Documentacin de las Ciencias de la Informacin

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Metodologa para abordar un proyecto documental en la empresa

MA Antonia GARCA MORENO Escuela Universitaria de Biblioteconoma y Documentacin Universidad Complutense de Madrid mantonia@mad.servicom.es

RESUMEN El rediseo de procesos de negocio est animando a las empresas a emprender proyectos de gestin documental que sean capaces de incorporar toda la informacin que generan y reciben. En este artculo se hace una adaptacin del mtodo OSSAD para acometer proyectos documentales en las empresas. OSSAD (Office Support Analysis and Design) es un mtodo para el anlisis y diseo de sistemas de informacin y procesos de trabajo en las oficinas, concebido como un proyecto del programa europeo ESPRIT (European Strategic Programme for Research in Information Technology). Palabras clave: Rediseo de Procesos de Negocio, Gestin Documental, Metodologa OSSAD, Gestin de Proyectos, Abstract. Business Process Redesign is stimulating companies to set up document management projects with the aim of integrate the whole information they generate and receive from others. This article shows an adaptation of the OSSAD methodology for the starting of document management projects within companies. OSSAD (Office Support Analysis and Design) is a methodology for the analysis and design of information systems and working processes at offices. It was bern as a project in the framework of the european program ESPRIT (European Strategic Programme for Research in Information Technology). Keyword: Business Process Redesign, Management Document, OSSAD Methodology, Proyects Management,

1.

INTRODUCCIN

Tradicionalmente, en el sector empresarial, los tipos de procesos han estado divididos en procesos de materiales, de informacin y de negocio. Los procesos de materiales son tpicos de las empresas industriales y estn rea143

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cionados con la transformacin de las materias primas a su paso por la cadena de produccin. Los procesos de informacin en cambio se encargan de los contenidos en soporte papel o electrnico que circulan por las organizaciones. Ambos tipos de procesos han recibido, en los ltimos treinta aos, una dedicacin especial por parte de la ingeniera industrial y la informtica sin embargo, los procesos de negocio se han incorporado recientemente como un conjunto de reglas que determinan cmo abordar las tareas necesarias para satisfacer al cliente final. Las organizaciones empresariales ms innovadoras han comenzado a redisear tareas y funciones ya anticuadas y de desarrollo vertical para convertirlas en procesos de negocio horizontales de elevado valor aadido. Es lo que se conoce como Rediseo de Procesos de Negocio, o BPR (Business Process Redesgn), orientado a la mejora de resultados en las empresas, redefinicin de los servicios de atencin al cliente y eliminacin de las antiguas jerarquas organizativas, suprimiendo solapamientos funcionales y eliminando niveles de gestin intermedios innecesarios. Se potencia, por tanto, a los trabajadores del conocimiento dentro de equipos multidisciplinares y autodirigidos con la visin global de evolucionar hacia una organizacin virtual no jerrquica que se expande por mltiples departamentos. Nos encontramos ante una situacin en la que la organizacin de la informacin y las personas que intervienen en su creacin, manipulacin y uso comienza a dejar de ser un valor marginal, para convertirse en la espina dorsal de cualquier organizacin. Empieza a ser habitual la demanda de proyectos documentales en las empresas, no tanto de creacin de centros de documentacin o bibliotecas, de acuerdo al modelo tradicional, sino proyectos que resuelvan la problemtica de la informacin de las empresas de forma global e integrada, es decir, que den solucin al almacenamiento, organizacin y difusin de todo lo que se produce y se recibe, datos y documentos, evitando su disgregacin. Acometer un proyecto documental de estas caractersticas implica, por tanto, un cambio de mentalidad no slo de quienes lo encargan, sino tambin de los documentalistas o bibliotecarios que intervengan en l, ya que exige saber, adems de cmo funciona cada departamento, los objetivos y estrategias de la alta direccin, y todo ello supone enfrentarse a informacin muy diversa y a estructuras organizativas complejas. Adems de los documentos que hemos venido tratando habitualmente los documentalistas, libros, revistas, CD ROM y ahora documentos en internet, tambin existen documentos que han estado al margen dc nuestra actividad cotidiana, como las reclamaciones de los clientes, partes de incidencia, informes sobre la competencia, y desde luego datos (balances anuales, nminas, contabilidad, etc.) cuya organizacin y problemtica reclaman una solucin integrada. As, la planificacin de toda la informacin que fluye por la empresa. la definicin de los procesos de trabajo, la relacin personas/tareas y la metodologa a emplear, son los elementos bsicos que intervienen en el diseo de un proyecto documental.
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2.

