Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Version 1.4 Mars 2008

Ce document est distribu sous la licence Crative Commons (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/fr/ ) Paternit - Pas dUtilisation Commerciale - Partage des Conditions Initiales lIdentique 2.0 France

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Licence Crative Commons

Type de licence : Paternit- Pas d'Utilisation Commerciale- Partage des Conditions Initiales l'Identique 2.0 France Vous tes libres : de reproduire, distribuer et communiquer cette cration au public de modifier cette cration

Selon les conditions suivantes :

Paternit. Vous devez citer le nom de l'auteur original de la manire indique par l'auteur de l'oeuvre ou le titulaire des droits qui vous confre cette autorisation (mais pas d'une manire qui suggrerait qu'ils vous soutiennent ou approuvent votre utilisation de l'oeuvre). Pas d'Utilisation Commerciale. Vous n'avez pas le droit d'utiliser cette cration des fins commerciales. Partage des Conditions Initiales l'Identique. Si vous modifiez, transformez ou adaptez cette cration, vous n'avez le droit de distribuer la cration qui en rsulte que sous un contrat identique celui-ci.

A chaque rutilisation ou distribution de cette cration, vous devez faire apparatre clairement au public les conditions contractuelles de sa mise disposition. La meilleure manire de les indiquer est un lien vers cette page web. Chacune de ces conditions peut tre leve si vous obtenez l'autorisation du titulaire des droits sur cette oeuvre. Rien dans ce contrat ne diminue ou ne restreint le droit moral de l'auteur ou des auteurs.

Auteurs
Sous la direction de Djamila LACOMBE (Objectif Formation) et Franoise MARCOUXBERTHAUT (CREEONS) Avec la participation de Philippe CAZENEUVE (OXALIS-SCOP), Batrice GAILLIOUT (Form & Co), Anne-Marie HMED (Rhne-Interorganismes), Carole POINSOT (MFR de CHARENTAY).

Page 2/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Prambule
Ce document sadresse aux membres du rseau FormaVia et plus particulirement aux : Professionnels en charge de rpondre aux appels doffre pour les aider oprationnellement dans cette activit, Responsables dorganismes de formation pour leur fournir des pistes pour amliorer leurs modes de fonctionnement sur ce domaine. Remerciements Les auteurs tiennent remercier Denis Meignan (KnowledgeConsult), l'accompagnement duquel ce guide n'aurait sans doute jamais vu le jour. sans

Page 3/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Prface
Le guide pratique pour la rponse en commun aux appels d'offres que nous vous proposons est le rsultat d'une aventure collective d'une anne, qui a pu voir le jour grce Formavia, Rseau des acteurs de la Formation continue initi par la Rgion Rhne-Alpes. Runis autour d'un constat commun : - Un environnement conomique du secteur de la formation en pleine mutation, - La complexit des appels d'offres et de la construction des rponses, - L'imprieuse ncessit de se regrouper pour une meilleure anticipation et efficacit. Les premiers participants la rflexion ont constitu une "Communaut de pratiques" intitule "Actions Communes pour les Appels d'Offres" ou ACAO. A lorigine, ACAO est une quipe de 7 organismes qui a pour ambition de sagrandir afin de partager avec dautres cette intelligence collective qui seule, demain, peut assurer au mieux nos capacits de dveloppement respectives, nos capacits de professionnalisation et dadaptation un environnement fortement concurrentiel. Nos principes sont ceux de toute organisation en construction : quelques rgles de bonne conduite, une participation active base sur un principe dgalit et de capacit faire, une charte en cours dlaboration. Sur le papier, cest trs bien, mais comment tre innovant et constructif lorsque les organismes rassembls ne se connaissent pratiquement pas ? Au-del des affinits entre individus, de la prise de conscience et de la bonne volont qui ne suffisent pas toujours, un tel projet oblige sorganiser. Cette histoire a t ralisable grce linitiative de la Rgion et aux moyens dgags pour lanimation et la conduite dun projet innovant. Dans un premier temps, nous avons dfini nos besoins : comment rpondre aux appels doffre et mettre en place un systme de veille. Laventure commence lorsque nous prenons conscience que nous ne sommes pas des spcialistes des questions traites et que nous avions lambition de produire des livrables sur ces mmes questions. Nous avons appris dfinir clairement les objectifs et planifier les tapes raliser entre chaque runion : concevoir et rdiger un guide pratique de rponse aux appels doffre et mettre en place un systme de veille. Travailler en noubliant jamais que nous avions pour finalit de produire un guide pdagogique et comprhensible pour lensemble du rseau des organismes de formation. Ainsi sest mise en place ACAO, Action Commune aux Appels dOffre ou une communaut de pratiques travaillant sur une thmatique prcise. Aprs les prsentations, les dfinitions, vient lorganisation du travail : une runion mensuelle, prsence de personnes ressources ou des spcialistes des questions traites, (DRTEFP, Consultants ), des changes dexpriences et de connaissances, un partage de rseau. Le rle et les qualits de lanimateur sont incontournables pour veiller au respect des objectifs, pour articuler et assurer la communication et enfin pour diffuser linformation. Nous sommes passs dune culture de lindividualit une culture de lintelligence collective construite sur des valeurs partages.

Page 4/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Au dpart, nous avons rpondu prsent par ncessit, aujourdhui, nous avons envie de poursuivre par ncessit soit, mais aussi et surtout pour continuer ce cheminement qui nous a enrichi dun travail et dune solidarit partags. En 2007, ACAO a produit son premier livrable, le Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre. En 2008, ACAO souvre pour accueillir tous ceux qui souhaitent poursuivre le travail engag et faire aboutir la rflexion sur la mise en place dun systme de veille sur les appels doffre. Nous proposons de poursuivre avec ceux qui partagent ces valeurs.

Page 5/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

SOMMAIRE
LICENCE CRATIVE COMMONS........................................................................................................... 2 PRAMBULE .......................................................................................................................................... 3 PRFACE ................................................................................................................................................ 4 SOMMAIRE ............................................................................................................................................. 6 1. INTRODUCTION............................................................................................................................... 8 1.1 1.2 1.3 2. 3. Le rseau FormaVia ................................................................................................................. 8 La communaut ACAO ............................................................................................................. 8 Le document ............................................................................................................................. 9

CONTEXTE..................................................................................................................................... 10 PRINCIPES GENERAUX................................................................................................................ 12 3.1 3.2 3.3 3.4 Introduction ............................................................................................................................. 12 Le cahier des charges............................................................................................................. 12 Le dossier de consultation ...................................................................................................... 13 La rponse lappel doffre..................................................................................................... 14

4.

FICHES PRATIQUES ..................................................................................................................... 16 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Mthodologie de lecture et de ralisation dune synthse dun cahier des charges................. 17 Ciblage, recherche et utilisation des informations complmentaires ncessaires.................... 18 Prparation, ralisation et formalisation de la mise en place dun groupement ....................... 19 Implmentation du travail en commun au sein du groupement................................................ 20 Traitement des incohrences .................................................................................................. 21 Gestion des rfrences ........................................................................................................... 22 Mise en forme finale de la rponse ......................................................................................... 23 Organisation et ralisation de la livraison du dossier de rponse ............................................ 24

5.

GLOSSAIRE ................................................................................................................................... 26 5.1 5.2 Introduction ............................................................................................................................. 26 Prsentation du vocabulaire.................................................................................................... 26

5.3 ...................................................................................................................................................... 31 6. DOCUMENTS POUR LES MARCHES PUBLICS........................................................................... 32 6.1 Informations gnrales............................................................................................................ 32

Page 6/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 7. DC4 ........................................................................................................................................ 32 DC5 ........................................................................................................................................ 32 DC6 ........................................................................................................................................ 32 DC7 ........................................................................................................................................ 33 DC12 ...................................................................................................................................... 33 DC13 ...................................................................................................................................... 34

SOURCES DOCUMENTAIRES ...................................................................................................... 35

Page 7/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

1. Introduction
1.1 Le rseau FormaVia
Avec le rseau FormaVia, la Rgion Rhne-Alpes, en co-pilotage avec lEtat, vise faciliter l'intgration des TIC dans le secteur de la formation en tenant compte des besoins des territoires et en faisant participer les acteurs du domaine activit en rseau prenant la forme de communauts et de projets.

