JURNAL ILMIAH

TEKNIK INDUSTRI

ANALISIS KINERJA MANAJEMEN PERSEDIAAN PADA PT. UNITED TRACTORS, Tbk CABANG PADANG
Henmaidi1, Suci Hidayati2 1) Dosen Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Andalas 2) Alumni Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Andalas Abstrak Kebijakan pengendalian dan pengadaan inventory sangat penting bagi pemenuhan permintaan pelanggan di saat diperlukan dengan tepat waktu serta pemanfaatan sumber dana secara hemat dan tepat guna. Oleh karena itu, sistem persediaan harus memiliki performansi yang baik. PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang adalah sebuah perusahaan yang bergerak sebagai penyalur penjualan genuine spare part alat-alat berat (heavy equipment) berbagai jenis merek, juga tidak lepas dari masalah persediaan. PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang perlu menjaga kelancaran proses bisnis perusahaan, agar tetap mampu bersaing dengan perusahaan sejenisnya. Akan tetapi kebijakan pengendalian persediaan yang telah dilakukan PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang masih menimbulkan beberapa persoalan yang terkait dengan fenomena kinerja sistem persediaan. Atas dasar ini, maka perlu dilakukan pengukuran kinerja dan pengendalian sistem persediaan yang mampu menjamin kebutuhan pelanggan dengan tingkat biaya minimum. Evaluasi sistem persediaan PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang dilakukan terhadap kinerja sistem persediaan saat ini yang kemudian dilakukan analisis untuk meningkatkan kinerja sistem persediaan melalui penentuan kebijakan persediaan yang optimal. Hasil pengamatan menunjukkan bahwa kinerja sistem persediaan PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang saat ini belum optimal. Hal ini diketahui dari rasio layanan persediaan 75,43% dan stock out 8,34%. Nilai ini masih jauh dari standar indikator kinerja sistem persediaan. Selanjutnya, untuk peningkatan performansi sistem persediaan diusulkan kebijakan persediaan minimum maksimum yang mempertimbangkan adanya safety stock untuk item persediaan kelas A, serta joint replenishment untuk item persediaan kelas B dan C. Penerapan kebijakan persediaan ini menurunkan nilai persediaan rata-rata sistem sebesar 49,09% dari nilai persediaan rata-rata sistem saat ini. Selain itu, kebijakan usulan ini memberikan penghematan total biaya persediaan senilai 87,9% dari total biaya persediaan sistem persediaan saat ini. Kata Kunci: Over Stock, Stock Out, kinerja, persediaan, PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang 1. Pendahuluan Persediaan hampir selalu ada pada setiap perusahaan jasa maupun perusahaan manufaktur. Persediaan berguna mengantisipasi fluktuasi permintaan, langkanya pasokan dan waktu tunggu barang yang dipesan (lead time). Keinginan pelanggan akan kualitas dan harga yang sesuai, serta pengiriman yang tepat waktu juga menjadi salah satu kriteria pelanggan dalam memilih barang ke produsen. Sebagaimana halnya dengan perusahaan jasa atau jenis perusahaan lainnya, PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang tidak dapat lepas dari masalah persediaan. PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang merupakan sebuah perusahaan yang menyediakan jasa dan penjualan genuine spare part alat-alat berat (heavy equipment) berbagai jenis merek. Perusahaan ini menerima pesanan baik berupa part maupun unit alat berat dari sejumlah perusahaan yang memiliki alat berat. Dalam pemenuhan pesanan atau permintaan pelanggan, PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang memerlukan perencanaan persediaan part yang tepat Alasan utama perusahaan sangat memfokuskan perhatian terhadap masalah pengendalian persediaan adalah karena persediaan merupakan salah satu bagian pengeluaran perusahaan yang menyerap investasi terbesar. Nilai investasi perusahaan dalam bentuk barang persediaan besarnya bervariasi antara 25%-35% dari nilai seluruh aset, [Indrajit dan Djokopranoto, 2003]. Pada dasarnya persediaan juga merupakan sumber daya yang menganggur (idle resources), yang berarti jika persediaan berlebih menyebabkan investasi sia-sia, akan tetapi bila tidak ada persediaan akan sulit mengantisipasi fluktuasi permintaan atau hal-hal lain yang menyebabkan terjadinya kekurangan. Kedua permasalahan tersebut sangat ekstrim, karena itu keputusan perlu dilakukan atas dasar

