REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA ANTONIO JOS DE SUCRE EXTENSIN MARACAY

SISTEMA DE GESTIN ACADMICO COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Trabajo Especial de Grado para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Informtica

Autor: Br.Adrian Webel Tutora: T.S.U. Anais Torres Asesora Metodolgica: Licda. Hely Castillo

Maracay, Enero de 2012.

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA ANTONIO JOS DE SUCRE EXTENSIN MARACAY

SISTEMA DE GESTIN ACADMICO COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Trabajo Especial de Grado para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Informtica

Maracay, Enero de 2012.

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APROBACIN DEL TUTOR

En mi carcter de Tutora del Trabajo Especial de Grado titulado: Sistema de Gestin Acadmico como Apoyo al Departamento de Control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney. Ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua, presentado por el ciudadano Adrian Webel, Cdula de Identidad N 20.450.651, para optar al Ttulo Tcnico Superior Universitario en Informtica, considero que ste rene los requisitos y mritos suficientes para ser sometido a presentacin pblica y evaluacin por parte del Jurado Examinador que se designe.

En la ciudad de Maracay, a los 13 das del mes de Diciembre de 2.011.

T.S.U. Anas Torres C.I: 18084832

APROBACIN DE LA ASESORA METODOLGICA

En mi carcter de Asesora Metodolgica del Trabajo Especial de Grado titulado: Sistema de Gestin Acadmico como Apoyo al Departamento de Control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney. Ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua, presentado por el ciudadano Adrian Webel, Cdula de Identidad N 20.450.651, para optar al Ttulo Tcnico Superior Universitario en Informtica, considero que ste rene los requisitos y mritos suficientes para ser sometido a presentacin pblica y evaluacin por parte del Jurado Examinador que se designe.

En la ciudad de Maracay, a los 13 das del mes de Diciembre de 2.011.

Licda. Hely Castillo C.I. 18.230.838

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DEDICATORIA A Dios especialmente, por ser gua en todo momento, fuente de energa y nuevas ideas para continuar con las actividades de todos los das A mi padre y a mi madre por siempre estar conmigo en todo momento y situacin, por darme su amor, por ser mi apoyo incondicional y ejemplo a seguir en cada etapa de mi vida sin importar las dificultades que se presenten. A mi novia Arianny por siempre quererme y apoyarme en todo momento y a todos quienes, directa e indirectamente, aportaron un granito de arena para que pudiera culminar satisfactoriamente este importante logro en mi carrera de estudio.

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AGRADECIMIENTO

A mi Dios por siempre guiarme y ayudarme a superar obstculos que la vida presenta A mis padres, por su apoyo incondicional en todo momento, a mis amigos y a mi novia Arianny por siempre estar a mi lado y nunca abandonarme en los momentos ms difciles y apoyarme para cumplir esta meta que hoy estoy logrando. Quiero agradecer a los docentes de la U.E.P El Araguaney, quienes me prestaron su ayuda incondicional, ayuda con la cual me hiso posible llevar a terminar esta investigacin. Tambin quiero agradecer a mis profesores, personas que a lo largo de mi carrera me prepararon y siempre me ayudaron para lograr esta meta, sin su aporte no estara hoy aqu, as que gracias a todos. A todos compaeros del tecnolgico, por haberme brindado su amistad, apoyo y colaboracin durante la realizacin de la carrera.

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NDICE LISTA DE CUADROS..............................................................................................xvi LISTA DE GRFICOS...........................................................................................xviii RESUMEN.................................................................................................................xix INTRODUCCIN.........................................................................................................1 CAPTULO I.................................................................................................................4 EL PROBLEMA............................................................................................................4 Contextualizacin del Problema................................................................................4 Objetivos de la Investigacin.....................................................................................7 Objetivo General........................................................................................................7 Objetivos Especficos................................................................................................7 Justificacin...............................................................................................................7 CAPTULO II................................................................................................................9 MARCO REFERENCIAL............................................................................................9 Resea Histrica........................................................................................................9 Antecedentes de la investigacin.............................................................................11 Bases Tericas.........................................................................................................14 Bases Legales...........................................................................................................23 Sistema de Variables................................................................................................26 Definicin de Trminos Bsicos..............................................................................28 CAPTULO III............................................................................................................31 MARCO METODOLGICO.....................................................................................31 Modalidad de la Investigacin.................................................................................31 Tipo de Investigacin..............................................................................................32 Procedimiento de la Investigacin...........................................................................33 Operacionalizacin de las Variables........................................................................34 Poblacin.................................................................................................................36 Muestra....................................................................................................................36 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos..................................................37 Descripcin del Instrumento de Recoleccin de Datos...........................................38 Tcnicas de Procesamiento y Anlisis de Datos......................................................38 Cronograma de Actividades....................................................................................39 CAPTULO IV............................................................................................................41 RESULTADOS...........................................................................................................41 Diagrama De Flujo De Datos (DFD).......................................................................46 A continuacin se presenta los resultados de la gua de entrevista realizada al Jefe de Departamento (Jos Sarmiento) y de las observaciones directas, estas sern mostrados en conjunto con el Diagrama de Flujo de Datos (DFD) y anlisis de requerimientos. .......................................................................................................47 Determinacin de Requerimientos..........................................................................50 Requerimientos de Entrada......................................................................................51 Requerimientos de Almacenamiento.......................................................................51 Requerimientos de Salida........................................................................................51

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Fase de propuesta.....................................................................................................52 Objetivos del Sistema Propuesto.............................................................................53 Objetivo General......................................................................................................53 Objetivos Especficos..............................................................................................53 Justificacin de la Propuesta....................................................................................53 Metodologa, Leguaje Y Bases De Datos Utilizados..............................................54 Carta Estructurada...................................................................................................68 Diccionario de Datos...............................................................................................69 Beneficios Intangibles:............................................................................................79 Estudio de Factibilidad............................................................................................79 Anlisis Costo-Beneficio.........................................................................................81 Retorno de la inversin............................................................................................86 CONCLUSIN...........................................................................................................88 RECOMENDACIONES.............................................................................................90 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS .......................................................................91 ANEXOS A.............................................................................................................96 ANEXOS B.............................................................................................................98

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LISTA DE CUADROS CUADRO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 pp.

Conceptualizacin de Variable.........27 Operacionalizacin de Variable...........36 Cronograma de Actividades.........41 Anlisis Situacional. Hardware........43 Software........44 HumanWare..........45 Procesos........46 Matriz FODA General.. .......47 Tablas........71 Alumnos......72 Configuracin.........73 Auditorias...73 Documentos....74 Documentos_Consignados.....74 Grados.....74 Grados_Detalles......75 Horarios......75 Horarios_detalles....76 Materias......76

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20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

Materias_profesores........77 Profesores.......77 Secciones....78 Tipo_Usuarios.....78 Usuarios......79 Costos Operativos. Sistema Actual.....83 Costos de Suministros. Sistema Actual..83 Costos de Utilizacin. Sistema Actual....84 Costos Operativos. Sistema Propuesto...84 Costos de Suministros. Sistema Propuesto.....85 Costos de Utilizacin. Sistema Propuesto..85 Costos de Hardware. Sistema Propuesto....86 Costos de Adiestramiento. Sistema Propuesto...86 Costos Iniciales...86 Costo de arranque del Sistema Propuesto...87 Costos y Beneficios acumulados....87

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LISTA DE GRFICOS GRFICO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 pp.

Sistema de Gestion.......48 Incripcion de Alumnos.........49 Registro de Profesores .....49 Confeccion de Horarios....50 Reportes del Sistema ........51 Diagrama Entidad-Relacin......57 Diagrama de Clases del Proceso de Inscripcin ......61 Diagrama de Clases de Registro de Grados y Profesores.62 Diagrama de Clase de Auditora .......63

10 Diagrama de flujo. Inscripcin de Alumnos.....65 11 Diagrama de flujo. Asignacin de Profesores..66 12 Diagrama de flujo. Administracin de Horarios...67 13 Retorno de la Inversion.........88

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA ANTONIO JOS DE SUCRE EXTENSIN- MARACAY

SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY, MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Propuesta de Trabajo Especial de Grado para optar al Ttulo de Tcnico Superior en Informtica

Autor: Br.Adrian Webel Tutora: T.S.U. Anais Torres Asesora Metodolgica: Licda. Hely Castillo Mes, Ao: Diciembre, 2.011 RESUMEN El proceso de administracin acadmica en la Unidad Educativa Privada El Araguaney ubicada en el municipio Girardot, en Maracay estado Aragua, se ha estado llevando de forma manual y como resultado de ello se originan extensos archivos fsicos donde se registra y almacena toda la informacin, esto ocasiona que los tiempos de respuesta sean elevados, se pierdan documentos y otros errores humanos. Esta investigacin tiene como objetivo general desarrollar un sistema de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio. Este trabajo est enmarcada en una modalidad de proyecto factible, de tipo investigacin de campo, con un nivel de conocimiento descriptivo. Se aplic como tcnica de recoleccin de datos la entrevista y la observacin directa. La poblacin estuvo conformada por tres (3) docentes, aplicando el muestreo de tipo censal. Se utilizaron las herramientas de anlisis y diseo de sistemas recomendadas por Kendall y Kendall. Para el desarrollo del Sistema Informtico que se propone como solucin a la problemtica se utilizaron herramientas de desarrollo web. Se concluye que la institucin educativa podr utilizar el sistema de gestin para la toma de decisiones y as mejorar sus procesos, finalmente se recomienda que el sistema sea actualizado en forma constante en funcin de los cambios que pueden producirse en el diseo curricular en aos prximos. Palabras Clave: Sistema, Gestin, Planificacin.

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INTRODUCCIN La informtica est en nuestras vidas, gran parte de nuestra sociedad se ha desarrollado al amparo de las nuevas tecnologas y debe su xito en gran parte a esta ciencia. Las computadoras son esenciales para enfrentar el reto de la competencia global, donde los negocios deben ser eficientes y sensibles a las necesidades y producir bienes y servicios de alta calidad a un costo siempre ms bajo. Sin las computadoras, que proveen informacin precisa y actualizada necesaria para tomar decisiones estratgicas y administrar los procesos de produccin, muchas compaas no podran sobrevivir. Las computadoras utilizan informacin almacenada para construir simulaciones que van desde un simple anlisis hasta ilustraciones realistas y animadas de nuevos productos. Esto permite predecir el efecto de las mltiples decisiones de negocios. Las computadoras ayudan a la gente a comunicarse, tanto directa como indirectamente. El mundo no podr vivir mucho tiempo sin computadores, est sometido a una sobrecarga de informacin y no podr manejarlos sin ellos. Tenindose en cuenta que los avances de la sociedad humana desde la aparicin del alfabeto se han debido a su capacidad de registrar y conservar la informacin. El manejo de grandes volmenes de datos: actualmente, y desde hace unos aos, podramos decir que hemos llegado a una explosin de informacin en nuestra sociedad, que exige la aplicacin de las tecnologas de la informacin. La cantidad de informacin que se debe gestionar diariamente es abismal y estaramos ante un problema intratable si no contramos con la informtica. Las bases de datos y las altas capacidades de proceso que permiten afrontar el reto. Por consiguiente, el sistema de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudios en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, Municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua, constituye un medio para lograr una efectiva toma de decisiones, como parte importante del proceso que tiene como funcin planificar y controlar eficientemente los procesos como matriculas, inscripciones y

horarios por personal que all labora y con el estudiantado en general. En este sentido, aplicar un sistema de informacin como alternativa que permita realizar la inscripcin rpida y automatizada, contribuyendo as a reducir tareas en la ejecucin de dicho proceso, mejorando el servicio prestado por la institucin sin que esto represente mayores costos para ella. De esta manera, las decisiones de la unidad educativa privada El Araguaney estn basadas en los aspectos administrativos de esta institucin. As, el principal propsito de esta investigacin es conseguir que un colegio como est que posee sistemas abiertos complejos y dinmicos se adapte constantemente al entorno. Por ello, el sistema de gestin acadmica como apoyo al departamento de control de estudios en la unidad educativa privada El Araguaney, utiliza una relacin entre variables que representan la realidad del problema de planificacin a resolver, permitindole prestar un mejor servicio a los usuarios convirtindose en receptora de los beneficios que ellos obtendrn con el proceso de inscripcin automatizado disminuyendo la excesiva cantidad de trabajo formada durante el proceso de inscripcin. As como tambin evitando la demora en la entrega de la lista del alumnado y la duplicacin de registros, todo ello representa ventajas y facilidades que redundan en un mejor funcionamiento de la institucin. Facilitando la gestin acadmica del plantel. Esta investigacin est constituida por los siguientes captulos: Captulo I: El problema, contiene planteamiento del problema, objetivos de la investigacin y justificacin. Captulo II: Marco terico, contiene la resea Histrica, los antecedentes de la investigacin, bases tericas, bases legales, contextualizacin de variables. Captulo III: Marco Metodolgico, especifica el tipo de investigacin, el diseo, el propsito, la poblacin y muestra, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, descripcin del instrumento de recoleccin de datos.

Captulo IV: Resultados, Sistema Propuesto, requerimientos del sistema propuesto, los objetivos de la propuesta, el alcance, el estudio de factibilidad, as como el costo beneficio, la matriz foda, y la descripcin detallada del sistema propuesto, en el cual encontramos, el diccionario de datos, la entidad relacin, los diagramas del sistema y la carta estructurada. Posteriormente se encuentran las conclusiones, recomendaciones, referencias bibliogrficas y los anexos respectivos.