1.2

La communaut ACAO

Alors que le financement de la formation continue est passe dun systme de subventions de donneurs dordre une politique dappels doffre dans le cadre du code des marchs publics et que les prestations demandes ont augment en primtre et en volume, les organismes de formation ont faire face un dveloppement des contraintes sur la ralisation des rponses : complexit des cahiers des charges, raccourcissement des dlais, intgration du cadre juridique, standardisation du format de la rponse alors quils nont pas pour autant une connaissance complte des appels doffre nationaux et europens auxquels ils sont susceptibles de rpondre. Dans ce cadre, la communaut ACAO est un dispositif qui rassemble des organismes de formation, de taille diffrente dans la perspective dchange dinformations mais surtout de mise en commun dexpriences, de savoir-faire et de connaissances pour amliorer leur propre performance dans lidentification des appels doffre nationaux et europens, dvelopper leurs capacits les comprendre et y rpondre ainsi que raffirmer leur positionnement par rapport aux clients. La communaut sest donne comme objectif pratique de produire rapidement les deux livrables suivants : Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre, Cahier des charges dun dispositif de veille sur les appels doffre nationaux et europens et de sa dmarche de mise en uvre. Cela fait, ACAO souhaite engager une action de promotion dun tissu historique dorganismes de formation fonctionnant en rseau dont la forme nest pas dfinie pour linstant. Les animatrices de la communaut sont LACOMBE. Franoise MARCOUX-BERTHAUT et Djamila

Le noyau de base de la communaut est constitu par les professionnels suivants : Philippe CAZENEUVE, Consultant - Formateur chez OXALIS, Batrice GAILLIOUT, Coordinatrice pdagogique chez Form & Co, Anne-Marie HMED, Directrice de Rhne-Interorganismes, Djamila LACOMBE, Directrice adjointe de Objectif Formation, Franoise MARCOUX BERTHAUT, Grante de CREEONS, Carole POINSOT, Directrice de la MFR de CHARENTAY. La communaut sest donne pour nom ACAO pour Actions en Commun sur les Appels dOffre et sest dfinie un logo.

Page 8/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre 1.3 Le document

Le prsent document co-sign par lensemble des membres de la communaut, vise principalement rassembler des fiches caractre mthodologique sur la manire optimale danalyser et rpondre en commun un appel doffre. Il faut prciser que le paragraphe Contexte a t ralis par Paul GONTARD de la DRTEFP. De manire plus dtaille, le document rassemble six parties : Contexte, Principes gnraux, Fiches pratiques, Glossaire, Documents pour les marchs publics, Sources documentaires.

Page 9/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

2. Contexte
La gense de la transformation de la commande publique applique la formation prend sa source dans la table ronde organise en 2000 par Mme PERY alors secrtaire dEtat la formation professionnelle. il sagissait de travailler sur la rnovation du financement public de la formation partir dune trs large concertation avec les partenaires. Par ailleurs, ce travail prcda de peu la parution du dcret du 7 mars 2001 refondant le Code des Marchs publics et introduisant les services et ceux de formation en particulier, dans le champ de celui-ci. Lobjectif consistait l, comme dans dautres domaines, mettre en conformit le droit franais avec la norme europenne, fixe elle-mme par des directives prcises. Le fondement de tout cela est dassurer la libre concurrence, des biens et des services, dans lespace europen. Cest aussi la prise en compte dans ces profondes mutations de la rvolution des services intervenue dans ce domaine et les transformations quelle exige dont notamment : Amlioration de la qualit des prestations et de leur personnalisation, Dveloppement des TIC, Introduction de normes qualit, Professionnalisation des acteurs. Cela ncessite aussi pour le commanditaire public la clarification et la re-dfinition des modalits de son intervention dans le champ de la formation continue. Ce qui a t prcis par une srie de trois circulaires publies en mai 2002. Le pivot de ce travail portait sur la distinction de la subvention et de la commande publique. Ces lments techniques ne doivent pas masquer lessentiel savoir la transformation profonde des modalits de lachat public qui nest plus une contribution une initiative dintrt gnral mais une commande tablie sur la base de critres techniques soumis, suivant une logique de rsultats et non plus de moyens, un impratif de performance qui renvoie une triple exigence de qualit du service rendu, defficacit et dconomie dans la gestion des finances publiques. Paralllement, sous limpulsion des partenaires sociaux, le droit de la formation professionnelle a profondment volu par la loi du 4 mai 2004 relative la formation tout au long de la vie en introduisant de nouvelles catgories de prestations lies la formation tel, aprs la VAE,le droit individuel la formation et dautres modalits comme la formation en dehors du temps de travail et le dveloppement de la FOAD. Le choix du terme de Prestations repris dans le code du travail traduit bien cet largissement des dispositifs un ensemble dactions permettant la mise en oeuvre de la formation tout au long de la vie. Il faut noter cependant que dans le cadre du code des marchs publics, le march des services occupe une place particulire, cest dire quil amne des contraintes allges par rapport aux autres types de marchs.

Page 10/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Pour autant le dbat nest pas clos. La mission commune dinformation du Snat sur le fonctionnement des dispositifs de formation poursuit le dbat entre les partisans de lapplication du principe de la concurrence et gnralisation du recours la procdure dappel doffre et les contempteurs du code des marchs publics. Le dbat est, en particulier focalis sur les services dinsertion et de qualification professionnelle qui sont destins aux publics fragiliss pour lesquels la France rclame un traitement spcifique. Il convient cependant de rappeler qu la diffrence de lducation nationale, la formation professionnelle ne constitue pas un service public mais une obligation nationale. Cest dans ce contexte que se positionne ce guide et il vise notamment permettre aux organismes de formation dtre plus performants dans la rponse aux appels doffre des diffrentes structures.

Page 11/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

3. Principes gnraux
3.1 Introduction
Le but de ce paragraphe est de prsenter de manire aussi prcise et complte que possible les concepts qui sont la base des marchs en particulier publics, cest dire ceux de : Cahier des charges, Dossier de consultation, Rponse un appel doffre.

3.2

Le cahier des charges

Dun point de vue gnral, un cahier des charges est un document labor par un client lorsquil souhaite mettre en forme un besoin pour identifier un ou plusieurs fournisseurs susceptibles dy rpondre et de prsenter une offre. Le terme cahier des charges est un terme gnrique pour dsigner un document qui fera au final office de contrat entre deux parties. De nombreuses normes existent : AFNOR, DoD... Ce document est galement appel dans le code des marchs publics : Cahier des Clauses Techniques Particulires et cest une partie du cahier des charges dun march, qui sappuie en rgle gnrale sur un Cahier des Clauses Administratives Gnrales et/ou Particulires, tablit en accord entre lmetteur de besoin et le service acheteur, qui contient les dispositions contractuelles dordre gnral et technique propres la prestation ou la fourniture acqurir. De manire plus cibl, le cahier des charges pour une formation est un document qui dcrit avec prcision le projet relatif au produit, le contexte pdagogique dans lequel il va tre utilis, les objectifs de formation auquel il rpond, les conditions ncessaires la russite du projet ainsi que le scnario pdagogique qui va le mettre en scne. Il inclut notamment les aspects suivants : Pdagogique, Economique, Organisationnel, Technologique, Juridique. Il peut exister de nombreuses rubriques dans un cahier des charges de formation. Les items suivants constituent les rubriques les plus couramment mentionnes : Rappel de la contribution attendue march, contexte et enjeux, Publics viss, Objectifs pdagogiques gnraux, Thmes principaux, Objectifs pdagogiques spcifiques, Rsultats attendus, Contraintes prendre en compte, Conditions de russite dune action de formation, Descriptif du produit,

Page 12/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Financement.

