Rozdzia V Wyszukiwanie informacji w bazach danych

5.5. Wybieranie informacji z bazy

Baza danych to ogromny zbir informacji, szczeglnie jeli jest odpowiedzialna za przechowywanie danych ogromnych firm lub korporacji. Posiadajc tysice rekordw trudno jest rcznie odnale interesujce nas nazwisko czy te nr telefonu osoby, z ktr chcielibymy si skontaktowa. W programie MS Access 2007 opracowano wyjcie z tego problemu. Wbudowane narzdzia wyszukiwania informacji, ich filtrowania znacznie przyspieszyy czas odnajdywania podanych danych.

Narzdzie znajdowania informacji

Podstawowym narzdziem wyszukiwania informacji w programie MS Access 2007 jest Znajdowanie i zamienianie. Wczenie tego narzdzia jest moliwe poprzez kliknicie przycisku Znajd znajdujcym si w zakadce programu Narzdzia gwne. Inn metod uruchomieniow jest skrt klawiszowy CTRL + F (rys. 5.5.1).

Rysunek 5.5.1. Przycisk Znajd w zakadce Narzdzia gwne Kliknicie przycisku powoduje uruchomienie okna Znajdowanie i zamienianie, ktre zaprezentowane jest na rys. 5.5.2.
Zakadka Znajd

Pole hasa znajdowania

Miejsce wyszukiwania

Opcja Uwzgldnij

Opcja Wyszukaj

Uwzgldnienie wielkoci liter

Przycisk znajdowania

Rysunek 5.5.2. Okno Znajdowanie i zamienianie 97

Rozdzia V Wyszukiwanie informacji w bazach danych

W oknie wyszukiwania mamy trzy moliwoci lokalizacji i sposobu wyszukiwania. Pierwszy sposb polega na wyborze tabeli lub formularza, w ktrym ma rozpocz si wyszukiwanie. Jest za to odpowiedzialne pole Szukaj w: widoczne na rysunku 5.5.2. W polu Uwzgldnij: moemy zadecydowa czy wyszukiwane dane znajduj si w caym polu w jego czci lub na jego pocztku. Ostatnie pole Wyszukaj: umoliwia wybr kierunku wyszukiwania. Chcc wyszuka interesujcy nas zwrot wpisujemy go w polu znajdowania hasa i klikamy przycisk Znajd nastpny (rys. 5.5.3).

Rysunek 5.5.3. Wpisane haso Po klikniciu przycisku Znajd nastpny w tabeli zostao zaznaczone wyszukiwane haso. Kade kolejne kliknicie przycisku powoduje odnalezienie i zaznaczenie nastpnego odnalezionego sowa. Spjrz na rysunek 5.5.4.

Rysunek 5.5.4. Wyniki wyszukiwania sowa Bytom 98

Rozdzia V Wyszukiwanie informacji w bazach danych

Filtrowanie danych
Filtr to narzdzie ograniczajce widok danych do okrelonych rekordw bez koniecznoci zmieniania projektu. Umoliwia lepsze analizowanie wyszukiwanych danych. Filtr moemy uy w tabelach lub formularzach. Wracajc do naszej tabeli Mieszkacy (rys. 5.5.5), chcielibymy wyodrbni z tabeli tylko te osoby, ktrych miejscem zamieszkania jest Bytom.

Rysunek 5.5.5. Tabela Mieszkacy Zaznaczamy kolumn Miasto i w zakadce Narzdzia gwne klikamy przycisk Filtruj. Przedstawia to rysunek 5.5.6.

Zaznaczona kolumna Miasto

Przycisk Filtruj

Rysunek 5.5.6. Zaznaczona kolumna Miasto oraz przycisk Filtruj Po chwili wywietli si okienko zarzdzajce prac filtru. Odznaczamy w nim wszystkie pola oznaczajce miasta pozostawiajc jedynie pole Bytom. W dalszej kolejnoci przechodzimy do Filtry tekstu i wybieramy polecenie Rwna si(rys. 5.5.7). 99

Rozdzia V Wyszukiwanie informacji w bazach danych

Ustawiamy filtr tekstu na Rwna si...

Odznaczamy wszystkie pola z wyjtkiem pola Bytom

Rysunek 5.5.7. Ustawienia dotyczce filtrowania Pozostaje nam jedynie jeszcze wpisa nazw jaka ma by identyfikatorem warunku filtru. W oknie Filtr niestandardowy wpisujemy nazw Bytom (rys. 5.5.8). Rezultatem naszych dziaa jest wywietlenie w tabeli jedynie rekordw z osobami zamieszkujcymi miasto Bytom (rys. 5.5.8).

