN LEADERSHIP / KEPEMIMPINAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERILAKU ORGANISASI MANAJEMEN BERDASARKAN SASARAN ( MANAGEMENT BY OBJECTIVES ) HALAMAN 1 15 27 43 57 65 74 82 92
Daftar Gambar Gambar Halaman
Administrasi, organisasi, & manajemen 1 Hubungan antara Administrasi, organisasi, manajemen, Kepemimpinan, pengambilan keputusan, Dan hubungan antar manusia Organisasi sebagai suatu sistem Tiga Pendekatan Metode Koordinasi Efektif Potensi Menciptakan Konflik Cara Penanganan konflik Interpersonal Gaya Intervensi Manajerial Menghadapi Konflik Keterkaitan fungsi pengendalian dengan perencanaan Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Hubungan Kebutuhan Informasi dengan Tingkatan Manajemen Elemen Kunci Dalam Perilaku Organisasi Tiga Pandangan Mengenai Efektivitas Organisasi pengembangan Organisasi Berdasarkan Scenario klasik Proses MBO 8
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
14 42 49 50 52 58 79 80 83 88 90 94
A. DESKRIPSI MATA KULIAH Mata Kuliah ini membahas tentang teori administrasi, organisasi, dan manajemen beserta kasus-kasus nyata yang terjadi dalam aktivitas organisasi atau perusahaan yang
Administrasi, organisasi, & manajemen diarahkan dalam metode pembelajaran problem solving dan metode penemuan ( discovery inquiry ) dengan pokok bahasan tentang konsep adminsitrasi, organisasi dan manajemen, perencanaan, pengorganisasian, motivasi, sistem informasi, perilaku organisasi, dan Manajemen berdasarkan sasaran (Management By Object). B. TUJUAN KOMPETENSI UMUM Mahasiswa dapat memahami, mengerti, menjelaskan, mengaplikasikan dan mendeskripsikan ilmu Administrasi, organisasi, dan manajemen , serta keterkaitannya dengan dunia kerja, baik yang menyangkut peranan administrasi, kerangka proses / fungsi manajemen , sistem informasi manajemen serta mampu mendeskripsikan kewiraswastaan yanhg ditunjang dari beberapa teori / pendapat para ahli / pakar bidang organisasi dan manajemen. C. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Administrasi, Organisasi, dan Manajemen 2. Memahami tentang Fungsi Manajemen
3. Memahami
(Perencanaan)
dan
mengaplikasikan
tentang
Planning
4. Memahami 5. Memahami 6. Memahami
dan mengaplikasikan ( Pengorganisasian) dan mengaplikasikan ( Penggerakan / Pengarahan) dan mengaplikasikan ( Pengawasan / Pengendalian)
tentang
Organizing
tentang
Actuating
tentang
Controlling
7. Memahami dan mengaplikasikan tentang Leadrships

8. Memahami dan mengaplikasikan tentang Sistem Informasi Manajemen 9. Memahami dan mengaplikasikan tentang Perilaku Organisasi 4
Administrasi, organisasi, & manajemen
10. Memahami dan mengaplikasikan tentang Management By

Object ( MBO)
ADMINISTRASI, ORGANISASI, DAN MANAJEMEN

A. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian administrasi, organisasi dan manajemen 2. Memahami tentang Peran administrasi, fungsi organisasi, dan Proses Manajemen 3. Memahami tentang Tingkat, jenis, dan asas-asas administrasi, organisasi, dan manajemen 4. Memahami tentang Sejarah perkembangan teori manajemen 5. Memahami tentang Pendekatan-pendekatan Manajemen B. TUGAS / LATIHAN
BAB I
1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan administrasi,

organisasi dan manajemen 2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi
BAB I ADMINISTRASI, ORGANISASI, DAN MANAJEMEN
A. Pengertian 1. Administrasi Istilah Administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin Administratio yang dapat berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan dan pemerintahan, serta pengelolaan. Istilah tersebut selanjutnya berkembang menjadi administrazione di Italia, dan di Belanda disebut administratie, yang mencakup stelselmatige verkrijging, en verwerking van gegevens (dalam bahasa Indonesia Ketatausahaan ) dan bestuur en beheer. Bestuur adalah manajemen dari kegiatan organisasi, dan beheer adalah manajemen dari sumberdayanua ( finansial, personil, materil, gudang dan sebagainya). Istilah adminiatrasi dalam bahasa Inggris disebut administration, berasall dari kata kerja to administer mempunyai arti to serve ( melayani), dan to manage ( mengelola) ataupun to direct ( menggerakan). Dengan demikian administration mengandung makna pelayanan ataupun pengelolaan . Dari berbagai pemahaman tersebut, maka pengertian administrasi dapat dibedakan sebagai sebagai berikut : a. Administrasi dalam arti sempit, diartikan terbatas sebagai kegiatan tata usaha ( clerical work dan office work ) yang berkenaan dengan penyusunan dan pencatatan data dan
Administrasi, organisasi, & manajemen informasi secara sistematis tentang segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi. (LAN: 203) b. Administrasi dalam arti luas berhubungan denganb kerjasama dan upaya ( organisasi dan manajemen) yang bersifat sistematis, rasional, dan manusiawi yang dilakukan sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan bersama ( Lan:203) c. Leonard D White ( 1958) :Administration is process common to all group effort, public or private, civil or military, large or small scale . Etc d. H.A. Simon et al (1958) : Berdasarkan Administration as the activities of groups cooperating to accomplish common goal . atas definisi atau pengertian yang dikemukakan para pakar, maka ciri ciri administrasi adalah : a. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau lebih b. Adanya kerjasama dari kelompok tersebut c. Adanya kegiatan / proses / usaha d. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan e. Adanya tujuan yang akan / ingin dicapai Lembaga Administrasi Negara (2003), mengemukakan pentingnya studi dan peran administrasi dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara pada era modernisasi saat ini, antara lain disebabkan oleh kebutuihan dan kenyataan sebagai berikut: a. Dalam kehidupan masyarakat modern, pola kehidupan di berbagai bidang berkembang berdasarkan kerjasama yang terorganisasi b. Pola kehidupan yang terorganisasi tersebut berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berfikir serta bekerja secara rasional c. Cara berfikir dan bekerja secara rasional menuntut penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologiu modern 7
Administrasi, organisasi, & manajemen d. Cara berfikir modern dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk mewujudkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam pencapaian tujuan e. Berfikir dan bekerjasama secara rasional dengan teknologi modern dan dengan pola kehidupan berorganisasi ke arah terwujudnya administrasi efisiensi dan efektivitas itu memerlukan
Dari sudut focus pengamatan keilmuan terdapat dua perkembangan bidang studi yaitu : a. Mempelajari atau menelaah fenomena kerjasama yang dilakukan oleh organisasi privat dan bersifat privat, menjadi focus kajian atau bidang studi administrasi niaga ( Business administration) b. Telaahan mengenai fenomena kerjasama yang dilakukan oleh organisasi public dan bersifat public atau mengenai masalah public yang menyangkut masyarakat luas ( public affairs), menjadi focus kajian atau bidang studi administrasi Negara ( Public Administration) 2. Organisasi Para pelaksana atau anggota dalam suatu institusi atau lembaga, sering merumuskan program dan tujuan organisasi, mereka merumuskan aktivitas berbagai kerjasama untuk mencapai tujuan tersebut. Mereka umumnya melakukan proses tersebut di dalam suatu wadah yang disebut organisasi. Robbins ( 1989: 4) mengemukakan bahwa organisasi adalah kesatuan ( entity) social yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relative dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relative terus menerus untuk mencapai suatu tujuan, bersama, atau sekelompok tujuan. 8
Administrasi, organisasi, & manajemen Karakteristik organisasi adalah : a. Terdapat proses koordinasi secara sadar ( manajemen) b. Adanya kesatuan social c. Adanya interaksi diantara anggota d. Adanya imbalan prestise yang relatif e. Sdsnys kepuasan membantu orang lain Organisasi mengakui adanya kebutuhan untuk mengkoordinasikan pola interaksi para anggota organisasi secara formal yaitu melalui struktur organisasi. Dengan demikian struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal, serta pola inetaraksi yang diikuti Drucker ( 1997) Karakteristik Organisasi masa depan ( The organization of the future) adalah : a. Mencari tahu siapa konsumen tama kita b. Mencari tahu apa yang merekam inginkan c. Penuhi keinginan mereka dengan nilai yang lebih baik dari apa yang dilakukan oleh orang lain d. Berhentilah selalu bertanya pada boss, anda tahu apa yang terbaik, dan anda mempunyai kewajiban untuk melayani konsumen dan tidak selalu minta ijin e. Anggota organisasi harus memiliki kebebasan dan otonomi serta bertindak professional f. Anggota organisasi hanya butuh informasi dan pelatihan g. Anggota organisasi tidak memperoleh sesuatu dengan Cuma Cuma h. Anggota organisasibekerja untuk memiliki sesuatu setiap hari i. Anggota organisasi tidak akan mentolerir seseorang yang tidak mau menyumbangkan tenaga untuk kelompok. 3. Manajemen
Administrasi, organisasi, & manajemen Manajemen dalam konsep populernya berarti suatu upaya atau proses upaya dari seorang pimpinan dengan kewenangan tertentu untuk mewujudkan sesuatu tujuan tertentu dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada dan yang dikuasai pimpinan tersebut, terutama sumberdaya manusia yang berada dibawqah kekuasannya. Pakar manajemen sering menyatakan bahwa management is getting done through the effort of other people. Menurut H Koontz & ODonnel, management involves getting things done throught and with the people ( Manajemen berhubungan dengan pencapaian sesuatu tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang lain ). Selanjutnya Makharita. R ( 1977 1980) management is the utilization of available or potentials resources in achieving a given ends ( manajemen adalah pemanfaatan sumber sumber yang tersedia atau yang berpotensial di dalam pencapaian tujuan ). Dan Terry mengemukakan bahwa management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling, utiliting in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives membeda bedakan ( Manajemen adalah suatu proses yang atas perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan , pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya ). Guna memperjelas Fungsi manajemen tersebut diatas, dapat dijelaskan sebagai berikut : Planning ( perencanaan) keputusan termasuk ini meliputi serangkaian keputusan penentuan tujuan, kebijakan, penentuan
membuat program program, menentukan metode dan prosedur, serta menetapkan jadwal waktu pelaksanaan Organizing kegiatan ( Pengorganisasian) yang diwadahi , yaitu unit pengelompokan unit untuk kegiatan dalam
10
Administrasi, organisasi, & manajemen melaksanakan rencana dan menetapkan hubungan antara pimpinan dan bawahannya. Actuating ( Penggerakan), adalah usaha agar semua anggota kelompok suka melaksanakan tercapainya tujuan dengan kesadarannya dan berpedoman kepada perencanaan dan usaha pengorganisasian. Controlling ( Pengawasan) adalah untuk mengetahui bahwa hasil pelaksanaan pekerjaan sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Hal ini menyangkut standarisasi,( penentuan standar) , artinya membandingkan antara kenyataan dengan stansar dan bila perlu melakukan koreksi, apabila pelaksanaannya menyimpang daripada rencana. Dibawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan antara antara administrasi dengan manajemen ( artinya sama) : 1. William H Newman yang menyatakan bahwa arti administrasi sama dengan arti manajemen ( The technique of organizations is management) 2. every M.E. Dimock : Administration ( or management) is a individual or group semua activity both public or private planned Approach to the solving of all kinds of problems in almost (Administrasi atau manajemen adalah suatu pendekatan rencana terhadap swasta ) Kemudian pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen yaitu : a. Dalton E. Mc Farland : Administration refers to determination of major aims and policies, whereas management refers to the carrying out of operations designed to accomplish the aims and effectuate policies. ( Administrasi ditujukan terhadap penentuan 11 pemecahan permasalahan yang kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok baik Negara maupun
Administrasi, organisasi, & manajemen tujuan pokok dan kebijakannya, pelaksanaan sedangkan manajemen maksud
ditujukan
terhadap
kegiatan
dengan
menyelesaikan / mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijakan ) b. Ordway Tead : Administration is the process and agency which is responsible for the determination of the aims for which an organization and its management are to strive etc ( administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan dan sebagainya) . Management is process and agency which directs and guides the operation of organization in the realizing of established aims . Etc ( Manajemen adalah suatu proses dan badan yang secara langsung memberikan petunjuk, bimbingan kegiatan dari suatu organisasi dalam merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan . Dan seterusnya.) 3.1. Hubungan antara administrasi, organisasi dan
manajemen . Berdasarkan atas terori yang dikemukakan oleh Ordway Tead dan Dalton Mc Farland dapat dimpulkan bahwa admnistrasi terdiri dari organisasi dan manajemen. Kemudian jika kita mempelajari teori Dimock & Koenig, inti dari manajemen adalah kepemimpinan ( leadership is the key to management ). Dalam pengambilan keputusan ( decisions making process) yang mempunyai tanggung jawab dalam pengembilan keputusan adalah pemimpin / kepala, maka dengan demikian inti dari kepemimpinan ialah pengambilan keputusan. Dalam proses pengembilan keputusan olem pimpinan, yang harus menjadi pertimbangan adalah hubungan antar manusia ( Human relation), terutama hubungan pimpinan dengan bawahan selaku staf pimpinan . Dalam hal ini perlu dipertimbangkan bahwa seberapa besar kontribusi bawahan kepada pimpinan dalam proses pengambilan keputusan. 12
Administrasi, organisasi, & manajemen Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa inti dari pengambilan keputusan adalah hubungan antar manusia ( Human relation). Untuk memperjelas hubungan antar administrasi, organisasi, manajemen, kepemimpinan, pengahubungan antar manusia dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :
1 2 3 4 5 6
13
Gambar 1 : Hubungan antara Administrasi, organisasi, manajemen Kepemimpinan, pengambilan keputusan Dan hubungan antar manusia Keterangan: 1. Administrasi ( administration) 2. Organisasi ( Organization) 3. Manajemen ( Management) 4. Kepemimpinan ( Leadership) 5. Pengambilan Keputusan (Decisions Making) 6. Hubungan antar Manusia ( Human Relations)
3.2. TINGKAT MANAJER DAN KETRAMPILAN MANAJER Setiap ketrampilan pimpinan ( manajer / ) atau pemimpin dan pekerjaan ,
diharuskan memiliki 2 (dua) macam ketrampilan ( skill) , yaitu administrasi manajemen ketrampilan teknis ( Administrative / managerial skill and technician skill). Menurutr Henry Fayol bahwa setiap tingkatan manajemen yang terbagi atas : a. Pimpinan Tingkat Atas ( Top Management) b. Pimpinan Tingkat Menengah ( Middle Management) c. Pimpinan Tingkat Bawah ( Lower Management) Beban kerja atau beban tugas dari tiap tingkatan majemen tersebut berbeda dalam penyelesaian tugasnya / pekerjaannya. :
14
Administrasi, organisasi, & manajemen a. Lower management ( Pimpinan Tingkat Bawah) : menangani tugas yang bersifat operasional, diperlukan kecakapan / ketrampilan teknis ( technical skill ) yang lebih besar, Ketrampilan manajemen tidak banyak diperlukan, Mereka secara langsung memimpin pelaksanaan pekerjaan dengan memberikan petunjuk, bimbingan, dan pengendalian kerja terus menerus kepada bawahannya b. Middle Management ( Pimpinan Tingkat Menengah) : Penghubung kebijaksanaan pimpinan tingkat atas bagi keperluan pimpinan tingkat bawah Diperlukan kecakapan/ ketrampilan untuk menterjemahkan kebijakan secara terperinci, sehingga dapat dengan mudah dijadikan pedoman pimpinan tingkat bawah Ketrampilan manajemen / administrasi ( Administrative / Management skill) lebis besar dibandingkan dengan ketrampilan teknis ( Technical Skill)
c. Top Management ( Pimpinan Tingkat Atas) : Yang bertanggungjawab atas berhasilnya misi organisasi Harus mempunyai pandangan yang luas, mempunyai kemampuan melihat kedepan, yang dapat membawa kemajuan bagi organisasinya Wajib menentukan kebijakan ( General policies), yang menggariskan arah, tujuan, dan sasaran yang akan dicapai Harus melakukan pembinaan, pengarahan, bimbingan terhadap pimpinan yang lebih rendah terutama kepada pimpinan tingkat menengah Diperlukan ketrampilan administrative / Management skill dan sedikit terlibat dalam bidang ketrampilan teknis ( Technical Skill) 15
Administrasi, organisasi, & manajemen Untuk memperjelas hal tersebut, Henry Fayol menggambarkan tingkat ketrampilan administrasi , manajemen, dan teknis operasional sebagai berikut :
Tingkat Manajeme n Top Managemen t Middle Managemen t Lower t ( Supervisor y) Pelaksana (Operational
2. 1.
Jabatan (Staff) 1.Ministery state

department 2.General manager P lant Manager D epartment head 1. Shop manager Foreman
Administrativ e ability / skill
Managerial ability / skill
Technical ability / skill
60% 50% 40% 35%
32% 40% 45% 35%
8% 40% 15% 30%
25% 15%
30% 25%
45% 60%
Managemen 2.
workman
5%
10%
85%
) Sumber : Henry Fayol
4.Aliran Manajemen a. Aliran Manajemen Ilmiah. ( scientific Management) Frederick W Taylor ( 1856 1915), disebut juga sebagai Bapak dari manajemen ilmiah, karena yang bersangkutan melakukan identifikasi bahwa banyak pekerja yang melakukan pekerjaan hanya dengan caranya sendiri tanpa skill dan spesifikasi yang jelas dan telah 16
Administrasi, organisasi, & manajemen ditentukan. Kondisi ini menyebabkan performance / kinerjanya
dibawah standard an tidak efisien. Guna mengatasi permasalahan tersebut, maka Taylor mengemukakan 4 (empat) prinsip manajemen ilmiah yaitu : 1. Menggantikan cara bekerja yang bersifat tidak tertata / tersusun menjadi berdasarkan ilmu pengetahuan ( tersusun) 2. Memilih karyawan dengan kemampuan tertentu melalui training agar mereka mampu melakukan pekerjaan menggunakan metode / standar yang telah ditentukan 3. Bekerjasama dengan karyawan guna memastikan bahwa para pekerja menggunakan metode dan cara bekerja yang memenuhi standar 4. Bekerja untuk menghasilkan output yang maksimal, dan bukan output yang terbatas 5. Mengembangkan kesejahteraan sumberdaya yang manusia optimal / dan pekerja hingga berkualifikasi yang setinggi tingginya untuk meningkatkan pekerja meningkatkan kemajuan perusahaan Taylor dalam studinya difokuskan kepada studi waktu dan gerak untuk setiap pekerjaan ( Time and motion study), dengan cara : a. Memecah pekerjaan ke dalam bagian bagian yang lebih kecil / rinci b. Mempelajari metode terbaik untuk mengerjakan suatu pekerjaan dan menghitung waktu kerjanya c. Memperkenalkan system pembayaran diferensial ( differential rate system), yaitu memberikan upah / gaji kepada karyawan apabila berhasil melampaui standar yang telah ditentukan. ( system upah berdasarkan unit dan berdasarkan upah), guna meningkatkan kinerja sehingga produktivitas meningkat. b. Teori Manajemen klasik 17
Pelopor teori manajemen klasik adalah Robert Owen ( 177` 1858), berpendapat bahwa pekerja / karyawan merupakan aset perusahaan yang sangat penting, dengan demikian karyawan harus mendapat perhatian yang serius, sehingga tujuan dari perusahaan dapat terlaksana sesuai dengan harapan.. Maka dari itu Robert Owen melakukan upaya perbaikan diberbagai bidang didalam perusahaan untuk meningkatkankan kinerja dan keuntungan melalui upaya memperbaiki kondisi pekerjaan seperti investasi dan peningkatan sumberdaya manusia. Selain Robert Owen, dalam teori manajemen klasik juga terdapat Prof. Charles Babbage ( 1792 1871), seorang Guru besar dibidang matematika di Inggris, yang menekankan pada efisiensi di bidang produksi, sehingga produktivitas meningkat dan biaya operasional menurun / rendah. Dalam hal analisis berbagai permasalahan perusahaan dilakukan dengan menggunakan metode kuantitatif. Selain itu James Watt ( 1796), sebagai penemu mesin uap, mengembangkan catatan statistik yang secara terperinci gina menghitung biaya dan keuntungan perusahaan dalam menjalankan kegiatannya/ usahanya melalui sistem pengendalian ( control system) c. Manajemen Modern Manajemen modern muncul akibat timbulnya prinsip prinsip yang dikemukakan oleh berbagai pendekatan klasik, perilaku, dan kuantitatif . Berdasarkan pendekatan tersebut ditekankan bahwa tidak ada satupun model atau teori yang dapat diterapkan secara universal dalam berbagai situasi. Sesuai pendekatan ini, dikemukakan bahwa : 1. Manusia adalah mahluk yang kompleks yang memiliki kebutuhan yang bervariasi / berbeda satu dengan yang lainnya serta pada suatu saat akan berubah 2. Memiliki batas kemampuan yang dapat dikembangkan
18
Administrasi, organisasi, & manajemen Dengan demikian, organisasi dan manajer harus memberikan respon yang optimal terhadap berbagai perbedaan individual tersebut, melalui berbagai upaya strategi manajemen dan kesempatan kerja. Dasar dari pendekatan manajemen modern terhadap manusia / individu meliputi pandangan kontingensi. a. Theory System, Organisasi sebagai suatu sistem dilihat secara keseluruhan terdiri dari bagian bagian ( sub sistem) yang saling berhubungan dan sistem tersebut akan berinteraksi dengan lingkungan dalm prose transformasi input sumberdaya menjadi output, sehingga organisasi tersebut merupakan open system ( terbuka) b. Contingency Theory, Dalam pendekatan ini tidak terdapat satu cara yang terbaik untuk menerapkan suatu tindakan strategi manajemen yang tepat untuk berbagai situasi, namun demikian harus ada tindakan manajerial sesuai dengan situasi yang dihadapi organisasi sebagai suatu sistem dan pendekatan
Gambar 2. Organisasi sebagai suatu sistem
O Organizasional network of subsystem
19
Purchasng & inventory siystem
SUPPLIER
output
Operatrion & service management siystem
Marketing, sales & distribution siystem
SUPPLIER INPUT
Accounting & financial siystem
informatin & technology siystem
Sumber : Wilujeng (2007 : 25)
PLANNING ( PERENCANAAN )
A. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS
BAB II
20
Administrasi, organisasi, & manajemen Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian Perencanaan 2. Memahami tentang Tipe tipe Perencanaan 3. Memahami dan mengaplikasikan tentang Perencanaan Strategis ( Strategic Plan) 4. Memahami dan mengaplikasikan tentang Operational Plan ( rencana operasional), 5. Memahami dan mengaplikasikan tentang Pengambilan Keputusan ( Decesion Making ) 6. Memahami dan mengaplikasikan tentang Pengambilan Keputusan ( Decesion Making ) 7. Memahami dan mengaplikasikan tentang DECISION ROLES ( Aturan pengambilan keputusan) 8. Memahami dan mengaplikasikan langkah langkah pengambilan keputusan 9. Memahami dan mengaplikasikan jenis jenis pengambilan keputusan B. TUGAS / LATIHAN
1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang Planning