JURNAL ILMIAH

TEKNIK INDUSTRI

minimasi ongkos total dengan teknik optimasi yang dikembangkan. Masalah persediaan muncul jika diperlukan simpanan untuk memenuhi permintaan (demand) dimasa mendatang selama periode waktu tertentu. Keputusan yang menyangkut berapa banyak dan kapan harus melakukan pemesanan merupakan hal yang khusus dalam masalah persediaan, terlebih lagi bila kebutuhan persediaan terdiri dari beberapa jenis produk atau item, dengan pemasok yang berbeda, waktu penyerahan yang tidak seragam, jumlah pesanan yang berbeda serta anggaran yang terbatas. Persediaan ini diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari persediaan tersebut terjamin kelancarannya. Dengan demikian, perlu diusahakan keuntungan yang diperoleh lebih besar daripada biaya-biaya yang ditimbulkannya. Secara teoritis manajemen persediaan memiliki sasaran untuk mengatur berapa banyak item yang harus distok, kapan dan berapa banyak pembelian harus dilakukan. Kelihatannya hal ini cukup sederhana, namun di dalam praktek menjaga persediaan merupakan masalah yang rumit, apalagi melibatkan item yang mencapai ribuan. Sangat sulit menyelesaikan persoalan kapan dan berapa banyak yang harus dibeli. Para praktisi sering menyederhanakannya dengan membuat batasan sistem minimummaksimum. Tuntutan konsumen terhadap kualitas produk, harga dan ketepatan pengiriman semakin tinggi. Agar dapat bersaing dengan perusahaan lain terutama dengan perusahaan yang sejenis maka setiap perusahaan dituntut untuk mengatur sistem produksinya dengan efektif dan efisien, sehingga tuntutan konsumen tersebut dapat terpenuhi. PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang sebagai perusahaan jasa distributor spare part juga tak lepas dari permasalahan tuntutan konsumen ini. Hal ini untuk menjaga kelancaran proses bisnis perusahaan, agar tetap mampu bersaing dengan perusahaan sejenisnya. Selama ini, pengendalian persediaan spare part yang dilakukan PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang juga telah menerapkan beberapa kebijakan namun juga tidak menutup kemungkinan bahwa pengendalian persediaan juga dilakukan berdasarkan pengalaman dan intuisi. Seperti aktivitas dalam penentuan waktu pemesanan dan jumlah yang akan dipesan. Dengan intuisi yang dilakukan ini tentu saja

dapat berakibat terhadap ketidakoptimalan pengadaan spare part. Beberapa item part sering terjadi overstock namun juga tidak tertutup kemungkinan dengan terjadinya stockout. 2. Metodologi Penelitian
Mulai

Survey Sistem Studi Literatur Identifikasi Masalah

Perumusan Masalah 1. Bagaimana pelaksanaan sistem

persediaan spare part yang diterapkan PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang saat ini dan permasalahan-permasalahan yang masih muncul dalam penerapan 2. sistem tersebut? Usaha apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan performansi sistem persediaan tersebut?

Tujuan Penelitian Memperoleh gambaran tentang performansi sistem pengendalian persediaan spare part di PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang berdasarkan analisis persediaan efektif, dan mendapatkan solusi mengenai kebijakan manajemen persediaan yang sebaiknya digunakan perusahaan untuk meningkatkan performansi sistem persediaan.

Pengumpulan data

1.
2. 3. 4.

Data permintaan spare part selama bulan Januari 2006 sampai Desember 2006. Data biaya-biaya persediaan. Data pembelian spare part. Data move order outstanding.

Pengolahan Data Pengolahan Data Tahap I: Pengolahan Data Tahap III: Keputusan proses stok didasarkan atas total biaya persediaan yang mendekati nilai terkecil sesuai dengan hasil keputusan dari metode perhitungan pengolahan data tahap II. Stok persediaan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: Proses stok yang dilakukan di perusahaan PT. United Tractors, Tbk Padang. Proses stok yang dilakukan di perusahaan PT. United Tractors, Tbk cabang lain selain Padang.

Pengolahan Data Tahap II:

1.

Pengelompokkan data berdasarkan konsep ABC dan Rank Month Movement. 2. Menghitung nilai rata-rata persediaan. 3. Menghitung tingkat persediaan Inventory Turn Over (ITO) 4. Perhitungan nilai kekurangan persediaan (stock out) dan rasio layanan

1.

Menghitung total biaya persediaan dengan sistem interval pemesanan tetap atau Economic Order Interval (EOI).

