CONTABILIDAD POR ACTIVIDADES DEFINICIONES Contabilidad por actividades Actividad Gestin de costes ELEMENTOS DE UNA ACTIVIDAD Evento Transaccin

accin Recursos Modelo de comportamiento del coste Inductor de coste Salida Norma de negocio Medida de la salida de la actividad COMPONENTES CLAVE DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD POR ACTIVIDADES Paso 1: Anlisis de las actividades Determinar alcance de las actividades Determinar las unidades de anlisis de actividades Definir las actividades Racionalizar las actividades Clasificar las actividades como primarias y secundarias Crear un mapa de actividades Finalizar y documentar las actividades Paso 2: Anlisis del ciclo de vida Paso 3: Coste de la actividad Seleccionar la base del coste Imputar los recursos Determinar la medida de rendimiento de la actividad Seleccionar la medida de la actividad Asignar las actividades secundarias Calcular el coste por actividad Paso 4: Medicin del rendimiento basada en las actividades Paso 5: Anlisis de los procesos de negocio Paso 6: Contabilidad de la tecnologa Paso 7: El coste del producto basado en las actividades DEFINICIONES Contabilidad por actividades

La acumulacin de informacin del rendimiento operativo y financiero en relacin a las actividades significativas de una empresa. Actividad Es la combinacin de personas, de tecnologa, de materias primas, de mtodos y del entorno que genera un producto o servicio dado Gestin de costes Agrupacin de costes originada por la misma medida de actividad al efecto de la identificacin con, o la asignacin a los centros de costes, los procesos o los productos. ELEMENTOS DE LA ACTIVIDAD

Los elementos de una actividad se muestran en la siguiente figura: Evento. Es la consecuencia o resultado de una accin externa a la actividad. Transaccin. Documento fsico o electrnico asociado con la transmisin de informacin. Recursos. Son factores de produccin mano de obra, tecnologa, viajes, aprovisionamientos o suministros y dems empleados para realizar un a actividad. Modelo de comportamiento del coste. Es la forma en que los recursos varan en la relacin a los cambios en el nmero de veces que ocurre una actividad. Inductor de coste. Es un factor que crea o influye en el costo. Salida. Es la culminacin (producto) de la transformacin de recursos en una actividad. La salida es el resultado de una actividad y no el fin de la misma. El producto de una actividad es la medida de la actividad, la cual se mide en trminos del "nmero de veces que ocurre la actividad en un periodo". Proceso. Es la manera en que se realiza la actividad. Engloba todas las tareas y las operaciones sistemticas que contribuyen a la transformacin de entradas en salidas. Norma de negocio. Define los fines, estrategias y regulaciones que gobiernan una actividad. 2

 Medida de la salida de la actividad. Una medida de actividad es una entrada, una salida o un atributo fsico de una actividad. La seleccin de la medida de actividad es fundamental porque permite contemplar factores que influyen en el volumen de la actividad y subsecuentemente, en el coste. Adems, este factor permite a la direccin realizar el anlisis "Que pasara si". Caractersticas de la medida de la actividad La medida de actividad ideal es sencilla de comprender, fcil de medir, fcil de extraer de las fuentes de datos existentes, y es relacionada directamente a los factores de produccin de la actividad. Debe existir una relacin directa entre los cambios en el volumen de medida de una actividad y los factores de produccin. Las medidas de la actividad se extienden ms all de las medidas de produccin directas. Mediante la determinacin de la salida y de los usuarios de la informacin de la actividad el director puede determinar si existen actividades especficas que se hallan orientadas a prioridades de corto y/o largo plazo. Conocer el coste por actividad ayuda en la planificacin y en la elaboracin del presupuesto. Dos factores clave que se deben de considerar en la seleccin de una medida de actividad son: La homogeneidad de la medida de actividad: Se dice que una medida de actividad es homognea cuando cada salida es de la misma clase que las otras. Coste relativo de la actividad: Si el impacto de una actividad en el coste total es insignificante, la distorsin resultante en el coste del producto es mnima al tiempo que es apropiada una medida de actividad alternativa. COMPONENTES CLAVE DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD POR ACTIVIDADES. Presenta los siguientes pasos: Paso 1: Anlisis de actividades Es el anlisis de las actividades significativas (produccin y apoyo), de una empresa con el fin de establecer una base para determinar su coste y su rendimiento. Para realizarlo se siguen los siguientes paso: Determinar el alcance de las actividades En esta actividad se define el problema y sus lmites. Determinar las unidades de anlisis de las actividades La unidad organizativa a ser analizada debe ser dividida en grupos o departamentos. Las unidades de actividad pueden corresponder a las unidades organizativas, o pueden atravesar los lmites de la organizacin. Es importante que las unidades de actividad sean funcionalmente homogneas y lo suficientemente grandes para justificar su anlisis. Definir las actividades Analizar los registros histricos. Analiza las estadsticas de produccin compiladas a lo largo de un periodo de tiempo. Un estudio de las estadsticas de procesamiento de datos facilita la percepcin e identificacin de actividades. Analizar las unidades organizativas 3