CAPTULO I

EL PROBLEMA

Contextualizacin del Problema En la modernidad, la informtica juega un papel importante en el desarrollo de las organizaciones y en el control de las operaciones administrativas y financieras entre otras, la obtencin de una informacin inmediata y satisfactoria dentro de la estructura organizativa determina el xito y el alcance de los objetivos con mayor eficacia dentro de la empresa. Ahora bien, cuando se piensa sobre el porqu del uso de computadoras en las empresas, la respuesta parece bastante obvia, para registrar los eventos que van sucediendo. Sin embargo, existe un motivo an ms importante y no tan obvio, y es que la informacin puede usarse para respaldar la toma de decisiones. Sin importar el tamao de una empresa u organizacin, la conduccin exitosa de la misma estar dramticamente influenciada por la precisin de sus registros y la adopcin de decisiones acertadas. El Internet ha tenido gran impacto tanto social, como empresarial y econmico, gracias a ste las expectativas con respecto al mundo de la tecnologa como manejo de la informacin han sido bastante amplias. Por estas razones ciertamente McGraw-Hill (1996) presenta qu: La tecnologa es algo casi omnipresente. El cambio tecnolgico y la innovacin son estratgicamente relevantes no solo en lo tocante a las tecnologas asociadas con los productos, sino que afectan todas las actividades y funciones de gestin empresarial. (p. 108). El mencionado autor quiere decir que es muy importante la aplicacin de un sistema automatizado que agilice de forma segura diferentes procesos en las

instituciones del mismo modo que se ha incorporado la tecnologa de la informacin a la vida cotidiana, el ser humano ha tomado amplia conciencia de los retos que implica para un futuro el uso del computador, precisamente como lo presentan Bittel y Ramsey(2000), diciendo que La fabricacin est pasando de ser un arte a ser una ciencia y por esto existe mayor necesidad de talentos de ingeniera y matemticas en el diseo y la puesta en marcha de sistemas automatizados (p. 92). En la actualidad, muchas instituciones hacen uso de la herramienta tecnolgica con el fin de mejorar sus servicios al cliente, reducir gastos administrativos y operacionales, llevar mejor control de inventarios. Bittel, y Ramsey, (2000), explican el impacto de la automatizacin sobre la organizacin: El impacto ms probable de la automatizacin sobre la organizacin de una empresa es que simplifica, estabiliza y racionaliza la estructura de la misma. Cuando la estructura ya est racionalizada, su analoga con otras estructuras similares ser ms obvia. Esto quiere decir que las herramientas y facultades de direccin podrn ser aprendidas, vividas e implementas con mayor facilidad, repercutiendo en beneficio de la empresa (p. 92) La informtica impone tecnologa y comercializacin como una evolucin necesaria en todos los campos donde la informacin se procesa, transmite y acumula. Es por esto que el ordenador se ha convertido en un instrumento educativo extensivo. Esto significa que, a diferencia de otras innovaciones tecnolgicas, provoca una cadena de cambios en el medio educativo, hasta alterarlo profundamente y dotarlo de la necesaria rentabilidad en el ms amplio sentido de la palabra. La introduccin de la informtica implica concretamente la adquisicin de tcnicas, el dominio de habilidades y el uso de una terminologa. La educacin es un pilar esencial en el desarrollo social e individual de los pueblos por su responsabilidad en la formacin personal y profesional de los futuros ciudadanos. En el sector educativo es ventajosa la utilizacin de la informtica para planificar y controlar de manera eficiente todo lo relacionado con el personal que all labora y con el estudiantado en general, es decir, las matrculas, las inscripciones, horarios. En este sentido, el proceso de administracin acadmica en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, se ha estado llevando de forma manual; el personal

administrativo llena las planillas denominadas. Ficha de Inscripcin - Registro y Prosecucin de Estudio del Alumno, por cada estudiante matriculado durante el ao escolar, luego de esto, se transcribe la informacin a una base de datos, en la cual se lleva el control estudiantil igual que otras actividades de la institucin. Como resultado de ello se originan extensos archivos fsicos donde se registra y almacena toda la informacin, con sus respectivos soportes. Debido a que este proceso no se encuentra sistematizado, a la hora de emitir una constancia de estudio, verificar los documentos consignados por el alumno, datos del representante o plantel de procedencia, entre otros, relacionados con el mismo, utilizndose ms tiempo del requerido. Es por ello que aplicar un sistema de informacin como alternativa que permita realizar la inscripcin de forma rpida y automatizada, contribuyendo as a reducir tareas en la ejecucin de dicho proceso, mejorando el servicio prestado por la institucin sin que esto represente mayores costos para ella. Dicho todo esto el autor se plantea la siguiente interrogante: Cules sern los requerimientos del sistema de gestin acadmico en la U.E.P. EL Araguaney? Cmo ser el sistema actual del manejo de la informacin correspondiente a la gestin acadmica en la U.E.P. El Araguaney? Con la elaboracin de un nuevo software de gestin acadmico mejorara la gestin del departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney?

Objetivos de la Investigacin Objetivo General Desarrollar un sistema de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua.

Objetivos Especficos Levantar la informacin sobre los requerimientos del sistema de gestin acadmico en la U.E.P. EL Araguaney. Anlisis del sistema actual con la finalidad de conocer el manejo de la informacin correspondiente a la gestin acadmica en la U.E.P. El Araguaney. Diseo de un software de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua.

Justificacin

Durante el paso de los aos se ha incrementando la utilizacin de las computadoras y con ello la aplicacin de herramientas tecnolgicas que permite facilitar las operaciones de las distintas empresas, es decir, la informtica ha tomando auge en los distintos entes econmicos con el fin de obtener mejores resultados a menor costo y con la utilizacin de menos recursos humanos, en el rea educacional la aplicacin de un sistema de gestin acadmico, como apoyo al departamento de control de estudio, ofrece la posibilidad de realizar inscripciones y reinscripciones de manera gil y sencilla, con una mxima confiabilidad de respaldos.

Este autor explica que, se deduce que ser de gran utilidad para el investigador ya que le permitir tener una visin ms amplia sobre el tema, aprendern a realizar un sistema de informacin, lo que se traducir en un mejor y mayor desarrollo de los mismos y crecimiento en el mbito profesional. Igualmente, la investigacin es importante para la Unidad Educativa Unidad Educativa Privada El Araguaney porque le permitir prestar un mejor servicio a los usuarios convirtindose en receptora de los beneficios que ellos obtendrn con el proceso de inscripcin automatizado, y disminuye la excesiva cantidad de trabajo formada durante el proceso de inscripcin ubicada en el departamento de control de estudio, principalmente en la seccin del asistente administrativo, esto tambin evita la demora en la entrega de la lista del alumnado y la duplicacin de registros, todo ello representa ventajas y facilidades que redundan en un mejor funcionamiento de la institucin. Asimismo, ser de utilidad acadmica como herramienta que facilite los procesos acadmicos para la poblacin estudiantil en las tareas de inscripcin, obtencin del horario y dems documentos emitidos por la institucin. Del mismo modo es relevante para futuros investigadores debido a que ser un aporte terico para sus trabajos o para ampliar la lnea de investigacin que ste presenta.

CAPTULO II

MARCO REFERENCIAL Una vez reducido el problema a trminos precisos y explcitos; es necesario situar el marco de referencia terica que orienta el estudio en todos sus aspectos, determinando la propuesta de anlisis de la realidad, Objetos de estudio. Segn Sabino (2004): El marco terico, es el resultado de la seleccin de aquellos aspectos ms relacionados del cuerpo terico epistemolgico que se asume, referidos al tema especfico elegido para su estudio. De all pues, que su racionalidad, estructura lgica y consistencia interna, va a permitir el anlisis de los hechos conocidos, as como, orientar la bsqueda de otros datos relevantes.(p.38). El marco terico a un nivel ms especfico y concreto, contiene la ubicacin contextual del problema en una determinada situacin, de qu manera la analizan y en cuanto tiempo, proporcionando un conocimiento profundo de la teora que le da significado a la investigacin. En todo caso, de lo que se trata, es de relacionar las posturas tericas que se asumen, orientadoras del sentido de investigacin, permanentemente con el problema analizado. Resea Histrica

La Unidad Educativa Privada El Araguaney fue creada el 15 de Marzo de 1980, en la ciudad de Maracay, Edo. Aragua, Venezuela. En una casa de habitacin alquilada y acondicionada para el fin educativo, ubicada en la urbanizacin La

Arboleda Calle Araguaney Nmero 26, al norte de la ciudad. Por tres prestigiosas docentes que vislumbraban desde ese entonces un proyecto de plantel novedoso, creativo y futurista para la poca, su matrcula inicial de escasos 8 nios, de la comunidad o familiares cursantes de Preescolar. Al transcurrir el primer ao de duro y arduo trabajo toda la responsabilidad y conduccin del colegio queda bajo la Administracin y direccin nica de la Lic. Doris Amrica Velsquez Ramos, quien desde los inicios hasta la presente fecha es el fuerte tronco que le da fortaleza y vigor a esta Institucin. Rodeada entonces y siempre por un equipo humano y profesional de alto valor; Maestras y Maestros de slida formacin acadmica y frreos conceptos morales dan forma al proyecto. El Colegio Araguaney, como era llamado en sus principios, surge para dar a una marcada respuesta a la joven familia aragea, trabajadora, conformada principalmente por padres e hijos y en ocasiones nada ms que la madre trabajadora; como era el caso de su fundadora, quien tena que trabajar doble turno para asistir las necesidades econmicas de su familia y no encontraba institucin educativa que le brindara el apoyo en la formacin integral de sus pequeos hijos, como era entonces el caso de otras familias. Es as como se plantea la idea de crear la institucin educativa; contribuyendo, apoyando y fortaleciendo el desarrollo de sus educandos, creando entonces la primera institucin educativa con una jornada de atencin diaria de ms de 8 horas llamada semi-internado, donde se complementa la actividad acadmica con el desarrollo de actividades musicales (Festival Voz Araguaney de Oro, Coral); deportivas (natacin, karate, futbolito); cientficas (Festival Juvenil de la Ciencia), las cuales permiten alcanzar su misin. Formar nios, nias y adolecentes que hacen vida activa en la comunidad, enmarcados en los ms slidos valores morales de amor, justicia, solidaridad, paz proyectados hacia el logro de la excelencia; y la visin de transformar debilidades en fortalezas apoyados en un equipo de trabajo Tcnico Docente Administrativo Calificado, egresando bachilleres de solida formacin acadmica, creativos, crticos y seguros de s mismos con elevadas virtudes morales.

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Con dedicacin y mucho esfuerzo fue creciendo la familia El Araguaney, de aquella matricula inicial de 8 nios, y se tiene la honrosa labor de formar integralmente a ms de 600 educandos para la vida y la sociedad.

Antecedentes de la investigacin

La exposicin de los antecedentes se refiere a investigaciones importantes, desde el punto de vista de su actualidad y valor terico que se han realizado sobre el tema: asegurando con este anlisis que la investigacin a emprender, responde a un vacio de informacin en el sistema terico y no por desconocimiento de los investigadores. Arias (2000), refirindose a los antecedentes de una investigacin plantea: Se refiere a los estudios previos y tesis de grado relacionadas con el problema planteado, es decir, investigaciones realizadas anteriormente y que guardan alguna vinculacin con el problema en estudio. En este punto se deben sealar, adems de los autores y el ao en que se realizaron los estudios, los objetivos y principales hallazgos del mismo. (p. 38) Primeramente, Mellano (2007) en su trabajo especial de grado titulado, Desarrollo de un Sistema de informacin Computarizado que permita Optimizar las Solicitudes de Servicio Tcnico en el Departamento Tcnico de Time Computer C. A. Instituto Universitario de Tecnologa Antonio Jos de Sucre. La investigacin est enmarcada en la modalidad de proyecto factible, fundamentado en la investigacin de campo tipo descriptivo y documentado en una revisin bibliogrfica, para la investigacin la poblacin estuvo representada por el departamento tcnico, el cual est constituido por 20 personas las cuales representan el 100%, y cuya muestra es de tipo intencional no probabilstica conformado por 10 personas, las cuales representan un 50% de la poblacin.

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Las tcnicas e instrumentos para la recoleccin de datos utilizados son la observacin directa participativa y la encuesta con el personal, utilizando un cuestionario estructurado de tipo cerrado. Los datos fueron analizados mediante una tabla de frecuencia y representados en grficos circulares. A travs de ellos se determinan las fallas existentes, en el entorno de los procesos de informacin, debido a que no existen controles en los procesos formales del mismo, que permitan llevar a cabo de manera confiable todos los procedimientos en cuanto a los servicios solicitados y presentados por el personal del departamento tcnico, esta ha originado una falta de coordinacin dentro de la empresa en estudio. Esta investigacin sirvi como aporte ya que consisti en la forma que se muestra la reduccin del costo de operaciones, papelera y otros, a travs de la implantacin del sistema. Entre el costo y el beneficio el autor realizo un anlisis en cuanto al equipo donde ser implantado el sistema, con el fin de detectar si es el adecuado. De igual forma se reviso el trabajo de, Lpez (2006), sobre un Sistema de informacin computarizado para apoyar la planificacin y control del proceso del alcohol de la Compaa Annima Ron Santa Teresa. Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario. La finalidad de estudio se bas en registrar automatizadamente en un sistema de informacin toda la actividad que se genera de los procesos productivos del principal producto de esta empresa. La investigacin es de campo de carcter descriptivo cuya modalidad es de proyecto factible. El instrumento de recoleccin de datos es el cuestionario, el cual se aplic a la muestra conformada por veinte (20) personas. Este trabajo permite controlar la gestin operativa inherente al proceso productivo de una manera sistemtica, eliminando los inconvenientes que se presentaban en la empresa y originaban la parada intempestiva de la produccin ante el descontrol existente en la requisicin de materia prima, imprescindible para garantizar la operatividad en la organizacin. La conclusin a la que llego este trabajo es que minimizo la hora-hombre empleadas en el proceso productivo.

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Esta investigacin sirvi al autor, ya que le orient en cuanto a los lineamientos metodolgicos relacionados con la modalidad, tipo de investigacin y tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, asimismo, aport informacin sobre los procedimientos metodolgicos a seguir por ser similares a los de la investigacin que se est realizando. Por ltimo, Pea (2006) elaboro un trabajo especial de grado titulado Desarrollo de un Sistema de Informacin Automatizado que permite el Control de Facturacin y rdenes de Servicio para el Departamento de Administracin de la Empresa Tecni Computer, C.A. Instituto Universitario de Tecnologa Antonio Jos de Sucre, fue empleada una metodologa estructurada y el estudio de sta se desarroll bajo la modalidad de proyecto factible. La poblacin fue de cinco personas, la muestra estuvo conformada por el Departamento de Facturacin, el instrumento de recoleccin de datos fue un cuestionario de tipo cerrado el cual obtuvo un 100%, sin embargo, la muestra es suficiente representativa para la realizacin de la investigacin y cuyo anlisis cuantitativo de los datos se realizo el procesamiento de los mismo se expuso un grafico de columnas agrupadas o grficos de barras los resultados obtenidos por el cuestionario. El investigador consider importante recomendar proteger el sistema automatizado aplicando restricciones fsicas y lgicas, asimismo, tambin recomienda que la informacin sea actualizada en los archivos para el correcto flujo de la informacin, al final del estudio el investigador concluy que con la implantacin del sistema propuesto se permitir la posibilidad de mejorar el control y operatividad del problema ya que con el mismo se optimizan las actividades que involucran al sistema de facturacin. Esta investigacin beneficio al investigador en cuanto a las tcnicas e instrumento de recoleccin de datos, dando como aporte el uso del cuestionario de tipo cerrado, donde sus respuestas sus resultados fueron vaciados en graficas, como tambin en los beneficios que otorga la utilizacin de un sistema computarizado que

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permita la posibilidad de mejorar el control y operatividad de las actividades de una institucin. Recomendando una serie de instrucciones para de esta forma garantizar un optimo funcionamiento del sistema entre los cuales se encuentran el respaldo de informacin en diskette para evitar posibles prdidas de la informacin, evitar la revelacin de las claves de acceso al sistema, para evitar las violaciones del mismo, y por otro lado la violacin de la informacin, adems recomienda tomar precauciones para as evitar daos por virus informticos que afectara la informacin que se encuentra almacenada en la base de datos.

Bases Tericas

Representa la revisin bibliogrfica que sirve de apoyo para el desarrollo de la investigacin, ya que permite conocer el significado, las implicaciones y la ubicacin del tema con otras areas de conocimiento dado relevancia al estudio. Segn Balestrini (2000), define las Bases Tericas como: Son un conjunto de proposiciones que sirve de referencia al tema en estudio y que al estar ligadas entre s, constituye el mbito terico dentro del cual el investigador formula sus proposiciones especificas, describe e interpreta con hechos que le interesan (p.45). Las bases tericas deben realizarse de una manera clara y concreta para obtener un conocimiento amplio de lo que se quiere expresar en dicha investigacin. A continuacin un conjunto de conceptos y proposiciones relacionados y dirigidos a explicar el tema planteado. Sistema de Informacin Segn Pea, (2006). Es un conjunto de elementos interrelacionados con el propsito de prestar atencin a las demandas de informacin de una organizacin, 14

para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. (p.38). Por ello podemos decir que es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento a otro y puede producir la comunicacin entre los diferentes componentes de la organizacin. Existen dos tipos de sistema de informacin en toda organizacin: - Sistema de informacin formal: basado en un conjunto de normas, estndares y procedentes que permiten que la informacin se genere y llegue a quien la necesita en el momento deseado. - Sistema de informacin informal: basado en la continuacin no formalizada, ni predefinida entre las personas de las mismas organizaciones o equipos electrnicos, computadoras, terminales, cuya funcin especfica sin importar conocimientos, ordenes, datos organizados y la divulgacin de informacin til a la organizacin. Componentes de un sistema de informacin Los componentes son los elementos que entran en la conformacin de un todo, de manera que, en un sistema de informacin son todas aquellas partes funcionales y fsicas que la integra. Segn Montilla (2000), define esta clasificacin de la siguiente manera: (1) componentes fsicos, representados por las entidades que forman el sistema de informacin, y (2) componentes funcionales que agrupan una o ms entidades en torno a una funcin bsica de sistemas. (p.47). esta cita seala de forma precisa a todos los elementos internos que conforman un sistema de informacin designadas como entidades (equipos, personas, procedimientos, programas de aplicacin y medios de almacenamiento), as como, los que se encargan de una reunin e interrelacin de cada una de ellas.

