REGLAMENTO DE TRMITE DOCUMENTARIO Y PROCEDIMIENTOS EN EL COLEGIO DE OBSTETRAS DEL PER

Ref. Resolucin N 012-2011/CDN/COP

CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES

Artculo 1. Referencias Cuando en el presente Reglamento se indica rea de Recepcin: se hace referencia al rea de Recepcin y Trmite Documentario. Artculo 2. Atribuciones a) Colegio de Obstetras del Per (COP), determina los aspectos institucionales que permitan cumplir sus fines y atribuciones. b) Son rganos Directivos o Gobierno del COP el Consejo Nacional y Consejos Regionales. c) El Consejo Nacional, es el rgano Supremo del COP, tiene jurisdiccin en todo el territorio nacional y tiene un Consejo Directivo Nacional, que cumple funciones de representacin, direccin, administracin y ejecucin de lo concerniente a la vida del COP, realizando las acciones que le permitan cumplir sus fines y atribuciones. d) El Consejo Directivo Nacional, tiene entre sus atribuciones, crear, modificar, aprobar y supervisar los Reglamentos que se requieran para el buen funcionamiento del COP. Artculo 3. Normativa Aplicada a) Decreto Ley N 21210, modificado por la Ley N 28686 b) Estatuto del Colegio de Obstetras del Per c) Resolucin N 012-2011/CDN/COP Artculo 4. Finalidad de la norma Propender a una gestin eficiente en la administracin del manejo documentario y de los procedimientos que se atienden en el COP. Artculo 5. Objetivo Establecer las pautas para la recepcin, registro, distribucin y seguimiento de la documentacin interna y externas que se trata en el COP y orientar a los usuarios sobre los procedimientos, requisitos, tarifas, servicios y otros relacionados. Artculo 6. Alcance Las disposiciones de este Reglamento sern de cumplimiento en el mbito del COP, Consejo Directivo Nacional y los Colegios Regionales, segn corresponda. Artculo 7. Responsabilidades Segn el mbito se ha establecido lo siguiente:

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a) El Consejo Nacional, a travs del Consejo Directivo Nacional emite la normatividad

y se encarga de su vigilancia.
b) El Consejo Regional, segn

su competencia,

adecuar y velar

por su

cumplimiento.
c) La organizacin y control directo del rea de Trmite Documentario del COP, es

