1.

INTRODUCCIN

El trabajo de investigacin realizado fue desarrollado en la Distribuidora Dimperca C.A., empresa fundada en el ao 1988, especficamente en el departamento de ventas, divisin alquiler de equipos y herramientas. Se determin que la necesidad imperante de la organizacin, para este departamento es el desarrollo e implementacin de dos manuales de normas y procedimientos dirigidos a la persona encargada de esta actividad: El asistente de Ventas. Uno de los manuales est relacionado con el proceso de alquiler y hacia la superacin de ciertos problemas u obstculos encontrados en el proceso; el otro manual est relacionado con la recepcin de los equipos y herramientas alquilados, de igual forma contiene ciertas propuestas enfocadas a mejorar este proceso, todo esto con el fin de proponer una solucin viable y efectiva al problema de flujo de informacin y desorganizacin del departamento, situacin que impacta tanto a clientes internos como externos. Se escoge el departamento de Ventas, especficamente el rea de alquileres a peticin de la gerencia de la compaa como una forma de buscar soluciones a la problemtica imperativa en el puesto/departamento desde su creacin.

2. ANALISIS DE LA SITUACIN ACTUAL

La organizacin al momento del inicio de las pasantas, se caracteriz por la presencia de ciertos elementos muy marcados y evidentes dentro de la forma de trabajo. Se encontraron ciertas fortalezas y debilidades as como oportunidades y amenazas. Estos aspectos de la organizacin en general se dividieron de los del departamento de alquileres, con el fin de realizar una labor centrada en las caractersticas y necesidades especficas. Explicar las FORTALEZAS encontradas. Explicar las DEBILIDADES encontradas. Explicar las OPORTUNIDADES encontradas. Explicar las amenazas ENCONTRADAS.

3. EL PROBLEMA: PLANTEAMIENTO Y FORMULACIN

Planteamiento del problema: La adopcin de una nueva actividad dentro de la organizacin: el alquiler y venta de equipos y herramientas, result ser un xito comercial, la demanda en un principio sobrepas la oferta. Esta actividad desde sus inicios fue muy desordenada, con pocos controles y no contaba con una persona responsable de sta. El asistente de ventas responsable tanto del alquiler como de las ventas de los equipos es una persona de reciente ingreso en la organizacin, la cual no tiene experiencia en los dems cargos y operaciones de la empresa. Este departamento, as como el resto de la organizacin carecen de manuales o cualquier documento que rena los procesos de ninguno de los cargos establecidos. Las personas realizan las actividades, mayoritariamente por criterio propio y no porque hay un modelo o gua a seguir. Debido a esto, se crean problemas con los clientes ya que no siempre se les ofrece un servicio ptimo, existen problemas con la informacin generada ya que esta no se almacena de forma contante y uniforme, la forma de trabajo es muchas veces improvisada.

Formulacin del problema: Cul es la importancia de la elaboracin de manuales de

normas y procedimientos para el rea de ventas y alquiler de equipos y herramientas en Distribuidora Dimperca C.A. que rijan los procesos de alquiler y recepcin de equipos y herramientas? Cul ser el beneficio de la elaboracin de un manual de normas y procedimientos dentro del rea de ventas y alquiler de equipos y herramientas en Distribuidora Dimperca?

4. OBJETIVOS

Objetivo General:

Desarrollar dentro del departamento de alquiler de equipos y herramientas de la empresa Distribuidora Dimperca C.A. unos manuales de normas y procedimientos a fin de maximizar la eficiencia y lograr la optimizacin de los procesos.

Objetivos especficos:

Diagnosticar la situacin actual del departamento de alquiler de equipos y herramientas de la empresa Distribuidora Dimperca C.A. en cuanto a los procesos objeto de estudio.

Recopilar y analizar la informacin necesaria para la elaboracin del manual. Elaborar el manual de normas y procedimientos para el alquiler de equipos y herramientas del departamento de ventas de la empresa Distribuidora Dimperca C.A.

Elaborar el manual de normas y procedimientos para la recepcin de equipos y herramientas del departamento de ventas de la empresa Distribuidora Dimperca C.A.

5. JUSTIFICACIN, ALCANCE Y LIMITACIONES

Justificacin: Las operaciones del departamento no cuentas con controles eficientes que permitan lograr trabajar de forma realmente ordenada y adecuada a los requerimientos de los usuarios. El diseo, desarrollo e implementacin de manuales de normas y procedimientos va a permitir al asistente de ventas ordenar y optimizar la ejecucin de todas sus actividades, los reportes de las actividades diarias van a ser ms precisos y la gerencia tendr en sus manos informacin ms confiable.