( perencanaan )
2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi
BAB II
21
PERENCANAAN
a. Pengertian : Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Sekalipun waktu yang akan datang jarang dapat diperkirakan jangkauannya, secara tetapi tepat, dengan terutama proses faktor faktor diluar intyelektual perencanaan
diharapkan akan dapat mendekatai kebenaran. Menurut Gart N Jone, developing the course planning is the process of selecting and of action to accomplish an objective
( perencanaan adalah proses pemilihan dan pengembangan daripada tindakan yang paling baik / menguntungkan untuk mencapai tujuan ) ./ Kemudian menurut W.H. Newman, planning is deciding in advance what is to be done, that is a plan, it is projected a course of action ( perencanaan adalah keputusan apa yang akan dikerjakan untuk waktu yang akan datang, yaitu suatu rencana yang diproyeksikan dalam suatu tindakan). Dan banyak pendapat mengatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses estimasi kemungkinan yang akan dating, menilai kemampuan yang dimiliki untuk mencapai kemungkinan tersebut. b. Tipe tipe Perencanaan Salah satu usaha untuk menilai kegiatan perencanaan yang bermacam macam ialah meninjau berbagai tipe perencanaan yang merupakan hasil dari proses perencanaan . Menurut LAN ( 2007) tipe tipe Perencanaan adalah sebagai `berikut :
22
Administrasi, organisasi, & manajemen 1. Tujuan ( Objectives) Tujuan dirumuskan oleh pimpinan tingkat atas berdasarkan penilaian ekonomi, social, dan politik, sesuai dengan garis garis pengarahan startegi dan kebijakan 2. Strategi ( Strategy) Perencanaan strategi adalah bersifat jangka panjang dan menjadi perencanaan yang bersifat taktis pada pimpinan tingkat bawah. Perencanaan taktis adalah bersifat jangka pendek 3. Kebijakan ( Policy) Kebijakan membatasi ruang lingkup dalam pembuatan keputusan dan menjamin bahwa keputusan yang diperlukan akan memberikan sumbangan terhadap penyelesaian tujuan yang menyeluruh. 4. Prosedur ( Procedures) Prosedur menggambarkan urutan urutan yang bersifat kronologis dari setiap tindakan yang harus dilakukan 5. Anggaran ( Budgets) Suatu rencana yang meliputi sumber sumber dana yang ada kaitannya terhadap semua tahap tahap kegiatan untuk periode tertentu dalam waktu yang akan datang 6. Rencana Proyek ( Project plan) Adalah perpaduan dari tujuan, kebijakan, prosedur, anggaran, dan unsur unsur lain yang diperlukan untuk melaksanakan tujaun yang telah ditetapkan sebelumnya. 7. Rencana Fungsional ( Functional Plan) Suatu garis tindakan yang akan dilakukan dalam bidang fungsional terhadap penyelesaian sasaran perencanaan organisasi secara keseluruhan.
23
Administrasi, organisasi, & manajemen Menurut Wilujeng ( 2007 : 61) tipe tipe / jenis rencana adalah sebagai berikut : 1. Rencana menurut horizon waktu : a. Rencana jangka pendek ( kurang dari 1 tahun) b. Rencana jangka menengah ( 1 2 tahun) c. Rencana jangka panjang ( 3 tahun atau lebih) 2. Rencana menurut subyeknya a. Rencana produksi b. Rencana pemasaran c. Rencana Finansial d. Rencana tenaga kerja 3. Rencana menurut ruang lingkupnya: a. Strategic ditujukan Plan pada (rencana kebutuhan strategis), jangka yaitu rencana organisasi yang dan panjang
menentukan secara komprehensif arah dari tindakan organisasi atau sub unit organisasi b. Operational Plan ( rencana operasional), yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas tertentu dalam menerapkan rencana strategis 4. Rencana menurut penggunaannya a. Standing Plan, yaitu rencana yang diupergunakan berulang ulang : Policies, yaitu standing plan yang mengkomunikasikan panduan bagi keputusan dan tindakan tertentu Procedure, yaitu standing plan yang meliputi kronologis / urutan dari tindakan tindakan yang harus dilakukan dalam situasi tertentu Rules, peraturan spesifik tentang tindakan yang harus dilakukan dan tindakan yang tidak boleh dilakukan b. Single use plan:
24
Administrasi, organisasi, & manajemen Budget, adalah rencana yang mengalokasikan sumberdaya organisasi kedalam aktivitas, proyek, dan program organisasi Project schedule, adalah rencana yang meliputi baktivitas aktivitas yang dibutuhkan dalam pembuatan suatu proyek dalam organisasi Programs, yaitu rencana organisasi yang menyeluruh menyangkut penganggaran di masa yang akan datang 5. Rencana menurut unit organisasi : a. Rencana perusahaan b. Rencana divisi c. Rencana Departemen d. Rencana Proyek C. Perencanaan Strategis ( Strategic Plan) Perencanaan strategis akan digunakan untuk menentukan misi utama organisasi dan membagi bagi sumberdaya yang diperlukan untuk mencapainya. Dengan adanya perencanaan startegis, maka konsepsi perusahaan dalam mencapai tujuan semakin jelas, sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana rencana lain, serta dapat mengarahkan sumber sumber organisasi secara efektif. Faktor yang menyebabkan perencanaan startegis dapat menentukan keberhasilan organisasi adalah : 1. Perencanarupakan tipe perencanaan yang terpenting 2. Melakukan perencanaan startegis berarti menetapkan misi organisasi secara jelas 3. Dengan perencanaan strategis memungkinkan manajermempersiapkan diri terhadap kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasi Adapun langkah langkah penyusunan perencanaan startegis adalah sebagai berikut :
25
Administrasi, organisasi, & manajemen 1. Tentukan tujuan, Manajer harus memilih tujuan startegis.
Pemilihan ini dipengaruhi oleh maksud, misi, nilai- nilai, dan kekuatan serta kelemahan 2. Analisa lingkungan, tujuan yang telah dipilih harus dicek dan disesuaikan dengan faktor eksternal yang ada. 3. Menetapkan ukuran, Manajer harus menentukan ukuran guna mengevaluasi kegiatan kegiatan yang akan dilakukan 4. Bandingkan rencana bawahan dengan rencana strategis, Rencana strategis yang telah dibuat sub unit atau manajemen tingkat bawah perlu diteliti kesesuaiannya dengan rencana tingkat atas ( rencana keseluruhan) 5. Hilangkan perbedaan yang terjadi, Perlu penyesuaian antara rencana tingkat atas dan rencana tiungkat bawah sehinbgga tidak terjadi perbedaan. 6. Memilih alternatif, manajer harus mampu melakukan evaluasi dan memilih alternatif yang terbaik 7. Penerapan rencana startegis, Alternatif yang terpilih akan menjadi rencana yang harus diformulasikan secara jelas, dan kemudian dirinci kedalam kegiatan kegiatan organisasi 8. Mengukur dan mengawasi kemajuan, Pengukuran perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya kegagalan D. Operational Plan ( rencana operasional), yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas tertentu dalam menerapkan rencana strategis. Karena perencanaan telah diterapkan pada berbagai kegiatan / aktivitas, maka rencana operasional lebih menekankan kepada pelaksanaan / opersioanl, pembiayaan, kualitas produk dan sebagainya. Rencana opersional tersebut digolongkan sebagai berikut :
26
Administrasi, organisasi, & manajemen 1. Growth Plans, (rencana pertumbuhan) : rencana ini memetakan arah, kemana organisasi itu bergerak, tujuan tujuannya, dan cepat geraknya ekspansi yang dicari 2. Profit Plans ( Rencana keuntungan) : perencanaan ini difokuskan pada peningkatan keuntungan per produksi atau kelompok produksi 3. User Plans/ product planning ( rencana pemakaian), Bagaimana memasarkan suatu hasil produk / jasa yang dipilih atau lebih baik melayani suatu pasaran terpilih 4. Personal management plans (Perencanaan manajemen kepegawaian), yaitu rencan mengembangkan kinerja karyawan dan melakukan seleksi bidang kepegawaian. E. Pengambilan Keputusan ( Decesion Making ) Dalam menjalan kan roda perusahaan / organisasi , manajer harus mampu mengambil tindakan / keputusan dalam jangka waktu yang cepat guna menyelesaikan berbagai permasalahan yang dihadapi. Dengan demikian pembuatan keputusan memegang peranan penting dalam perencanaan. Menurut Bartol : decisions making is the process throgh which managers identify organizational problems and attempt to resolve them. selanjutnya g.r. terry mengemukakan bahwa decisions making can be defined as the selections based on some criteria of one behavior alternative from two or more possible alternatives. dan harold koontz & cyril o donnel melengkapi bahwa decisions making the selection from among alternatives of a course of actions is at the core planning. a plan cannot be said to exist unless a decisions a commitment of resources, direction or reputation has been made B. DECISION ROLES ( Aturan pengambilan keputusan) langkahnya sebagai berikut langkah
27
A.
The
entrepreneurial
role
(kewirausahaan),
manajer
mengambil keputusan keputusan penting tentang ide ide baru yg dapat memajukan organisasi B. The disturbance handler role (penyelesaian gangguan), manajer dapat menyelesaikan gangguan gangguan thdp organisasi ( pemogokan, kelangkaan bahan baku dsb) C. The resource allocator role (peranan pembagi sumberdaya). Manajer harus dapat mengalokasikan sumberdaya organisasi yg terbatas agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien. D. The Negotiator role ( peranan perunding). Manajer melakukan negosiasi dengan pihak tertentu yg berhubungan dengan organisasi ( dgn serikat pekerja) C. Pengambilan keputusan didasarkan pada faktor faktor sebagai berikut : 1. intuition ( intuisi) suara hati individu yang mengambil keputusan ( ilham, perasaan, kemampuan mental pribadi). kelebihannya : A. B. A. B. 2. keputusan diambil cepat dan singkat memanfaatkan kecakapan pengambilan keputusan kemungkinan keputusan yang diambil salah tidak cukup tersedianya alat utk mengambil keputusan facts (fakta fakta )
kelemahannya :
merupakan kejadian kejadian, kondisi kondisi yang mendorong manajer mengambil keputusan keuntungannya :
28
Administrasi, organisasi, & manajemen A. B. keputusan yang diambil lebih rasional, logis, ideal, dan resikonya relatif kecil keputusan lebih mudah direalisasikan
3.
experience (pengalaman) pengambilan kputusan yang dilakukan oleh manajer juga didasari keputusan kelebihannya : A. B. keputusan dapat didasarkan pada pengetahuan praktis pengalaman terbaik dari si pembuat keputusan dapat dijadikan berikutnya pedoman untuk mengambil keputusan oleh pengalaman mereka dalam pengambilan
kelemahannya: a. keputusan yang diambil berdasarkan pengalaman mungkin hanya dapat dilakukan pada situasi tertentu saja b. pengalaman dari pembuat keputusan 4. authority ( kekuasaan ) untuk mengambil keputusan seorang manajer perlu mempunyai kekuasaan atau power kelebihannya : A. B. keputusan mudah diterima keputusan jelas, karena diketahui sumbernya 29 mungkin terbatas
Administrasi, organisasi, & manajemen C. lebih bersifat mengikat dan resmi
kelemahannya: 1. 2. memungkinkan terjadinya praktek diktator memungkinkan terjadinya keputusan yang subyektif
d. langkah langkah pengambilan keputusan

1. identifikasi problem ( problem identification) yaitu perbedaan antara keadaan sekarang dengan keadaan yang diinginkan : A. scanning stage memonitor situasi kerja dan perubahan lingkungan yang dapat menimbulkan masalah B. categorization stage mengkategorisasikan perbedaan situasi sekarang dengan situasi yang diinginkan, apakah perbedaan itu akan menjadi masalah bagi perusahaan atau tidak C. diagnose stage pengumpulan informasi tambahan dan mendiagnosa penyebab dan akibat yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut 2. mencari alternatif solusi 3. A. evaluasi dan memilih alternatif, kriteria menilai alternatif dalam pengembilan keputusan adalah sebagai berikut : feasibility menilai apakah suatu alternatif dapat dicapai dengan batasan batasan yang ada dalam organisasi B. quality menilai apakah alternatif tersebut efektif untuk menyelesaikan masalah yang ada C. acceptability
30
Administrasi, organisasi, & manajemen tingkat penerimaan pembuat keputusan dan orang lain yang berhubungan terhadap alternatif tersebut
D. costs berapa sumberdaya yang dibutuhkan dan apa efek samping dari suatu alternatif) E. reversibility kemampuan untuk mengganti alternatif secara mudah 4. implementasi dan monitor solusi yang dipilih
e. model model pengambilan keputusan

1. classical decision model manajer memiliki informasi sempurna dalam lingkungan tertentu, mengetahui problem dengan jelas, tahu semua alternatif yang mungkin dan konsekuensinya memilih alternatif yang memberikan solusi terbaik bagi problem organisasi ( optimasi keputusan) 2. behavioral decision model informasi yang dimiliki manajer tidak sempurna dan mengasumsikan bahwa orang bertindak berdasarkan nilai yang mereka terima tentang suatu situasi. merupakan pemilihan alternatif yang paling memuaskan dari beberapa alternatif yang ada (satisficing decision)
f. jenis jenis pengambilan keputusan

1. group decision making (pengambilan- keputusan kelompok) cara mendorong kreativitas kelompok :
31
A. brainstorming suatu teknik yang mendorong anggota kelompok untuk menemukan ide ide sebanyak mungkin dari suatu topik tanpa menilai ide tsb. B. nominal group technique teknik yang menggabungkan pekerjaan individu dan kelompok dalam suatu aturan tertentu C. synectics teknik menggunakan suatu analog untuk membantu anggota kelompok melihat masalah dari perspektif yang baru 2. pengambilan keputusan berdasarkan sifat (characteristic decision making ) sifat pengembilan keputusan : A. keputusan auto generated keputusan tempat dsb B. keputusan induced keputusan yang diambil dengan mempertimbangkan data, fakta informasi, situasi, tujuan dan analisa tertentu. keputusan ini lebih rasional dan dapat dipercaya, serta risiko yang akan terjadi dapat diminimalkan ( a dan b = keputusan individu) G. Decision Support system terdiri dari 1. 2. 3. 4. Data Decision Model or Decision Procedure Decision Maker Tenaga ahli kebijakan public yang diambil dengan cepat serta kurang memperhatikan, mempertimbangkan data, fakta, informasi,
32
Administrasi, organisasi, & manajemen 5. 6. Tenaga ahli program computer / Programmer Perangkat komputer terdiri dari :
H. Expert System dalam decision maker A. Tenaga ahli kebijakan public B. C. D. E. Tenaga ahli hukum
Tenag ahli program computer / Programmer Tenaga ahli ekonomi dan perusahaan Tenaga ahli manajemen
i. metode kuantitatif untuk pembuatan keputusan manajemen langkah langkahnya sebagai berikut : a. b. relevan c. d. belanja) e. jalan pikiran yang teratur dan metodologi logis pemakaian model model, biasanya akstraksi akstraksi matematika yang secara kuantitatif merupakan hubungan optimasi dan minimasi suatu fungsi tertentu ( efisiensi identifikasi dan pengukuran tujuan tujuan pengkuantifikasian dari semua variabel faktor tetap yang
ORGANIZING
33
BAB III
( PENGORGANISASIAN )
A. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian Pengorganisasian 2. Memahami tentang Departementasi 3. Memahami dan mengaplikasikan tentang rentang kendali ( span of control ) 4. Memahami dan mengaplikasikan tentang wewenang 5. Memahami dan mengaplikasikan tentang Organisasi formal dan informal 6. Memahami dan mengaplikasikan tentang pola pola organisasi abad 21 7. Memahami dan mengaplikasikan tentang syarat struktur organisasi yang baik 8. Memahami dan mengaplikasikan training and development 9. Memahami dan mengaplikasikan koordinasi B. TUGAS / LATIHAN 1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang Organizing (Perngorganisasian) 2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi
BAB III PENGORGANISASIAN

