OUTILS PROJETS : Les outils informatiques

Mise jour du 2 septembre 2011

Rmi Bachelet
La dernire version de ce cours de gestion de projet est disponible en suivant le lien

Cours distribu sous licence Creative Commons,

selon les conditions suivantes :
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cole Centrale de Lille Cit Scientifique - BP 48 F-59651 Villeneuve dAscq Cedex

Comment utiliser ce cours :

1. Mettre les diapos en format plein cran en cliquant sur 2. Faire dfiler lanimation en cliquant sur les diapositives
(attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante)

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Objectifs
lissue de ce cours, vous devez tre capable davoir des bases des outils informatiques de projet notamment de : 1. Connaitre ces outils
Bien utiliser le Ml, Windows, se protger des virus

Faire des cartes conceptuelles, trouver des crneaux de runion

Exploiter internet : veille technologiques et web

2. Tirer le maximum des applications bureautiques

Word, Excel, Powerpoint et logiciels libres / cloud computing quivalents

3. Organiser et animer des runions distance

4. Slectionner et mettre en place un collecticiel (ou groupware)

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Les outils informatiques

Quest-ce que la productivit pour un responsable de projet ?
Traiter des chiffres Dfinir, Planifier, grer des projets
Animer des runions Valider et suivre les actions Communiquer qui et quand il faut

Des outils informatiques aident raliser efficacement ces tches, lesquels ?

Parfois ces outils sont indispensables (grands projets)

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Chapitre 1/5

Bien utiliser le Ml
1. Les champs de donnes
et leur signification

2. Les risques
Rputation personnelle Risques techniques

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Le ml (ou courriel ) : utilisation

Les champs Sujet, A : / Cc : / cci (Bcc) :
Sujet : dire clairement de quoi il sagit. Sujet vide [projet JEUCART] date de RdC ; [jeu dentreprise] absence le 12/3 Si je suis destinataire principal
rponse ou action attendue

Si copie carbone
pas de rponse attendue, pour information

Si cci (=copie carbone invisible)

Si liste de destinataires confidentielles ou si beaucoup de destinataires (viter la rponse-spam)

+ configurez votre signature

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Pour les centraliens :

Votre adresse vie @centraliens-lille.org (donne par lassociation des ingnieurs) = votre ml officiel consulter trs rgulirement : infos et communications officielles
Si vous utilisez dj une boite autre boite, il est facile de rediriger votre courrier @centraliens-lille.org vers celle-ci

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Le btisier ou ce quil ne faut pas faire

sur le net, lire : Courrier lectronique : halte aux abus

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Le ml : dangers
1. Propager des
virus, spams, canulars/hoax, phishing/spoofing. Parler trop vite politesse, orthographe Un ml peut circuler et se multiplier trs vite
Arroser des personnes inutilement

2. 3. 4.

Un ml envoy ne se rattrape pas !

Abuser du spam, des copies "Exploser" la boite du destinataire avec une pice jointe trop lourde
Une PJ de 10 Meg spamme 100 personnes 1 giga sur le rseau de lentreprise. Au del de 5 personnes, utiliser le groupware, au del de 20 utiliser un Url sur un intranet Le fichier est votre disposition en cliquant ici : www.ftp.com/PJ (Cette mthode permet aussi dactualiser le fichier).

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Chapitre 2/5

Les risques de scurit

1. Les virus
Effet Protection

2. La protection des documents,

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Les virus
dans les .exe .doc .xls .vbs des mls
Ne pas excuter les PJ, se mfier des mls non sollicits avec un titre anglais.

en naviguant sur le web (avec IE)

Faire les MAJ rgulirement

en utilisant Outlook, Outlook express

Attention la fentre de prvisualisation.. Faire les MAJ

par des disquettes ou des cls USB par des rpertoires partags ou windows XP
Ou simplement par le rseau
paramtrer le firewall de Windows utiliser un autre firewall (ZoneAlarm..)