responsabilidad del Secretario Nacional Administrativo. En la jurisdiccin regional es del Secretario Regional Administrativo. d) El encargado del rea de Recepcin, se ocupa de la recepcin, registro y distribucin de todos los documentos o expedientes que ingresan para atencin del COP. e) Todas las reas del COP, quedan obligadas a considerar el presente Reglamento y a contribuir para su cumplimiento. CAPTULO II: DEL TRMITE DOCUMENTARIO Artculo 8. De la recepcin de documentos o expedientes internos y externos a) El encargado del rea de Recepcin, recibe el documento y/o expediente, revisa y verifica si el destinatario corresponde al COP y s cumple con los requisitos. b) Toda documento y/o expediente debe estar dirigida al Decano de la Institucin. Se recibir a otros destinatarios si estn relacionados a proceso disciplinarios. c) De ser posible todo documento consignar correo electrnico, direccin y telfono. d) Para solicitudes de rutina se usar el Formato de Trmite, adquirido en el COP. e) Un documento ser recibido siempre que el presentante sea claramente identificado. f) De no ser el COP el destinatario, no se admitir el documento o expediente. g) De estar la documentacin incompleta o faltar algn requisito, el encargado de la recepcin har de conocimiento inmediato al interesado o presentante, el cual tendr dos alternativas: desistir de su presentacin o presentarlo con las observaciones correspondientes, para que sean subsanadas en un plazo no mayor de dos (2) das, de lo contrario, el documento se dar por no presentado. h) De recibirse el documento, el encargado estampar el sello de recibido, coloca en el original y cargo(s), la fecha, hora, N de los folios y firma. Luego entregar el cargo al interesado. Ello no implica conformidad y, as se indica en el sello que se estampa. i) El sello de recepcin y anotaciones se colocarn preferentemente en el margen superior derecho y de ningn modo sobre el contenido del documento. En caso necesario se colocarn en otro margen o en el reverso de la primera hoja. j) Los documentos recepcionados que no cumplan con los requisitos pero que el presentante insisti en dejarlos, quedarn registrados en formato aparte sin ms datos que la fecha, guardados y seguros hasta el momento que son completados o subsanados. Pasada la fecha para la subsanacin se informar al Secretario Administrativo para lo que corresponda. Cuando, en el plazo de ley, se complete la documentacin recin se registrar como documento a trmite. k) En caso que el documento o expediente presente deficiencia, deterioro, manchas, ajaduras u otro que pueda alterarlo, el encargado dejar constancia de ello y advertir al presentante de las mismas. Excepcionalmente consultar la pertinencia o no de recibirlo en ese estado. En estos casos, las anotaciones no se
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harn sobre el cuerpo del documento o expediente sino en una foja a continuacin de la ltima que integre el expediente. l) El horario de recepcin de documentos ser: De lunes a viernes de las 09:00 a 12:00 horas y de 14:00 a 16:00 horas. Sbado de 09:00 a 12:00 horas. m) Excepcionalmente, cuando sea urgente, los Consejeros podrn remitir al rea de Recepcin, despus de las horas sealadas, documentos con el sello de URGENTE para su distribucin en el da. Los mismos deben tener el VB del Decanato. n) El encargado del rea de Recepcin bajo responsabilidad, no tramitar ningn documento que teniendo el sello de URGENTE no lleve el VB del Decanato. Artculo 9. De la clasificacin de documentos o expedientes internos y externos1 Los documentos se clasificarn en: a) Documentos de atencin al Colegiado: aquellos relacionados con la atencin y servicios al Colegiado. b) Documentos para Colegiacin: aquellos relacionados con la Colegiacin. c) Documentos administrativos: aquellos relacionados con los actos administrativos, petitorios, procesos disciplinarios y otros en el COP. d) Documentos generales: aquellos de naturaleza ordinaria o de rutina, informacin interinstitucional, invitaciones, orden interno etc. que deriva en trmites simples y rutinarios. e) Documento legal/judicial: aquellos que derivan o se relacionan con procesos legales o judiciales y relacionados. f) Otros que se establezcan conforme a los fine y atribuciones del COP Artculo 10. Del registro y asignacin del Cdigo a) Despus de la recepcin, se ingresar al Mdulo Informtico de Trmite Documentario, registrando: Tipo de documento (Carta, Oficio, Memorndum, Tarjeta de Invitacin, Notificacin, Petitorio, Recurso, etc.) Asunto, Datos del interesado incluyendo telfono, correo electrnico y direccin , Nmero de folios, rea a la que se deriva, Nombre del personal que recibe y las Observaciones si las hubiere (urgente, muy urgente, confidencial u otra.) b) Concluido el registro de los documentos internos y externos, se generar el cdigo de registro N de expediente para el seguimiento respectivo, que ser colocado en la Hoja de Trmite Documentario, antepuesta al documento registrado.

Ver detalle en Anexo N 3

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Artculo 11. De la distribucin interna de los documentos a) Para la distribucin interna de documentos, el encargado del rea de Recepcin, generar previamente un reporte de lo registrado en cada turno, que le servir como cargo de entrega al Decanato u otras reas del COP. b) Los documentos o expedientes registrados pasan al Decanato para el despacho respectivo, con excepcin, de los expedientes con requisitos completos de Colegiacin, Especialistas, Maestras, Doctorados, pasarn previamente a revisin del rea correspondiente. c) El encargado del rea de Recepcin, distribuir la documentacin recibida y registrada en el da, preferentemente en 2 horarios: 1er. Turno: De 12:00 a 12:30 horas y 2do. Turno: De 16:00 a 16:30 horas. d) Estn exceptuados de este horario los documentos urgentes que deben ser tramitados inmediatamente a su registro. El encargado del rea de Recepcin, consultar su tramitacin inmediata. Entre los documentos y expedientes urgentes se hallan los relacionados con procesos disciplinarios, administrativos o judiciales. Artculo 12. Del seguimiento de documentos que ingresan al COP a) En caso de requerirlo el usuario y siempre que est autorizado, el encargado del rea de Recepcin, informar sobre la situacin en que se halla el trmite. b) Diariamente se consignar en el reporte, los usuarios que realizaron seguimiento de su documento o expediente y las respuestas dadas. c) Los plazos fijados para los trmites deben cumplirse. En caso de retraso se debe reportar al Secretario Administrativo, para lo que sea necesario. d) Por ningn caso se dejar sin respuesta a los presentantes. De ser necesario se coordinar con el Secretario Administrativo, para la atencin correspondiente. e) El encargado del rea de Recepcin, recabar diariamente informacin de seguimiento de los trmites autorizados a efectos de informar a los usuarios que lo soliciten. En caso necesario derivar las consultas a las reas correspondientes. Artculo 13. De recepcin y registro de documentos para el exterior del COP a) Las reas del COP, remiten al rea de Recepcin, en horario sealado los documentos y cargos que requieran enviar a otras entidades o personas; verificando direccin, nombres y apellidos del destinatario. El encargado firmar el cargo de recibido. b) El encargado del rea de Recepcin, generar un reporte con la relacin de documentos a enviar.