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Procesamiento de Datos de los Sistemas de Informacin Este procesamiento consiste en transformar un conjunto de datos de entrada en informacin de salida y almacenar tales datos para uso posterior. El cual posee dos actividades diferentes pero que estn estrechamente relacionadas las cuales son: -Procesamiento de Transacciones: Es el que encarga de la clasificacin, ordenamiento, clculo, resumen, almacenamiento y captura de los datos a fin de obtener un registro. -Procesamiento de Informacin: Es el que proporciona informacin a individuos que tengan que decidir sobre acciones que deben tomar en un momento dado. Funciones de un sistema de informacin Todos ellos dependen de sus tipos de entradas y salidas. Estn predeterminados por el propsito u objetivo del sistema, el cual es establecido a su vez por la organizacin. Procedimiento de transacciones: consiste en capturar, recolectar, clasificar, ordenar y almacenar los originados por las transacciones que tienen lugar durante la realizacin de actividades de la organizacin. Definicin de archivos: consiste en almacenar los datos capturados en el procedimiento de transacciones de acuerdo con: una estructura de organizacin de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un mtodo que facilite su almacenamiento, actualizacin o acceso. Generacin de reportes: es una funcin esencial para todo sistema de informacin ya que se encarga de producir la informacin requerida y transmitida a

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los centros de informacin que la solicite. Esta transmisin se puede efectuar mediante el movimiento fsico de los elementos de almacenamiento. Procesamiento de consulta: parte de la informacin requerida por los usuarios, responde interrogantes no preferidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por los que no requieren un formato, complejo como el de los reportes. Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Se en carga de garantizar la integridad de los datos y protegerlos contra accesos no autorizados y contra modificaciones mal intencionadas. Automatizacin: Almazan (2008), establece que la automatizacin es Un sistema de fabricacin diseado con el fin de usar la capacidad de las maquinas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente efectuadas por seres humanos, y para controlar la secuencia de las operaciones sin intervencin humana (p.120). Este trmino tambin se ha utilizado para describir sistemas no programados o automatizados que pueden funcionar de forma independiente o semi independiente del control humano. Normalizacin A travs de la normalizacin se depuran los archivos de la base de datos, aplicando los siguientes criterios de relacin, primera, segunda y tercera forma normal. Estructurados todos los archivos que se piensan utilizar dentro de la aplicacin, se aplica la primera forma normal, en donde una relacin esta en primera forma normal si y solo si todos los dominios son atmicos, se dice que un dominio es atmico si no se tienen grupos de repeticin o un conjunto de valores asociados repetidos asociados a una misma tulpa. A partir de esta relacin se establece la cantidad de registros que conformara la base de datos.

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Despus se aplica la segunda forma normal para establecer que todos los atributos que no sean llaves dependen por completo de la llave primaria y una tercera relacin esta en tercera forma normal (3FN) si y solo si estn en segunda forma normal y todos los atributos no llave dependen de manera no transitiva de la llave primaria. Los resultados obtenidos una vez aplicada la normalizacin a la base de datos es evitar la confusin, duplicacin de la informacin y por ende, un mal funcionamiento y exploracin de la informacin. Gestin Segn Segmar (2006): Se puede conceptualizar la gestin como las diligencias efectuadas a fin de lograr los objetivos y metas planteadas por la organizacin, a travs de una eficiente administracin y distribucin de los recursos materiales y humanos, tangibles e intangibles. Para llevar a cabo una eficiente de los recursos es necesario controlar la gestin desempeada, mediante los mtodos y procedimientos que mas favorezcan a la empresa. (p.96). Debe hacerse notar que los procesos administrativos son fases de decisiones que consisten en segregar determinados elementos en las decisiones de los miembros de la organizacin y establecer procedimientos regulares de organizacin para seleccionar determinar estos elementos y para comunicarlos a los miembros a quienes afectan. Resulta imposible llevar a cabo un control gerencial satisfactorio si no se puede contrastar las metas de los resultados reales y/o resultados planificados. Por lo general los participantes conocen a plenitud un tema y desconocen los dems, lo que deja duda en cuanto a ellos, perjudicando los procesos en general. El aprendizaje significativo El aprendizaje se dice que es significativo cuando una nueva informacin (concepto, idea, proposicin) adquiere significado para el aprendiz atreves de una

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especie de anclaje en aspecto relevantes de la estructura cognitiva preexistente del individuo. O sea en conceptos, ideas, proposiciones y a existentes en su estructura de conocimientos (o de significados) con determinado grado de claridad, estabilidad y diferenciacin. Para Bernardete (2005) en la medida en que el conocimiento sirve de base para la atribucin de significados a la nueva informacin. El tambin se modifica, o sea, los conceptos van adquiriendo nuevos significados, tomndose como diferenciados, ms estables (p.79). En el aprendizaje interactivo hay una interaccin entre el nuevo conocimiento y el ya existente en la cual ambos se modifican. Un aprendizaje es significativo cuando los contenidos son relacionados de modo no arbitrario y sustancial (no al pie de la letra). Por relacin sustancial y no arbitraria se debe entender que las ideas se relacionan con algn aspecto existente especficamente relevante de la estructura cognitiva del alumno, como una imagen, un smbolo ya significativo. Un concepto una proposicin. Esto quiere decir que en el proceso educativo es importante considerar lo que el individuo ya sabe de tal manera que establezca una relacin con aquello aprender. La Funcin de Control en una Organizacin Un elemento de importancia para mantener el control interno, lo proporciona el trabajo del auditor interno, no obstante que su presencia puede actuar y de hecho acta frecuentemente como impedimento de las desviaciones de las practicas requeridas, su propsito no es impedir ni hacer cumplir, sino el de investigar y comentar. Esto ltimo le otorga al auditor una categora profesional de casi independencia y tiende a desarrollar y mantener su capacidad de observador e informador imparcial. Segn Hopeman (2001)se dice que existe un Control Interno bien diseado y cuidadosamente aplicado, cuando una organizacin opera sin tropiezos, con economa y de conformidad con los objetivos fijados por las polticas superiores. (p.121) que debe

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Bases de Datos Lopez, J. (2007), Base de Datos es un conjunto exhaustivo no redundante de datos estructurados organizados independientemente de su utilizacin y su implementacin en maquina accesibles en tiempo real y compatibles con usuarios concurrentes con necesidad de informacin diferente y no predicable en tiempo. Al usuario del sistema se le brindan recursos para realizar diversas operaciones sobre estos archivos, incluidas entre otras las siguientes: Agregar archivos nuevos a la base de datos; Insertar datos nuevos en archivos ya existentes; Actualizar datos en archivos ya existentes; Borrar datos en archivos ya existentes y Eliminar archivos ya existentes en la base de datos.

Las ventajas de un sistema de base de datos sobre los mtodos tradicionales de mantener registros en papel sern quizs ms evidentes en estos ejemplos: da. Las ventajas anteriores tienen aun ms importancia en un ambiente multiusuario, donde la base de datos es con toda probabilidad mucho ms grande y compleja que en el caso de un solo usuario. El sistema de base de datos ofrece a la empresa un control centralizado de su informacin. Es compacto: No hace falta archivos de papel que pudieran ocupar Es Rpido: La maquina puede obtener y modificar datos con mucho Es menos laborioso: Se eliminan gran parte del tedio de mantener Es actual: se dispone en cualquier momento de informacin precisa al mucho espacio. mayor velocidad que un ser humano. archivos a mano.

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Caractersticas de una Base de Datos Las bases de datos tienen muchas formas de organizacin pero deben tener determinadas caractersticas: Versatilidad para la representacin de relaciones. Desempeo. Costo mnimo. Redundancia mnima. Capacidad de bsqueda. Integridad. Seguridad de acceso a los datos y proteccin de la informacin Interfaz con el pasado. Interfaz con el futuro. Modificable en el tiempo. Migracin de datos. Simplicidad.

almacenada.

Objetivos de la Base de Datos datos. formas. Formularios: Elemento en forma de ficha que permite el control de Informe: Permite preparar los registros de la base de datos de forma los datos de una forma mas cmoda y visiblemente mas atractiva. personalizada para imprimirlos. Consultas: Aqu definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la informacin resultante de diferentes Tablas: Donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de

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Basic.

Macro: Conjunto de instrumentos que se pueden almacenar para Modulo: Programas o conjuntos de instrumentos en Lenguaje Visual

automatizar tareas repetidas.

Base de Datos Relacionales En una computadora existen diferentes formas de almacenar informacin. Esto da lugar a distintos modelos de organizacin de la base de datos: jerrquico, red relacional y orientada a objeto. Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, periodos cortos de aprendizaje y las consultas de informacin se especifican de forma sencilla. Las tablas son un medio de representar la informacin de una forma ms compacta y es posible acceder a la informacin contenida en dos o ms tablas. Las bases de datos relacionales estn constituidas por una o ms tablas que contienen la informacin ordenada de una forma organizada. Cumplen las siguientes leyes bsicas: Generalmente, contendrn muchas tablas. Una tabla solo contiene un nmero fijo de campos. El nombre de los campos de una tabla es distinto. Cada registro de la tabla es nico. El orden de los registros y de los campos no estn determinados. Para cada campo existe un conjunto de valores posibles.

Base de Datos Estticas Estas son bases de datos de solo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos histricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el

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comportamiento de un conjunto de datos a travs del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones. Base de Datos Dinmicas. Estas son bases de datos donde la informacin almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones actualizacin y adicin de datos, adems de las operaciones fundamentales de consulta.

Bases Legales

Son los elementos que se estiman precedentes para construir una organizacin o institucin, estableciendo una serie de requisitos legales para la conformacin del mismo. Segn Balestrini (2000); las bases legales estn referidas a las normas, leyes y reglamentos que tienen incidencia con el problema y que pueden condicionar de manera legal el desarrollo de la investigacin, o simplemente que sirvan de base a la misma (p.47). El basamento legal corresponde a una serie de artculos que indica el marco de regulacin de las acciones de los habitantes de un pas a respetar ciertas normas, sobre todo cuando se trata de la naturaleza y el ambiente. Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela Gaceta Oficial del jueves 30 de diciembre de 1999, N 36.860 Articulo 108. Los medios de comunicacin social, pblicos y privados, deben contribuir a la formacin cuidadana. El Estado garantizara servicios de radio, televisin y redes de bibliotecas y de informtica, con el fin de permitir el acceso universal a la informacin. Los centros educativos deben incorporar el conocimiento y la aplicacin de las nuevas tecnologas, de sus innvaciones, segn los requisitos que establezca la ley.

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Articulo 110. El Estado reconocer el inters pblicos de la ciencia, la tecnologa, el conocimiento, la innovacin y sus aplicaciones y los servicios de informacin necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo econmico, social y poltico del pas, as como para la seguridad y soberana nacional. Para el fomento y desarrollo de esas actividades, el Estado destinara recursos suficientes y creara el sistema nacional de ciencia y tecnologa de acuerdo con la Ley. Rl sector privado deber aportar recursos para las mismas. El Estado garantizara el cumplimiento de los principios ticos y legales que deben regir las actividades de investigacin cientfica, humanstica y tecnolgica. La Ley determinara los modos y medios para dar cumplimiento a esta garanta. En los artculos citados de la Contitucion Bolivariana de Venezuela se observa la participacin activa del Estado en lo referente al desarrollo tecnolgico, haciendo provision de los medios necesarios para su logro, por lo que se tiene un basamento legal y jurdico para el sustento de la investigaion tecnolgica y que soporta la actividad de la presente investigacin. Ley Especial Sobre Delitos Informticos (2001) En lo esencial, recientemente se public la Ley especial sobre delitos informticos (2001), segn Gaceta Oficial N 37.313 del 30 de octubre de 2001, cuyo objetivo es proteger los sistemas que utilicen tecnologas de informacin, as como prevenir y sancionar los delitos cometidos contra o mediante el uso de tales tecnologas. Se trata de una ley especial que descodifica el Cdigo Penal y profundiza aun ms la incoherencia y falta de sistematicidad de la legislacin penal, con el consecuente deterioro de la seguridad jurdica. Articulo 1. Objeto de la ley. La presente ley tiene por objeto la proteccin integral de los sistemas que utilicen tecnologa de informacin, as como la prevencin y sancin de los delitos cometidos contra tales sistemas o cualquiera de

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sus componentes o los cometidos mediante el uso de dichas tecnologas, en los trminos previstos en esta ley. Articulo 6. Acceso Indebido: Toda persona que sin la debida autorizacin o excediendo la que hubiere obtenido, acceda, intercepte, interfiera o use un sistema que utilice tecnologas de informacin, ser penado con prisin de uno a cinco aos y multa de diez a cincuenta unidades tributarias. Articulo 7. Sabotaje o Dao a Sistemas: El que destruya, dae, modifique o realice cualquier acto que altere el funcionamiento o inutilice un sistema que utilice tecnologa de informacin o cualquiera de los componentes que lo conforman, ser penado con prisin de cuatro a ocho aos y multa de cuatrocientos a ochocientas unidades tributarias. Incurrir en la misma pena quien destruya, dae, modifique o inutilice la data o la informacin contenida en cualquier sistema que utilice tecnologas de informacin o en cualquiera de sus componentes. La pena ser de cinco a diez aos de prisin y multa de quinientas a mil unidades tributarias, si los efectos indicados en el presente artculo se realicen mediante la creacin, introduccin o transmisin, por cualquier medio, de un virus o programa anlogo. Articulo 12. Falsificacin de Documentos: El que, a travs de cualquier medio, cree, modifique o elimine un documento que se encuentre incorporado a un sistema que utilice tecnologa de informacin; o cree, modifique o elimine datos del mismo; incorpore a dicho sistema un documento inexistente, ser penado con prisin de tres aos y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias. Cuando el agente hubiere actuado con el fin de procurar para s o para otro algn tipo de beneficio, la pena se aumentara entre un tercio y la mitad, el aumento ser de la mitad a dos tercios si del hecho resultante un perjuicio para otro.

