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REDAO EMPRESARIAL
(...) Escrever fazer-se o centro do processo da palavra, efetuar a escritura afetando-se a si prprio, fazer coincidir a ao e a afeio (...). (Rolan Barthes)

Vamos fazer uma experincia: procure observar, durante uma semana, quantas vezes voc precisa escrever. Em geral, no so muitas, se comparadas com o tanto que nos comunicamos oralmente, voc concorda? As pessoas que escrevem muito quase no sentem dificuldades em faz-lo. A prtica, como sabemos, sempre faz tudo ficar mais simples. Os mistrios vo desaparecendo, quando vamos ficando familiarizados com as caractersticas da escrita. - Ah, ento a escrita tem suas particularidades? possvel conhec-las? claro que os estudos de nossa lngua podem nos apontar alguns aspectos interessantes para tornar nossa comunicao mais fcil e eficaz. Para que nossa mensagem seja a mais objetiva possvel, devemos considerar os seguintes aspectos: para quem escrevemos (nosso interlocutor); o que pretendemos ao escrever (nossos objetivos, intenes); o contexto (a situao em que escrevemos); Esses trs aspectos so fundamentais em qualquer produo textual: na situao mais informal, com finalidades estticas, ou mesmo na exposio cientfica. Poderamos estabelecer inmeras comparaes entre os mais diversos tipos de texto, tendo em considerao esses trs fatores. Nossa prioridade, contudo, no tal aprofundamento. Quando voc buscou estudar mais, temos certeza, imaginou algo que ajudasse em seu cotidiano, que acabasse um pouco com esse bicho-papo que escrever, principalmente documentos e correspondncias empresariais, no mesmo? Voc, naturalmente, j ouviu muitas vezes que um texto deve ser claro. Vejamos alguns fatores que interferem na clareza de um texto. Em primeiro lugar, antes de escrever seu texto, importante que voc organize suas idias, que saiba os objetivos a que se prope. Quando o pensamento est organizado, fica mais fcil estruturar um texto. Um bom modo de fazer isso primeiro traar um esquema, um rascunho, para tentar realar aquilo que relevante, o que fundamental para sua comunicao. 1.1 A LINGUAGEM DO MODERNO TEXTO EMPRESARIAL

No deve haver preocupao artstica (ordem indireta, metfora etc.). Predominncia do estilo tcnico e administrativo, pois o objetivo informar e esclarecer.

Dicas para uma boa redao: Clareza: Compreenso imediata da mensagem: recebeu compreendeu respondeu. Ex.: O documento, na prxima semana, pelo correio, vou enviar. (ordem indireta) Vou enviar o documento pelo correio, na prxima semana. (ordem direta)

Conciso: Comunicar o essencial, com o menor nmero de palavras possvel. Ex.: Os atletas que acabaram vencendo as Olimpadas receberam taas que foram confeccionadas especialmente para dar de prmio naquela situao. (frase prolixa) Os atletas vencedores das Olimpadas receberam taas confeccionadas para premiar naquela situao. (frase concisa) Cortesia: O texto deve ser srio e firme, mas isento de mau humor e provocaes. Portanto evite o estresse do dia-a-dia, ironias etc. Harmonia: A mensagem deve ser elegante e agradvel aos ouvidos. Evite: Cacofonias: Na vez passada, agimos diferente. Mande-me j os estagirios. Rimas: O diretor chamou o assessor e pediu-lhe um favor. Neste momento, tive um aumento no vencimento. Objetividade: No faa rodeios, no perca tempo. J no primeiro pargrafo da correspondncia, aborde a idia central da mensagem. Simplicidade: Singularidade, linguagem espontnea, domnio do cdigo escrito culto, mas sem palavras rebuscadas. Obs.: preciso ter estilo pessoal, mas manter um padro nas correspondncias da empresa. Evite: Repeties: Ex.: Solicitei-lhe que remetesse a mercadoria que me prometera a fim de que eu saldasse os compromissos que havia assumido. Solicitei-lhe o envio da mercadoria para saldar os compromissos. Redundncias: Ex.: Subir para cima, descer para baixo, entrar para dentro, sair para fora, Prefiro muito mais chocolates a morango. Ambigidade: duplo sentido da mensagem. Ex.: Paulo encontrou Aline e lhe disse que seu trabalho est pronto. Que trabalho est pronto: o de Paulo ou de Aline? Obs.: Use o vocabulrio que conhece; consulte o dicionrio; contextualize as palavras; evite preciosismos. Verbosidades: uso de vocabulrio sofisticado.

Evite

Substitua por

supracitado citado acima citado citado encarecemos a V. S ... solicitamos somos de opinio que ... acreditamos, consideramos ... temos em nosso poder... recebemos... temos a informar que... informamos que... tendo em vista o assunto em epgrafe... tendo em vista o assunto citado... levamos a seu conhecimento... informamos... causou-nos espcie a deciso... causou-nos estranheza, estranhamos... consternou-nos profundamente... lamentamos profundamente...

devido ao fato de que... devido ao fato de que... para dirimir dvidas... precpua destarte referenciado aprazada desiderato colimado aproveitando o ensejo, anexamos... via de regra, os procedimentos... antecipadamente somos gratos...

devido a, por causa de... devido a, por causa de... para esclarecer dvidas... principal dessa forma, dessa maneira referido dentro do prazo, limite objetivo anexamos... geralmente, os procedimentos... agradecemos...

Chaves: vcio de estilo j incorporado como linguagem do texto empresarial: - Acusamos o recebimento... - Aguardamos, pois, como sempre, suas estimadas ordens e, com os nossos melhores cumprimentos, subscrevemo-nos... - Aguardando o prazer de suas ordens... - Apraz-nos comunicar a V.S... - Apresentamos nossas cordiais saudaes com votos de estima e apreo... - Como j dissemos acima... - Cumpro o grato prazer de acusar o recebimento... - De acordo com o acima citado... - De acordo com o acima epigrafado... - De posse do seu Ofcio n... - com grande satisfao que... - Em nosso poder o seu ofcio... - Esperando merecer o seu apoio, somos... - Estamos ao seu inteiro dispor... - Na esperana de merecer a ateno de V.S, apresento-lhe atenciosas saudaes. - Na certeza de sermos atendidos... - Na oportunidade, renovamos nossos protestos de elevada estima e distinta considerao... - O ltimo, mas no o menos importante... - Por meio desta, comunicamos... - Queremos reiterar novamente... - Reiterando nossos agradecimentos, firmamo-nos... - Sendo apenas o que nos oferece para o momento, subscrevemo-nos... - Sendo o que nos cabe no momento, subscrevemo-nos... - Servimo-nos do ensejo para... - Servimo-nos do presente para solicitar... - Subscrevemo-nos com a maior considerao... - Temos a grata satisfao de comunicar-lhe... - Temos a honra de informar... - Temos o prazer de comunicar... - Tomamos a liberdade de comunicar ... - Valemo-nos do ensejo para apresentar a V.S protestos de apreo e considerao. - Valho-me desta grata oportunidade para... - Vimos, pelo presente... - Vimos, atravs desta... - Outrossim, anexamos... - Debalde nossos esforos...

