TALLER No 2

1. Repaso sobre el tema manual de procesos y procedimientos

para el manejo de la correspondencia en la empresa, manual
de archivo y correspondencia, manual de gestión documental,
plan de gestión documental:

El área de Archivo y Correspondencia esta encargada de custodiar,

organizar, actualizar y suministrar la información de una manera oportuna
y eficaz a las diferentes áreas del Instituto. Además está encargada de
Coordinar las labores Correspondencia en general.

En está área se adelantan los procesos de clasificación, organización,

actualización, y conservación de los documentos, tanto administrativos
como misionales. Y la aplicación de Tablas de Retención Documental. Y
Administra el archivo central del instituto. También adelanta los
procesos de distribución y control de correspondencia, tanto
interna como externa.

El manual de gestión documental es la compilación de los lineamientos

que aplican en la administración de las comunicaciones oficiales y los
actos administrativos para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de
las actividades que sustentan y en la toma de decisiones al interior de la
organización, es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos
que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con
el flujo documental y los procedimientos de conservación y consulta.
Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación para los funcionarios en
sus gestiones administrativas y legales así como en la implementación de
procedimientos archivísticos.

El Área de Gestión de Documentos tiene una función de gran importancia

al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la
documentación. Asimismo se relaciona directamente con el
funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas de todas las
áreas, debido a que alberga fuentes primarias de información; su
adecuado funcionamiento avala el manejo de documentos estratégicos, lo
que implica que estas podrían mostrar la absoluta regularidad de la
gestión.

Como unidad de información dentro de sus funciones, deben velar por

llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental
que incluye selección y depuración, diseminación, control, distribución,
almacenaje, recuperación, clasificación, ordenación, descripción,
protección por su carácter confidencial, conservación y difusión de la
documentación al personal que labora en la entidad.
2. Mapa conceptual:

NORMAS LEGALES PARA LA

CLASIFICACION Y DESPCHO DE
DOCUMENTOS

Ley 962 De 2005 Decreto 229 De

1995: por el cual se
reglamenta el
Generalización de los Servicio Postal.
trámites electrónicos

Gobierno Electrónico
eficaz y menos
Capitulo I Definiciones
costoso

Capitulo II Garantías
Servicios electrónicos De Los Servicios
en el nivel local Postales

El Gobierno Capitulo III Del

Electrónico como un Ministerio De
derecho Comunicaciones

Formularios
electrónicos Capitulo IV De Las
Concesiones Y
Licencias
La Administración
Pública Electrónica
Capitulo V Cánones Y
Tarifas
Validez de las
comunicaciones
Capitulo VI
electrónicas
Responsabilidades

Firmas electrónicas
Capitulo VII Derechos
De Los Usuarios Del
Uso del Correo Servicio Postal
electrónico

La factura electrónica Capitulo VIII Control Y

Vigilancia

Capitulo IX Sanciones
 3. Cuadro de resumen de las NTC para la elaboración de
documentos:
NTC
3393. Elaboración de cartas
comerciales.
3369. Elaboración de sobres
comerciales.
3397. Elaboración de memorandos.
3394. Elaboración de actas
administrativas.
4228. Elaboración de hoja de vida.
3234. Elaboración de circulares.
4176. Elaboración de certificados y
constancias.
3588. Elaboración de informes
administrativos.
Capitulo X
Disposiciones
Varias
DETALLES
Esta norma establece y unifica los
requisitos de presentación de una
carta comercial.
Esta norma establece los requisitos
para la elaboración de sobres
comerciales.
Esta norma de a conocer los
requisitos de presentación que
debe presentar la elaboración del
memorando.
Esta norma tiene por objeto
establecer y unificar los requisitos
para la elaboración de actas
administrativas.
Esta norma da a conocer los
requisitos de presentación de una
hoja de vida.
Esta norma establece y unifica los
requisitos para la elaboración de
circulares.
Esta norma da a conocer los
requisitos que debe tener las
constancias y certificados para su
presentación.
Esta norma tiene por objetivo
establecer y unificar los requisitos
para la elaboración de informes
administrativos.
 4. Repaso normas ISO:

• Constitución Política de Colombia: Art. 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70,
71, 74, 95, 112.

