1.

SIGAPMS - Gesto de Projetos

Finalidade
Os projetos em grande escala, tais como construir uma fbrica, e os projetos de pequena escala, como organizar uma feira de comrcio, projetos internos, requerem o planejamento de todas as atividades envolvidas detalhadamente. O gerente de projetos tem o trabalho de assegurar que o projeto seja executado eficientemente, no tempo, e dentro do oramento assegurando-se de que os recursos requeridos estejam disponveis quando necessrio. Os projetos geralmente so partes dos processos internos de uma companhia. Para controlar todas as tarefas na execuo do projeto, voc necessita de uma estrutura organizada que seja especfica ao projeto e que seja compartilhado por todos os departamentos envolvidos. Antes que voc possa realizar um projeto em sua totalidade, os objetivos do projeto devem precisamente ser descritos e as atividades do projeto a serem realizadas devem ser estruturadas. Uma estrutura clara e bem definida do projeto formam a base principal para o sucesso do planejamento, a monitorao, e o controle do projeto. Voc pode estruturar o seu projeto pelos seguintes pontos da vista: Por estruturas, usando uma estrutura de decomposio do trabalho (EDT). Pelo processo, usando atividades individuais (blocos do trabalho).

Os projetos distinguem geralmente entre dois tipos de projeto: Projetos externamente financiados o Projetos de clientes

Projetos internamente financiados o o Projetos de custo interno Projetos de investimento

Integrao
O grau elevado de integrao entre o sistema de projetos e os outros componentes da aplicao Advanced Protheus oferece uma estrutura onde voc pode planejar, executar, e explorar projetos como a parte de seus procedimentos comerciais normais. Isto significa que o sistema de projetos tem o acesso constante aos dados em todos os departamentos envolvidos no projeto.

Caractersticas
As garantias do sistema de projetos SIGAPMS fecham-se na monitorao constante de todos os aspectos de seu projeto, incluindo aspectos tcnicos e comerciais do projeto.

2. Estrutura Organizacional
Uso
Todo projeto comea com a definio e a classificao das estruturas requeridas para a execuo e a incorporao do mesmo na estrutura existente na empresa. O sistema de projetos SIGAPMS no possui nenhuma estrutura organizacional definida; voc incorpora-o na estrutura existente fazendo atribuies s unidades organizacionais, na contabilidade e no planejamento de recursos. isto que permite ao sistema de projetos apresentar os dados com clareza e de diferentes aspectos.

Definio do Projeto

EDT - Estrutura de Decomposio do Trabalho

Blocos de Trabalho

Tarefas

Relacionamentos

Recursos

Produtos/Servios

3. O Que um projeto?
Projetos so conjuntos de tarefas com caractersticas especiais: So geralmente complexos, originais, e envolvem um grau elevado de risco. Tm os objetivos precisos que so indentificados pelos seus requisintantes. So limitados na durao, custos e capacidade. So sujeitos a determinadas exigncias de qualidade.

Organizao com a estrutura de decomposio do trabalho (EDT)

Uma das primeiras etapas no planejamento do projeto quebrar o trabalho em tarefas e criar uma estrutura hierrquica para a mesma. Os critrios utilizados para classificar e para dividir as tarefas variam dependendo do tipo e da complexidade do projeto. No sistema de projetos, voc pode planejar a organizao do trabalho e dos recursos em seu projeto com a estrutura da decomposio do trabalho (EDT).

Rede de relacionamentos
Uma das etapas no planejamento do projeto ser determinar a seqncia em que as tarefas sero executadas. Nesta etapa, voc determina quais tarefas so dependentes e qual o tipo de relacionamento entre elas. No sistema de projetos, voc pode planejar os processos e a seqncia das tarefas com redes de relacionamento.

3.1 Estrutura de decomposio do trabalho (EDT)

Uma estrutura decomposio do trabalho (EDT) um modelo do trabalho a ser executado em um projeto organizado em uma estrutura hierrquica. A EDT uma ferramenta importante que ajuda o gerente de projetos a manter uma viso geral do projeto: Cria uma base para a organizao e coordenao no projeto. Mostra a quantidade de trabalho, o tempo requerido, e os custos envolvidos no projeto.