34
A. PENGERTIAN :
Suatu proses dimana pekerjaan diatur dan dibagikan diantara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. menurut Schermerhorn: organizing is the process of arranging people and other resources to work together to accomplish a goal. dan selanjutnya koontz & odonnel: the organization function of the manager involves the determination and enumeration of the activities required to achieve the objective of the enterprise, the grouping of the these activities, the assigment of such group of activition to a department headed by a manager and the delegation of authority carry them out menurut koontz organization process adalah 1. activities identification (diperlukan untuk mencapai tujuan) untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan ) 3. delegation of authority ( pendelegasian wewenang untuk menjalankan aktivitas tertentu) 4. coordination ( proses penentuan hubungan, wewenang, dan informasi secara horizontal maupun vertical) a. Departementasi: 1. departementation by enterprise function, manajer diberi wewenang untuk menjalankan proses / fungsi yang spesifik di dalam suatu organisasi
2. departementalization ( pengelompokan aktivitas yang diperlukan
35
kebaikan dan kelemahan organisasi fungsional kebaikan 1. manajer secara bekerja spesialisasinya eksklusif sesuai kelemahan 1. dapat terjadi terlalu banyak spesialisasi 2. sulit koordinasi fungsi antar
2. aktivitas bisnis berdasarkan fungsi sesuai spesialisasinya 3. mempermudah pelatihan
4. top management memiliki alat kontrol yang lebih ketat 5. penggunaan efisien sumberdaya
3. tiap departemen hanya terfokus pada fungsinya sendiri, kurang terfokus pada tujuan perusahaan secara komprehensif 4. pengembangan yang terbatas bagi manajer umum
Dan struktur organisasinya adalah sebagai berikut :
PRESIDENT
VICE PRESIDENT 2.
VICE PRESIDENT
VICE PRESIDENT
VICE PRESIDENT
departementation by division / product : organisasi dipecah menjadi beberapa unit yang independen. tiap unit memiliki sumberdaya sendiri untuk mengoperasikan unitnya secara bebas
36
KEBAIKAN DAN KELEMAHAN ORGANISASI DIVISIONAL A. B. C. D. E. penekanan pada tujuan divisi .pengendalian dan penilaian dilakukan secara langsung manajer memiliki kesempatan berkembang lebih baik KEBAIKAN memudahkan koordinasi antar fungsi berorientasi permintaan pasar pada A. B. C. KELEMAHAN adanya duplikasi fungsi fungsi operasi di setiap divisi tingginya persaingan antar divisi koordinasi dari proyek secara divisi silang sangat sulit untuk dilakukan para manajer sulit untuk berhubungan dengan lingkungan diluar divisinya mengabaikan organisasi keseluruhan tujuan secara
D.
F.
E.
Dan struktur organisasinya adalah sebagai berikut :
DIREKTUR UTAMA
DIVISI PRODUK A 3.
DIVISI PRODUK B
DIVISI PRODUK C
DIVISI PRODUK D dilaksanakan
departementation
by geografis / territory :
oleh organisasi yang mempunyai aktivitas tersebar secara fisik ke beberapa wilayah
37
A.
B. C. D. E. F.
KEBAIKAN DAN KELEMAHAN DEPARTEMENTASI BERDASARKAN WILAYAH KEBAIKAN KELEMAHAN tanggungjawab pada - 1. memerlukan lebih tingkat bawahan banyak orang dgn kemampuan manajer umum fokus pada pasar & - 2. cenderung mempersulit masalah lokal pemeliharaan pelayanan pusat ekonomi meningkatkan koordinasi - 3. menambah masalah bagi dalam suatu wilayah pengendalian manajemen puncak komunikasi tahap mula lebih baik dengan kepentingan lokal menarik keuntungan dari perekonomian operasi lokal memberi pelatihan yang bisa diukur oleh manajer umum
Dan struktur organisasinya sebagai berikut :
DIREKTUR UTAMA
4.
5.
DIVISI ASIA
DIVISI AMERIKA
DIVISI AUSTRALIA
DIVISI EROPA
DEPARTEMENTATION BY CUSTOMER perusahaan berusaha melayani dan memuaskan pelanggannya secara maksimal
38
KEBAIKAN DAN KELEMAHAN DEPARTEMENTASI BERDASARKAN PELANGGAN KEBAIKAN 1. mendorong konsentarsi pada pelanggan 2. memberi pelanggan perasaan bahwa mereka memahami pemasok 3. mengembangkan keahlian dalam bidang pelanggan KELEMAHAN 1. sulit mengkoordinasikan permintaan pelanggan yang bersaing 2. memerlukan manajer dan staf ahli dalam masalah pelanggan 3. kelompok pelanggan tidak dapat didefiniskan secara jelas
Dan struktur organisasinya sebagai berikut :
DIREKTUR UTAMA
DIVISI INDUSTRIAL CUSTOMER
DIVISI RETAIL CUSTOMER
DIVISI INSTITUSI PEMERINTAH
5. DEPARTEMENTATION BY PROCESS&EQUIPMENT tujuannya untuk mendapatkan keuntungan ekonomis, meskipun hal ini mungkin juga dituntut oleh sifat peralatan tertentu Dan struktur organisasinya sebagai berikut :
39
MANAJER PEMBELIAN
DIVISI PEMBELIAN PRODUK
DIVISI PENGECEKAN ORDER
DIVISI ADMINISTRASI
6. DEPARTEMENTATION BY TIME dikelompokkan berdasarkan waktu, banyak digunakan oleh tingkat organisasi paling bawah dan struktur organisasinya sebagai berikut :
MANAGER PENGAWASAN INTERN
PERENCANAAN
OPERASI
PENGAWASAN
7. DEPARTEMENTATION BY NUMBER dikelompokkan berdasarkan angka, banyak digunakan oleh tingkat organisasi paling bawah dan struktur organisasinya sebagai berikut :
40
Administrasi, organisasi, & manajemen MANAGER DIVISI
DIVISI 22
DIVISI 24
DIVISI 34
B. RENTANG KENDALI ( SPAN OF CONTROL ) batas jumlah bawahan langsung yangdapat diawasi atau dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer 1. FAKTOR KETERBATASAN RENTANG KEBUTUHAN ORGANISASI : A. B. C. D. keterbatasan waktu keterbatasan pengetahuan keterbatasan kemampuan keterbatasan perhatian
2. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BESAR KECILNYA RENTANG : 1. pelatihan para bawahan (rentang luas) 2. kejelasan pendelegasian otoritas ( rentang sempit) 3. kejelasan perencanaan (rentang luas) 4. tingkat interaksi yang diperlukan (rentang sempit) 5. laju perubahan ( rentang sempit) rentang yang sempit bentuk organisasi semakin tall dan banyak tingkatan manajemen
41
CEO
RENTANG KENDALI YANG LEBAR MENGAKIBATKAN BENTUK ORGANISASI FLAT DAN SEDIKIT TINGKATAN MANAJEMEN
CEO
RENTANG SEMPIT ( NARROW SPAN)
42
Administrasi, organisasi, & manajemen KEUNTUNGAN 1. pengawasan ketat KERUGIAN 1. atasan cenderung terlalu terlibat dalam 2. komunikasi cepat antara atasan - bawahan pekerjaan bawahan 2. level manajemen yang banyak menyebabkan tingginya biaya 3. jarak antara level terendah dengan tinggi terlalu jauh
RENTANG LEBAR ( WIDE SPAN) KEUNTUNGAN 1. atasan didorong untuk mendelegasikan wewenang KERUGIAN 1. atasan cenderung kelebihan beban sehingga keputusan 2. kebijakan harus jelas 3. pemilihan karyawan harus hati - hati C. WEWENANG hak yang dimiliki oleh suatu posisi untuk membuat keputusan yang akan mempengaruhi orang lain terlambat 2. dapat hilangnya control atasan
i. hubungan wewenang
43
Administrasi, organisasi, & manajemen 1. line authority / relationship wewenang lini terjadi bila
terdapat hubungan wewenang langsung antara atasan bawahan, yang berarti setiap manajer melaksanakan wewenang yang utuh kepada seluruh bawahan 2. staff authority biasanya staf mempunyai hak untuk memberikan saran, usulan, dan pendapat pada para manajer lini. manajer lini : orang yang bertanggungjawab atas keberhasilan maupun kegagalan organisasi 3. functional authority hak yang didelegasikan kepada seorang individu atau departemen untuk mengontrol aktivitas yang spesifik yang dilakukan oleh karyawan dimanapun aktivitas itu berada dalam organisasi ii. Delegasi wewenang Pengalihan kekuasaan dan hak untuk bertindak kepada orang lain tujuannya memungkinkan terbentuknya organisasi a. proses pendelegasian wewenang 1. 2. 3. menentukan hasil yang diharapkan dari suatu posisi menugaskan sesuatu pekerjaan pada posisi tsb mendelegasikan wewenang untuk menyelesaikan tugas tersebut b. sikap yang mendukung pendelegasian wewewenang yang efektif 1. kesediaan untuk menerima 2. kesediaan untuk melepaskan 3. kesediaan membiarkan orang lain berbuat kesalahan 4. kesediaan untuk mempercayai bawahan 5. kesediaan untuk menetapkan dan menggunakan pengendalian yang luas 44
Administrasi, organisasi, & manajemen iii. sentralisasi : suatu kebijakan yang menempatkan wewenang pengendalian dan pengambilan keputusan di tangan eksekutif puncak a. kebaikan sentralisasi : 1. pengendalian dapat lebih efektif 2. mengurangi waktu pengembilan keputusan 3. keseragaman rencana dari tindakan yang dilakukan B. kerugiannya : 1. 2. 3. kelambatan pengembilan keputusan manajer muda mempunyai sedikit pengalaman dalam pengambilan keputusan kaderisasi manajer buruk
iv. Desentralisasi kebijakan untuk mendelegasikan wewenang pembuatan keputusan ke level yang lebih rendah dalam struktur organisasi, kecuali hal hal tertentu yang memang harus ditangai oleh manajer puncak faktor yang mempengaruhi proses sentralisasi atau desentralisasi 1. mahalnya suatu keputusan 2. keseragaman kebijakan 3. kemajuan perusahaan 4. sejarah perusahaan 5. keinginan kemandirian 6. tersedianya manajer 7. teknik pengendalian 8. pengaruh lingkungan
45
I. ORGANISASI
A. Pengertian Organisasi adalah sarana / alat untuk mencapai tujuan . Oleh karena itu organisasi merupakan wadah kegiatan dari orang orang yang bekerjasama dalam usahanya mencapai tujuan. Menurut Mc. Farland bahwa adalah suatu an organization is an identifiable group of people kelompok manusia yang dapat dikenal yang contributing trheir effort toward the attainment of goals ( organisasi menyumbangkan usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan. B. Ciri cirri organisasi ( Organization Characteristic ) Berdasarkan definisi tersebut diatas, maka cirri cirri organisasi adalah : 1. Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal 2. Adanya kegiatan yang berbeda beda tetapi satu sama lain saling berkaitan 3. Tiap tiap anggota menyumbangkan usahanya/ tenaganya 4. Adanya kewenangan, koordinasi, dan pengawasan 5. Adanya suatu tujuan C. Organisasi formal dan informal menurut koontz : formal organization is the intentional
structure of roles in a formaly organized enterprise, dan yang dimaksud dengan informal organization is a network of personal and social relation not established or required by the formal organization but arising spontaneously as people associate with one another
46
d. pola pola organisasi abad 21 1. shorter chain of command: wewenang yang menghubungkan secara vertikal semua posisi dalam organisasi dengan posisi yang ada diatasnya 2. less tugas, unity dan of command struktur : kecenderungan organisasi lebih menggunakan lebih banyak cross functional team, satuan horizontal.. organisasi memperhatikan konsumen, karyawan harus bekerja lebih dari satu atasan 3. wider span of control : kecenderungan organisasi menghilangkan level manajer yang tidak perlu. manajer dianggap memiliki kemampuan untuk mengelola banyak karyawan, karena manajer dan karyawan dianggap memiliki kemampuan 4. more delegation yang and ada empowerment dibawahnya. : kecenderungan memahami organisasi menggunakan proses delegasi kepada tingkatan organisasi manajer tersedianya rentang waktu, perhatian yang semakin sempit, serta adanya perubahan teknologi dan pengetahuan yang fantastis. e. syarat struktur organisasi yang baik 1. 2. 3. merefleksikan objectives dan plans terdapat garis yang jelas antara wewenang dan kewajiban di setiap level. harus ada kesatuan perintah
47
Administrasi, organisasi, & manajemen 4. pengelompokan aktivitas dan hubungan kewenangan dalam struktur organisasi harus mempertimbangkan keterbatasn sdm (span of management) 5. struktur organisasi fleksible untuk mengikuti perubahan yang terjadi dalam lingkungan ii. training and development menurut bartol : is a planned effort to facilitate employee learning of job related behaviors in order to improve employee performance a. proses training and development : 1. penentuan kebutuhan t & d 2. penetapan tujuan bersifat umum dan spesifik 3. pemilihan metode 4. pemilihan media 5. implementasi program 6. evaluasi program b. tujuan t & d : 1. meningkatkan produktivitas kerja 2. mencegah ketinggalan dalam ketrampilan yang baru 3. mempersiapkan pekerja untuk melakukan pekerjaan di level yang lebih tinggi c. metode t & d : 1. on the job atau on site training, pelatihan yang dilakukan pada saat bekerja ( rotasi, magang ) 48
Administrasi, organisasi, & manajemen 2. 3. off the job atau off site training, pelatihan yang dilakukan di tempat yang terpisah dari tempat bekerja ( seminar / kursus) development program, program untuk meningkatkan ketrampilan konseptual manajer ( kuliah, kursus manajerial) III. KOORDINASI Koordinasi merupakan suatu proses menyatukan aktivitas dari departemen yang terpisah untuk mencapai sasaran organisasi secara efektif. Tanpa koordinasi, orang akan kehilangan pandangan terhadap perannya dalam organisasi secara total dan tergoda sendiri untuk dengan mendahulukan kepentingan departemen mereka
mengorbankan sasaran organisasasi. Masalah masalah koordinasi yang timbul dalam suatu organisasi, sebab- sebabnya adalah sebagai berikut : a. Sejumlah dan kompleksnya fungsi dan kegiatan yang secara khusus dilakukan oleh berbagai bagai unit atau perorangan b. Bertambahnya berbagai c. Semakin pengkhususan sehingga dan pengkhususan dari kegiatan kompleks memperbesar struktur struktur organisasi
organisasi itu sendiri besarnya menambah masalah dalam koordinasi Terdapat 3 (tiga) macam pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif yaitu : 1. Pendekatan Teknik Manajemen Dasar 2. Pendekatan Meningkatkan Koordinasi Potensial 3. Pendekatan Mengurangi Kebutuhan Koordinasi
49
MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSI 1. SISTEM INFORMASI VERTIKAL 2. HUBUNGAN LATERAL
TEKNIK MANAJEMEN DASAR 1. HIERAKHI MANAJERIAL 2. PERATURAN & PROSEDUR 3. RENCANA & SASARAN
MENGURANGI KEBUTUHAN ORGANISASI 1. MENUMPUK SUMBERDAYA 2. UNIT INDEPENDENT
Gambar 3. Tiga Pendekatan Metode Koordinasi Efektif Sumber : Stoner, Freeman, Gilbert (1996 : 14)
50
ACTUATING ( PENGGERAKKAN / PENGARAHAN)

A. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian Penggerakkan / Pengarahan 2. Memahami tentang motivasi 3. Memahami dan mengaplikasikan tentang Teori teori mengenai motivasi menurut para ahli manajemen 4. Memahami dan mengaplikasikan tentang Manajemen konflik 5. Memahami dan mengaplikasikan tentang komunikasi B. TUGAS / LATIHAN
BAB IV
1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang Actuating

(Penggerakkan / Pengarahan) 2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi
51
BAB IV PENGARAHAN DAN MOTIVASI