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Articulo 20. Violacin de la privacidad de la data o informacin de carcter personal: El que por cualquier medio se apodere, utilice, modifique o elimine, sin el consentimiento de su dueo, la data o informacin personal de otro o sobre las cuales tenga inters legitimo, que estn incorporadas en un computador o sistema que utilice tecnologa de informacin, ser penado con prisin de los a seis aos y multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias. La pena se incrementara de un tercio a la mitad si como consecuencia de los hechos anteriores resultare un juicio para el titular de la data o para un tercero. Articulo 21. Violacin de la privacidad de las comunicaciones: El que mediante el uso de tecnologas de informacin, acceda, capture, intercepte, interfiera, reproduzca, modifique, desve o elimine cualquier mensaje de datos o seal de transmisin o comunicacin ajena, ser sancionado con prisin de dos a seis aos y multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias. Sistema de Variables

Las variables representan una caracterstica o cualidad; magnitud o cantidad, que puede sufrir cambios, y que es objetos de anlisis, medicin, manipulacin o control de una investigacin; es decir las variables son la construccin o connotacin terica que pueden ser clasificadas en una o ms categoras de manera ms especfica, el cientfico indaga sobre ciertas propiedades que se modifican a las que se les denomina variables. Las variables no pueden usarse como tal en la investigacin ya que ella representan el grado de abstraccin por lo tanto hay que operacionalizarlas, las cuales consisten en llevar las variables de un nivel abstracto a un plano operacional, cuyas funciones es precisar y concretar el alcance que tiene una variable en un estudio determinado, describindolas en trminos observables y comparables para poder identificarlas, descomponindolas en sus dimensiones y a su vez en indicadores. (Ver cuadro 1). 26

Cuadro 1. Conceptualizacion de Variables Objetivos General: Desarrollar un sistema de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua. Objetivos Especficos Levantar la informacin sobre los requerimientos del sistema de gestin acadmico en la U.E.P. EL Araguaney. Anlisis del sistema actual con la finalidad de conocer el manejo de la informacin correspondiente a la gestin acadmica en la U.E.P. El Araguaney. Diseo de un software de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua. Fuente: Webel A. (2011) Variables Requerimientos del sistema de gestin acadmica. Definicin Conceptual Requerimientos: Es considerarla como un proceso de construccin de una especificacin de requerimientos en el que se avanza desde especificaciones iniciales. Sistema de Gestin: Es una funcin que permite satisfacer las necesidades de una organizacin en todos sus niveles y funciones comerciales. Sistema de Gestin: Es una funcin que permite satisfacer las necesidades de una organizacin en todos sus niveles y funciones comerciales.

Sistema actual de gestin acadmica

Sistema propuesto de gestin acadmica

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Definicin de Trminos Bsicos

Auditoria Informtica: es un proceso llevado a cabo por profesionales especialmente capacitados para el efecto, y que consiste en recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un sistema de informacin salvaguarda el activo empresarial, mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la organizacin, utiliza eficientemente los recursos, y cumple con las leyes y regulaciones establecidas. Base de Datos: es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades de informacin de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fcilmente. Carta Estructurada: es una metodologa de anlisis y diseo de sistemas de anlisis estructurado, lo que muestra es un mapa de diseo de arriba hacia abajo de tipo jerrquico en el que se asienta cmo ser programado el proyecto, construido, integrado y probado. Dato: es una representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica, entre otros.), un atributo o caracterstica de una entidad. Los datos describen hechos empricos, sucesos y entidades. Departamento de Control de Estudio: este se encarga de organizar todo lo referente a la evaluacin acadmica de las diferentes coordinaciones, el mismo lleva todo el control sobre las evaluaciones del alumnado y todos aquellos requisitos administrativos que necesite el Ministerio de Educacin por medio de la Direccin del Plantel. Diagrama: es un tipo de esquema de informacin que representa datos numricos tabulados. 28

Entidad-Relacin: es una herramienta para el modelado de datos de un sistema de informacin. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de informacin as como sus interrelaciones y propiedades. Diccionario de Datos: es un conjunto de metadatos que contiene las caractersticas lgicas y puntuales de los datos que se van a utilizar en el sistema que se programa, incluyendo nombre, descripcin, alias, contenido y organizacin. Gestin Acadmica: es la instancia acadmico-administrativa que se encarga de velar por la ejecucin de las polticas generales que rigen la planificacin y desarrollo de la gestin acadmica del pregrado, en lo concerniente al rendimiento estudiantil. Hardware: corresponde a todas las partes tangibles de un informtico sus componentes son: elctricos, electrnicos, electromecnicos y mecnicos. Humanware: son los recursos humanos de una organizacin. Id: utilizado en informtica en la bases de datos como campos clave (identificacin). KWH: es una unidad de energa equivalente a un kilovatio (1 kW) de potencia gastado durante una hora (1 h) de tiempo. Matriz FODA: Es un anlisis basado en las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas presentes en la organizacin, de ah las siglas de su nombre FODA. MYSQL: es un sistema de gestin de base de datos.

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PHP: es un lenguaje de programacin interpretado, diseado originalmente para la creacin de pginas web dinmicas. Se usa principalmente para la interpretacin del lado del servidor Sistema: es un objeto compuesto cuyos componentes se relacionan con al menos algn otro componente Software: es el conjunto de los componentes lgicos necesarios que hacen posible la realizacin de tareas especficas, en contraposicin a los componentes fsicos, que son llamados hardware. Usuario: en informtica, un usuario es un individuo que utiliza una computadora, sistema operativo, servicio o cualquier informtico

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CAPTULO III

MARCO METODOLGICO

En esta fase de la investigacin las acciones estarn dirigidas hacia el conocimiento cientfico, para la cual se considera necesario el empleo de procedimientos sistematizados y formales, es decir, de una metodologa; que segn Tamayo (2001) se refiere a investigacin sistemtica y formulacin de mtodos que deben usarse en la investigacin cientfica (pg. 117). Esto significa que a lo largo del proceso investigativo, se mantiene la orientacin dentro de los objetivos planteados, dicho esto a continuacin se describen los procedimientos metodolgicos a emplear en la realizacin de este trabajo de grado.

Modalidad de la Investigacin

Segn el Manual de Trabajo Especial de grado del Instituto Universitario de Tecnologa Antonio Jos de Sucre (2007) el cual dice que: La modalidad que adopte se relaciona directamente con el tipo de Investigacin que el estudiante desarrollar para darle solucin a una determinada situacin-problema. Desde esta perspectiva el TEG puede adoptar las siguientes modalidades: de Campo, Documental, de Proyecto Factible.(pg. 6) Bajo la cita anterior la investigacin est ubicada dentro de la modalidad de proyecto factible, debido a que se trata de resolver un problema de la realidad y ponerlo en prctica, es decir, se toma datos reales del lugar donde se presenta la problemtica, para as poder eliminar de una manera eficiente las causas que la

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producen, tanto la econmica, operacional, psicosocial y tcnicamente cumpliendo con todos los requisitos necesarios para el mismo. Tipo de Investigacin

El proyecto se llevar a cabo, bajo un tipo de investigacin es de campo por cunto implica la bsqueda de los problemas que aquejan a la U.EP. El Araguaney por lo que segn UPEL (2005) explica que: Se entiende por investigacin de campo, el anlisis sistemtico de problemas en la realidad, con el propsito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos o predecir su ocurrencia, haciendo uso de mtodo caracterstico de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigacin conocidos o en desarrollo. Los datos de inters son recogidos en forma directa en la realidad, en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios. Sin embargo, se aceptan tambin estudios sobre datos censales o maestrales no recogidos por el estudiante, siempre y cuando se utilicen los registros originales con los datos no agregados, o cuando se trate de estudios que impliquen la construccin o uso de series histricas y, en general, la recoleccin y organizacin de datos publicados para su anlisis mediante procedimientos estadsticos, modelos matemticos, economtricos o de otro tipo. (p. 14) El Nivel de Conocimiento que se presenta es descriptivo pues seala la relacin causa efecto que explica el porqu del fenmeno que se estudia, y de acuerdo la Gua del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo (2007) Una investigacin de nivel descriptiva, es aquella que explica y describe las caractersticas de un determinado grupo, individuo o situacin en particular (p.12). Del mismo modo el diseo de la investigacin es no experimental, debido a que el investigador no altera las variables objetos de estudio. Segn Arias (2006) expresa que el investigador obtiene la informacin pero no altera las condiciones existentes. De all su carcter de investigador no experimental (p. 31) 32

Procedimiento de la Investigacin

Aunque existen varios enfoques de conducir un estudio correspondiente a diferentes vectores, parte de la metodologa para definir los etapas que se deben cumplir para el para el desarrollo de un proyecto en sistema de informacin. donde continuacin se describen cada una de las etapas por las que paso la investigacin, desarrolladas, quienes hacen uso de cuatro etapas para alcanzar el desarrollo del mismo. Primera Fase: Diagnosticar Esta fase consiste en la realizacin efectiva de un anlisis real del problema donde se toman en cuenta las necesidades actuales del instituto. En esta etapa se recolectar e interpretar toda la informacin encontrada, bien sea de antecedentes histricos o fuentes informativas. Esto permitir el desarrollo de las soluciones a lo antes expuesto. Las diferentes etapas para realizar esta fase son: Diagnstico del instituto. Observacin directa para evaluar las condiciones existente del instituto. Investigaciones tericas del instituto y problemtica presentada Necesidades del sistema. Segunda Fase: Anlisis del Sistema. En esta fase se determinarn los exigencias que va a llevar el sistema de informacin donde la conceptualizacin persigue establecer los requerimientos esenciales del sistema, su propsito fundamental es establecer la visin de la idea y validar sus suposiciones. Se conceptualiz el sistema de gestin acadmica como apoyo al departamento de control de estudio partiendo de la problemtica existente

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para mejorar la toma de decisiones con respecto a los procesos que all se llevan a cabo. Tercera Fase: Disear del sistema Se utilizarn herramientas de diseo de sistemas orientados a objetos para describir la funcionalidad del sistema propuesto, en tal sentido el Diagrama de Entidad Relacin y el Diagrama de Clases, as como el diccionario de datos son de vital importancia para tener una visin de dicho sistema. Cuarta Fase: Desarrollo de Propuesta En esta fase se lleva el diseo del sistema propuesto a la realidad, mediante el empleo de PHP, Javascript, Html y CSS como herramientas de programacin para la creacin de las reglas de negocios, la interfaz de usuario y el resto del sistema. Para la base de datos se utilizar MySQL y como soporte al sistema, el Servidor Web Apache. Esto asegura que el sistema pueda funcionar e plataforma Windows, Linux o Mac. Operacionalizacin de las Variables

Es un conjunto de operaciones secuenciales para la conversin de una variable en dato. Es llevar una variable que est en trminos abstractos a un nivel operacional, emprico. Segn Tamayo y Tamayo (2001). algunas variables no ofrecen mayor dificultad en cuanto a su descripcin, definicin y medicin, otras ms complejas se tienen que descomponer en especificas, que tengan el mismo significado y sean susceptibles de medicin emprica. (p.87).

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Cuadro N2: Operacionalizacin de Variables Objetivo General: Desarrollar un sistema de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua OBJETIVOS ESPECFICOS Levantar la informacin sobre los requerimientos del sistema de gestin acadmico en la U.E.P. EL Araguaney. Anlisis del sistema actual con la finalidad de conocer el manejo de la informacin correspondiente a la gestin acadmica en la U.E.P. El Araguaney. Diseo de un software de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua. Fuente: Webel A. (2011) VARIABLE Requerimiento del sistema de gestin acadmica DIMENSIN -Inscripcin -Registro de Profesores -Horarios -Emisin de Reportes -Inscripcin -Registro de Profesores -Horarios -Emisin de Reportes -Inscripcin -Registro de Profesores -Horarios -Emisin de Reportes INDICADOR -Tiempo de Respuestas -Costos TCNICA -Observacin directa. -Entrevista INSTRUMENTO -Block de Notas -Gua de Entrevista.

Sistema actual de gestin acadmica

-Requisitos - Procesos -Costos

Anlisis estructurado de sistemas

-D.F.D. -Matriz D.O.F.A -Anlisis de Requerimientos -Diccionario de datos -Diagrama EntidadRelacin. -Modelado de datos UML. -Carta Estructurada

Sistema propuesto de gestin acadmica

-Tiempo de Respuestas -Costos

Diseo Orientado a Objetos

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Poblacin

La poblacin est formada por la totalidad de elementos en estudio, por lo que Crdova (2007) postula que es el conjunto infinito de individuos (personas, animales, objetos o cosas) que poseen caractersticas definitorias, que por lo general, se encuentran en un momento dado y en un lugar determinado. En otras palabras Tamayo y Tamayo, (2001) lo describe en que La poblacin se define como la totalidad del fenmeno a estudiar donde las unidades de poblacin posee una caracterstica comn, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigacin (P.114). En el caso que se ocupa el referido tema de investigacin, la poblacin de estudio est constituida por el conjunto de personas que laboran dentro de la U.E.P. El Araguaney. Este universo de estudio est formado por 3 docentes considerando que en esta oportunidad los elementos del conjunto son las personas que laboran en la misma, que al mismo tiempo son las unidades de la poblacin que se desea investigar

Muestra

La muestra segn Balestrini (2000) es una parte de la poblacin, o sea, un numero de individuos u objetos seleccionados cientficamente, cada uno de los cuales es un elemento del universo (p. 126). Es decir una muestra, es cuando seleccionamos algunos de los elementos con la intencin de averiguar algo sobre la poblacin de la cual estn tomadas, se refiere a ese grupo de elementos llamada muestra. En relacin con la escogencia de la muestra correspondiente se realiz un muestreo censal. Cuando las poblaciones son pequeas, como las representadas en este estudio y no sobrepasan a las 100 personas, entonces se est ante una poblacin de tipo censal. Con base en lo antes descrito, la muestra es de tres (3) docentes los cuales tienen contacto directo con la gestin acadmica de la U.E.P. El Araguaney ubicada en Maracay estado Aragua.

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Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Las tcnicas son los procedimientos que se usan para la recopilacin de la informacin necesaria para lograr los objetivos de la investigacin. De este modo, Balestrini (2000) considera que las tcnicas son los medios empleados para recolectar la informacin. (p. 152). En otras palabras son aquellas distintas tcnicas utilizadas con el propsito de definir las necesidades y requerimientos de la situacin actual con el desarrollo de la propuesta. Con la finalidad de realizar el levantamiento de la informacin necesaria. Para establecer el modelo del sistema actual y de realizar la propuesta se utilizaron las siguientes tcnicas de recoleccin de datos entre ellos la Observacin, la Entrevista Estructurada. Segn Senn (1992) explica: La observacin permite al analista ganar informacin que no se puede obtener por otras tcnicas. Por medio de la observacin el analista obtiene informacin de primera mano sobre la forma en que se efectan las actividades. (p 137). En la observacin se permite apreciar los procesos y los archivos y expedientes que se suceden en el sistema objeto de estudio, ello proporciona la familiarizacin con todos los procesos e intercambio de informacin proporcionada por la Unidad Educativa. Senn (1992) dice: los analistas emplean la entrevista para reunir informacin provenientes de personas o de grupos. Por lo comn, los entrevistados son usuarios de los sistemas existentes o usuarios en potencia del sistema propuesto. (p 133). La entrevista que se utiliza es en persona en el lugar de trabajo donde se recopil la informacin para el desarrollo del sistema de informacin siendo necesaria para recoger informacin compleja, es decir, del tipo iterativo acerca de las necesidades y los problemas existentes con sus posibles alternativas viables para lograr soluciones. Fue necesario realizar una entrevista al personal implicado con los procesos la cual se tuvo como objetivo describir el funcionamiento de cada uno de

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los procesos y conocer la opinin acerca de las limitaciones presentes en el rea y a su vez medir el grado de aceptacin que tendr la propuesta una vez implantada.

