Universidad Catlica Andrs Bello - Guayana Facultad de Ingeniera Escuela de Ingeniera Informtica Gerencia de Proyectos de Software

Fundamentos de planificacin de Tecnologa de Informacin

Profesor: Ing. Wilmer Pino

La Organizacin
Qu es la Organizacin? Organizacin es la estructuracin de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. (Agustn Reyes Ponce ) Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir. (Eugenio Sisto Velasco) Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue. (Isaac Guzmn Valdivia )

La Organizacin
Misin La Misin es definicin de la empresa en el momento presente. Es la razn de ser como organizacin. Contiene la identificacin de sus competencias (producto, mercado y alcance geogrfico). La misin es una definicin global y permanente del rea de actividad de la empresa y la organizacin.

Misin Empresas Polar Satisfacer las necesidades de consumidores, clientes, compaas vendedoras, concesionarios, distribuidores, accionistas, trabajadores y suplidores, a travs de nuestros productos y de la gestin de nuestros negocios, garantizando los ms altos estndares de calidad, eficiencia y competitividad, con la mejor relacin precio/valor, alta rentabilidad y crecimiento sostenido, contribuyendo con el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y el desarrollo del pas.

La Organizacin
Misin Software A2 Satisfacer la alta demanda que hay en las medianas y pequeas empresas de un software administrativo que sea capaz de llevar un altsimo control de las transacciones administrativas.

Misin CVG Planificar, promover y coordinar el desarrollo integral, humanista y sustentable de la Zona de Desarrollo de Guayana, mediante procesos participativos que involucren a los diferentes sectores de la poblacin, para impulsar el nuevo modelo socio- productivo del pas.

La Organizacin
Visin La Visin es la ubicacin de la empresa en escenarios futuros. Es mas que un sueo, puesto que debe ser viable, realista y medible en el tiempo. Es la imagen clara del estado deseado, que logra motivar a los miembros de la organizacin a convertirlo en realidad.

Visin de Cargill Tenemos el propsito de ser el lder en proveer oportunidades para la nutricin y el desarrollo de la poblacin mundial

La Organizacin
Valores Los valores plantean el marco tico-social dentro de la cul una empresa lleva a cabo todas sus acciones. Los valores son atributos de las personas, y de los grupos de personas como las empresas, que guan su conducta y se consideran deseable en s mismo, ms all de su utilidad para alcanzar determinados fines u objetivos. Valores Aserca Airlines Honestidad: Somos trabajadores con un comportamiento honrado y recto en el manejo de los recursos econmicos y materiales de la empresa. Mantenemos los principios de confiabilidad, confidencialidad y veracidad de la informacin. Slo aceptamos negociaciones lcitas y transparentes. Responsabilidad: Tenemos el compromiso del cumplimiento cabal de las funciones que nos han asignado. Somos un equipo completo y especializado orientado a servir con lo mejor de nosotros.

La Organizacin
Objetivos Son las guas que le dan direccionalidad a la empresa, describen el futuro deseado, de all que tengan una relacin estrecha con la visin de la organizacin. Objetivos PDVSA Algunos de los objetivos de la estatal PDVSA son:. Desarrollar e implementar tecnologas para: Lograr un factor de recobro mnimo de 20% del Petrleo Original en Sitio en la Faja Petrolfera del Orinoco. Incrementar el factor de recobro de yacimientos maduros de crudos livianos y medianos. Transformar corrientes de los mejoradores y refineras, para su uso como insumos qumicos, petroqumicos y combustibles; en las operaciones de la industria. Maximizar el uso, en el pas, de azufre y coque de Petrleo.

La Organizacin
Poltica de la calidad Directrices y objetivos generales de una empresa, relativos a la calidad, expresados formalmente por la direccin general. La poltica de la calidad forma parte de la poltica general y debe ser aprobada por la alta direccin.

Poltica de la calidad de CVG Internacional Fomentar en conjunto con sus trabajadores las alianzas multipolares, el desarrollo econmico y social del pas, involucrando a las comunidades a travs del suministro de Servicios de Logstica y Tecnologa de Informacin en forma eficiente, mediante un proceso de mejoramiento continuo, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, accionistas, comunidad y trabajadores

La Organizacin
La Estrategia Definicin de los objetivos, acciones y recursos que orientan el desarrollo de una organizacin Plan de accin para alcanzar los objetivos en presencia de incertidumbre.