I. PENGARAHAN ( DIRECTING) Menurut Terry ( 2008 : 181) Directing atau pengarahan adalah mengintegrasikan usaha usaha anggota suatu kelompok sedemikian rupa, sehingga dengan selesainya tugas tugas yang diserahkan kepada mereka, mereka memenuhi tujuan tujuan individual dan kelompok Cara mengarahkan bawahan / staf yang tepat dilakukan oleh manajer sebab : 1. 2. 3. 4. 5. mengenal bawahannya terbiasa dengan kecakapan dan kemampuan mereka mengerti akan kapasitas dan perhatian mereka mengetahui apa yang dapat mereka hasilkan sudah mengamati perilaku mereka
Teknik atau strategi pengarahan yang efektif sebagai berikut : 1. Memberikan informasi yang diperlukan untuk mengambil tindakan yang efektif 2. Memberikan informasi mengenai lingkungan fisik dan manusia di tempat bekerja ( untuk pegawai baru) 3. Informasi cara bekerja yang baik 4. Menyampaikan kebijakan kebijakan/ keputusan keputusan pimpinan perusahaan yang meliputi : a. Lokasi peralatan dalam organisasi / perusahaan atau pabrik b. Penentuan tempat bagian bagian utama c. Perumusan metode kerja 52
Administrasi, organisasi, & manajemen d. Hubungan / koordinasi horizontal di internal perusahaan e. Saran / cara membuat dan mengisi format laporan f. Teknis mengevaluasi kinerja karyawan II. MOTIVASI 1. keadaan dalam diri seseorang yang menyebabkan mereka berperilaku atau mau melakukan sesuatu dengan cara yang menjamin tercapainya suatu tujuan. kemauan untuk melakukan sesuatu
2.
menurut bartol : motivation is the force that energizes behavior, and underlies the tendency to persist dan selanjutnya cutlip & center mengemukakan sumber sumber motivasi sebagai berikut : A. motivasi pribadi ( personal motivation) berkaitan langsung dengan keadaan, daya nalar, sikap individu yang bersangkutan B. motivasi kelompok ( group motivation) : 1. didasarkan kelompok usia, jenis kelamin, pendidikan, pekerjaan ( statistical group). respon dari orang orang dalam kelompok yang sama thdp suatu objek, sikap relatif sama 2. kelompok dari orang orang yang mempunyai tujuan yang sama ( partai politik, organisasi buruh) kemudian menurut abraham maslow yang menjadi dasar motivasi perilaku manusia : kebutuhan terdiri atas : A. B. C. D. E. kebutuhan dasar / fisik kebutuhan rasa aman kebutuhan akan kasih sayang kebutuhan harga diri kebutuhan-untuk mengaktualisasikan diri 53
berkaitan dengan hal tersebut mc. gregor menegaskan bahwa seseorang manajer bekerja dengan orang orang tergantung terhadap pandangannya tentang manusia . teory x dan y. teori x : 1. 2. bekerja sesedikit mungkin, hanya melaksanakan yang
ditugaskan, pekerjaaan tidak disukai menentang perubahan pekerja harus diawasi, harus dibujuk, dihukum, mereka mementingkan organisasi 3. pekerja ingin diberikan pengarahan manajer, mereka menghindari tanggungjawab teori y : 1. 2. 3. pekerja secara inheren tidak membenci pekerjaan, ingin melaksnakan tugas dengan sebaik baiknya pegawai memiliki kapasitas untuk menerima tanggung jawab pegawai ingin memenuhi kebutuhan sosial, atualisasi diri, dan penghargaan dirinya sendiri, menentang kebutuhan
DAVID MC CLELLAND, menegaskan bahwa terdapat 3 motif utama yg mendorong perilaku manusia yaitu : a. Motif pencapaian prestasi (achievement motive ) : motif yang mendorong orang bekerja keras utk mencapai prestasi kerja yang baik
54
Administrasi, organisasi, & manajemen b. Motif afiliasi ( affiliation motive) : motif yang
membuat orang suka berkumpul dengan orang lain, bekerja dalam kelompok, dan ingin mendapat dorongan moril dari orang orang yang ada di sekitarnya c. Motif kekuasaan ( power motive) : motif yang mendorong manusia ingin menonjolkan kekuasaannya dengan cara mendominasi orang lain (ambisius ) Coersif : tindakan yang bersifat memaksa, yang dilakukan dengan terror, pemerasan, boikot, atau menonjolkan kekuasaan dan cara cara lain yang menimbulkan tekanan batin, menegangkan jiwa, dan menimbulkan rasa takut orang yang dimotivasi.
Menurut Stoner terdapat 4 asumsi dasar manajer dalam motivasi 1. 2. 3. 4. motivasi suatu hal yang baik & positif sebagai salah satu faktor yang
pemberian
mempengaruhi
kinerja
seseorang motivasi seseorang tidak banyak jumlahnya, harus ditambah secara periodik suatu alat yang digunakan manajer untuk mengatur hubungan kerja dalam orgfanisasi motivator motivator yang disarankan adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. pemerkayaan jabatan dan rotasi (job enrichment ) partisipasi ( participation) manajemen management) manajer penggadaan ( multiplier management) kekuatan pikiran hubungan manusia yang realistis berdasarkan sasaran (result
55
Administrasi, organisasi, & manajemen 7. 8. 9. 10. lingkungan dimana pekerjaan dilaksanakan jam kerja yang fleksibel kritik yang efektif tidak ada kesalahan sama sekali (zero defects)
Teori teori mengenai motivasi menurut para ahli manajemen adalah sebagai berikut : 1. ERG THEORY ( CLAYTON ALDERFER) menyatakan bahwa kebutuhan terdiri dari : 1.Existance needs 2. Relatedness need 3. Growth needs 2. FREDERICK HEZBERG mengemukakan teori tentang kepuasan ( satisfaction) sebagai berikut : a. satisfer / motivator / job content b. dissatisfer / hygiene factor / job content HYGIENE FACTOR ( DISSATISFER ) gaji rasa aman kondisi lingkungan kerja hubungan dengan pengawas kebijakan perusahaan hubungan dengan rekan MOTIVATOR (SATISFER) achievement recognition responsibility challenging work advancement involvement
3. vrooms expectancy theory : pertimbangan sebelum melakukan pekerjaan : a. effort performance expectancy (penilaian kita tentang yang
kemungkinan diharapkan)
usaha kita akan menghasilkan kinerja
56
Administrasi, organisasi, & manajemen b. performance kemungkinan diharapkan) c. valence (penilaian kita tentang nilai atau imbalan yang akan kita peroleh) outcome usaha expectancy kita akan (penilaian memberikan kita tentang yang
hasil
4. 1. 2. 3. 4.
reinforcement theory( law effect) mengemukakan tentang dampak hukumsebagai berikut positive reinforcement (pujian) avoidance learning (kritikan) extinction (peniadaan) punishment
dasar dasar motivasi terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 5. mengikutsertakan bawahan orang lain komunikasi pengakuan wewenang yang didelegasikan perhatian timbal balik
alat motivasi dapat berupa : 1. material ( upah / gaji, barang) 2. non material ( promosi, penghargaan ) jenis motivasi : 1. motivasi positip ( incentif) 2. motivasi negatif ( sanksi)
III. Manajemen konflik Kepemimpinan beserta keanggotaan di dalam suatu organisasi tidak lepas dari permasalahan atau konflik. Sumber konflik pada umumnya berasal dari ketidakpuasan dan pembagian sumber daya yang tidak
57
Administrasi, organisasi, & manajemen rasional. Untuk lebih jelas digambarkan potensi menciptakan konflik sebagai berikut :
Area A : Rendah untuk konflik Area B : Tinggi untuk Konflik Tinggi B Ketidak Sasaran A Rendah. Pembagian sumber daya Gambar 4 : Potensi Menciptakan Konflik Di dalam menjalankan tugas untuk mencapai sasaran individu maupun kelompok, jika terjadi ketidak sesuaian di antara sesame anggota kelompok maupun terhadap pimpinannya sudah dapat mempengaruhi terjadinya konflik. Semakin tinggi ketidak sesuaian di dalam mencapai sasaran, akan makin kuat pengaruhnya terhadap terjadinya konflik. Demikian juga apabila pembagian sumberdaya yang tidak secara adil diantara anggota dan pemimpinnya akan dapat menciptakan konflik, semakin tinggi ketidak adilan, maka semakin kuat pengaruhnya pada penciptaan konflik diantaraanggota kelompok dan pimpinannya. Tinggi sesuaian Tinggi Ketergantungan Aktivitas
58
A. Penanganan Konflik 1. Penanganan konflik Interpersonal
Perhatian pada Diri Sendiri Tinggi Rendah Tinggi Penggabungan Curiga Perhatian Pada lainnya Curiga Dominasi Menghindar Membantu
Rendah Gambar 5: Cara Penanganan konflik Interpersonal 2. Langkah langkah menghadapi konflik a. Mengatasi konflik melalui jalur hirakhi komando Konflik yang dihadapi diatasi dengan mempergunakan alur hirakhi komando di dalam struktur organisasi, secara psikologis komando atau atasan tertinggi memiliki kewenangan atau wibawa organisasi untuk yang menyelesaikan dipimpinnya. setiap permasalahan dalam
59
b. Mengatasi konflik melalui pimpinan tertinggi Pada umumnya, konflik yang terjadi akibat perselisihan yang sangat pribadi bukan akibat dari pekerjaan, akan menjadi suatu konflik jika tidak terselesaikan dapat menimbulkan dendam dan konflik fisik, apabila sudah mendalam harus diselesaikan oleh pimpinan tertinggi. c. Mengatasi konflik melalui arbitrasi Mengatasi konflik yang timbul akibat permasalahan dalam tuntutan pembenaran hak dan kewajiban antara karyawan dengan pimpinan, pada umumnya diatasi dengan memanfaatkan lembaga arbitrasi yang dibentuk konflik d. Mengatasi konflik melalui Ombudsman Ombudsman merupakan bagian yang dibentuk di dalam organisasi yang mempunyai klasifikasi untuk mengetahui dan menguasai banyak permasalahan di dalam organisasi, yang memberikan solusi kepada pimpinan tertinggi untuk pengambilan keputusan. Dan perannya independent dan professional dan posisinya tidak ada dalam hirarkhi garis komando, pada umumnya berfungsi sebagai asisten pembantu atau asisten wakil manajemen. 3. Mengurangi Konflik melalui Restrukturisasi Untuk mengurangi konflik yang terjadi dalam organisasi, pada umumnya dapat dilakukan melalui perubahan struktur organisasi yang dikoordinasikan dengan setiap aktivitas pekerjaan yang sering menimbulkan konflik. Caranya : a. Membentuk departemen saling tergantung b. Membentuk Kopel persediaan c. Membentuk duplikasi kopel persediaan d. Melakukan penggabungan ( Merger) pemerintah ataupun tenaga professional di bidang perselisihan perburuhan yang diakui oleh organisasi, dimana terjadi
60
Administrasi, organisasi, & manajemen 4. Cara Intervensi Manajemen di dalam Pengendalian Konflik a. Dengan melalui control b. Dengan Pengendalian Hasil
Proses Kontrol Tinggi Rendah Tinggi Intervensi Ingin Tahu Pengendalian Hasil Rendah Penengah Sebagai Pendorong Intervensi sebagai lawan
Gambar 6 : Gaya Intervensi Manajerial Menghadapi Konflik
IV. KOMUNIKASI menurut Davis : communications is the phase of the manajerial
process thats transmits ideas from one person to another for use in the performance of managerial function a. unsur dalam proses komunikasi 1. pengirim ( sender) 2. pesan ( message) 3. penerima ( receiver) 4. umpan balik
61
b. fungsi komunikasi 1. fungsi informasi 2. fungsi perintah dan komunikasi 3. fungsi pengaruh dan persuasi atau motivasi 4. fungsi integrasi 5. fungsi pengungkapan emosi 6. fungsi evaluasi c. bentuk komunikasi 1. berdasarkan arah : A. B. C. A. B. A. B. downward communication upward communication crosswise communication komunikasi verbal komunikasi non verbal komunikasi formal komunikasi informal
2. berasarkan penyampaiannya
3. berdasarkan formalitas :
d. Komunikasi dalam organisasi Dalam pengertian komunikasi dalam organisasi terdiri dari : 1. Komunikasi antara pimpinan dengan bawahannya, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pimpinan / manajer perusahaan kepada bawahannya yang berkaitan dengan kewenangan atau kebijakan pimpinan berupa instruksi atau perintah pelaksanaan pekerjaan , sedangkan bawahan menyampaikan berbagai hal yang berkaitan dengan kepentingannya selaku karyawan.
62
Administrasi, organisasi, & manajemen 2. Komunikasi individu secara langsung di dalam organisasi, yaitu komunikasi timbal balik antar individu didalam organisasi baik yang bersifat komunikasi lisan maupun komunikasi yang bersifat tertulis
e. HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF 1. hambatan individual 2. hambatan mekanik 3. hambatan fisik 4. hambatan semantik
f. JARINGAN KOMUNIKASI 1. JARINGAN LINGKARAN / RODA :
2. JARINGAN POLA RANTAI
63
3. JARINGAN POLA Y
4. JARINGAN POLA BINTANG
64
5. JARINGAN POLA SEMUA SALURAN
f. PROSES KOMUNIKASI NOISE MANAGER SENDER

ENCODING CHANNEL
MANAGER
DECODING RECEIVER
FEED BACK
65
BAB V
A. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS
CONTROLLING ( PENGAWASAN / PENGENDALIAN)
Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian Pengawasan / pengendalian 2. Memahami tentang Metoda / cara pengendalian 3. Memahami dan mengaplikasikan tentang proses pengendalian 4. Memahami tentang Jenis Jenis Pengendalian 5. Memahami dan mengaplikasikan tentang Alat Pengendalian 6. Memahami tentang Karakteristik Pengendalian yang efektif : 7. Memahami tentang Pengawasan Kualitas : ( audit mutu / Quality Control) B. TUGAS / LATIHAN
1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang Controlling

(Pengawasan / Pengendalian) 2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi
66
BAB V . PENGENDALIAN (controlling )

A. DEFINISI : 1. Pengendalian adalah merupakan salah satu fungsi dari
manajemen dan merupakan satu kesatuan / entitas proses manajemen yang tidak dapat dipisahkan dari fungsi fungsi lainnya 2. controlling is the measurement and correction of performance in order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain them are being accomplished ( Koontz) B. TUGAS / FUNGSI : Mengawasi dan mengammati proses pelaksanaan dari suatu kegiatan, yang dilakukan secara terus menerus agar pencapaian tujuan sesuai dengan yang telah ditetapkan/ditentukan dengan prinsip efektif dan efisien, sehingga apabila terdapat penyimpangan / permasalahan yang dihadapi, akan segera dapat dilakukan korektif atau tindakan seperlunya. Pengendalian erat hubungannya dengan fungsi perencanaan, kedua fungsi tersebut saling mengisi dan melengkapi. Keterkaitan kedua fungsi tersebut digambarkan sebagai berikut :
67
PERENCANAAN :
- SASARAN - TUJUAN - STRATEGI - PERENCANAAN
PENGENDALIAN:
- STANDAR - UKURAN - PERBANDINGAN - TINDAKAN
PENGORGANISASIAN:
- STRUKTUR - MANAJEMEN SDM (SUMBERDAYA MANUSIA)
KEPEMIMPINAN:
- MOTIVASI - KEPEMIMPINAN - KOMUNIKASI - PERILAKU INDIVIDU - PERILAKU KELOMPOK
GAMBAR 7: KETERKAITAN FUNGSI PENGENDALIAN DENGAN PERENCANAAN Sasaran merupakan fokus dalam proses perencanaan, karena sasaran merupakan arah atau pedoman bagi seorang manajer dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Sasaran yang disampaikan oleh seorang manajer kepada staf atau bawahannya tentunya tidak menjamin tercapainya suatu sasaran. Agar sasaran tercapai secara efektif, seorang manajer perlu melakukan berbagai upaya tindakan melalui kegiatan pengendalian atau pengawasan 68
Administrasi, organisasi, & manajemen sehingga sasaran tersebut dapat dilaksanakan oleh para bawahan dengan baik. C. METODA Metoda / cara pengendalian dapat dilakukan melalui : 1. Pengamatan / analisis , baik terhadap dokumen perencanaan
maupun terhadap dokumen pelaporan kegiatan baik yang menyangkut waktu, kualitas hasil, pemakaian sumber daya dan lain lain. 2. Pengamatan / peninjauan langsung ke lapangan secara periodic 3. Rapat koordinasi dan konsultasi D. PROSES PENGENDALIAN 1. Menentukan Standar Prinsipnya standar adalah kriteria hasil kerja. Standar berkaitan dengan berbagai hal yang dipilih dari keseluruhan program perencanaan terhadap hal hal mana pengukuran hasil kerja dilakukan. Seorang manajer akan dapat menerima berbagai informasi yang terjadi dalam proses pelaksanaan kegiatan tertentu, tanpa harus selalu memperhatikan thapan / langkah langkah operasional dalam melaksanakan perencanaan tersebut. Semakin kecil kualitas / kadar teknis suatu pekerjaan, akan sulit menentukan standar. Standar yang baik adalah yang dapat diukur (verifiable objectives) 2. Pengukuran hasil kerja Pengukuran hasil kerja dapat dilakukan manakala standar pekerjaan telah ditetapkan 3. Tindakan koreksi terhadap perbedaan antara standar dengan aktualnya.
69
Administrasi, organisasi, & manajemen Jika Hasil kerja diukur secara tepat, tindakan koreksi terhadap penyimpangan akan mudah dilakukan, terutama apabila terjadi perbedaan antara standar dengan aktualnya E. Jenis Standar : 1. Standar fisik ( physical standard) 2. standar biaya ( cost standard ) 3. Standar modal ( Capital standard) 4. Standar Pendapatan ( revenue standard) 5. Standar program ( Programe Standard) 6. Tujuan sebagai standar ( Goals as standard )
F. Tindakan Koreksi : 1. Tindakan perbaikan segera Memperbaiki suatu kinerja pada jalurnya 2. Tindakan perbaikan mendasar Menentukan bagaimana dan mengapa kinerja menyimpang dan mengoreksi sumber penyimpangan tersebut. G. Jenis Jenis Pengendalian 1. Feedforward control ( Preliminary control, precontrol, steering control) Dilakukan terhadap input input untuk memastikan bahwa input tersebut memenuhi standar yang dibutuhkan dalam proses transformasi 2. concurrent control ( screening control) Dilakukan terhadap proses transformasi input menjadi output guna memastikan bahwa proses tersebut memenuhi standar organisasi 3. Feedback control ( post action control / output control) kegiatan segera untuk mengembalikan
70
Administrasi, organisasi, & manajemen Dilakukan setelah barang atau jasa organisasi telah selesai diproses 4. Multiple control Sistem pengendalian dengan menggunakan dua atau lebih metode pengendalian. Kegiatan pengendalian dan diperoleh baru dapat terselenggara dalam terus secara secara proses menerus dengan
berdayaguna pelaksanaannya kejadian diperoleh Pembina atau
berhasilguna informasi
apabila
mengenai pelbagai hal yang dapat memberikan gambaran tentang perkembangan yang berhubungan pelaksanaan kegiatan yang ada di lapangan. Informasi dapat dari karyawan pelaksana, penanggungjawab teknis, dan pengawas atau melalui berbagai laporan dan
kunjungan lapangan. H. Alat Pengendalian Alat pengendalian yang digunakan oleh manajer dalam melakukan pengendalian yaitu : 1. Budget Merupakan ikhtisar hasil yang akan diharapkan dan pengeluaran yang yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Proses Pengendalian dalam menggunakan budget yaitu dengan membandingkan antara penerimaan, pengeluaran, dan hasil 2. Non Budget a. Personal observation Pengawasan langsung secara pribadi yang dilakukan oleh manajer b. Report Merupakan laporan yang dibuat oleh bawahan. Dari laporan tersebut dapat diketahui perkembangan suatu kegiatan
71
Administrasi, organisasi, & manajemen c. Financial statement Merupakan daftar laporan keuangan yang biasanya dari balance sheet dan income statement. Dari kedua laporan tersebut dapat diketahui kondisi keuangan dari suatu perusahaan d. Statistik Merupakan proses pengumpulan data, keterangan, dan kejadian masa lalu, yang kemudian disajikan dalam bentuk grafik, kurva, diagram, sehingga dapat diketahui kejadian yang telah berlalu e. Internal Audit Pengendalian yang dilakukan oleh manajer terhadap bawahan yang meliputi kegiatan kegiatan tertentu I. Karakteristik Pengendalian yang efektif : a. Future oriented Sistem pengendalian yang dilakukan perlu berorientasi pada masa yang akan dating. Pengendalian harus disesuaikan dengan perencanaan, dan memungkinkan adanya tanggungjawab pada pihak pihak terkait. b. Multidimensional Pengendalian yang efektif tidak hanya didasarkan pada satu alat saja c. Ekonomis Sistem pengendalian harus memperhitungkan biaya yang dikeluarkan. Manfaat yang diperoleh harus seimbang dengan biaya yang dikeluarkan untuk pengendalian itu. d. Data yang akurat Data yang diolah menjadi informasi harus akurat, hal ini disebabkan pengendalian yang baik memerlukan informasi yang akurat. Informasi yang tidak akurat akan menimbulkan masalah baru dalam pengendalian. 72
Administrasi, organisasi, & manajemen e. Realistis atau dapat dicapai Sistem pengendalian yang digunakan harus drealistis f. Tepat waktu Informasi harus bersedia setiap saat pada waktu informasi tersebut dibutuhkan, hal ini guna memperlancar proses pengendalian g. Dapat dimonitor Pengendalian yang baik harus dirancang sesuai dengan karakteristik orang yang akan melakukan pengawasan tersebut, sehingga hal ini memudahkan proses pengendalian itu sendiri dan akan diperoleh informasi yang baik guna peningkatan efektivitas organisasi h. Dapat diterima oleh anggota organisasi Sistem pengendalian yang baik harus dapat menghasilkan informasi yang mengarah pada perbaikan. Informasi harus sampai pada pihak yang bertanggungjawab sehingga dapat diharapkan adanya perbaikan atas kekurangannya i. Fleksibel Sistem system pengendalian pengendalian juga harus harus mampu mmprediksi mungkin kemungkinan kemungkinan yang akan terjadi. Maka dari itu dirancang seluwes sehingga dapat menyesuaikan dengan situasi dan kondisi J. Kategori budget / biaya : a. Biaya langsung Suatu pengeluaran yang dibebankan dalam pekerjaan langsung atas hasil produksi atau jasa b. Biaya material langsung c. Biaya overhead d. Ongkos penjualan e. Biaya administrasi
73
Administrasi, organisasi, & manajemen K. Pengendalian biaya berkaitan dengan cost expectancy dari seorang analis anggaran / pembiayaan dengan menggunakan : 1. Standar standar yang ditentukan secara ilmiah 2. Performance yang lalu 3. Pertimbangan expectancy atau standard cost (pengeluaran normal) Evaluasi performance menyeluruh suatu organisasi, biasanya
diambil dari nilai nilai income statement dan balance sheet, ratio yang digunakan adalah : a. assets , kekayaan kekayaan yang ada terhadap utang utang yang ada b. Penjualan penjualan bersih terhadap modal kerja c. Penjualan penjualan bersih terhadap inventaris d. Belanja belanja administrasi terhadap penjualan penjualan e. Utang jangka panjang terhadap modal keseluruhan L. Pengawasan Kuantitas : Dimaksudkan untuk menimbulkan arus hasil hasil yang diingini secara teratur atau jasa jasa. Maksud untuk Pengendalian terus / Pengawasan kuantitas adalah menerus
memperhatikan bagaimana caranya berbagai hasil hasil produksi atau jasa jasa itu bergerak, dengan memastikan : 1. hasil hasil produksi atau jasa jasa tertentu tidak sampai habis 2. Menolong untuk mengidentifikasi dari rencana M. Pengawasan Kualitas : ( audit mutu / Quality Control) Tujuannya : mempertahankan kualitas yang memuaskan untuk tujuan yang dimaksudkan, bukan kualitas yang setinggi mungkin 74 hasil hasil produksi yang bergerak lebih maju dari rencana maupun yang terbelakang
Administrasi, organisasi, & manajemen Tujuan yang dicari : 1. Konsistensi dengan harga yang diminta untuk hasil produksi atau jasa itu 2. Diberikan hasil hasil yang memuaskan dan dapat dipercaya
BAB VI
LEADERSHIP / KEPEMIMPINAN
A. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian leadership / kepemimpinan 2. Memahami tentang pemimpin yang memenuhi
persyaratan
3. Memahami dan mengaplikasikan tentang jenis gaya
kepemimpinan
B. TUGAS / LATIHAN
1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang leadership /