A estrutura de decomposio do trabalho a base operativa para o planejamento das etapas do projeto, como por exemplo, o planejamento dos custos, a programao e o planejamento da capacidade. Em uma estrutura de decomposio do trabalho, voc descreve os subprojetos e as tarefas atribuidas a cada EDT do projeto como elementos individuais em uma hierarquia. Dependendo da complexidade e do nvel de detalhamento do projeto, voc quebra o seu projeto em subprojetos e tarefas at que se alcance o nvel do detalhe necessrio para efetuar o planejamento dos custos e das datas.

3.1 Rede de Relacionamentos

Uma rede de relacionamentos representa a seqncia de execuo das atividades em um projeto. Durante a vida de um projeto, as redes so usadas como uma base para o planejamento, a anlise, o controle e a execuo das datas, e dos recursos (como o pessoal, as mquinas) do projeto. Atravs das redes de relacionamentos podemos programar e extrair uma srie de informaes sobre o projeto:

Onde esto as incertezas de programao do projeto ? Quando e quanto ocorrem os custos e as despesas do projeto? Quando e quanto os recursos tm de estar disponvel de modo que a programao e os prazos sejam mantidos ?

Os componentes essenciais de uma rede so: Tarefas Relacionamentos entre as Tarefas

3.2 Tarefas
Os dados os mais importantes que descrevem uma tarefa no sistema do projeto so: Durao da tarefa; Datas iniciais e finais da tarefa; Recursos requeridos para realizar a tarefa; Documentos originais que descrevem a tarefa;

3.4 Relacionamentos
H geralmente uma razo para uma seqncia especfica das tarefas em uma rede. Por exemplo, podem haver dependncias tcnicas entre tarefas individuais. Estas dependncias so representadas pelos relacionamentos onde uma tarefa predecessora de outra(s) tarefa(s). O tipo do relacionamento especifica como as tarefas esto ligadas : Fim no Inicio Relacionamento entre fim de uma tarefa e o comeo da tarefa sucessora. Inicio no Inicio Relacionamento entre inicio tarefa e o inicio da tarefa sucessora. Fim no Fim Relacionamento Fim de uma tarefa e o fim da tarefa sucessora. Inicio do Fim

Relacionamento entre o inicio de uma tarefa e o inicio da tarefa sucessora.

3.5 Criando estruturas de projetos no SIGAPMS

No menu do sistema de projetos, dentro do grupo Projetos, temos a opo Gerenciamento de Projetos, onde possvel Incluir/Alterar/Excluir estruturas de projetos. Toda a manipulao no sistema de projetos tem como base a prpria estrutura do projeto, como se v na figura a seguir :

Onde temos : - Estrutra de Decomposio do Trabalho - Tarefas - Produto / Recurso - Relacionamentos

Toda o gerenciamento (Incluso / Alterao / Excluso ) dos objetos do projeto so realizados com o Menu Popup que ativado pressionando-se o boto direito do mouse sobre o objeto, na estrutura do Projeto :

3.6 Criando as Estruturas de Decomposio do Trabalho :

Sempre que um novo projeto criado, automaticamente o sistema cria uma EDT no primeiro nvel do Projeto, com os mesmos dados do Projeto. Utilizando o mouse sobre a EDT e pressionando-se o boto direito do mouse , deve-se escolher a opo Incluir EDT do menu , e a seguinte tela ira aparecer :

Onde teremos os seguintes dados : EDT : Cdigo da EDT . DESCRICAO : Descrio da EDT UM : Unidade de Medida da EDT QUANTIDADE : Quantidade da EDT CALENDARIO : Calendrio da EDT , para calculo da durao da EDT.

O folder Tarefas, apenas para visualizao e o mesmo mostra os dados das tarefas que compem esta EDT.

3.7 Criando Tarefas nas Estruturas de Decomposio do Trabalho

Utilizando o mouse sobre a EDT e pressionando-se o boto direito do mouse , deve-se escolher a opo Incluir Tarefa do menu , e a seguinte tela ira aparecer :

Onde : Tarefa : Cdigo da tarefa, Descrio : Descrio da tarefa UM : Unidade de medida para a tarefa Quantidade : Quantidade da tarefa Mtodo de medio : O mtodo de medio utilizado para descrever como efetuado a medio da execuo desta tarefa : 0/100 : Mtodo de medio onde o sistema ira considerar que a tarefa s sera finalizada na data final prevista para a execuo da mesma. Geralmente este

mtodo utilizado em tarefas simples de curta durao, onde no possvel identificar um percentual executado durante a execuo da tarefa. 20/80 : Parecido com o mtodo 0/100, porem neste mtodo o sistema ira considerar 20% da execuo no inicio da tarefa e 100% na data final prevista. Eventos : Neste mtodo, o sistema ira considerar os eventos cadastrados no projeto para identificar a previso da execuo da tarefa de acordo com as datas fornecidas pelo usurio. Proporcional ao tempo : O sistema ira distribuir o percentual executado durante o perodo previsto para execuo da tarefa proporcional ao tempo de execuo; Proporcional ao custo : O sistema ira distribuir o percentual executado durante o perodo previsto para a execuo da tarefa proporcional ai custo previsto para a execuo da tarefa. Geralmente utilizado em tarefas que dependem de servios externos que so vinculados aos custos que sero incorridos na tarefa.