Hablan que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y

rectificar las informaciones contenidas en archivos de entidades públicas
y privadas.

Todas las personas tienen la libertad de informar y recibir información

veraz e imparcial, y las de fundar medios masivos de comunicación.

La correspondencia y demás formas de comunicación privadas de

comunicación privadas son inviolables y solo pueden ser interceptados o
registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades
que establezca la ley.

Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos

salvo los casos que establezca ley.

• Acuerdo no. 060 30 de octubre de 2001. Por el cual se

establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas.

ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que

permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y
las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas
de gestión documental, para la producción, recepción, distribución,
seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

ARTICULO SEGUNDO: Definiciones.

ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia:

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad

de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada,
los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental y los programas de
conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos
de gestión, centrales e históricos.

ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe

establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los
funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno
y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia
velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando
solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de

comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de
comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación
administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de
radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o
tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de
los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente
la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente
radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a
partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La

numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las
oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los
controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán
responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se
numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y
se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las

comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán
establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la
numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta
oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

ARTICULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales: Las

unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles
manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los
documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de
servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las
comunicaciones recibidas.

ARTICULO NOVENO: Conservación documental: Las entidades son

responsables por la adecuada conservación de su documentación, para
ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus
manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los
documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren
adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los
soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a
los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5
pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas".

ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las

comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser
revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos
de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se
deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la
entidad, se procederá a la radicación del mismo.

ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas:

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en
original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la
primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento,
teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia
reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el
tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en
los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de
copias adicionales.

ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax:

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán,
teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series
establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva
radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar
los lineamientos para el control y establecer los procedimientos
adecuados para su administración.

ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo

electrónico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de
correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán
responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En
todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los
mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales
recibidas y enviadas.

ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito

de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán
en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas,
memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC,
existentes para el efecto.
ARTICULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas
las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al
público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su

expedición.

• DECRETO 2150 DE 1995; Por el cual se suprimen y reforman

regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública.

Las entidades que integran la administración pública les está prohibido

exigir documentos originales autenticados o reconocidos notarial o
judicialmente.

Las entidades públicas deberán facilitar la recepción y envío de

documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de
correo certificado.

Todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la

administración pública por escrito, deberán adelantarse en original y un
máximo de dos copias. Una de éstas deberá ser enviada para su
conservación y consulta al archivo central.

A las entidades públicas les queda prohibida la exigencia de copias o

fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder, o a los que la
entidad pública tenga facultad legal de acceder.

Las entidades públicas deberán habilitar sistemas de transmisión

electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información
requerida en sus actuaciones frente a la administración.

La solicitud de duplicados de documentos de identidad podrá hacerse por

correo, siempre que se suscriba por el peticionario y se imponga su huella
dactilar, sin perjuicio de la cancelación de derechos para que haya lugar.

• CODIGO DE COMERCIO: DECRETO 410 DE 1971

Art. 48: Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros

contables, inventarios y estados financieros en general, a las
disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas
normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación,
faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será
permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor
técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que
facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna
de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

Art. 54: El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que

dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la
exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la
correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales,
con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado
respuesta.

Art. 60: Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser
conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de
aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante,
siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su
reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron
registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la
copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros
y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su
reproducción.

• CODIGO DISCIPLINARIO UNICO: LEY 734 /2002

Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la

Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los
demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las
ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la
entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones
judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de
trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.

5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su

empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga
acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o
utilización indebidos.

Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:

8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las

peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las
autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de
aquel a quien corresponda su conocimiento.

13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos,

expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de
sus funciones.

21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos

a personas no autorizadas.