kepemimpinan 2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi
75
BAB VI LEADERSHIP / KEPEMIMPINAN
kepemimpinan memainkan peranan yang amat penting, bahkan dapat dikatakan amat menentukan dalam usaha pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pimpinan membutuhkan orang lain, yaitu bawahan untuk melaksanakan secara langsung tugas-tugas, di samping memerlukan sarana dan prasarana lainnya. Kepemimpinan yang efektif adalah kepemimpinan yang mampu menumbuhkan, memelihara dan mengembangkan usaha dan iklim yang kondusif di dalam kehidupan organisasional. Bennis (dalam Kartono, 1982) memberi batasan kepemimpinan
sebagai the process by which an agent induces a subordinate to
76
Administrasi, organisasi, & manajemen behave in a desired manner (proses yang digunakan seorang pejabat menggerakkan bawahannya untuk berlaku sesuai dengan cara yang diharapkan). kepemimplnan Dari defenisi di atas dapat dinyatakan mempengaruhi bahwa atau
adalah
merupakan
proses
menggerakkan bawahan (followers) agar mau melaksanakan apa yang diinginkan atau diharapkan oleh pimpinan tersebut. Oleh karena pentingnya peranan kepemimpinan di dalam kehidupan
organisasional, ada pakar yang menyebut bahwa Leadership is getting things done by the others. Seorang pemimpin di dalam melaksanakan kepemimpinan haruslah memiliki kriteria-kriteria yang diharapkan, dalam arti seorang
pemimpin harus memiliki kriteria yang lebih dari pada bawahannya misalnya jujur, adil, bertanggung jawab, loyal, energik, dan beberapa kriteria-kriteria lainnya. Kepemimpinan merupakan sebuah hubungan yang kompleks, oleh karena berhadapan dengan kondisi-kondisi ekonomi, Gaya nilai-nilai sosial Secara yang dan langsung positif pertimbangan maupun tidak politis. langsung
kepemimpinan,
mempunyai
pengaruh
terhadap
peningkatan
produktivitas / prestasi kerja karyawan/pegawai. Hal ini didukung oleh Sinungan (1987) yang menyatakan bahwa gaya kepemimpinan yang termasuk di dalam lingkungan organisasi merupakan faktor potensi dalam meningkatkan produktivitas / prestasi kerja. Dewasa ini, banyak para ahli yang menawarkan gaya Kepemimpinan yang dapat 77
Administrasi, organisasi, & manajemen meningkatkan produktivitas kerja karyawan, dimulai dari yang paling klasik yaitu teori sifat sampai kepada teori situasional. Dari beberapa gaya yang di tawarkan para ahli di atas, maka gaya kepemimpinan situasionallah yang paling baru dan sering di gunakan pemimpin saat ini. Gaya kepemimpinan situasional dianggap para ahli manajemen sebagai gaya yang sangat cocok untuk diterapkan saat ini. Sedangkan untuk bawahan yang tergolong pada tingkat kematangan yaitu bawahan yang tidak mampu tetapi berkemauan, maka gaya kepemimpinan yang seperti ini masih pengarahan, karena kurang mampu, juga memberikan perilaku yang mendukung. Dalam hal ini pimpinan/pemimpin perlu membuka komunikasi dua arah (two way communications), yaitu untuk membantu bawahan dalam
meningkatkan motivasi kerjanya. Selanjutnya, yang mampu tetapi tidak mau melaksanakan
tugas/tanggung jawabnya. Bawahan seperti ini sebenarnya memiliki kemampuan untuk melakukan pekerjaan, akan tetapi kurang memiliki kemauan dalam melaksanakan tugas. Untuk meningkatkan
produktivitas kerjanya, dalam hal ini pemimpin harus aktif membuka komunikasi dua arah dan mendengarkan apa yang diinginkan oleh bawahan. Sedangkan gaya delegasi adalah gaya yang cocok
diterapkan pada bawahan yang memiliki kemauan juga kemampuan dalam bekerja. Dalam hal ini pemimpin tidak perlu banyak 78
Administrasi, organisasi, & manajemen memberikan dukungan maupun pengarahan, karena dianggap
bawahan sudah mengetahui bagaimana, kapan dan dimana mereka barus melaksanakan tugas/tangung jawabnya. Dengan penerapan gaya kepemimpinan situasional ini, maka bawahan/pegawai merasa diperhatikan oleh pemimpin, sehingga diharapkan produktivitas
kerjanya akan meningkat. Hubungan seorang pemimpin mempengaruhi pihak lain untuk bekerja sama secara sukarela dalam usaha mengerjakan tugas tugas yang berhubungan untuk mencapai hal yang diinginkan oleh pemimpin tersebut. menurut gr terry leadership is the activity of influencing people to strive willingly for mutual objectives
terdapat 2 tipe pengaruh pemimpin, yaitu : 1. prestasi pemimpin yang secara langsung mempengaruhi tingkat pekerjaan kelompok 2. perilaku pemimpin dalam mempengaruhi kehidupan kelompok dan kepuasan anggotanya Dalam menjalankan aktivitas di perusahaan seorang pemimpin / manajer merupakan factor yang menentukan tingkat kemajuan perusahaan. Untuk itu diperlukan pemimpin yang memenuhi persyaratan. Persyaratan itu terdiri dari : 1. harus puas dengan selesainya pekerjaan tertentu dengan memenuhi kebutuhan kelompoknya 2. harus dipercaya oleh para pengikutnya
79
Administrasi, organisasi, & manajemen 3. sadar akan peran yang diharapkan darinya 4. jenis / gaya kepemimpinan terdiri dari : a. kepemimpinan situasional b. kepemimpinan perilaku pribadi c. work centered / worker centered leadership d. personal leadership e. kepemimpinan demokrasi f. kepemimpinan otoritas g. kepemimpinan paternalistik h. indegenous leadership Selain itu ada beberapa jenis gaya kepemimpinan yang di tawarkan oleh para pakar leardership, mulai dari yang klasik sampai kepada yang modern yaitu gaya kepemimpinan situasional model Hersey dan Blancard. (dalam Erika revida 2000 : 123) : A. Gaya Kepemimpinan Kontinum. Gaya ini pertama sekali
dikembangkan oleh Robert Tannenbaum dan warren Schmidt. Menurut kedua ahli ini ada dua bidang pengaruh yang ekstrim, yaitu: 1). Bidang pengaruh pimpinan (pemimpin lebih menggunakan otoritas) 2). Bidang pengaruh kebebasan bawahan. (Pemimpin lebih
menekankan gaya demokratis) B. Gaya Managerial Grid Sesungguhnya, gaya managerial grid lebih menekankan kepada pendekatan dua aspek yaitu aspek produksi di satu pihak, dan orangorang di pihak lain. Blake dan Mouton menghendaki bagaimana
80
Administrasi, organisasi, & manajemen perhatian pemimpin terhadap produksi dan bawahannya (followers). Dalam managerial grid, ada empat gaya yang ekstrim dan ada satu gaya yang berada di tengah-tengah gaya ekstrim tersebut, a. Grid 1 manajer sedikit sekali memikirkan produksi yang harus dicapai. sedangkan juga sedikit perhatian terhadap orang-orang (followers) di dalam organisasinya. Dalam grid ini manajer hanya berfungsi sebagai perantara menyampaikan informasi dari atasan kepada bawahannya. b.Grid 2 manajer mempunyai perhatian yang tinggi terhadap produksi yang akan dicapai juga terhadap orang-orang yang bekerja dengannya. Manajer seperti ini dapat dikatakan sebagai manajer tim yang riel (The real team manajer) karena ia mampu menyatukan antara kebutuhan-kebutuhan produksi dan kebutuhan orang-orang secara individu. c. Grid 3 manajer memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi terhadap orang-orang dalam organisasi, tetapi perhatian terhadap produksi adalah rendah. Manajer seperti ini disebut sebagai pemimpin club. Gaya seperti ini lebih mengutamakan bagaimana menyenangkan hati bawahannya agar bawahannya dapat bekerja rileks, santai, bersahabat, tetapi tidak ada seorangpun yang berusaha untuk mencapai produktlvitas. d. Grid 4. adalah manajer yang menggunakan gaya kepemimpinan yang otokratis (autrocratic task managers), karena manejer seperti ini lebih menekankan produksi yang harus dicapai organisasinya, baik melalui efisiensi atau efektivitas pelaksanaan kerja, tetapi tidak mempunyai atau sedikit mempuyai perhatian terhadap bawahan.
81
Administrasi, organisasi, & manajemen Pemimpin yang baik adalah lebih memperhatikan terhadap produksi yang akan dicapai maupun terhadap orang-orang. Grid seperti ini berusaha menyeimbangkan produksi yang akan dicapai dengan perhatian terhadap orang-orang, dalam arti tidak terlalu menyolok. Manajer seperti ini tidak terlalu menciptakan target produksi yang akan dicapai, tetapi juga tidak mempunyai perhatian yang tidak terlalu menyolok kepada orang-orang. C. Tiga Dimensi dari Reddin Menurut Reddin, ada jenis gaya yang barus diperhatikan yaitu gaya yang efektif dan gaya yang tidak efektif. Gaya kepemimpinan dari Reddin ini tidak terpengaruh kepada lingkungan sakitarnya.Gaya yang efektif terdiri atas empat jenis, yaitu : a. Eksekutif. Gaya ini mempunyai perhatian yang banyak terhadap tugas-tugas pekerjaan dan hubungan kerja. Manajer seperti ini berfungsi sebagai motivator yang baik dan mau menetapkan produktivitas yang tinggi. b. Pencinta sedangkan minim. c. Otokratis yang baik. Gaya kepemimpinan ini menekankan perhatian yang maksimum terhadap pekerjaan (tugas-tugas) dan perhatian terhadap hubungan kerja yang minimum sekali, tetapi tetap berusaha agar menjaga perasaan bawahannya. Gaya Kepemimpinan yang tidak efektif adalah sebagai berikut : Pengembangan perhatian (Developer). Pada gaya ini lebih adalah
mempunyai perhatian yang penuh terhadap hubungan kerja, terhadap tugas-tugas pekerjaan
82
Administrasi, organisasi, & manajemen 1). Pencinta Kompromi (Compromiser). Gaya Kompromi ini yang kompromi.
menitikberatkan perhatian kepada tugas dan hubungan kerja berdasarkan situasi 2). Missionari Manajer seperti ini menilai keharmonisan sebagai suatu tujuan, dalam arti memberikan perhatian yang besar dan maksimum pada orang-orang dan hubungan kerja tetapi sedikit perhatian terhadap tugas dan perilaku yang tidak sesuai. 3). Otokrat. Pemimpin tipe seperti ini memberikan perhatian yang banyak terhadap tugas dan sedikit perhatian terhadap hubungan kerja dengan perilaku yang tidak sesuai. 4). Lari dari tugas (Deserter)Manajer yang memiliki gaya kepemipinan seperti ini sama sekali tidak memberikan perhatian, baik kepada tugas maupun hubung kerja. 4. Gaya Kepemimpinan Situasional . Gaya kepemimpin situasional mencoba mengkombinasikan proses kepemimpinan dengan situasi dan kondisi yang ada. Gaya ini diketengahkan oleh Hersey dan Blancard yaitu: a) Jumlah petunjuk dan pengarahan yang diberikan oleh pimpinan. b) Jumlah dukungan sosioemosional yang diberikan oleh pimpinan. c) Tingkat kematangan dan kesiapan para pengikut yang di tunjukkan dalam melaksanakan tugas kasus, fungsi atau tujuan tertentu. Pada dasarnya, konsepsi gaya kepemimpinan situasional menekankan kepada perilaku pimpinan dengan bawahan (followers) saja, yang dihubungkan dengan tingkat kematangan dan kesiapan bawahannya. Kematangan (maturity) dalam hal ini diartikan sebagai kemauan dan kemampuan dari bawahan (followers) untuk yang amat menarik untuk dipelajari.Menurut gaya kepemimpinan situasional, ada tiga hal yang saling berhubungan
83
Administrasi, organisasi, & manajemen bertanggung jawab dalam mengarahkan perilaku sendiri.
Menurut Hersey dan Blancard penemunya (1979) ada empat jenis tingkat kematangan bawahan (followers) yaitu : a. Orang yang tidak mampu dan tidak mau atau tidak yakin (M1). b. Orang yang tidak mampu tetapi mau (M2). c. Orang yang mampu tetapi tidak mau atau kurang yakin (M3). d. Orang yang mampu dan mau atau yakin (M4). Gaya kepemimpinan Partisipasi adalah gaya yang sesuai untuk tingkat kematangan Mampu akan tetapi tidak memiliki kemauan untuk melakukan tanggung jawab (M3)/tugas, karena ketidakmauan atau ketidakyakinan mereka untuk melakukan tugas/tangung jawab
seringkali disebabkan karena kurang keyakinan. Dalam kasus seperti ini pemimpin perlu membuka komunikasi dua arah dan secara aktif mendegarkan mendukung usaha-usaha yang dilakukan para
bawahan/pengikutnya. Selanjutnya, untuk tingkat kematangan yang mampu dan mau/yakin (M4), maka gaya kepemimpinan yang sesuai adalah gaya Delegasi, karena orang/bawahan seperti ini adalah mampu melaksanakan tugas dan mau/yakin. Dengan gaya delegasi ini pimpinan sedikit memberi pengarahan maupun dukungan, karena dianggap sudah mampu dan mau melaksanakan tugas/tanggung jawabnya. Mereka diperkenankan untuk melaksanakan sendiri dan memutuskannya tentang bagaimana, Kapan dan dimana pekerjaan
84
Administrasi, organisasi, & manajemen mereka harus dilaksanakan. Pada gaya delegasi ini tidak terlalu diperlukan komunikasi dua arah. Kepemimpinan adalah suatu proses dimana pimpinan/pemimpin dapat mempengaruhi bawahannya/orang lain, agar bawahan/orang lain tersebut mau melakukan apa yang diinginkan oleh pimpinan/pemimpin tersebut. Gaya kepemimpinan adalah cara yang digunakan
pimpinan/pemimpin dalam mempengaruhi bawahan/orang lain, agar tercapai apa yang diinginkannya. Produktivitas kerja adalah hasil kerja yang nyata diperoleh oleh tenaga kerja yang didasari sikap mental yang patriotik yang menganggap bahwa hari ini harus lebih baik dari hari kemarin dan hari esok harus lebih baik dari hari ini. Cara-cara kerja hari ini harus lebih baik dari cara-cara kerja kemarin, dan caracara kerja hari esok harus lebih baik dari cara-cara kerja hari ini. Untuk meningkatkan Prestasi kerja, gaya kepemimpinan situasional adalah gaya yang paling sesuai diterapkan seorang pemimpin/pimpinan saat ini, mengingat bahwa penerapan gaya ini disesuaikan dengan tingkat kematangan bawahan/pengikut. Hal ini didasari asumsi bahwa setiap bawahan / orang lain akan memiliki tingkat kematangan yang berbeda satu sama lain.
85
Administrasi, organisasi, & manajemen BAB VII
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ( SIM )

A. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) 2. 3. 4. 5. Memahami tentang Klasifikasi data Memahami dan mengaplikasikan tentang persyaratan data Memahami dan mengaplikasikan tentang Nilai Informasi Memahami dan mengaplikasikan tentang Sistem Informasi Manajemen 6. Memahami dan mengaplikasikan tentang Manfaat / keunggulan Penggunaan SIM 7. Memahami dan mengaplikasikan tentang Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi 8. Memahami dan mengaplikasikan tentang kegagalan teknologi komputer dalam konsep SIM B. TUGAS / LATIHAN
1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang Sistem

Informasi Manajemen ( SIM ) 2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi
86
BAB VII SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ( SIM )

Informasi dalam pengembilan keputusan sangat membantu para manajer. Menurut Gordon B. Davis informasi dalam arti sempit adalah : Information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipten and is of real or perceived value in current or prospective actions or decisions Dan pengertian yang lebih luas dikemukakan oleh Dr. RJ. Beishon yaitu : Information is interpreted, perhaps, more widely than is usual, top include all the signals and data which a manager receives in the course of the day, whether they are apparently relevant to the wpork or not. This approach regards such things as facials expressions and gestures as information, as well as the more aobvious things such as memos and telephone messages. Menyimpulkan dua definisi tersebut diatas, maka informasi adalah data yang telah diolah yang terdiri atas fakta fakta dan symbol symbol yang menunjukkan objek atau ide.
A. Klasifikasi data :
Data sebagai bahan baku untuk menjadi informasi apabila diklasifikan akan terdiri dari : 1. Jenis data : a. Data hitung (enumeration data) adalah sebagai penghasilan tertentu dalam suatu jumlah
87
Administrasi, organisasi, & manajemen b. Data ukur ( measurement data) bahwa data merupakan sesuatu yang menun jukkan ukuran tentang nilai sesuatu.
2. Sifat data : a. Data kuantitatif ( quantitative data), yaitu data mengenai penggolongan yang berhubungan dengan penjumlahan b. Data kualitatif ( qualitative data ) yaitu merupakan data yang berhubungan dengan kualitas atau sifat tertentu 3. Sumber Data : a. Data internal ( internal data ) yaitu data yang diperoleh dari internal organisasi / perusahaan, juga dapat dikatakan data yang dilakukan sendiri b. Data eksternal ( external data ) yaitu data yang diperoleh melalui observasi dari orang lain atau data yang berasal dari luar organisasi. B. PERSYARATAN DATA : 1. Ketelitian atau kelengkapan data. Pengambilan data harus teliti dan tidak ada yang tertinggal. 2. Waktu pengolahan data Waktu pengolahan data harus tepat waktu, agar informasi diperoleh cepat dan bermanfaat 3. Sumber data. Sumber data harus jelas, agar informasi yang diperoleh sesuai dengan kondisi yang ditetapkan. C. Nilai Informasi 1. Akurat Informasi memiliki nilai manfaat apabila informasi tersebut akurat dan tepat pada sasaran yang dinginkan 88
Administrasi, organisasi, & manajemen 2. Lengkap Jumlah Informasi harus memadai guna mengidentifikasi permasalahan dan melakukan pemecahan masalah tersebut, maka dari informasi harus lengkap
3. Relevan Informasi akan bermanfaat apabila relevan dengan persoalannya atau urgensinya, agar untuk pengambil memecahkan keputusan permasalahan dapat yang menggunakannya potensial. 4. tepat waktu Informasi akan bermanfaat apabila dalam menyusunnya tepat waktu, dengan demikian in formasi harus selalu tersedia sesuai dengan waktu yang dibutuhkan, atau manakala diperlukan. 5. Dapat diukur Informasi akan bermanfaat apabila dapat diukur, maka informasi tersebut harus jelas. 6. Dapat dibuktikan Informasi harus dapat dibuktikan, maka dari itu informasi harus dapat ditelusuri atau harus mudah didentifikasi. D. Sistem Informasi Manajemen Moekijat : Sistem Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang diperkembangkan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan informasi 89 dalam rangka mencapai trujuan organisasi. Dengan sendirinya data tersebut oleh manajemen diolah lebih dahulu menjadi
Administrasi, organisasi, & manajemen Bartol mengemukakan bahwa : Management information system is a formal system of gathering, integrating, comparing, analyzing, and dispering information internal and external to the enterprise in a timely, effective, and efficient manner.
E. Manfaat / keunggulan Penggunaan SIM 1. Keuntungan bagi proses planning (perencanaan), adalah setiap anggota organisasi bias mendapatkan informasi secara cepat, sehingga memungkinkan keterlibatan banyak orang dalam proses perencanaan. 2. Keuntungan bagi proses organizing ( pengorganisasian), adalah penggunaan SIM dapat meningkatkan koordinasi antara anggota organisasi 3. Keuntungan bagi proses leading ( kepemimpinan) dapat meningkatkan komunikasi antara stakeholder 4. Keuntungan dalam proses controlling ( Pengawasan / pengendalian) memungkinkan untuk pengukuran kinerja secara lebih intensif. F. Contoh penggunaan SIM : 1. 2. Petugas Manajer administrasi, tingkat bawah, untuk untuk mengerjakan mendapatkan transaksi data dan mengolah data operasi, membantu perencanaan, penyusunan jadwal, mengetahui situasi yang tidak terkendali, dan pengembilan keputusan 3. Staf ahli, untuk mendapatkan informasi bagi analisisnya, membantu menganalisisnya, dan membuat perencanaan dan pelaporan 4. Manajemen, untuk laporan tetap, permintaan informasi khusus, laporan khusus mengenai problem, dan peluang yang ada, dan untuk pengambilan keputusan 90
G. Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi 1. Pemasaran / Marketing, contoh ramalan penjualan, perencanaan penjualan, analisas pelanggan, dan penjualan 2. Produksi, Contoh Perencanaan, dan penjadwalan produksi, pengendalian biaya, analisis biaya 3. Logistik, Contoh : Perencanaan dan pengendalian pembelian, persediaan barang dan distribusi 4. Personalia, ( SIM SDM) contoh : perencanaan kebutuhan personalia, penganalisis prestasi, administrasi gaji 5. Keuangan dan akuntansi ( SIA), contoh : analisis keuangan, analisis biaya, perencanaan kebutuhan modal, perhitungan pendapatan H. SIM Sumberdaya Manusia Dalam merencanakan model SIM Sumberdaya Manusia, digunakan pola umum yang sama dengan subsistem masukan, landasan data, dan subsistem keluaran yang digunakan untuk bidang fungsional lainnya. Model SIM Sumber daya manusia sebagai berikut :
91
Data
Informasi Subsistem Masukan
Subsistem Keluaran
Sistem Informasi Akuntansi
Subsistem Perencanaan Tenaga Kerja
Subsistem Penarikan Tenaga Kerja
Sumber internal
Subsistem Manajemen Tenaga Kerja SubSistem Penelitian SDM Landasan Data SIM SDM Subsistem Kompensasi
emakai
Sumber Lingkungan
SubSistem Intelegensi SDM Subsistem Tunjangan
92
Subsistem Pelaporan Lingkungan
Gambar 8 : Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia H. KEGAGALAN TEKNOLOGI KOMPUTER DALAM KONSEP SIM 1. Kekurangan dalam perangkat lunak ( software) dan perangkat keras (hardware) 2. Kekurangan tenaga ahli dalam bidang SIM 3. Kurang siapnya tenaga pemakai dan fungsi pemakain SIM tersebut I. Hubungan Kebutuhan Informasi dengan Tingkatan Manajemen
Sumber informasi Eksternal TOP MIDLE LOWER Eksternal & internal Internal
Kebutuhan informasi > 50% Seimbang
>50%
Gambar 9 : Hubungan Kebutuhan Informasi dengan Tingkatan Manajemen
93
Administrasi, organisasi, & manajemen Dalam proses manajemen, setiap tingkatan manajemen
membutuhkan berbagai informasi baik dari internal maupun eksternal organisasi, walaupun tentunya setiap tingkatan manajemen tersebut kebutuhannya berbeda beda. Top manager ( pimpinan puncak) yang memiliki tugas dan tanggung jawab perusahaan / organisasi secara komprehensif / menyeluruh ( stratejik), memiliki pemikiran yang berorientasi ke masa depan dan keluar dari perusahaan ( visioner). Dengan demikian Top Manager banyak membutuhkan informasi dari eksternal organisasi yang terdiri dari kondisi pesaing, kondisi social ekonomi, budaya dan politik. Penegakan hukum serta kebijakan pemerintah dan lain sebagainya. Midle manager, (manajer tingkat menengah), membutuhkan informasi dari luar hanya 50%. Kebutuhan informasi lainnya yang berasaldari dalam 50%, hal ini disebabkan tugas dan tanggungjawabnya bersifat taktis Lower Manager ( manajer tingkat bawah) hanya membutuhkan informasi dari internal organisasi sebesar 50%, karena tugas dan tanggunbg jawabnya bersifat teknis.
94
PERILAKU ORGANISASI
A. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa mampu : 1. Memahami tentang Pengertian perilaku organisasi seyogyanya
BAB VIII
2. Memahami tentang Ciri Utama Perilaku Organisasi 3. Memahami dan mengaplikasikan tentang Perilaku Kelompok
4. Memahami dan mengaplikasikan tentang Perilaku social dalam kelompok
5. Memahami dan mengaplikasikan tentang Kewibawaan dan

