LA IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO EN TIEMPOS TURBULENTOS

En pocas de crisis los negocios demuestran sus verdaderas competencias. Una recesin econmica, es vista por la mayora de las empresas como situacin de alto riesgo, que se asocia con reduccin en ventas, liquidez, inversin, despidos y eventualmente quiebras. Las capacidades de las empresas se ven vulneradas. Son contadas las empresas que reciben a estos tiempos como la gran oportunidad de medir sus capacidades reales y abrirse a explorar nuevas reas de fortalecimiento y crecimiento. Bajo este contexto, es factible prever que slo sobreviven aquellos negocios que se han preparado para enfrentar riesgos sistmicos, que han flexibilizado sus procesos y polticas para una adaptacin rpida a eventos adversos, as como aquellas que cuentan con mecanismos de control interno para mantenerse firmes en la operacin y abiertas a las mejoras an dentro de la crisis. La presente nota, propone cinco puntos de control interno a cuidar en el negocio para mitigar los efectos de tiempos turbulentos y tomar ventajas del entorno. a). Establecer y mantener un sano ambiente de control en el negocio El ambiente de control en la plataforma para una operacin sana y el logro de resultados en tiempos turbulentos de un negocio. Implica que el dueo o director de la empresa mantengan de manera consistente reglas claras con el personal, puntos de cultura en prctica, definicin precisa de funciones y responsabilidades en todos los mbitos de la organizacin, existencia de una estructura organizacional que ubique a cada persona en su contribucin al negocio, as como la elaboracin de planes de contingencia que permita al negocio actuar con menos presin ante situaciones de crisis. Asimismo, la existencia de manuales, polticas y procedimientos, clima laboral favorable y las palancas de capacitacin, sistemas y tecnologa, preparan a todo negocio para trascender cualquier turbulencia. b). Conocer y administrar los riesgos del negocio Una prctica poco usada en las empresas es la identificacin y evaluacin de los riesgos que puedan impactar negativamente en el logro de los objetivos, metas y programas. Existen herramientas simples, tal como el simple hecho de preguntarse, - que pasara si ocurriera un evento u otro en mi negocio lo cual permite pensar en diferentes estrategias de prevencin y preparacin para la accin, con planes alternos. Sin duda, esto resulta mejor que no actuar o quedarse paralizado al momento de la adversidad. Muchos dueos de negocio, an sabiendo de la probabilidad de ocurrencia de alguno de estos eventos, prefieren negarlos por temor a su impacto. Sin embargo, siempre ser mejor estar preparados, y es una prctica que todo dueo de negocio debe tener en su actividad empresarial. En esta prctica, se recomienda identificar, controlar y dar seguimiento a diferentes tipos de riesgos que puedan poner en juego la operacin o la permanencia del negocio. Asimismo, se deben revisar peridicamente los controles internos que prevengan estos riesgos, los cuales pueden ser desde econmicos, polticos, operativos, estratgicos o tecnolgicos. c). Implementar y/o actualizar las actividades de control El dueo de negocio deber tener mecanismos de control documentados que aseguren que ste cumpla su objetivo y que se ejecuta de manera eficaz y eficiente en cada uno de los procedimientos; todo esto con el objetivo de mitigar los riesgos se revisarn los indicadores en forma peridica y su adecuacin de acuerdo a las diferentes circunstancias; para lograr la implementacin de acciones correctivas si ste fuera el caso. d). Informacin y comunicacin _________________________________________________________________________________ Coach Msc. Rigoberto Acosta Tapia, ActionCOACH de Mxico Telf. (443) 299 0388, e-mail:racosta@actioncoach.com.mx 1 de 2

Se recomienda establecer medidas que permitan que la informacin del negocio que se genere sea completa, confiable y oportuna para la toma de decisiones. Es responsabilidad del dueo o director, que la informacin se encuentra disponible a travs de los sistemas establecidos y cuente con las medidas pertinentes de seguridad y confidencialidad para la toma de decisiones. Asimismo, la comunicacin al interior de la empresa juega un papel crucial. En la medida en que el personal conoce los objetivos del negocio, del dueo, conocen los indicadores, metas del negocio y del personal, as como los estndares establecidos, ser ms fcil su desempeo y como consecuencia ms sencillo y eficiente el logro de resultados. e) Mejora continua y supervisin El dueo de negocio as como todo el personal deben contribuir y propiciar el mejoramiento continuo de la empresa. Para ello, incorporar la prctica de la mejora continua como parte de la cultura disminuye los riesgos de estancamiento y crisis de competitividad, especialmente en tiempos de crisis, en virtud de que las empresas ya estn preparadas para enfrentar con mejores herramientas, procesos y nimo de la gente a situaciones adversas. Se recomienda que esta prctica sea oficial, est documentada y que el personal en todo momento participe activamente en las mejoras del negocio.

Finalmente, aplicar estos cinco puntos no slo nos permitir palear las crisis, sino nos ayudar a fortalecer las ventajas competitivas de nuestro negocio.

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