BIOINGENIERA

Ingeniera Electrnica, Automtica y Comunicaciones, Vol. XXI, No.1, 2000

Sistema informtico de gestin para planificar el mantenimiento preventivo de equipos mdicos

A. M. Cruz; E. Rodrguez; M. C. Snchez y L. Martnez
Centro de Bioingeniera (CEBIO), Instituto Superior Politcnico Jos Antonio Echeverra (ISPJAE), Ciudad de La Habana, Cuba

RESUMEN / ABSTRACT
Se explica como los programas de mantenimiento preventivo e inspecciones (MPI) pueden ser significativamente alterados aumentando su efectividad y aplicando una adecuada planificacin de los recursos a travs de la introduccin de un sistema informatico de gestin de mantenimiento. El Centro de Bioingeniera (CEBIO) ha desarrollado un nuevo sistema informtico de gestin de mantenimiento, el mismo se est implementando en el Departamento de Ingeniera Clnica del Centro Internacional de Restauracin Neurolgica (CIREN). El sistema calcula la prioridad del equipamiento teniendo en cuenta: elementos de riesgos, requerimientos de mantenimiento preventivo, nivel de uso, condiciones de operacin y otros elementos. Es capaz de planificar las actividades de MPI por medio de un algoritmo matemtico adems de tener un potente sistema de reporte de indicadores benchmarking.
Palabras claves: Mantenimiento preventivo, mantenimiento asistido por computadoras.

This paper explains how the IPM (inspection and preventive maintenance) programs can be significantly altered to increase its effectiveness by efficiently allocating resources by introduction of Computerized Maintenance System (CMMS). The Bioengineering Center (CEBIO) has developed a new CMMS and the result are implementing in a Clinical Engineering Department of International Center of Neurological Restoration (CIREN). The system calculates the priority of equipment taking into account risk element, preventive requirement, use, operation condition, and others. It is capable to schedule the IPM task by means of mathematical algorithm and has a strong comprehensive report-generating structure based on Benchmarking indicators.
Key words: Preventive maintenance system, computarized maintenasnce system.

Recibido: Mayo de 1999

Aprobado: Junio de 1999

INTRODUCCIN
Se desarroll un sistema de gestin tecnolgica (SGT)1 teniendo en cuenta las normativas de la Comisin Conjunta para la Acreditacin de las Instituciones de Salud (JCAHO),2 Asociacin para el avance de Instrumentacin Mdica (AAMI)3 y los requerimientos planteados en la Asociacin Nacional para la Proteccin contra Incendios (NFPA).4 Para facilitar la implementacin del SGT se crearon diferentes herramientas informticas. Para desarrollar este sistema

informtico de gestin de mantenimiento se consultaron en la literatura otros sistemas reportados,4-10 en un perodo que abarc diez aos (1980-1999). Los sistemas consultados tratan de alguna manera, a travs de la informtica de responder a las preguntas: cundo se deben realizar las actividades de mantenimiento preventivo?, cmo realizar las actividades de mantenimiento preventivo?, quin debe realizar estas actividades? y qu es necesario para realizar estas actividades?, pero muchos no tienen incorporados un sistema de indicadores benchmarking tales como: costo del

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servicio-costo de adquisicin,10 tiempo de respuesta,10 tiempo promedio fuera de servicio.10 El benchmarking es un factor muy importante, ya que permite hacer: comparaciones entre diferentes instituciones entre diferentes momentos de su propia institucin referidas a indicadores de costo y calidad, por ltimo puede determinar cul es una institucin de referencia en cuanto a buenas prcticas y aplicarlas a una institucin en particular. Por las razones antes expuestas es que hoy en da es muy importante tratar de hacer estas comparaciones en los departamentos de Ingeniera Clnica. Por otra parte, la determinacin del tiempo medio entre fallas (TMF) permite optimizar el mantenimiento preventivo, esto permite planificar de manera ms exacta, la frecuencia de mantenimiento, este ltimo aspecto unido a los mtodos de priorizacin permite que los tecnicos pasen a una nueva forma de enfrentar las actividades de mantenimiento: De intervenir todos los equipos, a intervenir solo los equipos que realmente necesitan ser intervenidos.4 Concretando sobre ideas y experiencias publicadas acerca de estudios de benchmarking relacionados con la Ingeniera Clnica12,13 y los mtodos de prioridad del equipamiento,4 se cre un nuevo Sistema Informtico de Gestin de Mantenimiento, en el cual sus principales elementos son: metodologa para detrrminar la prioridad del equipamiento, un sistema de reportes basados en indicadores benchmarking y un algoritmo matemtico para planificar el mantemiento preventivo basado en el clculo del tiempo medio entre fallas (TMF); adems tiene la posibilidad de incorporar el Sistema Universal de Nomenclatura de Equipos Mdicos, creada por ECRI. Actualmente el sistema est implementado completamente en el Centro Internacional de Restauracin Neurolgica (CIREN).

