El primer escaln de la logstica: el aprovisionamiento

Javier Escobar Refusta, Director de Formacin de la Fundacin ICIL ww.icil.org

ara conseguir que el flujo logstico de productos y/o servicios llegue a los clientes cundo, cunto, dnde y cmo quiere n , al menor coste integral, tenemos y debe mos arrancar de nuestros prov e e d o res. Por lo tanto, el flujo logstico integral par te del proceso aprovisionamiento, pasa por el proceso de produccin y termina en el proceso de distribucin fsica. QU ES EL PROCESO APROVISIONAMIENTO? El proceso Aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que pone a disposicin de la empresa, en las mejores condiciones posibles de cantidad, calidad, precio y tiempo, todos los materiales y productos del exterior necesarios para el funcionamiento de la misma y de acuerdo con los objetivos que la Direccin de la Empresa ha definido. Del concepto de aprovisionamiento, surge el acto de compras o accin de compra, cuya idea bsica, es garantizar el abastecimiento de la empresa, lo ms econmicamente posible. La accin de compra ha pasado de comprar barato a comprar econmicamente. La construccin del coste logstico integral de una compaa, comienza con la adquisicin de las materias primas a los proveedores y tenemos que tener en cuenta que las compras en una empresa inciden en ms de la mitad del precio de venta de los productos acabados, en algunos casos llega hasta el 80%, superando las inversiones en salarios, gastos generales y gastos de comercializacin, es decir, que de cada 100 euros que ingresamos por ventas, ms de 50 euros nos los volvemos a gastar en comprar. Parece evidente, por lo tanto, que mediante la optimacin de la compra podemos obtener beneficios econmicos importantes. El mundo industrial cambia velozmente y por esto el papel de la gestin de compras se revaloriza.Para el proceso de Aprovisionamientos-Compras, se presentan retos derivados de que el nuevo entorno presenta las siguientes caractersticas: - Variaciones y modificaciones en la demanda de productos. - Incertidumbre en las previsiones. - Suministros inestables. - Inestabilidad en el precio de las materias primas. - Globalizacin. Ante estas caractersticas y para conseguir la eficacia de los aprovisionamientos, debemos de tener en cuenta los siguientes principios: 1. Alcanzar la satisfaccin de las necesidades del cliente interno (Produccin, en el caso de

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una compaa industrial, o Distribucin en el caso de una compaa comercializadora), pero siempre apoyada en una planificacin en la que el error est medido. 2. Debido a las polticas de concentracin en el core business, de comprar en vez de hacer (buy versus make), es una funcin de importancia es cada vez mayor. 3. Clara conciencia de que soy el cliente, soy el final del flujo logstico de mis proveedores. 4. Poltica de cero Stocks y J.I.T., entrgame slo el producto que necesito (Cero Stocks) y un instante antes de que lo necesite (J.I.T., just in time o justo a tiempo). 5. Poltica de integracin de proveedores, stos contribuyen de forma importante a mi coste logstico y, por lo tanto, tienen que participar y colaborar en la mejora del mismo, ganando cuando yo gano y creciendo cuando yo crezco. 6. Claramente,el objetivo es: Minimizar el coste integral, coste en el momento de la utilizacin. Por otra part e, si comparamos la visin tradicional de la funcin de compras con la visin actual en varios de los conceptos necesarios para la realizacin de las mismas, tenemos la diapositiva 1. EL CICLO DE APROVISIONAMIENTO Para tener una visin clara de todas las fases, del flujo completo y de las acciones a realizar en el proceso de aprovisionamiento, desde que surge la necesidad del cliente interno, hasta que sta es satisfecha y son satisfechas las obligaciones de pago o de reclamacin con el proveedor, consideramos la figura siguiente, donde tenemos representado el ciclo completo de aprovisionamiento de cualquier compaa.En el mismo, podemos ver que existen seis fases diferenciadas, en las que actan uno o varios departamentos y en el que se llevarn a efecto una serie de acciones con el claro objetivo de satisfacer las necesidades del departamento usuario con el menor coste integral de aprovisionamiento (Diapositiva 2).