Tautologias: repeties viciadas: elo de ligao certeza absoluta nos dias 8, 9 e 10, inclusive como prmio extra acabamento final expressamente proibido encarar de frente multido de pessoas criao nova retornar de novo surpresa inesperada em duas metades iguais h anos atrs vereador da cidade detalhes minuciosos a razo porque anexo junto carta gritar bem alto supervit positivo todos foram unnimes escolha opcional planejar antecipadamente demasiadamente excessivo continua a permanecer possivelmente poder ocorrer comparecer em pessoa propriedade caracterstica a seu critrio pessoal EXERCCIOS 1. Reescreva as seguintes frases, retirando-lhes os termos redundantes: a) Segundo minha opinio, penso que aquela herana deve ser dividida igualmente em duas metades entre os dois filhos herdeiros. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ _________________________________________________ b) Sinceramente, para ser franco, melhor comear o trabalho agora do que adiar para depois. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ _________________________________________________ c) Prefiro muito mais chocolates a morango. ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________ d) Eu gostei tanto daquele prato de peixe que repeti duas vezes. ____________________________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. Observe as duas frases a seguir e veja que termos conseguimos retirar sem prejuzo da idia central. At o dia de hoje aquele simptico vendedor ainda no compareceu gerncia daquela renomada seguradora para apresentar todos os documentos que lhe foram solicitados pelos atuais gerentes. Aquele vendedor ainda no compareceu gerncia da seguradora para apresentar os documentos solicitados. quantia exata juntamente com fato real amanhecer o dia emprstimo temporrio sintomas indicativos outra alternativa comparecer em pessoa de sua livre escolha conviver junto abertura inaugural a ltima verso definitiva gritar bem alto exceder muito

Agora, faa voc o mesmo com os seguintes perodos:

a) Os candidatos ao concurso precisam fazer uma fila para receberem uma guia de pagamento com a qual devem comparecer agncia do banco a fim de pagarem suas inscries. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ _________________________________________________ b) preciso que todos os alunos, organizadamente, saiam da sala de aula para que ela fique vazia a fim de que uma outra turma de alunos da escola possa assistir prxima aula. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ _________________________________________________ c) Todos aquele material de escritrio que j recebemos: cadernos, lpis, borrachas, papeis, deve ser guardado como de costume nas prateleiras das estantes do nosso almoxarifado. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ _________________________________________________ d) As taxas vigentes at a presente data, referentes s nossas mercadorias brasileiras que so exportadas, sofrero uma bem significativa baixa de valor. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ _________________________________________________ 3. Ao escrever, procure, tambm, evitar as inverses de termos. A ordem direta das frases torna mais simples a compreenso. Voc sabe o que ordem direta? Leia as frases: O documento, na prxima semana, pelo correio, vou enviar. Vou enviar o documento na prxima semana pelo correio. Qual das duas frases mais fcil de ser compreendida? Voc, certamente, deve ter achado a segunda. Pois bem, esse um exemplo claro de ordem direta da frase. Se voc observar melhor, ver que at a pontuao mais complicada no primeiro caso. Foram necessrias vrias vrgulas para marcar as inverses. Reescreva cada uma das frases, empregando a ordem direta para conseguir maior clareza e preciso na linguagem, conforme foi feito anteriormente: a) Por muitos anos, serviu nossa empresa de modelo para os que se iniciavam no ramo automobilstico. ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________ b) Foram com essas instituies algumas negociaes financeiras iniciadas. ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________ c) Pelo advogado, foi orientado o ru a buscar testemunho que confirmasse os depoimentos no inicio do processo ao juiz prestado.

____________________________________________________________________________ __________________________________________________________ d) Naquela concorrncia, derrotaram os brasileiros os italianos. ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________

4. Nas frases que se seguem, procure identificar as ambiguidades, antes, observe o modelo: Paulo encontrou Aline e lhe disse que seu trabalho est pronto. Que trabalho est pronto: o de Paulo ou de Aline? a) Envio o projeto e o modelo que prefiro. ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________ b) O funcionrio atendeu o cliente apressado. ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________ c) A recepcionista falou com o rapaz que chegar amanh. ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________ d) Encontrei meu cliente saindo do escritrio. ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________ 5. Observe algumas frases em que o excesso de palavras dificulta e at mesmo impede a comunicao. Tente reescrev-las, substituindo os termos sublinhados para torn-las mais concisas. Veja o exemplo. Os alunos que estudam muito e que no faltam s aulas quando esto fazendo as provas quase no tm dificuldades quando respondem s questes que o professor elaborou. (texto obscuro) Os alunos estudiosos e assduos ao fazerem as provas quase no tm dificuldades ao responderem s questes elaboradas pelo professor. (texto conciso) a) Chegamos quando ainda era cedo e pusemos o que tinha sido encomendado no lugar que o administrador havia indicado que era para colocar. ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________ b) Espero que voc envie, tendo a mxima urgncia, o currculo que foi solicitado por aqueles que organizam o concurso que vai selecionar recepcionistas. ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________

c) Ele diz que no momento em que estava chegando foram comemorados os seus feitos ao viajar. ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________ d) Os atletas que acabaram vencendo as Olimpadas receberam taas que foram confeccionadas especialmente para dar de prmio naquela situao. ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________

2 CORRESPONDNCIA Quem conta um conto O perigo das ordens verbais: o fato teria ocorrido em uma empresa conservadora de edifcios: Do Diretor ao Gerente: Amanh, s nove horas, haver um eclipse do sol, coisa que no acontece todo dia. Todos os homens devem deixar o escritrio e agrupar-se na rua, em seus macaces de faxina, para ver esse fenmeno que explicarei a eles. Em caso de chuva, no conseguiremos ver coisa alguma e, ento, leve os homens para o ginsio. Do Gerente ao Chefe do escritrio: Por ordem do patro, amanh, s nove horas, haver um eclipse do sol; se chover, no conseguiro ver da rua em frente ao escritrio e, por isso, de macaco, o eclipse do sol ter lugar no ginsio, coisa que no acontece todo dia. Do Chefe do escritrio ao Encarregado: Amanh, s nove horas, o patro de macaco de faxina vai eclipsar o sol no ginsio, como acontece todo dia, isto se o dia estiver bonito; se chover, ento ser na rua em frente ao escritrio. Do Encarregado aos Chefes de Turmas: Amanh, s nove horas, o eclipse do patro de macaco de faxina ter lugar por causa do sol. Se chover no ginsio, coisa que no acontece todo dia, vocs deixaro o escritrio e se agruparo na rua que fica em frente. Comentrios entre os empregados: Amanh, se chover, parece que o sol vai eclipsar o patro no ginsio. pena que isso no acontece todo dia. Alm do que voc j viu sobre clareza, coerncia, conciso, os seus textos, para serem bem aceitos, devem ser expressivos, naturais e objetivos. E no se esquea de dar sempre um tratamento gentil, educado com quem voc est se comunicando. Ento, chegou a hora de tratarmos dos tipos de correspondncia com que voc vai lidar no seu emprego, que pode ser classificada em trs tipos:

Particular - se entre indivduos (amigos, familiares, pessoas do convvio social), e pode apresentar diversos graus de formalidade, desde o carter ntimo at um certo grau de formalismo. Empresarial - se trocada entre empresas ou entre estas e pessoas fsicas ou jurdicas. Oficial - se entre rgos do servio pblico civil ou militar.