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Les virus
Plus un logiciel ou un systme dexploitation est rpandu, plus il est source de virus.
Pices jointes vbs, exe, java Word, Excel macro-virus Outlook virus ml Explorer virus louverture de pages web Windows trous de scurit

Divers types de virus

effacent votre systme, ouvrent une faille permettant de prendre le contrle de votre PC Se reproduisent par votre rseau, par envoi automatique partir de votre carnet dadresse, peuvent rester en sommeil

Toujours 1. Avoir un anti-virus actualisation automatique avec la protection temps rl active

Avast! et Avira sont gratuits. Ne pas toujours utiliser le mme antivirus (sur diffrents PC)

2. Faire des sauvegardes rgulirement sur diffrents supports

Si possible avec versionning (=historique des modifications)
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Les virus
Si vous ratez une remise de rapport ou une soutenance cause dun virus ou dun problme technique.

ce nest pas le virus ou le PC qui est responsable, cest vous !

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La protection de la confidentialit
La confidentialit des fichiers (documents, boites mls ..) est garantie par des mots de passe

95% du temps ces protections sont illusoires

En gnral un mdp utilisant un mot du dictionnaire est forable quelle que soit sa longueur.

Les mls sont trs peu srs (non crypts et copis sur chaque serveur intermdiaire) Lespionnage industriel par voie lectronique est rpandu (rseau Echelon, Chine)
1994 : Airbus - McDonnell Douglas, perte dun contrant avec la Saoudians Airlines 1994 : Enercon, vol dlments techniques pour la constructions doliennes 2010 : lopration Aurora est une importante cyberattaque visant une trentaine d'entreprises notamment Google 2011 : cyberattaque contre Bercy et des donnes concernant le G20
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Trouver et retenir des mots de passe

A viter : Un mot de passe driv du dictionnaire ou proche louloute87 , date de naissance , nom propre sera immdiatement trouv. Pour les sites web, les questions de scurit genre nom de jeune fille de votre mre reprsentent une autre faille (renvoi de mdp par ml, attention votre boite ml) Un dilemme : Ne pas utiliser la mmorisation de mot de passe, ni les questions de scurit : pour ne pas les oublier, on rutilise toujours les mmes. Rsultat : il suffit den trouver un pour avoir accs tous vos sites/documents (et les administrateurs systme ont souvent accs tous les mots de passe des utilisateurs). => Utiliser un mot de passe fort ..et diffrent sur chaque site/systme . mais alors, comment les retenir ? Gardez seulement quelques mot de passe en mmoire : - En fait il ne faut en retenir que quelques-uns : celui de votre boite ml et celui du fichier des mots de passe, qui contiendra des mdp alatoires pour chaque site/type de fichier. - Pour trouver/mmoriser un mdp fort : utiliser une phrase mnmotechnique. Une phrase simple comme "this is fun" est dix fois plus dure craquer que "J4fS<2 (calcul).
Attention, un mot de passe peut tre toute preuve, cela ne sert rien si la cl de cryptage de lalgorithme est faible (<128 bits), de mme attention aux keyloggers ou regards indiscrets.
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Que faire ? Systmes de protection

Il existe de nombreuses parades :

Pour les fichiers notamment le fichier des mots de passe / PIN / comptes en banque Truecrypt pour synchronisation et portabilit. Synchronisation et portabilit partager sous
Dropbox le fichier .tc et lexcutable truecrypt

Sur internet ne jamais utiliser la fonction de mmorisation des mdp sur votre navigateur (souvent affichs en clair en deux clics, par exemple ceux de Chrome, mdp matre sous Firefox) KeePass pour stockage scuris et saisie automatique. Synchronisation et portabilit, partager
sous Dropbox le fichier .kdb et lexcutable

Scurit du PC toujours protger et fermer sa session quand on nest pas devant son PC. Scurit des portables et mobiles mettre un mot de passe au boot + sur lcran de veille. Pour les crans des ordinateurs, il existe aussi des filtres de confidentialit.

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Chapitre 3/5

Exploiter les applications bureautiques

1. et les logiciels libres quivalents
Word/sWriter Excel/sCalc Powerpoint/sImpress

2. Autres outils Internet

Veille technologique Mind mapping, recherche dimages ..

