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Qu es una sociedad?
INFORMACIN GENERAL
ciedades Limitadas, las Sociedades Colectivas, las Sociedades en Comandita Simple y las sociedades en Comandita por Acciones. Tambin se deben constituir por escritura pblica las sociedades en las cuales se aporta un bien inmueble como parte del capital social. Qu sociedades pueden constituirse mediante documento privado? Se pueden constituir mediante documento privado las sociedades de cualquier tipo o especie, que se constituyan de acuerdo con lo establecido por el artculo 22 de la Ley 1014 de 2006 y las Sociedades por Acciones Simplificadas. Para que sea posible la constitucin de las sociedades de la Ley 1014 de 2006, se requiere que al momento de su constitucin cuenten con menos de diez (10) trabajadores o con activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mnimos legales mensuales vigentes. En el acto de constitucin, la(s) persona(s) que constituyen este tipo de sociedad deben incluir una declaracin en el sentido de que cumplen las previsiones del artculo 22 de la Ley 1014 de 2006, o sealar cul o cules de los requisitos antes mencionados se dan para permitir la creacin mediante documento privado. Para la inscripcin del documento privado, ste deber estar suscrito por todos los socios o sus apoderados. Este documento, deber estar reconocido ante notario, o con presentacin personal ante juez o ante el secretario de la cmara de comercio al momento de radicar el documento por todos los socios o sus apoderados.1 Se recomienda que el nombre de los constituyentes coincida en todas las partes del documento donde se mencionen (Ej: comparecientes, firmas y nombramientos).
Una sociedad es un contrato o acuerdo que surge entre dos o ms personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, para desarrollar una determinada actividad, con el fin de repartirse entre s las utilidades obtenidas por la empresa. Es posible constituir sociedades de nico socio o accionista (unipersonal), bajo las figuras Empresa Unipersonales y Sociedad por Acciones Simplificada (SAS). Las sociedades pueden constituirse mediante escritura pblica o documento privado y forman una persona jurdica independientes de sus asociados. Las sociedades que se constituyan se deben matricular en la cmara de comercio con jurisdiccin en el lugar acordado como domicilio social y el acto de creacin se deber inscribir en el Registro Mercantil correspondiente. Qu sociedades se constituyen por escritura pblica? Se constituyen por escritura pblica las Sociedades Annimas, las So-
1. En caso de realizarse a travs de apoderado, ste deber ser abogado titulado, anexando poder. Y que est debidamente reconocido ante notario o con presentacin personal ante el Juez o ante el secretario de la cmara de comercio.
Cuando se aporten bienes inmuebles al capital social, la constitucin se deber hacer a travs de escritura pblica.
La forma como ser representada y administrada la sociedad, con indicacin de las atribuciones y facultades de los representantes legales, administradores, la Asamblea de Accionistas, la Juntas de Socios, as como de las que se reserven los socios, conforme a las normas vigentes que regulan cada tipo de sociedad. Recuerde que, si el Subgerente va a ejercer funciones de representacin legal o es el suplente del Gerente, est situacin deber indicarse expresamente en los estatutos. En una sociedad creada en virtud de la Ley 1014 e 2006 y en las SAS, cuando no se establece la forma de administracin se entender que los administradores podrn adelantar todos los actos comprendidos dentro de las actividades previstas. Trmino y forma de convocar la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios a sesiones ordinarias y extraordinarias (es decir, la antelacin, medio para realizar la convocatoria y la persona u rgano competente para convocar a los socios o accionistas). Las fechas en las que se deben hacerlos inventarios y balances generales y la forma en que han de distribuirse las utilidades. Las causales estatutarias de disolucin anticipada de la sociedad y la forma de realizar la liquidacin. Facultades y obligaciones del Revisor Fiscal si el cargo est previsto en la ley o en los estatutos. Los nombramientos: debe indicarse el nombre, apellidos e identificacin de los representantes legales, miembros de junta directiva o revisores fiscales, que hayan sido nombrados (Si el cargo creado es Gerente debe nombrarse Gerente, si la Junta directiva fue creada con 5 renglones y sus suplentes, deben nombrarse los 5 renglones con sus suplentes).