LA METODOLOGA OSSAD

OSSAD (Office Support Analysis and Design) es un mtodo para el anlisis y diseo de sistemas de informacin y procesos de trabajo en las oficinas, concebido como un proyecto del programa europeo ESPRIT (European Strategic Programme for Research in Information Technology) y desarrollado entre 1985 y 1990 por un equipo multinacional de consultores, investigadores y usuarios de tecnologas de la informacin de los centros administrativos y de las empresas, sobre todo de la banca. Es un mtodo muy utilizado por las empresas privadas y las administraciones pblicas de Alemania, Francia, Irlanda, Italia, Suiza y Finlandia. Desafortunadamente, las empresas han puesto ms nfasis en las inversiones en tecnologa que en la propia organizacin, lo que ha dado lugar a la existencia de empresas sobreequipadas, en las que se dan grandes desequilibrios en la relacin tecnologa-eficacia. El mtodo OSSAD fue pensado para resolver, entre otros, este tipo de problemas, es decir, ayudar a las empresas a simplificar los procesos de trabajo y a adaptar el uso de la tecnologa a sus necesidades. Es un mtodo de dominio pblico, relativamente sencillo, que constituye una gua para la gestin de proyectos, un conjunto de procedimientos y tcnicas para implantar tecnologas y sistemas de informacin y de trabajo. Existen otras metodologas orientadas a la gestin de procesos: MERISE, CSCP y OMD , sin embargo, OSSAD es la que mejor se puede adaptar a un proyecto documental puesto que dedica a la informacin propiamente dicha un espacio dentro de su concepcin de sistema de informacin y da prioridad al anlisis de la estructura organizativa, que es en definitiva la base sobre la que se asientan este tipo de proyectos. 2.1. OBJETIVOS DE OSSAD

La metodologa OSSAD marca una serie de objetivos claves que giran en tomo a la participacin de los usuarios en el desarrollo de los sistemas administrativos. Aspira a conseguir una ptima implicacin en el proyecto de todos los miembros de la organizacin, desde los responsables de la gestin hasta el personal de administracin, por lo que incide en la necesidad de optimizar el potencial humano en las organizaciones a travs del fomento de la creatividad de los usuarios para que descubran nuevos usos y problemas imprevistos. En
MERISE es un mtodo qte ha sido utiiizado en miles de organizaciones francesas para acometer proyectos de diseo de sisteznas de informacin. C5CP (Customer-Supplier Chain Protocal) es un mtodo focalizado en algunos aspectos dc los procesas de trabajo y no tiene tina concepcin global de sistema de infrmacin. OMD (Objected-Oriented Modeling and Dcsign) es un mtodo de desanollo basado en el paradigna del Objeto. ol modelo que perniitc nsodelizar objetos dinmicos, como por ejemplo el objeto transaccin en un sistema bancario.

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definitiva, se trata de facilitar la participacin y promover la experimentacin de los usuarios. A su vez, el mtodo OSSAD es una herramienta de comunicacin para la reingenierfa de procesos que tiene como objetivo ayudar a los usuarios a entender los propsitos de los procesos administrativos en el contexto de las metas de la organizacin. Asimismo, ayuda a identificar los puntos dbiles de los sistemas con los que trabajan y a seleccionar la tecnologa que mejor se adapte a las necesidades de la organizacin. Pretende propiciar el debate y la construccin de soluciones como pasos previos en la eleccin de un diseo con la solucin definitiva. Como herramienta de gestin permite planificar, ejecutar y controlar los procesos de reingeniera de negocios y su objetivo es asegurar que los proyectos estn controlados para alcanzar las metas sealadas por la organizacin, adems de garantizar la formacin de sus empleados que deben tener la oportunidad de implantar un sistema que se identifique con ellos. 2.2. PRINCIPIOS DE OSSAD