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Artculo 14. Del envo de documentos al exterior del COP a) El encargado del rea de Recepcin, despus de recibir los documentos y cargos de las reas del COP, los ordena, selecciona y entrega a la empresa de mensajera u otro autorizado. b) El encargado del rea de Recepcin, entregar al servicio de mensajera, los documentos con destino a Lima y/o Provincias, mediante Hoja de Registro de Entrega consignando la relacin, cantidad, destino y el nivel de urgencia de los documentos. La hoja ser suscrita por el representante acreditado de la empresa de mensajera indicando nombres y apellidos, firma y N de DNI. c) El encargado del rea de Recepcin, lleva el control de los documentos remitidos a otras entidades o personas externas. Artculo 15. Devolucin de cargos de documentos enviados al exterior del COP a) La empresa de mensajera u otro autorizado, despus de la entrega, devolver al encargado del rea de Recepcin los cargos de lo entregado y de lo no entregado. b) El encargado del rea de Recepcin, verificar y digitar lo entregado y no entregado a los destinatarios, emitiendo el reporte de cargos y entrega a las reas que corresponda. c) El encargado del rea de Recepcin, verificar que el servicio de mensajera o a quien se le haya delegado, presente los cargos de los documentos entregados al destinatario, consignando nombres y apellidos, documento de identidad de quien recibi, fecha y hora en que se efectu. Cuando se trate de instituciones y/o dependencias deber tener el sello y firma de quien recibi, fecha y hora en que se efectu. Consignar telfono y direccin electrnica, de ser posible. d) En los casos en el que el destinatario se niegue a firmar o la direccin indicada para notificar est deshabitada o no hay nadie u otras circunstancias similares, el representante de la empresa de mensajera o quien haya sido delegado, consignar en el cargo tal situacin, detallando las caractersticas de la persona que se neg a recibir; del lugar, incluyendo descripciones vecinas; constituyendo esto una constancia. En todos los casos el responsable de la empresa de mensajera o quien haya sido delegado, deber consignar sus datos y firmar lo descrito. De requerrsele, detallar lo sucedido en un Acta de Notificacin. e) El encargado del rea de Recepcin, verificar que los cargos de los documentos entregados al servicio de mensajera, debern ser devueltos en forma oportuna, de Lima y distritos en un plazo mximo de 3 das y de provincias en 6 das. f) Cuando un documento tiene como destino zonas muy alejadas o de difcil acceso del pas, el encargado del rea de Recepcin coordinar con la empresa de mensajera, el plazo mximo de entrega, el que debe considerar el trmino de la distancia; debiendo hacer de conocimiento al rea remitente. g) El encargado del rea de Recepcin, verificar que los documentos que no hayan sido posibles de entregar por cambio de domicilio, direccin incompleta, etc., la empresa consigne en el listado el motivo de la no entrega, a fin de poder informar al rea remitente. h) El encargado del rea de Recepcin, verificar que la empresa de mensajera remita, previo al pago del servicio, un reporte o listado con el total de envos realizados, no debiendo quedar pendiente ningn documento de entrega y/o devolucin de cargo. El reporte o listado debe contener: fecha de envo, nombre del

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destinatario, tipo de envo: local o nacional, cantidad de enviaos peso de la correspondencia enviada (de ser necesario), precio unitario y precio total. i) El encargado del rea de Recepcin, es responsable de coordinar la conformidad del servicio de mensajera, con el VB del Secretario Administrativo para efectos del pago correspondiente.