• LEY 594 DE 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General

de Archivos y se dictan otras disposiciones.

TITULO I.
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES
Y PRINCIPIOS GENERALES
ARTICULO 1o. OBJETO. La presente ley tiene por objeto establecer las
reglas y principios generales que regulan la función archivística del
Estado.

ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley comprende a

la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas
que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la
presente ley.

ARTICULO 3o. DEFINICIONES.

ARTICULO 4o. PRINCIPIOS GENERALES.

TITULO II.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES

ARTICULO 5o. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.

a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que
posibilitan la homogenización y normalización de los procesos
archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la
salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
información y a los documentos;
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la
Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles
de la organización administrativa, territorial y por servicios.
Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de
Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las
políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la
Cultura;
c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de
unidad normativa, descentralización administrativa y operativa,
coordinación, concurrencia y subsidiariedad;
d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la
modernización y homogenización metodológica de la función archivística
y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo,
promoverá la sensibilidad de la administración pública y de los
ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos,
como centros de información esenciales para la misma, y de los
históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;
e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que
conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y
regularán siguiendo los principios de participación, cooperación,
descentralización y autonomía;
f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema
Nacional de Archivos.

ARTICULO 6o. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS. Las entidades

integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus
funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y
desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control,
seguimiento y coordinación, así:
a) La planeación y programación la formularán las instituciones
archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes
sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;
b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación,
los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades
de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades
públicas y privadas que presten este servicio;
c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de
desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional,
territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del
Estado;
d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de
conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas
reglamentarias.
TITULO III.
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

ARTICULO 7o. ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU

JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA. Los archivos, desde el punto de vista
de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nación;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
PARAGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones
señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las
incorporadas en la presente ley.

ARTICULO 8o. ARCHIVOS TERRITORIALES. Los archivos, desde el

punto de vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los
desarrolle.

ARTICULO 9o. LOS ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL

ESTADO.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Organos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autónomos.

ARTICULO 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIÓN DE ARCHIVOS.

La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la
presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los
organismos autónomos será de carácter obligatorio.

TITULO IV.
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIÓN DE LOS

ARCHIVOS PÚBLICOS. El Estado está obligado a la creación,
organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística.

ARTICULO 12. RESPONSABILIDAD. La administración pública será

responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus
archivos.

ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La

administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones
necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos
de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios,
adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones
técnicas existentes sobre áreas de archivos.

ARTICULO 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS

ARCHIVOS PÚBLICOS. La documentación de la administración pública
es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de
sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso
público, no son susceptibles de enajenación.

ARTICULO 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE

LOS SERVIDORES PÚBLICOS. Los servidores públicos, al desvincularse
de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su
cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y
procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que
ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso
de irregularidades.

ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO

CARGO ESTÉN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Los
secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o
superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga
estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los
documentos de archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS

FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Los funcionarios de archivo trabajarán
sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo
dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo
previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su
labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad
democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al
servicio de la comunidad la documentación de la administración del

ARTICULO 18. CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DE

ARCHIVO. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a
los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su
labor.

ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado

podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y
conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico,
electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan
con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo
en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones
ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción
de la información contenida en estos soportes, así como el
funcionamiento razonable del sistema.

ARTICULO 20. SUPRESIÓN, FUSIÓN O PRIVATIZACIÓN DE

ENTIDADES PÚBLICAS. Las entidades públicas que se suprimen o
fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus
funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o
vinculadas.

TITULO V.
GESTION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Las

entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos.

ARTICULO 22. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS. La gestión de

documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos
tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

ARTICULO 23. FORMACIÓN DE ARCHIVOS. Teniendo en cuenta el ciclo

vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza
para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central
los documentos de archivo de conservación permanente.

ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN.

Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retención documental.
ARTICULO 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y
OTROS. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la
Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención
documental, organización y conservación de las historias clínicas,
historias laborales, documentos contables y documentos notariales.