La filosofa de OSSAD se basa en seis principios: adaptabilidad, participacin, pragmatismo, experimentacin, interaccin y agregacin/descomposicin, que han sido establecidos para guiar a los usuarios en la adaptacin del mtodo a sus necesidades. Adaptabilidad: propone un conjunto de principios, procedimientos y tcnicas, dentro de un marco metodolgico flexible, que sea capaz de adaptarse a situaciones distintas. Participacin: los usuarios estn invitados a analizar la situacin existente y sugerir alternativas efectivas. OSSAD se acerca a ideas heredadas de la Gestin de Calidad. Pragmatismo: es una metodologa orientada a resolver problemas de mal funcionamiento del sistema, costes elevados o baja productividad, o bien de reorientacin hacia nuevas oportunidades de negocio, mercados, productos, clientes, etc. Experimentacin: La experiencia ha demostrado que es difcil analizar y prever todas las situaciones posibles, como tambin lo es definir las futuras necesidades de los usuarios. De ah la importancia de proyectos experimentales, posiblemente imperfectos con soluciones para la organizacin, la tecnologa y la informacin. Interaccin: Cada etapa puede generar informacin que implique cambios en otros desarrollos. El principio de interaccin aplicado en el curso de un proyecto OSSAD supone:

poder ir hacia atrs para localizar informacin que se ha perdido o para hacer un anlisis ms profundo, 1 46

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evaluar alternativas e implantaciones experimentales que eviten soluciones inaceptables.

Agregacin y Descomposicin: El sistema puede ser examinado desde varios niveles de detalle, dependiendo de lo que requiera cada anlisis. OSSAD permite agregar o dividir piezas del sistema en funcin del tipo de anlisis, global o parcial. Un consejo internacional, el International OSSAD Council (IOC) se encarga de organizar foros internacionales para el desarrollo y promocin del mtodo OSSAD. 3. FASES DEL PROYECTO

Abordar un proyecto documental adoptando como gua el mtodo OSSAD no obliga a seguir de forma estricta todas las acciones que propone, puesto que est concebido como una gua flexible que debe adaptarse a problemticas diversas, en cambio, s es relevante el establecimiento de trminos de referencia para cada fase del proyecto: Definicin del Proyecto, Anlisis, Diseo, Implantacin y Control del rendimiento del sistema. Definicin del proyecto: Es la fase en la que se definen los objetivos y metas a alcanzar en la reorganizacin y resolucin de problemas. Se definen los limites del proyecto, los objetivos esenciales, las restricciones y las lneas generales del plan para desarrollar el proyecto. Sin olvidar la importancia que tiene conseguir poner de acuerdo la estructura de la organizacin con las responsabilidades para desarrollar el proyecto (quin es responsable de cada tarea), y donde es crucial la participacin de los usuarios. Anlisis: Fase de recogida de informacin y anlisis para realizar una estudio formal de los propsitos de la organizacin (modelo abstracto) y por otro, una descripcin del funcionamiento de la organizacin (modelo descriptivo). El objetivo de esta fase es averiguar cmo funciona la organizacin actual, sus puntos fuertes y sus puntos dbiles y qu tipo de organizacin se quiere para el futuro. Diseo: La fase de diseo en la metodologa OSSAD se basa en la creacin pero tambin en la evaluacin de alternativas en distintos escenarios: el de la propia organizacin, el trabajo individual y el tecnolgico. Se acuerda y se describe formalmente el sistema de informacin y trabajo elegido, se evala con respecto a los objetivos establecidos, as como su aceptacin, y se prepara un sistema experimental que se pondr en marcha en la fase de implantacin. Implantacin: la estrategia del plan de implantacin se define en la fase de diseo y se desarrolla primero de forma experimental, con el fin de poder reconsiderar decisiones despus de evaluar la implantacin. 147
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Control del rendimiento del Sistema: Relacionado con el modus vivendi del nuevo sistema ya implantado, se refiere a su gestin y mantenimiento, es decir, las actividades y acciones necesarias para que la solucin diseada se mantenga con el paso del tiempo.
4.

