INGENIERO DE TELECOMUNICACIN

Departamento de Automtica

CIERRE DEL PROYECTO

ngel Moreno
Departamento de Automtica Universidad de Alcal
Cierre del proyecto 1 Proyectos

CONTENIDO

Departamento de Automtica

Introduccin Aceptacin Informe de cierre de proyecto

Balance de ingresos y gastos Resumen de cierre de proyecto Tratamiento de la documentacin generada

Indicadores objetivos del resultado del proyecto

Indicadores Indicadores Indicadores Indicadores
Cierre del proyecto

econmicos de primer orden financieros de ocupacin laboral de gestin

2 Proyectos

INTRODUCCIN

Departamento de Automtica

Momento de realizar anlisis de resultados Objetivos principales:

Analizar desde la perspectiva econmica el resultado del proyecto (recursos consumidos y beneficios alcanzados) Diagnosticar el funcionamiento de la empresa (estudio de las desviaciones) Corregir las actuaciones inadecuadas que dieron lugar a las desviaciones anteriores

Objetivos secundarios:
Consolidar los resultados tcnicos del proyecto, incluyendo conocimientos adquiridos, tecnologa utilizada, documentacin, etc. Identificar nuevas oportunidades comerciales

Cierre del proyecto

Proyectos

ACEPTACIN

Departamento de Automtica

El proyecto se da por finalizado cuando el Cliente revisa y acepta el resultado del mismo
Problema con los proyectos mal especificados, cuando existe ambigedad en la especificacin del resultado de un proyecto Solucin: cada requisito individual del proyecto debe quedar claro antes de comenzar el proyecto y, a ser posible, plasmado en algn documento

A pesar de la adecuacin del resultado a las especificaciones, el Cliente debe revisar el resultado y aceptarlo formalmente, antes de dar por terminado el proyecto
Si lo rechaza, debe formalizar por escrito sus objeciones, para ser empleado en las acciones correctivas necesarias
Cierre del proyecto 4 Proyectos

INFORME DE CIERRE DE PROYECTO

ltima documentacin del proyecto:

Departamento de Automtica

Evaluar el resultado de los trabajos (comparacin: recursos invertidos con los previstos, facturacin, etc.) Resumir hechos de relevancia, para actividades futuras Objetivos a largo plazo: Detectar errores sistemticos en presupuestos y ofertas Analizar la tendencia histrica, segn quin gestiona Analizar la tendencia histrica, segn Cliente Establecer nuevas estrategias Documentacin: Balance de ingresos y gastos Informes de situacin finales Lista de documentacin generada Lista de productos generados Otros
Cierre del proyecto 5 Proyectos

BALANCE DE INGRESOS Y GASTOS

Departamento de Automtica

Similar al formato de avance econmico:

Se calculan las desviaciones respecto a la estimacin del presupuesto del proyecto Valores negativos suponen ahorro (salvo en ingresos y margen) Valores positivos indican gastos superiores reduccin beneficio Se deben incluir todos los ingresos y gastos, incluidos los an no imputados contablemente
Facturas emitidas al cliente an no cobradas Gastos incurridos an no pagados

Cierre del proyecto

Proyectos

RESUMEN DE CIERRE DE PROYECTO

Departamento de Automtica

Informe resumido de los resultados bsicos del proyecto

Informe econmico: datos contables significativos
Sin entrar en detalle de los conceptos contables Ignora los aspectos asociados al alcance y planificacin No sustituye al balance detallado de ingresos y gastos

Informe de situacin final: desde adjudicacin a cierre

Datos bsicos: nombre, responsable, duracin, presupuesto, etc. Hechos ms significativos
Modificaciones al alcance Dificultades y medidas adoptadas Relaciones con terceros Posibles acciones futuras

En proyectos largos o complejos: informes intermedios

Cierre del proyecto

Proyectos

TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIN GENERADA

Departamento de Automtica

Documentacin: fuente de conocimiento y experiencia para proyectos futuros relacionados con el actual Procedimientos de tratamiento de la informacin:
Conservacin de la documentacin generada, y difusin de su existencia para ser utilizada Conservacin de los productos (diseos, prototipos, maquetas, etc.), y difusin de su existencia para poder ser utilizados en otros proyectos Asegurar su correcta custodia, con carcter indefinido:
Documentacin interna del proyecto Documentacin generada dentro del proyecto Documentacin obtenida de terceros Descripcin detallada de productos generados
Cierre del proyecto 8 Proyectos