Rysunek 5.5.8. Okno Filtr niestandardowy

Rysunek 5.5.9. Rezultat filtrowania Aby usun filtr klikamy prawym przyciskiem myszy dowolny rekord z kolumny Miasto i z menu kontekstowego wybieramy polecenie Wyczy filtr z kolumny Miasto, co przedstawia rys. 5.5.10.

100

Rozdzia V Wyszukiwanie informacji w bazach danych

Rysunek 5.5.10. Wybr polecenie Wyczy filtr z kolumny Miasto Inn metod filtrowania jak si teraz posuymy polega na filtrowaniu wedug formularza. Bdziemy chcieli tym razem wywietli za wszystkie rekordy osb zamieszkujcych miasto Gliwice. Zaznaczamy kolumn Miasto i klikamy przycisk Zaawansowane a nastpnie polecenie Filtruj wedug formularza (rys. 5.5.11).

Rysunek 5.5.11. Polecenie Filtruj wedug formularza Nasza tabela przybiera posta widoczn na rys. 5.5.12.

Rysunek 5.5.12. Wygld tabeli filtrowanej wg formularza 101

Rozdzia V Wyszukiwanie informacji w bazach danych

Rozwijamy list moliwoci dla pola Miasto i wybieramy miasto Gliwice. Klikamy przycisk Przecz filtr znajdujcy si w grupie Sortowanie i filtrowanie (rys. 5.5.13). Po wykonaniu tych czynnoci nasza tabela wyglda jak na rysunku 5.5.14.

Rysunek 5.5.13. Zastosowanie filtru dla miasta Gliwice

Rysunek 5.5.14. Wygld tabeli po zastosowaniu filtru

Kto pyta nie bdzi - kwerendy

Kwerendy (ang. query) to zestawy instrukcji uywane podczas pracy z informacjami. Zestawy instrukcji s wykonywane po uruchomieniu kwerendy. Jej zadaniem moe by zwracanie wynikw jak rwnie modyfikacja danych.

Tworzenie kwerendy
Zamy, i dysponujemy tabel Dane personalne, w ktrej zamieszczone s informacje dotyczce przykadowych osb. Uyjemy kwerendy, aby wywietli tylko Imi, Nazwisko i Wiek osb, poniewa chcemy sprawdzi czy znamy jedn z osb zamieszczonych w bazie danych i nie potrzebna jest nam wiksza ilo informacji typu Wzrost, Data urodzenia.

102

Rozdzia V Wyszukiwanie informacji w bazach danych

Klikamy przycisk Projekt kwerendy znajdujcy si w zakadce Tworzenie (rys. 5.5.15).

Rysunek 5.5.15. Przycisk Projekt kwerendy W oknie Pokazywanie tabeli wybieramy tabel Dane personalne, klikamy przycisk Dodaj a nastpnie Zakocz. Sytuacj przedstawia rys. 5.5.16.

Rysunek 5.5.16. Okno Pokazywani tabeli W dalszej kolejnoci przecigamy pola Imi, Nazwisko, Wiek z okienka Dane personalne do kolumn znajdujcych si w dolnej czci programu (rys. 5.5.17).

Rysunek 5.5.17. Wygld przecignitych pl do kolumn 103

Rozdzia V Wyszukiwanie informacji w bazach danych

W tym momencie przechodzc do widoku arkusza danych ujrzymy tabel zmienion wedug naszych zaoe. Prezentuje j rysunek 5.5.18.

Rysunek 5.5.18. Tabela po zastosowaniu kwerendy

Zarzdzanie kwerendami
Podczas tworzenia kwerend moemy rwnie stosowa operatory matematyczne oraz dodatkowe: > wikszy, < mniejszy, >= wikszy bd rwny, <= mniejszy bd rwny, = rwny, <> rny, Bettween [100] and [200] pomidzy liczb 100 a 200, Like sowo kluczowe, * zastpuje dowolny cig znakw, ? zastpuje pojedyncz liter, # zastpuje pojedyncz cyfr, [0-9] zastpuje przedzia cyfr od 0 do 9, [a-z] zastpuje przedzia liter od a do z. kwerendy z operatorem matematycznym przedstawimy

Przykad zastosowania w kolejnym przykadzie.

