Vmonos

al Moot Finanzas

Manual operativo

Objetivo:
Conseguir que todos los participantes registrados dentro del proyecto asistan al 13Moot Scout Mundial, que se llevar a cabo en Agosto de 2013 en Canad; mediante la administracin de los recursos econmicos adquiridos durante el ao de trabajo del proyecto Vmonos al Moot.

Misin:
Administrar donaciones los u recursos econmicos adquiridos y mediante distribuirlos

actividades

econmicas,

uniformemente dentro de los participantes registrados, al igual que las cuotas depositadas por los mismos; y llevar un registro detallado de cada una de ellas. Custodiar en conjunto con la ASMAC los recursos econmicos, y entregar las cuentas claras y a tiempo, cuando sea pertinente.

Objetivos Educativos:
Dentro del rea de finanzas, desarrollaremos el carcter ya que ensearemos a los participantes que es necesario trabajar para lograr cumplir un objetivo determinado y que la determinacin es la clave para conseguir el xito. Adems se fomentar la cultura del ahorro, ya que mensualmente debern cubrir una cuota, independiente de las actividades econmicas. De igual forma, cubriremos objetivos de sociabilidad ya que los participantes debern trabajar en equipo para conseguir los fondos necesarios para asistir al Moot mediante actividades econmicas, las cules sern propuestas y desarrolladas por ellos mismos.

Plan de trabajo:
El plan de trabajo dentro del rea de finanzas est distribuido en tres secciones: Cuotas, actividades econmicas y evaluacin y corte.

a) Cuotas: Es la aportacin econmica mensual que entrega el

participante, con lo cul se pagar una parte de su viaje al Moot 2013. Las cuotas, son la forma en que el staff sabe que te encuentras interesado en participar y que estas trabajando por tu cuenta para conseguir dinero. En esta parte, se debe trabajar de cerca con Relaciones Humanas ya que ellos nos proporcionaran la lista de los participantes registrados. Los cules debern hacer un depsito inicial de 100DLS, que cubrir inscripcin y primer pago. Y uno mensual, hasta el ultimo mes de trabajo del proyecto. (Tanto la cuota y la cuenta se darn a conocer en los siguientes das) Cada uno de los participantes tendr un nmero de identificacin (puede ser manejado como el CUM) con el cual nos guiaremos para saber cundo el participante ha pagado una de las cuotas. Paralelo a esto, debern enviarnos la ficha de pago escaneada, al correo vamonosalmoot2013@gmail.com , indicando nombre completo, CUM, grupo y nmero de pago. Cuando se hayan recibido estos datos, se har la anotacin pertinente en la lista de participantes, indicando que el pago fue recibido.

Restricciones
Se permitir que el participante se retrase hasta en 2 cuotas es decir 100DLS. Mismos que deber cubrir al tercer pago, cubriendo la totalidad de 150DLS. En caso de que esto no ocurra, ser DADO DE BAJA DEL PROYECTO. El dinero NO ES REEMBOLSABLE.

b) Actividades econmicas: Esta es la parte ms importante

dentro del rea de finanzas, ya que mediante las actividades econmicas se obtendrn la mayor parte de los recursos para asistir al evento. Estas actividades sern desarrolladas por los participantes a lo largo de todo el proyecto y el dinero recaudado en ellas ser distribuido de forma uniforme para todos los miembros. Se pretende que cada semana se desarrollen simultneamente diversas actividades econmicas, con lo cual el participante tenga varias opciones para escoger, y se obtengan mayores recursos econmicos. En esta rea, se trabajar de cerca con Accin y Recursos Humanos como primera instancia, ya que ellos nos proporcionaran la lista de los asistentes dentro de las diversas actividades econmicas. Finanzas deber llevar un control detallado del dinero recaudado en cada actividad econmica y de los asistentes a las mismas, para hacerlos beneficiarios. En segundo lugar, colaborar con Relaciones Institucionales, ya que ser el encargado de administrar los recursos econmicos obtenidos por va de donaciones de patrocinadores.

Restricciones
Para tener derecho a recibir la parte correspondiente de los recursos obtenidos por las actividades econmicas. Se deber haber participado en cuando menos el 80% de las mismas. En caso de que esto no ocurra, el participante NO SERA BENEFICIARIO DENINGUNA CANTIDAD ECONMICA. Y nicamente contara con el dinero obtenido mediante sus cuotas. (Para ello, finanzas llevara el control exacto de las actividades en las que particip cada miembro).

c) Evaluacin y corte: Son las fechas en las que el equipo de

finanzas realizara el corte de caja. Con lo cul podr hacer un anlisis del desarrollo del proyecto hasta ese momento, y elaborar un plan de accin. Existirn tres tipos de cortes: parciales, generales y totales.

1. Cortes parciales

1.1.

Actividades econmicas
Se realizarn despus de cada actividad econmica, donde un miembro del equipo de finanzas deber ir a recoger el dinero recaudado. as como despus la lista realizar de el los participantes y e inmediatamente correspondiente. depsito registro

1.2.

Cuotas
Se realizar el ltimo viernes de cada mes, con lo que se llevar un registro del dinero recaudado hasta ese momento, por participante. Este ser el momento donde analizaremos los participantes que estn retrasados en cuotas, o inclusive dados de baja del proyecto.

2. General
Se realizar un corte general cada dos meses, con lo que se obtendr el total de lo recaudado hasta ese entonces, y se comparar con el objetivo que se debe alcanzar para el tercer mes. Es decir si nos encontramos dentro de los primeros tres meses, se realizar un anlisis de que tan cerca o lejos nos encontramos de obtener el 25% de la cantidad total que necesitamos para asistir al evento. Del cuarto al sexto mes, el 50%,del 7mo al 9 el 75% y del 10 al 12 el 100%.

Durante este corte se realizara la evaluacin general del proyecto, tomando en cuenta lo mencionado anteriormente. Y se realizara un plan de accin, donde contemplaremos si es necesario incrementar o disminuir el nmero de actividades econmicas, conseguir ms patrocinios etc

3. Corte total
Se realizaran cuatro a lo largo del proyecto, uno cada tres meses. Con lo cul se analizar si se cumplieron los objetivos planteados en el corte general parcial, y se har un nuevo anlisis en conjunto con las otras reas. En esta parte se deber entregar un informe detallado y la relacin entre las actividades econmicas, los patrocinios, el dinero recaudado y los participantes, indicando el monto que lleva cada participante hasta ese momento. El corte ms importante ser el corte nmero 4, ya que ser el corte final, con el cual debemos haber logrado cumplir el objetivo inicial, de obtener los recursos econmicos para que cada uno de los miembros del proyecto, asista al Moot 2013. Adems de presentar las cuentas en orden y claras.

Restricciones:
Por ningn motivo, los miembros del equipo de finanzas debern permanecer con dinero en efectivo, por ms de un da. Ya que ste deber ser depositado inmediatamente despus de realizada la actividad. Lo nico que conservara el miembro de finanzas sern los bauchers, con lo cual comprobaran la cantidad obtenida y depositada. Y podrn llevar un control adecuado. Para su mayor seguridad, el lder del proyecto y observadores contaran con una copia de la base de datos actualizada en todo momento.