INDICADORES OBJETIVOS

Departamento de Automtica

Anlisis de la documentacin de cierre de un proyecto

Valorar los diferentes aspectos involucrados en cada proyecto Evaluar la marcha de los diferentes proyectos Identificar patrones de consumo Identificar futuras oportunidades de negocio Valorar los resultados de los responsables de proyecto

Para analizar los resultados, es conveniente definir un conjunto de parmetros objetivos

Evaluacin del proyecto en s Comparacin con otros internos o externos (benchmarking)

Cierre del proyecto

Proyectos

INDICADORES OBJETIVOS

Departamento de Automtica

Indicadores econmicos de primer orden

Valores numricos ms significativos del cierre contable
Facturacin: indicador del volumen del proyecto
Sirve de referencia para evaluar otros parmetros Esfuerzo, costes y gastos, margen

Margen: diferencia entre ingresos y costes

En valor absoluto y referido al precio de venta del proyecto

Beneficio: margen - coste de oportunidad del capital material y humano

Coste de oportunidad: IPC, precio del dinero, etc.

Coste por hora trabajada:

Coste menos subcontrataciones, suministros y sus contingencias Se divide por las horas de esfuerzo dedicadas

Cierre del proyecto

10

Proyectos

INDICADORES OBJETIVOS

Departamento de Automtica

Indicadores econmicos de primer orden

Precio de venta de hora trabajada:
Facturacin sin impuestos menos subcontrataciones, suministros y sus contingencias Se divide por las horas de esfuerzo dedicadas Indica el precio unitario al que debera venderse la hora de trabajo

Componentes del coste del proyecto: valor relativo por partidas

Dan una idea del tipo de proyecto y riesgos inherentes Esfuerzo propio: % destinado a horas del personal propio Indicador alto: el proyecto vende horas de trabajo Subcontrataciones: Valor alto: riesgo al ser meros intermediarios Suministros: Valor alto: intermediario en provisin de bienes

Cierre del proyecto

11

Proyectos

INDICADORES OBJETIVOS

Departamento de Automtica

Indicadores financieros
Origen de los fondos utilizados y su proyeccin temporal
Porcentaje de endeudamiento externo
% de los gastos destinados a subcontrataciones, suministros, viajes y gastos varios Riesgo frente a terceros en caso de impago del cliente Supone un riesgo para la empresa y costes financieros

Porcentaje de endeudamiento interno

Complementario del % endeudamiento externo

Valor actual neto del proyecto

Valor en el instante de cierre de todos los flujos monetarios referidos al instante en que se producen

Tasa de rendimiento interno del proyecto

Margen distribuido entre el tiempo necesario para obtenerlo Permite comparar el margen con el coste de oportunidad

Cierre del proyecto

12

Proyectos

INDICADORES OBJETIVOS

Departamento de Automtica

Indicadores financieros
VAN:

Fi VA n = n 1 i ( + r )

Fi: cada uno de los flujos monetarios n: nmero de aos transcurridos r: inflacin anual acumulada

Tasa de rendimiento interno del proyecto

TIR =

Ingresos Costes Margen = Costes Tiempo Tiempo

13 Proyectos

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS

Departamento de Automtica

Indicadores de ocupacin laboral

Nmero de personas necesarias para un proyecto ndice de ocupacin del personal Poltica de personal de la empresa Carga de trabajo: horas necesarias para completar un trabajo Personas necesarias para un trabajo
Se suman las cargas de trabajo en un periodo Se divide por el nmero de horas hbiles de dicho periodo

ndice de ocupacin
Carga de trabajo individual o de un grupo de personas en un periodo dividida por el nmero de horas hbiles de dicho periodo

Cierre del proyecto

14

Proyectos

INDICADORES OBJETIVOS

Departamento de Automtica

Indicadores de gestin
Valoran la gestin de los trabajos y respuesta del equipo Factores subjetivos
Satisfaccin del cliente Nivel de conflictividad

Factores objetivos
Plazo de ejecucin del contrato Coste global y por partidas Margen Contingencias

No incluyen desviaciones ni indicadores financieros que requieren conocer flujos e instantes en que se producen

Cierre del proyecto

15

Proyectos