2.

Menghitung total biaya persediaan dengan sistem jumlah pemesanan tetap atau Economic Order Quantity (EOQ).

Analisis Hasil Pengolahan Data

Penutup

Selesai

Gambar 1. Skema metodologi penelitian 3. Hasil dan Pembahasan

Data yang dikumpulkan untuk pemecahan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Data permintaan spare part selama bulan Januari 2006 sampai Desember 2006. 2. Data biaya-biaya persediaan. 3. Data pembelian spare part. 4. Data move order outstanding. Data tersebut merupakan data sekunder yang didapatkan langsung dari bagian Part Analysis PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang divisi Part Department yang bertanggung jawab dalam penganalisaaan data-data persedian perusahaan. Data yang

JURNAL ILMIAH

TEKNIK INDUSTRI

digunakan adalah data perusahaan dari bulan Januari 2006 sampai Desember 2006. Data permintaan yang diolah terdiri dari 3002 item part yang memiliki laju permintaan yang bervariasi. Dari data dapat dilihat bahwa terdapat beberapa item part yang jarang ada permintaan selama periode pengumpulan data. Selain itu terdapat juga item part yang selalu ada permintaan setiap bulannya. Data pemesanan atau data order diperlukan untuk mengetahui lead time masing-masing item persediaan, yaitu waktu yang diperlukan dari mulai memesan barang sampai barang diterima di gudang. Data lead time yang digunakan dalam penelitian ini diasumsikan selama 7 hari (0,233 bulan). Nilai lead time ini berlaku untuk seluruh item. Untuk menentukan level minimum persediaan bahan baku diperlukan data laju pakai dan lead time. Biaya yang digunakan dalam persediaan adalah biaya pemesanan dan penyimpanan. Biaya pesan ini mencakup biaya-biaya yang timbul selama proses pemesanan berlangsung. Biaya penyimpanan, pada penelitian ini ditetapkan biaya penyimpanan tahunan untuk setiap jenis persediaan berdasarkan fraksi biaya pembelian yaitu sebesar 20%. 3.1 Pengolahan Data Tahap 1 Pengolahan data tahap I ini menghitung nilai rata-rata persediaan, menghitung perputaran persediaan dan perhitungan nilai kekurangan persediaan (stock out) dan rasio layanan. 3.1.1 Pengelompokkan Persediaan

Pengklasifikasian berdasarkan konsep ABC dilakukan dengan mengelompokkan persediaan berdasarkan nilai pemakaian. Tahap-tahap yang dilakukan dalam pengklasifikasian persediaan berdasarkan konsep ABC adalah: 1. Membuat daftar semua item yang akan diklasifikasikan dan harga beli masingmasing item. 2. Menentukan jumlah pemakaian ratarata per tahun untuk setiap item tersebut. 3. Menentukan nilai pemakaian per tahun setiap item dengan cara mengalikan jumlah pemakaian rata-rata per tahun dengan harga beli masing-masing item. 4. Menjumlahkan nilai pemakaian tahunan semua item untuk memperoleh nilai pemakaian total. 5. Menghitung persentase pemakaian setiap item dari hasil bagi antara nilai pemakaian per tahun setiap item dengan total nilai pemakaian per tahun. 6. Mengurutkan sedemikian rupa nilai pemakaian tahunan semua persediaan yang memiliki nilai uang yang paling besar sampai yang terkecil agar mempermudah pembagian persediaan atas kelas A, B, atau C sesuai dengan aturan pengklasifikasian yang dipakai, yaitu kelompok A memiliki persentase jumlah barang 10% dan persentase nilai barang 70%, kelompok B memiliki persentase jumlah barang 20% dan persentase nilai barang 20%, dan kelompok C memiliki persentase jumlah barang 70% dan persentase nilai barang 10%. Tabel 2 Pengelompokan Part Berdasarkan Kelas A, B, C
No. 1 2 3 Kelompok Material Sering digunakan Jarang digunakan Sangat jarang digunakan Total Jumlah Item 300 600 2102 3002 Rp Rp Rp Rp Total Nilai Permintaan 5,563,064,214 789,212,401 358,413,854 6,710,690,469 % Nilai Permintaan 82,9 % 11.76% 5.34% 100 %