Descripcin del Instrumento de Recoleccin de Datos

Se utiliz como instrumento para la recoleccin de datos el block de notas el cual para Gonzales (2008) es una herramienta usada por investigadores de varias reas para hacer anotaciones cuando ejecutan trabajos de campo. Los cuadernos de campo son normalmente block de notas en el que los investigadores escriben o dibujan sus observaciones, el cual sirvi para anotar toda la informacin que se fue recolectando en el lugar de estudio. Como segundo instrumento esta la gua de entrevista, por lo que Ortega (2011) lo define como una forma especfica de interaccin social que tiene por objeto recolectar datos para una indagacin. El investigador formula preguntas a las personas capaces de aportarle datos de inters, estableciendo un dilogo peculiar. Donde el mismo se le realiz al jefe del Departamento de Control de Estudio, es importante resaltar que dicho instrumento se dise para el cumplimiento de los objetivos de esta investigacin.

Tcnicas de Procesamiento y Anlisis de Datos

El anlisis y la interpretacin de datos, no es otra cosa que el registro de la informacin derivada por los instrumentos de recoleccin de datos empleados, utilizando tcnicas para comprobar las incertidumbres existentes y obtener resultados al respecto. En esta investigacin, los resultados a obtener, por proceder de una entrevista, sern sometidos a un anlisis cualitativo. Donde segn Vazquez (2006) explica que es un proceso dinmico y creativo, en el que los investigadores analizan y clasifican sus propios datos (p. 98). Las tcnicas que se presentan a continuacin

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son parte del Anlisis Estructurado de Sistemas las cuales son descritas por Kendall y Kendall. Un anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) fue la herramienta estratgica que se utiliz para conocer la situacin real en que se encontraba la U.E.P. El Araguaney, permitiendo el estudio de los factores principales que intervienen a nivel interno y externo en el desenvolvimiento de las actividades administrativas de la Institucin, y que basndose en sus fortalezas y correccin de las debilidades presentes (factores internos), as como el aprovechamiento de las oportunidades existentes y disminucin de amenazas (factores externos), contribuyen a prestar un servicio de inscripcin eficiente y de calidad. Los Diagramas de Flujos de Datos, son una herramienta que permite reflejar grficamente las interacciones entre las entidades relacionadas con el sistema y los procesos que ste realiza, observando los flujos de datos ya sean en forma de documentos, consultados en archivos, o los suministrados en forma verbal. El Anlisis de Requerimientos permite a partir de las dos herramientas anteriores y basndose en las tcnicas de recoleccin de Informacin empleadas describir los requerimientos del sistema actual y por ende del sistema propuesto. Cronograma de Actividades

En la siguiente figura se muestra un esquema bsico donde se distribuye y organiza en forma de secuencia temporal el conjunto de experiencias y actividades diseadas a lo largo del curso. La organizacin temporal bsicamente se organiza en torno a dos ejes: la duracin de la asignatura y el tiempo que previsiblemente el estudiante dedicar al desarrollo de cada actividad.

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Cuadro 3
24-09-201112-09-2011 al 01-10-201126-09-2011 al 08-10-201103-10-2011 al 15-10-201110-10-2011 al 12-11-201117-10-2011 al 19-11-201114-11-2011 al 26-11-201121-11-2011 al 03-12-201128-11-2011 al

ACTIVIDADES

Tutora y/o Asesora de Trabajo de Grado. Recepcin y Revisin del (01) primer Captulo Revisin del primer captulo. Aprobacin de Titulo Tutora y/o Asesora de Trabajo de Grado. Recepcin y Revisin del (02) segundo Captulo Tutora y/o Asesora de Trabajo de Grado. Entrega del T.E.G. completo al Tutor(a) y Asesor(a) para su correccin final. Fuente: Webel A. (2011)

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CAPTULO IV RESULTADOS Fase Diagnstica Anlisis E Interpretacin De Los Resultados La Unidad Educativa Privada El Araguaney realizaba el proceso de inscripcin de alumnos de forma manual, generando extensos archivos fsicos donde se registraba y almacenaba toda la informacin concerniente, y que adems, requera gran inversin de tiempo por parte del personal del Departamento de Control de Estudio. Sin duda alguna, esta condicin la ubicaba un paso atrs con respecto a la vanguardia tecnolgica, y a nivel competitivo con otras Instituciones que se han arriesgado a implementar sistemas automatizados de gestin acadmica, dando como resultado cambios positivos en la realizacin de sus actividades diarias: optimizacin del tiempo, gestin eficaz de la informacin, aprovechamiento del recurso humano y de la tecnologa disponible en su mxima expresin. A continuacin se presenta la Matriz FODA enfocada en (4) reas claves: hardware, software, humanware (recurso humano) y procesos, obteniendo finalmente una matriz FODA general donde se definen estrategias para cada factor involucrado.

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Cuadro 4 Anlisis Situacional: Matriz FODA Anlisis Situacional Sistema Actual rea clave: Hardware Matriz Nro. 1 Fortalezas Oportunidades

-El Departamento de Control de -Los precios de los recursos de Estudio cuenta con computadores hardware han ido bajando equipados de excelente calidad. porcentualmente, permitiendo as que las Instituciones Educativas puedan -Existe un sistema de Red LAN en incorporar con mayor facilidad stos el Departamento de Control de Estudio. recursos. -Los computadores conexin a Internet. Debilidades tienen

Amenazas

-La inscripcin de alumnos llevada -Desactualizacin de los equipos manualmente no permite aprovechar de computacionales con respecto a los forma ptima los recursos informticos avances tecnolgicos (equipos computacionales) presentes en el Departamento de Control de Estudio.

Fuente: Webel A. (2011)

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Cuadro 5 Anlisis Situacional Sistema Actual rea clave: Software Matriz Nro. 2 Fortalezas Oportunidades

-Sistema operativo y Software -La existencia de nuevas de aplicacin en funcionamiento tecnologas pueden permitir la creacin ptimo. e implanta-cin de un programa para facilitar los procesos de inscripcin de -Conexin a Internet que alumnos en el Departamento de Control permite la actualizacin de de Estudio. programas. -Aplicacin de niveles de -Existencia de Software seguridad en el acceso a los datos. antivirus.

Debilidades

Amenazas

-Carencia de un sistema -Carencia de actualizaciones. automatizado de inscripcin de alumnos en el Departamento de -Pueden existir ataques al sistema Control de Estudio. operativo a travs de virus informticos. -Asignacion de profesores Horarios.

Fuente: Webel A. (2011)

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Cuadro 6 Anlisis Situacional Sistema Actual rea clave: Humanware Matriz Nro. 3 Fortalezas Oportunidades

-Experiencia y conocimiento del -Cursos de actualizacin a nivel personal de Control de Estudio acerca educativo para el personal de la del proceso de inscripcin de alumnos, Institucin. asignacion de horarios y profesores. -Existen programas de -El Humanware posee nociones capacitacin y adiestramiento de bsicas sobre el uso de herramientas personal que permiten optimizar el tecnolgicas. tiempo en el desarrollo de las actividades laborales, as como incrementar sus habilidades. -Implementar estrategias de integracin para mejorar la eficacia del humanware, como dinmicas de grupo y actividades ajenas a operaciones laborales. Debilidades Amenazas

-El recurso humano est -Mayor porcentaje de cometer orientado a invertir gran cantidad de errores; gran parte de los procesos son tiempo en sus operaciones diarias. realizados de forma manual por el humanware, lo que requiere una -Resistencia al cambio; el inversin de tiempo superior. personal prefiere continuar con los procedimientos que conoce, a arriesgarse aprender nuevas tecnologas. -No aprovechamiento del recurso humano en otras actividades inherentes al cargo.

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Cuadro 7

Anlisis Situacional Sistema Actual rea clave: Los Procesos Matriz Nro. 4 Fortalezas Oportunidades

-Procesos tcnicos y -Existen sistemas de control, administrativos bien definidos para gestin y administracin de la alcanzar los objetivos del Departamento informacin en los cuales los procesos de Control de Estudio. son realizados de forma inequvoca. -El proceso de inscripcin de -Los sistemas informticos junto alumnos tiene su mtodo de con el recurso humano permiten que los organizacin, procesos sean realizados eficazmente; asignacion de horarios-profesores la tecnologa y el manejo de la informacin garantizan un mejor -Los procesos relacionados con la desempeo en las actividades diarias. inscripcin de alumnos pueden ser automatizados sin complicaciones. Debilidades Amenazas

-El proceso de inscripcin de -La insistencia de una Institucin alumnos es realizado manualmente. en realizar sus procesos manualmente no permite que avance a nivel -Asignacion de horarios-profesores tecnolgico y est a la par de otras Unidades Educativas. -Los procesos realizados manualmente conllevan una inversin -Existen Unidades Educativas muy alta de tiempo. donde sus procesos de inscripcin son realizados de forma sistematizada.

Fuente: Webel A. (2011) Cuadro 8

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Matriz FODA General Debilidades

D1. Carencia de un sistema automatizado de inscripcin de alumnos. D2. Resistencia al cambio. D3. Inversin muy alta de tiempo en el proceso de inscripcin. D4. No aprovechamiento del recurso humano.

Fortalezas
F1. Existe un sistema de Red Lan. F2. Conexin a Internet. F3. El personal tiene conocimiento sobre el uso de herramientas tecnolgicas. F4. El proceso de inscripcin de alumnos tiene su mtodo de organizacin. Estrategia (FO) Aprovechar el conocimiento que tiene el personal del Departamento de Control de Estudio sobre el manejo de las herramientas informticas para afianzar la integracin con los sistemas automatizados (F3, O4). Emplear los mtodos de organizacin existentes en el proceso de inscripcin para disear un sistema automatizado adaptado a sus necesidades (F4, O3).

Oportunidades
O1. Los precios de recursos de hardware han bajado porcentualmente. O2. Programas de capacitacin y adiestramiento de personal. O3. Sistemas de control, gestin y administracin de informacin. O4. Integracin de los sistemas informticos con el recurso humano.

Estrategia (DO) Implementar un sistema automatizado de inscripcin de alumnos que permita gestionar de forma exitosa los procesos del Departamento de Control de Estudio (D1, O3). Participar en programas de capacitacin en el uso de nuevas tecnologas donde se destaque la importancia de la optimizacin del tiempo y la integracin del recurso humano con la tecnologa. (D3, O2 y O4).

Amenazas
A1. Depreciacin de los equipos. A2. Carencia de actualizaciones de software. A3. Mayor porcentaje de errores por parte del personal. A4. Existen Unidades Educativas con sistemas automatizados de inscripcin.

Estrategia (DA)
Promover el uso y adopcin de sistemas automatizados; stos disminuyen el margen de error humano ocasionado en procedimientos llevados manualmente y optimiza el tiempo invertido (D1, A3).

Estrategia (FA)
Aprovechar la conexin a Internet que tienen los computadores para realizar las actualizaciones de software requeridas (F2, A2).

Aplicar los mtodos de organizacin existentes para reducir el error humano en el desarrollo de las Organizar el desarrollo de operaciones diarias (F4, A3). Feedback entre Unidades Educativas referente a temas vinculados con los sistemas automatizados y el factor negativo que produce la resistencia al cambio (D2, A4).

Diagrama De Flujo De Datos (DFD) Fuente: Webel A. (2011)

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A continuacin se presenta los resultados de la gua de entrevista realizada al Jefe de Departamento (Jos Sarmiento) y de las observaciones directas, estas sern mostrados en conjunto con el Diagrama de Flujo de Datos (DFD) y anlisis de requerimientos.

Diagramacin del Sistema Actual y descripcin de los procesos

Grafico 1.Proceso: Sistema de Gestion En el proceso de Gestin acadmico de sistema actual se llevan a cabo varias funciones de forma manual realizadas en el depto. De control de estudio de entre las cuales tenemos la inscripcin de alumnos, inscripcin de profesores, creacin de materias y horarios y la asignacin de grados y secciones, como tambin generar reportes a los diferentes entes que lo soliciten.

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Grafico 2.Proceso:Incripcion de Alumnos El proceso de inscripcin de alumnos en el Sistema actual consiste en que cuando el Departamento de Control de Estudio solicita los recaudos al representante, ste se los d al departamento para luego que el alumno sea inscrito y ste emita una comprobante de inscripcin para el representante. Todo se almacena en un expediente creado para tal fin.

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Grafico3.Proceso:Registro de Profesores Este proceso comienza cuando el Departamento de control de estudio solicita al los datos personales del profesor para luego inscribirlo en la institucin, como tambien solicitando su disponibilidad horaria para asi realizar la asignacin de materia por grado y seccin.

Grafico4.Proceso:Confeccion de Horarios El proceso de la confeccion de horario en el sistema actual inicia cuando el departamento de control de estudio una vez que tenga los grados, secciones materias y disponibilidad del profesor genera el horario imprimindolo y haciendo entrega el mismo a cada uno de los entes el cual estan relacionados con el proceso. Este proceso lleva bastante tiempo al comparar la disponibilidad del docente y organizar las secciones, esto se hace una y otra vez hasta que se logra integrar.

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Grafico5.Proceso:Reportes del Sistema En sistema actual en el departamento de control de estudio procede a buscar en el expediente del alumno, as como en archivos hechos en Excel los documentos que le sean solicitados en los cuales tenemos: las nminas de alumnos, constancias de estudio y nomina de alumnos para los profesores, las cuales se hacen en Excel o Word, segn el caso. Anlisis De Requerimiento Determinacin de Requerimientos Los requerimientos del sistema son todos aquellos datos que se necesitan para realizar los distintos procesos que conforman un sistema, de manera que se tomen en cuenta estos datos para estudiarlos, procesarlos y posteriormente arrojar los datos requeridos.

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Requerimientos de Entrada Son todos los datos que necesita un sistema para completar los pasos necesarios en el proceso, en este caso los relacionados a la inscripcin de alumnos, procesos que son llevados a cabo por el Departamento de Control de Estudio de la U.E.P. El Araguaney. Estos datos de entrada pueden ser: la ficha de inscripcin de alumnos, materias por grado escolar, horarios de clases disponibles para el ao escolar, grados y secciones. Requerimientos de Almacenamiento Es el proceso mediante el cual los datos o informacin manejada se guardan o almacenan una vez ingresado los datos de entrada. Estos datos son almacenados con el fin que se puedan reutilizar en futuros procesos, como: consultas, modificaciones y actualizaciones. Dentro de la informacin a almacenar se encuentran: la ficha de inscripcin de alumnos, registro de profesores, ao escolar actual, materias por grado escolar, grados y secciones existentes y los respectivos horarios de clases. Requerimientos de Salida Son todos los datos arrojados por el sistema una vez que es recibida la informacin y sta ha sido procesada. Las salidas efectuadas son: comprobante de inscripcin de ao escolar, listado de profesores, lista de horarios de clases, nmina de alumnos por grado y seccin, constancias de estudio y las matrculas de alumnos por grado y seccin respectivamente. Fase De Alternativas De Solucin Despus de recopilada la informacin se procedi a analizar las diferentes alternativas de solucin para el problema planteado entre ellas se encuentra: Mejorar el sistema manual: por medio del cambio de los archivos y carpetas donde se encuentre la informacin para que mejore la bsqueda de la misma por

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medio de mtodos de archivado y rediseando las hojas de Excel en las que se elabora el horario y los listados de alumnos en grados y secciones. Disear un sistema automatizado: la opcin de un sistema automatizado utilizando herramientas de desarrollo en la web lo cual brindara una mayor rapidez en los procesos acadmicos, con lo cual generar la informacin digitalmente facilitando su bsqueda y respaldo, partiendo de la necesidad que funcione en cualquier plataforma y sistema operativo.