CAPTULO III: DE LOS TRMITES, SERVICIOS Y TARIFARIO Artculo 16. Conforme a lo fines y atribuciones del COP, se han establecido los siguientes trmites y servicios2: Trmites para la atencin al Colegiado: de trmite especial: aquellos relacionados directamente con la atencin y servicios al Colegiado. Trmite para Colegiacin: aquellos relacionados con la Colegiacin. Trmite administrativo: aquellos relacionados con los actos administrativos, petitorios, procesos disciplinarios y otros en el COP. Trmites generales: aquellos relacionados con la atencin y servicios de diferentes usuarios. Artculo 17. Trmites para la atencin al Colegiado: 1. Constancia de Habilidad Profesional Nacional. 2. Constancia de ser Miembro de la Orden. 3. Cambio voluntario de Carn de Colegiado, para actualizar denominacin del COP. 4. Duplicado de Nuevo Carn de Colegiado, por prdida, robo o para actualizar datos personales o cambio de fotografas. 5. Recarnetizacin. 6. Fedateo de documentos. 7. Cambio de Holograma de Colegiacin en el Titulo Profesional. 8. Diploma de Inscripcin en el COP. 9. Carta de presentacin. 10. Visado o refrendo de Diploma de Colegiacin. 11. Constancia de Habilidad Profesional para el Extranjero. 12. Perfil Profesional para el extranjero. (Resumen) 13. Inscripcin en el Registro Nacional de Obstetras Especialistas. 14. Inscripcin en el Registro Nacional de Obstetras con Maestra. 15. Inscripcin en Registro Nacional de Obstetras con Doctorado. 16. Inscripcin en Registro Nacional de Obstetras con Diplomado. 17. Inscripcin en Registro Nacional de Asociaciones. 18. Inscripcin en Registro Nacional de Sociedades Cientficas. 19. Otros relacionados. Artculo 18. Trmites para Colegiacin 1. Colegiacin como Miembro de la Orden. 2. Colegiacin Privada. 3. Colegiacin extempornea en sede nacional.
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El detalle de los procedimientos estn sealados en la gua de procedimientos del COP.

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4. Colegiacin extempornea que se inicia en Sede Regional. 5. Pre Colegiacin: titulados nacionales de > ms 2 aos. 6. Pre Colegiacin Titulados del Extranjero de igual o mayor creditaje acadmico. 7. Pre Colegiacin Titulados del Extranjero de menor creditaje acadmico. 8. Valoracin de Competencias Pre Colegiacin para egresados nacionales o

extranjeros.
9. Otros relacionados.

Artculo 19. Trmite Administrativo 1. Presentacin de Petitorio. 2. Presentacin de Recurso de nulidad. 3. Presentacin de Recurso de Apelacin de Resolucin de Primera Instancia. 4. Presentacin de Recurso de Apelacin de Resolucin de Segunda Instancia. 5. Presentacin de Recurso de queja. (Medio Impugnatorio). 6. Presentacin de denuncias 7. Otros relacionados. Artculo 20. Trmites Generales 1. Auspicio Institucional. 2. Informes Especiales, segn disponibilidad. 3. Publicacin en Sitio Web del COP. 4. Publicacin autorizada de banner en el COP. 5. Copias de documentos de legajo personal. 6. Copia fedateada de Resoluciones de Colegiacin u otras publicables. 7. Constancia de participacin en eventos. 8. Bsqueda de certificados/carns. 9. Compensacin y/o devolucin. 10. Carpetas de Auspicios, Colegiacin, Especialista, Maestra, Doctorado, Diplomado, Sociedades, Asociaciones, otras. 11. Adquisicin Compendio de Normas. 12. Otros relacionados. Artculo 21. De los Requisitos a) Los documentos de Trmite para la atencin al Colegiado y Trmite Administrativo exigen requisitos especficos al momento de presentarse. b) Entre los requisitos se exigen la credencial de habilidad profesional, la declaracin de no tener deudas o sanciones, tener sus datos actualizados, as como la tarifa por derecho de tramitacin o por el servicio solicitado. Artculo 22. Del Tarifario a) Las tarifas por derecho de tramitacin o por el servicio solicitado se deducirn tomando la Asignacin Administrativa Institucional (AAI) que es equivalente a (1) UNA Unidad Impositiva Tributaria, conforme lo indicado por el Estatuto del COP.