En un anlisis organizativo normalmente se utiliza un enfoque Delphi para definir las actividades. El mtodo Delphi interroga a la mayora de las personas expertas (tales como los jefes de departamentos) para identificar las actividades actuales y los recursos asignados para efectuarlas. Las actividades y las asignaciones de tiempo registradas se basan en el juicio de los expertos. a1) Analizar la clasificacin del trabajo a2) Revisar registros informticos a3) Realizar entrevistas con el personal clave a4) Observar las actividades a5) Revisar los diarios y registros a6) Consular el panel de expertos a7) Revisar la hoja de comprobacin Analizar los procesos de negocio Estudia los procesos de negocio que transcienden los lmites de la organizacin. Analizar las funciones de negocio El enfoque funcional para la definicin de las actividades divide cada funcin principal en actividades. Efectuar un estudio de ingeniera industrial dirigido. Conciliar la definicin de las actividades Si bien todos los enfoques para la definicin de las actividades tienen diferentes puntos de partida, en realidad son meros mtodos diferentes, de definicin del mismo conjunto de actividades por lo que requieren una armonizacin. Racionalizar las actividades La clave para una buena definicin de las actividades es estructurar una lista de actividades que proporciona un nivel suficiente aunque no excesivo de detalle. A menudo los flujos entre las actividades de un proceso proporcionan la clave para descomponer las actividades. Un flujo de informacin o salida traza las lneas y los lmites de las actividades. As cuando un anlisis de un proceso identifica un nuevo flujo de informacin que no responde a las actividades previamente definidas, se debe descomponer la actividad. De manera similar, cuando un anlisis de un proceso no identifica ningn flujo de informacin entre dos actividades previamente definidas se debe agrupar la actividad. Los criterios de racionalizacin son: La agrupacin de actividades con diferentes economas es mejor evitarla. Se debe evitar la agrupacin de actividades distintas El problema ms frecuente que afronta el equipo de anlisis de actividades no es descomponer las actividades sino agregarlas o agruparlas. 4

 Clasificar las actividades como primarias y secundarias Cada actividad debe ser clasificada como primaria y secundaria. Una actividad primaria es una cuya salida se utiliza fuera de la unidad organizativa. Crear un mapa de actividades Un mapa de actividades identifica la relacin entre funciones, procesos y actividades. La creacin de un mapa de actividades es el primer paso en el anlisis de los procesos y las actividades alternativos para realizar una funcin. Una vez que se ha trazado el mapa de los procesos y las actividades con arreglo a las funciones el siguiente paso es elaborar el mapa de las actividades con arreglo a los procesos. Finalizar y documentar las actividades El paso final es compilar una lista compuesta de actividades que apoyan los requerimientos del anlisis funcional organizativo y de los procesos de negocio. Paso 2: Anlisis del ciclo de vida El anlisis del ciclo de vida proporciona un marco para gestionar el coste y el rendimiento de un proceso/producto a lo largo de la duracin de sus actividades. Paso 3: Coste de la actividad El coste de una actividad se obtiene imputando todos los recursos significativos para ejecutar dicha actividad. El coste de la actividad se expresa en trminos de una medida del volumen de la actividad por la cual los costos de un proceso dado varan ms directamente. Para determinar los costes de la actividad se siguen los siguientes pasos: Seleccionar la base del coste La seleccin de la base del coste supone los siguientes pasos: Determinar el tipo de coste Los costes pueden ser de los siguientes tipos: Coste real. Es el coste exacto pagado por un factor de produccin en funcin a la transaccin financiera. La ventaja de utilizar un coste real es que los costes siempre son actuales y reflejan los cambios en el entorno de negocios. Coste presupuestado. Refleja la opinin de la direccin, generalmente el escenario ms probable o esperado, en relacin a aspectos financieros futuro de la empresa. Coste estndar. Es un coste predeterminado basado en condiciones normales de eficiencia y volumen de produccin Coste planificado. Se deriva de la estrategia y de los sistemas de planificacin operativa. Lo que distingue un coste planificado de un costo presupuestado o estndar es que el primero es derivado continuamente de los sistemas operativos. En cambio, los costes presupuestados y estndares normalmente se obtienen para un periodo anual o semestral. Coste proyectado. Se deriva de un estudio de ingeniera industrial que permite percibir la forma en que se ejecuta una actividad y determinar si determinadas mejoras en los mtodos pueden incrementar el rendimiento. 5