Javier Escobar Refusta

LNEAS DIRECTRICES DEL PROCESO DE APROVISIONAMIENTO El proceso que estamos analizando, debe de seguir unas pautas o lneas maestras de funcionamiento: 1. Desarrollar ventajas competitivas que conduzcan a la eficacia operativa (flujo de productos y/o servicios) y econmica (rentabilidad). - La ventaja competitiva son aquellos rasgos de un paquete de producto y/o servicio que persuaden a los clientes a contratar con la empresa que los produce por la razn de que esta empresa ha conseguido diferenciarse de una manera nica que las organizaciones competi-

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doras no son capaces de imitar con exactitud. - Rasgos: Percepcin de nico e inimitable. Paquete mezcla de componentes de producto y de componentes de servicio, pudiendo ser diferente para clientes diferentes. El tiempo, a largo plazo todo es imitable. 2. Constituir un centro de beneficios. - El proceso de aprovisionamiento es un centro de beneficio para la compaa, ya que toda accin positiva de disminucin del coste de aprovisionamiento produce: Reduccin del coste total. Incremento de los beneficios o de los recursos disponibles. Incremento de los mrgenes obtenidos. Incremento de rentabilidad sobre inversin. 3. Orientarse hacia el cliente, tanto interno como externo, gestin por procesos. - Hacia el interior, colaborando con los departamentos demandantes o usuarios. - Hacia el exterior, llevando a efecto unas correctas relaciones con los proveedores de productos y/o servicios. 4. Conseguir alianzas con proveedores, ya que los desafos competitivos exigen un cambio en la relacin entre proveedor y comprador, considerando ste al proveedor como un departamento clave de la empresa; para ello necesitamos que: - Se produzca una perfecta comunicacin entre ambos. - Se generen unas relaciones de cooperacin, ya que los objetivos son comunes. - Se facilite al proveedor informacin sin reservas: de planificacin, cuota de participacin de materiales del proveedor, calidad necesaria, e t c. 5. Globalizar las fuentes de aprovisionamiento. - Con el desarrollo de las tecnologas y de los sistemas de informacin, se puede establecer contacto con cualquier proveedor en cualquier punto del mundo, consiguiendo fuentes

de suministro alternativas a las existentes. Igualmente, el gran desarrollo de las infraestructuras y los medios de transporte hace que los factores tiempo y distancia se acorten de manera efectiva y eficiente. 6. Maximizar la calidad de los productos y servicios contratados. Las tendencias actuales son a tener, dar y obtener productos y servicios con calidad total a lo largo de toda la cadena de suministro. Tendremos calidad concertada con las fuentes de suministro, de tal manera, que el pro-

Las tecnologas y sistemas de informacin permiten establecer contacto con cualquier proveedor en cualquier punto consiguiendo fuentes de suministro alternativas a las existentes

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veedor se responsabiliza de la calidad de lo que entrega. - Pasamos de calidad a CALIDAD. Calidad de toda la gestin, constituyendo una estrategia de gestin. 7. Establecer sistemas de desarrollo de proveedores, con relaciones basadas en los sistemas de mejora continua, cuyo nico objetivo sea rebajar los costes del producto para ambas partes. Relaciones ganador-ganador estableciendo las siguientes reas de mejora continua: a. Posibilidades de cambio de producto a travs de un nuevo I+D+i (puede realizarse conjuntamente). b. Mejora en el sistema de planificacin de pedidos, en cuanto realizo una venta, el proveedor ya la conoce y sabe lo que tiene que suministrarme: pedido en firme contra entrega realizada. c. Mejora en el proceso productivo de ambos. d. Posibilidad de utilizar proveedores conjuntos, aprovechamiento y utilizacin de sinergias. e. Posibilidad de disminuir o eliminar el aparato burocrtico, mediante el esquema planteado en el punto b. f. Poltica de stock cero, el stock en el conducto logstico disminuye la rentabilidad. g. Mejoras de calidad y rechazos a travs de la normalizacin y mejora de I+D, tender al aseguramiento de la calidad y no a su control. h. Poltica de distribucin. Posibilidad de almacn compartido. i. Red de transportes comn. j. Fabricacin del producto en la fbrica del cliente, mediante la creacin de los parques de proveedores. k. Equipo de I+D comn con otras empresas. CONCLUSIN Aprovisionamiento eficiente = Rebajar costes en cliente-proveedor = Bajar precio = Mantener beneficio.

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