ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Para entender a una organizacin hay que analizarla, evaluarla, relacionarla, compararla, proyectarla.

Esta tarea es fcil, rpida y exitosa cuando disponemos de instrumentos que nos permiten depositar, contener, organizar la informacin, conocimientos, experiencias; de ella. Estos instrumentos son medios que nos permiten representar a una organizacin con algunas caractersticas especiales. Estos medios se llaman modelos. El modelo es como un zoom de una cmara que permite ver en primer plano lo que ha juicio del modelista es ms importante de una organizacin, en un segundo plano lo de menor importancia y fuera de plano aquello que no es de importancia. Ejemplos de modelos de una organizacin tenemos, por ejemplo: organigramas, diagramas de flujo, manual de normas y de procedimientos, cdigo de cuentas, planos de fbrica, maquetas; etc. Estos modelos tambin tienen la caracterstica del acercamiento y la distancia de la cmara. El organigrama es un buen modelo para mostrar un aspecto de la estructura, verticalidad, jerarqua, niveles, cargos; etc. de una organizacin. Un diagrama de flujo de procesos, nos muestra la secuencia de actividades para generar los productos y servicios. El manual de normas y procedimientos es un buen modelo para determinar las reglas de juego y el camino a seguir para ejecutar productivamente las tareas; etc.

Clases de organigramas
El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para anlisis tericos y la accin practica. concepciones de Henri Fayol: "Una carta de organizacin es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva."

Otro autor :

"El organigrama constituye la expresin, bajo forma de documento de la estructura de una organizacin, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente." Un autor considera que los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos revelan: "La divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma." Segn el concepto de organigrama, este muestra:

Un elemento (figuras) La estructura de la organizacin Los aspectos ms importantes de la organizacin Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales

Los puestos de mayor y aun los de menor importancia Las comunicaciones y sus vas Las vas de supervisin Los niveles y los estratos jerrquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin Las unidades de categora especial.

Finalidad Del Organigrama Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Un autor expone lo siguiente: 1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos

niveles jerrquicos. 2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la

empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin. 3. a. b. c. Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando: Los cargos existentes en la compaa. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

Funciones Del Organigrama Para la ciencia de la administracin:

Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones. Para el rea de organizacin y sistema:

Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin. Para el rea de administracin de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal.

Ventajas Del Organigrama El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes:

Cit)

Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959) Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la

compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin (Leener op.

1990)

Muestra quin depende de quin (Leener op. cit) Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus

puntos fuertes y dbiles (Leener op. cit) Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de

informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa (Leener op. cit) Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen (Melinkoff,

Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la

organizacin (Melinkoff op. cit) Desventajas Del Organigrama No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son: Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera

muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin. No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible

construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems si se dibujaran las distintas lneas indicativas de relaciones informales y de canales de informacin, el organigrama se hara tan complejo que perdera su utilidad. Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien

como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

Contenido Del Organigrama


Un organigrama puede contener diversos datos, pero segn el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos:

1.

Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye

generalmente el nombre de la compaa y la actividad que se defina. 2. 3. 4. etc.). Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama 5. Leyenda (explicacin de lneas y smbolos especiales) Nombre del funcionario que formul las cartas. Fecha de formulacin. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organizacin,

1.

Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,

relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.

Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan especializacin y correlacin.

 Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo.

Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales.

 Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.

Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la estructura.

Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el mismo numero.

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1. a.

Segn la forma como muestran la estructura son: Analticos: suministran informacin detallada. Se destinan al

uso de los directores, expertos y personal del estado mayor. b. Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades

de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los ms comunes. c. Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la

estructura en forma analtica o ms detallada. Son complemento de los analticos. 2. a. Segn la forma y disposicin geomtrica de los organigramas, estos pueden ser: Verticales (tipo clsico): representa con toda facilidad una

pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba abajo en una graduacin jerrquica descendente.

b.

Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del

organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribucin de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden tambin colocarse las figuras geomtricas

c.

Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza

recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino lneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una lnea sale en sentido vertical de una lnea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.

d. Organigrama circular o concntrico: Los niveles jerrquicos se

muestran mediante crculos concntricos en una distribucin de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la practica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinacin que traducen los organigramas verticales.

La Jerarqua La jerarqua cuando se individualiza podra definirse como el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa, as el individuo que desempea como gerente goza indudablemente de un respetable status dentro de la misma, pero la diferencia de este individuo en su cargo tambin condicionar su mayor o menor jerarqua dentro de una empresa.

La jerarqua cuando se usa como instrumento para ejecutar la autoridad posee una mayor formalidad y es conocida como jerarqua estructural de la organizacin. Este tipo de jerarqua no solamente depende de las funciones que debido a ella existen sino tambin del grado de responsabilidad y autoridad asignadas a la posicin, por ejemplo, independientemente de la eficiencia que pueda tener un presidente en su desempeo, este cargo posee intrnsicamente determinadas y complejas funciones, responsabilidades y un alto grado de autoridad.

Segn el criterio de dos autores, se pueden definir cuatro tipos de jerarquas en las organizaciones:

1. 2. 3. 4.

La jerarqua dada por el cargo. La jerarqua del rango. La jerarqua dada por la capacidad. La jerarqua dada por la remuneracin.

La jerarqua dada por el cargo: Este tipo de jerarqua es la que constituye los diferentes niveles estructurales de la organizacin, se expone por medio de organigramas y se describe en los manuales de organizacin. Se encarga de la clasificacin de las distintas posiciones de la estructura de la organizacin, tomando como base las actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posicin determinada. Esta modalidad jerrquica favorece la clasificacin de personas en grupos, series y clases, segn sea la naturaleza, caractersticas, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la condicin de que guarden entre ellas ciertas similitudes.