Cualquiera que sea la base de coste utilizada por un sistema de contabilidad por actividades, sta debe ser conciliable con el coste histrico, ya que es necesario que exista una base consistente para comparar el rendimiento real con el rendimiento planificado Determinar el horizonte temporal del coste Es recomendable utilizar datos trimestrales o anuales pero continuamente ajustados a los cambios en el entorno operativo. El control de las desviaciones mensuales entre el coste real y el planificado se realiza al nivel agregado de un centro de costes o departamento. Clasificar las actividades en el ciclo de vida La clasificacin del ciclo de vida relaciona las actividades con el periodo en el que se generan los beneficios y muestra las interdependencias de las actividades en periodos diferentes. La contabilidad del ciclo de vida requiere que las estimaciones iniciales de coste sean periodificadas y expresadas en unidades monetarias Imputar los recursos El coste se imputa a las actividades por medio de la relacin causal. Los pasos son: Determinar la fuente de datos La fuente principal de datos de coste es el mayor general. Complementariamente los datos de coste pueden obtenerse de anlisis de ingeniera industrial detallado. Agrupar los costes relacionados con el mayor general Un mayor general clasifica los gastos de acuerdo a los tipos de gastos. El proceso de imputacin lo simplifica clasificando los costes del mayor general de un departamento en patrones similares de comportamiento y agrupndolos en grupos de costes. En lugar de que cada componente de coste tenga que ser introducido por separado, el grupo de costes, en su totalidad, puede ser incorporado en el sistema de gestin de costes. Cuando se elija el mayor general como fuente de datos de coste, es recomendable que las cantidades del mayor general con patrones similares de comportamiento de coste sean agrupadas en la categora de gastos por naturaleza. Estas incluyen: Materiales. El coste de los materiales adquiridos viene dado por el precio de adquisicin del material y por el gasto de todas las actividades necesarias para incorporar el material al proceso de produccin. Las categoras tpicas de gastos relacionados con el material incluyen: Precio de adquisicin de material, variacin del precio del material, restos, sobrantes y mermas. Las actividades tpicas relacionadas con los materiales son: Compra, recepcin, inspeccin del material entrante, movimiento de materiales, apoyo a aprovisionamiento de materiales y cuentas a pagar. Mano de obra El coste de mato de obra es el coste de todas las actividades relacionadas con la adquisicin, formacin y asistencia de personas. Las categoras ms importantes de gastos son: Sueldos, cargas sociales. Las actividades tpicas son: Nmina, recursos humanos. Tecnologa El coste de la tecnologa es el coste de todas las actividades necesarias para adquirir y operar la tecnologa, incluyendo el coste de capital empleado para financiar la adquisicin, actividades de puesta en marcha, las actividades operativas y las actividades de apoyo directamente afectadas. Las categoras del gasto son: Coste 6

de las instalaciones, Ingeniera Industrial, programacin del control numrico, Ingeniera del proceso, operacin de la maquinaria, supervisin, mantenimiento, leasing. Servicios Planta e instalaciones Sistemas de informacin Flete Viajes Impuestos Seguros Inventarios Pueden existir actividades compartidas como el uso del sistema de informacin de gestin y el apoyo administrativo Establecer la relacin causal Una relacin causal existe cuando se puede demostrar que un factor de produccin es consumido directamente por una actividad. El aspecto clave para establecer una relacin causal es definir una medida de actividad que sea comn tanto al factor de produccin como a la actividad. Algunas relaciones causales tpicas son las siguientes. Factor de produccin Personal Tecnologa Instalaciones Servicios Generales Imputacin de los costes al personal Para imputar los costes del personal a las actividades se requiere disponer de informacin acerca de: Las actividades realizadas por el empleado El coste del personal por departamento Una base de imputacin casual. Existen tres mtodos principales para cargar la mano de obra a las actividades: Imputar el coste total del personal del departamento a las actividades utilizando el porcentaje de tiempo dedicado a cada actividad en todo el departamento Imputar el coste del personal a las actividades utilizando el porcentaje de tiempo dedicado a cada actividad por un tipo especfico de empleado. Imputar el coste de la mano de obra del personal utilizando el porcentaje de tiempo dedicado a cada actividad por cada empleado individual. El segundo mtodo es el ms aconsejable ( Mtodo del cdigo laboral ). Imputar el resto de los costos a las actividades. Una vez que el coste relativo al personal ha sido imputado a las actividades, se debe investigar cada categora de costo a travs de las entrevistas y una revisin de los registros para identificar cual es la actividad que dio lugar a que el coste fuera incurrido. Medida Tiempo Horas mquina/tecnologa Metros cuadrados Kilovatios hora