Independente do tipo de correspondncia que mantenha, voc no pode deixar de estar atento ao seu texto, verificando-lhe a clareza, a conciso, a coerncia, a adequao da linguagem e a correo gramatical, observando, enfim, se ele traduz seu pensamento, a mensagem que voc quer transmitir.

Devido s caractersticas de nosso trabalho, iremos priorizar esses dois ltimos tipos de correspondncias, ou seja, a empresarial e a oficial. Como voc deve saber, a compra e a venda de mercadorias, antigamente, eram feitas de maneira direta e individual entre vendedores e comprador, ou mesmo entre produtor e consumidor. Com o progresso, a revoluo industrial e o surgimento de novas tecnologias, houve uma expanso comercial, e a negociao entre empresas se ampliou e intensificou. Assim, a correspondncia empresarial veio facilitar essas transaes a distncia. Por possuir normas fixas de elaborao, as correspondncias empresarial e oficial no apresentam grandes dificuldades para quem precisa redigi-las. Existem mesmo alguns modelos impressos prontos para serem preenchidos. claro, ento, que se tratam de redaes formais, que seguem normas pr-determinadas. Alguns aspectos, contudo, podem ser modificados, e as organizaes podem inovar, segundo suas necessidades, ou mesmo caractersticas particulares. Voc poder estar se perguntando: - Se j existem modelos a serem seguidos, o que mais preciso aprender? Para que estudar esse assunto? Bem, um modelo uma forma de simplificar, tornar mais objetiva uma tarefa realizada constantemente. Mas, pense bem, ser que os modelos do conta da diversidade, da multiplicidade, da individualidade de cada empresa no seu dia-a-dia? certo que no. Por isso, nada melhor do que algum que seja capaz de analisar, discernir, ter iniciativas prprias diante de cada situao particular. Enfim, algum que v alm do modelo, que tenha estilo prprio, objetividade, conhecimento suficiente para optar pelo tipo mais apropriado e eficiente de correspondncia. Os documentos redigidos por voc sero a imagem de sua organizao. Assim, a correspondncia bem elaborada, alm de utilizar linguagem concisa e direta, dever seguir a esttica moderna, mais agradvel e facilitadora da leitura. Atualmente, houve uma modernizao grfica, que visa sobretudo economia de tempo. A forma mais utilizada atualmente a que segue o modelo de bloco compacto, pois, alm de um melhor padro esttico, facilita a leitura. Vamos analisar os modelos de correspondncias. 2.1 TIPOS DE CORRESPONDNCIA 2.1.1 Carta comercial Muitas so as situaes em que precisamos escrever uma carta a um cliente, instituio, empresa, rgos pblicos. Nossos objetivos em cada uma dessas ocasies provavelmente so diferentes. As cartas, alm de diversos destinos, tambm, tm funo variada, como a de informar, solicitar ou persuadir. Podem ser cartas de solicitao de emprego, oferta de algum produto de sua empresa, reclamao quanto m prestao de algum servio, cobrana de algum dbito, enfim, essas e outras situaes que fazem parte do cotidiano empresarial.

Estrutura da moderna carta comercial REFRIGERADORES PLO NORTE GM - 34/02 So Mateus-ES, 25 de outubro de 2002. CASA DE GELOS ICEBERG LTDA Diretoria Administrativa Senhor Diretor: Informamos-lhe que no recebemos o pagamento das duplicatas 180/02 e 181/02 enviadas no ms passado. Solicitamos providncias para a regularizao da pendncia.

Atenciosamente,

Carlos Pixote Machado Gerente de Marketing

OBSERVAO: Margeamento: 3cm (superior), 3cm (esquerda), 2cm (inferior), 2cm (direita). Espaamento entre as linhas: 1,5. Fonte: Arial ou Times New Roman. Tamanho: 12 So vrios os tipos de cartas comerciais. Veja alguns exemplos:

a) Pedido de sustao de cheques: Nova Vencia-ES, 15 de abril de 2009. Banco Social S.A. Agncia 123 Gerncia Administrativa Senhor Gerente: Ref.: Sustao de cheque Queira, por favor, sustar o talo de cheques de numerao 10340 a 10360, conta 2580-7, por motivo de roubo, conforme Boletim de Ocorrncia, em anexo. Certo de poder contar com a sua colaborao, subscrevo-me.

Atenciosamente,

Paulo Aguiar

b) Carta de cobrana

Livraria Editora Leitura & Artes DC - 047/04 Linhares-ES, 02 de fevereiro de 2009 Senhor Afonso: Em nossos arquivos sentimos falta do registro de pagamento da primeira prestao da compra efetuada por V.Sa. em nosso estabelecimento. Aproveitamos para lembr-lo de que no prximo dia 15 de fevereiro vence a segunda prestao. Caso o pagamento j tenha sido efetuado, por gentileza desconsidere o aviso.

Atenciosamente,

Pedro Teixeira Departamento de Cobrana

c) Mala direta Banco de Lordes So Paulo-SP, 13 de julho de 2009. Senhor((a) DANILO PEREIRA FONTES Na hora de viajar para o exterior, um carto de crdito muito bom. Mas no suficiente. Muitas vezes, voc ter usar dinheiro. Voc tem que estar preparado para esses momentos. E levar dinheiro vivo no a melhor opo. Por isso, voc no pode deixar de levar em sua bagagem os Travellers Cheques Lordes. Essa , sem dvida, a opo mais cmoda e segura que lhe garantem inmeras vantagens: - dbito automtico em sua conta;
- substituio automtica dos travellers cheques perdidos, roubados ou extraviados, onde

voc estiver;
- recompra dos travellers cheques que voc no usou.