Durao em Hrs : Durao da tarefa em Horas. Calendrio : Calendrio da tarefa. Data Inicial Prevista : Data definida pelo usurio ou calculada pelo sistema ( atravs dos relacionamentos ) que define a data prevista inicial para execuo da tarefa. Data Final Prevista : Data definida pelo usurio ou calculada pelo sistema ( atravs dos relacionamentos ) que define a data prevista final para execuo da tarefa. O Folder Recursos contem os produtos necessrios para a execuo da tarefa : Cd. Produto : Cdigo do produto. Quantidade : Quantidade do produto Custo Stand. : Custo Estandar do produto importado do cadastro de produtos mas que poder sera alterado no projeto. Moeda : Moeda do Custo Data Necessidade : Data da necessidade do recurso/produto. Calculo do Custo : Mtodo de calculo do custo do recurso : Rateado : O sistema ira ratear o custo previsto durante a execuo da tarefa; 50/50% : O sistema ira apropriar 50% do custo previsto no inicio da tarefa e os outros 50% no final da tarefa. 0/100% O sistema ira apropriar o custo previsto no final da tarefa. Necessidade : O sistema ira apropriar o todo o custo previsto na data de necessidade da tarefa.

Cd. Recurso : Cdigo do recurso previsto para a execuo da tarefa. % Perc. Aloc. : Percentual do recurso alocado na execuo da tarefa.

Hora Inicial, Final, Data Inicial , Final : Datas e horas previstas para a alocao do recurso. Grava Emp. : Indica se utiliza o controle de empenhos no planejamento da execuo do projeto. O folder despesas contem as possveis despesas previstas no Projeto para execuo da tarefa : Tipo. Despesa : Cdigo associado ao tipo de despesa. Descrio : Descrio da despesa. Moeda : Moeda da despesa. Valor : Valor previsto da despesa.

O Folder Relacionamentos contem as informaes sobre as tarefas predecessoras da tarefa : Cd. Tarefa : Cdigo da tarefa predecessora. Descrio : Descrio da tarefa predecessora. Tipo de Relacionamento : IF, FF, II, FI . Retardo : Retardo do relacionamento em Horas.

O Folder de Eventos contem as informaes sobre os Eventos da tarefa : Uso : Tipo do Evento Descrio : Descrio do Evento DT Prev. Data prevista informada pelo usurio para a execuo do evento. DT. Prev Calc: Data Prevista calculada pelo sistema para o evento. DT Real : Data realizada do evento.

4. Gerenciador de Documentos
4.1 Finalidade
Os projetos mais complexos requerem a documentao detalhada e a organizao dos detalhes tcnicos do projeto. O SIGAPMS fornece uma ferramenta de gerenciamento de documentos do projeto. Os documentos podero conter qualquer tipo de informao tal como desenhos do CAD, programas de CNC, contratos, planilhas, etc . O gerenciador de documentos proporciona a organizao dos documentos tornando-os centralmente acessveis no sistema Protheus.

4.2 Integrao
O SIGAPMS usa o Banco de Conhecimentos do sistema Advanced Protheus para controlar os documentos. O registro do documento mantido no gerenciamento de documentos. Voc pode usar o gerencimamento de documentos para tornar disponveis a todos os envolvidos no projeto e fazer o relacionamento com os objetos do projeto, como por o exemplo, os elementos da EDT, as atividades, ou o material utilizado.

Atravs da opo Gerenciamento de Documentos no menu do sistema SIGAPMS possvel alimentar ,vincular e visualizar os documentos relacionados ao Projeto :

Ao selecionar no menu Atualizar documentos, possvel vincular ou incluir os documentos associados EDT, Tarefa ou projeto :

Aps a associao do documento ao projeto, os mesmos podero ser visualizados diretamente no Tree do Gerenciador de Documentos . Pressionando o boto direito do mouse sobre o documento o menu permitira ao usurio em visualizar o documento ou salvar o documento em outro local. Obs: Para visualizar o documento necessrio que a estao de trabalho tenha instalado o software para visualizao do documento como : .DOC Microsoft Word .JPG Visualizador de Imagem, Etc...