No todos los costos son imputados efectivamente a las actividades. Los restantes costes no imputables son costos generales del departamento. Por lo tanto, se recomienda que los costes no imputables, sean asignados a las actividades primarias de la organizacin partiendo de la base del factor de produccin primario del departamento. Determinar la medida de rendimiento de la actividad Las actividades se expresan y describen en trminos de medidas de rendimiento financieras como no financieras. Las medidas de rendimiento deben responder las siguientes preguntas: Cunto cuesta? Cunto tiempo toma (real y transcurrido)? Cmo se realiza la actividad? Hasta que punto la actividad es flexible en respuesta a los cambios en el entorno de la produccin? Cada una de estas cuestiones proporciona una visin diferente al interior de la actividad. La relacin entre las medidas de rendimiento es muy estrecha, de manera que un cambio en una actividad impacta simultneamente sobre todos los aspectos de las medidas de rendimiento. Para optimizar el rendimiento global de la empresa se requiere considerar el impacto de las relaciones entre las medidas de rendimiento. Seleccionar la medida de la actividad Determinar la medida de actividad Reunir estadstica sobre salidas / transacciones Una vez que se ha seleccionado una medida de actividad, se determina la frecuencia de ocurrencia de la misma. Dos fuentes usuales de informacin sobre el volumen de las actividades son las siguientes: Las estadsticas del procesamiento de datos. Los registros de los departamentos. Validar la medida de actividad La medida de actividad debe ser validada para garantizar que las relaciones entre el coste de la actividad y los niveles de la actividad representados por la medida sean las adeudadas. Existe un nmero de tcnicas disponibles para validar la suficiencia de las medidas de la actividad: Enfoque de arriba hacia abajo, que examina el comportamiento del coste en los niveles ms altos y ms bajos de las actividades. Regresin lineal y anlisis de regresin mltiple. Antes de efectuar un anlisis de regresin de los costes( la variable dependiente) en relacin al volumen (variable independiente), se deben ajustar los costes a efectos de considerar (entre otras posibles consideraciones) la inflacin, la estacionalidad, las huelgas, los cierres por vacaciones, los incrementos anuales en los sueldos y salarios, las anomalas de periodo contable. Estos ajustes son complejos (considere la estacionalidad) y la mayora de los sistemas de contabilidad financiera no se adaptan fcilmente a tales correcciones. De hecho, alguno gastos a menudo son prorrateados en periodos contables (meses o trimestres) con el propsito especfico de eliminar las variaciones estaciones observables.

 Asignar las actividades secundarias Dado que las actividades secundarias sirven de apoyo a las actividades primarias, son asignadas a las actividades primarias en lugar de ser asignadas a los gastos generales de la empresa. Un mtodo usual consiste en asignar las actividades secundarias a las actividades primarias usando los factores de produccin Calcular el costo por actividad Revisar el ejemplo de clculo de costos. Paso 4: Medicin del rendimiento basada en las actividades Las medidas de rendimiento son las estadsticas financieras y operativas utilizadas para medir el rendimiento de una empresa. Mediante la medicin del rendimiento basada en las actividades, cada actividad se analiza para determinar la eficacia del trabajo realizado por medio de indicadores clave de rendimiento tales como la calidad, coste el tiempo. Paso 5: Anlisis de los procesos de negocio El anlisis de un proceso de negocio determina la interdependencia entre las actividades. Una empresa puede reducir o eliminar el coste de todas las actividades subsiguientes si es capaz de controlar el evento inicial. Paso 6: Contabilidad de la tecnologa Se la considera como un coste directo. Anlisis funcional del negocio El anlisis funcional del negocio agrupa el coste total de las actividades que son comunes a una funcin del negocio. Esto se consigue clasificando las actividades en funciones de negocio Paso 7: El coste del producto basado en las actividades El coste del producto se determina a travs de una lista o relacin de actividades en la que se detallan las actividades as cono la cantidad de cada actividad consumida en la fabricacin de un producto especfico. Para comprender los pasos de la gestin de costos es necesario revisar el ejemplo del captulo 9. BIBLIOGRAFA Brimson, James "Contabilidad por actividades", Alfaomega, Mexico, 1997. 10 1

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