La prsentation de la lettre

1 LA PRSENTATION DE LA LETTRE D'AFFAIRES

1.1 1.1.1 Le cadre de rfrence Les formats Marges 1.1.2 gauche droite suprieure infrieure Format standard accept 2 cm 1 cm 1,3 cm 0,5 cm Format commercial conseill 3,3 cm 2 cm 2 cm 0 cm

Les constituants de la lettre commerciale, administrative ou d'affaires

On peut distinguer: les lments obligatoires qui sont dfinis par la loi commerciale, les lments utiles qui permettent une bonne gestion du courrier, les mentions spcifiques qui concernent La Poste, les mentions particulires qui concernent les correspondants. Les lments utiles l'identification: o l'objet o les rfrences l'expdition: o les annexes

Les lments obligatoires l'en-tte la date la suscription la vedette le corps de la lettre la souscription

Les mentions spcifiques (additions) Recommand Par avion Imprim Express Personnel Les zones de la lettre

Les mentions particulires la mention "Copie " le Post-scriptum (P.-S.)

1.1.3

Chacune des mentions est place dans une zone spcifique. Les zones sont imposes par: l'emplacement de la fentre vitrifie de l'enveloppe, des exigences d'quilibre de la prsentation, des normes pour une lecture aise et rapide. Ces zones sont applicables tous les types de disposition. Les repres des hauteurs peuvent s'valuer en centimtres ou par rapport aux lignes. Les lignes d'criture peuvent varier l'intrieur des zones selon les lments repris dans la lettre. Les repres sont parfois valus en "interligne 1".
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1.1.4

Remarque

La rfrence cette unit de mesure n'exclut pas d'utiliser la mthode de travail "format paragraphe".
1 Les hauteurs fixes de rfrence 2 3 En-tte 1,70 cm Zone de l'en-tte et de la date 4 5 6 7 8 9 Date 3, 81 cm 10 11 12 5,08 cm Zone rserve l'expdition 13 +++++++++ (7 lignes disponibles) 14 +++++++ ++ 5,93 cm 15++++ +++++ 16 17 18 19 valeur minimum 2 blancs 20 Vos rfrences 21 Vos rfrences Nos rfrences Zone d'identification 22 Nos rfrences (5 6 lignes disponibles) 23 2 blancs 24 25 Objet 26 27 11,43 cm 28 Vedette 29 1 blanc 30 Corps de la lettre +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ 31 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Remarque pour obtenir un bon quilibre Les hauteurs des lments d'identification et de la vedette sont mobiles selon les lments placer. Si la dernire ligne rserve la suscription est utilise, les rfrences ne pourront se situer la 20e ligne. Il sera possible de placer les rfrences sur une seule ligne (ligne 21), l'objet se trouve alors la 24e ligne, la vedette se place alors la 27e ligne. La valeur minimum de 2 interlignes suit l'objet. En effet, si le corps de la lettre est petit, on peut laisser 3 interlignes entre l'objet et la vedette. Le principe est respecter les zones.

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ +++++++++++++++++++++++++++++. Zone d'identification du signataire

(la souscription) (6 8 lignes disponibles) (valeur minimum de 2 interlignes blancs) Annexe(s) * Copie Zone utile l'expdition et au destinataire 3 cm minimum du bord infrieur de la feuille (support papier)

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1.2

Les dispositions

Selon le style de prsentation, la suscription se place soit contre la marge gauche, soit dans la partie droite face la fentre de l'enveloppe. La date et la souscription s'alignent sur la suscription. En fonction des alignements gauche/droite, on distingue les dispositions: bloc la marge et la disposition normalise (alignement gauche), bloc la date (alignement droit: date, suscription et souscription). La disposition normalise est une disposition enrichie de la mention "Votre lettre du". Les lments d'identification se situent sur une ligne. Le choix d'une disposition est souvent dtermin par celui de l'enveloppe fentre utilise et par l'organisation de l'entreprise. 1.2.1 Remarques

Les types de dispositions prsents ici sont des formats types. Le but des schmas de lettre proposs est de donner des principes gnraux pour obtenir un ensemble quilibr et rationnel. L'aspect visuel doit tre sobre et quilibr. L'aspect fonctionnel oblige suivre une logique de prsentation pour faciliter la lecture et la gestion du courrier dans l'entreprise. Le chef d'entreprise peut apporter certains changements son courrier. Toutefois, les zones, les principes de base et la logique des alignements sont des principes qui ne peuvent s'ignorer. A retenir La prsentation d'une lettre est le cachet de l'homme cultiv; c'est le stimulus visuel qui sollicite en premier lieu le correspondant. L'ensemble doit tre esthtique. 1.2.2 La mention Copie(s)

Si une copie de la lettre est envoye pour information une tierce personne, le destinataire principal du message doit toujours en tre inform. La rubrique "copie" figure sur la lettre dans un double but: 1 2 3 elle est un aide-mmoire pour l'expditeur, elle informe le destinataire de l'envoi de la copie de la lettre, elle est un moyen de vrification pour le responsable de l'expdition.