Kepemimpinan dalam kelompok 6. Memahami dan mengaplikasikan tentang Efektivitas Organisasi 7. Memahami dan mengaplikasikan tentang Perubahan organisasi
B. TUGAS / LATIHAN
1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang perilaku

organisasi 2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi
95
BAB VIII.
PERILAKU ORGANISASI
Hakekat menciptakan organisasi lingkungan bukan hanya merupakan alat untuk yang
menyediakan peralatan berupa barang dan jasa tetapi organisasi juga tempat kehidupan manusia berhubungan terhadap setiap aspek kehidupan. Organisasi dapat mempenagruhi perilaku manusia, dan sebaliknya perilaku manusia dapat mengubah organisasi. Tetapi manusia jarang memperhatikannya, tanpa disadari ada pengaruh psikologis dari setiap jenis keterlibatan pengaruh organisasi terhadap unsure pribadi dan kelompok, sampai kepada kondisi suatu Negara bangsa yang membentuk menjadi kebudayaan. Para ahli perilaku maupun manajemen berkeyakinan bahwa perilaku manusia itu penting dalam menentukan efektivitas setiap organisasi. Manusia adalah merupakan suatu sumber utama bagi semua organisasi, tidak ada organisasi tanpa manusia.
96
Administrasi, organisasi, & manajemen 1. PENGERTIAN : Perilaku organisasi di definisikan sebagai studi mengenai perilaku manusia dalam organisasi, dengan menggunakan ilmu pengetahuan tentang bagaimana manusia bertindak dalam organisasi. Perilaku manusia mendasarkan pada analisis terhadap manusia yang ditujukan bagi kemanfaatan orang. Lindsay & Patrick : (1996) menegmukakan bahwa elemen kunci dalam perilaku organisasi adalah orang, struktur, teknologi dan lingkungan, dimana organisasi tersebut berkedudukan dan jangkauan operasionalnya. Lingkungan organisasi juga dapat dilihat dari dua sudut pandang , yaitu lingkungan internal dan lingkungan eksternal.
Orang
Lingkungan Lingkungan
Organisasi
Struktur
Teknologi
Lingkungan
Gambar 10: Elemen Kunci Dalam Perilaku Organisasi
Sudut pandang lingkungan eksternal adalah merupakan suatu variable yang mempunyai dimensi dimensi sangat banyak dan bervariasi, dilihat dari karakteristik teknologi dan perilaku masyarakat. Variabel lingkungan eksternal sangat kuat dalam mempengaruhi organisasi, baik dari segi tuntutan perubahan terhadap organisasi, maupun terhadap tuntutan perubahan permintaan konsumen atas hasil (output) dari organisasi. Tuntutan yang paling menonjol dari 97
Administrasi, organisasi, & manajemen lingkungan eksternal adalah pelestarian lingkungan, baik sumber daya alam maupun sumber daya manusia. Sudut pandang dari lingkungan internal menyangkut variable perilaku anggota organisasi atau karyawan, kondisi tempat bekerja, fasilitas, dan aturan yang berlaku dalam organisasi. Pada umumnya dimensi ini sangat dipengaruhi dimensi lingkungan eksternal yang dibawa olehy karyawan sebagai anggota organisasi atau pengaruh pelanggan organisasi terhadap karyawan, sehingga terjadi perubahan di dalam organisasi. Tuntutan perubahan lingkungan internal organisasi apabila tidak diantisipasi dapat mengakibatkan organisasi tidak kreatif, yang kemudian akan kalah dalam persaingan diantara sesame organisasi.
2. Ciri Utama Perilaku Organisasi : Ciri utama bidang keorganisasian dapat dilihat dari karakteristik sebagai berikut : Karakteristik Tiga tingkat analisis Sifat interdisipliner Pusat Perhatian Perorangan, Kelompok, dan
organisasi Menggunakan prinsip konsep, dan pola dari ilmu ilmu perilaku psikologi social dan anthropologi budaya. Disiplin ilmu ini digunakan sebagai dasar menyusun teori dan metode serta penerapan dalam ilmu manajemen Menekankan pentingnya sikap dan persepsi manusia dalam memahami perilaku, struktur, dan
Orientasi manusia
Orientasi hasil karya
proses dalam organisasi Terus menerus meneknkan
98
Administrasi, organisasi, & manajemen pencarian guna meyakinkan,
menyokong, dan mendorong hasil karya yang efektif Pengakuan Kekuatan Lingkungan Terus menerus mengenali luar luar untuk dan
memeriksa kekuatan lingkungan meningkatkan efektivitas organisasi
Penggunaan Metode
Di mana mungkin, metode ilmiah digunakan untuk melengkapi pengalaman dan intuisi Pengetahuan ini harus berguna bagi manajer praktisi, kelompok, apabila dan mereka menghadapi persoalan
Orientasi Penerapan
perorangan, keorganisasian 3. Perilaku Kelompok
a. Kelompok adalah sejumlah orang yang saling berkomunikasi antara yang satu dengan yang lain, serta seringkali dilakukan sepanjang jangka waktu tertentu dan jumlahnya cukup sedikit , sehingga tiap orang mampu berkomunikasi dengan semua orang, tidak melewati orang lain atau orang kedua, tetapi dengan tatap muka. b. Kelompok adalah dua orang atau lebih karyawan yang saling pengaruh mempenagruhi dengan cara sedemikian rupa, sehingga perilaku dan atau hasil karya seseorang anggota dipengaruhi oleh perilaku dan atau hasil karya para anggotanya yang lain Ciri Ciri Anggota kelompok : a. Mempunyai motivasi untuk bergabung b. Mengenal kelompok sebagai suatu unit yang terpadu dari orang orang yang saling berinteraksi
99
Administrasi, organisasi, & manajemen c. Memberi sumbangan dalam jumlah yang berbeda beda kepada proses kelompok ( beberapa orang menyumbangkan lebih banyak waktu atau tenaga kepada kelompok) d. Mencapai kesepakatan dan mempunyai perbedaan pendapat lewat berbagai macam interaksi
4. Perilaku social dalam kelompok Sifat orang yang senang sekali berkumpul sering menyebabkan kebutuhan akan pembentukan kelompok. Keinginan untuk masuk dan menjadi salah satu anggota kelompok menunjukkan kebutuhan social semua orang. Hal ini sebenarnya berlaku tidak hanya dalam pekerjaan, tetapi juga dluar tempat kerja sebagaimana telah dibuktikan oleh adanya berbagai macam organisasi social, kebudayaan, politik dan persaudaraan. Perilakunya dalam kelompok tersebut : a. Membutuhkan status social dirinya sebagai anggota kelompok b. Memberikan bantuan dan dukungan materi maupun non materi c. Keterlibatan dalam aktivitas kelompok d. Mengaktualisasikan dirinya sebagai anggota kelompok 5. Perilaku tugas dalam kelompok : a. Anggota kelompok bekerja sama untuk mencapai tujuan kelompok b. Berkomunikasi dalam pelaksanaan tugas c. Melakukan koordinasi dalam proses pencapaian tujuan kelompok 6. Ciri Ciri Kelompok : a. Struktur b. Hirarki status c. Peran 100
Administrasi, organisasi, & manajemen d. Norma atau peraturan e. Kepemimpinan f. Kesatupaduan g. Kesatupaduan dan hasil karya 7. Kewibawaan dan Kepemimpinan dalam kelompok Peran kepemimpinan dalam kelompok merupakan suatu karakteristik penting dalam kelompok. Dalam kelompok formal, pemimpin dapat menjalankan kekuasaannya secara resmi. Dalam kelompok informal pemimpin orang yang berwibawa dan dihormati karena dianggap dapat memmbantu kelompok mencapai tujuannya, sebagai fasilitator yang dapat menyelesaikan konflik diantara kelompok dan anggotanya. Pemimpin informal seringkali dapat berganti ganti karena situasi yang berbeda beda, juga karena alas an kaderisasi, sehingga kesinambungan kepemimpinan dapat berjalan terus Praktek Kepemimpinan : 4 ( empat) proporsi pokok kepemimpinan : a. Bahwa kepemimpinan adalah bagian biasa dari pekerjaan setiap manajer b. Bahwa kepemimpinan kelompok dapat berakibat menyolok pada hasilnya c. Bahwa kepemimpinan dapat dipelajari d. Bahwa kepemimpinan timbul dari perpaduan factor factor dan bukan semata mata seseorang. 8. Perilaku Kelompok : a. Kelompok dipandang dari persepsi Para anggota kelompok harus mengetahui hubungan mereka dengan yang lain supaya mereka dinamakan kelompok, dengan demikian anggota kelompok mengetahui keberadaan tiap tiap anggotanya dan mengetahui kesan dari tiap anggotanya. b. kelompok dipandang dari segi organisasi 101 berasal dari bakat atau kepribadian
Administrasi, organisasi, & manajemen Kelompok Sebagi suatu system yang terorganisasi yang terdiri dari dua orang atau lebih yang saling berhubungan sedemikian rupa sehingga system tersebut melakukan fungsi tertentu, mempunyai serangkaian peran hubungan antara para anggotanya dan mempunyai serangkaian norma yang mengatur fungsi kelompok dari tiap anggotanya. c. Kelompok dipandang dari segi motivasi Kelompok sebagai suatu kumpulan individu yang eksistensinya adalah sebagai kumpulan tersebut. d. Kelompok dipandang dari segi interaksi Kelompok adalah sejumlah orang yang saling berkomunikasi antara yang satu dengan yang lain, maka para anggotanya : a. Mempunyai motivasi untuk bergabung b. Mengenal kelompok sebagai suatu unit yang terpadu dari orang orang yang saling berinteraksi c. Memberi sumbangan dalam jumlah yang berbeda beda kepada proses kelompok ( beberapa orang menyumbangkan lebih banyak waktu atau tenaga kepada kelompok) d. Mencapai kesepakatan dan mempunyai perbedaan pendapat lewat berbagai macam interaksi 9. Efektivitas Organisasi Efektivitas organisasi terdiri dari efektivitas individu dan efektivitas kelompok. Efektivitas organisasi adalah lebih banyak dari jumlah efektivitas individu dan kelompok melalui pengaruh sinergitas ( kerjasama), organisasi akan mampu mendapatkan kinerja yang lebih baik dan tinggi tingkatannya daripada kinerja tiap tiap bagiannya Efektivitas Individu Efektivitas kelompok Efektivitas Organisasi yang sangat bermanfaat bagi para individu
Gambar 11 : Tiga Pandangan Mengenai Efektivitas Organisasi 102
10. Kriteria Efektivitas Organisasi Efektivitas organisasi itu mempunyai arti apakah suatu organisasi itu mampu bertahan dan hidup terus dalam lingkungannya yang lebih besar yang mempunyai konsekuensi bahwa kelangsungan hidup organisasi itu akan hidup terus. Hubungan criteria efektivitas dan dimensi waktu dilihat pada gambar sebagai berikut : WAKTU Jangka Menengah Dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan
Jangka Pendek Kr iteria *. Produksi * Efisiensi Kepuasan
Jangka Panjang Dapat hidup terus
11. Alasan Organisasi berubah : 1. Hasil yang timbul karena pengorganisasian menyebabkan timbulnya perubahan 2. Peubahan personil 3. Terjadinya perubahan pada produk, jasa dan metode 4. Adanya upaya perbaikan perbaikan 12. Faktor pokok yang mengharuskan adanya perubahan didalam sebuah organisasi 1. Pertumbuhan perusahaan 2. sifat sifat pasar dan produk 3. pasar pasar internasional 4. sifat sifat produksi 13. Penilaian Organisasi :
103
Administrasi, organisasi, & manajemen Evaluasi program / penilaian dslsm yang orgsnisasi perlu dilakukan Evaluasi untuk dapat
memberikan suatu perbaikan atau pembenaran terhadap program organisasi telah dilaksanakan. memberikan data objektif melalui kegiatan pengumpulan data yang bermanfaat dan bernilai bagi kelangsungan organisasi. Proses evaluasi merupakan salah satu upaya membandingkan hasil hasil program dengan tujuan program. Pada dasarnya evaluasi terdiri dari : 1. Mengumpulkan data 2. Mengatur dan menganalisis data 3. mengintepretasikan dan menarik kesimpulan data 4. membandingkan kesimpulan kesimpulan dengan tujuan yang telah dipaparkan 5. mencatat rekomendasi untuk perubahan perubahan program berikutnya. 14. Pengembangan Organisasi: a. Menganalisis masukan ( input) bagi organisasi b. Proses pengorganisasian sampai menciptakan keluaran ( output) organisasi, pelayanan Untuk memperjelas hal tersebut dapat dilihat gambar mengenai pengembangan organisasi berdasarkan scenario klasik sebagai berikut :
Informasi Organisasi
baik
dalam
bentuk
barang
produk
ataupun
jasa
INPUT OUTPUT
Organisasi Katalisasi Kejadian dan Lingkungan
Perbaikan
Strategi
Mendefinisikan tugas
Modifikasi Kunci Rencana Organisasi
Group Individu
Sumberdaya
104
Individu
gambar 12: pengembangan Organisasi Berdasarkan Scenario klasik 15. Tahapan Perubahan Organisasi 1. Perubahan akibat inovasi teknologi 2. Perubahan yang disebabkan Inovasi Karena Taktik Produksi: a. Rutinitas : Upaya manajemen sesuai dengan program manajemen untuk mendesign dan memperbaiki suatu produk termasuk penyesuaian dalam gaya / bentuk produk b. Distres : apabila perusahaan mengalami kesulitas
105
BAB IX MANAJEMEN BERDASARKAN SASARAN ( MANAGEMENT BY OBJECTIVES )
A. TUJUAN KOMPETENSI KHUSUS Setelah mengikuti perkuliahan , mahasiswa seyogyanya mampu : 1. Memahami tentang Pengertian Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management By Objectives )
2. Memahami tentang Fungsi / Tujuan MBO 3. Memahami

dan mengaplikasikan tentang Langkah
Langkah MBO
4. Memahami dan mengaplikasikan tentang Keuntungan dan

Kelemahan MBO
5. Memahami dan mengaplikasikan tentang Permasalahan

dalam MBO.
6. Memahami dan mengaplikasikan tentang Persyaratan

minimum MBO,
7. Memahami dan mengaplikasikan tentang Efektivitas MBO :
B. TUGAS / LATIHAN
1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang Manajemen

Berdasarkan Sasaran (Management By Objectives ) 106
Administrasi, organisasi, & manajemen 2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi
BAB IX. MANAJEMEN BERDASARKAN SASARAN ( MANAGEMENT BY OBJECTIVES )

A. Pengertian: MBO is a comprehensive integrates many key managerial activities in a systematic manner and that is consciously directed toward the effective and efficient achievement of organizational and individual objectives. MBO : Sistem yang mengintegrasikan aktivitas aktivitas manajerial untuk mencapai tujuan organisasi secara efektrif dan efisien. B. Fungsi / Tujuan MBO : 1. Menghubungkan tujuan organisasi dan perencanaan 2. Merupakan metrode formal / semiformal yang diawali dari penetapan tujuan, pelaksanaan, dan evaluasi 3. Mendorong bawahan untuk lebih berpartisipasi 4. Memperjelas tujuan dan mengkomunikasikan tujuan serta hasil yang diharapkan
107
Administrasi, organisasi, & manajemen C. Langkah Langkah MBO Develop overall organization goal Establish specific goals for various Department, sub units, & Individuals Formulate actions plan Implement plans and maintain self control Review progress periodically Appraise performance D. Keuntungan dan Kelemahan MBO : Keuntungan Kelemahan 1. Meningkatkan koordinasi antara 1. Cenderung gagal jika tidak ada tujuan dan rencana 2.Memperjelas ekspektasi 3.Memungkinkan 4. prioritas komitmen yang continue dari manajemen puncak dan 2. Adanya ketergantungan yang besar terhadap pihak lain
dalam organisasi Komunikasi 3. Terlalu menekankan pada tujuan jangka pendek
vertical dan horizontal Meningkatkan motivasi
karyawan 5.Dapat menjalankan pengawasan yang lebih efektif E. Permasalahan dalam MBO. Yaitu : 1. Permasalahan dalam menentukan bidang bidang khusus, dalam hal ini berkaitan menentukan tujuan organisasi, langkah langkahnya sebagai berikut: a. Tentukan kegiatan kegiatan utama yang perlu untuk mencapai tujuan tersebut
108
Administrasi, organisasi, & manajemen b. Tetapkanlah kegiatan pendukung yang diperoleh untuk mencapai kegiatan kegitan utama c. Tegaskanlah tanggungjawab pokok untuk setiap kegiatan kegiatan pendunjang d. Tentukanlah sumber sumber tambahan yang diperlukan untuk setriap kegiatan dan kegiatan tambahan 2. Permasalahan implementasi kebijakan organisasi kaitannya terhadap kemampuan / kapasitas individu dalam organisasi F. Persyaratan minimum MBO, yaitu : 1. Tujuan tujuan masing masing ditetapkan bersama sama oleh bawahan dan atasan 2. Individu individu dalam organisasi, secara berkala dievaluasi kinerjanya dan menerima umpan balik mengenai pelaksanaannya 3. Individu dinilai kinerjanya serta diberikan upah / gaji sesuai dengan kinerjanya dalam pencapaian tujuan G. Prinsip MBO , terdiri atas : 1. Pendapat dari sub ordinat diperhatikan dalam penentuan tujuan organisasi 2. Harapan individu dalam organisasi akan menjadi perhatian sesuai waktunya H. Proses MBO : Gambar 13 : Proses MBO
Starting the MBO program
Establisment preliminary goals at the top
Collaborative goal settings
Communicating organizational goal
Meeting
Periodic review Evaluation
Verifiable goals
Counseling
Resources
109
Sumber: Griffin I. Efektivitas MBO : 1. Kekuatan ( Strengths), Manfaat utama dari MBO adalah adanya p[erbaikan / perubahan motivasi pegawai / karyawan. Karena suara / pendapat mereka menjadi harapan sebagai faktor penentu, dan harapan atas penghargaan dalam pencapaian tujuan, organisasi dirancang dengan kekuatan yang penuh pada sistem motivasi pegawai 2. Kritik ( Criticism) , MBO harus siap dikritik. Barangkali yang menjadi permasalahan membuat besar bahwa keputusan program MBO, MBO harus dalam mendapat dukungan dari top manajer . Beberapa perusahaan keputusan menggunakan tetapi pelaksanaannya di delegasikan kepada manajer tingkat bawah. Hal ini menyebabkan program tidak efektif, sebab tujuan di tingkat bawah tidak sesuai dengan program di tingkat atas, dan sebab lainnya tidak adanya motivasi organisasi yang menjadi komitmen dalam pelaksanaan MBO.
110
BAB X BUDAYA ORGANISASI

