1 Objetivo
Este documento tem por objetivo definir a padronizao de preenchimento de cabealho e corpo de documentos resultantes do trabalho de melhoria de processos organizacionais (procedimentos, instrues de trabalho, formulrios e outros anexos).
2 Aplicao
Esta
3 Responsabilidades e Autoridades
ATIVIDADE Elaborao de documentos e registros (elaborados conforme os padres estabelecidos pelo presente instrumento)
4.1 Procedimento
Para a elaborao dos procedimentos do Ministrio Pblico deve-se preencher o Formulrio para Elaborao de Procedimentos, seguindo as orientaes constantes desta instruo de trabalho.
Campo de identificao
nome do processo e do procedimento alinhamento estratgico: todo processo deve estar relacionado a uma iniciativa estratgica com seus respectivos objetivo estratgico e estratgia. Caso o processo no se enquadre diretamente em nenhuma iniciativa do plano estratgico, poder ser usado o objetivo 9, ilustrado no exemplo abaixo.
Unidade administrativa/rgo de execuo de origem Departamento ou Diviso ou Seo responsvel pelo processo Data da reviso: campo alterado anualmente de acordo com o Processo de Elaborao e Controle de documentos e registros.
Verso Elaborador: nome completo do elaborador do procedimento Data da elaborao: dia/ms/ano - data referncia para a reviso
Exemplo de preenchimento do campo de identificao do procedimento: PROCESSO: Elaborao e Controle de documentos e registros PROCEDIMENTO: Elaborao e Controle de documentos e registros ALINHAMENTO ESTRATGICO
Objetivo estratgico: 9 Excelncia na Gesto Institucional Estratgia: 9.3 Certificar o sistema de gesto institucional Iniciativa estratgica: 9.3.2 Implantar e implementar medidas a fim de garantir a certificao e manuteno do sistema de gesto do MP na ISO 9001:2000
Unidade/rgo
Elaborado por:
Data elaborao:
de
Pg. 2 de 7
e Gesto
Qualidade
Corpo do procedimento:
2) Referncias Relaciona os documentos de referncia da organizao, normas e regulamentos especficos que regem as atividades do procedimento.
3) Aplicao Informa onde se aplica o procedimento, que reas/setores devem utiliz-lo e em que circunstncias.
4) Responsabilidade e Autoridade Neste item devem ser descritas, na sequncia do fluxo, as atividades com as respectivas autoridades e responsveis. No item autoridade deve ser identificado quem aprova a execuo da atividade, e no item responsabilidade, quem executa a atividade.
5) Detalhamento O detalhamento consiste em descrever o passo-a-passo das atividades do processo, isto , para cada atividade deve-se relacionar quantas tarefas forem necessrias a sua perfeita execuo. As tarefas devero contemplar os seguintes itens:
o qu; quem;
Pg. 3 de 7
As atividades devero ser numeradas sequencialmente e marcadas em negrito. Exemplo: 5. DETALHAMENTO 1. Identificar necessidade de elaborao de documento - A necessidade de elaborao de um documento pode ser identificada por membro ou servidor, atravs da anlise crtica dos processos de suas respectivas reas, sugestes de melhoria de clientes internos e externos, solicitaes da Diretoria-Geral e/ou outros meios que gerem aes corretivas ou preventivas.
6) Registros Deve-se informar qual registro utilizado e necessrio para evidenciar o cumprimento do procedimento, preenchendo os seguintes campos:
nome do registro; quem preenche e arquiva; onde arquiva; tipo de arquivo: fsico ou eletrnico; e condicionante para armazenamento: tempo ou outra varivel, exemplo: se for resolvida tal questo, este registro poder ser descartado.
Pg. 4 de 7
processo.
8) Alteraes da ltima verso Neste campo deve-se indicar o nmero da atividade que sofreu alterao, e sublinhar a nova redao. alterao.
9) Anexos Apresenta os documentos (fluxos, formulrios, instrues de trabalho, check-list etc.) que servem de apoio execuo do processo. O fluxograma anexo obrigatrio. Os fluxogramas devero ser apresentados na notao BPMN Business Process Model and Notation e desenvolvidos no software BizAzi.
4.1.2 Formatao O campo de identificao e corpo dos procedimentos devem seguir a seguinte formatao:
Fonte: Arial Tamanho:12 Alinhamento: Justificado Espaamento entre linhas: 1,5 cm Margem da pgina: superior e esquerda, de 3 cm, e inferior e direta, de 2 cm.
4.2 Demais documentos 4.2.1 Cabealho Para que os formulrios, instrues de trabalho, manuais, tabelas, check-list e outros documentos resultantes do trabalho de melhoria de processos
Pg. 5 de 7
preencher os respectivos cabealhos de acordo com os padres estabelecidos a seguir: a) 1 campo: Nome do documento Procedimento, Instruo de trabalho, Formulrio b) 2 campo: Unidade administrativa / rgo de execuo Origem do documento c) 3 campo: Nmero da verso do documento O nmero da verso atual do tipo de documento deve ser sequencialmente formado por duas casas numricas: 01, 02,..., 11,12...
Formatao:
Logomarca: Ministrio Pblico Fonte: Arial Tamanho:10 Alinhamento da logomarca: Esquerda Alinhamento do texto: Direita
Exemplo:
Formulrio para Elaborao de Procedimentos Superintendncia de Planejamento e Gesto verso 01
4.2.2 Corpo dos documentos O corpo dos documentos devem seguir a seguinte formatao.
Fonte: Arial Tamanho:12 Alinhamento: Justificado Espaamento entre linhas: 1,5 linha
Pg. 6 de 7
Para as instrues de trabalho necessrio informar o objetivo, o campo de aplicao e o quadro de Autoridade / Responsabilidade, alm do detalhamento minucioso das sub-tarefas.
4.2.3 Rodap
Data da ltima reviso: __/__/__ Posicionada esquerda. Sempre que houver reviso, essa data dever ser modificada.
Pg. 7 de 7