Recuerde que todos los documentos allegados deben tener presentacin personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
completos para facilitar su reproduccin por medios tcnicos. No olvide anexar los siguientes formularios al documento de constitucin: 1. Formulario Cartula nica Empresarial: El formulario puede adquirirse de forma impresa en cualquiera de las sedes de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de Bogot o en nuestra pgina Web: www.ccb.org.co (Servicio en lnea/Formularios en lnea para trmites). El formulario est integrado por una Cartula nica Empresarial y un anexo de matrcula mercantil o renovacin. Al diligenciar el formulario, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: Que haya diligenciado todas las casillas obligatorias. Que haya diligenciado el nombre de de la sociedad en forma correcta de acuerdo con lo establecido en los estatutos (el nombre o razn social debe ser igual al del documento de constitucin). Que se haya incluido la informacin de la direccin comercial. Que se haya incluido la informacin de la direccin de notificacin judicial. Que se haya incluido la informacin de los cdigos CIIU, la cual debe coincidir con la informacin indicada en el formulario de PreRUT. Que haya incluido la informacin financiera (activos, Patrimonio ms pasivos). Que tenga impreso el formulario. Que est firmado por el Representante Legal o su apoderado que deber ser abogado titulado, anexando poder.3 Y que est debidamente reconocido ante notario o con presentacin personal ante el Juez o ante el secretario de la cmara de comercio.
a)
b) c)
d)
Para cualquier informacin comunquese con el Centro de Arbitraje y Conciliacin de la Cmara de Comercio de Bogot al telfono: 5941000, Ext: 2322.
3. El poder deber ser debidamente reconocido ante notario o con presentacin personal ante el juez o el secretario de la Cmara de Comercio (art. 35 Decreto - Ley 196 de 1971).
Recuerde que todos los documentos allegados deben tener presentacin personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
2. Formulario de Registro con otras entidades El formulario contiene informacin dirigida a la Secretara de Hacienda Distrital, a la Secretara Distrital de Planeacin y a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. Usted podr adquirir este formulario en forma impresa en cualquiera de las sedes de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de Bogot o en www.ccb. org.co (Servicios en lnea/Formularios en lnea para trmites). Al diligenciar el formulario, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: Que haya diligenciado todas las casillas obligatorias correctamente. Que se encuentren completos y correctos cada uno de los cdigos CIIU (consulte en www.ccb.org.co Servicios en lnea/ Clasificacin por actividad econmica). As mismo, verifique que ha diligenciado la casilla correspondiente a la Secretara de Hacienda Distrital, cuando fuere obligatoria su marcacin. Verifique que haya marcado la casilla No. 7 de telfono. Verifique que haya marcado la casilla correspondiente No. 8.1 y 8.2, o en su defecto, no marquen ninguna de las casillas No. 8.1 y 8.2. Si ha diligenciado la casilla No. 8.2, debe colocar como fecha de inicio de actividades la del registro de la constitucin en cmara. En ningn caso, podr indicarse una fecha posterior al inicio de actividades Que el formulario se encuentre firmado por el Representante Legal o Apoderado el cual deber ser abogado titulado, anexando poder.4
Si se le presenta alguna duda consulte con el Asesor especializado en las sedes de atencin al pblico de la Cmara de Comercio de Bogot, quien le guiar sobre el correcto diligenciamiento de cada uno de los formularios. Qu pagos debo realizar? Para la inscripcin de la sociedad en el registro mercantil, usted deber cancelar el valor de los derechos de inscripcin por la escritura pblica o el documento privado y por la matrcula mercantil de la sociedad, los cuales liquidar el cajero de la cmara de comercio, con base en el capital de la sociedad.
4. El poder deber ser debidamente reconocido ante notario o con presentacin personal ante el Juez o el secretario de la Cmara de Comercio (art. 35 Decreto - Ley 196 de 1971).