3.3

Le dossier de consultation

Le dossier de consultation fournit par lautorit mettrice comprend classiquement les documents suivants : Avis dappel public concurrence, Cahier des Clauses Techniques Particulires, Cahier des Clauses Administratives Particulires, Rglement de consultation, Acte dengagement, Bordereau de prix, Formulaire relatif au contrle qualit des marchs publics. Avec la dmatrialisation du processus de rponse aux appels doffre sont apparues des plateformes de dmatrialisation. Une plate-forme de dmatrialisation permet de prparer et de grer la passation de marchs publics de leur publication jusqu leur attribution. Elle vous permet galement de : Rechercher une consultation en cours, laide soit dun numro de rfrence (Prcis dans les avis dappel doffres), soit dune catgorie, soit de mots cls, etc. Inscrire votre entreprise et/ou ses collaborateurs afin dtre inform automatiquement de chaque consultation nouvelle concernant votre domaine dactivit. Cette inscription peut se faire simplement en ligne, en dfinissant notamment un identifiant et un mot de passe, ou avec un certificat numrique si vous disposez dj de ce type doutil dauthentification et de signature lectronique. Pour tlcharger les dossiers de consultation sous format lectronique, vous devez dclarer votre identit, afin que lmetteur puisse vous tenir inform des complments ventuels intervenant en cours de procdure (ajout dune pice au DCE, envoi dune liste de rponses aux questions reues, prolongation du dlai de rponse, etc.). Pour rpondre sous forme lectronique la consultation, il sagit de respecter lintgralit des rgles du code des marchs publics (signature lectronique, chiffrement des rponses laide de cls de cryptage scurises, dpouillement des plis lectroniques par les personnes habilites au sein de la Communaut urbaine de Lyon, etc.). Rpondre sous forme lectronique la consultation implique de recourir un certificat lectronique. Il est possible de trouver la liste des principaux organismes dlivrant des certificats numriques sur des sites Internet spcialiss. Il est prcis quun certificat lectronique est une carte didentit numrique dont lobjet est didentifier une entit physique ou non physique. Le certificat numrique ou lectronique est un lien entre lentit physique et lentit numrique. Lentreprise CERTEUROPE (http://www.certeurope.fr/) est lune de celles qui propose des solutions pour scuriser les changes lectroniques. Il faut noter que la rponse sous forme lectronique exclut toute autre forme de rponse de la part du candidat sous forme papier, sous peine de non prise en compte de son offre.

Page 13/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Par exemple dans le cas de la Communaut urbaine de Lyon, les seuls certificats utilisables pour la remise des rponses sur la plate-forme de dmatrialisation des marchs publics de la Communaut urbaine de Lyon sont ceux dlivrs par des Autorits de certification reconnues par celle-ci et mentionns comme tels sur la page daccueil de la plate-forme : (https://marches.grandlyon.com/grandlyon/index.php] Il faut noter quil existe pat ailleurs, dautres plateformes de dmatrialisation comme : http://www.legademat.fr/ , https://legademat.umanis.com/get/.

3.4

La rponse lappel doffre

La rponse doit contenir certains lments du dossier de consultation remplis et/ou paraphs dont les documents suivants : Cahier des Clauses Techniques Particulires, Cahier des Clauses Administratives Particulires, Rglement de consultation, Acte dengagement, Bordereau de prix, Formulaire relatif au contrle qualit des marchs publics. Suivant les cas les imprims administratifs ci-aprs doivent tre joints la rponse : DC4, DC5, DC6, DC7, DC12, DC13. Ils sont tous tlchargeables sur le site suivant : http://www.minefe.gouv.fr/themes/marches_publics/formulaires/index.htm La nature et les conditions dutilisations de ces documents sont prcises la fin document. Pour ce qui concerne lorganisation de la rponse, il existe deux niveaux, le premier qui est le principal avec la rponse au cahier des charges de lmetteur de lappel doffre et le second avec la constitution et la mise jour des documents administratifs. La rponse technique est un aller retour permanent du cahier des charges la rdaction de loffre et lon attend gnralement que le candidat mette en avant dans sa rponse loriginalit technique, les moyens humains et matriels et bien entendu son exprience. Lobjectif pour le ou les candidats est de dmontrer que lorganisation adopte est capable sur le plan technique, pdagogique, territorial de faire face aux besoins de lorganisme acheteur de la prestation. Dun point de vue pratique, il est souhaitable dorganiser et de raliser une premire rdaction sous forme de brouillon partager avec lquipe de rponse ou le groupement afin que les uns et les autres insrent des annotations dans les paragraphes rdigs en fonction de leurs remarques ou observations.

Page 14/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Puis une deuxime rdaction sera raliser, si possible par une seule personne et dans ce cas, il faut bien se mettre la place du lecteur et fournir une rponse labore, comprhensible, lisible et synthtique. Par ailleurs et pour une rponse sur un mode physique, la constitution, la mise jour et le positionnement des documents administratifs doit permettre de raliser de manire organise et consensuelle les travaux suivants : Etablir lacte de candidature et de loffre, Lister les documents mettre dans lenveloppe Candidature, Regarder dans le rglement de consultation la liste de ces documents, Lister les documents mettre dans lenveloppe Offre, Regarder dans le rglement de consultation la liste de ces documents, Vrifier les signatures sur les documents, Cibler dans la publicit de lappel de loffres ou dans le rglement de consultation le destinataire de la candidature et de loffre, Joindre les documents dans les enveloppes candidature et offre en fonction des indications du rglement de la consultation. Pour ce qui concerne lorganisation de la rponse lectronique les diffrences ne sont pas des diffrences de principe mais elles sont plutt lies son caractre numrique. Pour avoir plus de prcisions, il faut se reporter la fiche pratique correspondante du guide.

Page 15/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

4. Fiches pratiques
Les fiches pratiques suivantes ont t dfinies : Mthodologie de lecture et de ralisation dune synthse dun cahier des charges, Ciblage, recherche et utilisation des informations complmentaires ncessaires pour bien comprendre le cahier des charges, Prparation, ralisation et formalisation de la mise en place dun groupement, Implmentation du travail en commun au sein dun groupement, Traitement des incohrences et reprage des aides possibles, Gestion des rfrences, Mise en forme finale de la rponse, Organisation et ralisation de la livraison du dossier de rponse. Elles sont prsentes ci-aprs sans chronologie dutilisation.

Page 16/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

4.1

Mthodologie de lecture et de ralisation dune synthse dun cahier des charges

Que lon ralise une rponse de manire individuelle ou dans la cadre dun groupement, la lecture et la ralisation dune synthse dun cahier des charges varient trs clairement. Il reste nanmoins quil faut toujours russir contextualiser le document et tre trs attentifs aux lments qui doivent rapparatre dans loffre. Principales actions raliser lors dune rponse individuelle Identification de la personne en charge de la rponse. Organisation des activits des diffrents professionnels pour la rponse et en particulier de la lecture du cahier des charges. Reprage des points cls du cahier des charges par les uns et les autres. Restitution synthtique aux intervenants impliqus de sa comprhension du cahier des charges par la personne en charge de la rponse. Validation collective ou deuxime lecture si ncessaire.

Principes

Principales actions raliser lors dune rponse en groupement Dsignation dun responsable en charge de la coordination de la lecture du cahier des charges. Organisation et planification des activits des partenaires du groupement Identification des lecteurs de rfrence du cahier des charges de manire viter la redondance des travaux et le dveloppement dinterprtations multiples. Vrification priodique que les membres du groupement sont bien impliqus et productifs sur leurs tches respectives. Partage et validation entre les partenaires de la commune comprhension des points cls du cahier des charges.

