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Em arquivologia, arquivo um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organizao, firma ou indivduo, que os mantm ordenadamente como

o fonte de informao para a execuo de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vrios tipos e em vrios suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser pblicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais. No Brasil, a poltica de arquivos pblicos e privados gerenciada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo ligado ao Arquivo Nacional. Etimologia Do latim archvum, lugar onde se guardam os documentos. 1. Lugar onde se guardam documentos 2. Conjunto de documentos escritos, fotogrficos, microfilmes, etc. 3. Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suporte magntico. Finalidade


Servir a administrao: Fornecem informaes e documentos necessrios ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentao da empresa, possibilitam o controle da produo de documentos e colocam disposio dos usurios documentos que fornecem informaes de carter probatrio ou simplesmente informativo. Servir Histria: Fornecem informaes e/ou documentos para reconstituir ou escrever a histria poltica, social ou econmica de uma nao. Tambm servem de memria de uma empresa e constituem uma importante fonte de pesquisa.

Funes do Arquivo


Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa; Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservao ou eliminao; Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos rgos da empresa; Arquivar os documentos, visando a recuperao da informao; Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda; Executar as funes especficas conforme a organizao e administrao da instituio.

Classificaes Quanto ao uso (Teoria das trs idades) A Teoria das trs idades baseada no Ciclo vital dos documentos, segundo o qual, os mesmos passam por trs fases: corrente, intermediria e permanente.


Arquivo corrente (Primeira idade): Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (D.T.A.) de 1996, pgina 6, o conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por eles consultados. Essa idade corresponde a produo do documento, sua tramitao, a finalizao do seu objetivo e a sua guarda. Arquivo Intermedirio (Segunda idade): Conjunto de documentos originrios de arquivo corrente, com uso pouco freqente, que aguardam, em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final

(D.T.A. 1996, p. 7). Os documentos so ainda conservados por razes administrativas, legais ou financeiras. uma fase de reteno temporria que se d por razes de precauo.  Arquivo permanente (Terceira idade): Conjunto de documentos custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor (D.T.A. 1996, p. 8). Constitui-se de documentos produzidos em geral h mais de 25 anos pelas instituies administrativas pblicas ou privadas. Quanto natureza


Arquivo Especial: So aqueles que requerem tratamento especial de armazenamento, independente de sua forma. Certas variveis precisam ser controladas, pois caso contrrio, podem deteriorar os documentos, (temperatura, luminosidade, umidade etc).  Arquivo Especializado: So aqueles que tratam de um assunto especfico, independente da forma fsica,comercial e industrial.. Quanto abrangncia


Arquivo Setorial: So aqueles que cumprem funo de arquivo corrente e, por esta razo, devem ser guardados prximos aos rgos operacionais e por isso costumam ser descentralizados. Arquivo Geral: So aqueles que recebem os documentos de diversos rgos de uma mesma organizao fsica...

A organizao e informatizao de arquivos um servio que tem como finalidade principal criar instrumentosde controle e monitoramento do armazenamento e trfego de documentos nas empresas, por intermdio da implantao de sistemas de organizao e gerenciamento de arquivos. O ponto de partida do processo a elaborao do projeto inicial, onde so definidos os objetivos a serem atingidos. Estabelecidas as metas, o servio pode abranger as atividades de criao de Tabela de Temporalidade Documental (TTD), triagem, conferncia, tratamento e recuperao de documentos, ordenao em seqncia lgica pr definida, agrupamento por ttulos documentais, elaborao de ndice no sistema Web ARQUIVAR, armazenamento da massa documental em suportes adequados (caixas - arquivo, pastas, estantes, mapotecas etc), reformulao da disposio fsica do arquivo e treinamento dos usurios do sistema informatizado. O sistema Web encontra-se disponvel para uso no site www.arquivar.com.br, com armazenamento no servidor da ARQUIVAR de todas as informaes e ndices nele lanados, possibilitando o acesso remoto aos dados, via internet, sete dias por semana, 24 horas por dia a todos os funcionrios e colaboradores autorizados. O mdulo de informatizao de arquivos fsicos possui inmeros recursos:


Indexao dos documentos mediante uso de diversos parmetros e de campos fixos e campos configurveis: departamento, ttulo, nomes, datas e nmeros, possibilitando personalizar o sistema a caractersticas especficas da sua empresa; Impresso dos rtulos das caixas e pastas; Diagramao do layout das estantes e espaos disponveis para alocao de cada

 

unidade integrante do acervo na sede da empresa;