Cette rubrique est suivie du ou des noms des personnes concernes. Elle se place l'endroit ou sous la mention "Annexe". Un interligne au moins spare les deux mentions. 1.2.3 La mention "Post-scriptum"

Depuis l'utilisation du traitement de texte cette mention ne pourrait avoir que le but d'attirer l'attention du lecteur. Ceci se pratique parfois dans un contexte publicitaire.

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2 LES LMENTS CONSTITUTIFS DE LA LETTRE ADMINISTRATIVE ET

COMMERCIALE

2.1 2.1.1

Les mentions indispensables L'en-tte ou les coordonnes de l'expditeur

Si le papier n'est pas pr imprim, l'adresse de l'expditeur peut se placer la marge de gauche la quatrime ligne. Elle peut aussi tre dcale d'un centimtre vers la gauche. Le nom d'une personne peut se prsenter indiffremment en lettres minuscules ou en lettres capitales. Il s'agit dans ce cas de la personnalit de l'expditeur ou d'un critre esthtique. La date est indique sous la dernire ligne en appui droite. On peut introduire le code postal et la localit, et ne pas mettre ces lments dans l'en-tte. Exemples 5000 Namur, le 5 mars 200# Le 5 mars 200# (possibilit si le code postal et la localit figure dans l'en-tte) 2.1.2 La date

La date est d'une importance capitale: elle permet un classement par ordre chronologique; le correspondant se rfre la date de la communication reue pour introduire sa rponse; la lettre peut entraner des effets juridiques dtermins. 2.1.3 Les formats classiques sont applicables aux formats non normaliss

La date respecte le format alphanumrique sauf dans les formulaires comme la lettre normalise. Exemples: Namur, le 1er janvier 200# Le 6 dcembre 200#

Il n'y a pas de zro avant le chiffre unique qui reprsente le jour. Le nom du mois ne prend pas d'initiale majuscule. Le millsime est obligatoirement reprsent par 4 chiffres (norme ISO). Il n'y a pas de point aprs la date. Le format normalis (applicable aux formulaires normaliss) Pour indiquer une date de naissance, le seul format admis est celui qui prsente l'anne, le mois et ensuite le jour. Ce format est aussi utilis dans les banques de donnes et dans les formulaires normaliss. Exemple: 2005-12-20

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Remarque La date indique sur la lettre doit toujours tre celle du jour de son expdition, qui n'est pas toujours celui de sa prsentation. 2.1.4 La suscription

La suscription doit figurer sur la lettre mme. Elle permet un classement onomastique et vite la lettre de se perdre. La zone de la suscription est toujours fixe. Sept lignes sont disponibles pour l'adresse du destinataire sous l'adresse pr imprime de l'expditeur. Les lments sont le cas chant placs de la manire suivante: les mentions spcifiques le destinataire la fonction ou le dpartement concern la firme ou l'organisation la rue, le numro, la bote ou le numro de la bote postale le code postal et la commune le pays. La premire ligne de la suscription occupe de la 12e la 14e ligne selon les lments repris.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Atelier GRAPHISCREEN Quai de la Meuse 54 5000 NAMUR Le 21 mars 2005

Tl. 081 55 99 33

Recommand Madame Florence Dubois Administratrice Technicolor sa Rue de l'Informatique 156 bote 5 1040 Bruxelles Belgique

mention spcifique destinataire fonction ou dpartement firme ou organisation rue, numro, bote ou numro de bote postale code postal et commune pays

Nos rfrences ../.. Les normes de rdaction de la suscription recommande par La Poste

Madame,

Les lignes de la suscription sont toujours alignes. Le cadre adresse contient 36 caractres en 1/10 pouce ou 45 caractres en 1/12 pouce. Aucune indication autre que l'adresse ne peut apparatre dans la fentre.

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L'adresse doit tre lisible. Il est interdit de changer de police lors de la rdaction d'une adresse, ni en ce qui concerne la fonte, ni le corps. Les caractres les plus usuels conviennent au traitement automatique du courrier. Les caractres italiques, le script, l'criture gothique, les lettres imparfaitement imprimes ne sont pas autoriss. Aucun lment de l'adresse ne peut jamais tre soulign. Aucun interligne blanc n'est autoris dans la suscription. La dnomination Les mots "Monsieur", "Madame", etc. sont toujours crits en entier car on s'adresse la personne concerne. Les abrviations de types de socit se placent aprs la raison sociale et se prsentent en lettres minuscules: RENARD sprl. Il est conseill de placer le prnom en entier. Le nom est compos en lettres minuscules l'exception de l'initiale, sauf si on peut le confondre avec le prnom: Jacques HUBERT. La fonction et le titre La fonction est le rle jou par la personne dans la socit. Elle s'indique en lettres minuscules avec une initiale capitale. Le titre est une dsignation honorifique exprimant une distinction, un rang. Le titre peut tre la dsignation d'une fonction. La raison sociale La raison sociale est le nom que choisit une socit pour exercer une activit. Il faut se conformer l'usage pour composer cet lment. La nature de la socit se place aprs la raison sociale: Raphal sprl. Le mot "tablissements" n'est pas abrg.