A. Pengantar : *. Budaya nasional merupakan nilai nilai utama yang diimplementasikan menjadi habitual action sehingga merupakan unsur karakteristik masyarakat atau bangsa di suatu negara . Masyarakat suatu bangsa akan membangun negaranya sesuai dengan dengan jalan budayanya . *. Frame work dalam upaya menganalisis variasi antar budaya dengan melakukan identifikasi dimensi budaya *. Budaya nasional berdampak luas terhadap hasil pekerjaan seseorang dalam hubungannya dengan nilai nilai dan atitude berpikir. Dampak tersebut lebih luas dengan adanya perbedaan umum, jenis kelamin, profesi, dan posisi dalam organisasi. B. Budaya / kebudayaan Pengertian dalam arti sempit adalah pikiran, karya, dan hasil karya manusia yang memenuhi hasratnya akan keindahan dengan hanya terbatas pada seni Pengertian lainnya adalah sebagai keseluruhan pengetahuan manusia sebagai mahluk sosial yang digunakan untuk memahami lingkungan serta pengalamannya dan menjadi pedoman tingkah lakunya Para ahli sosial mengartikan sebagai seluruh pikiran manusia yang tidak berakar pada nalurinya sehingga hanya dicetuskan oleh manusia sesudah melalui proses belajar.
111
Administrasi, organisasi, & manajemen Menurut Gibson, Ivancevich, Donnely budaya adalah ide tradisional, turun temurun, tertanam pada nilai JW Symington budaya adalah kebiasaan ( kepercayaan, pengetahuan, seni, moral, adat istiadat) Krober & Kluchorn budaya adalah pola eksplisit dan implisit perilaku kelompok manusia C. Budaya Organisasi : *. Interaksi berbagai orang dengan latar belakang, kepribadian, emosi, dan ego yang beragam membentuk suatu kesatuan yang memiliki tujuan, keyakinan, dan nilai nilai yang sama *. The Jakarta Consulting Group : Budaya organisasi adalah sebagai nilai nilai yang menjadi pegangan sumberdaya manusia dalam menjalankan kewajibannya dan juga perilakunya di dalam organisasi Menurut Scheine, budaya organisasi adalah pola asumsi dasar bentukan, temuan, atau pengembangan kelompok yang bekerja cukup baik dalam mengatasi masalah sehingga perlu diajarkan kepada anggota baru Menurut Hofsede budaya organisasi adalah pemograman mental efektif Kesimpulan : yang membedakan organisasi satu dengan organisasi lainnya adalah sistem bermakna ( norma, nilai, sikap, keyakinan). Jika diamati secara seksama, sistem bermakna merupakan seperangkat karakteristik utama yang dihargai oleh anggota organisasi. D. Karakteristik budaya organisasi (gambaran majemuk budaya organisasi) 1. Inovation and risk taking (Inovasi dan pengambilan resiko) yaitu sejauhmana para karyawan didorong untuk berinovasi dan berani mengambil resiko 2. Attention to detail ( perhatian ke rincian), yaitru sejauhmana karyawan diharapkan memperlihatkan prestasi, kecermatan, analisis, dan perhatian kepada rincian 3. Outcome orientatiom ( Orientasi hasil) yaitu sejauhmana manajemen berfokus pada hasil, bukannya pada teknik dan proses yang digunakan untuk mencapai hasil 4. People orientation ( Orientasi orang), yaitu sejauhmana keputusan manajemen memperhitungkan efek hasil hasil pada orang orang di dalam organisasi
112
Administrasi, organisasi, & manajemen 5. Team Orientation ( Orientasi tim) , yaitu sejauhmana kegiatan kerja diorganisasikan sekitar tim tim , bukannya individu individu 6. Agressiveness ( Keagresifan), yaitu sejauhmana orang orang itu agresif dan kompetitif dan bukannya santai santai 7. Stability ( Kemantapan) yaitu sejauhmana kegiatan kegiatan organisasi menekankan dipertahankannya status quo sebagai kontras dengan pertumbuhan Karakteristik budaya organisasi ( Eg. The Jakarta Consulting Group): 1. Kepemimpinan 2. Inovasi 3. Inisiatif individu 4. Toleransi terhadap resiko 5. Pengarahan 6. Integrasi 7. Dukungan Manajemen 8. Pengawasan 9. Identitas 10. Sistem penghargaan 11. Toleransi terhadap konflik 12. Pola komunikasi BUDAYA ORGANISASI MERUPAKAN ISTILAH DESKRIPTIF :
BUDAYA ORGANISASI BERHUBUNGAN DENGAN PERSEPSI KARYAWAN TERHADAP KARAKTERISTIK BUDAYA SUATU ORGANISASI, TERLEPAS MEREKA MENYUKAI BUDAYA ITU ATAU TIDAK. ARTINYA, BUDAYA ITU MERUPAKAN HAL PENTING SEBAB DAPAT MEMBEDAKAN KONSEP ORGANISASI DENGAN KONSEP KEPUASAN KERJA. RISET MENGENAI BUDAYA ORGANISASI BERUPAYA MENGUKUR MASALAH BERIKUT : A. BAGAIMANA KARYAWAN MEMANDANG ORGANISASINYA ? B. APAKAH ORGANISASI MEMANDANG DAN MENDORONG KERJA TIM ? C. APAKAH ORGANISASI ITU MENDORONG INOVASI ? KONSEP KEPUASAN KERJA ITU MELUMPUHKAN PRAKARSA D. APAKAH ORGANISASI MENGUKUR : A. RESPON AFEKTIF TERHADAP LINGKUNGAN KERJA B. KEPUASAN KERJA BERHUBUNGAN DENGAN BAGAIMANA PERASAAN KARYAWAN BERKAITAN DENGAN HARAPANNYA 113 DALAM SUATU ORGANISASI C. PRAKTEK PEMBERIAN IMBALAN DAN YANG SERUPA
E. Elemen elemen Budaya Organisasi ( Bennis 1999) : 1. Artifacts, ( suatu yang dimodifikasi oleh manusia untuk tujuan tertentu ). Artifacts adalah hal hal yang dapat langsung dilihat dari struktur sebuah organisasi dan proses yang dilakukan dalam organisasi tersebut. Elemen budaya yang paling mudah dilihat dan mempunyai dampak yang paling cepat ditangkap secara emosional 2. Espoused values ( Nilai nilai pendukung) yang mencakup strategi, tujuan, dan filosofi dasar yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan. Hal ini biasanya dinyatakan secara tertulis dan menjadi acuan bagi tiap langkah yang lilakukan oleh anggota organisasi. Pernyataan tertulis tersebut disusun atas kesepakatan bersama dan acapkali dipengaruhi oleh cita cita, tujuan dan persepsi yang dimiliki oleh the founding fathers 3. Shared tacid assumptions ( asumsi asumsi tersirat yang diyakini bersama). Hal ini dapat ditemui melalui penelusuran terhadap sejarah organisasi tersebut., Nilai niali, kepercayaan, dan asumsi asumsi apa yang dipergunakan oleh pendiri yang dianggap sebagai hal hal yang penting dalam membawa organisasi ke gerbang kesuksesan. (taken for granted / hal yang sudah menjadi kebiasaan / normal)
STRUKTUR & PROSES ORGANISASI YANG TAMPAK
ARTIFACTS
BASIC UNDERFYING ESPOUSED ASSUMPTIONS
VALUES
NILAI NILAI,TUJUAN DAN STRATEGI, PERSEPSI, PEMIKIRAN, DAN PERASAAN YANG BERSIFAT FILOSOFI DASAR TAKEN FOR GRANTED ORGANISASI
114
ARTIFACTS
Gambar 14: Elemen MOST SUPERFICIAL THE Budaya Organisasi Sumber Schein ( 1999) MANIFESTATION OF
CULTURE
BELIEVES, VALUES, AND ATTITUDE
BASIC ASSUMPTIONS
THE DEEPEST LEVE OF CULTUTRE
Gambar 15: Elemen Budaya Organisasi Sumber : Brown ( 1998) F. Usaha usaha membedakan budaya a. Budaya kuat vs budaya lemah * Budaya kuat : budaya yang didalamnya nilai nilai dipegang secara intensif dan dianut bersama secara meluas Catatan :
115
Administrasi, organisasi, & manajemen * Makin banyak anggota organisasi yang menerima nilai nilai ini, makin besar komitmen mereka pada nilai nilai itu, makin kuat budaya tersebut * Budaya yang kuat akan mempunyai pengaruh daya yang besar pada perilaku anggota angotanya, karena tingkat kebersamaan dan intesitas menciptakan suatu iklim internal dari kendali perilaku * Suatu budaya yang kuat memperlihatkan kesepakatan yang tinggi di kalangan anggota mengenai apa yang harus dipertahankan oleh organisasi itu. * Kebulatan semacam, tersebut akan membina kekohesian, kesetiaan, dan komitmen organisasi Budaya lemah : budaya yang kurang didukung secara luas oleh p[ara anggota oprganisasi, sangat dipaksakan, sehingga berpengaruh negatif terhadap arah karywan dalam mengimplementasikan dalam organisasi tersebut. ( tugas tidak dapat dilakukan dengan baik, komunikasi kurang lancar, lunturnya loyalitas dan kesetiaan pada tugas utamanya ) Catatan : *. Mudah membentuk kelompok kelompok yang bertentangan satu sama lain * Kesetiaan kepada kelompok melebihi kesetiaan kepada organisasi * Anggota organisasi tidak segan segan mengorbankan kepentingan organisasi untuk kepentingan kelompok itu sendiri. b. Budaya vs formalisasi * Budaya yang kuat meningkatkan konsistensi perilaku dan dapat mengganti formalisasi * Formalisasi membahas mengenai aturan dan pengaturan dalam suatu organisasi guna menciptakan kemampuan untuk dapat diperkirakan / forecasting, konsistensi, dan keterlibatan anggota organisasi dalam melakukan aktivitasnya di dalam organisasi Catatan : Semakin kuat budaya suatu organisasi, semakin kurang manajemen memperhatikan pengembangan aturan dan pengaturan formal untuk memandu perilaku karyawan c. Budaya organisasi vs budaya nasional
116
Administrasi, organisasi, & manajemen Anggota anggota organisasi mengembangkan persepsi bersama yang pada gilirannya mempengaruhi sikap dan perilaku anggota organisasi, tetapi kekuatan efektivitasnya tergantung pada kekuatan budaya organisasi itu Dalam pengamatan budaya nasional mempunyai dampak lebih besar pada para karyawan daripada budaya organisasi, sebab karyawan suatu bangsa pada sebuah industri, akan lebih dipengaruhi oleh budaya bangsanya daripada budaya organisasinya. Ini berati kendati bbesarnya pengaruh budaya organisasi untuk memahami perilaku orang di tempat kerja, budaya nasional lebih besar pengaruhnya.
G. Identifikasi efek fungsional dan disfungsional a. Fungsi budaya : 1. Budaya menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dengan yang lainnya 2. Budaya membawa suatu rasa identitas bagi anggota anggota organisasi 3. Budaya mempermudah timbulnya komitmen yang lebih luas daripada kepentingan individu 4. Budaya meningkatkan kemantapan sistem sosial, perekat sosial yang membantu mempersatukan organisasi dengan memberikan standar standar yang tepat mengenai apa yang harus dilakukan anggota organisasi 5. Budaya berfungsi sebagai mekanismepembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku karyawan b. Disfungsional Budaya dalam suatu organisasi 1. Budaya sebagai beban 2. Budaya sebagai penghalang terhadap perubahan 3. Budaya sebagai penghalang terhadap keaneka ragaman 4. Budaya sebagai penghalang terhadap merjer atau akuisisi
117
Administrasi, organisasi, & manajemen H. Diskusi tingkat budaya, fungsi budaya, sifat budaya, posisi budaya, dan peran budaya * Tingkat budaya ( Hofsede) : universal, regional, nasional, lokal, dan pribadi. Apabila dihubungkan dengan nilai dalam suatu organisasi dimana nilai itu tertanam, tingkat budaya dapat diidentifikasi menurut kejelasan , kuantitas, dan kualitas sharing ( kleberbagian) suatu nilai dalam masyarakat, sedalam mana suatu nilai tertanam / dibudayakan di dalam diri seseorang, dan sejauhmana proses budaya berjalan sebagai learning process. Semakin banyak anggota masyarakat menganut, memiliki, dan metaati suatu nilai, semakin tinggi tingkat budaya.
* Fungsi budaya ( fenomena sosial) : 1. Identitas dan citra suatu masyarakat 2. Pengikat suatu masyarakat 3. sebagai sumber inspirasi, kebanggaan, dan sumberdaya 4. kekuatan penggerak dan pengubah 5. pola perilaku 6. Warisan 7. Substitusi formalisasi 8. Proses mempersatukan 9. Program mental sebuah masyarakat * Sifat Budaya : Budaya merupakan fenomena sosial yang sifatnya tidak dikemukakan sebagai jawaban benar atau salah, bahkan baik atau buruk. Budaya itu bersifat netral dalam arti tidak normatif *Posisi dan peran pelaku budaya : Sebagai alat, tenaga, tenaga pengolah, pengguna, penikmat, penemu, peniru, pembaru, pencipta, dan pemimpi I. Terbentuknya budaya dan aktualisasinya, pengubahan dan perubahan sistem nilai, serta dimensi dimensi nilai
118
Administrasi, organisasi, & manajemen * Budaya dapat terbentuk secara prescrptive / ascreptive (pemberian perintah) dan dapat secara terprogram sebagai learning process atau solusi terhadap suatu mnasalah : 1. Pola penurutan, peniruan, penganutan, dan penaatan suatu skenario dari atas atau dari luar pelaku budaya yang bersangkutan. Pola ini disebut pola Pelakonan modelnya sebagai berikut : Tradisi, Perintah
Skenario Dari luar, dari atas
Penaatan
Penganutan
Peniruan
Penurutan
2. Pembentukan budaya secara terprogram melalui learning process. Pola ini bermula dari dalam pelaku budaya, dari suatu kebenaran, keyakinan, anggapan dasar / kepercayaan dasar yang dipegang teguh sebagai pendirian, dan diaktualisasikan menjadi kenyataan melalui sikap dan perilaku. Kebenaran diperoleh melalui pengalaman atau pengkajian, trial and error dan pembuktian. Pola aktualisasi atau pola peragaan modelnya sebagai berikut :
Pendirian
Sikap
Perilaku
Raga ( Kenyataan)
Peragaan, Pendirian
119
II. MENGHADAPI PERBEDAAN BUDAYA DAN PERBEDAAN GLOBAL A. Perbedaan international dan intranasional International diversity adalah mengetahui variasi perbedaan antar negara /
bangsa secara nyata. Seorang manajer harus dapat menyesuaikan gaya dan pendekatan yang dipakai dalam mengelola beberapa tenaga kerja / karyawan dariberbagai negara sehingga organisasi menjadi efektif, dengan memakai asumsi bahwa semua tenaga kerja / bangsa adalah sama ( all people are the same) Intranational diversity sinonim dengan variasi kekuatan kerja . Manajer yang efektif akan mempelajari variasi nilai yang berguna bagi organisasi dan penting untuk memodifikasi organisasi secara praktis sehingga variasi dalam organisasi menjadi lebih baik Dalam menghadapi budaya global , jarak dan batas rintangan transaksi bisnis secara nasional hilang, ditandai dengan munculnya perusahaan multinasional dan kerjasama antar negara secara regional. Contoh MEE, ASEAN TRADE, Canada alliance, EU. Tujuannya adalah : Menetapkan batas batas wilayah pengawasan, subsidi pajak, kebijakan, Membentuk pasar tunggal dan proteksi dalam jangkauan perjanjian ( wilayah perjanjian)
120
Administrasi, organisasi, & manajemen Memperkuat posisi dalam menghadapi persaingan global Mengurangi restriksi perdagangan
B. Analisis perbedaan antarnegara ( antar budaya) 1. Identifikasi Framework Kluckhohn Strodtbeck: *. Hubungan manusia dengan alam * Orientasi budaya terhadap waktu * Sifat budaya manusia * Orientasi budaya terhadap aktivitas * Hubungan seorang dengan orang lain * Perbedaan / jarak konsepsi 2. Framework Greert Hofstede : Budaya nasional berdampak luas terhadap hasil pekerjaan seseorang dalam hubungannya dengan nilai nilai dan sikap / pola pikir . Para manajer dan karyawan memiliki perbedaan dimensi budaya nasional : 1. 2. 3. 4. Individualism V collectivism Power distance Unceranty avoidance Quantity VS quality oif life
C. Hubungan antara Lingkungan dan Strategi Manajemen terhadap budaya organisasi 1. Budaya adaptasi Ditandai oleh lingkungan yang tidak stabil dengan strategi terfokus pada kegiatan eksternal. Orang orang di dalam perusahaan diarahkan agar dapat mendukung kapasitas organisasi untuk menangkap tanda tanda dan menafsirkan tindakan terhadap perubahan lingkungan ke dalam perilaku baru. Perusahaan yang menganut budaya ini memerlukan respon yang segera untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan . ( Perusahaan elektronik, fashion goods, kosmetik) 2. Budaya Misi 121
Administrasi, organisasi, & manajemen Ditandai oleh keadaan lingkungan yang relatif stabil. Dalam keadaan lingkungan stabil, perusahaan mulai memperhatikan orang orang di luar perusahaan. Tujuannya adalah untuk menyebarkan visi perusahaan kepada khalayak. Visi tersebut memberi arti bagi para anggota dengan mendefinisikan secara jelas perannya dalam perusahaan. Orang orang di dalam organisasi percaya bahwa misi perusahaan adalah untuk melayani orang. 3. Budaya Partisipatif Memfokuskan perhatiannya kepada keterlibatan seluruh orang dalam perusahaan terhadap perubahan lingkungan yang cepat ( unstable). Perusahaan membangkitkan inisiatif para karyawan agar terlihat dalam kebersamaan melalui rasa tanggungjawab dan rasa memiliki, serta komitmen yang tinggi terhadap perusahaan ( perusahaan menginjinkan tanpa jam kerja rutin, karyawan bisa mengatur sendiri dan bersedia bekerja hingga larut malam). Rasa kepemilikam dikembangkan dengan profit sharing atau gain sharing ( kepemilikan saham berkelompok : Koperasi) 4. Budaya konsisten Dikembangkan dalam keadaan lingkungan yang stabil. Perusahaan memfokuskan strateginya kearah internal perusahaan . Simbol, kepahlawanan, dan protokoler yang didesain dimaksudkan guna mendukung kerjasama, tradisi, dan mengikuti kebijakan perusahaan dalam mencapai sasaran tertentu
D. Pentingnya Memahami Budaya Organisasi Alasannya : Budaya yang kuat akan menjadi pengungkit bagi pedoman perilaku bagi tiap anggota organisasi. Hal ini akan membantu para anggota organisasi untuk melakukan tugasnya dengan lebih baik terutama dalam : *. Budaya organisasi yang kuat adalah sebuah sistem dari peraturan peraturan informal yang menegmukakan tentang bagaimana sebaiknya anggota organisasi bersikap dalam kesehariannya *. Budaya organisasi yang kuat memungkinkan para anggota organisasi untuk merasakan lebih baik tentang apa yang mereka lakukan, sehingga mereka akan mempunyai motivasi yang lebih besar untuk bekerja dengan lebih giat. * STRONG CULTURE
122
THE SPREAD OF CULTURAL VALUE
MEMBERS COMMITMENT TO CORE VALUE
THROUGH
THROUGH
TASK ORIENTATION REWARD OF ACHIEVEMENT
MANAGEMENT CONSISTENCY OF SHARED PROGRAMS OR RULES
BEHAVIOR Tipologi Budaya Organisasi: Deal & Kennedy) 1. The Tough guy, macho culture 2. The Work Hard Culture 3. The Bet Your Company Culture 4. The Processw Culture
III. PERAN BUDAYA DALAM ORGANISASI CULTURAL
1. The Tough guy, macho culture