Korzystajc z tabeli Dane personalne bdziemy chcieli za pomoc kwerendy wyznaczy tylko te rekordy z osobami, ktrych wiek przekracza lub jest rwny 20 lat. W tym przypadku tworzymy kwerend w sposb identyczny jak w poprzednim podrozdziale. 104

Rozdzia V Wyszukiwanie informacji w bazach danych

Podczas tworzenia kwerendy przecigamy z okienka Dane personalne tylko trzy pola: Imi, Nazwisko, Wiek. W kolumnie odpowiedzialnej za pole Wiek wpisujemy nastpujce kryterium: >=20. Sytuacj prezentuje rysunek 5.5.19.

Rysunek 5.5.19. Wpisane kryterium dla pola Wiek Po przejciu do widoku arkusza danych zaprezentowane s nam jedynie te osoby, ktrych wiek wynosi 20 lat lub wicej (rys. 5.5.20).

Rysunek 5.5.20. Rezultat wpisania kryteria >=20 Jeeli chcielibymy stworzy kwerend rozpoznajc tylko rekordy imion zaczynajcych si na liter m. W polu kryteria musimy wpisa nastpujcy warunek: m*. Rozumiany jest on w taki sposb, e wywietli rekordy bdzie zaczyna si na liter m a kady nastpny znak jest dowolny. Przyjrzyj si rysunkowi 5.5.21, w ktrym zamiecilimy nasze zaoenie. 105

Rozdzia V Wyszukiwanie informacji w bazach danych

Rysunek 5.5.21. Wygld wpisanego warunku Efektem naszej pracy jest prawidowe wywietlenie imion rozpoczynajcych si na liter m (rys. 5.5.22).

Rysunek 5.5.22. Imiona rozpoczynajce si na liter m Chcc wywietli nazwisko osoby urodzonej pniej ni w dacie 01-01-1986. Nasz warunek powinien wyglda jak na rysunku 5.5.23.

Rysunek 5.5.23. Warunek >01-01-1986 106

Rozdzia V Wyszukiwanie informacji w bazach danych

Rezultat kwerendy jest po raz kolejny zgodny z naszymi oczekiwaniami, przedstawia go rys. 5.5.24.

Rysunek 5.5.24. Rekordy z wiekiem starszym ni 01-01-1986 Ostatnim naszym zadaniem tworzenia kwerend bdzie podwjny warunek. Chcemy, aby wywietliy nam si nazwiska zaczynajce si na liter k. Dodatkowo wyszukane osoby musz posiada wzrost wikszy ni 180 cm. Warunek zaprezentowany jest na rys. 5.5.25.

Rysunek 5.5.25. Utworzony podwjny warunek kwerendy Przechodzimy do widoku arkusza danych i sprawdzamy czy nasze rekordy speniaj powyszy warunek. Wygld tabeli z wybranymi rekordami obrazuje rysunek 5.5.26.

107

Rozdzia V Wyszukiwanie informacji w bazach danych

Rysunek 5.5.26. Wywietlone dwa rekordy speniajce warunki

Sortowanie rekordw
Podczas pracy z tabelami bardzo czsto rekordy wywietlane s w sposb przypadkowy. Jeeli chcemy nada naszej pracy pewien porzdek, odpowiedni konstrukcj logiczn musimy uy narzdzia sortowania. Polega ono na ustaleniu kolejnoci rekordw, czyli mwic prociej poukadaniu ich wedug odpowiedniego porzdku. Narzdzie sortowania jest dostpne w grupie Sortowanie i filtrowanie (zakadka Narzdzia gwne). Przedstawia je rysunek 5.5.27.
Sortowanie rosnce

Sortowanie malejce

Rysunek 5.5.27. Narzdzie sortowania Zaznaczajc dowoln kolumn moemy wybra metod sortowania jej zawartoci. Na rysunku 5.5.28. przedstawilimy posortowan kolumn Imi w sposb malejcy.

Rysunek 5.5.27. Posortowana malejco kolumna Imi 108

Rozdzia V Wyszukiwanie informacji w bazach danych

Po zaznaczeniu kolumny Wzrost i klikniciu przycisku sortowania rosncego kolumna zostaje posegregowana rosnco (rys. 5.5.28).

Rysunek 5.5.28. Posortowana rosnco kolumna Wzrost Zadanie! W dowolnie zaprojektowanej przez siebie tabeli, korzystajc z narzdzia Znajdowanie i zamienianie odszukaj trzy dowolne hasa znajdujce si w niej.

Zadanie! W tabeli z poprzedniego zadania, utwrz kwerend ograniczajc ilo wywietlanych pl tabeli. Nastpnie przewicz to w innej dowolnej bazie danych.

Zadanie! Zaznacz dowoln kolumn w tabeli, a nastpnie posortuj j za pomoc dwch poznanych Ci metod sortowania.

109