A retenir
Organiser la totalit du processus de rponse et en particulier la lecture du cahier des charges. Mettre en place un dispositif dchanges formels et informels ainsi quindividuels et en groupe pour valider la comprhension commune des points cls du cahier des charges. Assurer une coordination et une validation permanente du bon droulement de la rponse tant sur le processus que sur les contenus

Page 17/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

4.2

Ciblage, recherche et utilisation des informations complmentaires ncessaires

En rgle gnrale, un cahier des charges a t ralis sur une priode de temps plus ou moins longue avec le concours de plusieurs intervenants et dans ces conditions, il arrive frquemment quil existe un manque dinformations. Par exemple et pour ce dernier point, les orientations et le contexte sont gnralement donns par le commanditaire mais souvent de manire trs succincte. Cest pourquoi, il est ncessaire de mettre en place un ensemble dactions pour : Identifier les manques dinformation, Trouver les lments valides ou les rponses manquantes aux questions, Partager entre les parties prenantes les lments recueillis. Conseils pratiques Reprer prcisment et mettre en forme les manques dinformations. Identifier les sources susceptibles de fournir une rponse de meilleure qualit aux questions poses (contacts chez lmetteur de lappel doffre, sites Internet, partenaires tant intervenus dans llaboration de loffre (CTEF, Collectivits Territoriales, Organisations Professionnelles, etc.....). Collecter et mettre en forme les informations recueillies auprs des sources identifies. Recouper les informations recueillies entre les diffrentes sources. Synthtiser de manire univoque les rponses aux questions poses. Faire valider la synthse des rponses aux questions poses par le contact chez le donneur dordre. Transmettre les synthses valides aux intervenants en charge de la rdaction de loffre.

Principes

A retenir
Ne pas hsiter mettre en avant dans une forme adapte au commanditaire les manques dinformations au sein de son cahier des charges et russir en obtenir des rponses dans les dlais impartis. Chercher recueillir la mme information auprs de plusieurs sources, formaliser le rsultat et le faire valider par lautorit comptente chez le commanditaire. Bien expliquer et mettre en perspective pour les rdacteurs de loffre les informations recueillies de manire ce quils les exploitent au mieux.

Page 18/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

4.3

Prparation, ralisation et formalisation de la mise en place dun groupement

La mise en place dun groupement peut se faire de manire conjoncturelle en rapport une offre ou de manire permanente. La seconde solution est souhaitable, voire recommande. Dans ce cadre, il est souhaitable de : Identifier sur le territoire les organisations possdant des savoir-faire et des ressources complmentaires celle qui est lorigine du groupement, Collecter des informations de toutes natures sur ces organisations, Rencontrer les responsables et les oprationnels de ces organisations pour changer les points de vue et valuer la faisabilit de la mise en place dun groupement, Ngocier et mettre en forme un projet de convention de partenariat incluant les responsabilits respectives, les modes de fonctionnement, les ressources ncessaires, les rsultats attendus. et cela dans les diffrents domaines. Critres prendre en compte dans la dfinition de la convention de partenariat La dfinition et les tches assures par le mandataire, le taux, le mode de calcul et la procdure de rmunration des prestations fournies aux autres organisations. Les obligations de chaque organisation sur le plan administratif comme la dfinition, la collecte et la transmission des donnes mensuelles. Le descriptif de la procdure de facturation et de rglement entre le mandataire et les autres organisations et/ou entre les organisations. Le type de groupement (conjoint ou solidaire) utilis pour rpondre et si ce choix est constant ou varie suivant les appels doffre. Les obligations de chaque organisation notamment sur le plan pdagogique avec lobjectif duniformiser les procdures en respectant les exigences de qualit des commanditaires notamment en termes de procdure et de documents fournir. Le rythme et la nature des runions de travail du groupement ainsi que le mode de formalisation des dcisions prises en runion.

Principes

A retenir
Anticiper au maximum la mise en place de groupements en sappuyant sur la stratgie de dveloppement des structures. Prendre en compte de manire explicite les besoins et les contraintes des uns et des autres avant dinitialiser la dfinition du partenariat. Russir la formalisation du partenariat de manire minimiser, voire viter les difficults oprationnelles lors des rponses communes aux appels doffre. Mettre en place une organisation qui permette aux commanditaires de rellement percevoir lunit du groupement.

Page 19/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

4.4

Implmentation du travail en commun au sein du groupement

La mise en place effective du travail en commun au sein dun groupement ncessite de : Fixer prcisment lquipe en charge de la rponse et les rles en son sein, Identifier les documents de rfrence, Organiser et planifier les regroupements de lquipe, Dfinir et attribuer les travaux raliser, Fixer les livrables intermdiaires fournir et leur dlai de ralisation, Dfinir une instance darbitrage en cas de conflit ponctuel ou plus important entre les partenaires du groupement. Facteurs susceptibles de favoriser le travail en commun Organisations membres du groupement : o Qualit de la ngociation ralise pour la mise en place du groupement. o Intgration de la spcificit des apports des uns et des autres ainsi que de leur ncessaire rciprocit. o Transparence des modes de fonctionnement. o Rgularit des rencontres entre les partenaires du groupement. o Prise en compte des dimensions de proprit intellectuelle. o Reconnaissance effective de la valeur ajoute du mandataire o Respect des intrts des uns et des autres tout le long du processus. Professionnels impliqus : o Respect des engagements. o Entraide complte. o Facilit de communication.

Principes

A retenir
Intgrer autant que faire se peut les personnels oprationnels (formateurs, techniciens) dans lquipe de rponse. Tenir inform de manire continue et spontane lensemble des organisations membres du groupement (mandataire). Assurer une attention particulire la mise en forme commune des documents produits et produire

Page 20/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

4.5

Traitement des incohrences

Principes

Il arrive frquemment quil existe dans ce document, ou entre les documents constituant le dossier de candidature des incohrences, de plus ou moins grande ampleur. Dans ces conditions, la rgle de base est de lire les documents dans un ordre prcis et dtre trs vigilant quant aux informations figurant sur les documents contractuels que sont : lacte dengagement, le dtail des prix, le cahier des clauses techniques et particulires. Dmarche pour grer les incohrences Lire attentivement le rglement de la consultation. Il est rdig par le service juridique ou le service des marchs et dfinit les conditions de rception de loffre par ladministration. En cas de doute, voire dincohrence dans les documents sur la nature de la rponse attendue, cest ce qui est crit dans ce rglement qui prime. Examiner lacte dengagement et le bordereau de prix. Cest le contrat qui liera ladministration et lorganisation rpondante retenue. Il est important de lire ce contrat avec attention, car les clauses qui y figurent peuvent conditionner de manire dterminante la faon de dcouper et structurer la rponse. Lacte dengagement de mme que le bordereau de prix doivent tre paraphs, dats, signs et tamponns par le responsable lgal de lentreprise et par lensemble des contractants le cas chant. Analyser le cahier des clauses techniques et particulires. Il est le plus souvent rdig par le service directement commanditaire de la prestation. Il peut arriver que les rdacteurs de ces documents y glissent des informations imprcises ou contradictoires avec les autres documents du dossier de candidature. Etudier les annexes car lorsquelles existent, elles peuvent recler des informations prcieuses pour adapter la rponse un travail pralable ou un existant. Cependant, elles nont aucun caractre contractuel.

A retenir
Demander des prcisions ou informations complmentaires car il est toujours possible en cas de doute ou dincohrence dans les documents de contacter par tlphone le service qui lance le march. Cependant, trs souvent, il est demand. Formuler la question par crit et la rponse apporte sera faite de la mme manire et diffuse toutes les entreprises ayant retir un dossier de candidature, de faon ne pas avantager un candidat par rapport aux autres.