ADAPTACIN DE OSSAD A PROYECTOS DOCUMENTALES

La necesidad de manejar los documentos que se generan en el interior de las empresas: informes peridicos de gestin, estudios realizados a peticin de la direccin general y de otros departamentos, as como los que producen otras unidades organizativas, incluso aquellos que vienen de fuentes de informacin externas: servicios de informacin en lnea, CD ROM, Internet, etc., es la que propicia que las empresas empiecen a llevar a cabo proyectos documentales que se integren y complementen con los proyectos de almacenamiento de datos. Una vez detectada la necesidad de solucionar la gestin de los documentos, el primer paso es definir un plan de actuacin en este mbito: plan del proyecto. 4.1. PLAN DEL PROYECTO

Generalmente, la idea de llevar a cabo un proyecto documental en una empresa suele partir de un departamento consumidor de informacin y es ese mismo departamento el que suele disear y liderar el plan de actuacin. Los departamentos de investigacin, estrategia, marketing, documentacin y sistemas de informacin son los que estn ms implicados en este tipo de actuaciones. De ellos parte el estudio previo que sirve para convencer y entusiasmar a otros departamentos y a la direccin general, y es en este estudio donde se define el marco temporal de actuacin, los servicios de gestin documental en los que se piensa, el anlisis de costes y el estado actual de la tecnologa. Dada la confusin que existe con respecto a la gestin documental, puesto que es un rea nueva e incluso desconocida para muchas empresas, se suele recurrir a la asesora documental, bien acudiendo a empresas ya conocidas en el mercado de productos documentales (Doc6, Chemdata, Inforarea, Micronet, etc.) o a profesionales de la documentacin, figura que empieza a sonar en el mundo empresarial y que se identifica con una especie de asistente o consejero documental con capacidad para organizar y facilitar la informacin que se necesita en cada momento. El estudio interno se contrasta y completa con la consulta a los especialistas y a partir de ah se puede elaborar un plan para acometer un proyecto documental basado en el mtodo OSSAD. En l se definen acciones y actividades, se asignan tareas y se fija un calendario de actuaciones que se desarrollar a lo largo de varias fases: definicin, anlisis, diseo e implantacin y control. En
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OSSAD las Actividades estn dirigidas y controladas por Acciones de Gestin y apoyadas por Acciones de Evaluacin (ej. : la Actividad 1.1 est dirigida por la Accin de Gestin G 1.1 y apoyada por la Accin de Evaluacin E 1.1). 4.2. DEFINICIN DEL PROYECTO (Fase 1)

La respuesta a una buena solucin de los problemas documentales est adems de en la seleccin de los productos adecuados, en el anlisis de la organizacin, su mbito, procesos y personas que trabajan en la compaa. En esta fase del proyecto se definen los objetivos que se desean alcanzar, se establecen los limites, se identifican los problemas a resolver, las directrices de gestin, tcnicas y de administracin, la justificacin de costes, el calendario del proyecto, las responsabilidades y las tareas. 4.2.1. Actividades Actividad 1.1: Documentar la idea inicial. Actividad 1.2: Poner en marcha la primera reunin: identificar actividades, funciones, personas y recursos. Actividad 1.3: Estudio de Viabilidad: claves para el estudio:

Un conocimiento con detalle de la organizacin. Definicin de objetivos y metas. Identificacin de los temas claves. Identificacin de problemas. Presentar soluciones. Identificacin de las obligaciones.

Actividad 1.4: Reunin informativa para las personas que estn involucradas. Actividad 1.5: Definir la organizacin del proyecto:

Borrador del calendario y presupuestos. Grfico de la organizacin y descripcin de tareas para el desarrollo del proyecto. Esbozo del mtodo que se usara. Acordar un ensayo de la implantacin, experimentacin y formacin.
Acciones de gestin

3.2.2.