Frekuensi jumlah permintaan tiap item part dikelompokkan berdasarkan month movement, yaitu pengelompokkan item yang dihitung berdasarkan pergerakan item tersebut perbulan dalam jangka waktu satu tahun. Terdapat 10 rank pengelompokkan item part yang secara umum merupakan bagian dari fast moving item, middle moving item, dan slow moving item. Tabel 1 Pengelompokkan Part Berdasarkan Month Movement
Rank A B C D E F Month Movement 10 12 Months Movement 8 9 Months Movement 6 7 Months Movement 5 Months Movement 4 Months Movement 3 Months Movement Jumlah Part 27 35 55 44 99 201

3.1.2 Menentukan Persediaan

Nilai

Rata-Rata

2 Months Movement

534

Menghitung tingkat persediaan dilakukan dengan menggunakan tiga pendekatan, yaitu: 1) Menentukan tingkat persediaan minimum maksimum dengan memperhitungan adanya safety stock sesuai dengan rencana service level Langkah-langkah yang dilakukan dalam penentuan tingkat persediaan pada pendekatan ini adalah sebagai berikut: 1) Menentukan safety stock dengan rencana service level yaitu 95 %

JURNAL ILMIAH

TEKNIK INDUSTRI

sehingga z = 1,65. Penggunaan faktor service pada penelitian ini sebesar 95 % dan data diasumsikan terdistribusi dengan normal. Untuk melakukan uji kenormalan data dirasakan tidak memungkinkan dan dirasa tidak perlu mengingat banyaknya jenis item part persediaan yang digunakan dalam penelitian ini sebagai data dan juga sulit mendapatkan kenyataan untuk mendapatkan data terdistribusi normal di lapangan. Dengan menggunakan

LT .(1) persamaan; SS = Z 2) Menentukan jumlah persediaan minimum. Gunakan persamaan; Min = DL + SS ........................(2) 3) Menentukan jumlah persediaan maksimum Gunakan persamaan; Maks = 2DL + SS ....................(3) 4) Menentukan nilai rata-rata persediaan Gunakan persamaan; Persediaan rata-rata =
min imum + maksimum .......(4) 2
Sehingga untuk nilai persediaan ratarata diperoleh berdasarkan perkalian antara persediaan rata-rata dengan harga per unit. Gunakan persamaan; Nilai persediaan rata-rata = ......(5)

3) Menentukan tingkat persediaan dengan menerapkan konsep minimum maksimum untuk barang persediaan kelas A dan menggunakan konsep persediaan joint replenishment untuk barang persediaan kelas B dan C Barang persediaan kelas A diatur dengan kebijakan yang lebih ketat daripada kelas B dan C. Kebijakan kelas A diterapkan dengan menerapkan konsep minimum maksimum yang memperhitungkan adanya safety stock sesuai dengan rencana service level, guna mengatasi fluktuasi pemakaian selama lead time. Perhitungan tingkat persediaan barang kelas B dan C dengan penerapan model joint replenishment membutuhkan perhitungan kuantitas pemesanan optimal dan interval pemesanan optimal. Persediaan kelas B dan C ini masing-masing dikelompokkan lagi berdasarkan frekuensi pemakaian menjadi order pertama dan kedua. Order pertama adalah untuk persediaan dengan frekuensi permintaan yang kecil atau sama dengan 6 bulan dan oder kedua lebih besar dari 6 bulan. Berdasarkan ketiga model persediaan diatas maka dapat diambil keputusan bahwa model persediaan dengan menerapkan konsep minimum maksimum untuk barang persediaan kelas A dan menggunakan konsep persediaan joint replenishment barang persediaan kelas B dan C lebih baik. Karena telah mempertimbangkan tingkat pemakaiannya dan memiliki nilai persediaan rata-rata yang optimal. Berikut ini adalah tabel rekapitulasinya: Tabel 3 Rekapitulasi Nilai Persediaan
Metode Kebijakan Perusahaan Usulan 1 Usulan 2 (SF = 1,2) Usulan 3 (SF = 1,5) Usulan 4 (SF = 2) Usulan 5 (MinMak & Join Order ) Nilai Persediaan Rata-Rata (Rp) 10.737.104.751 6.039.546.047 2.818.489.997 3.523.112.496 14.763.519.033 5.466.628.283

min imum + maksimum 2

x harga/unit

2) Menentukan tingkat persediaan minimum maksimum dengan menetapkan langsung angka safety factor-nya Dalam penelitian ini ditetapkan beberapa alternatif policy variable sebesar 1.2, 1.5, dan 2. Hal ini dilakukan untuk melihat dampaknya terhadap nilai persediaan rata-rata. 1) Menentukan jumlah persediaan minimum. Menggunakan persamaan; Nilai persediaan minimum = D + L + SF .............................................(6) 2) Menentukan jumlah persediaan maksimum Menggunakan persamaan; Nilai persediaan maksimum = 2 X Minimum .............................................(7) 3) Menentukan nilai rata-rata persediaan Menggunakan persamaan (5)