Page 21/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

4.6

Gestion des rfrences

Tout organisme qui souhaite rpondre des appels doffres doit tre en mesure de fournir des rfrences. Pour viter de rechercher ces rfrences dans lurgence au moment de la rponse lappel doffres, il est judicieux de rpertorier et enregistrer un certain nombre de donnes sur les actions ralises au fil du temps au sein de la structure. Les donnes conserver doivent permettre de positionner laction ralise dans le temps et prciser notamment les travaux raliss ainsi que leur destinataire et les rsultats atteints. Structure-type dune fiche de rfrence Client : Nom Contact : Nom et coordonnes March : Intitul, nature et anne Enjeux : Positionnement de la problmatique pour le client Objet des prestations : Nature du travail demand par le client Dmarche suivie : Principales tapes de laction ralise Public concern : Typologie et nombre Rsultats obtenus : Elments qualitatifs et quantitatifs dont le niveau de satisfaction du public concern Dates de ralisation : Date de dbut et date de fin des travaux Budget de la prestation : Montant total factur au client Positionnement de la prestation : Pourcentage du montant de la prestation dans le chiffre daffaires de la structure.

Principes

A retenir
Fournir des rfrences avec des donnes prcises et fiables. Utiliser de prfrence des rfrences correspondant des prestations ralises par des collaborateurs toujours prsent dans la structure. Ne pas indiquer des rfrences pour lesquelles la structure na pas t rellement contributive et sa participation plutt marginale.

Page 22/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

4.7

Mise en forme finale de la rponse

Lensemble des lments ayant t rassembls et valids, il sagit maintenant de raliser la mise en forme finale des documents et principalement de la rponse technique. Pour une rponse individuelle, comme pour un groupement, il ne peut exister quun seul rdacteur la fin du processus. Il aura en charge principalement de rassembler les contributions des uns et autres, dintgrer leur contenu et de raliser une mise en forme cohrente avec un style unique. Il peut sagir de la personne en charge de la coordination de la rponse ou de toute autre intervenant qui aura t dsign du fait de ses qualits de rdacteur. Conseils pour amliorer la qualit de la rdaction Etre clair : Il sagit de sexprimer de manire non ambigu en prcisant le contexte des propos et en construisant un argumentaire logique pour amener la conclusion. Etre pertinent : Il est toujours ncessaire de viser fournir une rponse la question pose en vitant les digressions sans relle valeur ajoute. Etre factuel : Il faut toujours distinguer les faits des apprciations que lon peut tre amen formuler sur ceux-ci. Seuls les faits permettent de construire un argumentaire. Etre prcis : Dans la mesure o un document va tre lu par diffrents publics, il faut viser fournir des informations qui ont t vrifies et qui sont de ce fait de qualit. Etre conforme : Ne pas hsiter rutiliser les termes et expressions propres au cahier des charges. Etre concis : Il faut sattacher raliser des phrases courtes qui senchanent plutt que des phrases avec diffrents niveaux dincidences. Etre courtois : Il sagit de prsenter ses arguments en vitant toutes les attaques et en cherchant positivement le consensus.

Principes

A retenir
Ne pas droger au principe du rdacteur unique pour la rponse technique. Veiller ce que tout contenu repose sur des donnes objectives, observables et quantifiables. Bien veiller faire valider la mise en forme finale par lensemble des parties prenantes aussi bien pour les questions de forme que de fond.

Page 23/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

4.8

Organisation et ralisation de la livraison du dossier de rponse

Comme voqu prcdemment, il existe deux approches possibles pour la remise de la rponse au commanditaire : Mode matrialis avec documents positionns dans des enveloppes physiques Mode dmatrialis avec utilisation denveloppes lectroniques et dun certificat lectronique. Le choix entre les deux doit tre ralis en fonction des contraintes propres aux organismes.

Principes

Recommandations pour la remise de la rponse sous forme matrielle Utiliser deux enveloppes physiques qui seront insres dans une grande enveloppe. Mettre les contenus suivants dans lenveloppe 1 Candidature : o Situation administrative et juridique o Capacits techniques et professionnelles avec : Le dossier de prsentation de la candidature. Le tableau des rfrences et des rsultats des actions antrieures. Le dossier de reprage des comptences. o Capacits techniques avec pour dtail : Les moyens humains. Les moyens techniques o Capacits financires: Pour les partenaires, lexcution du march ne doit pas remettre en cause lquilibre financier de leur structure. Mettre les contenus suivants dans lenveloppe 2 Offre : o Lacte dengagement complt et sign en original par le reprsentant lgal des candidats. o Le dossier de prsentation de loffre complt et sign en original par le reprsentant du candidat. o Le CV de toute personne intervenant dans le cadre de laction. o Limprim DC7 ou les justificatifs fiscaux et sociaux (URSSAF) relatifs la situation du candidat au 31 dcembre de lanne coule. o Lorsque le candidat emploie des salaris, une dclaration sur lhonneur attestant que le travail sera ralis par des salaris rgulirement employs.

Page 24/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Recommandations pour la remise de la rponse sous forme dmatrialise Les candidats doivent insrer dans chaque enveloppe lectronique lensemble des documents requis, signer lectroniquement lenveloppe relative la candidature puis lenveloppe relative loffre. Pour signer ces enveloppes lentreprise doit disposer dun certificat lctronique de classe III. En cas de groupement, le mandataire assure la scurit et lauthenticit des informations transmises. Il est demand aux candidats de ne pas utiliser certains formats, notamment les .exe et de ne pas utiliser certains outils, notamment les macros. Tout fichier constitutif de la candidature et de loffre devra tre trait pralablement lanti-virus. Ainsi les offres contenant des virus feront objet dun archivage de scurit. Elles seront rputes navoir jamais t reues et les candidats en seront informs dans les plus brefs dlais. Dans lhypothse o les candidats prvoient dinsrer dans lenveloppe relative la candidature ou dans lenveloppe relative loffre des documents qui ne sont pas des fichiers informatiques, ils doivent les scanner avec une dfinition adapte la fois la lisibilit et au poids de limage obtenue. Les candidats peuvent en outre transmettre une copie de sauvegarde dans les conditions fixes par larticle 56 du code des marchs publics et larrt du ministre charg de lconomie du 28 Aot 2006. Cette copie pourra tre ouverte en cas de dfaillance du systme informatique ou lorsquun virus est dtect dans le document lectronique transmis par le candidat. Les candidats choisissent le type de support de la copie (papier, CD Rom, DVD Rom). Les pices qui doivent tre signes dans loffre originale, le seront galement dans la copie de sauvegarde. Il est impratif que la copie de sauvegarde soit remise avant la date limite de remise des offres et quelle comporte la mention copie de sauvegarde ainsi que le nom du march. Envoi des dossiers sous forme papier. Les dossiers (enveloppes 1 et 2) pourront tre envoys par tout moyen permettant didentifier de faon certaine la date de rception des plis, ladresse ou tre remis contre rcpiss. Le candidat devra imprativement porter sur lenveloppe extrieure: - Le nom de lentreprise - Ladresse de lentreprise - Le numro de SIRET (14 chiffres) Lintitul du march - La mention March pass en procdure adapte - Ne pas ouvrir. Dans le cas contraire, le pli sera renvoy sans tre analys. Lenvoi des dossiers sous forme dmatrialise se fera sur le site Internet spcifi par le commanditaire.

A retenir
De manire systmatique, identifier, suivre la ralisation et la mise disposition des documents fournir la personne en charge de la coordination. Pour les rponses matrialises, recopier trs scrupuleusement sur les trois enveloppes les mentions indiques sur le rglement de la consultation. Pour toute rponse dmatrialise, il faut prvoir un dlai complmentaire.

Page 25/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

5. Glossaire
5.1 Introduction
Le glossaire suivant est constitu de lensemble des mots et expressions les plus utiliss dans le domaine des marchs publics. Ils sont classs par ordre alphabtique. Ce glossaire ne vise cependant pas lexhaustivit et les contributions pour son enrichissement sont bienvenues.