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Les logiciels gratuit ou OpenSource

Microsoft ? ou les alternatives ouvertes et gratuites ?
Open office (ou oOo) quiv. MS Office compatible Windows - Linux - Mac OS Mozilla Firefox meilleur que MS Internet Explorer VideoLAN MS Media Player en mieux et sans espionnage de votre activit,
projet d'tudiants de l'ECP commenc en 1995 .. dsormais diffus 40M+ dexemplaires, distribu 150k lycens sur cl USB, etc

GanntProject (quiv. MSproject). Un simple tableur peut aussi faire laffaire comment crer un diagramme de GANTT avec OpenOffice.org 7-zip, Freeplane, VUE , Foxit pdf reader Extensions de Firefox utiles (Mouse Gestures, CustomizeGoogle, Adblock..) ZoneAlarm . Et bien sr Linux

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Powerpoint / OpenOffice sImpress

Diapositives ("Slides") Pour animer les runions
Attention aux photos taille fichier (compresser les images) Le correcteur d'orthographe fait parfois faire des fautes (d' abord au lieu de d'abord etc) Si salle non quipe, rserver un vidopro lavance (Guide - Rservation de
salles / Guide - Rservation du matriel audiovisuel).

Scuriser lappareil (3-5 k) et viter de claquer la lampe (300-400) en dbranchant avant que le ventilateur ne soit arrt.

Le but nest pas de faire des animations impressionnantes mais de communiquer efficacement des informations pertinentes
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Word / OpenOffice sWriter

Il sagit vraiment dun traitement de texte . Permet dcrire rapidement des documents clairs Si on sait sen servir, permet de dlaborer un rapport plusieurs
dfinir une feuille de style pour faciliter la fusion sous-documents et document-maitre pour travailler en parallle
http://www.usd.edu/tlc/images/sof tware/word.jpg

Fonctions principales

Vrification d'orthographe ('F7') Styles = {attributs de mise en forme} = (police, paragraphe) Styles Titre1 => Table des matires automatique Attention la taille mmoire de vos rapports : compresser les images ou faire un pdf, NB il ne sert rien de zipper un format compress gif ou jpg pour gagner en taille, il rduire sa dfinition)

http://www.psol.be/lib/2 003/1106-word.gif

Profitez du rapport de stage G1 pour apprendre taper avec tous les doigts.

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Excel / OpenOffice sCalc

Lutilisation du tableur et de feuilles de calcul est le pain quotidien de lingnieur. Permet
dditer des listes de personnes, de les filtrer sur critre de faire des calculs, des statistiques... de prsenter des rsultats et des tableaux de bord sous forme graphique dcrire des macros qui dautomatiser lactualisation, des fonctions qui font des calculs complexes

http://www.adeptscience.c o.uk/products/mathsim/m athcad/images/excel.gif

http://www.gams.com/sol vers/excel.gif http://www.nebrwesleyan. edu/events/harvardrel/ima ges/excel.gif

http://newt.quantumsi.co m/pm/support/doc/user/in dex_all_files/image663.jp g

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Publisher / OpenOffice Draw

Pour le poster de prsentation de votre projet rendre en fin de projet Format A1 ou A2 publier sur CentraleWiki au format pdf

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Les raccourcis clavier connatre

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Autres outils
Doodle : organiser des rendez-vous

Freeplane : organisation

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 Modles de compte-rendu de runion

au format.doc et Google Docs. pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et au format Freemind

Mind map de brainstorming de dfinition de projet

en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister ditable au format Freemind

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Internet
LInternet est aussi un outil de projet pour chercher et diffuser des informations
Outils de recherche : Google desktop.

Des outils permettent de concevoir et de mettre en ligne des sites web : FrontPage, Dreamweaver

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Outils cartographiques Google Wonder Wheel

Voir aussi cours de rfrencement, chapitre mots cls

Recherche-source Utilisation ou copie interdites sans citation

28 28

Chapitre 4/5

La vidoconfrence
1. 2. 3. Organisation Les runions en ligne Les solution techniques Skype, etherpad, Google docs, Google+