Estrategia CEMEX 1. Enfoque en nuestro negocio clave de cemento, concreto premezclado y agregados 2. Ofrecer a nuestros clientes la mejor propuesta de valor 3. Recuperar nuestra flexibilidad financiera 4. Mejorar nuestra eficiencia operativa 5. Fomentar el desarrollo sustentable

La Organizacin

Planificacin Estratgica
La planificacin es un proceso en el cual se definen de manera sistemtica los lineamientos estratgicos, o lneas maestra, de la empresa u organizacin, y se los desarrolla en guas detallas para la accin, se asignan recursos y se plasman en documentos llamados planes.

La planificacin estratgica toma en cuenta la incertidumbre mediante la identificacin de las oportunidad y amenazas en el entorno, tratando de anticipar lo que otros actores puedan hacer. Las oportunidades y amenazas se identifican teniendo en mente los objetivos de la empresa. Las fortalezas y debilidades, por su parte, se identifican teniendo en mente las oportunidades y amenazas.

Planificacin Estratgica
Para la formulacin de la estrategia se requiere realizar previamente un anlisis del entorno (externo) para identificar las oportunidades y amenazas para la empresa, que puedan estar presentes en el perodo considerado, y un anlisis interno para identificar las debilidades y fortalezas.

Aspectos econmicos, tecnolgicos, fsicos, sociales Polticos y ambientales Espacios geogrficos: global, nacional, regional, provincial y local Tcnicas: Anlisis de tendencias, anlisis de escenarios, anlisis de la industria y el anlisis de grupos estratgicos

Anlisis Externo

Planificacin Estratgica
Planificacin por escenarios Escenarios Los escenarios son descripciones sintticas de los posibles entornos en los cules podra ubicarse una empresa en el futuro. Los escenarios no son predicciones del futuro, son planteamientos de las variantes que pueden presentar el entorno de la empresa. La realidad futura puede no corresponder con exactitud a ninguno de los escenarios planteados. La funcin principal de los escenarios es alertar acerca de los posibles eventos que puedan afectar a una empresa. Planificacin por escenarios La planificacin de escenarios constituye una serie de mtodos que permiten establecer desde las condiciones y circunstancias del presente, las posibles perspectivas futuras de una compaa.

Planificacin Estratgica
Planificacin por escenarios Cmo se construyen los escenarios?
Es un proceso altamente interactivo, intenso e imaginativo

Recopilando informacin, a menudo de fuentes no ortodoxas o convencionales Identificando fuerzas motrices, social, ambientales, tecnolgicas, econmicas y polticas Identificando elementos predeterminados, aquellos que son inevitables

Identificando las incertidumbres crticas, lo impredecible

Priorizando todos los factores de acuerdo a su importancia y grado de incertidumbre

Planificacin Estratgica
Planificacin por escenarios Ejemplo: Escenarios de largo plazo para Venezuela, horizonte 2020
Aspecto social
Crecimiento demogrfico Brecha socioeconmica

Opcin A
Bajo 0-1% Creciente Absoluta Pobres ms pobres y Ricos ms ricos Deterioro general creciente Deterioro general creciente Confrontacin generalizada entre actores Dependiente, proviene bsicamente del exterior Escasa religiosidad

Opcin B
Medio 1-2% Crecimiento relativo Pobres menos pobres y ricos ms ricos Mejora educacin de lites, empeora educacin popular Mejoran servicios de salud de lites, empeora a nivel popular Confrontacin espordica entre actores Autctono, generado bsicamente en el pas Numerosas religiones minoritarias

Opcin C
Alto > 2% Decreciente Pobres menos pobres y ricos menos ricos Mejora educacin en general Mejoran servicios de salud en general Negociacin y armona entre actores Mixto, combina fuentes internas y externas Religin mayoritaria