Fase de propuesta Se seleccion el sistema automatizado de entre las dos opciones de alternativas de solucin, para la Unidad Educativa Privada El Araguaney, especficamente el Departamento de Control de Estudio. Era indispensable contar con un sistema automatizado de inscripcin de alumnos que garantizara la administracin correcta de los datos y la optimizacin del tiempo invertido en el proceso, favoreciendo la seguridad de los datos y otorgando una consulta rpida y eficiente de la informacin requerida, bien sea por el Departamento o solicitada por profesores y representantes de la Institucin. Un sistema automatizado de inscripcin de alumnos permite mejorar indescriptiblemente la gestin administrativa, puesto que disminuye en gran porcentaje el margen de error ocasionado por el factor humano y ligado a esto, las extensas jornadas laborales dedicadas exclusivamente a este proceso, todo esto ocasionado por el mtodo manual empleado.

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Objetivos del Sistema Propuesto Objetivo General Desarrollar un sistema de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua.

Objetivos Especficos Disear las bases de datos que van a registrar la informacin Modelar el Funcionamiento del Sistema propuesto mediantes diagramas de Entidad Relacin y diagramas UML. Generar Carta Estructurada del Sistema Disear la Interfaz del sistema para con el usuario tanto en pantallas de captura de datos como en los informes del sistema. Desarrollar el sistema utilizando PHP y dems herramientas desarrollo web. Crear el Manual de Usuario. Justificacin de la Propuesta El sistema propuesto est enfocado en manejar los procesos relacionados a la inscripcin de alumnos de la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en Maracay, Estado Aragua; permitiendo mantener un control efectivo sobre las actividades pertinentes al proceso, as como la emisin de reportes: comprobante de inscripcin de ao escolar, nmina de alumnos, matrcula de alumnos por grado y seccin, horarios de clase, constancias de estudio; adicionalmente brindando una seccin dedicada a la informacin referente a profesores (listado de profesores) y

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asignacin de materias, todo esto estrictamente vigilado por un historial de actividades realizadas en el Departamento de Control de Estudio de dicha Institucin. En lo que respecta a las herramientas de desarrollo, el lenguaje de programacin utilizado fue PHP, un lenguaje de programacin interpretado, utilizando un motor de base de datos como MYSQL 5.0.67 y un servidor Web Apache 2.2.9. El servidor de datos est conectado a una Red interna Lan, a las que a su vez, permanecen conectadas las estaciones de trabajo que podrn trabajar en cualquiera de las plataformas de sistemas operativos existentes: Mac, Windows o Linux.

Alcance La propuesta se basar en disear y desarrollar el sistema gestin por medio de diseo orientado a objetos y El Desarrollo Rpido de Aplicaciones (RAD, Rapid Application Development), se elaborar el manual de usuario. Cabe destacar que el sistema no se implementar, ni se entrenar al usuario. Delimitacin La propuesta estar delimitada en las (5) primeras etapas de la metodologa del Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas, las cuales son: Diagnstico e identificacin del problema, determinacin de requerimientos, anlisis de las necesidades, diseo del sistema, desarrollo del sistema. Metodologa, Leguaje Y Bases De Datos Utilizados En este punto se describen las fases que se cumplieron durante el desarrollo de la investigacin, identificando y definiendo los mtodos y tcnicas que se aplicaron. Segn Kendall K., y Kendall J. (1997), el ciclo de vida de un sistema consta de siete partes: siendo la primera la identificacin del problema, la segunda

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identificacin de requisitos de informacin, la tercera es el anlisis de las necesidades del sistema, la cuarta es el diseo del sistema recomendado, la quinta desarrollo y documentacin del sistema, la sexta prueba y mantenimiento y la ltima implementacin y evaluacin; tomando en cuenta las 5 primeras fases nicamente porque satisfacen la necesidad del autor al momento del desarrollo del sistema. Sin embargo, se presenta ms adelante una breve explicacin de las 2 fases restantes de manera que sea comprendida la metodologa en su totalidad. Cabe decir que se utiliz PHP ya que es un lenguaje de programacin que posee capacidad de conexin con la mayora de los motores de base de datos que se utilizan en la actualidad, destaca su conectividad con MySQL , el cual tambin se utiliz debido a su simplicidad y velocidad al realizar las operaciones, lo que le hace uno de los gestores con mejor rendimiento. El desarrollo en PHP requiere el apoyo de Javascript para lograr la interactividad con el usuario. HTML y CSS para el diseo de las pantallas de captura de datos.

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Grafico 6. Diagrama Entidad-Relacin

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MODELO DE CLASE Introduccin Un diagrama de clases sirve para visualizar las relaciones entre las clases que involucran el sistema, las cuales pueden ser asociativas, de herencia, de uso y de contenimiento. Un diagrama de clases esta compuesto por los siguientes elementos: Clase: atributos, mtodos y visibilidad. Relaciones: Herencia, Composicin, Agregacin, Asociacin y Uso.

Elementos Clase

Es la unidad bsica que encapsula toda la informacin de un Objeto (un objeto es una instancia de una clase). A travs de ella podemos modelar el entorno en estudio (una Casa, un Auto, una Cuenta Corriente, etc.). En UML, una clase es representada por un rectngulo que posee tres divisiones:

Relaciones entre Clases: Ahora ya definido el concepto de Clase, es necesario explicar como se pueden interrelacionar dos o ms clases (cada uno con caractersticas y objetivos diferentes). Antes es necesario explicar el concepto de cardinalidad de relaciones: En UML, la cardinalidad de las relaciones indica el grado y nivel de dependencia, se anotan en cada extremo de la relacin y stas pueden ser:

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uno o muchos: 1..* (1..n) 0 o muchos: 0..* (0..n) nmero fijo: m (m denota el nmero). Agregacin:

i.

Para modelar objetos complejos, n bastan los tipos de datos bsicos que proveen los lenguajes: enteros, reales y secuencias de caracteres. Cuando se requiere componer objetos que son instancias de clases definidas por el desarrollador de la aplicacin, tenemos dos posibilidades:

Por Valor: Es un tipo de relacin esttica, en donde el tiempo de vida del

objeto incluido est condicionado por el tiempo de vida del que lo incluye. Este tipo de relacin es comnmente llamada Composicin (el Objeto base se construye a partir del objeto incluido, es decir, es "parte/todo").

Por Referencia: Es un tipo de relacin dinmica, en donde el tiempo de vida

del objeto incluido es independiente del que lo incluye. Este tipo de relacin es comnmente llamada Agregacin (el objeto base utiliza al incluido para su funcionamiento). Un Ejemplo es el siguiente:

En donde se destaca que:

Un Almacn posee Clientes y Cuentas (los rombos van en el objeto que

posee las referencias).

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Cuando se destruye el Objeto Almacn tambin son destruidos los objetos

Cuenta asociados, en cambio no son afectados los objetos Cliente asociados.

La composicin (por Valor) se destaca por un rombo relleno. La agregacin (por Referencia) se destaca por un rombo transparente.

La flecha en este tipo de relacin indica la navegabilidad del objeto referenciado. Cuando no existe este tipo de particularidad la flecha se elimina.

ii.

Asociacin:

La relacin entre clases conocida como Asociacin, permite asociar objetos que colaboran entre si. Cabe destacar que no es una relacin fuerte, es decir, el tiempo de vida de un objeto no depende del otro. Ejemplo:

Un cliente puede tener asociadas muchas Ordenes de Compra, en cambio una orden de compra solo puede tener asociado un cliente. En donde:

Superior: Contiene el nombre de la Clase Intermedio: Contiene los atributos (o variables de instancia) que

caracterizan a la Clase (pueden ser private, protected o public).

Inferior: Contiene los mtodos u operaciones, los cuales son la forma como

interacta el objeto con su entorno (dependiendo de la visibilidad: private, protected o public).

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Grafico 7. Diagrama de Clases del Proceso de Inscripcin

Como se puede observar en este diagrama, donde se tiene las clases Alumnos, Usuarios, Documentos_Consignados y materias_profesores, existe una relacin entre ellas de agregacin y asociacin, pues la clase usuario registra cada alumno (Asociacin) y la clase alumno posee documentos_consignados y materias_profesores (Agregacin). Es importante sealar que las clases para este sistema de informacin se desarrollaron con una atribucin pblica lo que admite la comunicacin y la visibilidad dentro de los procesos desarrollados. En este momento la aplicacin funcionara en un ambiente cerrado donde no hay conexiones en internet, sin embargo en el momento que exista una modificacin con respecto al sentido de la navegacin y desde el equipo se tenga acceso a internet las mismas debern modificarse a privadas dentro del entrono de programacin de php.

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Grafico8.Diagrama de Clases de Registro de Grados y Profesores

En este Diagrama podemos observar que desde la Clase usuario, se registra la clase profesores, grados y secciones, de las misma se desprenden a travs de su asociacin las clases de materias_profesores y grado detalles, desde donde se valida la relacin de agregacin pertinentes las mismas para dar paso a los procesos de creacin de horarios

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Grafico9.Diagrama de Clase de Auditora

Como en todo sistema, debe existir un registro de las operaciones realizadas, el diagrama de clase presentado, indica que los usuario dependiendo su tipo, tienen operaciones que se registran en cuanto a las clases de estudiantes, profesores y horarios, todas estas clases pueden ser monitoreadas por una auditoria y va a permitir realizar las mejoras pertinentes en cuanto a los procesos que se ejecutan en el sistema, por otro lado se observa dentro del diagrama la relacin de agregacin y asociacin entre la clase usuario y auditoria, validando que la primera puede ser auditada, a travs de las clases de alumnos, horarios y materia_profesores, en sus operaciones e registro, bsqueda, modificacin y eliminacin. 62

Diagrama de descripcin de los procesos Las entidades que intervienen en el proceso de inscripcin de alumnos de la Unidad Educativa Privada El Araguaney son bsicamente (4): el Departamento de Control de Estudio, alumno, representante y profesor. 1.Departamento de Control de Estudio: encargado de la gestin acadmica y administrativa de los alumnos y profesores de la Institucin. Coordina y realiza todo lo relacionado con las jornadas de inscripciones de alumnos, solicita y recibe los recaudos entregados por el representante, administracin de horarios de clases, control de matrcula y nmina de alumnos, emisin de constancias de estudio, asignacin de grado y seccin en el ao escolar corriente al profesor, control de asistencia y notas del alumno, entre otras actividades pertinentes al departamento. 2.Alumno: persona cursante de un grado escolar que aparece en la matrcula y nmina de alumnos de la Institucin, inscrito anualmente en un ao escolar por su representante. El alumno recibe clases por uno o varios profesores y se le es asignado un horario de clases segn el grado y seccin donde est inscrito.

3.Representante: persona que aparece como responsable en la Institucin del alumno que ha inscrito, entrega los recaudos exigidos por el Departamento de Control de Estudio y a menudo solicita constancias de estudio para diligencias personales relacionadas con su representado.

4.Profesor: es la figura encargada de dictar clases a los alumnos en la Institucin. Puede impartir varias materias y adems, cumplir la funcin de Profesor Gua en un grado y seccin especfica. Entrega notas y relacin de asistencia de los alumnos al Departamento de Control de Estudio.

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Diagramacin de la propuesta y descripcin de los procesos

Grfico 10. Proceso: Inscripcin de alumnos El proceso de inscripcin de alumnos inicia cuando el Departamento de Control de Estudio solicita los recaudos exigidos por el plantel al representante, ste consigna dichos recaudos y el departamento procede a verificar si se trata de un nuevo ingreso o de una ratificacin de inscripcin. En caso de ser un nuevo ingreso, se dirige a la seccin operaciones en el sistema > alumnos > inscripcin e ingresa cada uno de los datos solicitados. Si el representante va a realizar una ratificacin, el usuario administrador o invitado entra a la seccin operaciones > alumnos > modificar datos y realizar los cambios pertinentes al grado y seccin que cursar el alumno. Para cualquiera que sea el caso a evaluar, el sistema posteriormente prestar la posibilidad de imprimir un comprobante de inscripcin as como el horario de clases del alumno inscrito.

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Grafico 11. Proceso: Asignacin a Profesores Para realizar el registro de profesores, el Departamento de Control de Estudio deber consultar en el sistema para cerciorarse que el Profesor no est registrado, si ste no existe, ubicar la seccin operaciones>profesores>registro donde proporcionar los datos requeridos y realizar la asignacin de materias respectivas a dictar en el ao escolar a comenzar. Si la materia que quiere asignar al profesor no est registrada en el sistema, puede agregar crear la materia en la seccin administrar>configuracin >materias>registro. Una vez concluido el registro, el profesor solicita al departamento la nmina de alumnos. Puede presentarse tambin el caso que el profesor no pueda seguir dictando una materia y solicite al departamento retirar una materia de sus asignaciones, por lo cual ste se dirigir a la seccin modificar datos ubicada en operaciones>profesores>modificar datos y eliminar la materia asignada a ese profesor, conservndola en el sistema para realizar otro tipo de acciones.

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Grafico 12. Proceso: Administracin de horarios El proceso administracin de horarios est dedicado bsicamente a crear los horarios de ao escolar y hacer las modificaciones respectivas en el supuesto caso que lo requiera el Departamento de Control de Estudio, bien sea por un cambio de materia en un bloque de horario, o un profesor asignado a un grado y seccin en particular. Antes de crear un horario, el sistema verifica que el horario respectivo de un grado, seccin y turno en particular no est registrado en el sistema. Posteriormente el personal del departamento pasar a crear el horario, especificando en primer lugar: grado y seccin; si el grado y/o seccin no est registrado, puede dirigirse a la seccin administrar> configuracin>secciones>registro para agregar una nueva seccin administrar> configuracin>grados>registro para agregar un grado. Siguiendo con el procedimiento, escoger el turno respectivo y comenzar a asignar las materias en 66

el bloque de horario correspondiente, pasando a seleccionar los profesores disponibles para dictar la materia. Cuando termine de ingresar los datos en cada bloque de horario, seleccionar el profesor gua de ese grado y seccin en particular.

Carta estructurada El modelo grfico de la carta estructurada de procesos nos describe los mdulos y sub-mdulos que conformarn la propuesta del sistema a realizarse para el proceso de planificacin de metas, asesora de metas y la evaluacin del desempeo

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Carta Estructurada

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Diccionario de Datos

La base de datos nos permite guardar grandes cantidades de informacin de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fcilmente; en tal sentido, la base de datos utilizada para este sistema es Mysql, conformada de varias tablas que guardan un conjunto de datos de distintos tipos. A continuacin se describe los tipos de datos y cada una de las tablas que contiene la base de datos: Tipos de datos de la base de datos Tipos Numricos: para efectos de la base de datos objeto de estudio los tipos de datos contemplados son:
Integer, Int: nmero entero con o sin signo. Con signo el rango de valores va

desde -2147483648 a 2147483647. Sin signo el rango va desde 0 a 429.4967.295 Tipos Fecha: a la hora de almacenar fechas, hay que tener en cuenta que Mysql no comprueba de una manera estricta si una fecha es vlida o no. Simplemente comprueba que el mes est comprendido entre 0 y 12 y que el da est comprendido entre 0 y 31. Date: tipo fecha, almacena una fecha. El rango de valores va desde el 1 de enero del 1001 al 31 de diciembre de 9999. El formato de almacenamiento es de aomes-da. Date Time: combinacin de fecha y hora. El rango de valores va desde el 1 de enero del 1001 a las 0 horas, 0 minutos y 0 segundos al 31 de diciembre del 9999 a las 23 horas, 59 minutos y 59 segundos. El formato de almacenamiento es de aomes-da horas:minutos:segundos

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Tipos Cadena: VarChar(n): almacena una cadena de longitud variable. La cadena podr contener desde 0 a 255 caracteres. Cuadro 9 Tablas SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. TABLAS Nombre Descripcin Alumnos Registro de alumnos de la Institucin. Cuadro Auditorias 10 Registro de las operaciones realizadas AL SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYOen el sistema. DEPARTAMENTO DE CONTROLvalores de configuracinUNIDAD Configuraciones Registro de DE ESTUDIO EN LA del sistema. EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO Documentos Registro de documentos a consignar. GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. documentos_consignados Registro de documentos consignados. Tabla: alumnos Grados Registro de los grados de la Institucin. Nombre del Tipo Descripcin grados_detalles Registro de relacin de grados con secciones. Campo Horarios Id int(11) Registro de horariosde registro (campo clave). Identificador de clases. horarios_detalles Registro de los detalles de cada horario de clases. Cedula int(11) Cdula del alumno (campo nico). Materias Registro de materias. Nombres varchar(100) Nombres del alumno. materias_profesores Registro de relacin de materias con profesores. Apellidos varchar(100) Apellidos del alumno. Profesores Registro de profesores. Edad int(11) Edad del alumno. Secciones Registro de las secciones que maneja la Institucin. Representante varchar(100) Representante del alumno. tipo_usuarios Registro de tipos de usuarios. tlf_representante varchar(100) Telfono del representante del alumno. Usuarios Registro de usuarios del sistema. grados_id int(11) Id del grado del alumno. secciones_id fecha_ingreso fecha_nacimiento lugar_nacimiento Direccin Sexo plantel_proce int(11) Date Date varchar(100) Text varchar(1) Text Id de la seccin del alumno. Fecha de ingreso del alumno a la Institucin. Fecha de nacimiento del alumno. Lugar de nacimiento del alumno. Direccin del domicilio del alumno. 70 Sexo del alumno. Plantel de procedencia.

