Anda di halaman 1dari 5

Business Process Reengineering Sejarah Reengineering Sesuai dengan perubahan ekonomi global dan globalisasi pasar maka kebutuhan

konsumen juga berubah. Hal ini menyebabkan persaingan antar perusahaan semakin keras. Pendekatan baru mutlak diperlukan untuk menghadapi perubahan lingkungan yang dinamis dan perubahan organisasi secara fleksibel. Pada tahun 1991, MichaelHammer, seorang profesor MIT dalam bidang komputer menerbitkansebuah artikel pada Harvard Business Review yang secara garis besar membahas tentang empat dimensi / aspek yaitu aspek strategi, aspek proses, aspek teknologi dan aspek organisasi yang kemudian berkembang menjadi empat elemen dasar dari rekayasa ulang proses bisnis. Definisi Business Process Reengineering Robert Janson dalam Institute of industrial Engineers (1993:49) mendefinisikan reengineering sebagai pembaharuan proses dalamorganisasi secara radikal yang banyak digunakan perusahaan untuk memperbaharui komitmen mereka terhadap pelayanan kepada pelanggannya. Fokus utamanya adalah membuat perbaikan disegala bidang dalam pelayanan organisasi, contohnya sumber daya manusia, proses kerja, dan teknologi. Reengineering menolong perusahaanmelewati rintangan sistem kerja yang tidak mendukung pencapaiantingkat kepuasaan pelanggan.Michael Hammer dan James Champy dalam Indrajit (2002:6)menyatakan bahwa Business Process Reengineering (BPR) adalah: Pemikiran dan perancangan ulang suatu sistem bisnis secaramendasar (fundamental) dan radikal untuk mendapatkan perbaikansecara dramatis pada saat kritis, dengan mengukur kinerja saat inimelalui elemen-elemen biaya, kualitas, pelayanan dan kecepatan. Definisi ini adalah salah satu definisi yang paling sering dipakai dandapat ditemukan dalam berbagai jurnal dan artikel ilmiah. Dalamdefinisi dari Michael Hammer diatas, terdapat empat kata kunci yaitufundamental, radikal, dramatis dan proses (Indrajit,2002:69). Fundamental Dalam melakukan proses reengineering dua pertanyaan mendasar yang akan ditujukan adalah : Mengapa perusahaan berbuat sepertiapa yang perusahaan perbuat? dan Mengapa perusahaan berbuatdengan cara seperti yang perusahaan kerjakan sekarang? Jika pertanyaan fundamental ini diajukan, maka akan memaksa pelaku bisnis untuk menggunakan asumsi dan aturan tak tertulis yangmendasari bisnis mereka, seringkali asumsi atau aturan ini kelirudan tidak tepat. Pertanyaan yang harus diajukan bukan Apa yangsudah dikerjakan?, tetapi Bagaimana seharusnya dikerjakan?.Jawaban atas pertanyaan fundamental akan melahirkan juga sesuatuyang fundamental, yaitu tindakan perubahan yang fundamental. Reenginering berarti memulai sesuatu dari awal, tanpa asumsi dan pertama menentukan apa yang harus dilakukan oleh perusahaankemudian bagaimana cara melakukannya. Radikal Radikal diserap dari bahasa latin radix yang berarti akar. Desainradikal dari proses bisnis berarti mendesain ulang sesuatu sampai keakarnya, tidak memperbaiki prosedur yang sudah ada dan berusaha melakukan optimasi. Menurut Hammer, desain radikal berarti mengabaikan seluruh struktur dan prosedur yang sudah ada danmenemukan cara baru yang benar-benar berbeda dengansebelumnya dalam menyelesaikan pekerjaan. Reengineering Bukan merupakan business improvements atau business enchacement atau pun business modification tetapi mengenai business reinvention .