Recuerde que todos los documentos allegados deben tener presentacin personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
Esta consulta no reemplaza la consulta de antecedentes marcarios que se realiza ante la Superintendencia de Industria y Comercio la cual tiene un costo establecido por dicha entidad. Si usted desea realizar la consulta de antecedentes marcarios dirjase al abogado de la sede quien le ofrecer informacin sobre este tema. Por qu es importante matricular y registra una sociedad? Matricular e inscribir la sociedad es cumplir con un deber legal y hacer oponible a terceros la existencia de la persona jurdica. Quiere decir que si la sociedad no se matricula e inscribe, el acto de constitucin no existe para los terceros. En el caso de las sociedades constituidas mediante documento privado, la sociedad slo se forma como persona jurdica distinta de los socios a partir de la inscripcin de la constitucin ante la cmara de comercio. Con el certificado expedido por las cmaras de comercio se acredita la existencia de la sociedad y los nombres de los administradores (representantes legales y junta directiva), revisores fiscales, etc. La matrcula mercantil es una fuente de informacin comercial a la que pueden acudir quienes deseen conocer informacin comercial y financiera de la sociedad. La inscripcin en el registro mercantil impide que otras sociedades o establecimientos de comercio, a nivel nacional, tengan el mismo nombre. Facilita el proceso de inscripcin en el Registro de Proponentes.
Ahora usted podr solicitar los certificados de existencia y representacin legal por internet. Consulte los pasos para solicitar certificados virtuales, en www.ccb.org.co (Servicios en lnea/ Certificados electrnicos).
Cundo debe renovarse la matrcula mercantil de una sociedad? Todos los empresarios (persona natural o jurdica) debern renovar su matrcula mercantil entre los meses de enero y marzo de cada ao, para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones legales. Para la renovacin de la matrcula, usted deber diligenciar el formulario correspondiente, presentarlo en cualquiera de nuestras sedes y cancelar los derechos respectivos. Recuerde que la informacin financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del ao inmediatamente anterior. Qu debo hacer para modificar la informacin de la matrcula mercantil? Cualquier modificacin que afecte el contenido del formulario de matrcula o renovacin, debe solicitarse por escrito en las ventanillas de atencin al pblico de cualquiera de las sedes de la Cmara de Comercio de Bogot
2. Consulta de actividad econmica (CIIU) Usted podr identificar el cdigo que corresponde a la actividad econmica que va a desarrollar, de acuerdo a los sistemas internacionales CIIU. Este requisito es necesario para el diligenciamiento de los formularios, y puede ser consultado: En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot. En nuestra pgina Web www.ccb. org.co (Servicios en lnea/Clasificacin por actividad econmica).
3. Consulta de uso de suelo Verifique que la actividad econmica que va a desarrollar est habilitada en la ubicacin elegida (direccin) para el establecimiento comercial. Usted podr realizar esta consulta a travs de los siguientes medios: En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot.
Recuerde que todos los documentos allegados deben tener presentacin personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
Si es del caso, solicitar la licencia ambiental ante el DAMA (http://www. dama.gov.co/dama/libreria/php/decide.php?patron=01) o ante la CAR (http://www.car.gov.co/), si se va a desarrollar la actividad en un municipio de Cundinamarca. Servicio en lnea www.ccb.org.co
Servicios
en lnea CCB
Recuerde que una vez constituida la sociedad debe: Inscribir los libros de actas y de contabilidad exigidos por la ley para cada tipo societario. Dirigirse a la DIAN para obtener la resolucin de facturacin. Si la sociedad tiene como domicilio un municipio distinto a Bogot, deber realizar la inscripcin en el registro local de impuesto de in-
La Cmara de Comercio de Bogot ha diseado un espacio donde puede consultar los servicios que prestamos, en nuestra pgina de internet. En la opcin de Servicios en Lnea encontrar los Servicios Virtuales, por medio de los cuales podr realizar: Renovacin de matrcula mercantil. Revisin previa de actas. Inscripcin de escrituras pblicas a travs de notarias. Constitucin de SAS virtual. Solicitud de certificados. Inscripcin a seminarios y eventos.
Recuerde que todos los documentos allegados deben tener presentacin personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).