Alm disso, por ser cliente Lordes, voc conta com as melhores taxas e os melhores servios. No existe limite. Voc compra o que quiser. Informe-se com seu gerente para adquirir seus Travellers Cheques Lordes. Atenciosamente,

Bruno da Silva Nunes Diretor

2.1.2 Fax Como a tecnologia esta a para lanar novos meios de comunicao...O fac-smile foi criado e mudou o mundo dos negcios para sempre! A carta que demora, pelo menos, um dia para chegar ao destinatrio, vem sendo substituda pelo envio de mensagens atravs do fax, que transmitido em questo de segundos. No entanto, a correspondncia a ser enviada por fax merece um tratamento cuidadoso at porque se utiliza de uma linguagem bastante concisa, direta, objetiva. Destacamos duas recomendaes ao preparar uma correspondncia a ser enviada pelo fax: - Preparo da folha de rosto - coloque o nome da empresa, a numerao do fax, a quantidade de pginas que est sendo enviada, data e nmero de telefone, para o caso de haver algum problema na transmisso; - Marcao da margem - leve em considerao um espao adequado para que no sejam cortadas palavras ao final do texto. Lembre-se! Avise, sempre que possvel, o destinatrio de que um fax lhe est sendo enviado, j que muitas vezes o aparelho no fica prximo dele. E nunca escreva mo, pois o texto pode ficar ilegvel! Logo que voc receber um fax, providencie uma cpia para arquivar. Isso importante, pois a tinta usada na impresso do fax desbota depois de algum tempo.
EDITORAO SILVEIRA
Para De Data Fax n Fax n N de pgs.

FAX

Av.: Jones dos Santos, 425. Telefone: 27 3767-5896

2.1.3 Circular Quando em sua empresa voc deseja dirigir-se a muitas pessoas ao mesmo tempo, para transmitir avisos, ordens ou instrues, deve optar por comunicar-se atravs de uma circular. Na verdade, a circular pode seguir o modelo de uma carta, ofcio ou manifesto, o que a caracteriza conter um assunto de interesse geral. Muitas vezes a circular utilizada internamente nas empresas, com a finalidade de facilitar a comunicao entre diversas sees e departamentos.

Circular n 19, de 04 de setembro de 2009. Assunto: Suspenso do expediente de 06 de setembro de 2009. O expediente do dia 06 de setembro estar suspenso por ser um dia imprensado entre o fimde-semana e o feriado, pelas comemoraes do dia da Independncia do Brasil.

Diretor Administrativo

Muitas empresas, hoje em dia, tm preferido no destacar a ementa (assunto). Assim, veja bem o modelo adotado na sua empresa. 2.1.4 Bilhete O bilhete um tipo de correspondncia bastante usado em nosso dia-a -dia. Por isso, tem caractersticas da correspondncia particular, sobretudo por seu grau de informalidade. Contudo, em vrias situaes do cotidiano das empresas, torna-se uma forma bem gil e eficaz de comunicao. Mesmo sendo breve e informal, o bilhete apresenta uma forma de organizao que deve ser seguida para atender ao seu maior objetivo: comunicar de forma rpida e precisa. Assim, deve conter as seguintes partes:

Vocativo - coloca-se o nome do receptor, sem emprego de tratamento especial; Texto - deve ser iniciado com marca de pargrafo e conter as informaes necessrias comunicao de forma bem ordenada; Fecho - indicado escrever o nome do emissor (no a assinatura), seguido de data.

Joana, Procurei em todos os lugares possveis, mas no encontrei as chaves do apartamento da Andrade Souza. Devo passar por aqui na hora do almoo. Por favor, deixe-as em cima da sua mesa. Marquei com o cliente s 14 horas. Obrigada! Gergia 05/05/09

2.1.5 Memorando O memorando, estabelecendo uma comparao, uma espcie de bilhete comercial de que as empresas ou rgos oficiais se utilizam para estabelecer a correspondncia cotidiana, rpida e objetiva. O memorando segue uma forma fixa, sendo para isso utilizado um papel impresso. Alm do texto a ser comunicado, necessrio somente completar alguns campos, como: nmero do memorando, data, emissor e destinatrio da comunicao. Esses dados so importantes para organizao, documentao e controle das informaes. Algumas vezes, a falta ou o preenchimento incorreto desses campos pode causar srios problemas. Devido sua caracterstica de circulao apenas dentro da empresa, o memorando tambm comumente denominado memorando interno. um importante veculo de comunicao das polticas, decises e instrues desenvolvidas pela empresa. Como sabemos, a fluncia das informaes (comunicao rpida e eficaz) o ponto fundamental para a integrao e o bom funcionamento de qualquer instituio ou estabelecimento. O memorando tem como caracterstica a simplicidade e um certo grau de informalidade. Essa informalidade, contudo no deve ser confundida com a intimidade, com o tom relaxado de uma conversa entre amigos ou com a linguagem familiar. Trata-se de um documento de contedo empresarial. Os tratamentos afetuosos (como prezado, um abrao) ou mesmo formais (atenciosamente, cordialmente) no so necessrios.

Memorando n: 52 Em: 23/06/09 Do: Gerente do Setor de Transportes Para: Gerente de Vendas

Atendendo solicitao, comunico-lhe que estar sua disposio uma caminhonete com capacidade para seis passageiros, no prximo dia 25, a partir das 18 horas.

2.1.6 Ofcio Oficio a correspondncia de carter oficial, equivalente carta. dirigido por um funcionrio a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartio a uma pessoa ou instituio particular, ou, ainda, por instituio particular ou pessoa a uma repartio pblica. Por tratar-se, sobretudo, de comunicao de carter pblico, o ofcio requer certo grau de formalidade. Atualmente, contudo, conforme orientao da prpria Presidncia da Repblica, foram introduzidas algumas inovaes ao modelo tradicional.

Escola de Dana Marcela Monique Ofcio n 03/09/DA So Mateus-ES, 02 de junho de 2009. Exmo. Sr. Prefeito Municipal de So Mateus Amadeu Boroto Senhor Prefeito: No prximo ms, estaremos comemorando 10 anos de atividades dedicadas inteiramente ao ensino e divulgao da dana em nosso municpio. Ser um ms de celebrao, e como evento principal, organizamos a apresentao de uma coreografia criada por nossos alunos. A fim de que essas apresentaes se concretizem, necessitamos do emprstimo da sala Roboca por trs dias (19, 20, e 21 de julho), para que montemos o cenrio, faamos um ensaio geral no local da apresentao e duas apresentaes abertas ao pblico. Gostaramos de contar com a presena de V. Exa. para prestigiar o espetculo, a realizar-se no dia 20 de julho, s 18 horas, dia de abertura oficial de nossas celebraes. Atenciosamente,