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Les runions en ligne

De plus en plus de runions et soutenance se font en visioconfrence (en 2011 Centrale, une sur 20) Passage de solutions "lourdes" (quipements spcialiss, lignes ddies) au dbut des annes 1990-2000, des solutions internet gratuites et lgres en 2010. Le systme le plus pratique en 2011 :
pour le son et le chat : Skype pour passer des diapos : PowerPoint 2010 Pour le compte-rendu : Etherpad Alternative skype pour utiliser des webcams plusieurs, Google+ (et pas de logiciel installer).
Mais il faut au pralable crer un compte Google+, par exemple ici.
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Russir une visioconfrence

Plus quune runion en prsentiel, une vidoconfrence demande :
1. De la prparation
documents et diapos envoys lavance en cas de problme technique, une solution de repli est prvue (tlphone) test pralable des outils - indispensable avant une premire fois attention la qualit des quipements : dfaut d'un micro-casque, on entend les bruits environnants.

2. Un droulement maitris
le dialogue est plus difficile, les participants vous avoir tendance utiliser leur connexion internet pour faire "autre chose" ou tre interrompus. une bonne matrise des outils : envoi de documents et de liens, expliquer une personne comment couper son micro, surveiller les dconnexions et grer les reconnexions si ncessaire etc Utilisation ou copie interdites sans citation

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Solutions techniques
Ds que l'on a des contraintes de distance, voire d'organisation de runion physique
Audio : p.e. Skype (tlconfrence gratuite + chat) crit : Utiliser des outils comme EtherPad pour :
Prparer lordre du jour Formaliser les informations et dcisions au fur et mesure Faire office de compte-rendu

Prsenter les diapos distance

Ctrl-F5 sous Powerpoint Donner lURL

Envoyer le CR *trs* rapidement Comme une runion physique cest la qualit du travail des personnes *avant* la runion qui fera sa russite.

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Chapitre 5/5

Slectionner et mettre en place un collecticiel

1. 2. 3. Quest-ce quun collecticiel ? Les runions en ligne Les collecticiels de Google Google Agenda, Docs, groupes,

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Utiliser un collecticiel dans votre projet

Un collecticiel ou groupware
pour quoi faire ?
1. 2. 3. Permet de travailler plusieurs plus efficacement Aide faire circuler linformation (pilote, quipe, client ) Un outil de travail professionnel

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Collecticiels : les fonctions

1. Faire circuler l'information
Runions en ligne Prendre des dcisions Les voter, les formaliser

2. Mettre jour et archiver les documents

Tous les comptes-rendus de runions, Budget, CdC, gantt...

3. Travailler ensemble sur les rapports produire

Concours, rapports d'tape

4. Grer les tches et les chances

Qui fait quoi pour quand, rappel..

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Collecticiels : tableau de synthse

Faire circuler l'information

Runions en ligne
++

Prendre des dcisions

archiver les documents

Travailler ensemble sur les rapports

Grer les tches et les chances

Facilit d'utilisation

Skype
Google Groupes

+
++

+
+ + +

+
+ ++ + ++ + +++ ++ + +

EtherPad
Dropbox
+ + ++

+++

Dropbox
Google docs Google Agenda Zoho Project

+ + +

+ + +

+ + +

+ + +

++

Groove Project Pier

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Dossiers partags sur Dropbox.com

Ce service dinformatique dans les nuages utilise un client multi-systme d'exploitation : sous Linux, Mac, Windows ainsi que sur iPhone et Android. Avantages
La version gratuite permet de stocker jusqu' 2 Go permet la synchronisation des fichiers stocks sur diffrents ordinateurs, tl. mobiles, etc fonctionne de manire transparente (les sauvegardes et synchronisations sont automatiques) le site web permet d'accder une copie des fichiers, mais galement leurs versions successibles ( versionning ) et une copie des fichiers dtruits Pour vous inscrire sur Dropbox cliquez ici

Inconvnients :
Partage de fichiers seulement Pas de possibilit de travailler plusieurs simultanment sur un fichier Gratuit donc sans garantie de continuit Le partage dun rpertoire sous google docs est une alternative simplifie

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Dropbox : fonctions essentielles

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Dropbox : gestion des ordinateurs