3.1.3 Menentukan Persediaan

Rasio

Perputaran

Performansi sistem persediaan sekarang dinilai berdasarkan dua ukuran yaitu turn over ratio (TOR) dan tingkat persediaan (ITO). Turn over ratio digunakan sebagai ukuran performansi sistem persediaan karena menunjukkan perputaran barang persediaan selama periode tertentu, sedangkan tingkat persediaan merupakan bentuk lain dari TOR yang menunjukkan

JURNAL ILMIAH

TEKNIK INDUSTRI

lamanya persediaan dapat memenuhi pemakaian. Berikut ini adalah contoh perhitungan rasio perputaran persediaan yang dapat dilihat pada tabel 4.9. Tabel 4 Contoh Perhitungan Rasio Perputaran Persediaan
Metode Kebijakan Perusahaan Usulan 1 Usulan 2 (SF = 1,2) Usulan 3 (SF = 1,5) Usulan 4 (SF = 2) Usulan 5 (MinMak & Join Order ) Rata-Rata TOR ITO 2,55 1,60 3,35 1,07 9,72 0,42 7,77 0,53 5,83 0,70 13,01 1,36

dapat ditentukan dengan melihat data move order outstanding dari sistem persediaan. Total transaksi item tahun 2006 = 8792 transaksi Transaksi item yang bisa terpenuhi = 6632 transaksi Transaksi item yang tidak bisa terpenuhi = 2160 Rasio layanan yang bisa terpenuhi =

6632transaksi x100% 8792transaksi 2160transaksi x100% 8792transaksi

= 75,43 % Rasio layanan yang tidak bisa terpenuhi =

Perhitungan performansi sistem persediaan dilakukan untuk mengetahui performansi persediaan masing-masing item persediaan selama tahun 2006 dengan menggunakan data nilai permintaan dan data nilai persediaan. 3.1.4 Nilai Kekurangan Persediaan (Stock Outi) dan Rasio Layanan Perhitungan nilai kekurangan persediaan dilakukan berdasarkan data move order outstanding yang telah dikumpulkan. Untuk mendapatkan data move order outstanding ini, pada tahap awal semua transaksi yang terjadi pada tahun 2006 direkap, dan move order outstanding yang dimaksud dalam penelitian ini adalah transaksi yang tidak dapat dipenuhi sama sekali pada saat transakai terjadi karena stock sama sekali tidak ada di gudang PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang. Nilai kekurangan persediaan berdasarkan transaksi yang mengalami MOS selama tahun 2006 adalah sebesar Rp. 9.173.658.318,00. Nilai ini setara dengan stockout senilai 8,34%. Jika dibandingkan dengan nilai persediaan yang ada di Gudang PT. United Tractors, Tbk saat itu sebesar Rp Rp 109.965.926.512,00. Rasio layanan merupakan salah satu parameter untuk mengukur tingkat efektivitas dari persediaan barang. Artinya semakin tinggi rasio layanan, maka persediaan semakain mampu untuk memenuhi permintaan yang datang berarti pengelolaan persediaan semakin efektif. Penentuan rasio layanan per item menggunakan formulasi; Rasio Layanan =

= 24,57 %

3.2 Pengolahan Data Tahap II Tujuan dari pengolahan data tahap II ini adalah untuk menghitung total biaya persediaan, yang dilakukan dengan tiga pendekatan yaitu: 1) Menghitung total biaya persediaan dengan sistem interval pemesanan tetap atau Economic Order Interval (EOI) Langkah-langkah yang dilakukan dengan menggunakan metode EOI adalah: 1) Menentukan interval pemesanan ekonomis (T*) dengan menggunakan persamaan; Jumlah pemesanan per tahun = m = R = HR ..............(9) Q 2C 2) Menentukan frekuensi pemesanan optimal Gunakan persamaan; frekuensi pemesanan yang dilakukan dalam satu tahun adalah: m* = 1 = PFR ...(10)
T* 2C