Situacin educativa

Situacin de salud

Conflictividad social Desarrollo cultural Afiliacin religiosa

Planificacin Estratgica
El anlisis interno del negocio nos permitir determinar las fortalezas y debilidades de la empresa respecto a sus competidores y, a partir de ellas, evaluar nuestra capacidad para aprovechar las oportunidades y contrarrestar las amenazas

Cadena de valor de Porter Proporciona un modelo de aplicacin general que permite representar de manera sistemtica las actividades de cualquier empresa, ya sea aislada o que forme parte de una corporacin Modelo de las Siete S de McKinsey Permite realizar un diagnstico simplificado de los aspectos positivos y negativos de la organizacin, y de esta forma, compararlos con los correspondientes de los principales competidores

Anlisis Interno
Tcnicas

Planificacin Estratgica
Cadena de Valor La cadena de valor se basa en los conceptos de costo, valor y margen

Costo: Es la suma del precio de todos los bienes y servicios internos y

externos utilizados hasta disponer del bien o servicio que se ofrece.

Valor: Es el precio que el comprador est dispuesto a pagar por el producto con
base en la utilidad que ste le proporcione, en una situacin de libre mercado

Margen: Es la diferencia entre el valor y el costo

Margen Costo Valor

Planificacin Estratgica
Cadena de Valor La cadena de valor proporciona: Un esquema coherente para diagnosticar la posicin de la empresa respecto de sus competidores Un procedimiento para definir las acciones tendientes a desarrollar ventajas competitivas sostenibles. Valor Agregado: Se agrega valor cuando las actividades realizadas incrementan el precio que est dispuesto a pagar el comprador por el producto o servicio. El margen resultante ser positivo si el valor total excede el costo total resultante de la culminacin de todas las actividades de la cadena de valor.

Planificacin Estratgica
Cadena de Valor Ejemplo de una cadena de valor: Empresa de telefona celular

Actividades de soporte

Direccin Finanzas. Administracin Recursos Humanos Tecnologa. Inversin en planta Adquisiciones. Compras de insumos Operaciones: Procesamiento de Llamadas Servicios opcionales Mercadeo: Publicidad Ventas Fijacin de tarifas Servicios Postventa: Atencin a clientes

Actividades Primarias

Planificacin Estratgica
Anlisis FODA El anlisis Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, y Amenazas, es una herramienta bsica, de gran utilidad en el anlisis estratgico. La matriz FODA permite resumir los resultados del anlisis externo e interno y sirve de base para la formulacin estratgica. Oportunidades y Amenazas Son factores externos que afectan o favorecen ala empresa y a la industria a las que sta pertenece Fortalezas y debilidades Las fortalezas son aquellas caractersticas de la empresa que pueden ser utilizadas para aprovechar las oportunidades o contrarrestar las amenazas. Las debilidades por su parte son las caractersticas de la empresa que dificultan o impiden aprovechar las oportunidades o contrarrestar las amenazas.

Planificacin Estratgica
Oportunidades
Servicios como fuente de recursos Mercado en crecimiento Empresa ve en el mdulo RRHH como mdulo atractivo para comenzar, debido a su bajo impacto Experiencia negativa de clientes con consultores de otras empresa

Amenazas
Reduccin del nmero de empresas/clientes de gran escala En Veneuela operan los competidores mas fuertes a nivel mundial El competidor dominante estableci una estrategia agresiva de reduccin de precios para el mercado nacional

Fortalezas
Lder mundial en cliente-servidor Lder en el mdulo RRHH Comercializacin flexible por submdulos

Debilidades
A diferencia de los competidores IIS no es el productor Mdulo de distribucin y manufactura No tiene suficiente personal calificado Precios por encima del competidor dominante Estrategia de mercado y fuerza de venta

Matriz FODA de International Information System de Venezuela (IIS) IIS es una empresa que distribuye software para sistemas integrados ya realiza servicios de consultora bajo licencia de exclusividad

El modelo de negocio
El modelo de negocio de una empresa es una representacin simplificada de la lgica de negocio. Describe lo que un negocio ofrece a sus clientes, cmo llega a ellos, y cmo se relaciona con ellos, y en fin como la empresa gana dinero. Osterwalder sugiere un proceso dividido en tres fases: Descripcin, Evaluacin, y Mejoras / Innovacin para visualizar nuestro modelo de negocio.