Accin GI .1: Evaluar la idea inicial. Accin GI.2: Definicin de objetivos y metas. 149
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Accin 01.3: Elaboracin de la hoja de obligaciones. Accin 01.4: Establecimiento de la gestin de la organizacin y redaccin del informe de procedimientos. Esta fase es clave para establecer las acciones de gestin de las fases siguientes:

Establecimiento de los principios de OSSAD. Decidir quin es responsable de qu. Decidir cmo van a participar los usuarios en el proyecto. Establecimiento de la estructura del informe de gestin. Establecer como parte del proyecto de gestin, una aproximacin a la evaluacin. (ver Accin El .4).

Accin 01.5: Evaluacin de la viabilidad. Accin G 1 .6: Aprobar el plan del proyecto.

3.2.3.

Acciones de evaluacin

Accin El 1: Entender el contexto. Accin El .2: Documentar la definicin de objetivos y metas. Accin El .3: Establecer la filosofa del proceso de evaluacin. Accin EI.4: Formalizar el proceso de evaluacin. Integrada en la Accin 01.4. La evaluacin requiere el mximo formalismo posible en el establecimiento de criterios de evaluacin y una buena definicin de los cometidos que tienen los evaluadores.

3.3.

ANALISIS DE LA SITUACIN (Fase 2)

En OSSAD las actividades en la fase de anlisis no son diferentes de las que se establecen en cualquier otro mtodo, sin embargo, el centro de atencin s es diferente en OSSAD ya que se hace ms hincapi en averiguar cmo se produce el movimiento del trabajo en una empresa que en cmo se usa la tecnologa. En el caso de un proyecto documental la fase de anlisis debe dedicar adems una parte importante a la utilizacin de la tecnologa, al estudio de tipos de documentos y al movimiento de la informacin por la compaa. La fase de anlisis se subdivide por tanto en: Anlisis de la situacin, Anlisis de requisitos y Anlisis funcional. 150

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4.3.1. Actividades Actividad 2.1. Anlisis de situacin: modelo del plan de anlisis (ver Accin G2.l). Actividad 2.1.1 Identificacin de necesidades de informacin. Actividad 2.1.2. Revisin de los sistemas de informacin existentes. Actividad 2.1.3. Diseo de la arquitectura de informacin. Actividad 2.1.4. Elaboracin del plan de accin. Actividad 2.2. Anlisis de requisitos: tcnicos y econmicos. Actividad 2.2.1. Establecer el mbito y alcance del proyecto. Actividad 2.2.2. Identificar y definir requisitos. Actividad 2.2.3. Examinar alternativas tecnolgicas. Actividad 2.2.4. Seleccin de la solucin. Actividad 2.2.5. Plan de inversiones. Actividad 2.3. Anlisis funcional: tipologa de la informacin. Actividad 2.3.1. Elaborar el modelo de procesos del sistema. Actividad 2.3.2. Elaborar el modelo de datos del sistema. Actividad 2.3.3. Anlisis detallado del nuevo sistema. Actividad 2.3.4. Definicin de interfaces con los usuarios. 4.3.2. Acciones de gestin Accin 02.1: Planificar la fase de anlisis. Accin 02.2: Control de la evolucin del anlisis. 4.3.3. Acciones de evaluacin Accin E2.1: Comprender la situacin con profundidad. Accin E2.2: Documentar los problemas actuales del sistema. Aplicar criterios de evaluacin. 3.4. DISEO DE SOLUCIONES (Fase 3)

El objetivo del diseo es ofrecer una solucin y un plan de implantacin de esa solucin. En esta fase se deben describir formalmente los procesos de trabajo y el sistema de informacin elegidos y evaluar su aceptacin. En un proyecto documental se debe abordar no slo el diseo de los procesos de infor151
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macin y de trabajo, sino tambin el diseo documental y el diseo de soluciones tecnolgicas. 4.4.1. Actividades

Actividad 3.1. Desarrollar y documentar los posibles escenarios.