3) Menentukan jumlah biaya pesan Gunakan persamaan; Order Cost = C = Cx 1 ............(11) T T 4) Menentukan jumlah biaya simpan Gunakan persamaan Menentukan jumlah total biaya persediaan Gunakan persamaan; Holding Cost = PFRT .............(12)

Jumlahtransaksiterpenuhi x100% ...(8) Jumlahseluruhtransaksi

Rasio layanan untuk keseluruhan transaksi yang terjadi tahun 2006 juga

JURNAL ILMIAH

TEKNIK INDUSTRI

2) Menghitung total biaya persediaan dengan sistem jumlah pemesanan tetap atau Economic Order Quantity (EOQ) Langkah-langkah yang dilakukan dengan menggunakan metode EOQ adalah: 1) Menentukan jumlah pesanan optimum Gunakan persamaan; Q* = 2CR .(13) H 2) Menentukan jumlah biaya pesan 3) Menentukan jumlah biaya simpan 4) Menentukan jumlah total biaya persediaan Sama dengan persamaan;

Tabel 5 Perhitungan Biaya Persediaan dengan Kebijakan Persediaan Joint Replenishment

Kelompok Order B1 B2 C1 C2 Total Nilai Nilai Pemesanan Pemakaian Optimal (Qs*) 765.328.481 99.441.870 23.883.921 8.272.444 348.405.327 263.947.172 10.008.527 8.801.636 Rp 1.147.626.256 Rp 380.463.122 T* 47 126 277 321 Biaya Pesan 9.944.187 827.244 26.394.717 880.164 Rp 38.046.312 Biaya Simpan 9.944.187 827.244 26.394.717 880.164 Rp 38.046.312 Total Biaya 19.888.374 1.654.489 52.789.434 1.760.327 Rp 76.092.624

TC (Q ) = PR +

CR HQ ................(14) + Q 2

3) Menghitung total biaya persediaan dengan Joint Replenishment Langkah-langkah yang dilakukan untuk menghitung total biaya persediaan barang persediaan kelas A, sama dengan metode interval pemesanan tetap (EOI) yang telah dijelaskan sebelumnya. Maka dari item kelas A didapatkan: Biaya pemesanan = Rp. 15.225.672,00 Biaya penyimpanan = Rp. 5.824.629,00 Total biaya persediaan = Rp. 15.225.672,00 + Rp. 5.824.629,00 = Rp. 21.050.301,00 Biaya persediaan untuk kelas B dan C dihitung dengan menggunakan rumus biaya pada penggantian gabungan (join replenishment). Contoh Perhitungan biaya persediaan untuk kelas B order 1: S = biaya untuk satu kali pesan = Rp. 1.292.084,00 si = biaya marjinal untuk menambah item i pada pesanan = Rp. 0,00 A = Rp. 765.328.481,00 k = 0.2 Qs* = Rp. 99.441.870,00 Biaya pemesanan =
n S + Si A i =1 Qs *

Melalui ketiga pendekatan diatas dapat diambil suatu keputusan sebagai rekomendasi kepada perusahaan sebagai dasar model persediaan sistem pemesanan untuk masa yang akan datang. Maka pemesanan kembali untuk periode yang akan datang sebaiknya dilakukan dengan interval waktu pemesanan yang tetap atau Economic Order Interval (EOI) Sehingga total biaya persediaan dapat dikeluarkan dengan biaya yang efektif. Tabel 6 Rekapitulasi Biaya Total Persediaan
Komponen Biaya Biaya Pembelian Biaya Pemesanan Biaya Penyimpanan Total Biaya Persediaan Kebijakan Biaya Persediaan Sekarang EOI EOQ Rp 6.710.690.469 Rp 6.710.690.469 Rp 6.710.690.469 Rp 30.368.367 Rp 53.047.189 Rp 53.047.189 Rp 552.393.990 Rp 17.456.118 Rp 53.047.189 Rp 582.762.357 Rp 70.503.307 Rp 106.094.378 Join Replenishment Rp 6.710.690.469 Rp 53.271.984 Rp 43.870.941 Rp 97.142.925