5.2

Prsentation du vocabulaire

Achats publics : Ensemble des achats raliss par les services de ltat, les collectivits territoriales et leurs tablissements publics respectifs, les entreprises publiques et les socits dconomie mixte, pour la satisfaction de leurs besoins. Ces achats sont effectus laide de marchs ou de conventions. Acheteur : Personnel charg de ngocier et dlaborer le contrat, il est lunique point de contact entre le SCAM et le fournisseur ; il assure ensuite la conduite, la gestion rglementaire et ladministration du contrat avec le ou les fournisseurs. Le dlai de ralisation dun march est, au mieux, de lordre de 150 jours, pour un appel doffre ouvert, entre la publication de lavis dappel public concurrence et la notification du march. Acompte : Lorsque les conditions du march le prvoit, lentreprise peut se voir attribuer une avance financire lorsque le dlai pour excuter le march est fix plus de 3 mois. Lacompte pour lexcution du march est de 1 mois lorsquil sagit dune PME, dune socit cooprative dartisans ou dartistes, un atelier protg, une socit cooprative ouvrire de production, un groupement de producteurs agricoles ou un artisan, pour les marchs de travaux et la demande de lentreprise pour les marchs de fournitures et services. On distingue les acomptes sur approvisionnement et les acomptes relatifs lexcution du march. Acte dengagement : Il est galement appel DC8. Il sagit dun document primordial. Il est toujours prsent dans le DCE. Grce ce document, le candidat dun march sengage respecter les conditions du march (dlais, prix, prestation technique). Il doit tre sign par lentreprise et sera galement sign par ladministration si le candidat est retenu. Allotissement : Lallotissement est le fait de fractionner les marchs publics en diffrents lots. Appel doffre : Procdure de passation de marchs publics grce laquelle une administration publique exprime un besoin. Cette procdure est pass dans le respect des rgles de la concurrence fixe par le CMP, dans le but de choisir loffre conomiquement la plus avantageuse afin de faire la meilleure utilisation des deniers publics. Appel doffre ouvert : Procdure classique de passation de marchs publics par laquelle les entreprises peuvent se porter candidates. Cette procdure est utilise lorsque le montant estim du march est suprieur aux seuils (cest dire lorsque le montant estim du march est suprieur 135 000 euros pour les administrations tatiques et 210 000 euros pour les collectivits locales pour les marchs de fournitures et de services. Pour les marchs de travaux le montant estim du march doit tre suprieur 5 270 000 euros ). Cette procdure respecte des modalits de publicit prcises.

Page 26/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Appel doffre restreint : Procdure de march public selon laquelle seules des entreprises prslectionnes par ladministration sont invites concourir aprs la publication dun avis dappel public la concurrence. La procdure de march pass par appel doffres restreint est identique la procdure ouverte mis part que cette procdure se droule en deux phases : La premire phase est lorsque les entreprises postulent pour tre slectionnes en tant que candidats. Puis, ladministration slectionne quelques entreprises partir de leurs rfrences, A lissue de cette premire phase, les candidats retenus vont pouvoir proposer leur dossier de candidature. Lentreprise proposant loffre conomiquement la plus avantageuse sera alors retenue. Avance : Le Code des marchs publics prvoit le versement par ladministration aux candidats dun march public ou ses sous traitant dun paiement en avance du montant du march. Il existe des avances forfaitaires fixs par le march et des avances facultatives qui visent financer les investissements, le matriel acquis pour le march et ventuellement les salaires et charges. Les modalits des avances facultatives sont fixes par le march. Lavance forfaitaire peut tre demande par lentreprise ds que le montant estim du march est suprieur 50 000 euros. Avis dappel doffres public la concurrence (AAPC) : Avis publi par ladministration dans le but dinformer les entreprises de prvision de marchs publics quelle pense raliser au cours de lanne. Cette publication est rgit par le le CMP. LAAPC est utilis lors des appels doffres restreints (montant estim du march > 90 000 euros). Cahier des charges : Cahier qui rglemente les marchs publics et qui fixe les conditions de leurs excutions. Il existe plusieurs cahiers des charges. Le CCAG : Cahier des clauses administratives gnrales CCTG : Cahier des clauses techniques gnrales CCAP : Cahier des clauses administratives particulires CCTP : Cahier des clauses techniques particulires Cahier des clauses techniques particulires : partie du cahier des charges dun march, tablie en accord entre lmetteur de besoin et le service acheteur, qui contient les dispositions contractuelles dordre technique propres la prestation ou la fourniture acqurir. Certificat lectronique : Le certificat lectronique est un outil qui permet de raliser des tls procdures. Il permet notamment lentreprise de raliser ses dclarations fiscales et sociales. Le certificat lectronique assure la signature, le chiffrement des messages lectroniques et est utilis pour lauthentification des serveurs. Il est obligatoire dans toutes les procdures dmatrialises. Les certificats doivent tre dlivrs par une Autorit de Certification. La signature lectronique est quant elle, obligatoire pour les marchs suprieurs 230 000 euros. Cette signature numrique prsente depuis mars 2000 la mme valeur quune signature manuscrite. Elle permet lentreprise de signer les documents lectroniques transfrs ladministration et de confirmer lidentit de lentreprise. La signature lectronique est disponible grce un logiciel payant. Une fois lentreprise dote de ces lments numriques, elle doit naviguer sur une plate-forme de marchs publics. Les plus connus sont : www.achats.defense.gouv.fr, www.achatpublic.com, www.emarchespublics.com et www.omnikles.com. Sur la plate forme de marchs publics, lentreprise la possibilit de consulter des annonces dappels doffres centraliss et de rpondre en ligne. Lentreprise tlcharge les DCE des annonces intressantes et formule une rponse quelle renvoie sous forme dmatrialise. Cette procdure de rponse par voie numrique est plus flexible, engage moins de frais et est plus documente quune rponse

Page 27/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

classique un appel doffres. La dmatrialisation supprime indniablement certains obstacles auxquels les PME se confrontent dans une procdure de rponse sur papier. Commande sur march : Ordre prescrivant lexcution dune prestation ou dune fourniture dans les conditions dtermines au pralable par le march bons de commande auquel elle se rfre. Commission dappel doffres ou CAO : Commission rglementairement constitue, charge de procder louverture des plis adresss ou remis directement au service metteur de lappel doffres. Elle vrifie la rgularit des candidatures et des offres, donne ses avis et propositions au PAD et dresse le procs-verbal des sances douverture. Cotraitant : Entreprise qui participe un groupement entre plusieurs entreprises afin de rpondre un march. Code des Marchs Publics (CMP) : Tout comme le code de la route rglemente le comportement des automobilistes, le CMP rglemente le cadre dans lequel les administrations doivent mettre les appels doffres et borne le cadre dans lequel les entreprises peuvent y rpondre. Les parties prenantes dans un appel doffres (administrations, entreprises, sous traitant...) sont tenues de respecter les diffrentes modalits du CMP. Le CMP na pas de valeur contractuelle. Concours : Procdure dachat public utilis par ladministration lorsquelle nest pas encore en mesure de dcrire avec une prcision suffisante les aspects techniques et financiers dun ouvrage, dun matriel raliser car lobjet du march ncessite des tudes importantes. La procdure de concours peut tre passe selon une procdure restreinte ou par procdure ouverte. Copie de sauvegarde : Copie physique du dossier de candidature lorsquil est transmit par voie lectronique. La copie de sauvegarde peut tre transmit par clef USB, CD-ROM, papier... Dans le cas o le fichier lectronique est vrol, ou mal transmit, la copie de sauvegarde sera utilise. Si la copie de sauvegarde est bien transmise, la copie de sauvegarde est dtruite par lacheteur. Dclaration sur lhonneur : Lorsquune entreprise propose un dossier de candidature une administration elle se doit de rdiger un document dat et sign dclarant sur lhonneur que lentreprise : sest bien acquitte du paiement de ses impts et cotisations sociales ne fait pas lobjet dune dcision de justice linterdisant de concourir aux marchs publics. Dune condamnation de justice inscrite au n2 du casier judiciaire o une infraction vis aux articles L324-10, L341-6, L125-1., L125-3 du code de travail au cours des cinq dernires annes. Depuis 2001, lentreprise qui propose juste une candidature se doit de transfrer sa dclaration justifiant quelle sacquitte bien de ses obligations fiscales et sociales. A la place de la dclaration sur lhonneur lentreprise peut donner les pices justificatives qui certifient quelle respecte les points cits ci-dessus. Dlais de paiement : Ladministration se doit de payer ses fournisseurs moins de 45 jours (sauf pour les tablissements du service de sant des armes dont le dlai est fix 50 jours). A dfaut, si ladministration doit sacquitter dintrts moratoires (=indemnits de retards) Dossier de Candidature des Entreprises (DCE) : Le Dossier de Candidature des Entreprises est constitu par lensemble des pices du dossier dappel doffres.