Dramatis Reengineering bukanlah suatu usaha mencapai perbaikan sedikitdemi sedikit dan bertahap yang bersifat marginal atau incremental ,tetapi merupakan usaha mencapai lompatan besar dalam perbaikandan peningkatan performansi perusahaan.Tiga jenis perusahaan yang memerlukan reengineering adalahsebagai berikut: a. Perusahaan yang berada dalam kesulitan besar. b. Perusahaan yang belum mengalami kesulitan, tetapi mengantisipasi akan mengalami kesulitan, dan c. Perusahaan yang tidak mengalami kesulitan, tetapi justru berada pada puncak kerjanya. Proses-proses Orientasi pada proses merupakan kata kunci terpenting dalamdefinisi reengineering , tetapi merupakan hal yang memberikankesulitan besar bagi para manajer. Kebanyakan pelaku bisnis tidak berorientasi pada proses, tetapi pada tugas, pekerjaan, orang, danstruktur keberhasilan dan kemajuan tim harus ditunjang oleh adanya saranadan prasaran yang memadai. Pemimpin yang aktif. Hal ini adalah critical success factor yang paling penting. Paraeksekutif dan manajer dalam organisasi harus menunjukkankomitmen jangka panjang mereka daam melakukan rekayasa ulang proses bisnis. Pola kepemimpinan yang baik dimulai pada saat paramanajer mulai meninggalkan krisis manajemen dan mulaimemberikan energi baru bagi organisasi. Selain itu mulaimenumbuhkan orientasi pembelajaran daripada melakukan pendekatan yang orientasinya hanya menyalakan bawahan. 2.3.5 Proses sebagai fokus dalam BPR Dalam BPR, objek pemikiran kembali secara fundamental dan penyusunan kembali secara radikal adalah proses (Indrajit, 2002:44).Proses dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang berkelanjutandan teratur yang dilakukan dengan cara tertentu dan bertujuan mencapaisuatu hasil . Lebih jauh lagi proses dapat diartikan sebagai aktivitas-aktivitas dengan satu jenis input atau lebih yang dilakukan untuk menciptakan output yang bernilai bagi pelanggan. Selain itu, menurutHikman dalam Indrajit (2002:44), proses diartikan sebagai berikut : Proses adalah suatu rangkaian logis dari aktifitas-aktifitasindenpenden yang menggunakan sumber-sumber daya (orang, bahan baku, energi, perengkapan, dan lain-lain) organisasi untuk menciptakan atau menghasilkan output yang terukur dan dapatditeliti, seperti barang atau jasa. II - 20 Davenport & Short dalam Malhotra (1998) menyatakan bahwa proses dapat dibagi kedalam tiga dimensi. Tiga dimensi tersebut adalahentiti, objek, dan aktifitas.1. Entity

, proses dapat berada diantara entity organisasi. Proses dapat berada Interorganizational, Interfunctional atau Interpersonal .2. Objek, proses menghasilkan manipulasi terhadap objek. Objek-objek ini dapat berupa fisik atau informasi.3. Aktifitas, proses terdiri dari dua aktifitas utama dalam perusahaanyaitu manajerial (contohnya mengatur anggaran) dan operasional(contohnya mengisi formulir permintaan dari pelanggan).Karakteristik dari suatu proses ialah bahwa suatu proses itu biasanya selalu (Indrajit, 2002:45):1. Mempunyai pelanggana. Pelanggan yang dimaksud di sini ialah yang menggunakan danmemanfaatkan proses tersebut. b. Pelanggan tidak hanya yang membeli barang atau jasa perusahaan (pelanggan luar), tetapi juga mereka yangmemanfaatkan jasa suatu bagian tertentu dari perusahaan(pelanggan dalam).2. Melintasi batas organisasia. Perusahaan biasanya dikotak-kotakkan dalam bagian-bagianatau organisasi-organisasi tertentu, sesuai dengan fungsi atau pembagian tugasnya. b. Suatu proses biasanya tidak terjadi hanya dalam satuorganisasi, tetapi hampir selalu melintasi batas organisasi. II - 21 Proses proses secara umum diklasifikasikan sebagai berikut:1. Proses strategis adalah proses yang direncanakan dandikembangkan organisasi untuk masa depannya, termasuk didalamnya perencanaan strategis, pengembangan produk/jasa dan proses pengembangan produk baru.2. Proses operasional adalah proses yang berkaitan dengan fungsireguler sehari-hari organisasi seperti meraih pelanggan,memuaskan pelanggan, membantu pelanggan, pelaporan keuangandan lain-lain.3. Proses pendukung adalah proses yang memungkinkan prosesstrategis dan operasional untuk dilaksanakan seperti manajemensumber daya manusia, akuntansi manajemen, manajemen sisteminformasi, dan sebagainya.Ketiga jenis proses tersebut dapat diuraikan menjadi rangkaian proses yang lebih rinci hingga level tugas individual seperti ditunjukkanoleh Gambar 2.3. Dalam hal ini, suatu rekayasa ulang lebih banyak berkaitan dengan proses operasional