Alumnos

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Cuadro 11 Configuracin SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: configuraciones Nombre del Campo Id Nombre Valor Tipo int(11) varchar(40) varchar(40) Descripcin Identificador de registro (campo clave). Nombre de variable de configuracin. Valor de la variable de configuracin.

Cuadro 12 Auditorias SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: auditorias Nombre del Campo usuario_id Operacin Fecha Tipo int(11) Text datetime Id del usuario. Operacin realizada en el sistema. Fecha y hora en que se realiz la operacin. Descripcin

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Cuadro 13 Documentos SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: documentos Nombre del Campo Tipo Descripcin Id int(11) Identificador de registro (campo clave). Documento varchar(40) Descripcin del documento.

Cuadro 14 Documentos_Consignados SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: documentos_consignados Nombre del Campo Tipo Descripcin alumnos_id int(11) Id del alumno. documentos_id int(11) Id del documento consignado.

Cuadro 15 Grados SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: grados Nombre del Campo Id Nombre Tipo int(11) varchar(40) Descripcin Identificador de registro (campo clave). Nombre del grado.

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Cuadro 16 Grados_detalles SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: grados_detalles Nombre del Campo grados_id secciones_id Tipo int(11) int(11) Id del grado. Id de la seccin. Descripcin

Cuadro 17 Horarios SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: horarios Nombre del Campo Id grados_id secciones_id profesor_guia ano_escolar Tipo int(11) int(11) int(11) int(11) varchar(40) Id del grado. Id de la seccin. Id del profesor gua. Ao escolar actual. Descripcin Identificador de registro (campo clave).

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Cuadro 18 Horarios_detalles SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: horarios_detalle Nombre del Campo horarios_id Dia Bloque materias_id Tipo int(11) int(1) int(1) int(11) Descripcin Id del horario. Da de la semana. Bloque de clases. Id de la materia.

Cuadro 19 Materias SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: materias Nombre del Campo Id Nombre Tipo int(11) varchar(40) Descripcin Identificador de registro (campo clave). Nombre de la materia.

Cuadro 20 75

Materis_profesores SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: materias_profesores Nombre del Campo materias_id grados_id secciones_id profesores_id Tipo int(11) int(11) int(11) int(11) Id del grado. Id de la seccin. Id del profesor. Descripcin Id de las materias.

Cuadro 21 Profesores SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: profesores Nombre del Campo Id Cedula Nombres Apellidos Tipo int(11) int(11) varchar(100) varchar(100) Descripcin Identificador de registro (campo clave). Cdula del profesor (campo nico). Nombres del profesor. Apellidos del profesor.

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Cuadro 22 Secciones SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: secciones Nombre del Campo Id Nombre Tipo int(11) varchar(40) Descripcin Identificador de registro (campo clave). Nombre de la seccin.

Cuadro 23 Tipos_usuarios

SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: tipos_usuarios Nombre del Campo Id Nombre Mdulos Tipo int(11) varchar(40) Text Descripcin Identificador de registro (campo clave). Nombre del tipo de usuario. Mdulos a los que tiene acceso un tipo.

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Cuadro 24 Usuarios

SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Tabla: usuarios Nombre del Campo Id Cedula Nombre Usuario Contrasea Tipo St Tipo int(11) int(11) varchar(100) varchar(40) varchar(40) int(11) int(1) Descripcin Identificador de registro (campo clave). Cdula del usuario (Campo nico). Nombre del usuario. Seudnimo del usuario. Contrasea del usuario. Id del tipo de usuario. Estatus del usuario

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BENEFICIOS DEL SISTEMA PROPUESTO Los Beneficios Tangibles del sistema propuesto son: Obtencin y utilizacin de reportes emitidos por el sistema como: comprobante de inscripcin, listado de profesores, horarios de clases, nmina de alumnos, constancias de estudios y matrcula de alumnos, cada uno con la posibilidad de impresin. Reduccin en material de oficina (resmas de hojas, bolgrafos, entre otros) ya que el sistema propuesto disminuir el margen de error humano generado por el sistema manual, y por lo tanto, el derroche de recurso material. Rpida comprensin de los reportes generados por el sistema ya que stos presentan la informacin en letra tipo molde. Beneficios Intangibles: Organizacin sistemtica de la informacin suministrada por el personal del Departamento de Control de Estudio. Garantiza la seguridad de los datos que el usuario ingresa al sistema. Mdulo de auditoras, que registra a diario las actividades que son realizadas por el usuario en el sistema, como consultas o cualquier operacin de registro y actualizacin de datos. Optimizacin del tiempo empleado en el proceso de inscripcin de alumnos as como en las solicitudes realizadas por los representantes y profesores de la Institucin. Estudio de Factibilidad Despus de definir la problemtica presente y establecer las causas que ameritan la incorporacin de un sistema automatizado que gestione las actividades

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administrativas en la U.E.P. El Araguaney, es pertinente realizar un estudio de factibilidad para determinar la infraestructura tecnolgica y la capacidad tcnica que implica la implantacin del sistema en cuestin, as como los costos, beneficios y el grado de aceptacin que la propuesta genera en la Institucin. Este anlisis permiti disear el sistema propuesto y su puesta en marcha. Los aspectos tomados en cuenta para este estudio fueron clasificados en (3) reas: tcnica, econmica y operativa. Factibilidad Operativa: la factibilidad operativa permite predecir si se pondr en marcha el sistema propuesto, aprovechando los beneficios que ofrece a todos los involucrados con el mismo, ya sea los que interactan de forma directa con ste como tambin aquellos que reciben informacin producida por el sistema. Por otra parte, el correcto funcionamiento del sistema en cuestin, siempre estar subordinado a la capacidad de los empleados encargados de dicha tarea. Con la finalidad de garantizar el buen funcionamiento del sistema y aceptacin por parte del personal del Departamento de Control de Estudio, el sistema fue desarrollado en forma estndar a los sistemas existentes en la Institucin aportando un gran aspecto positivo al proceso, lo que se traduce en una herramienta de fcil y manejo y comprensin. Factibilidad Tcnica: desde el punto de vista tcnico para el desarrollo del sistema de inscripcin de alumnos son necesarios recursos tecnolgicos, por ello se realiz una evaluacin de la tecnologa actual existente en el Departamento de Control de Estudio donde se recolect informacin sobre sta y la posibilidad de utilizarla en el desarrollo e implantacin del sistema. La evaluacin de los recursos tecnolgicos se realiz en un enfoque de hardware y software. Respecto a hardware los computadores localizados en el departamento cubren perfectamente los requerimientos del sistema, aunado a esto los computadores se encuentran interconectados en una red LAN que permite agilizar evidentemente los procesos de inscripcin de alumnos puesto que se atenderan a varias personas simultneamente, optimizando el tiempo invertido en el proceso.

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Referente al software, el departamento cuenta con las aplicaciones necesarias para el funcionamiento del sistema, lo cual no provoca inversin alguna. Las estaciones de trabajo operan bajo sistema operativo Windows. Las herramientas para el desarrollo del sistema son de cdigo abierto por lo tanto disponibles en forma gratuita. Factibilidad Econmica: como se mencion anteriormente en el estudio de factibilidad tcnica, el Departamento de Control de Estudio cuenta con las herramientas necesarias para la implantacin del sistema, por lo cual el desarrollo de la propuesta requiere de una inversin inicial en infraestructura informtica. Los gastos generales realizados seran en cuanto a los accesorios y material de oficina de uso diario necesario para los procesos, tales como: hojas, bolgrafos, cartuchos de impresora, equipos, entre otros. Que pueden ser observados en los cuadros colocados en el anlisis costo beneficio

Anlisis Costo-Beneficio La tcnica para determinar la factibilidad econmica consiste en un estudio que proyecta los costos y los beneficios del sistema automatizado de inscripcin. Los costos involucran tanto el recurso humano como los materiales necesarios para el desarrollo, as como los gastos operacionales que demanda el funcionamiento del sistema. El costo-beneficio es una lgica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados al menor esfuerzo invertido, tanto por eficiencia tcnica como por motivacin humana. Se supone que todos los hechos y actos pueden evaluarse bajo esta lgica, aquellos dnde los beneficios superan el costo son exitosos, en caso contrario fracasan. Los costos son aquellos que involucran un flujo de efectivo por parte del desarrollador y pueden ser determinados con facilidad; estos se clasifican en costos tangibles (expresados en cantidad) y costos intangibles (relacionados con el recurso 81

intelectual). Los costos y los beneficios deben ser considerados en conjunto, ya que se interrelacionan y con frecuencia dependen entre s, facilitando el proceso de toma de decisiones. Dado que el costo es uno de los aspectos que determina si un proyecto es aceptado, se deben identificar y estimar aproximadamente los costos involucrados, tanto para el sistema actual como para el sistema propuesto, ya que a partir de esta evaluacin se realiza un anlisis comparativo que permite estimar en una escala de tiempo mensual, cmo ser el comportamiento de la inversin realizada, si es viable o no la inversin en un nuevo sistema. Cuadro 16 Costos Operativos. Sistema Actual Procesos Proceso actual Tiempo empleado (horas) 160 Total Fuente: Webel A. (2011) Tomando en cuenta que se tiene a un personal especializado para realizar las gestiones acadmicas y a esa nica persona se le paga mas la hora laboral. Cuadro 17 Costos de Suministros. Sistema Actual Artculos de Oficina Descripcin Precio Unitario Resmas de papel 33,00 Caja de Bolgrafos Subtotal 82 20,00 Costo Estndar/Horas 15,00 Costo Total/Mes 2.400,00 2.400,00

Cantidad 4 4

Costos (Bs/Mes) 132,00 80,00 Bs. 212,00

Gastos por consumo de electricidad Consumo Consumo Costos Costos (Horas/Mes) (KWH/Mes) (1 KWH en (Bs./Mes) Bs.) 160 640 0,124 79,36 Subtotal 79,36 Total Fuente: Webel A. (2011) Bs.291,36

Cuadro 18 Costos de Utilizacin. Sistema Actual Descripcin Costos operativos Costos de suministros Total Fuente: Webel A. (2011) Cuadro 19 Costos Operativos. Sistema Propuesto Procesos Proceso propuesto Tiempo empleado (horas) 160 Costo Estndar/Horas 10,00 Costo Total/Mes 1.600,00 Bs. 1.600,00 Costos (Bs./Mes) 2.400,00 291,36 Bs. 2.691,36

Total Fuente: Webel A. (2011)

Tomando en cuenta que al momento de adiestrar a los 3 empleados del departamento de Control de Estudio ya no es necesario tener a un nico empleado de 83

realizar las gestiones acadmicas, ya que los mismos estn capacitados para realizar las mismas labores. Cuadro 20 Costos de Suministros. Sistema Propuesto Artculos de Oficina Descripcin Precio Unitario Resmas de papel 33,00 Recarga Cartucho Subtotal 25,00

Cantidad 2 2

Costos (Bs/Mes) 66,00 50,00 116,00

Gastos por consumo de electricidad Consumo (Horas/Mes) 160 Consumo (KWH/Mes) 832 Total Costos (1 KWH en Bs.) 0,124 Costos (Bs./Mes) 103,16 Bs. 219,16

Fuente: Webel A. (2011) Cuadro 21 Costos de Utilizacin. Sistema Propuesto Descripcin Costos operativos Costos de suministros Total Fuente: Webel A. (2011) Costos (Bs./Mes) 1.600,00 219,16 Bs.1.819,16

Cuadro 22 Costos de Hardware. Sistema Propuesto 84

Descripcin del Hardware Pentium IV : Disco duro de 80Gb, Unidad de CD-ROM, 2 puertos USB, Monitor de 14 Total Fuente: Webel A. (2011) Cuadro 23 Costos de Adiestramiento. Sistema Propuesto Tiempo Descripcin Jornadas de adiestramiento para el manejo del sistema empleado (horas) 16 Total Fuente: Webel A. (2011) Cuadro 24 Costos Iniciales Descripcin Costo de Hardware Costo de Adiestramiento Total Costo Total 920,00 880,00 Bs. 1.800,00 Costo estimado 55,00

Costo Total 920,00 Bs. 920,00

Costo Total

880,00 Bs. 880,00

Fuente: Webel A. (2011)

Cuadro 25 Costo de arranque del Sistema Propuesto

85

Descripcin Costos iniciales Costos de utilizacin

Costo (Bs/Mes) 1.800,00 1.819,16

Total Bs. 3.619,16 Fuente: Webel A. (2011) Cuadro 26 Costos y Beneficios acumulados MES 0 1 2 3 4 5 Sistema actual Costo Costos (Bs/Mes) acumulado s 3.619,16 3.619,16 2.691,36 6.310,52 2.691,36 9.001,88 2.691,36 11.693,24 2.691,36 14.384,60 Fuente: Webel A. (2011) Sistema propuesto Costo Costos (Bs/Mes) acumulados 3.619,16 1.819,16 1.819,16 1.819,16 1.819,16 1.819,16 3.619,16 5.438,32 7.257,48 9.076,64 10.895,80 12.714,96

Retorno de la inversin El retorno de la inversin permite estimar en que mes (segn los costos invertidos) podran empezar a percibirse los beneficios tangibles, determinando el punto de equilibrio, el momento justo donde no existen ni prdidas ni ganancias. A partir del tercer mes (referencia a costos y beneficios acumulados) se puede notar que el sistema propuesto tiene una importante ventaja a nivel de reduccin de costos, ya que a medida que avanzan los meses se incrementa el costo del sistema actual en un gran porcentaje en comparacin con el sistema propuesto, lo cual acarrea gastos para la Institucin, indicando que la mejor opcin es la inversin en un sistema automatizado.