El modelo de negocio
1. Descripcin:
8. RED DE CONTACTOS 4. RELACIONES CON CLIENTES

6. RECURSOS CLAVES

2. PROPUESTA DE VALOR

1. SEGMENTOS DE CLIENTES

7. ACTIVIDADES CLAVES

3. CANALES DE DISTRIBUCIN

9. COSTOS DE LA ESTRUCTURA

5. FLUJO DE INGRESOS

El modelo de negocio
1. Descripcin: 1. Segmento de clientes: Agrupar a los clientes con caractersticas homogneas 2. Propuesta de Valor: Definir el valor creado para cada Segmento de clientes escribiendo los productos y servicios que se ofrecen a cada uno. 3. Canales de distribucin: Para cada producto o servicio definir el canal de su distribucin adecuado 4. Relaciones con clientes: Aqu identificamos cules recursos de tiempo y monetarios utilizamos para mantenernos en contacto con nuestros clientes. 5. Flujos de ingresos: Este paso tiene como objetivo identificar que aportacin monetaria hace cada grupo

El modelo de negocio
1. Descripcin: 6. Recursos claves: Utilizando los datos obtenidos anteriormente escogemos la propuesta de valor ms importante y la relacionamos con el segmento de clientes 7. Actividades claves: Utilizando la propuesta de valor ms importante y los canales de distribucin y las relaciones con los clientes, definimos las actividades necesarias para entregar nuestra oferta. 8. Red de contactos: En este apartado describimos a nuestros proveedores, socios, y asociados con quienes trabajamos para que la empresa funcione. 9. Costo de la estructura: Aqu especificamos los costes de la empresa empezando con el ms alto (marketing, I & D, produccin, etc.).

El modelo de negocio
2. Evaluacin: Terminada la fase de descripcin del modelo de negocio, pasamos a evaluarlo a travs de unas preguntas para poder generar un diagrama FODA con las debilidades, amenazas, fortalezas, y oportunidades que vamos identificando.
Segmento de clientes: Conocemos bien los clientes? Propuesta de valor: Los clientes consideran valiosa la oferta? Canales de distribucin: Llegamos a los clientes de una forma directa? Flujos de ingresos: El flujo actual es sostenible? Est diversificado? Recursos claves: Calidad? Cantidad? Actividades claves: Somos eficientes? Utilizamos el outsourcing? Red de proveedores: Qu relaciones tenemos? Costo de la estructura: Qu parte de la estructura tiene mayor coste?

El modelo de negocio
3. Mejora / Innovacin Para finalizar el modelo de negocio, pasamos a la fase ms intensiva, mejorar y si es posible innovar en lo que estamos ofreciendo. Para cada bloque de arriba podemos plantear unas cuantas preguntas para aportar ideas y formular opciones.

No es necesario cambiar nuestro modelo negocio actual. El anlisis del modelo de negocio nos permite tener un mapa holstico de la empresa, y al mismo tiempo entender que tenemos que modificar el modelo, dependiendo de las variables implicadas. De hecho, lo que funciona para una empresa no necesariamente funcionar para otra.

Planeamiento estratgico TI
Metodologa para el planeamiento estratgico de TI Objetivos generales de una metodologa Los siguientes objetivos generales pertenecen a un proyecto de planeamiento estratgico de TI: 1. La tecnologa informtica debe ser el soporte natural de la estrategia de la empresa. 2. Asegurar que las inversiones que se efecten en tecnologa informtica permitan obtener ganancias al considerar la relacin costo/beneficio. 3. Controlar que las operaciones que se efecten para el procesamiento de la informacin sean rentables. 4. Compatibilizar los requerimientos de los usuarios con las limitaciones de los recursos informticos disponibles