Diretor Administrativo

1 Av. Albuquerque, 54 - Caixa Postal 6585 Tel : (27) 3763-0000

2.1.7 Requerimento Se algum dia voc precisar se dirigir a uma autoridade para fazer um pedido o qual necessite ter amparo na lei, deve faz-lo atravs de um requerimento. O requerimento obedece a uma estrutura bem definida, aceitando-se poucos variaes. Em alguns rgos pblicos ou instituies possvel mesmo que exista um modelo pronto para se copiado ou somente preenchido pelo interessado. Observe a estrutura simplificada de um requerimento: Invocao Indicada no alto da folha, na margem esquerda. O pronome de tratamento adequado deve ser seguido do ttulo ou do cargo da autoridade a quem nos dirigimos. Quando o requerimento datilografado/digitado, costuma-se escrever a invocao com letras maisculas, embora no seja incorreto empregar somente as iniciais em maisculas. Sr. Diretor do Hospital Municipal Ana Serafim dos Santos EXMO. SR. PREFEITO DO MUNICPIO DE SO MATEUS Texto do Requerimento aps a invocao, deixa-se um espao de aproximadamente 10 linhas para o incio do texto, em espao dois quando datilografado. Deve-se comear o corpo do texto pelo nome do requerente (em maiscula ou caixa-alta), seguido de seus dados de identificao nacionalidade, estado civil, endereo, nmero da identidade, nmero do CPF e outros dados exigidos pelo requerimento. Em algumas situaes especficas, menciona-se a filiao e os nmeros de outros documentos, como carteira de trabalho, registro profissional, matrcula etc. MARIO REIS KLEIN, brasileiro, solteiro, residente a Rua Abbora, 63, nesta cidade, portador da carteira de identidade n 3.416.445 4 (IFP-BA), CPF 665.565.434-88... ou NEILA FRIAS, brasileira, solteira, filha de Nei Frias e Laura Teles Frias, residente nesta cidade, na Rua Cebola Verde, 52, portadora da cdula de identidade n 21 244 245-2, CPF 221.644.554-11, carteira de habilitao 49 785 774 477 ... Aps a identificao, inicia-se a exposio do que est sendo solicitado. O texto deve ser conciso e bem claro, seguido da justificativa para o que se est requerendo (apoio legal, documentos comprobatrios). Emprega-se sempre a terceira pessoa do singular: vem requerer... Fecho Deve estar situado cerca de trs linhas abaixo do corpo do texto, do lado direito da folha (caso se adote a disposio em bloco compacto, deve ficar na margem esquerda).

Em geral o fecho obedece a uma forma fixa, apresentando as seguintes variaes: linha nica - Termos em que se pede deferimento; - ou Pede e aguarda deferimento. Em duas linhas: - Termos em que Pede deferimento; - Nestes termos, Pede deferimento;

Termos em que pede e aguarda deferimento com abreviaturas: - P.A. deferimento; - T. Em que P. Deferimento; - N. Termos P. Deferimento.

Data A cerca de duas linhas abaixo do fecho escreve-se o nome da localidade e a data completa. A data pode ficar na margem esquerda ou direita, dependendo da disposio adotada. So Mateus-ES, 12 de junho de 2009. ( esquerda, quando se utiliza a disposio em bloco compacto.) Assinatura A cerca de duas linhas abaixo da data. No necessrio digitar o nome do requerente abaixo da assinatura, pois j foi mencionado no texto. Deve-se entregar o requerimento, mediante recibo, seo de Protocolo do rgo ao qual dirigido. A informao sobre o despacho da autoridade competente deferido ou indeferido tambm deve ser solicitada nessa mesma seo. Apresentamos agora um exemplo de requerimento que voc pode tomar como modelo.

Sr. Diretor da Faculdade de Administrao da Universidade Federal do Esprito Santo Joaquim Osrio

AMANDA LIMA GOMES, brasileira, solteira, residente na R. Gomes Silva, 45, nesta cidade, portadora da carteira de identidade n. 58.4445.657 (IFP-RJ), CPF 234.567.892-01, tendo

concludo o Curso de Administrao de Empresas, nesta instituio, no ano de 1995, vem requerer a concesso de seu diploma de bacharel. P. A. Deferimento So Mateus-ES, 06 de julho de 2004.

Amanda Lima Gomes Anexo: Declarao de concluso de curso

2.1.8 Declarao Como vimos em um dos exemplos de requerimento, Amanda L. Gomes anexou-lhe uma declarao de concluso do Curso de Administrao de empresas. Tal declarao, alm de servir-lhe como documento provisrio, tambm facilitar o andamento do processo para expedio de seu diploma. Voc alguma vez precisou apresentar uma declarao. Conhece esse documento? Inmeros so as situaes em que nos solicitado ou recomendado que apresentemos uma declarao. Por vezes, em lugar de declarao, usa-se a palavra atestado, que tem o mesmo valor. So declaraes de boa conduta, prestao de servios, concluso de cursos etc. A declarao (atestado) deve ser fornecida por pessoa credenciada ou idnea que nele assume a responsabilidade sobre uma situao ou a ocorrncia de um fato. Portanto, uma comprovao escrita com carter de documento. A declarao pode ser manuscrita em papel almao simples (tamanho ofcio) ou digitada / datilografada. Quanto ao aspecto formal, divide-se nas seguintes partes: Timbre impresso como cabealho, contendo o nome do rgo ou empresa. Atualmente a maioria das empresas possui um impresso com logotipo. Nas declaraes particulares usa-se papel sem timbre. Texto Deve constar: Identificao do emissor. Se houver vrios emissores, aconselhvel escrever, para facilitar: os abaixo assinados; O verbo atestar / declarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou do plural; Finalidade do documento em geral costuma-se usar o termo para os devidos fins, mas tambm pode-se especificar: para fins de trabalho, para fins escolares etc. Nome e dados de identificao do interessado. Esse nome pode vir em caixa-alta, para facilitar a visualizao. Citao do fato a ser atestado. LATICNIOS SANTA CRUZ

Paulo Barbosa de Castro, diretor da Diviso de Transportes da Empresa de Laticnios Santa Cruz, declara que o Sr. ANTNIO CARDOSO, portador da cdula de identidade n 442.885 e do CPF n 123.456.789-25, fez parte do nosso quadro de funcionrios, nos perodos de 2 de janeiro de 1990 a 30 de abril de 1996, quando se efetivou a sua cesso para o Setor de Almoxarifado.

So Mateus-ES, 5 de julho de 2009.

Local e data deve-se escrev-los a cerca de trs linhas do texto. Assinatura assina-se a cerca de trs linhas abaixo do local e data. 2.1.9 Telegrama Imagine que voc est trabalhando no setor de cobrana de uma empresa e precisa se comunicar rapidamente com um cliente que est em dbito com a firma. Qual seria sua opo nesse caso? Escrever uma carta, dar um telefonema, enviar um fax ou um telegrama? No h dvida de que todos esses meios seriam viveis para a transmisso de sua mensagem. Devemos, contudo, estar atentos a algumas questes: A carta talvez no fosse a forma de comunicao mais rpida. O telefone, embora mais eficiente nesse aspecto, no responde necessidade que a firma tem de documentar essa comunicao. O fax, por sua vez embora muito usado ultimamente, nem todos possuem. Assim, a melhor opo, parece-nos, seria o telegrama, pois alm de ser um meio rpido, eficiente e econmico de comunicao, tem tambm valor documental. Como fazer para redigi-lo? - Pode ser fonado: o emissor dita o seu texto por telefone. - Ou impresso: o emissor preenche o formulrio dos Correios e Telgrafos. Obs.: As formas de cobrana por esses servios so determinadas pelos Correios e Telgrafos. 2.1.10 Procurao Imagine-se vivendo com a seguinte situao: Voc precisa viajar e no conseguir chegar a tempo de se inscrever num importante concurso pblico, para o qual j vem se preparando durante meses. O que voc faria? Deixaria de viajar ou procuraria uma soluo satisfatria para resolver o dilema?