5. Gerenciamento de Revises

Durante a vida de um projeto, o mesmo poder sofrer alteraes de quantidade, datas e at em sua estrutura. Para garantir o rastreamento e a visualizao do histrico do projeto e suas alteraes, o sistema de projetos conte com o Gerenciamento de Reviso do projeto. O Gerenciamento de revises do projeto responsvel pelo histrico e controle das alteraes do projeto, podendo ser configurado de duas maneiras no projeto : Automtico : Nesta configurao, qualquer alterao no projeto implica na gerao em uma reviso na estrutura do mesmo, gerando uma nova verso no projeto para qualquer alterao na estrutura do mesmo.Este mtodo mais eficaz no controle da rastreabilidade das alteraes, porm o mesmo pode consumir um grande espao em disco. Manual : Nesta configurao, o usurio deve sempre iniciar uma reviso antes de qualquer alterao no projeto. Ao terminar todas as alteraes o usurio finaliza a reviso e o sistema automaticamente gera uma nova verso do projeto. O Controle de reviso configurado no cadastro de Projetos.

6. Gerenciamento da Execuo

Atravs do gerenciamento da execuo do projeto ser possvel controlar em quais pontos e tudo que esta sendo utilizado para a execuo do mesmo : Gerar e controlar as Solicitaes de Compras; Gerar e controlar as Solicitaes ao Armazm do Projeto; Gerar e controlar as Ordens de Produo do Projeto; Gerar e Controlar os Contratos de Parceria; Controlar os Empenhos do Projeto;

No menu o usurio seleciona a opo desejada, e realiza a consulta as SCs, Sas , Ops. Empenhos , etc.. Selecionando o menu no tarefa,ser possvel consultar somente as SCs / Sas / Ops etc.. da tarefa. Selecionando o menu no projeto,ser possvel consultar todas SCs / Sas / Ops etc.. do PROJETO.

7. Confirmaes

7.1 Finalidade
As confirmaes documentam o estado e o progresso das tarefas de uma rede, e podem ser usadas para prever o progresso no futuro. As confirmaes precisas so muito importantes para o planejamento real e exato do projeto.

7.2 Caractersticas
Voc controla as seguintes funes do negcio atravs das confirmaes: Reduo da carga da capacidade do centro do trabalho Atualizao dos custos reais baseados nos dados confirmados Atualizao de dados da rede, tais como a durao, o trabalho, e o status Atualizao das datas para elementos de EDT. Atualiza as datas reais dos eventos (dependendo do progresso) Ativar de funes dos eventos como emails, gerao de receitas, etc.. Disparar processos de workflow;

Voc pode realizar confirmaes para atividades ou EDT no sistema de projetos. No menu de Projetos, o item Confirmaes ser designado aos usurios que podero alimentar as confirmaes do projeto :

Selecionando a tarefa, ou EDT possvel ter acesso a todas as confirmaes do Projeto.

7.3 Incluindo uma confirmao no Projeto

Selecionando uma tarefa ou EDT, um browse com todas as confirmaes ira aparecer, onde ser possvel realizar a manuteno e a incluso de confirmaes .

Onde, Data de Referncia : Data de referencia da confirmao; Quantidade Executada : Quantidade executada da tarefa at a data de referencia; Perc . Exec ( POC ) : Percentual Executado da tarefa at o momento; Ocorrncia : Cdigo da ocorrncia ( Atraso, Justificativas ) do cadastro de ocorrncias. Observaes : Observaes da confirmao; Cd. Usurio : Usurio que efetuou a confirmao ( Gravado pelo sistema ). Nome do Usurio : Nome do usurio que efetuou a confirmao;

Quando uma confirmao confirmada, o sistema atualiza automaticamente todos os nveis superiores da tarefa/EDT com o POC relativo a cada nvel;

8. Apontamentos
8.1 Finalidade
Os apontamentos documentam o estado e o progresso financeiro realizado das tarefas e do projeto.Os apontamentos do projeto podero ser efetuados a partir das seguintes rotinas do sistema : Notas Fiscais de Entrada; Despesas Financeiras; Requisies de MP/MO/etc. Notas Fiscais de Sada; Receitas;

8.2 Caractersticas
O apontamento poder ser efetuado em cada rotina como visto a seguir e o mesmo ser utilizado para compor o quadro financeiro (custo/fluxo de caixa) e a analise da execuo do projeto (Previsto x Realizado) do projeto.