por meses del ao: por equipo, centro de costo y tipo de servicio Reporte del expediente e historial del equipo. La figura 1 muestra un esquema donde se resumen las funciones fundamentales de este sistema: FUNCIONES FUNDAMENTALES

DESARROLLO
Funciones fundamentales del nuevo sistema informtico de gestin de mantenimiento Clculo del nivel de prioridad del equipamiento y asignacin de un nmero llamado: nivel de prioridad. Clculo del TMF y asignacin de la frecuencia de mantenimiento preventivo. Impresin de un procedimiento de mantenimiento de las actividades de mantenimiento por modelo y tipo de equipo. Algoritmo matemtico de planificacin del mantenimiento preventivo. Reporte donde se muestran de los materiales, piezas de repuesto, herramientas y equipos de pruebas necesarios para realizar las actividades de mantenimiento preventivo (por meses del ao y semanas). Generacin automtica de las rdenes de trabajo por semanas. Generacin de las rdenes de trabajo correctivas a travs de un reporte de averas. Sistema de reportes basados en indicadores de benchmarking. Anlisis de productividad. Clculo de los costos de mantenimiento y analisis de estos 88
Figura 1 Funciones fundamentales del sistema informatico de gestin de mantenimiento propuesto.

Clculo del nivel de prioridad

El sistema de control del equipamiento hospitalario desarrollado por ECRI7 ofrece al usuario un campo para que establezca el nivel de riesgo del equipo. Varias metodologas acerca de un nivel de prioridad han sido publicadas, de ellas los autores de este trabajo decidieron incorporar el clculo de nivel de prioridad basado en la metodologa propuesta por Capuano,5 teniendo en cuenta, las caractersticas del hospital en el cual fue implementado el sistema informtico de gestin de mantenimiento, aadiendo cinco elementos adicionales a la citada metodologa.5 Estos elementos fueron: operatividad, condiciones de explotacin, rgimen de operacin, importancia investigativa-productiva y complejidad. Un nmero fijo de elementos para el clculo del nivel de prioridad ms los cinco elementos antes mencionado ofrece el sistema al usuario, este los puede configurar en funcin de las caractersticas de la institucin hospitalaria.

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Los parmetros se pueden seleccionar mediante un formulario y el sistema le devuelve el clculo del nivel de prioridad.

los tiempos estndares para cada una de estas intervenciones y tambin fueron incorporadas a la base de datos. La figura 2 muestra la estructura de informacin antes descrita.

Clculo del TMF y asignacin de la frecuencia de

mantenimiento preventivo Cohen en "Validating Medical Equipment Repairs and Maintenance Metrics: A Progress Report", 12 toma en consideracin la cantidad de rdenes de trabajo como una analoga de la razn de fallas del equipamiento. Esta analoga no debe ser considerada para el caso de Cuba, debido a que muchas solicitudes de servicio estn relacionadas con errores de manipulacin y no con un mal funcionamiento del equipo. Para las condiciones cubanas una orden de trabajo puede ser emitida por los siguientes motivos: 1. Solicitud de servicio de mantenimiento correctivo y result ser una falla real de un equipo. 2. Solicitud de servicio de mantenimiento correctivo y resulta que fue en error de operacin que no condujo a una falla como tal. 3. Solicitud de servicio de mantenimiento correctivo y result ser una falla real de un equipo por error de operacin Por estas causas los autores del trabajo consideran necesario determinar la razn de fallas y el TMF a travs de algn modelo matemtico. De esta manera, el sistema informtico de gestin de mantenimiento recibe como dato inicial la razn de fallas especificada por el fabricante, o que puede ser calculada por estimacin de los parmetros de la distribucin de Weibull,14 as el TMF se puede calcular como: TMF = 1/R ...(1)

Figura 2 Estructura de la informacin referida a los procedimientos de mantenimiento preventivo e inspecciones.