II - 22 2.3.6 Pemetaan proses dalam re-engineering Hal yang paling utama dalam revolusi reengineering iniialah perubahan dalam proses di dalam perusahaan atau proses bisnis. Mengubah proses berarti menganti proses yang sekarangmenjadi proses yang baru, yang lebih baik, mengganti das sein menjadi das sollen . Untuk itu diperlukan suatu peta proses, suatugambaran yang memberikan kejelasan mengenai proses itu sendiri.Pemetaan proses adalah suatu alat manajemen yangmerupakan metodologi yang sudah teruji, untuk mengenal prosesyang berjalan sekarang, yang akan dapat digunakan untuk menunjukkan jalan menuju proses baru yang dituju dalam rangka proses reengineering (Indrajit, 2002:88).Pemetaan proses ini pertama kali dikembangkan oleh General Electronic sebagai bagian dari strategi Workout, Best Practice dan Process Mapping yang ditempuhnya. Konsep pemetaan proses dibuat dalam bentuk diagram alur kerja dengan penjelasandalam teks yang memuat setiap langkah penting dalam proses bisnis.Contoh pemetaan proses bisnis dapat dlihat pada Gambar 2.4. 2.3.7 Merancang ulang proses Tidak ada rumus untuk merancang ulang proses bisnis, namunada beberapa prinsip yang dapat dijadikan sebagai acuan dalammerancang ulang. Ada dua pendekatan utama untuk merancang ulang proses guna tercapainya perbaikan kinerja, yaitu pendekatan kertas bersih ( clean sheet approach ) dan pendekatan sistematis (ESIA). Perancangan ulang secara sistematis Perancangan ulang secara sistematis yaitu mengidentifikasikandan memahami proses-proses yang ada dan kemudian mendesainkembali proses-proses tersebut secara sistematis untuk menciptakan proses-proses baru, guna memberikan hasil yang diinginkan.Perancangan ulang proses secara sistematis dilakukan pada proses yang ada sekarang untuk membuatnya menjadi : lebih baik, lebihmurah, dan lebih cepat.

II - 26 Lebih baik

, berarti memberikan tingkat kepuasan yang lebih tinggi bagi pemegang saham dan terutama kepada pelanggan. Lebih murah, berarti melakukan semua proses dengan tingkatefisiensi yang maksimum. Lebih cepat , berarti proses dilakukan secepat mungkin untuk meningkatkan daya tanggap/respon terhadap kebutuhan pelanggan.Secara umum dapat dikatakan, tujuan perancangan proses pada pendekatan ini adalah meningkatkan nilai tambah bagi pelanggan pada proses yang ada sekarang dengan cara mengeliminasi semua kegiatanyang tidak bernilai tambah dan merampingkan kegiatan yang bernilaitambah. Sistem perancangan seperti yang dijelaskan diatas dapatdiringkas sebagai ESIA, yaitu : Mengeliminasi ( Eliminate), Menyederhanakan (Simplify), Mengintegrasikan (Integrate), dan Mengotomasikan (Automate).