No se preocupe, no existe dilema, pois no o caso de fazer uma opo. Voc pode e deve viajar tranqilamente. Basta que autorize algum a fazer sua inscrio no concurso. Voc sabe qual o documento necessrio e como prepar-lo? Que tipo de documento esse que d poderes a uma pessoa para agir por outra? Esse documento a procurao. Atravs dela, uma pessoa (fsica ou jurdica) autoriza algum a agir e realizar negcios em seu nome. H dois tipos de procurao:

Pblica aquela que lavrada por tabelio em Livro de Notas. O translado (cpia autntica do que consta no livro) fica em poder do procurador. usada em casos de compra e venda de imveis, em assuntos de maior peso. Particular aquela que datilografada ou manuscrita, sem registro no Livro de Notas. Digamos que voc no possa fazer sua matrcula na escola. Ento, voc poder passar uma procurao particular para algum de sua confiana que resolver esse, e apenas esse, assunto para voc.

Numa procurao, aquele que concedeu poderes denominado mandante, outorgante ou constituinte; quem recebe tais poderes o mandatrio; outorgado ou procurador. Esses poderes so considerados gerais se o outorgante declara que so amplos, gerais, ilimitados; so especiais quando o outorgante estipula no documento qual o poder ou poderes que foi delegado. Voltando sua inscrio no concurso, naturalmente voc j deve ter percebido que, nesse caso, enquanto mandante, no precisar outorgar amplos poderes a seu procurador. Trata-se de uma procurao especial, onde devero estar determinados os poderes especficos requeridos pela situao. Para que voc seja capaz de redigir uma procurao, analisemos mais detalhadamente as partes que a compem. Texto O outorgante dever se identificar (nome, nacionalidade, estado civil, profisso, documentao, endereo), declarar quem o procurador e identific-lo com os mesmos dados. Dever tambm estabelecer se os poderes concedidos so gerais ou especiais. Localidade e data este item deve ser colocado cerca de trs linhas aps o texto. Assinatura o outorgante deve assinar, considerando um espao de trs linhas abaixo da data. Testemunhas quando a procurao particular, algumas vezes, h necessidade de duas testemunhas. Deve ser dado um espao de seis linhas aps a assinatura e escrever a palavra testemunha. Cerca de trs linhas abaixo, coloca-se o nome da primeira testemunha; logo abaixo sua identificao (endereo, nmero da identidade ou do CPF). Em seguida, deixa-se o mesmo espao (cerca de trs linhas) e tem-se o mesmo procedimento em relao segunda testemunha. Depois de ter conhecido a estrutura de uma procurao, eis um modelo:

Por este instrumento particular de procurao, eu, Csar Augusto Antunes, brasileiro, solteiro, bancrio, carteira de identidade n 300.471.688-4 IFP, CPF n 035.589.589-69, residente e domiciliado na Praa So Benedito, 324, nesta cidade, nomeio e constituo meu bastante procurador o Sr. Tiago Antunes, brasileiro, casado, comerciante, carteira de identidade n 310.271.648-4 IFP, CPF n 025.559.569-19, residente e domiciliado na Praa Mesquita Neto, 304, nesta cidade, para efetuar minha inscrio no concurso para Tcnico do Tesouro Nacional, podendo preencher todos os formulrios exigidos, recolher taxas, realizar as opes que se faam necessrias e retirar as instrues do candidato.

So Mateus, 6 de junho de 2009.

Csar Augusto Antunes

Testemunhas:

Maria Batista R. Bela, 45 Centro 29930-000 So Mateus-ES

CPF: 004.245.245-52

Adelino Vieira R. Petrpolis, 20 Centro 29930-000 So Mateus-ES CPF: 005.356.356-01

EXERCCIO 1. Voc deve ter observado que no texto de procurao aparecem os termos residente e domiciliado. Por que ser? Para voc esses termos podem at parecer sinnimo, mas no o so. Leia a seguir uma sntese desses verbetes do Aurlio, compare-os e escreva sua concluso.
Residente: Adj.: que reside ou mora em algum lugar.

Domiciliado: Adj.: Estabelecido; endereado.

___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________

2.1.11 Ata A ata um documento que deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as resolues a que chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assemblia, sesso ou reunio. A expresso correta para a redao de uma de uma ata lavrar uma ata. Uma das funes principais da ata historiar, traar um painel cronolgico da vida de um empresa, associao, instituio. Serve como documento para consulta posterior, tendo em alguns casos carter obrigatrio. Por tratar-se de um documento, a ata deve seguir algumas normas especificadas. Analisemos algumas delas. Deve ser escrita mo, em livro especial, com as pginas numeradas e rubricadas. Esse livro deve conter termo de abertura e encerramento.

A pessoa que numerar e rubricar as pginas do livro dever tambm redigir o termo de abertura.

Termo de abertura - a indicao da finalidade do livro. Este livro contm 120 pginas por mim numeradas e rubricadas e se destina ao registro de atas da Escola So Camilo. Termo de encerramento - redigido ao final do livro, dotado e assinado por pessoa autorizada. Norberto Tompsom, diretor do Colgio So Camilo, declara encerrado esse livro de atas. So Mateus-ES, 21 de junho de 2009. Henrique Soares Na ata no deve haver pargrafos, mesmo se tratando de assuntos diferentes, a fim de se evitar espaos em branco que possam se adulterados. No so admitidas rasuras. Havendo engano, usam-se expresses, tais como: alis, digo, a seguir escreve-se o termo correto. Se a incorreo for notada ao final, usa-se a expresso em tempo, escrevendo-se em seguida onde se l... leia-se.... A ata obedece a uma estrutura fixa e padronizada. Observe: Introduo: Deve conter o nmero e a natureza da reunio, o horrio e a data (completa) escritos por extenso, o local, o nome do presidente da reunio e dos demais participantes. Desenvolvimento: Tambm chamado contexto. Nele devero estar contidos ordenadamente os fatos e decises da reunio, de forma sinttica, precisa e clara. Encerramento: o fecho, a concluso. Dever constar a informao de que o responsvel, aps a leitura da ata, deu por encerrada a reunio e que o redator a lavrou em tal horrio e data. Dever informar tambm que se seguem as assinaturas.