Algoritmo matemtico de planificacin del mantenimiento

preventivo Existen muchas variables a considerar en un algoritmo para realizar la planificacin del mantenimiento preventivo, por ejemplo en la referencia 8 se consider: tipo de intervencin (mantenimiento preventivo, inspeccin y otros), inicio de la planificacin, frecuencia de mantenimiento, y especialista que realizara la intervencin. El resultado de la corrida de este algoritmo era la generacin de una matriz en la cual, en sus filas se encontraban los equipos a intervenir y en sus columnas las semanas del ao De la corrida de este algoritmo se entregaron los siguientes resultados: Planificacin anual y mensual de las piezas de repuesto, herramientas accesorios, materiales y equipos de prueba. Planificacin de las intervenciones de mantenimiento preventivo anual y por semanas. Incluidas las actividades del fabricante. Descripcin de las actividades en concordancia con la planificacin de la intervencin. Balance de carga-capacidad anual y mensual. Para cumplir con estos resultados el algoritmo necesita las siguientes variables. Fondo de tiempo total (TT) semanal para los especialistas contratados. Distribucin total del TT por especialista (los autores han considerado cuatro componentes del TT): cm: fraccin del TT destinado a mantenimiento correctivo, : fraccin del TT destinado a mantenimiento preventivo, ta: fraccin destinado a actividades de entrenamiento y odf: destinado a otras funciones El nivel de entrenamiento, ttulos obtenidos por cada especialistas para realizar las actividades de mantenimiento. El clculo del nivel de prioridad (Px). Equipo destinado a mantenimiento preventivo y correctivo o correctivo solamente denotado como: DPMC y DCM respectivamente. Tipos de intervencin. Se consideraron dos tipos de intervenciones: mayor y menor, denotadas como M y m respectivamente. El tiempo estndar por actividad, denotado por ti. Frecuencia estructura y ciclo de mantenimiento, teniendo en cuenta la razn de fallas 89

donde: R: Razn de fallas en una hora. TMF: Tiempo medio entre fallas (h). El sistema usa el TMF y el nmero de horas de trabajo del equipo mensual como punto de partida para establecer la frecuencia de mantenimiento preventivo mediante la formulacin:
m T0 = TMF/ H w (meses)

...(2)

donde: T0: Frecuencia de mantenimiento preventivo e inspeccin.

Impresin de un procedimiento de mantenimiento de las

actividades de mantenimiento por modelo y tipo de equipo El sistema ofrece la posibilidad de introducir a una base de datos los tipos de tarea por modelos y por tipo de equipos adems de introducir la descripcin de cada una de ellas. Los tipos de intervencin se han definido de dos formas: mayor y menor, codificadas con la letra M y m respectivamente. Teniendo en consideracin los procedimientos de mantenimiento preventivo e inspecciones publicados por ECRI7 por tipo de equipos y el manual de servicio de cada modelo, los tcnicos del Departamento de Ingeniera Clnica crearon nuevos procedimientos y fueron introducidos al sistema, cumpliendo as con los requerimientos de la JCAHO.2 Adems se definieron

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El ciclo de mantenimiento es definido como el perodo de tiempo entre dos intervenciones mayores, la unidad de tiempo ser: meses. Por medio de la razn de fallas y las horas de trabajo del equipo mdico para el mismo perodo, el sistema calcula la cantidad de actividades de mantenimiento utilizando la siguiente formulacin:
m Cantidad de intervenciones por ciclo = H w /MTBF

...(3)

La frecuencia es determinada por medio de la ecuacin (2). El ciclo de mantenimiento es un arreglo de tipos de intervenciones separados por el mismo perodo de tiempo (T0), en meses. Todos estos aspectos mencionados se muestran en la figura 3. El algoritmo comienza haciendo una lista basada en los niveles de prioridad, esta lista es realizada de mayor a menor prioridad. Acto seguido en flujo de corrida se cuestiona si el equipo est destinado a mantenimiento preventivo o correctivo (DPMC o DCM) punto (1) en el diagrama de bloques. En caso positivo, el programa fija el inicio del ciclo de mantenimiento preventivo. Luego el algoritmo cuestiona si un {(TT)semana}*m de un tcnico i es menor que el tiempo estndar programado, en caso de ser positivo, como To es conocido se fijan las restantes intervenciones de la siguiente manera: Inicio de ciclo preventivo +To. En caso negativo, el sistema pregunta si el nmero de la semana es 52, si la respuesta es negativa se desplaza el inicio del ciclo a la prxima semana y se retroalimenta el lazo al punto inicial. En el caso contrario se fijan todas las intervenciones, pero se sealiza que no existe capacidad. En la figura 4 se muestra este proceso mediante un diagrama en bloques. Los resultados de la corrida de este algoritmo son: Una matriz donde en sus filas se encuentran los equipos mdicos y en las columnas los meses del ao, en los cuales les corresponden las intervenciones, este resultado tambin puede ser consultado por semanas. Una matriz donde se muestra el balance de carga-capacidad por especialista.

