Anda di halaman 1dari 9

Banjarmasin, 08 April 2011

No Lampiran Perihal

: 001/KAP/IV/2011 : 4 Eksemplar : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada Yth. Pimpinan CV.Boga Artha Mandiri Service Jl. A.Yani Km.2 DiBanjarmasin

Dengan Hormat,

Kami telah melakukan audit atas prosedur pembelian bahan baku pada CV. Boga Artha Mnadiri Service untuk periode Januari 2011. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup system dan prosedur pembelian yang dimiliki. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) pengelolaan system dan prosedur pembelian yang dilakukan serta memberikan saran perbaikan atas kelemahan yang ditemukan selama proses audit berlangsung, sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi : BaB I Bab II Bab III Bab IV Bab V : Informasi Latar Belakang : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit : Rekomendasi : Ruang Lingkup Audit : Lampiran Kerta Kerja Audit

Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik pimpinan maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik selama ini.

Kantor Akuntan Publik Henny H.T dan Rekan

Henny H.T

Bab I Informasi Latar Belakang

CV.Boga Artha Mandiri Service (selanjutnya disebut Perusahaan) berlokasi di Jl. A.Yani Km. 2 No. 91 Banjarmasin, didirikan pada tanggal 28 April 2008 oleh para pendiri yang terdiri atas : 1. 2. Budi Purnomo Wijaya, SE Widyastuti Gunawan

Tujuan dari didirikannya perusahaan adalah untuk mendapatkan laba dan membuka lapangan pekerjaan bagi para karyawan yang akhirnya dapat berakibat pada meningkatnya kekayaan para pemilik perusahaan. Secara keseluruhan CV.Boga Artha Mandiri Service terdiri atas beberapa unit kerja yaitu : 1. 2. 3. Food Court Duta Rasa Teras Coffee NTea Gulali Land

4. 5.

Donat Burger Billiard Boss

Susunan direksi perusahaan adalah sebagai berikut : Direktur Utama Direktur Keuangan dan Operasional Dengan menunjuk manager yaitu : Widyastuti Gunawan : Budi Purnomo Wijaya : Victor Sandi Jaya

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk : 1. Menilai prosedur dan system pembelian yang digunakan dalam penyelenggaraan operasional perusahaan. 2. Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektifitas prosedur pembelian yang dimiliki perusahaan. 3. Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan prosedur pembelian yang ditemukan .

Bab II Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut :

Kondisi : 1. Fungsi-fungsi yang terkait dalam Prosedur pembelian tidak mempunyai job description (pembagian tugas) yang jelas dalam hal wewenang dan tanggung jawab yang diberikan karena yang terjadi perusahaan hanya menyediakan struktur organisasi tanpa menjelaskan mengenai masalah tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing karyawan. 2. Tidak ada prosedur pembelian yang memadai karena perusahaan tidak menyediakan standar operasional (SOP) yang baku bagi karyawan dalam hal pembelian bahan baku dan penentuan pemasok yang dipakai dalam perusahaan. 3. Dokumen-dokumen tertulis dalam prosedur pembelian telah berjalan dengan cukup baik dan diharapkan akan terus dapat terus ditingkatkan. 4. Internal control yang lemah dalam hal prosedur pembelian dimana atasan dari masing-masing divisi tidak pernah melakukan pengecekan terhadap laporan maupun harga bahan baku yang berlaku dipasar selama ini. Pengecekan hanya dilakukan pada saat terjadi masalah dan kenaikan harga yang tidak wajar.

Kriteria : 1. Dalam setiap perusahaan struktur organisasi dan spesifikasi tugas (Job Description) sangatlah penting agar dapat diketahui pihak-pihak yang bertanggung jawab apabila ada kesalahan, tugas yang jelas yang dilaksanakan setiap karyawan dan wewenang yang jelas dalam pengambilan keputusan. 2. Perlunya standar operasional yang baku sebagai dasar dan acuan atas setiap pembelian yang dilakukan agar dapat meminimalisir penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi. 3. Dalam prosedur pembelian harus memiliki bukti-bukti tertulis yang akan digunakan sebagai otorisasi dan pertanggungjawaban dari masing-masing fungsi yang terkait.

4. Sitem pengendalian manajemen sangatlah penting dalam perusahaan. Hal ini untuk mencegah adanya penyimpangan-penyimpangan dan memastikan bahwa setiap fungsi dalam perusahaan telah melaksanakan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan dengan baik dan benar.

Penyebab : 1. Perusahaan hanya menyediakan struktur organisasi tanpa didukung adanya job description secara tertulis untuk setiap karyawan. 2. Belum adanya standar baku secara tertulis yang dimiliki perusahaan dalam prosedur pembelian yang digunakan saat ini. 3. System kepercayaan yang diterapkan oleh perusahaan selama ini menyebabkan internal control yang lemah dari atas ke bawah, hal ini didukung juga belum tersedianya kebijakan perusahaan ataupun peraturan yang memadai yang berkaitan dengan internal control prosedur pembelian.

Akibat : 1. Karyawan akan kesulitan dalam menentukan setiap tugas,wewenang dan tanggung jawab yang dimliki sehingga dapat berakibat pada kesalahan dalam pengambilan keputusan. 2. Banyak pembelian yang salah dalam hal kuantitas, kualitas, harga dan pemilihan pemasok oleh bag. Pembelian karena tidak adanya standar baku yang digunakan sangatlah besar. 3. Terjadinya pembelian bahan yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang tidak diketahui oleh atasan dan akhirnya hanya disimpan dalam gudang 4. Terjadinya mark up harga oleh karyawan karena tidak pernah dilakukan pengecekan harga pasar ke lapangan.

Pejabat yang bertanggung jawab : Manager CV.Boga Artha Mandiri Service

Bab III Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manjemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga yaitu : 1. Kelemahan yang terjadi pada system dan prosedur pembelian yang dimiliki perusahaan 2. Kelemahan yang terjadi karena kurangnya system pengendalian (internal control) dalam pelaksanaan prosedur pembelian yang dimiliki perusahaan. 3. Kelemahan yang terjadi karena tidak adanya pembagian tugas, wewenang, tanggung jawab dari setiap fungsi yang terkait dengan proses pembelian.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bias diambil manajemen untuk memeperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi : 1. Perusahaan harus memiliki system informasi akuntansiyang lengkap, memadai dan jelas agar setiap fungsi yang terkait dalam proses pembelian mempunyai acuan ataupun dasar dalam melakukan pembelian yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. Kepala keuangan dan akuntansi dengan dibantu cost control harus secara berkala melakukan pengecekan terhadap harga maupun laporan yang dibuat untuk memeriksa kebenaran dalam prosedur pembelian yang telah dijalankan, apakah sudah sesuai atau belum dengan prosedur perusahaan. 3. Perusahaan harus membuat kebijakan yang jelas & cukup untuk menjadi dasar dalam pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk setiap fungsi yang terkait dalam proses pembelian.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada proses pembelian perusahaan di masa yang akan datang.

Bab IV Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah prosedur pembelian pada CV.Boga Artha Mandiri Service untuk periode Januari 2011. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan system pengendalian manajemen system dan prosedur pembelian, fungsi-fungsi yang terkait dalam proses pembelian, dan aktivitas pembelian itu sendiri.