Alcance: Las propuestas presentadas a la organizacin en este documento

comprenden la implementacin de dos manuales de normas y procedimientos aplicados al departamento de alquiler y ventas de herramientas y la modificacin de algunos procesos actuales de este departamento con el objeto de mejorar el trabajo de este departamento y el de Distribuidora Dimperca C.A.

Limitaciones: Durante el tiempo de desarrollo del presente manual de normas y

procedimientos, se presentaron las siguientes limitaciones: -

Limitacin en el acceso a la informacin de los procedimientos establecidos en la empresa para el cargo evaluado. Ausencia de un puesto de trabajo dentro de la oficina con las herramientas necesarias para la compilacin de la informacin reunida. Dificultad para entrevistas con el personal del departamento de gerencia y de administracin, destinadas a reunir informacin. Ausencia de formatos para el control de los procesos y el flujo de documentos e informacin dentro de la empresa como flujogramas; lo cual dificult definir un mtodo de trabajo.

Ausencia de organigramas para los departamentos de la empresa y la organizacin en general.

6. MARCO METODOLGICO

El tipo de investigacin, diseo, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, fases de la pasanta y los hitos. Cronograma de actividades. Ambas lminas.

Tipo de investigacin: Es un informe catalogado como memoria o informe de pasantas, en el cual quedarn evidenciados parte de los conocimientos y habilidades adquiridas por el pasante durante su perodo universitario y durante su perodo de aplicacin prctica en la empresa. Es sustentado en gran parte por la observacin directa y recoleccin de informacin in situ, en el lugar justo donde se generan los hechos. Se considera, posee un diseo de tipo no experimental.
Diseo de la investigacin: El diseo de la investigacin plasmada en este informe es

no experimental, ya que se observan fenmenos tal y como se dan en el contexto natural para despus analizarlos y sacar conclusiones que en este caso permitirn elaborar el manual requerido por la organizacin, mixto al utilizar tcnicas de recoleccin documentales y de campo y de tipo transversal porque se recopilan los datos en un solo momento, a pesar de que las implicaciones de sus resultados le sirvan a la organizacin tanto ahora, como en el futuro.

Tcnicas utilizadas: Entrevistas no estructuradas. Entrevistas enfocadas. Observacin directa. Anotacin de datos y hechos. Revisin documental.

Instrumentos utilizados: Correo electrnico. Libreta de notas. Cuestionario.

Fases de la pasanta:

Fase 1: Diagnosticar la situacin actual del departamento de alquiler de equipos y herramientas de la empresa Distribuidora Dimperca C.A. en cuanto a los procesos objeto de estudio.

Fase 2: Recopilar y analizar la informacin necesaria para la elaboracin de los manuales.

Fase 3: Elaborar el manual de normas y procedimientos para el alquiler de equipos y herramientas del departamento de ventas de la empresa Distribuidora Dimperca C.A.

Fase 4: Elaborar el manual de normas y procedimientos para la recepcin de equipos y herramientas del departamento de ventas de la empresa Distribuidora Dimperca C.A.

7. PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS

1.

Manual de normas y procedimientos para el alquiler de equipos y

herramientas en el departamento de ventas (Anexo 1). En este primer manual contiene la descripcin del proceso de alquiler de equipos y herramientas, la generacin del respectivo contrato de alquiler, la facturacin as como los

procedimientos de control que debe llevar el asistente de ventas sobre todos los equipos y herramientas de la compaa. 2. Manual de normas y procedimientos para la recepcin de equipos y

herramientas en el departamento de ventas (Anexo 2). En este segundo manual contiene la descripcin del proceso de recepcin de equipos y herramientas, el cierre del respectivo contrato de arrendamiento y por ltimo los procedimientos de control que debe llevar el asistente de ventas sobre todos los equipos y herramientas de la compaa.

8. CONCLUSIONES.

9. RECOMENDACIONES

 Iniciar la etapa de evaluacin prctica de los manuales propuestos.  Promover el uso de los manuales propuestos.  Promover y motivar a los usuarios internos a cumplir las normas establecidas.  Mantener un constante monitoreo del cumplimiento de las normas establecidas as como de los manuales de procedimientos.  Revisar constantemente los procedimientos del asistente de ventas en el rea de alquiler, con el fin de detectar a tiempo desviaciones.  Revisar constantemente los procedimientos establecidos y las normas, con el fin de detectar a tiempo el momento preciso cuando stas deban ser modificadas.  Actualizar contantemente los manuales de normas y procedimientos propuestos.  Ampliar el uso de manuales de normas y procedimientos a los dems cargos operativos y administrativos de la organizacin.