Page 28/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Ladministration le met la disposition des entreprises souhaitant sinformer des modalits du march. Le DCE est distribu toutes les entreprises qui en font la demande dans le cas des procdures ouvertes et celles slectionnes pour les procdures restreintes. Les pices qui constituent le DCE sont : La lettre de consultation, Le Rglement de Consultation (RC), Les documents caractre contractuel : o LActe dEngagement (AE), o Le Cahier des Clauses Administratives Particulires (CCAP), o Le Cahier des Clauses Techniques Particulires (CCTP), o Le dtail des prix Domiciliation des paiements : Cest le compte bancaire, postal, de caisse dpargne ou du trsor o sera vers la somme du march. La domiciliation doit apparatre clairement sur la facture et ne doit laisser aucun doute lors du contrle effectu par ladministration. Dossier de consultation : ensemble des pices ncessaires la prise de contact formelle entre la personne publique et des fournisseurs potentiels, en vue de lattribution dun acte dachat. Facture : En gnral, lorsquune entreprise est retenue pour excuter un march public, elle met une facture ds la ralisation de la vente ou de la prestation du service. La facture doit tre mise en 2 exemplaires : une pour ladministration et une pour lentreprise. Groupement : Lorsquun march est complexe , plusieurs entreprises peuvent se grouper afin de rpondre au march. Dans le dossier de candidature il faut prciser que lentreprise rpond au march au sein dun groupement. On distingue deux groupements : Le groupement conjoint : les entreprises qui participent au groupement sont responsables uniquement pour la partie quelles excutent. Lentreprise nas pas responsabilits pour linexcution de la prestation des autres entreprises du groupement, Le groupement solidaire : Les entreprises qui participent au groupement sont responsables et engages pour la totalit du march. Si une entreprise nest pas en mesure dassurer sa participation, les autres entreprises du groupement doivent assurer la ralisation de la part de lentreprise dfaillante. Lettre de consultation : Ce document est utilis dans les appels doffres restreints et les procdures ngocies. La lettre de consultation contient des informations comme : la date limite pour la rception des offres ladresse laquelle le dossier de candidature doit tre envoy - lobligation de rdiger les documents en langue franaise Lot : Un march public peut tre fractionn en plusieurs lments : ce sont des lots. Les lots dun march sont fractionns par lacheteur public en fonction de la spcificit technique, du mtier, de critres gographiques ou des critres conomiques. Les lots permettent aux PME de participer lappel doffre sur le fragment de lappel doffres o elles sont les plus comptitives. Avec le CMP 2006, les acheteurs publics ont lobligation de fragmenter le march en lots ds que cela est possible. Matrise doeuvre ou matre doeuvre : Personne morale ou personne physique qui est charge par ladministration dassurer la matrise douvrage.

Page 29/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

March fractionn bons de commande : Ce type de procdure est rserv aux achats que ladministration souhaite chelonne. Les marchs bons de commandes permettent ladministration de spcifier les lments du march quelle na pas pu prciser au pralable. Les lments peuvent tre la quantit, les dlais... Lors de la parution de lavis, ladministration fixe un montant maximum et minimum du march. March fractionn tranches : Cette procdure est utilise lorsque ladministration a clairement identifi lobjet du march mais ne sait pas si le march pourra tre men terme pour des raisons conomiques, politiques, techniques ou de dlais. Ladministration va dfinir une tranche ferme qui sera ralise de manire sure et des tranches conditionnelles qui seront ralises sil ny a pas de contraintes. March ordinaire ou march simple : Cest la procdure de base. Lobjet du march est simple et la dure du march est limite. March pass selon la procdure adapte : Les Marchs Passs selon la Procdure Adapte (MPPA) est la procdure la plus souple. Le pouvoir adjudicateur peut y avoir recours dans lun des 3 cas suivants : Lorsque le montant de lappel doffres est estim moins de 135 000 euros HT dans le cas dun march pass par les collectivits locales pour les achats de fournitures et services. Lorsque le montant de lappel doffres est estim moins de 210 000 euros HT pour les appels doffres passs par une administration tatique pour les fournitures et services. Lorsque le montant de lappel doffres est estim moins de 210 000 euros HT pour les travaux quelque soit ladministration. Dans cette procdure, lacheteur peut utiliser la publicit quil souhaite lorsque le montant estim du march est infrieur 90 000 euros. De plus, pour les entreprises, cette procdure est assez souple puisque sil manque des pices au dossier de candidature et que lentreprise est retenue, elle peut joindre ces pices aprs le dpouillement des offres. Notification : Concernant les entreprises, la notification est le moment partir duquel ladministration attribue le march une entreprise. A partir de la date de notification, lentreprise qui a remport le march se doit de raliser la prestation, la livraison ou les travaux. Plate-forme de dmatrialisation : Portail Internet permettant aux entreprises de transfrer par voie lectronique le dossier de candidature ladministration de manire scurise et confidentielle. Contrairement lenvoi des dossiers de candidatures par mail, passer par la plate forme de dmatrialisation garantie juridiquement lenvoi du dossier de candidature. Lobjectif europen est que lensemble des dossiers de candidature soit transfr par voie lectronique dici 2010. Pouvoir adjudicateur ou entit adjudicatrice : Ce sont ltat, les collectivits territoriales, les organismes de droit public et les associations formes par un ou plusieurs de ces organismes de droit public ou de ces collectivits territoriales qui veut faire raliser des travaux publics, qui veut recourir une prestation de services ou qui envisage de faire un achat de fournitures.

Page 30/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Rglement de consultation : Le rglement de consultation comporte les lments essentiels de lappel doffres. Il rappelle ou tabli, lobjet de la consultation, la date et ladresse o doivent tre dpos les dossiers de candidatures, les critres de choix pour la slection du candidat, la dure dexcution du march, le dlai de validit et les coordonnes pour avoir des renseignements techniques et administratifs. Signature lectronique : Depuis le 1er janvier 2005, ladministration est contrainte daccepter les candidatures par Internet en plus des rponses sur papier classique. La candidature par Internet prsente des avantages pour les PME. Dsormais, la PME retire le DCE et le renvoie en temps rel. Les cots de traitement sont alors rduits, en renvoyant la candidature, la PME nest pas oblige dutiliser des lettres avec accus de rception ou de faire appel un coursier, frais qui peuvent slver 75 pour le dpt du dossier. Avant toute chose, une entreprise souhaitant rpondre un appel doffres de manire dmatrialise doit se doter dun certificat lectronique et dune signature lectronique. Le certificat lectronique est indispensable dans lensemble des procdures auxquelles une entreprise peut rpondre. La signature lectronique est obligatoire que pour les appels doffres dun montant estim plus de 230 000 euros.). Sous-traitant : Entreprise qui participe un march public par le biais dune partie du march sous traiter par lentreprise qui remport le march. Les sous traitants sont tenus de communiquer les mmes pices juridiques (type DC6, DC7) que lentreprise ayant remport le march. Titulaire : Entreprise qui a remport un march public. Tranche conditionnelle : ce sont les tranches que ladministration effectue sil ny a pas de contrainte pour ne pas les raliser. Les tranches conditionnelles viennent a posteriori aux tranches fermes lors des procdures de marchs fractionns tranches. Tranche ferme : la tranche ferme est la partie dun march fractionn que ladministration est sure de raliser.