Grafico 13 Retorno de la inversin

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Los beneficios del sistema de informacin se manifiestan de muchas formas, entre ellos se tiene los beneficios tangibles e intangibles. Pantallas Esta es la pantalla principal en la cual se muestra el logo de la institucin (U.E.P El Araguaney) como tambin el titulo el cual es Sistema de Gestin, este cambiara dependiendo de en que modulo y accin se est realizando. Luego tenemos la barra de opciones el cual nos muestra las tres acciones que se pueden realizar, entre ella tenemos la primera que es la opcin de administrados el cual solo puede ser utilizada por el usuario con perisologa de administrador, a su lado est la opcin de operaciones las cual nos permite inscribir alumnos, profesores y creacin y asignacin de horarios a grados y secciones y por ltimo la opcin de consultas y reportes, esta nos permite hacer una revisin de los procesos y acciones realizadas anteriormente y el cual nos da la opcin de imprimir cada unos de los reportes consultados. (Ver anexo pg. 98) Seguidamente tenemos el botn de ayuda el cual nos muestra una vez seleccionado el manual de usuario, como tambin se puede visualizar la hora y el nombre del usuario que est usando el sistema en ese momento.

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Reportes En estos reportes se imprimen los datos que aparecen en el modulo de consultas y reportes, dependiendo de lo que solicitemos podremos visualizar el contenido deseado, del cual todos los reportes poseen el logo de la institucin, el membrete y el titulo el cual indica que tipo de documento estamos viendo. (Ver anexo pg. 113)

CONCLUSIN

88

Las Instituciones Educativas se han visto en la necesidad de ser ms eficientes en el desempeo de sus funciones para as asegurar el buen servicio a padres y alumnos, con el fin de ser ms competitivos, siendo de gran importancia la automatizacin de los procesos y su adecuacin continua, en concordancia a los nuevos requerimientos y avances tecnolgicos para colocarse a la par de las dems instituciones. El sistema de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay estado Aragua. Actualmente el proceso de inscripcin de la Unidad Educativa privada sealada anteriormente, se realiza de forma manual esto conlleva a plantear la aplicacin de un sistema de informacin que permita mejorarlo, con lo cual el representante matricula a su representado suministrando toda la informacin requerida, permitiendo ste llevar un mejor control de requisitos solicitados y recibidos. En virtud de mejorar la calidad del servicio prestado por esta Institucin, se dise una propuesta de un Sistema Automatizado que contribuya a agilizar el flujo de la informacin requerida en dicho proceso y por ende, facilite la bsqueda de informacin y documentos, con el fin de adecuarse a las exigencias que impone continuamente el mercado, garantizando as su competitividad. Esta propuesta permitir al departamento de Control de estudios recopilar toda la informacin relativa a la inscripcin, directamente del representante lo que conllevara a evitar la duplicidad de funciones que se realiza actualmente, donde toda la informacin es registrada de forma manual por el personal encargado de realizar el proceso y luego es vaciada al computador, a su vez, se ejercera mayores controles, ya que se tendra un soporte fsico, que seran las planillas de inscripcin que se imprimira al finalizar la obtencin de la informacin requerida y el registro automatizado o base de datos de las mismas. Es necesario e indispensable para implementar el sistema debe haber un servidor que deba poseer los programas recomendados como MYSQL, el paquete XAMP, entre otros. El sistema cuenta con una clave donde el usuario tiene que suministrar su

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nombre y contrasea, siendo manipulado por las personas autorizadas por el Departamento de Control de estudios que est a cargo del mismo. Asimismo, contar con un men de ayuda. De todo lo anteriormente expuesto, el autor concluye que la propuesta desarrollada es capaz de mejorar la calidad del servicio prestado por la institucin, en relacin al proceso de inscripcin. De llevarse a cabo, podra llegar a convertirse en una herramienta esencial que permitir realizar dicho proceso de una manera eficiente y confiable, permitiendo obtener mejores resultados a menor costo.

RECOMENDACIONES Entre las principales recomendaciones derivadas de la investigacin emprendida y la propuesta presentada, tenemos:

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Implantacin de un sistema computarizado de inscripcin que permita

agilizar los procesos manuales, incrementando la eficiencia en el requerido proceso que se formalizar en los perodos de inscripcin. Actualizacin de los Sistemas Operativos permitiendo la adecuacin del Sistema Automatizado de Inscripcin, en el/los equipos del personal de Control de estudios. Es recomendable disear un plan de seguridad y respaldo, que permita Asesoramiento a los usuarios en el manejo o requerimiento del Sistema rescatar los datos en caso de cualquier eventualidad. Automatizado de Inscripcin, a travs de un Manual de Procedimiento y un seminario o taller.

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95

ANEXOS A

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Gua de Entrevista

Nombre:___________________________________________ Ocupacion:_________________________________________ Sabe Manejar el Computador: Si No

Qu Software Utiliza?_____________________________________________ _____________________________________________ Procesos (Explica los procesos que a continuacin se nombran) Inscripcion:___________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Asignacion:___________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Horario:_____________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Documentos que Utiliza:________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

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ANEXOS B

98

MANUAL DE USUARIO Pantalla Inicio de Sesin

Esta es la pantalla de inicio de sesin, donde el usuario registrado ingresar su nombre de usuario y contrasea, posteriormente presionando el botn Entrar para tener acceso al sistema. Pantalla Principal

99

Esta es la pantalla principal del sistema, donde se muestran las herramientas y men principal a los cuales tendr acceso el usuario administrador o invitado en cada una de las secciones del sistema segn las restricciones establecidas.

Mdulo de Administracin

La opcin Administrar, permite al usuario tipo administrador realizar operaciones que el usuario invitado no tiene acceso. sta opcin del men posee submens relacionados a: Usuarios, Configuracin del sistema y Auditoras.

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Mdulo de Usuarios

Seccin del sistema para registrar nuevos usuarios. Una vez ingresada la informacin solicitada, deber presionar el botn Guardar y automticamente el nuevo registro aparecer en la lista de usuarios del sistema. Al lado izquierdo de la lista se muestra un panel de acciones disponibles: Editar usuario, activar y/o desactivar usuario (verde activo y gris desactivo) y eliminar usuario.El usuario que est en estado desactivo no podr iniciar sesin en el sistema; el usuario administrador deber activarlo para tener acceso nuevamente.

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Mdulo de Configuraciones: General

En este mdulo el usuario realiza todas las configuraciones necesarias en el sistema para su funcionamiento ptimo. A nivel general incluye: ao escolar actual, nmero de registros por pginas visibles en las consultas realizadas y los diferentes documentos solicitados al momento de realizar la inscripcin. El administrador para crear un documento ingresa nombre de documento, presiona el cono agregar documento y posteriormente la opcin Guardar. Esta seccin muestra una lista de cada uno de los documentos creados dando como opcin la eliminacin del documento si fuese requerido.

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Mdulo de Configuraciones: Materias

En la configuracin de materias el usuario se encargar de crear en el sistema las materias que estarn vinculadas con los profesores de la ctedra y finalmente, con los horarios de clases, prestando la posibilidad de editar y/o eliminar la materia seleccionada. Para crear una materia, el usuario administrador ingresa el nombre de la materia en el campo especfico y presiona el botn Guardar; automticamente la materia se mostrar en la lista.

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Mdulo de Configuraciones: Secciones

La configuracin de secciones se realiza ingresando la seccin en el campo especificado y presionando la opcin Guardar; en seguida se podr ir visualizando cada una de las secciones creadas por el administrador.

Mdulo de Configuraciones: Grados

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Para crear un grado escolar simplemente el usuario ingresa el nombre del grado y realiza la asignacin de secciones respectivas para posteriormente Guardar. En la parte inferior de la pantalla se puede visualizar la lista de grados y secciones.

Mdulo de Auditoras

El mdulo de auditoras permite al usuario administrador llevar un control monitoreado de las operaciones realizadas en el sistema. La bsqueda puede ser realizada por cdula, nombre o usuario respectivo, para conocer las operaciones que realiz un usuario en particular; si no se realizan ninguno de los tres filtros, el sistema carga apenas el usuario administrador entra a la seccin de auditoras una lista de las operaciones realizadas por cada uno de los usuarios del sistema especificando fecha y hora.

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Pantalla Cerrar sesin

El cono cerrar sesin est disponible en cualquier seccin del sistema; al presionar, el sistema mostrar un mensaje de alerta donde el usuario presionar Aceptar o Cancelar segn la opcin de su preferencia.

Mdulo de Operaciones

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La opcin Operaciones del men principal puede ser manejada tanto por el usuario invitado como administrador; sta contiene submens relacionados con Alumnos, Profesores y Horarios.

Mdulo de Alumnos

Este es el formulario de inscripcin de alumnos donde los usuarios ingresarn la informacin solicitada por el sistema indicando grado y seccin donde se inscribir al alumno, sealando en la casilla indicada los documentos que son consignados por el representante al momento de inscribir al alumno. Una vez realizado esto, el usuario presionar el botn Guardar y de esta forma quedar creado el nuevo registro.

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Mdulo de Alumnos: Lista de inscritos

Una vez realizada la inscripcin, el alumno aparecer automticamente en sta lista donde se podr editar el alumno (en caso de realizar una ratificacin y/o cualquier cambio requerido) o eliminar en el supuesto caso de un retiro de la matrcula. Para localizar a un alumno en especfico, el usuario ingresar los datos necesarios segn el parmetro de bsqueda: cdula, nombres y/o apellidos.

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Mdulo de Profesores

Para registrar un profesor en el sistema el usuario ingresar los datos requeridos en el formulario de registro, el cual presenta de forma prctica los datos solicitados, as como la asignacin de materias al profesor indicando grado y seccin donde impartir la misma. Una vez registrado podr ser visualizado en la lista de profesores y acceder a sus datos (Editar) mediante el parmetro de bsqueda seleccionado.

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Mdulo de Horarios

Este es el formato de horario del sistema donde el usuario seleccionar primeramente grado, seccin y turno especifico; el ao escolar aparece impreso en el campo y es tomado de la configuracin general del sistema (ver pantalla nro.5). Siguiendo con el proceso, seleccionar el bloque de horario dejando presionado el botn derecho del mouse donde el sistema solicitar que indique la materia y el profesor, una vez indicado los datos ser visualizado en el respectivo bloque la materia y el profesor correspondiente. Para culminar, ingresar el profesor gua del grado y seccin, con slo ingresar una letra, el sistema genera una lista automticamente con las coincidencias resultantes facilitando el proceso, escogido el profesor gua presionar el botn Guardar.

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Lista de Horarios registrados

La lista de horarios es generada por el sistema una vez que el horario ha sido creado, permitiendo editar o eliminar un horario especfico localizado previamente por el parmetro de bsqueda indicado por el usuario. En el supuesto caso que se requiera eliminar un bloque de horario (ver pantalla nro.15), el usuario har clic con el mouse en el bloque correspondiente y el sistema emitir un mensaje confirmando si desea eliminar el bloque, si es as elegir la opcin Aceptar.

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Mdulo de Consultas y Reportes

La opcin Consultas y Reportes maneja todo los relacionado a las consultas y reportes emitidos por el sistema: Comprobante de Inscripcin, Listado de Profesores, Horarios, Nmina de Alumnos, Constancias de Estudios y Matrcula de Alumnos. Puede tener acceso tanto el usuario administrador como el invitado.

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Consultas y Reportes: Comprobante de Inscripcin

Para generar un comprobante de inscripcin el usuario debe seleccionar un parmetro de bsqueda, el sistema genera un resultado en base a los datos indicados y coloca a disposicin un link que permite descargar el reporte. El reporte generado se aprecia ms adelante (ver pantalla nro.19)

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Comprobante de Inscripcin

Este es el reporte del Comprobante de Inscripcin generado por el sistema en formato pdf, permite la visualizacin e impresin del mismo.

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Consultas y Reportes: Listado de Profesores

Al usuario ingresar al menos un parmetro de bsqueda y presionar el botn Consultar se genera una lista con los resultados, en esta pantalla tomada como ejemplo el parmetro escogido fue Materia, dando como resultado dos profesores asociados con esa materia y los distintos grados y secciones donde la imparten. Si presiona el link descargar reporte, podr visualizarlo en pantalla con opcin de impresin (ver pantalla nro.21).

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Listado de Profesores

Este es el reporte del Listado de Profesores generado por el sistema en formato pdf, permite la visualizacin e impresin del mismo.

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Consultas y Reportes: Listado de Horarios

Para obtener el listado de horarios el usuario debe seleccionar un parmetro de bsqueda. La pantalla muestra como ejemplo los horarios escolares correspondientes al ao escolar 2011-2012, mostrando un cono al lado que permite descargar dicho reporte.

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Listado de Horarios

Este es el reporte del Listado de Horarios generado por el sistemaen formato pdf, permite la visualizacin e impresin del mismo.

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Consultas y Reportes: Nmina de Alumnos

Para generar la nmina de alumnos el usuario debe seleccionar el grado y la seccin correspondiente, en este caso la pantalla indica como ejemplo la nmina de alumnos de 2do diversificado seccin U, indicando en la cabecera el ao escolar actual y el profesor gua, seguido de la lista de alumnos correspondientes al grado y seccin en particular. Puede visualizar el reporte descargado en la pantalla siguiente (ver pantalla nro. 25)

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Nmina de Alumnos

Reporte de nmina de alumnos generado por el sistema visualizado en formato pdf

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Consultas y Reportes: Constancia de Estudio

Para generar una constancia de estudio el usuario seleccionar el parmetro de bsqueda de su preferencia, donde el sistema mediante un procedimiento automtico ubicar el alumno. (Para visualizar el reporte ver pantalla nro. 27)

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Constancia de Estudio

Reporte de constancia de estudio generado en formato pdf.

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Consultas y Reportes: Matrcula de Alumnos

Esta es la consulta generada por el sistema referente a Matrcula de Alumnos donde muestra una informacin grfica con respecto a la relacin alumnos-grados y relacin alumnos-sexos as como amplia informacin de la distribucin de estudiantes por grado/seccin y la totalizacin de la matrcula general del Instituto. (Para visualizar el reporte ver pantalla nro.29)

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Matrcula de Alumnos

Reporte de matrcula de alumnos generado en formato pdf.

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Anexo c

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Datos personales Adrin Antonio Webel De Simone C.I.: 20.450.651 Lugar y Fecha de Nacimiento: Maracay Edo. Aragua, 10/07/1990 Estado Civil: Soltero Direccin: Urbanizacin El Centro Avenida Zamora Quinta Juan N 4 Telfono de Habitacin: (0243) 234 05 10 Telfono Mvil: (0412) 440 63 27 e-mail: adrianwebel@hotmail.com Formacin Acadmica: Bachiller en Ciencia en el I.E.P El Araguaney Actualmente Cursando 6to Semestre de Informtica. En el Instituto Universitario de Tecnologa Antonio Jos de Sucre. Maracay Edo. Aragua Cursos de Capacitacin: CCNA1. Exploration.v4.0.ASPECTOS BASICOS DE NETWORKING UCV Ncleo Maracay, del 04-Marzo-2009 al 29-junio-2009 (80 horas terico / practicas) DISEO Y CREACION DE PAGINAS WEB USANDO DREAMWEAVER CS4 UCV Ncleo Maracay, del 15-Agosto-2010 al 12-Septiembre-2010 (20 horas terico / practicas)

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 CREACION DE PAGINAS WEB DINAMICAS USANDO PHP Y MYSQL UCV Ncleo Maracay, del 03-Octubre-2010 al 07-Noviembre-2010 (32 horas terico / practicas) ENSAMBLAJE Y MANTENIMIENTO DE COMPUTADORAS Centro de Formacin Maracay S.R.L. Maracay .Edo. Aragua, del 23-Febrero-2011 al 18-Marzo-2011 (24 horas terico /practicas) Referencias Personales Fernando Parra Viloria Corredor de Seguros Telf. 0414-477-27-65 / (0243)-242-21-23 Anas Torres T.S.U. Informtica Telf. 0412 1985206 Anas de Snchez Abogado Telf. (0243)-26770592

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