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Dropbox : versionning

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Les collecticiels de Google

Deviennent de plus en plus incontournables
Google docs
Travailler plusieurs sur un rapport
Le plus : on peut travailler simultanment plusieurs sur le mme document, permet de partager un rpertoire contenant tous types de fichiers, alertes de suivi. Le moins : 100% online (sauf gears), moins sophistiqu quun traitement de texte classique, alternative avec office : Microsoft Office Web Apps

Google Agenda
Agenda et todo list du projet
Le plus : simple, partage, synchronisation avec des agendas individuels, compatible smartphones, envoie de proposition de RV par ml, combinable avec Doodle. Le moins : 100% online (sauf gears), pas dattribution des tches aux personnes, pas de planification de projet

Google Groupes
Le plus : fils de discussion, mais surtout utile pour une mailing-list : archivage, configuration Le moins : 100% online, les fonctions de partage de fichier sont renvoyes vers google docs.

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Google Groupes

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Google docs

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Google docs : fonctions utiles

Travailler :
plusieurs, mme simultanment
Vrification dorthographe Style titres, tlcharger au format Word, pdf etc Historique des rvisions

Partager :
Paramtres
URL secrte, certaines personnes uniquement etc Avec ou sans autorisation de modification Publication comme page html (non modifiable, mais permet 50+ connections simultanes)

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Discuter
Insrer des commentaires
Notes ou fils de discussions
Notifications par ml diverses : quand je suis cit , quand des rponses mes commentaires sont publies

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Google Agenda

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Google sites
Utilisation groupware : permet dintgrer
Agenda Partage de fichier Visualisation / dition de Google docs Gestion des accs

Utilisation externe : Pour faire rapidement un site web

(voir la catgorie groupes-projet utilisant Google Sites )

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Gmail

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Compte Google et autres applications

Conseil : ouvrir un Compte Google sur votre adresse de travail (pe. @centralienslille.org)
Accs dautres applications utiles :
Pour augmenter et suivre la frquentation de votre site web : Google analytics, Google webmasters tools Marques-pages accessibles de partout : Google Toolbar Retouche/partage photos : Picasa Autres outils : Reader, Blogger, SketchUp, Alertes, Gears Des google apps permettent d'intgrer ces outils pour faire de la gestion de projet, par exemple Manymoon Windows et Microsoft proposent de plus en plus de fonctions en ligne Office web Apps notamment. Windows Live Mesh est une alternative Dropbox. D'autres solutions permettent de travailler avec MS office : http://www.officelive.com/frFR/ ou OffiSync

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La bonne solution ?

Elle nexiste pas dans labsolu => critres

Accessibilit Scurit Installation simple Utilisation complexe Fonctionnalits Fiabilit Principaux problmes

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Conclusion / Avertissement

Toutes ces possibilits sont gratuites pour vous, il en existe dautres (Zoho Project, Freedcamp) Les outils 2.0 se dveloppent : Teambox Attention aux pertes dinformation et autres virus cela arrive et vous arrivera sauvez rgulirement

noter : un outil qui na jamais t utilis dans la communication sur le projet (par exemple avec les encadrants, le partenaire) : le blog. Il peut avantageusement remplacer une newsletter.

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Questions ?

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 Vous pouvez donner votre avis sur ce site et les cours/documents mis disposition, Il est aussi possible de vous inscrire pour tre prvenu lors de la mise en ligne de nouveaux cours et modles.

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Pour en savoir plus

Mes autres cours de management de projet :

en vido (diapos + son des commentaires) :
Fondamentaux de la gestion de projet et Animation dquipe-projet et motivation Fondamentaux de la gestion de projet Les bases des outils d'organisation projet Groupware et outils informatiques de gestion de projets Introduction l'analyse stratgique en management de projet Comment animer un Brainstorming et 4 topos de Mthodes de Rsolution de Problmes Cours d'analyse fonctionnelle Introduction la gestion des risques Dmarche de gestion des risques et plan de prvention

en diapositives animes :

Enfin, voici des cartes conceptuelles rsumant certains des cours

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Rmi BACHELET

Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille Mon CV est disponible ici.

Mes principaux cours Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de donnes, prvention du plagiat, module de marchs financiers, cours de qualit et mthodes de rsolution de problmes, tablir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipdia et CentraleWiki, formation au coaching pdagogique et l'encadrement, rfrencement et SEO
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