3.3 Pengolahan Data Tahap III Tujuan utama pada pengolahan data tahap III ini adalah untuk menentukan sistem pengambilan keputusan proses stok persediaan. Keputusan proses stok didasarkan atas total biaya persediaan yang mendekati nilai terkecil sesuai dengan hasil keputusan dari metode perhitungan pengolahan data tahap II diatas. Keputusan proses stok sangat perlu diperhatikan agar tidak keliru dalam melakukan sejumlah pemesanan untuk persediaan. Melalui perhitungan yang demikian diharapkan dapat mengoptimalkan nilai persediaan di gudang, meminimasi biaya total pengadaan persediaan dan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu. Keputusan proses stok didasarkan atas total biaya persediaan. Berdasarkan hasil perhitungan pada bagian bab sebelumnya maka diambil keputusan bahwa pemesanan dilakukan dengan interval pemesanan yang tetap. Stok persediaan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: 1. Proses stok yang dilakukan di perusahaan PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang. 2. Proses stok yang dilakukan di perusahaan PT. United Tractors, Tbk cabang lain selain Padang. Proses stok yang dilakukan pada PT. United Tractors, Tbk cabang Padang dipertimbangkan atas biaya total persediaan tiap item part yang telah ditetapkan pada pengolahan data sebelumnya. Kemudian

= (Rp.1.292.084 + 0)Rp.765.328.481

Rp.99.441.870
= Rp. 9.994.187,00 Biaya penyimpanan =

k Qs * 2

= 0.2 xRp.99.441.870

= Rp. 9.994.187,00 Total Biaya persediaan = biaya pemesanan + biaya penyimpanan = Rp. 9.994.187,00 + Rp. 9.994.187,00 = Rp.19.888.374,00

JURNAL ILMIAH

TEKNIK INDUSTRI

proses stok yang dilakukan pada PT. United Tractors, Tbk cabang lain selain Padang dipertimbangkan atas frekuensi order dan biaya order-nya. Penentuan frekuensi order dimanfaatkan data call. Call merupakan frekuensi permintaan dari customer untuk masing-masing part. Data call saat ini merupakan gambaran sistem pada masa yang akan datang. Sehingga untuk melakukan proses stok pada masa yang akan datang, dapat memanfaatkan perkiraan dari data pada saat sekarang. Stok baru dilakukan setelah ada permintaan dari pelanggan. Total biaya persediaan yang terkecil maka disanalah proses stok dilakukan. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pengambilan proses stock persediaan: 1) Menentukan interval pemesanan ekonomis (T*) dengan menggunakan persamaan; T * =

2C ............(15) PFR

2) Menentukan frekuensi pemesanan optimal dengan menggunakan persamaan (10). 3) Menentukan jumlah biaya pesan dengan menggunakan persamaan (11). 4) Menentukan jumlah biaya simpan dengan menggunakan persamaan (12). 5) Menentukan jumlah total biaya persediaan dengan menggunakan persamaan; PFR C PFRT TC (T ) = PR + mC + = PR + + 2m T 2 ..........................................(16) Langkah diatas adalah diterapkan jika persediaan stock dilakukan di PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang. Untuk part yang sama di uji dengan melakukan jika seandainya part ini persediaannya dilakukan pada PT. United Tractors, Tbk selain Cabang Padang. Dalam hal ini perhitungan data hanya dipengaruhi oleh total call dan biaya order. 6) Menghitung jumlah total biaya jika persediaannya dilakukan pada PT. United Tractors, Tbk selain Cabang Padang. Total biaya persediaan = Total call + Ongkos sekali pesan ............(17) Tabel 7 Rekapitulasi Keputusan Proses Stok Keputusan Jumlah Total Biaya Proses Stok Part Persediaan Padang 471 Rp 14.656.352 Selain Padang 2531 Rp 11.412.471

Berdasarkan tabel 5.6 dapat diketahui bahwa proses stok untuk Padang cukup menyediakan item part sebanyak 471 item. Hal ini memperhitungkan biaya yang harus dikelurkan untuk melakukan sejumlah persediaan. Item persediaan yang distok di Padang ini juga adalah item part yang memiliki jumlah permintaan yang besar. Sehingga tidak diragukan lagi jika harus distok di Padang karena akan segera ada sejumlah permintaan. Sementara untuk item part yang di stok selain di Padang berarti item ini memiliki permintaan yang rata-rata sedikit. Atau sejumlah item part yang memiliki harga per item yang cukup tinggi. Maka pemesanan cukup dilakukan ketika ada permintaan. Pada umumnya, keputusan untuk melakukan stok di Padang atau tidak ini sangat berpengaruh nantinya terhadap item part yang berada pada rank slow moving. Sehingga tidak terjadi lagi keraguan saat harus menetapkan keputusan jumlah stok untuk item part slow moving. Berdasarkan data pemesanan PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang saat sekarang, ada beberapa item part yang dilakukan pemesanan namun tidak ada permintaan pada periode itu. Hal ini hanya akan menambah nilai persediaan dan biaya total persediaan, karena tidak pastinya fluktuasi sehingga menyebabkan keragu-raguan pihak perusahaan dalam menetapkan jumlah pemesanan 4. Penutup