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b) Las tarifas por derecho de tramitacin o por el servicio solicitado se abonarn, segn corresponda. La Cuenta Corriente que corresponde al Colegio de Obstetras del Per es el Banco Continental: 0011-0148-49-0100003673 (Nuevos Soles), exigiendo que en el voucher se consigne obligatoriamente el nombre y apellidos del Colegiado o usuario, para canjearlo por el comprobante de pago respectivo. c) La vigencia del pago es limitada, por lo que se recomienda agilizar el trmite. Artculo 23. Vigencia de los anticipos a) Toda tarifa o pago anticipado de servicio considerado como anticipo, que se realice al COP, haya sido o no canjeado por los comprobantes respectivos, servir para los fines que fue realizado solo durante seis (6) meses. El rea contable realizar la liquidacin y el resultante formar parte, proporcionalmente, del Fondo de Ayuda al Colegiado y del Fondo de Defensa de la Profesin. b) Las cuotas por capacitacin podrn ser exceptuadas hasta por 10 meses. c) En todos los casos, cumplidos los plazos establecidos el usuario perder el derecho a usar dicho anticipo o a tramitar el reembolso del depsito efectuado. d) Excepcionalmente el Consejo Directivo, evaluar algn caso que resulte necesario.

CAPTULO IV: DE LAS DISPOSICIONES ESPECFICAS Artculo 24. Das y horario de atencin para trmites documentarios La atencin y recepcin de correspondencia ser: De lunes a viernes: de 09:00 a 12:00 horas y de 14:00 a 16:00 horas. Sbado: de 09:00 a 12:00 horas. En feriados laborables: la atencin ser anunciada previamente. Artculo 25. Trmite de la documentacin en sobre cerrado a) El documento que ingrese en sobre cerrado y como confidencial o reservado, ser reportado como tal y no deber ser abierto. Quedar as reportado. b) Cuando se presenten documentos en sobre cerrado con un cargo a la vista y no se tenga el principal, se abrir el sobre para cotejar los documentos, estampar el sello de recibido, registrar su ingreso y darle el trmite correspondiente, siendo entregado directa y personalmente al destinatario. Artculo 26. Formatos de Trmites a) Algunos documentos requieren, al momento de presentarse, de Formatos de Trmites impresos y aprobados por el COP. b) El COP proveer los mismos en forma directa o utilizando la va electrnica a travs de la pgina web, el correo electrnico u otros de naturaleza anloga. Artculo 27. Declaraciones juradas a) Las declaraciones juradas que se formulen a los efectos de los trmites documentarios en el COP, se presentan en hoja simple, sin que sea necesaria certificacin notarial. Son responsables de su contenido las personas naturales o los representantes de las personas jurdicas que las suscriban. b) La falsedad de dichas declaraciones ser sancionada de acuerdo a las normas.