Procesos de i~formacin y trabajo:

Identificacin y definicin de procesos de informacin y trabajo. Identificacin y definicin de datos y documentos. Identificacin del movimiento de los datos y documentos. Identificacin de soportes y procedencia de los datos y documentos. Normalizacin de tareas y procesos. Asignacin de responsabilidades. Actividad 3.2. Evaluar los escenarios de acuerdo al diseo elegido. Actividad 3.3. Detallar el diseo.
Diseo documental:

Normas de codificacin. Normas de catalogacin. Normas de distribucton. Normas de clasificacin e indizacin. Normas de archivo. Normas de identificacin de los documentos. Normas de conservacin y expurgo. Normas de aplicacin de un vocabulario controlado (tesauro). Formularios de consulta. Perfiles de inters: difusin selectiva de la informacin. Actividad 3.4. Detallar el plan de implantacin.
Diseo de soluciones tecnolgicas:

Plan de infraestructura informtica y de comunicaciones. Soluciones de hardware y software. Plan de formacin. Plan de implantacin experimental. Acciones de gestin

4.4.2.

Accin G3. 1: Revisin de objetivos y metas. Comprobar si siguen siendo vlidos. Accin 03.2: Control dc la evolucin del diseo.
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Accin G3.3: Evaluacin del diseo elegido y del plan de implantacin. Accin 03.4: Aprobacin del diseo y del plan de implantacin. 4.4.3. Acciones de evaluacin Accin E3.1: Accin E3.2: Accin E3.3: Accin E3.4: 4.5. Comprender el diseo propuesto. Documentar con ms detalle los objetivos. Documentar la solucin de los problemas potenciales. Evaluacin de alternativas.

IMPLANTACIN DEL DISEO (Fase 4)

Las actividades de diseo e implantacin estn integradas en otra serie de actividades de experimentacin. Es necesario comprobar la eficacia del diseo y detectar posibles errores que pueden obligar a reconsiderar algunas soluciones. 4.5.1. Actividades Actividad 4.1: Actividad 4.2: Actividad 4.3: Actividad 4.4: Detallar el plan de implantacin. Informe sobre reorganizacin del personal. Compra e instalacin del hardware y el software. Familiarizar BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD BAD rendimiento. Actividad 4.5: Implantar el nuevo sistema de organizacin de acuerdo a la solucin diseada. Actividad 4.6: Valorar la solucin diseada. Actividad 4.7: Controlar el rendimiento. 4.5.2. Acciones de gestin Accin 04.1: Accin 04.2: Accin 04.3: Accin 04.7:
4.5.3.

Aplicar las nuevas tareas. Controlar y dirigir la evolucin. Evaluar la implantacin. Controlar el rendimiento.

Acciones de evaluacin

Accin E4. 1: Comprender el plan de implantacin y el diseo elegido, as como los criterios de evaluacin. 153
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Accin E4.2: Evaluar la implantacin de la solucin elegida. Accin E4.3: Evaluar la implantacin del sistema de informacin y trabajo elegido. 4.6. CONTROL DEL RENDIMIENTO DEL SISTEMA

Una accin de gestin que no se ha contemplado y que sin embargo es de gran importancia es el control del proceso, es decir el seguimiento y control del rendimiento del sistema implantado. Seria la Accin 05.1: Control de gestin y de la evaluacin de la organizacin y del mtodo. Esta accin se puede establecer en la accin de gestin 01.4. En el caso concreto de la informacin (procesos, tratamiento y sistemas) es conveniente reflejar en el proyecto cules sern los recursos de mantenimiento que se emplearn: actualizaciones de los sistemas de informacin y de la informacin en s misma as como la formacin continua de las personas implicadas. Actualizacin de la informacin: Incorporacin de nuevas clasificaciones. Incorporacin de trminos nuevos al tesauro. Modificacin de perfiles de inters en la difusin selectiva de la informacin. Modificacin de las necesidades de distribucin. Actualizacin de los recursos tecnolgicos: Incorporacin de nuevas verstones. Migracin a otros sistemas. Formacin asociada a las nuevas versiones. Formacin continua: Tratamiento y gestin de la informacin Fuentes de informacin. Herramientas. 5. RECOMENDACIONES