TRPOLE

TRPOLE EMPRESAS LTDA. CNPJ.: 48.883.111/0003-11 ATA DE ASSEMBLIA GERAL ORDINRIA N 08 Aos sete dias do ms de julho de mil novecentos e noventa e seis, s quinze horas, na sede da empresa na Rua dos Diamantes, nmero dez, Florianpolis-Santa Catarina, reuniu-se a diretoria da Trpole Empresas Ltda, presidida pela senhora Augusta Bonfim e secretariada pela S Rita Eschen. Os assuntos em discusso: decidir sobre conserto ou troca de uma bomba hidrulica e a admisso de um novo funcionrio. A Sra. Lcia Yamamoto sugeriu o conserto da antiga bomba hidrulica, alegando ser mais econmico. A Sra. Ana Maria James contestou, apresentando oramento de compra e instalao por R$ 4000,00. Argumentou que este seria o terceiro conserto em menos de um ano. Vilma Lameira concordou que a compra acarretaria despesa muito grande, mas sugeriu o parcelamento, caso os juros no fossem muito altos. Foi deliberado por maioria de votos que procurariam novos oramentos. Colocada em pauta a admisso de um novo faxineiro, houve unanimidade quanto urgncia da contratao. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunio, s dezessete horas e quinze minutos, lavrandose a presente ata que, lida e aprovada, vai ser assinada por todos os presentes: Joinville, 7 de julho de 1996. Augusta Bonfim: Presidente da mesa; Rita Eschen: Secretria; Vilma Lameira: Diretora-presidente; Denise Alvarenga: Diretora-financeira; Lcia Yamamoto: Assessora financeira; Ana Maria James: Gerente de Compras.
Assinaturas:

J est sendo aceita atualmente a ata digitada depois de encerrada a reunio. Porm, as anotaes so feitas mo durante a reunio.

Ao digitar, todas as linhas da ata devem ser numeradas e o espao que sobra margem direita deve ser preenchido com pontilhado. Modernamente, por se necessitar de maior praticidade e rapidez, as empresas vm substituindo a ata por um determinado tipo de ficha. uma ficha prtica, fcil de preencher e manusear, embora no possua o mesmo valor jurdico de uma ata.
EXERCCIO

1. Transforme a ata em uma Ficha de Registro.

TRPOLE TRPOLE EMPRESAS LTDA. CNPJ.: 48.883.111/0003-11 FICHA DE REGISTRO DE REUNIO Tipo de reunio: Data: Durao: Objetivos: Assuntos tratados: Concluso: Participantes: Assinaturas:

2.1.12 Curriculum Vitae Imagine uma sala de espera com um grupo de candidatos a um emprego aguardando, na fila, o momento se ser entrevistado. Pense o que aconteceria se uma empresa, a cada vez que precisasse selecionar pessoas, utilizasse esse procedimento...Isso exigiria muito tempo, um enorme desgaste, criaria situaes embaraosas, alm de no se conferir aos candidatos a devida ateno. As empresas, ento, em geral procedem da seguinte maneira: colocam anncios nas sees de classificados dos jornais, onde do algumas informaes sobre o cargo a ser ocupado e tambm a respeito do que pretendem do futuro emprego. Portanto, o currculo deve ser um documento elaborado com objetivo de apresentar seus dados pessoais, sua formao escolar e experincia profissional. Normalmente obedece a uma estrutura:

Curriculum Vitae DADOS PESSOAIS Nome: Lcia Cndido Macedo Silva Endereo: Rua Vergueiro, 2000 Ap. 44 Vila Mariana 4040.23 So Paulo-SP Telefones para contato: (11) 2244-5809 (residencial) 9956-9878 (celular) E-mail: lucia@uol.com.br Idade: 30 anos Estado civil: Casada Nmero de dependentes: 2 (Se voc no tiver dependentes, no necessrio incluir este item.) Nacionalidade: Brasileira Naturalidade: So Paulo-SP Obs. A menos que a empresa exija, no necessrio informar nmeros de documentos (Identidade, CPF, CTPS etc.), bem como entregar fotos, pois eles s sero solicitados, caso voc seja admitida. OBJETIVO Escrever de forma sucinta qual a rea de interesse em que deseja atuar, na empresa. Ex.: Assistente administrativo ESCOLARIDADE Curso: Tcnico em Administrao de Empresas Instituio: Centro Tcnico de So Paulo Concluso: 2002 Graduanda em Administrao de Empresas Instituio: Universidade de So Paulo Perodo: 1 EXPERINCIAS PROFISSIONAIS Empresa: Vidro Santa Teresa Cargo: Assistente Administrativo Perodo: de 1994 a 2002 Empresa: Mendes Campos Indstria e Comrcio S/A Cargo: Auxiliar Administrativo Perodo: de 1989 a 1994. Obs.: Informe as experincias em ordem decrescente, iniciando a partir do ltimo emprego.

FORMAO COMPLEMENTAR Curso de Informtica: - Bsico; - Corel Draw; - Page Maker. Recursos Humanos Centro Tcnico de So Paulo 2002 Qualidade no Atendimento Centro Tcnico de So Paulo 2001 IDIOMAS Ingls CCAA So Paulo-SP PRETENSO SALARIAL Deve constar no currculo apenas se a empresa solicitar.

Obs.: facultativa a assinatura do currculo. As margens devem ser: Superior (3cm), Esquerda (3cm), Inferior (2 cm), Direita (2cm). O espaamento entre linhas pode ser simples ou 1,5 cm. Essa estrutura apresentada bsica, embora possa sofrer algumas alteraes, conforme seja necessrio priorizar, dando destaque a algum item especfico. Em determinadas situaes possvel que se omita informaes que no sejam importantes. necessrio observar que os dados nele contidos devem ser sintticos a fim de facilitar a leitura. Devem tambm ser passveis de documentao, caso solicitado. Atualmente, a elaborao de currculo segue um modelo mais simples, onde dados como filiao, documentao pessoal podem ser omitidos. Em relao escolaridade, deve-se declarar somente o grau mais elevado e os cursos de formao tcnica. Quanto s atividades profissionais, prefere-se que sejam relatadas das mais recentes para a mais antigas. Outras empresas preferem que sejam destacadas apenas as experincias relacionadas ao cargo. Alm do cuidado com o texto, aconselhvel que voc esteja atento ao aspecto esttico de seu documento. 2.1.13 Atestado Atestado o documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato.