Planeamiento estratgico TI
Desarrollo modular de la metodologa Mdulo 1: Identificacin y evaluacin de la estrategia de negocios
1. Radiografa de la empresa: Estudio de sus requerimientos. Aspectos formales
a) Asegurar la participacin y el compromiso de la alta gerencia b) Establecer el comit de asesoramiento c) Definir el alcance, objetivos y planes de trabajo d) Armar y entrenar al equipo de trabajo e) Uniformar la metodologa de trabajo f) Determinar tiempos estimados de ejecucin del proyecto a)

Aspectos de Fondo
Identificar los objetivos del negocio b) Modelar las principales funciones del negocio y las entidades de la empresa c) Relevar las necesidades operativas y de informacin a nivel gerencial d) Evaluar el estado actual de los recursos informticos de la empresa

Planeamiento estratgico TI
2. Anlisis de la competencia Se debe considerar la forma y el grado en que la competencia pueda estar utilizando la tecnologa informtica para mejorar la calidad de sus servicios, crear nuevos productos, incrementar la productividad, abarcar un mayor segmento del mercado o reducir sus costos. 3. Identificacin de las reas de ventaja estratgica potencial La finalidad de esta fase es identificar y asignar prioridades a las aplicaciones objetivos actualmente en uso u a otras nuevas que tendrn un impacto significativos sobre la empresa, as como tambin describir sus beneficios potenciales. Es el momento en que existe mayor necesidad de analizar la realidad.

Planeamiento estratgico TI
4. Formulacin de directivas y metas de la estrategia empresarial. Los factores crticos de xito Los factores crticos de xito define las reas claves para el logro de los objetivos de una unidad de negocio. Los factores crticos de xito se formulan en trminos que expresan las metas de efectividad y eficiencia, que puedan ser apoyadas o medidas a travs del uso de recursos informticos. Se clasifican en dos categoras: Factores de control: se aplican cuando se intentan resultados a corto plazo Factores de construccin: son aplicables a mas largo plazo para el desarrollo de nuevos mercado o adopcin de nuevas estrategias competitivas Los factores crticos de xito se pueden identificar a travs de una evaluacin de las fortaleza, debilidades, oportunidades y amenazas.

Planeamiento estratgico TI
Anlisis de la cadena de Valor (Factores crticos de xito)
Determinar los factores crticos de xito de la unidad de negocios objeto a fin de identificar las reas de inversin prioritarias

Identificar los factores crticos de xito de la competencia e intentar superarlos

COMPETIDOR (del mismo producto)

PROVEEDORES

UNIDAD DE NEGOCIO Objetivo

CLIENTES

Ayudar a determinar los factores crticos de xito de los proveedores y colaborar para alcanzarlos

COMPETIDOR (de producto sustituto)

Ayudar a determinar los factores crticos de xito de los clientes y colaborar para alcanzarlos

Planeamiento estratgico TI
Mdulo 2: Identificacin de requerimientos de informacin 1. Determinacin de oportunidades informticas La identificacin de oportunidades informticas es un proceso que implica obtener respuesta de las siguientes interrogantes: 1. Cmo se puede utilizar la tecnologa informtica para: Brindar servicios diferentes Reducir costos y mejorar la productividad Mejorar la calidad del producto y servicio Alcanzar los objetivos estratgicos Motivar al personal Generar nuevas oportunidades 2. Cules son las necesidades de informacin y las necesidades operativas de los distintos usuarios para el cumplimiento de sus funciones

Planeamiento estratgico TI
2. Relevantamiento del ambiente informtico actual de la empresa Este relevantamiento implica obtener respuesta de los siguientes cuestionamientos: Determinar la calidad de la informacin y los sistemas actuales Determinar si la funcin de Sistemas est adecuadamente organizada Evaluar si el equipamiento responde a las necesidades Observar si se utilizan adecuadas herramientas de productividad Determinar si se conocen cules son los costes actuales de sistemas Identificar cules son los puntos fuertes y dbiles que presenta el ambiente informtico actual de la empresa

Planeamiento estratgico TI
3. Formulacin de estrategias de tecnologa de informacin La formulacin de estrategias de tecnologa informtica comprende tareas tales cmo: Desarrollar objetivos y polticas en materia de centralizacin y descentralizacin , comunicacin, base de datos, automatizacin, sistemas orientados a usuarios finales. Definir arquitecturas relacionadas con los sistemas de informacin Determinar si existe alguna situacin que por su estado crtico requiera encarar la bsqueda de una situacin dando prioridad al enfoque general.