Definio automtica do local de arquivamento de novos documentos, conforme seu ttulo documental; Criao da central de atendimento; Controle de emprstimo de documentos, com impresso de protocolos; Histrico das solicitaes e devolues; Controle de temporalidade, com relatrio de documentos a serem expurgados; Realizao de consultas com possibilidade de filtragem em variados nveis; Categorias de permisso conforme o usurio, com restries de acesso a ndices e documentos predeterminados, e ainda delimitaes para consulta, incluso, excluso de documentos e operao de funes avanadas. Vantagens:

 

 

    

Disponibilizao de espao fsico; Organizao fsica adequada; Sistema de identificao visual; Padronizao dos mtodos de arquivamento; Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos; Sigilo das informaes, segurana e preservao dos documentos; Reduo de custos com a administrao e manuteno do acervo;

Eliminao das dificuldades para gerenciamento e manuteno dos arquivos; Atendimento s normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informaes e documentos.

Arquivo toda a coleo de documentos conservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente. D-se o nome de arquivo no s o lugar onde se guarda a documentao, como reunio de documentos guardados. Portanto arquivar guardar qualquer espcie de documento, visando a facilidade de encontr-lo, quando procurado. O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetio desnecessrias de experincias, diminui a duplicidade de documentos, revela o que est por ser feito, o que j foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a tomada de decises. MTODOS DE ARQUIVAMENTO Mtodo alfabtico o sistema mais simples, fcil, lgico e prtico, porque obedecendo ordem alfabtica pode-se logo imaginar que no apresentar grandes dificuldades nem para a execuo do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta direta. Mtodo numrico simples Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma considerao ordem alfabtica dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo.

Para o bom xito deste mtodo, devemos organizar dois ndices em fichas; numas fichas sero arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro so arquivadas numericamente, de acordo com o numero que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este ltimo ndice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graas a ele, sabemos qual o ultimo numero preenchido e assim destinaremos o numero seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado. Mtodo alfabtico numrico Como se pode deduzir pelo seu nome, um mtodo que procurou reunir as vantagens dos mtodos alfabticos simples e numrico simples, tendo alcanado seu objetivo, pois desta combinao resultou um mtodo que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatido e rapidez, no arquivamento, do outro. conhecido tambm pelo nome de numeralfa e alfanumrico. Mtodo geogrfico Este mtodo muito aconselhvel quando desejamos ordenar a documentao de acordo com a diviso geogrfica, isto , de acordo com os pases, estados, cidades, municpios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praas onde operam ou residem. Mtodo especfico ou por assunto Indiscutivelmente o mtodo especifico,representado por palavras dispostas alfabeticamente, um dos mais difceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expresso que defina o assunto. Temos o vocabulrio todo da lngua nossa

disposio e justamente o fato de ser to amplo o campo da escolha nos dificulta a seleo acertada, alm do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta seleo. Mtodo decimal Este mtodo foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classificao para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado em 1876. Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdiviso, graas sua base decimal. 2.7 - MTODO SIMPLIFICADO Este a rigor no deveria ser considerado propriamente um mtodo, pois, na realidade, nada mais do que a utilizao de vrios mtodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num s mvel as vantagens de todos eles. TIPOS DE ARQUIVOS Arquivos de prosseguimento Estes arquivos so conhecidos tambm pelos nomes de "imediato", "andamento", "vigilncia", ou ainda pela expresso inglesa "Follow-up" Toda a empresa requer a organizao de arquivos de prosseguimento, indispensveis para que neles sejam arquivados cpias de documentos ou indicaes que aguardam providncias em datas determinadas, como, exemplo, cartas que precisam ser respondidas, faturas e promissrias que devem ser pagas ou cobradas, pedidos que devem ser feitos, seguros que devem ser renovados, etc...

Arquivo ativo (temporrio) So os que contm documentos em uso constante; Arquivo inativo (Intermedirio) So os que contm documentos de menor freqncia de uso, da lista a seguir uns podero ficar no arquivo inativo e outros no arquivo morto; a. Todo documento que estabelece um direito em favor de uma pessoa, uma organizao ou de uma coletividade; b. Todo documento que determina uma obrigao permanente; c. Todo documento, mesmo de efeito temporrio, que possa servir para provar um direito ou uma obrigao; d. Todo documento que abre um precedente; e. Todo documento que fornece informao sobre a organizao, o funcionamento ou a historia de um servio da instituio, sociedade, etc...; f. Todo documento que prova um direito permanente; g. Em principio todos os projetos que tm relao direta com a instituio ou sociedade mantenedora do arquivo (plantas-projetos de construo, ampliao, etc...) h. documentos de valor permanente (estabelecido pelo cdigo civil e comercial brasileiro) tais como contratos, escrituras, documentos legais em geral, etc... Arquivo morto (permanente) So os que contm os documentos de freqncia praticamente nula.

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