NO UNSUR - UNSUR KETERANGAN
1 2 3 4
Derajat resiko kegiatan usaha Jenis upan balik yang diperoleh Tipe perusahaan Perilaku tokoh panutan
5 6 7
Kekuatan sumberdaya manusia Kelemahan sumberdaya manusia Kebiasaan kebiasaan tokoh panutan
Tinggi Cepat Konstruksi, kosmetik, tv/ radio, konsultan manajemen *. Memiliki sikap tegas *. Sangat individualis * Mentolerir semua / tidak sama sekali terhadap resiko * Percaya takhayul Dapat menyelesaikan tugas dalam waktu singkat dan berorientasi pada jumlah yang relatif kecil *. Tidak belajar dari kesalahan berikutnya *. Sifat kerjasama diabaikan *. Berorientasi jangka pendek Modis tinggal di daereah elite Suka olah raga perorangan Senang berinetraksi secara verbal dari satu orang keorang lain
2. The Work Hard Culture

123

1 2 3 4 Derajat resiko kegiatan usaha Jenis upan balik yang diperoleh Tipe perusahaan Perilaku tokoh panutan Rendah Cepat Real estate, perusahaan komputer, distribusi,. Otomotif, penjualan door to door, ritel, penjualan umum *. Super Sales People *. Selalu ramah * Menggunakan tim dalam problem solving * Tidak percaya Percaya takhayul Dapat dengan cepat menghasilkan pekerjaan dalam jumlah yang cukup besar *. Mencari pemecahan secara cepat *. Mempunyai perspektif yang cukup pendek *. Lebih suka melakukan tindakan daripada pemecahan masalah Menghindari penampilan yang ekstrim Tinggal di daerah yang tidak terlalu elite Lebih suka olah raga secara tim ( sepak bola) Lebih suka beramai - ramai
5 6
Kekuatan sumberdaya manusia Kelemahan sumberdaya manusia
Kebiasaan kebiasaan tokoh panutan
3. The Bet Your Company Culture

1 2 3 4
Derajat resiko kegiatan usaha Jenis upan balik yang diperoleh Tipe perusahaan Perilaku tokoh panutan
5 6
Tinggi Lambat Perminyakan, aerospace, pabrik alat alat berat, biro jasa konstruksi, bank bank investasi, perusahaan ertambangan dan peleburan, tentara *. Bisa bertahan dalam situasi yang tidak menentu *. Selalu menguji kembali keputusan yang dibuat *. Sangat berkompeten dibidang teknis *. Sangat menghargai tokoh otoritas Mereka dapat menghasilkan penemuan dan terobosan ilmu yang bermutu tinggi *. Sangat lambat dalam menyelesaikan tugas *. Organisasi berada dalam bahaya ( mudah jatuh) dalam situasi ekonomi yang fluktuatif *. Organisasi sering menghadapi masalah cash flow *. Pakaian sesuai dengan tingkatan dalam organisasi *. Rumah bervariasi sesuai posisi *. Menyukai olah raga seperti golf, yang hasil akhirnya tidak jelas *. Anggota yang lebih tua bertindak sebagai mentor
4. The Processw Culture

1 2 3
Derajat resiko kegiatan usaha Jenis upan balik yang diperoleh Tipe perusahaan
Rendah Lambat Bank, perusahaan asuransi, perusahaan air & listrik,
124

akuntan publik, beberap agen pemerintah *. Sangat berhati hati dan melindungi diri sendiri *. Bekerja dengan tertib dan tepat waktu *. Pengamat yang baik, sampai pada hal yang kecil *. Selalu mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Bekerja sesuai dengan perintah dan sistem Terdapat birokrasi Inisiatif menurun Mereka menghadapi jam kerja yang panjang dan membosankan *. Berpakaian sesuai dengan hierarkhi jabatan *. Tinggal di apartemen atau rumah yang tidak dekoratif *. Menyukai olah raga jogging dan renang *. Meraka suka bergunjing
Perilaku tokoh panutan
5 6
1. FUNGSI MANAJEMEN BUDAYA ORGANISASI ( The Function of Culture Organization) Meliputi : a). Designing Organization Culture, diawali dengan revisioning Dirancang : *). Sebagai aktualisasi visi dan misi organisasi *). Dalam rangka mengembangkan organisasi ( organizational development, review, revision, reenginering) *). Sebagai terapi organisasi (revolusi, reformasi, koreksi, reajustment, improvement).
Staf
Manajer
Pelaksana
Tujuan
Service
POAC
Acting Operation Production
Output outcome
EE
EE
EE
125
b). Pembentukan budaya organisasi Menurut Milton J Esman Pembentukan budaya organisasi inherent di dalam perubahan sosial, Perubahan sosial berjalan menurut pola : 1. Evolutionary changes The gradual of new ideas or technologies ussualy associated with diffuse felt needs, demands, or change readiness in appropriates sectors of the society. The change process is more or less autonomous and not sponsored by official authority
2. Revolutionary changes Produced by the violent rejection of established institutions and the symbols that sustain them. Revolutionary changes may be guided by highly organized groups or the may be largely controlled and directed by mass pressures 3. Dialectical change Where the struggles between competing values or pracyices rersult in a resolution that is different from the original preferences of either party. ( version dialectical : mutual adjustment process is a form of compromise or accomodation 4. Coercive changes Are imposed by domestic or external change agents, using force as their principal method. Coercive change is guided and it implies a manipulated environment in which preferences cannot be freely expressed and action must comply with manifest force 5. Guidance changes Guidance changes denote deliberate efforts to induce innovations. The environment implied by guidance processes, however, is reasonably permissive. Individuals and organized groups are able to express their preferences and the terms on which they are prepared to accept or reject the innovations which
126
Administrasi, organisasi, & manajemen change agents are attempting to introduce by providing useful services ( functional tactics, Manifulating values ( normative tactics), or deploying power ( political tactics) Dengan demikian yang mempengaruhi perubahan terdapat 2 kekuatan yaitu guidance dan environment, Guidance change yang terbaik. Menurut Piti Sithi Amnuai : The development of corporate culture is an evolutionary process that take place over an extended period of time. It is not conscious process in that one cannot declare one day that one is going to build a particular corporate culture and the next day it occurs. Budaya terjadi secara evolusionary, tetapi pembentukannya dapat dikelola menurut prinsip prinsip manajemen. Pembentukan budaya organisasi bermula pada pendiri atau pemimpin organisasi. Ia haruslah seorang yang memiliki visi jauh kedepan, merasa terpanggil untuk melaksanakan misinya, ia tahu persis jalan dan cara mencapai tujuannya. c). Penggunaan ( aktualisasi) budaya organisasi Penggunaan nilai / budaya organisasi menghasilkan insentif, dan pemakai nilai/ budaya termotivasi untuk menggunakan nilai/ budaya tersebut lagi dan tidak melepaskannya begitu saja. Ia merasa berkepentingan terhadap nilai tersebut. Kepentingan erat berkaitan dengan sikap, sikap adalah fungsi kepentingan. Jika kepentingan berubah sikappun berubah. Kepentingan yang mendasar harus dipertahankan, pada umumnya melalui pengorbanan Fred Luthans dan Steven Robbin : Pelaksanaan budaya organisasi dapat dikaji dari karakteristik : 1. Perilaku individu yang tampak 2. Norma norma yang berlaklu dalam organisasi 3. Nilai nilai yang dominan dalam organisasi 4.. Falsafah manajemen 5. Peraturan peraturan yang berlaku
127
Administrasi, organisasi, & manajemen 6. Iklim organisasi 7. Inisiatif individu 8. Toleransio terhadap resiko 9. Integrasi kerja 10. pengawasan kerja 11. Sitem penghargaan 12. Pola komunikasi a. Budaya organisasi berdampak terhadap kinerja organisasi Asumsi dasar budaya organisasi terdiri atas unsur hakikat hubungan dengan lingkungan, hakikat hubungan manusia, hakikat kebenaran, dan hakikat universalisme/ partikularisme. Dan unsur unsur yang menyangkut kinerja organisasi mengguynakan unsur yang dipakai dalam balanced scorecard untuk mengukur kinerja organisasi bisnis, meliputi perpektif keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, dan perpektif proses belajar dan berkembang.
Kaitan Asumsi Dasar Budaya Organisasi dengan Kinerja Organisasi No. 1 Asumsi Dasar Budaya Organisasi Hakikat hubungan dengan lingkungan Kaitan dengan Kinerja Organisasi 1. Keuangan, terkait lingkungan internal dan eksternal.Budaya Organisasi : Perbaikan perencanaan, implementasi, dan pelaksanaan strategi Memaksimalkan laba organisasi bisnis 2. Pelanggan, terkait lingkungan ekternal BO.: Menciptakan kepuasan p[elanggan menyangkut produk dan jasa yang dinginkan 3. Proses Bisnis, terkait lingkungan internal dan eksternal BO : *. Kualitas dan kuantitas produk produk baru *. Persaingan produk *. Tingkat kerusakan produk dan perbaikannya *. Banyaknya permintaan produk dari pelanggan *.Kecepatan pelayanan dan banyaknya pelanggan yang dilayani
128
Administrasi, organisasi, & manajemen 4. Proses belajar dan berkembang, terkait dengan lingkungan internal dan eksternal BO: *. Kemampuan pegawai mencakup kepuasan pegawai, perputaran pegawai, nilai tambah pegawai *. Kemampuan sistem informasi, ketersediaan kecepatan *. Motivasi, pemberdayaan, dan keserasian individu 1. Keuangan, terkait dengan waktu pengembalian modal, investasi, mempertahankan pangsa pasar, maksimilisasi laba organisasi bisnis 2. Pelanggan, terkait dengan waktu pemberian kepuasan kepada pelanggan menyangkut produk dan jasa pelayanan, hubungan pelanggan, kesan reputasi 3. Proses bisnis internal, terkait dengan waktu untuk melakukan inovasi produk, pemenuhan keinginan pelanggan, transaksi jual beli, dan percepatan layanan purna jual 4. Proses belajar dan berkembang, terkait waktu untuk memenuhi kepuasan pegawai, perputaran pegawai, kemampuan sistem informasi, motivasi dan pemberdayaan individu di perusahaan. 1. Keuangan, terkait dengan sistem pengawasan dan insentif yang diterima setiap individu / pegawai. - Pemaksimalan arus kas dan laba organisasi bisnis 2. Pelanggan, terkait dengan nmetralitas dan pengendalian perasaan setiap orang termasuk pelanggan, dan sifat yang tidak dapat diramalkan sebelumnya
Hakikat orientasi waktu Orientasi organisasi dalam menyikapi waktu masa lalu, sekarang, dan yang akan datang
Hakikat sifat manusia - Pandangan organisasi bisnis terhadap sifat manusia, meliputi baik / tidak, dipercaya / tidak . Hal ini terlihat dari sistem pengawasan dan insentif - Setiap individu diharapkan dapat bekerja terbaik serta loyal terhadap organisasi
3. Proses bisnis internal, terkait dengan : *. Karyawan dalam melakukan inovasi produk produk / pelayanan baru *. Setiap individu perlu berperilaku baik dalam pengembangan produk, dimotivasi dengan insentif ekonomis dan pemberian keuntungan - Tiap individu 4. Proses belajar dan berkembang, terkait dengan: diberi motivasi *. Pegawai perlu diberi pembelajaran dan pelatihan untuk pengenalan dan penghayatan BO Hakikat manusia: 1. Keuangan, terkait dengan : - Berhubungan Penyediaan dana untuk mendukung aktivitas
129
Administrasi, organisasi, & manajemen dengan lingkungan dan universalitasnya yang menunjukkan aktivitas individu dan proses pengembangan dalam organisasi - Aktivitas menekankan kepada gaya perbuatan keputusan manajerial - Aktivitas menggunakan tiga orientasi yaitu doing orientation, being orientation, and being in orientation Hakikat hubungan manusia - Merupakan pencerminan gabungan hakikat manusia, lingkungan eksternal dan realitas dari kebenaran - Menekankan hubungan antar anggota organisasi, apakh hierarkhi, kolektoral, atau individual pegawai dan proses pengembangannya 2. Pelanggan, terkait dengan : *. Aktivitas pegawai dalam memenuhi dan memuaskan keinginan pelanggan menyangkut produk yang dihasilkan dan sistem pelayanan *. Apa yang harus disajikan karyawan untuk meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan 3. Proses bisnis internal, memberi motivasi kepada karyawan untuk melakukan inovasi dan operasi produk / jasa serta pelayanan purna jual 4. Proses belajar dan berkembang, terkait dengan *. Mendorong pegawai untuk meningkatkan kemampuan melalui pelatihan dan pengembangan karier *. Mendorong pegawai untuk mengetahui visi, misi, dan tujuan organisasi bisnis tersebut 1. Keuangan, terkait dengan : Dana pengembvangan karier pegawai dan promosi 2. Pelanggan, terkait dengan : -. Penjualan, hubungan baik antara organisasi bisnis atau anggota organisasi dengan pelanggan -. Memenuhi keinginan para pelanggan menyangkut produk yang dihasilkan dan perbaqikan sistem pelayanan 3. Proses bisnis internal, terkait dengan : *. Memperkenalkan kepada konsumententang produk produk dan inovasi baru *. Menjalin kepercayaan dan pelayanan kepada pelanggan 4. Proses belajar dan berkembang, terkait dengan: *. Memberi motivasi kepada pegawai untuk meningkatkan karier *. Memperbaiki hubungan diantara anggota organisasi 1. Keuangan, terkait dengan: Keputusan keputusan strategis perlu didukung dengan dana Meningkatkan pangsa pasar dan mengembangkannya Meningkatkan laba organisasi bisnis dan keuntungan pemegang saham 2. Pelanggan, terkait dengan :
Hakikat kebenaran Hakikat kebenaran terkait dengan bagaimana organisasi bisnis mengumpulkan informasi untuk membuat keputusan, apakah dari keluarga atau dari pihak
130
Administrasi, organisasi, & manajemen lain Menjalin kepercayaan dan kepuasan pelanggan Memperbaiki kualitas produk dan pelayanan kepada pelanggan 3. Proses bisnis internal, terkait dengan: Meningkatkan produk dan inovasi baru Meningkatkan transaksi jual beli dengan pelanggan 4. Proses belajar dan berkembang, terkait dengan Meningkatkan kemampuan pegawai mencakup kepuasan perputaran pegawai, pendapatan pegawai, dan tingkat pengembalian jasa Memperbaiki sistem informasi Memotivasi dan memberdayakan individu organisasi bisnis 1. Keuangan, terkait dengan: Perlu dana untuk mendukung insentif dan pengembangan karyawan Mempertahankan pangsa pasar dan peningkatan laba organisasi bisnis 2. Pelanggan, terkait dengan : Menjamin loyalitas dan kepuasan pelanggan 3. Proses bisnis internal Penggunaan kriteria produk baru yang berkualitas dan inovasi baru 4. Proses belajar dan berkembang, terkait dengan Proses belajar dan pengembangan pegawai, apakah menggunakan kriteria objek atau tidak
Hakikat universalisme / partikularisme terkait dengan cara memandang atau memperlakukan karyawan. Apakah menggunakan cerita cerita atau tidak memberikan sanksi, insentif, dan pengembangan karyawan
Kesimpulan dari uraian diatas : a. Budaya organisasi dapat mempunyai dam,pak yang berarti terhadap kinerja ekonomi jangka panjang. Organisasi organisasi bisnis dengan budaya yang mementingkan setiap komponen utama manajerial ( Pelanggan, pemegang saham, dan karyawan), dan kepemimpinan manajerial pada semua tingkat berkinerja melebihi organisasi yang tidak memiliki ciri ciri budaya tersebut dengan perbedaan yang sangat besar
131
Administrasi, organisasi, & manajemen b. Budaya organisasi mungkin akan menjadi suatu faktor yang bahkan lebih penting lagi dalam menentukan keberhasilan atau kegagalan organisasi bisnis dalam dasawarsa yang akan datang. Budaya yang memfokuskan kinerja mengakibatkan dampak keuangan negatif dengan berbagai alasan. Alasan utama adalah kecenderungan menghambat organisasi bisnis dalam menerima perubahan perubahan, taktik dan strategi yang dibutuhkan. Budaya budaya yang tidak adaptif akan sedmakin membawa dampak keuangan negatif dalam dasawarsa mendatang c. Budaya organisasi yang menghambat kinerja keuangan jangka panjang cukup banyak. Budaya budaya tersebut berkembang bahkan dalam organisasi bisnis yang penuh dengan orang orang pandai yang berakal sehat. Budaya budaya yang mendorong perilaku yang tidak tepat dan menghambat perubahan ke arah strategi yang lebih tepat, cenderung muncul perlahan lahan dan tanpa disadari dalam waktu bertahun tahun, biasaynya sewaktu organisasi berkionerja dengan baik. Budaya organisasi dapat dibuat agar bersifat meningkatkan kinerja. Perubahan perubahan semacam itu memang rumit dan membutuhkan waktu serta menuntut kepemimpinan yang sedikit berbeda. Kepemimpinan
132
133

MODUL

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL MATA KULIAH ADMINISTRASI ORGANISASI - MANAJEMEN

POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG 2011

Administrasi, organisasi, & manajemen Kata Pengantar

Daftar Gambar Gambar Halaman

4. Memahami 5. Memahami 6. Memahami

7. Memahami dan mengaplikasikan tentang Leadrships

Administrasi, organisasi, & manajemen

10. Memahami dan mengaplikasikan tentang Management By

ADMINISTRASI, ORGANISASI, DAN MANAJEMEN

1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan administrasi,

Administrasi, organisasi, & manajemen

BAB I ADMINISTRASI, ORGANISASI, DAN MANAJEMEN

Administrasi, organisasi, & manajemen

Jabatan (Staff) 1.Ministery state

Administrativ e ability / skill

Managerial ability / skill

Technical ability / skill

60% 50% 40% 35%

32% 40% 45% 35%

8% 40% 15% 30%

) Sumber : Henry Fayol

Administrasi, organisasi, & manajemen

Gambar 2. Organisasi sebagai suatu sistem

O Organizasional network of subsystem

Administrasi, organisasi, & manajemen

Purchasng & inventory siystem

Operatrion & service management siystem

Marketing, sales & distribution siystem

Accounting & financial siystem

informatin & technology siystem

Sumber : Wilujeng (2007 : 25)

1. Diskusi kelompok dengan pokok bahasan tentang Planning

2. Membuat kesimpulan tentang hasil diskusi

Administrasi, organisasi, & manajemen

Administrasi, organisasi, & manajemen

Administrasi, organisasi, & manajemen C. lebih bersifat mengikat dan resmi

d. langkah langkah pengambilan keputusan

e. model model pengambilan keputusan

f. jenis jenis pengambilan keputusan

Administrasi, organisasi, & manajemen

Administrasi, organisasi, & manajemen

BAB III PENGORGANISASIAN

Administrasi, organisasi, & manajemen

2. departementalization ( pengelompokan aktivitas yang diperlukan

Administrasi, organisasi, & manajemen

2. aktivitas bisnis berdasarkan fungsi sesuai spesialisasinya 3. mempermudah pelatihan

Dan struktur organisasinya adalah sebagai berikut :

Administrasi, organisasi, & manajemen

Dan struktur organisasinya adalah sebagai berikut :

DIVISI PRODUK D dilaksanakan

Administrasi, organisasi, & manajemen

Dan struktur organisasinya sebagai berikut :

Administrasi, organisasi, & manajemen

Dan struktur organisasinya sebagai berikut :

DIVISI INDUSTRIAL CUSTOMER

DIVISI RETAIL CUSTOMER

DIVISI INSTITUSI PEMERINTAH

Administrasi, organisasi, & manajemen

DIVISI PEMBELIAN PRODUK

DIVISI PENGECEKAN ORDER

MANAGER PENGAWASAN INTERN

Administrasi, organisasi, & manajemen MANAGER DIVISI

Administrasi, organisasi, & manajemen

Jangka Pendek Kr iteria . Produksi Efisiensi Kepuasan