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Artculo 28. Documentos recibidos y enviados por correo electrnico y fax a) El COP, en casos extraordinarios podr autorizar la presentacin de documentos referidos a asuntos de rutina y de orden interno cuyo registro es simple, mediante el uso de correo electrnico o fax, siempre que aseguren su inalterabilidad, integridad y su incorporacin a archivos magnticos. b) Los documentos recibidos o enviados, entre los rganos directivos por medio de correo electrnico, son referenciales. Sin embargo al enviarlo y recibirlo usando direcciones electrnicas autorizadas y de clara autenticidad, pueden ser igualmente impresos y puestos a trmite regular, sobre todo cuando se refieren a trmites simples y que no estn en relacin con procesos administrativos o normativos. c) Los documentos recibidos o enviados entre los rganos directivos por medio de fax, son documentos referenciales. Sin embargo si son trasmitidos y recibidos, dejando clara evidencia del lugar, fecha y hora de remisin, si son claros, si se evidencia su autenticidad, estn referidos a trmites simples y no estn en relacin con procesos administrativos o normativos, deben ser igualmente considerados a trmite regular. d) En ambos casos si la autoridad competente que le toque dictaminar o decidir sobre el documento en trmite, hace en cualquier momento, observaciones sustentadas sobre la autenticidad u otra causa, los documentos originales deben ser recibidos o enviados de manera autntica con las firmas y sello necesarios, reemplazando las anteriores. e) En ambos casos, de recibirse los originales, estos remplazaran a los que vienen en trmite, considerando el mismo Cdigo de Registro. f) En el caso del documento va fax, se debe sacar una copia del mismo y eso correra a trmite. En el caso del correo electrnico, debe correr el trmite mostrndose claramente la cabecera del correo, donde seala la procedencia, fecha y hora y otros detalles. Artculo 29. Cuidado y seguridad de la documentacin a) Los documentos que recibe y registra el encargado del rea de Recepcin, debe mantenerse seguros mientras dure el trmite de registro y distribucin. b) Est terminantemente prohibido el ingreso de personas no autorizadas al rea de Recepcin por razones de seguridad y confidencialidad. c) Est prohibido transcribir, copiar, fotocopiar, reenviar, borrar o alterar informacin que revele el contenido de los documentos, as como comentarla. Artculo 30. Orientacin y atencin a usuarios a) El encargado del rea de Recepcin, orientar e informar a los usuarios sobre los documentos, requisitos y trmites que atiende la institucin haciendo referencia de los que estn publicados en la pgina Web del COP. b) La atencin se realizar en trminos respetuosos y cordiales, y se absolvern las consultas que realicen y que estn relacionados con asuntos de competencia del COP. El Secretario Administrativo implementar las medidas pertinentes.

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Artculo 31. Atencin de quejas y reclamos a) En caso un usuario presente un reclamo por la tardanza de un trmite, lo formular ante el Decano quien derivar el caso al Secretario Administrativo teniendo ste 24 horas para emitir un informe y de ser posible arribar a la solucin, con el rea competente. b) Si el caso no recibiera respuesta, el usuario podr solicitar la atencin directamente con el despacho de Decanato, quien lo revisar prioritariamente. Artculo 32. Evaluacin del servicio y satisfaccin del usuario. El Secretario Administrativo, implementar acciones para conocer la satisfaccin del usuario e implementar las medidas que sean pertinentes para el buen servicio. Artculo 33. Foliacin Para los expedientes que ameriten la foliacin en el rea de Recepcin, preferentemente se utilizar el sello y el nmero correspondiente con el lapicero color azul, en el borde inferior derecho de cada hoja. Artculo 34. De las tarifas y requisitos para trmites. Est referida, en anexo aparte. CAPTULO V: DE LAS DISPOSICIONES FINALES

PRIMERA.- Las tarifas y requisitos para trmites que no figuren en el anexo correspondiente, sern establecidos por la autoridad competente y publicados segn corresponda SEGUNDA.- Lo establecido en el presente Reglamento se adecuar en las jurisdicciones de los Colegios Regionales, no debiendo ser, en materia de tarifario, mayor que lo sealado en la presente norma. TERCERA.- La vigencia del presente Reglamento ser a partir de su publicacin. CUARTA. El presente Reglamento ser aprobado por el Consejo Directivo Nacional y refrendado por el Decano y el Secretario Nacional Administrativo. QUINTA.- Todos los aspectos no contemplados en la presente norma, los resolver el Consejo Directivo Nacional, en el momento que se presenten, requiriendo previamente el acuerdo y formalizacin del acto resolutivo correspondiente. Lima, 11 de febrero de 2011.

Anexo N 1
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Sellos para Trmite Documentario

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Trmite Documentario

I modelo N 01-A

RECIBIDO
Da/Mes/ao
Cdigo.Hora La recepcin de este documento, no implica la conformidad del mismo

SE DEJA CONSTANCIA QUE NO SE ADJUNTA

Fecha: Firma

II Modelo N01 -B

DOCUMENTO RECEPCIONADO SIN LOS SIGUIENTES REQUISITOS:

Fecha:. Plazo para subsanar: 02 das hbiles Firma

III Modelo N 1 -C

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