Administracin del Cambio: prctica obligada en la implantacin de un E.R.P.

Usualmente se cree que la implantacin de herramientas robustas y que integran todas las reas de la organizacin como lo son los E.R.P.*, beneficiar intrnsecamente a toda la organizacin; sin embargo, lo anterior es parcialmente cierto ya que es necesario tomar en cuenta el cambio que esto implica para los colaboradores que trabajarn con el software, as como el impacto en la organizacin, misma que ver sus procesos formalizados dentro de una herramienta que ofrece, en teora, alto retorno a la inversin. La iniciativa de implementar un E.R.P. ha funcionado como buen medio para generar cambios que las organizaciones necesitan hoy da a razn de mantenerse competitivas y flexibles dado el entorno turbulento en el que se desarrolla nuestra economa. Este apalancamiento tecnolgico proporciona un reto interesante para los colaboradores involucrados en la implementacin de la herramienta quienes funcionarn no solo como usuarios expertos de su funcin sino tambin como agentes del cambio para la organizacin y como piedra angular para que el xito ocurra. Esto quiere decir que dentro de las mejores prcticas en la implementacin de un E.R.P. se encuentra el conocimiento y la correcta aplicacin por parte de la direccin y gerencia media de una metodologa en administracin del cambio. Ahora bien, para que exista una verdadera transformacin se debe de tener en claro la visin del cambio; esto es, determinar y comunicar qu obtiene la organizacin del cambio y cmo se ve afectado cada colaborador del mismo?. Si la iniciativa de cambio es congruente con el marco estratgico de la organizacin, entonces la implantacin de un E.R.P. se encontrar alineada a la misin, visin y plan estratgico del negocio, adems de orientarse a satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. De tal forma, los colaboradores entendern este cambio como necesario para toda la organizacin, con lo cual se fomentar el compromiso en los procesos de optimizacin que se lleven a cabo. En ese marco, Recursos Humanos (RRHH) forma parte importante del cambio ya que ste abarca su principal competencia -el factor humano-. RRHH se integra dentro o como parte del proyecto en reas como capacitacin, comunicacin, administracin de polticas y procedimientos e, incluso, con redefinicin de puestos, adems de incluir cuestiones de carcter cualitativo como pueden ser la motivacin y el liderazgo.

Un mapa en la administracin del cambio

La administracin del cambio se agrupa principalmente bajo cuatro reas en donde cada actividad puede resultar de singular importancia dada la situacin particular que viva cada organizacin. Comunicaciones

RRHH debe mantener un sistema abierto y congruente de comunicaciones corporativas a travs de todos los niveles jerrquicos de la organizacin fomentando el dilogo y con frecuentes actualizaciones. Debe existir una constante comunicacin con los interesados en la organizacin para que los cambios que se presenten no tomen a nadie por sorpresa. Es necesario incrementar la comunicacin en todos los canales existentes incluyendo a los proveedores y distribuidores.

Compromiso de la alta direccin o del patrocinador del proyecto

Debe haber un compromiso visible de participacin en el proyecto a razn del seguimiento de la implantacin y de las directrices del alto mando. Es importante que se lleven a cabo reconocimientos pblicos de los xitos o que se otorguen premios. Es necesario facultar a los mandos para una mejor toma de decisiones y que se presione para el ejercicio de esta actividad. No se deben crear falsas expectativas.

Recursos y Entrenamiento

Se deben crear equipos con las competencias necesarias para la correcta definicin de los planos del negocio, as como para la implantacin del sistema. Se debe asegurar que el nmero de participantes corresponda al tiempo y costo deseado. Es fundamental que los usuarios clave dediquen el tiempo necesario a la implantacin, para evitar costos de re proceso. Es importante mantener claro que lo cuantitativo es importante pero la calidad y la consistencia son cruciales. Es necesario capacitar en cuestiones tcnicas y, de ser necesario, en aspectos funcionales al personal involucrado en la implementacin, recordando que una implementacin no slo es a nivel sistema, sino de cultura informtica y en ocasiones hasta de competencias individuales.

Mientras ms conocimiento exista en el equipo de implementacin, mayor ser la probabilidad de xito. El uso de talleres en donde el personal se asla y concentra para definir alcances genera usualmente buenos resultados. Es necesario mantener en constante verificacin el correcto manejo del presupuesto. Es importante contar con consultores que entiendan la problemtica de la organizacin y que tengan las capacidades funcionales para sugerir cambios a razn de optimizar procesos. de Personal

Administracin Se requiere:

Desarrollar planes, con roles y responsabilidades concretos. Implementar prcticas innovadoras que ayuden a que se acepte de mejor manera el cambio. Mantener una administracin dinmica por parte de los equipos de trabajo, hacindolos flexibles a reorganizaciones. Mantener un modelo de resolucin de conflictos que pueda utilizarse antes de que los problemas ocurran. Verificar que se encuentren definidos los agentes del cambio que funcionen como lderes y motivadores de ste. Mantener reuniones de trabajo lo ms efectivas posibles. Predicar el liderazgo con el ejemplo. Buscar aquellos posibles aliados a este cambio. Verificar la existencia de una adecuada transferencia de conocimientos. Comprometer a los integrantes del equipo de trabajo a generar independencia de los consultores. Proporcionar valor a la organizacin, a travs de la aplicacin del nuevo conocimiento adquirido en pro de la misma, para convertirse en verdadero capital intelectual. De igual forma es importante ser receptivo y mantenerse abierto a las recomendaciones que provienen de otras reas o de consultores externos ya que pueden traer buenos resultados.

Como es de pensarse existen diversas metodologas dentro de la implementacin de un E.R.P.; sin embargo, todas deben de mantener en comn la importancia del capital humano como factor de xito en los proyectos. La puesta en marcha de sistemas tipo E.R.P. trae consigo una serie de cambios sustanciales en los procesos y para los colaboradores que trabajan sobre estos. En ocasiones los cambios inciden de manera directa en la productividad, de ah la importancia de contemplar una correcta administracin del cambio en donde los colaboradores no se sientan amenazados por los nuevos modelos sino por el contrario participen en la creacin de valor y por lo mismo conviertan a la organizacin en una mejor

empresa. * Un E.R.P. (Enterprise Resource Planning) es un software de aplicacin que integra las operaciones tanto administrativas como de lnea de la empresa, por ejemplo: RRHH, finanzas, produccin, logstica, etctera.