ARTICULO 26. INVENTARIO DOCUMENTAL. Es obligación de las

entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que
se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

TITULO VI.
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. Todas

las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos
públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a
la ley.

ARTICULO 28. MODIFICACIÓN DE LA LEY 57 DE 1985. Modificase el

inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La
reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su
expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no
adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier
ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación
de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

ARTICULO 29. RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIÓN.

Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal
que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones
suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de
reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando
su autenticidad cuando fuere del caso.

TITULO VII.
SALIDA DE DOCUMENTOS

ARTICULO 30. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Sólo por motivos

legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los
documentos de archivo.

ARTICULO 31. DOCUMENTOS HISTÓRICOS. En los archivos públicos

de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida
temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del
archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos.

TITULO VIII.
CONTROL Y VIGILANCIA

ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCIÓN. El Archivo General de la

Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier
momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado
con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y
sus normas reglamentarias.

ARTICULO 33. ORGANO COMPETENTE. El Estado, a través del Archivo

General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos
declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores
sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

ARTICULO 34. NORMALIZACIÓN. En desarrollo de lo dispuesto en el

artículo 8o. de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación
fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la
creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los
archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus
disposiciones.

ARTICULO 35. PREVENCIÓN Y SANCIÓN. El Gobierno Nacional, a

través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a
través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención
facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo
señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias.

TITULO IX.
ARCHIVOS PRIVADOS

ARTICULO 36. ARCHIVO PRIVADO. Conjunto de documentos

pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y
aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

ARTICULO 37. ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS. El Estado

estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos
históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y
cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará
especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y
centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y
del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos
políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades
destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.
ARTICULO 38. REGISTRO DE ARCHIVOS. Las personas naturales o
jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos
de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que
para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios,
poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés
cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos
y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.

ARTICULO 39. DECLARACIÓN DE INTERÉS CULTURAL DE

DOCUMENTOS PRIVADOS. La Junta Directiva del Archivo General de la
Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el
procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés
cultural los documentos privados de carácter histórico.

ARTICULO 40. RÉGIMEN DE ESTÍMULOS. El Gobierno Nacional

establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para
los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios
anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.

ARTICULO 41. PROHIBICIONES. Se prohíbe a los organismos privados y

a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras
de documentos declarados de interés cultural.

ARTICULO 42. OBLIGATORIEDAD DE LA CLÁUSULA CONTRACTUAL.

Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales
o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de
investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los
contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de
entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos
proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad
intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por
el artículo 15 de la Constitución Política.

ARTICULO 43. PROTOCOLOS NOTARIALES. Los protocolos notariales

pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser
transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del
respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del
Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.

TITULO X.
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

ARTICULO 44. DONACIONES. El Archivo General de la Nación y los

archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y
legados de documentos históricos.
ARTICULO 45. ADQUISICIÓN Y/O EXPROPIACIÓN. Los archivos
privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser
adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.
Declarase de interés público o de interés social, para efectos de la
expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución
Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural
que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o
pérdida.
TITULO XI.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 46. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Los archivos de la

Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de
conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTICULO 47. CALIDAD DE LOS SOPORTES. Los documentos de

archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de
comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales
o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General
de la Nación.

ARTICULO 48. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN NUEVOS

SOPORTES. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas
técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo
a los documentos en nuevos soportes.

ARTICULO 49. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS. El parágrafo del

artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los
documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan
sido reproducidos por cualquier medio".

TITULO XII.
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION

ARTICULO 50. ESTÍMULOS. El Gobierno Nacional establecerá premios y

estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus
acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la
salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país,
así como a los autores de estudios históricos significativos para la
historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias.

TITULO XIII.
DISPOSICIONES FINALES
ARTICULO 51. APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL. La
Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la
República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo
General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

ARTICULO 52. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. Esta ley rige a partir de

la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las
disposiciones que le sean contrarias.