El primer paso para iniciar un proyecto documental en una empresa es contar con el apoyo de la alta direccin, a la que habr que persuadir de la importancia estratgica que conleva. La alta direccin es la que otorga al proyecto la legitimidad necesaria y la que puede conseguir que las recomendaciones que se hagan sean puestas en marcha. Un proyecto documental, integrado en un proceso de reorganizacin de una empresa, necesita un patrocinador situado a bastante altura en la escala directiva y con suficiente autoridad e influencia para movilizar recursos y estimular el entusiasmo por la iniciativa del proyecto.
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Una vez conseguido se debe crear un equipo de trabajo encargado de localizar un departamento o un proceso en el que se trabaje con datos y documentos. Se puede tambin realizar una lista exhaustiva de todos aquellos en los que se producen y reciben grandes volmenes de informacin. A continuacin se debe proceder a examinar su funcionamiento, pudiendo seleccionar, por ejempo, los departamentos ms caticos y posteriormente tener en cuenta las posibilidades que ofrece la tecnologa para ofrecer soluciones. Antes de acometer el proyecto documental es conveniente promover una campaa de informacin en la que no slo se explique el proyecto y las ventajas que ste puede traer a la organizacin, sino que adems invite a participar a todos sus usuarios. Debe sealarse claramente quin es el responsable del proyecto documental que es quien se encargar de formar el equipo de trabajo necesario, seleccionando sus componentes entre los diversos departamentos y contando con representantes de recursos humanos, organizacin, tecnologa y documentacin, silos hay. El trabajo propiamente dicho se iniciar con una labor de diagnstico, documentando y analizando crticamente las patoLogas existentes con respecto a la organizacin y uso de la infonnacin. Deben documentarse las actividades, recursos, controles, reglas de negocio y flujos de informacin. Deben representarse las relaciones entre actividades y realizarse mapas o diagramas que describan el proceso de informacin y trabajo y los subprocesos asociados. Deben descubrirse las anomalas: burocracia histrica, defectos de comunicacin, etc. Es necesario analizar alternativas y seleccionar la plataforma tecnolgica ms adecuada. Conviene utilizar alguna herramienta de simulacin para facilitar la seleccin de la alternativa a seguir. Antes de la implantacin final es recomendable una fase piloto sobre un conjunto de participantes seleccionados para asegurar que no se produzcan problemas durante la implantacin final. Puesto que es habitual que las empresas cuenten con consultores externos que aporten experiencias de este tipo de proyectos en otras compaas, es el momento para convencer a la empresa de la necesidad de contar con personal cualificado en la organizacin de la informacin. Los documentos (libros, revistas, informes, vdeos, CD ROM, etc.) recogen contenidos diversos que necesitan tratamientos distintos y que es difcil tratar con acierto siguiendo una gua de procedimientos. Por esta razn, es aconsejable que en la implantacin de proyectos documentales se piense en la contratacin de expertos en el rea que puedan enfrentarse a situaciones futuras que no puede contemplar el proyecto inicial. 6. CONCLUSIONES

La utilizacin del mtodo OSSAD en la implantacin de proyectos documentales permite abordar de forma ordenada la problemtica que tienen la mayora de las empresas con respecto a la organizacin y movimiento de la in155
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formacin Al ser concebida inicialmente como una metodologa para la gestin de oficinas, cuenta con elementos de anlisis y evaluacin muy eficaces para los procesos de trabajo, que son bsicos para el control de la informacin que generan las organizaciones. La necesidad de manejar los documentos que se crean en el interior de las empresas, informes peridicos de gestin, estudios realizados a peticin de la direccin general as como los datos contables, balances de situacin, etc. y el deseo de que su organizacin y tratamiento se haga de forma integrada, ha dado lugar a una mayor demanda de proyectos de gestin documental. Hablar de gestin de documentos en las empresas significa pensar en todo el sistema administrativo por el que una organizacin controla la creacin, distribucin, archivado, recuperacin, almacenamiento y expurgo de los documentos que se producen y se reciben. Los profesionales de la documentacin no debemos renunciar a intervenir en la organizacin y gestin de la informacin interna de las empresas, puesto que nuestra experiencia en la gestin de los documentos puede aportar valor a la cultura empresarial. Hasta ahora, la mayora de los documentalistas y bibliotecarios han limitado su trabajo a la gestin de los centros de documentacin o bibliotecas de empresa dejando a otro tipo de profesionales, informticos casi siempre, la gestin de la documentacin llamada adninistrativa.

7.

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