8.3 Apontamentos por Nota Fiscal de Entrada

Atravs do boto

na barra de ferramentas da NF de Entrada, possvel lanar a NF no

custo de projetos . Selecionando-se o boto uma tela de rateio sera visualizada, onde o usurio poder lanar o custo do item da NF em um ou em vrios projetos/tarefas

8.4 Apontamentos por Requisies Atravs do campo Projeto/Tarefa na tela de movimentaes internas torna-se possvel realizar o apontamento das requisies de MP e MOD a um determinado projeto/tarefa :

Obs.: Se o campo projeto for preenchido, fica obrigatrio informar o campo Cd. Tarefa , pois o apontamento sempre realizado para um projeto e uma determinada tarefa. O campo OP no poder ser digitado caso o apontamento seja feito para um projeto. ( A requisio ser apontada ou para o projeto ou uma OP ).

8.5 Apontamentos das Despesas Financeiras na barra de ferramentas do titulo a pagar , possvel lanar a despesa no custo de projetos do SIGAPMS.
Atravs do boto

Selecionando-se o boto uma tela de rateio poder ser visualizada, onde o usurio poder lanar a despesa um ou em vrios projetos/tarefas :

8.6 Apontamentos das Receitas Financeiras na barra de ferramentas do titulo a receber , possvel lanar a receita na relao de receitas de projetos do SIGAPMS.
Atravs do boto

Selecionando-se o boto uma tela de rateio poder ser visualizada, onde o usurio poder lanar a receita em um ou em vrios projetos/tarefas

8.7 Apontamentos por Nota Fiscal de Sada

Atravs do campo Projeto / Tarefa no pedido de vendas ( SIGAFAT ) possvel vincular NF de Sada de ( Simples Remessa/Despesas/Receitas-TES) ao sistema de projetos. Simples Remessa : Apenas cria o vinculo de remessa referente ao projeto, porem no alimenta nenhum custo ou receita do projeto; Despesas : Lana o custo da NF de Sada em um determinado projeto. Utilizado nos casos em que a NF de sada compem uma venda de mercadorias relativa ao projeto; Receitas : Lana a receita da NF de Sada na relao de Receitas do projeto. Utilizado nos casos em que a NF foi gerada para Faturamento do projeto;

9. Sistema de Informao
O Sistema de Informao do Sistema de Projetos constitudo por um conjunto de Consultas e relatrios que permitem ao Gerente de projetos um acompanhamento eficaz da execuo de Projetos : Cronograma PrevistoxRealizado Progresso Fsico e Financeiro Analise da Execuo Alocao de Recursos Custos Realizados Estimativas Etc.

Tela de consulta a Anlise da execuo do Sistema de Informao: Atravs do controle da execuo do projeto, ser obtido a situao atual das tarefas gerando-se trs valores de custos, todos referentes a mesma data de referencia:

COTP o valor previsto no oramento do projeto que corresponde s despesas que deveriam ter sido feitas se tudo ocorrido como o planejado. COTE o valor previsto no oramento do projeto, correspondente ao que foi realmente executado. CRTE o total das despesas realmente feitas para executar o trabalho.

Se os trs valores forem iguais, o projeto corre exatamente como o previsto no cronograma e no oramento, isto : prazo, custos e realizao fsica esto em dia, tal como planejados. Se, entretanto, houver diferenas, elas refletem afastamentos em relao ao oramento e em relao ao cronograma, permitindo obter os dados que se seguem atravs da consulta : - Variao nos custos ( VC% ); - Variao de Prazos ( VP% ); - ndices de desempenhos de Custo ( IDP ); - ndices de desempenho de Prazos ( IDP ); - Estimativa de custos no trmino ( ECT ); - Estimativa de prazo no trmino;

Consulta do Progresso Financeiro de uma EDT no Sistema de Informao

10. Viso geral do Fluxo de Integrao

11. Integrao com o Ms-Project

Atravs do boto na barra de ferramentas do projeto, possvel , em qualquer tela realizar a integrao do projeto atual com o MS-Project ou na atravs da opo Integrao no menu do sistema onde possvel exportar uma srie de projetos ao Ms-Project de acordo com os parmetros e filtros estabelecidos na rotina.