Este tipo de jerarqua no se establece sobre el fundamento de las actividades ni se liga a labores determinadas. Se basa en las condiciones personales no en las obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar. Es utilizada en las organizaciones militares para establecer los distintos grados por los que se van a regir. La jerarqua dada por la capacidad: Este tipo de jerarqua es limitativa y acorde con cada individuo. Las personas estn previamente clasificadas de acuerdo con sus capacidades, independientemente de su La jerarqua del rango:

condicin de clase en la sociedad, es decir, el individuo asciende en la organizacin de acuerdo a su capacidad. La jerarqua dada por la remuneracin: Este tipo de jerarqua est determinada por la complejidad del trabajo (a mayor complejidad mayor salario), la antigedad en la empresa o porque se es empleado de confianza y, en gran sumo, por el rendimiento del individuo.

La jerarqua de un empleado en una empresa se basa en el grado de especializacin que posea pero su alta ubicacin dentro de la organizacin tambin depende de la naturaleza del negocio, por ejemplo, en muchas empresas venezolanas el gerente de planta es un ejecutivo muy importante, Su status llega a ser mayor que un gerente de finanzas. En cualquier compaa fundamentalmente operativa, por ejemplo, la explotacin petrolera en nuestro pas un campo donde generalmente existen dinmicos y poderosos sindicatos, el responsable por la funcin de personal es un ejecutivo de alta vala e influencia llegando a tener el cargo de vicepresidente.

Finalidad - Crear las condiciones para el buen funcionamiento de la empresa para el buen desempeo de todos los empleados. - Para poder llevar a cabo esa administracin de las relaciones industriales existen un conjunto de instrumentos de carcter legal (cdigo de trabajo, reglamento interno, contratos colectivo de trabajo), tcnico y administrativo, los cuales se aplican a todo el recurso humano que labora en los diversos niveles jerrquicos de una organizacin. Ejemplos de instrumentos: Reglamento interno de trabajo, el plan estratgico y plan operativo anual, la estructura organizacional, manual de organizacin, manual de procedimientos, sistema de escala salarial, sistema de evaluacin de desempeo, entre otros. Reglamento Interno de Trabajo Instrumento de carcter legal y administrativo cuya finalidad es establecer con claridad las reglas obligatorias de orden tcnico y administrativo, necesarias y tiles para la buena marcha de la empresa o de la organizacin a las cuales debe sujetarse tanto patronos como los empleados en la ejecucin o desarrollo de su trabajo. El reglamento interno deber contener: a) Horas de entrada y salida de los trabajadores b) Horas y lapsos destinados para las comidas c) Lugar, da y hora del pago; d) Designacin de la persona ante quien podr ocurrirse para peticiones o reclamos en general; e) Disposiciones disciplinarias y modo de aplicarlas; f) Labores que no deben ejecutar las mujeres y los menores de edad; g) Tiempo y forma en que los trabajadores deben someterse a los exmenes mdicos; previos o peridicos, as como a las medidas profilcticas que dicten las autoridades h) Indicaciones y reglas que en atencin a la naturaleza de la entidad sean indispensables para obtener mayor higiene, seguridad y regularidad en el desarrollo del trabajo; y, i) Las dems reglas que a juicio del Director General de Trabajo fueren necesarias. (...)

Cmo escribir un manual de reglas

Un manual de reglas y procedimientos a seguir para sus empleados, es una buena manera de que stos sepan lo que usted espera de ellos y lo que ellos esperan de usted. A continuacin le brindamos algunas pautas a tener en cuenta a la hora de redactarlo: 1. Implique al personal gerencial en el manual de reglas, ya que son ellos quienes administrarn las polticas de la empresa. 2. Incluya declaraciones que demuestren la aplicacin de las leyes vigentes en reas como igualdad de acceso al empleo, empleados exentos y no exentos, hostigamiento, salarios y antidiscriminacin. 3. Precise los derechos legales de los empleados tales como Seguridad Social, compensacin laboral, desempleo, licencias por estudio, familia y enfermedades, etc. 4. Enumere las polticas propias de la empresa, como tiempo para comer, plan de pago, informacin confidencial, uso del correo, del telfono y de Internet, revisiones de funcionamiento, estndares de conducta, etc. 5. Informacin de ventajas para el empleado tales como das feriados y festivos, vacaciones, planes de retiro, seguros, ausencias y otras opciones comunes. 6. Sustituya el NO por el SI. Utilice declaraciones positivas para describir las polticas de la empresa. En vez de decirle a los empleados lo que no deberan hacer, enfatice lo que espera que hagan. 7. Escriba claramente y en un apartado corto lo que deben y lo que no deben hacer. Demasiada jerga legal confundir a sus empleados. 8. Haga que un abogado experto en temas laborales repase el manual antes de la edicin. Esto puede ahorrarle perder millones en algn juicio, slo por redactar mal algn apartado. 9. Haga que sus empleados lean el manual y firmen su acuerdo con las polticas de la empresa, para evitar confusiones posteriores. 10. Tenga mucho cuidado en el uso de algunas palabras, usted no querr crear inadvertidamente un contrato legal que lo ate a sus empleados. 11. Evite usar palabras como siempre. Utilice el generalmente y el usualmente en su lugar. 12. Deje lugar para las excepciones a la regla.