Figura 4 Diagrama en bloques del algoritmo de mantenimiento preventivo.

Una matriz donde se muestra la cantidad de piezas de repuesto, herramientas, accesorios y materiales necesarios para garantizar las actividades de mantenimiento. Reporte donde se muestra de los materiales, piezas de repuesto,
herramientas y equipos de pruebas necesarios para realizar las actividades de mantenimiento preventivo (por meses del ao y semanas) Como se dijo anteriormente, uno de los resultados de la corrida del algoritmo es una matriz donde se puede consultar la cantidad de piezas de repuesto, herramientas, accesorios y materiales necesarios para garantizar las actividades de mantenimiento. Pero para que se pueda consultar informacin de este tipo el sistema antes ofrece la posibilidad al usuario de introducir a la base de datos toda la informacin relacionada con el soporte tcnico necesario, mediante un formulario llamado soporte tcnico. As el usuario puede especificar la cantidad de piezas de repuesto, herramientas, accesorios y materiales por modelo y tipo de equipos.

Generacin automtica de las rdenes de trabajo por semanas

Luego de la corrida de la subrutina de planificacin el sistema salva los datos necesarios en un fichero llamado orden de trabajo: En su momento, el sistema imprime automticamente las ordenes de trabajo preventivas. Luego cuando una orden de trabajo est terminada, el sistema le permite al usuario actualizar los datos que resultaron del trabajo realizado, como por ejemplo: tiempo de inicio y de terminacin de la orden de trabajo, el tiempo real consumido en el trabajo realizado, el soporte tcnico consumido, el estado en que qued el equipo y la orden como tal.

Generacin de las rdenes de trabajo correctivas a travs de

Figura 3 Estructura tpica de un ciclo de mantenimiento.

un reporte de averas El sistema permite tambin la emisin de las rdenes de trabajo correctivas, estas son emitidas en funcin del nivel de prioridad. 90

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Al igual que el caso de las preventivas el usuario puede actualizar los datos que resultaron del trabajo realizado, como por ejemplo: tiempo de inicio y de terminacin de la orden de trabajo, el tiempo real consumido en el trabajo realizado, el soporte tcnico consumido, el estado en que qued el equipo y la orden como tal.

Sistema de reportes basados en indicadores de benchmarking

El el sistema de reportes se utiliza un sistema de indicadores de benchmarking recomendado por Cohen,11,2 pero los autores de este trabajo adicionalmente han decidido incorporar tres niveles de informacin: equipo, centro de costo e institucin como un todo. Resumiendo los indicadores incorporados al sistema son: Cantidad de intervenciones en un perodo de tiempo T (preventivo y correctivo), horas reales consumidas por intervenciones (preventivo y correctivo), tiempo mximo, mnimo y promedio consumido por intervencin (preventivo y correctivo), cumplimiento del mantenimiento preventivo y correctivo, consumo del soporte tcnico por intervencin (preventiva + correctiva), tiempo de respuesta, tiempo de indisponibilidad (TAT), cantidad de equipos fuera de servicio, tiempo que el equipo se encuentra sin realizar sus funciones primarias (llamado

downtime), costo del servicio-costo de adquisicin, costos totales, productividad del personal tcnico usando tiempos estndares.11 Cohen en su artculo: Validating medical repair and maintenance metrics: A progress report, plantea: "hay grandes variaciones y dificultades en cuanto a la recoleccin de datos referidos a cantidad de ordenes de trabajo y tiempo total de indisponibilidad ".12 Por esta razn es que es necesario, si se quieren realizar estudios de benchmarking una definicin exacta y por igual de estos conceptos a todas las instituciones que entren en la comparacin. Para ello se propone el diagrama en bloques (figura 5), en aras de que sirva como generalizacin para la definicin de una nueva orden de trabajo, tiempo de indisponibilidad y tiempo que el equipo se encuentra sin realizar sus funciones primarias. De acuerdo con el diagrama mostrado en la figura 5, se puede interpretar que no se abrir una nueva orden de trabajo hasta que no surja un nuevo problema y no se haya resuelto el anterior.

Anlisis de productividad

Suma de tiempos estndares para Productividad = realizar una serie de tareas Suma de los tiempos reales para realizar la misma serie de tareas

Este clculo fue factible de realizar porque se definieron los tiempos estndares por intervencin, segn la experiencia internacional y la propia. Cada especialista tiene asignado un grupo de equipos. Luego se conoce el tiempo real de la intervencin debido a que est documentado a travs de la orden de trabajo.