4.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian pada Tugas Akhir ini adalah : 1. Kinerja sistem persediaan PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang saat ini belum optimal. Hal ini diketahui dari beberapa key performance indicators, yaitu: a. Pengelolaan item per item persediaan selama ini belum optimal, dengan store turn over rata-rata yang sebesar 2,55 dan tingkat perputaran selama 1,60 bulan. b. Rasio layanan yang mampu diberikan oleh sistem persediaan PT. United Tractors, Tbk Cabang Padang pada tahun 2006 adalah senilai 75,43 %. c. Terjadi stockout senilai 8,34%. 2. Peningkatan performansi sistem persediaan PT. United Tractors, Tbk dapat dilakukan melalui penentuan kebijakan persediaan yang optimal, yaitu:

JURNAL ILMIAH

TEKNIK INDUSTRI

a.

b.

c.

d.

Kebijakan tingkat persediaan untuk kelas A adalah dengan menerapkan model persediaan minimum maksimum yang mempertimbangkan safety stock sesui dengan rencana service level. Kebijakan tingkat persediaan untuk kelas B dan C adalah joint replenishment. Penerapan kebijakan persediaan minimum maksimum untuk kelas A dan joint replenishment untuk kelas B dan C memberikan penghematan nilai persediaan ratarata sebesar 49,09% atau setara dengan Rp. 5.466.628.283,00 dari nilai persediaan rata-rata sistem saat ini sebesar Rp. 10.737.104.751,00. Penghematan total biaya persediaan dengan kebijakan persediaan interval pemesanan tetap senilai Rp. 70.503.307,00 yang setara dengan 87,9% jika dibandingkan dengan biaya simpan sistem persediaan saat ini sebesar Rp. 582.762.357,00.

Production and Inventory Management, 2nd edition. Ohio: SouthWestern Publishing Co. Gaspersz, Vincent. 1998. Production Planning and Inventory ControlBerdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju MAnufakturing 21. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Indrajit, Richardus Eko, RichardusDjokopranoto. 2003. Manajemen Persediaan: Barang Umum dan Suku Cadang untuk Keperluan Pemeliharaan, Perbaikan dan Operasi. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia. Kusuma, Hendra. 2002. Manajemen Produksi: Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Yogyakarta: Andi. Marlisa, Anggit. 2005. Evaluasi Kebijakan Persediaan Material Cat pada PT. Gaya Motor Authorized General Assembler Jakarta. Padang: Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Andalas. Rangkuti, Freddy. 1996. Manajemen Persediaan: Aplikasi di Bidang Bisnis, Cetakan kedua. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. Tersine, R. J. 1994. Principles of Inventory and Materials Management, 4th Edition, Prentice Hal International Editor. United Tractors . 2004. Gearing Up For Growth. Laporan Tahunan Viale, J. David. 2002. Dasar-Dasar Management Sediaan dari Gudang ke Pusat Distribusi. Jakarta: Penerbit PPM.

4.2 Saran Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka di sarankan untuk penelitian selanjutnya adalah: 1. Untuk penelitian selanjutnya perlu dipertimbangkan kondisi persediaan perusahaan pada PT. United Tractors, Tbk cabang lain selain Padang yang merupakan vendor, sehingga proses order akan lebih cepat. 5. Daftar Pustaka

Aliminsky, Feliana. 2004. Evaluasi Kebijakan Persediaan Minimum-Maksimum pada Barang Suku Cadang di Gudang PT. Semen Padang. Padang: Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Andalas. Baroto, Teguh. 2002. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Jakarta: PT. Ghalia Indonesia. Baskoro, Toto, dkk. 2003. Inventory Cycle Concept. Jakarta: Inventory Management Department Dwiantara, Lukas & Hadi Sumarto, Rumsari. 2004. Manajemen Logistik Pedoman Praktis bagi Sekretaris dan Staf Administrasi. Jakarta: PT Gramedia Widia Sarana Indonesia. Fogarty, Donald W., John H. Blackstone, Jr., and Thomas R. Hoffmann. 1991.

JURNAL ILMIAH

TEKNIK INDUSTRI

JURNAL ILMIAH

TEKNIK INDUSTRI