5.3

Page 31/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

6. Documents pour les marchs publics

6.1 Informations gnrales
Pour tlcharger les formulaires, ladresse Internet est la suivante : http://www.marchespublicsaffiches.com/mfmn/mfmn_formadmin.htm et des liens utiles sont fournis ci-aprs : Inscription en Ligne : http://www.emarchespublics.com/preparer_reponse_marche_public.html, Lattestation fiscale (formulaire n 3666) : http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_marc_publ/form_tele/latt_fisc.html, Marchs publics Observatoire conomique de lachat public : http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_marc_publ/index.html.

6.2

DC4

Le DC4 peut tre utilis par les candidats aux marchs publics lappui de leur candidature (procdures restreintes) ou dans la premire enveloppe de leur offre (procdures ouvertes). Ce document est un modle de lettre daccompagnement de la candidature. Il est joint la dclaration du candidat (voir le DC5). Son utilisation est conseille lorsque le march est alloti et lorsque le candidat est un groupement. Il permet lacheteur didentifier le candidat : entreprise seule, personne physique ou morale, groupement dentreprises, personne publique, association La manire de le remplir est indique ci-aprs : http://www.minefi.gouv.fr/formulaires/daj/DC/notices_dc/notice_dc4.htm.

6.3

DC5

Le DC5 est un document qui peut tre utilis par les candidats aux marchs publics lappui de leur candidature (procdures restreintes) ou dans lenveloppe contenant les lments relatifs la candidature (procdures ouvertes). Il permet lacheteur de sassurer que le candidat remplit les conditions ncessaires pour accder aux marchs publics et prsente les garanties techniques, professionnelles et financires suffisantes. La manire de le remplir est indique ci-aprs : http://www.minefi.gouv.fr/formulaires/daj/DC/notices_dc/notice_dc5.htm.

6.4

DC6

Le DC6 est un nouveau formulaire facultatif, propos par la direction des affaires juridiques, qui peut tre utilis par les pouvoirs adjudicateurs, les entits adjudicatrices ou oprateurs conomiques, qui il est envisag dattribuer un march public. Ce modle nouveau prend en compte les modifications introduites dans le code du travail, par larticle 71 de la loi n 2004-810 du 13 aot 2004 relative lassurance maladie (modifiant larticle L. 324-14 du code du travail, (http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnArticleDeCode?commun=CTRAVA&art=L324-14), et par le dcret n 2005-1334 du 27 octobre 2005 relatif au travail dissimul (modifiant les articles R. 324-4 et R. 324-7 du code du travail, (http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnArticleDeCode?commun=CTRAVA&art=R324-4), sur le droit de la commande publique.

Page 32/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

Il fait le point sur les obligations renforces en matire fiscale et sociale qui incombent aux cocontractants. Dsormais, il appartient au pouvoir adjudicateur et lentit adjudicatrice dexiger de leur cocontractant, avant la signature du march (entre la date du jour dinformation dattribution du march par le pouvoir adjudicateur, et la date de la signature du march par le pouvoir adjudicateur), et tous les six mois jusqu la fin de lexcution du march, certains documents en plus, lists dans le DC6. Le DC6 permet de sassurer que lensemble des documents exigs, tant par le code des marchs publics que par le code du travail, est fourni. La manire de la remplir est indique ci-aprs : http://www.finances.gouv.fr/formulaires/daj/DC/notices_dc/notice_dc6.htm.

6.5

DC7

Le DC7 peut tre utilis par les candidats retenus un march public qui doivent, pralablement la signature et la notification du march, justifier auprs de lacheteur de la rgularit de leur situation fiscale et sociale. La fiche explicative ladresse Internet ci-jointe ((http://www.minefi.gouv.fr/formulaires/daj/DC/notices_dc/modalites_obtention_dc7.pdf) explicite la procdure suivre pour satisfaire cette obligation. Le DC7 peut donc remplacer la production des certificats fiscaux et sociaux (procdure dite classique dans la fiche explicative) exigs au titre de larticle 46 du code des marchs publics et de larrt du 31 fvrier 2003 modifi susvis. Pour obtenir un DC7 rempli, les candidats ont deux possibilits, la procdure de droit commun et la procdure optionnelle et alternative : Dans le cadre de la procdure de droit commun, les candidats sollicitent auprs des administrations comptentes les certificats ncessaires puis les produisent, selon le cas, au Trsorier Payeur Gnral (TPG), au Receveur Gnral des Finances (RGF) pour Paris ou au dlgu interrgional de la Direction des Grandes Entreprises (DGE) en joignant limprim DC7 renseign et sign pour ce qui le concerne. Le TP, RGF ou DGE leur dlivre alors le DC7 dment complt, en un seul original , Dans le cadre de la procdure optionnelle et alternative, les candidats adressent, selon le cas, au TPG ou au RGF pour Paris, limprim DC7 renseign et sign en page 4/4. Le TPG ou le RGF sollicite alors auprs des administrations concernes les certificats ncessaires. Sil les obtient tous dans un dlai de 30 jours, il tablit le DC7 en un seul original et le remet au candidat. Dans lhypothse contraire, il ne dlivre pas le DC7 et remet au candidat les documents obtenus. La manire de le remplir est indique ci-aprs : http://www.minefi.gouv.fr/formulaires/daj/DC/notices_dc/notice_dc7.htm.

6.6

DC12

Le DC12 constitue une annexe lacte dengagement (voir le DC8) et des prcisions sont donnes ladresse Internet ci-prs : http://www.minefi.gouv.fr/formulaires/daj/DC/imprimes_dc/dc8.rtf. Ce document peut tre utilis dans le cadre de la seule procdure dappel doffres pour procder une mise au point des composantes du march. Les modifications ne peuvent remettre en cause les conditions dappel la concurrence, les caractristiques substantielles, notamment financires, du march. La mise au point du march est effectue dun commun accord entre lacheteur et lattributaire. Elle permet de corriger des erreurs ou

Page 33/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

des anomalies videntes (erreur de calcul par exemple) quant loffre de lentreprise finalement retenue, ou quant aux composantes du march. Lerreur substantielle qui bouleverse le classement initial des offres ne peut entrer dans le champ de la mise au point dun march. Mais, elle nest en aucun cas une ngociation de loffre, ni un moyen de rgulariser une modification des documents de consultation. Les deux parties la rdigent de manire prcise dans un dlai raisonnable, et la signent.

6.7

DC13

Le DC13 constitue : Soit un modle dannexe lacte dengagement relative la prsentation dun sous-traitant concomitante loffre du candidat, Soit un modle dacte spcial pour la prsentation dun sous-traitant aprs le dpt de loffre ou la notification du march. Il a pour objet de demander lacheteur lacceptation dun sous-traitant et lagrment de ses conditions de paiement. Seuls les sous-traitants de premier rang peuvent bnficier du paiement direct, ds lors que le contrat de sous-traitance est gal ou suprieur 600 euros TTC. Les sous-traitants qui nont t ni accepts ni agrs par lacheteur ne peuvent bnficier du paiement direct. La manire de la remplir est indique ci-aprs : http://ww.minefi.gouv.fr/formulaires/daj/DC/notices_dc/notice_dc13.htm

Page 34/35

Guide pratique pour la rponse en commun aux appels doffre

7. Sources documentaires
Les sources documentaires suivantes ont t utilises : http://www.marchespublicspme.com http://www.journal-officiel.gouv.fr/ http://www.lemoniteur-expert.com/ http://www.secteurpublic.asso.fr/ http://ww.minefi.gouv.fr

Page 35/35