Planeamiento estratgico TI
Mdulo 3: Anlisis de alternativas de estrategia de organizacin 1. Alternativas de la organizacin En relacin con el proyecto, existen ciertos temas claves en materia de organizacin que deben analizarse: 1. Decidir si el proyectos ser desarrollado y operado por: Personal integrante de la empresa en su conjunto Una empresa de servicios en su totalidad Una combinacin de las dos situaciones anteriores 2. Una vez decidido lo anterior deber definirse si la gerencia y el personal de sistemas Actuarn centralizados y respondern a un responsable nico Si actuarn distribuidos en reas geogrficas remotas y respondern a gerentes locales

Planeamiento estratgico TI
2. Plan de la organizacin

Una vez se definen los temas claves de la organizacin puede ya encararse un plan basado en esas definiciones. El mismo debe incluir: 1. Determinar los perfiles del personal asociado a cada estrategia y sus funciones y responsabilidades 2. Estimar la cantidad de personas requeridas en cada nivel y/o especialidad

Planeamiento estratgico TI
Mdulo 4: Definicin de estrategias para el desarrollo de aplicaciones (proyectos) 1. Definicin de aplicaciones objetivos 2. Anlisis de alternativas estratgicas para aplicaciones informticas El orden de prioridad que debe seguirse: 1) Mantener aplicaciones actuales sin modificaciones sustanciales, pero aplicndole mejoras o bien migrar a tecnologas mas actualizadas 2) Comprar paquetes de aplicacin que se adapten a los requerimientos especficos de la empresa 3) Desarrollar aplicaciones a cargo de los mismo usuario finales, a travs de la utilizacin de prototipos y lenguajes de cuarta generacin 4) Desarrollar aplicaciones a la medida, por medio del personal propio de la empresa o a travs de la contratacin de consultores externos

Planeamiento estratgico TI
Mdulo 5: Anlisis de alternativas estratgicas de tecnologa 1. Desarrollo de la estrategia informtica 2. Anlisis de la infraestructura tecnolgica. Tendencias. Existe cada vez mayor convencimiento de que la informacin es un recurso y no un producto. Existe un mayor acercamiento entre los productos informticos y los usuarios. Aplicaciones desarrolladas por usuarios finales. La red de procesamiento de datos tiende a descentralizarse

3. Seleccin de la estrategia informtica

Planeamiento estratgico TI

4. Formulacin del plan tecnolgico Determinacin del hardware, software, redes de comunicacin, etc., que soporten las estrategias definidas Determinacin de las formas de integracin de las diferentes tecnologas referentes a equipamiento central, dispositivos y equipos descentralizados, redes de comunicacin, sistemas de bases de datos, automatizacin de oficinas, sistema para el soporte de decisiones. Mecanismos de control que permitan alcanzar los objetivos de seguridad Determinacin de los recursos que se requerirn para la ejecucin de cada proyecto.

Planeamiento estratgico TI

Mdulo 6: Planificacin estratgica de datos Las aplicaciones objetivo, a travs de la estrategia informtica, deben procesar datos. Los datos constituyen el punto de partida del proceso de obtencin de informacin, tanto tctica, estratgica y operativa. Esos datos y sus atributos, en sus distintas formas de expresin, deben ser compartidos por diversos sectores y niveles de la empresa.

Planeamiento estratgico TI
Mdulo 7: Desarrollo del plan de implementacin de la estrategia seleccionada 1. Migracin desde el ambiente actual al ambiente objetivo 2. El clculo final de recursos y costos 3. La estimacin del tiempo de desarrollo de cada tarea 4. La asignacin de responsabilidades 5. La preparacin del cronograma de actividades 6. El presupuesto de desembolso 7. La definicin del mtodo de control del avance del plan 8. La formalizacin y lanzamiento del plan

Bibliografa
Antonio Francs. Estrategia para la empresa en Amrica Latina. IESA Alberto R. Lardent. Sistemas de informacin para la gestin empresaria. Prentice Hall.