As reparties pblicas, em razo de sua natureza, fornecem atestados e no declaraes. O atestado difere da certido, porque, enquanto esta prova fatos permanentes, aquele se refere a fatos transitrios. ATESTO que Ana dos Santos, no presente momento, goza de sanidade fsica e mental. So Mateus-ES,14 de janeiro de 2009. Dr. Carlos Almeida CRM-ES n 3426

2.1.14 Relatrio Pela sua especificidade, o relatrio um texto mais complexo que o restante da redao empresarial. Vejamos algumas das suas caractersticas. Classificao do relatrio segundo o tipo (aparncia e tamanho) RELATRIOS INFORMAIS: Relatrios curtos, com uma ou duas pginas, com textos breves sobre atividades rotineiras. RELATRIOS SEMI-FORMAIS: Mais longos que os informais, podendo chegar at 15 ou 20 pginas. Os assuntos so mais abrangentes que nos relatrios informais, geralmente so assuntos ligados diretamente empresa. RELATRIOS FORMAIS: Destinados a grandes audincias (portadores de aes da empresa, junta de diretores, pblico externo etc.); Classificao dos relatrios quanto forma de apresentao SIMPLES: - apresenta-se sob a forma de um memorando; - utilizada nos relatrios informais. De: CIPA Para: Diviso de Pessoal Assunto: acidente no Ptio de Manobras - Felizberto do Nascimento - 20.03.2003 -16h. O funcionrio foi atropelado quando descarregava um caminho com material, tendo quebrado um brao e tido vrias escoriaes leves. Recomenda-se que no haja mais trnsito de veculos pesados durante o horrio de descarregamento dos caminhes. Roberto Alves Encarregado

COMPLEXO: - Comum a relatrios semi-informais e formais. Normalmente apresenta a seguinte diviso. CAPA FOLHA DE ROSTO SUMRIO INTRODUO DESENVOLVIMENTO CONCLUSES E RECOMENDAES ANEXOS

Quanto linguagem e ao estilo, as recomendaes sobre os relatrios so as mesmas feitas sobre as outras formas de correspondncia. 2.1.15 Correio eletrnico (e-mail) Por causa da ausncia da tonalidade de voz e de expresses corporais que auxiliam na compreenso da forma em que o texto expresso, existem diversos mal-entendidos que podem ser evitados se algumas regras para a grafia de e-mails forem seguidas:

Assunto O campo assunto (ou subject) deve sempre estar preenchido, pois para uma pessoa que receba uma mdia diria acima de 50 mensagens, ser muito mais fcil organizar-se e priorizar-se a leitura dos assuntos de maior interesse. Envie uma mensagem de acordo com cada assunto abordado. NO GRITE! no envio de e-mails muito comum o uso de textos escritos completamente com letras maisculas. Essa prtica incorreta, pois os e-mails devem ser escritos normalmente, combinando letras maisculas e minsculas, como em um texto qualquer. Frases escritas completamente em letras maisculas s so aceitas em ttulos, nfases, avisos urgentes ou quando a inteno de remetente realmente gritar; fora isso, poder existir uma interpretao errada por parte do receptor e incidir em uma advertncia ao remetente. Texto dividido em blocos Procure, sempre que possvel, dividir o texto da mensagem em blocos, pois torna a sua leitura muito mais fcil, alm de melhorar o visual. Acentuao O uso de acentos no mais problemtico devido grande interao existente atualmente entre os diferentes programas. Portanto, o texto do e-mail pode e deve estar acentuado, com exceo feita no caso de envio de mensagens para usurios de outras plataformas. Arquivos anexados Evite anexar arquivos grandes sua mensagem, exceto quando solicitado pelo receptor. Assim, no haver perda de tempo no envio e na recepo da mensagem, como tambm diminuir o trfego de dados na rede. Clareza e objetividade Seja claro e objetivo ao compor o texto de sua mensagem. Faa sempre a correo ortogrfica e gramatical do texto, pois facilitar a leitura. Assinatura A assinatura de um texto deve estar sempre presente, porm, no pode ser muito extensa, tendo, no mximo, o nome e meios para contato. Quando se tratar de assunto profissional, pode conter tambm o nome da empresa e o cargo/departamento.

Resposta Responda a todos os e-mails pessoais que receber e deixe o texto da resposta acima do texto original. Manuteno Outra regra que apela para o bom senso do usurio a manuteno de sua caixa postal, ou seja, pede-se que o usurio a verifique periodicamente, com objetivo de mant-la com menor nmero de arquivos gravados no disco do provedor, evitando-se, assim, sobrecarga nesse disco, o que seria prejudicial para todos os usurios que compartilham do servio desse provedor. Envio de mensagens O envio de mensagens livre e o usurio pode enviar o que quiser, para quem quiser. Porm, deve-se tomar cuidado especial com uma prtica mal vista por alguns usurios, que o spam. Mensagens contendo correntes de f ou de dinheiro (esta, inclusive, pode ser considerada como estelionato), alertas sobre novos vrus, piadas e imagens, ou qualquer tipo de mensagem, com ou sem arquivos anexados, enviadas para diversas pessoas podem ser considerados um spam e ter com resposta grande quantidade de flames, objetivando a caixa postal. Flames so respostas grosseiras e mal-educadas que um usurio da INTERNET recebe quando descumpre as suas regras bsicas de etiquetas. Antes de enviar a mensagem confira se o endereo de destino est correto. (Fonte: E-Dictionary Adriano Smid Bianchi Editora Edicta) A rigor, as regras para elaborao de um e-mail no diferem daquelas utilizadas na redao dos demais tipos de documentos.

Veja um exemplo de e-mail:

Escrever mensagem

De:

Nome:

Confidencial Urgente!

Para: Cpia:
Assunto:

Cpia Oculta:

Editor HTML

So Mateus-ES, 05 de maio de 2010. Senhores alunos: Informo que j est disponvel, na copiadora Max Copy, o material bibliogrfico (Estudo IX) a ser utilizado nas prximas aulas. Boa leitura e at l! Atenciosamente, Kely V. Mantegazini

De: Remetente da mensagem Para: Receptor da mensagem

Cc: (Com cpia) Outros receptores da mensagem Assunto: Identificao do assunto a ser tratado na mensagem Referncias: ANDRADE, Maria Margarida de. Lngua Portuguesa: noes bsicas para cursos superiores. 7. ed. So Paulo: Atlas, 2004. BONELLA, Celina Silva. Portugus Instrumental. Vitria: ESESP, 1997. GOLD, Miriam. Redao Empresarial: escrevendo com sucesso na era da Globalizao. 2. ed. So Paulo: Pearson Education, 2003. GRION, Laurinda. Como redigir documentos empresariais. So Paulo: Edicta, 2003. MARTINS, Dileta Silveira; ZILBERNKNOP, Lbia Scliar. 24 ed. Portugus Instrumental. Porto Alegre: Sagra Luzzatto, 2003. PIMENTEL, Carlos. A nova redao empresarial e oficial. Rio de Janeiro: Impetus, 2003. SENAC. DR/ES. Redao. Qrencia Alves Correa. Vitria. SENAC/ES/CPAC, 2000. SENAC. Redao Empresarial. So Paulo: Editora Senac, 1997.

Redao Empresarial
Kely Vinhati Mantegazini

SO MATEUS-ES 2010