Clculo de los costos de mantenimiento

y anlisis de los mismos por meses del ao: por equipo, centro de costo y tipo de servicio Para realizar los mismos estudios comparativos que los reportados en la literatura,12,13 se decidi utilizar el mismo modelo de costos, pero adicionalmente se emplearon los trminos: costo directo e indirecto. Entendindose por costo directo todo aquel que este presente por medio de una orden de trabajo y costo indirecto y lo contrario. El sistema calcula los costos por los tres niveles propuestos anteriormente. 91

Figura 5 Modelo de generacin de las ordenes de trabajo correctivas, clculo del tiempo de indisponibilidad y tiempo que el equipo se encuentra sin realizar sus funciones primarias y cantidad de orden de trabajo.

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RESULTADOS Y CONCLUSIONES
Despus de la implementacin del sistema, el Departamento redujo el TAT de 40 h a 5,6 h (en el hospital que es de 300 camas), el cumplimiento del mantenimiento preventivo y correctivo estuvo en un porcentaje de 95 y 93,5 % respectivamente, por ltimo, el tiempo de respuesta fue reducido en 1,5 h. Con la implementacin de un sistema informtico de gestin de mantenimiento se reducen costos, tareas administrativas, se estandariza la informacin y se evitan redundancias en esta. Lo que trae sin lugar a dudas una mejor eficiencia en la institucin de salud

REFERENCIAS
1. CRUZ, ANTONIO MIGUEL: "Diseo y propuesta de un sistema de gestin tecnolgica", Ingeniera Electrnica, Automtica y Comunicaciones, Vol. XX, No. 1, 2000. 2. JCAHO, Accreditation Manual for Hospitals. Oakbrook Terrace, IL: Join Commission on Accreditation of Health Care Organization, 1 (EC) pp. 195-202, USA, 1995. 3. AAMI Advanced Association for Medical Instrumentation on CD-ROOM, 1998. 4. NFPA 99, Standards for Health Care Facilities,1993. 5. CAPUANO, M. & STEVE KORITKO: "Risk Oriented Maintenance System", Biomedical Instrumentation and Technology, 30:1:25-35, 1996. 6. JOHNSTON, G. I.: "Proposed Information System for Management of Electromedical Equipment", Computing in Biomedical and Clinical Engineering, 1rst ed., pp. 46-56, 1983. 7. Inspection and Preventive Maintenance System, 3rd. ed. pp. 5-20, ECRI, 1995. 8. GENE, L. R.: "Medical Equipment Data Retrieval Program". Computing in Biomedical and Clinical Engineering, 1rst. ed.; 1: No. 2, pp. 42-45, USA, 1983. 9. NIPA, H. J.: "Biomedical Equipment Management Using a

Microcomputer". Computing in Biomedical and Clinical Engineering, 1rst. ed. pp. 31-37, 1983. 10. VELUCHAMY, S.: "A Proposed Computer Assisted Preventive Maintenance System", Computing in Biomedical and Clinical Engineering, 1rst ed. 1: No. 2, pp. 57-61, 1983. 11. COHEN, T.: "Benchmark Indicators for Medical Equipment Repair and Maintenance". Biomedical Instrumentation and Technology, 29:4, pp. 308-320, 1995. 12. _______ : Validating Medical Equipment Repairs and Maintenance Metrics: A Progress Report. Biomedical Instrumentation and Technology, 31:1, pp. 23-31, USA, 1995. 13. COHEN, T.: "Validating Medical Equipment Repairs and Maintenance Metrics, Part II: Result of the 1997 Survey". Biomedical Instrumentation and Technology, 32:2, pp. 136-144, USA, 1998. 14. MOSQUERA, et al.: Component Readability Chapter", "Readability of Industrial System", Venezuela, University, editions UGMA, 12:21, Barcelona, Venezuela, 1995.

AUTORES
Antonio Miguel Cruz Ingeniero Nuclear. Master en Bioingeniera Correo electrnico: fleitas@electrica.ispjae.edu.cu Ernesto Rodrguez Denis Ingeniero Electricista, Doctor en Ciencias Tcnicas Correo electrnico: denis@tesla.ispjae.edu.cu Mara Caridad Snchez Ingeniera Industrial y Master en Sistemas Correo electrnico: mcsanchez@electrica.ispjae.edu.cu Leyden Martnez Fonte Ingeniera en Mquinas Computadoras Correo electrnico: leyden@electrica.ispjae.edu.cu

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