La localisation Les mots "rue", "chausse", prennent l'initiale majuscule. Le nom de la rue se place en lettres minuscules l'exception de l'initiale. Le numro de la bote aux lettres est plac aprs l'indication du numro de l'immeuble. L'abrviation du mot "bote" n'est pas d'application dans ce cas. Le code postal n'est pas prcd de l'indicatif du pays s'il s'agit d'un envoi dans le pays. Le nom de la localit suit immdiatement le code postal. 2.1.5 La vedette

La vedette prend une initiale capitale. Elle est suivie d'une virgule. Le titre est parfois repris dans l'nonc de la vedette. On dsigne par leur titre les personnes qui exercent une fonction publique ainsi que les architectes. Si le destinataire est titulaire de plusieurs titres, on choisit le plus usuel ou celui qui correspond au sujet trait. Le titre "Matre" est donn aux gens de loi. Dans un envoi destin une socit, la vedette s'nonce Messieurs ou Mesdames, Messieurs ou prcise le nom d'un dirigeant.
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Dans la correspondance administrative, l'appellation "Messieurs" n'est pas employe car chaque subdivision est dirige par un fonctionnaire responsable. La vedette mentionne le titre de la personne responsable. Ex. Monsieur le Directeur gnral, 2.1.6 Le corps de la lettre

Un seul sujet est trait. Cette faon de procder facilite le classement et le traitement de l'information. Le corps de la lettre comprend: l'introduction par laquelle le sujet est abord, le dveloppement o les faits sont exprims, la dduction qui en est la suite logique et qui contient la communication relle, la conclusion qui peut terminer en insistant sur un certain point, la formule de salutation finale qui renforce le ton de la lettre. Ces diffrentes parties sont toujours isoles. Chaque point important du contenu constitue un alina. Un argument est toujours expos compltement avant d'en aborder un autre. La formule de politesse fait donc toujours l'objet d'un paragraphe spcifique. Les formules traditionnelles reprennent toujours l'intitul exact qui constitue la vedette. Cette appellation n'est jamais coupe en fin de ligne. La capitale initiale est conserve aux titres de civilit, de fonction ou de noblesse. Si la formule de politesse n'est pas une phrase, elle peut tre suivie d'une virgule annonant le nom du signataire. Exemple: Cordialement, Remarque Une lettre d'affaires doit tre lue facilement. Le caractre doit tre classique et la taille ne peut tre trop petite. 2.1.7 La souscription

La fonction que remplit le signataire de la lettre dans le cadre de l'entreprise qui l'emploie est gnralement prcise. Le correspondant peut ainsi apprcier la comptence du signataire. L'ensemble peut tre prcd du nom de l'entreprise ou de la socit. Exemples: Le directeur,

Raymond Remy Directeur commercial

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Paul Remy Architecte

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Si le mot qui dsigne la fonction est prcd d'un article, il s'crit avec une initiale minuscule. En effet, dans ce cas, on ne donne pas le titre la personne, on la cite. Il est conseill de placer la fonction sous le nom du signataire. La signature se place au-dessus du nom. L'espace prvu est de 6 9 interlignes (5 8 blancs) selon les possibilits. Si deux personnes signent la lettre, le nom de la personne qui dtient la fonction la plus leve est plac droite. Les mentions peuvent se situer contre les marges. Si le prnom du signataire ne peut distinguer le sexe (Dominique), l'abrviation Mme est place devant le prnom. 2.2 Les mentions utiles

Bien que ces mentions ne soient pas imposes, elles sont d'une utilit incontestable pour l'identification de la lettre et la gestion du courrier. 2.2.1 Les rfrences

Les rfrences sont la carte d'identit de la lettre. Elles interviennent dans les oprations de distribution du courrier et dans le classement de la lettre. Elles permettent un classement idologique ou numrique. Les rfrences sont constitues des initiales du rdacteur, des initiales de la personne qui dactylographie la lettre et souvent d'un indice qui permet son classement, tels que le nom d'un dpartement ou un numro de dossier. Si l'on doit composer les rubriques "Vos rfrences" et "Nos rfrences", il est permis de les abrger. Ce procder est pourtant viter. Ces lments de la plus haute importance doivent tre prcis. Et lorsque l'on reproduit les rfrences ("Nos rfrences" vers "Vos rfrences"), le format utilis doit tre respect et il est important d'en vrifier la stricte conformit. 2.2.2 L'objet

Quelques mots placs en vidence indiquent le motif, l'objet de l'envoi de la lettre. Ceci permet: au rdacteur de rduire le corps de la lettre et d'entrer directement dan le vif du sujet, au secrtaire de diriger plus rapidement la lettre vers la personne qui traite le dossier, au lecteur d'tre fix immdiatement sur la raison d'tre du message. Cette mention est courte, explicite et prcise. Elle n'est pas toujours prcde du terme introductif, soit: "objet", "concerne", "affaire",). Dans ce cas, elle est mise en vidence par l'italique ou le gras. L'objet fait partie de la zone de renseignements. Un blanc minimum spare la mention des rfrences et deux blancs la sparent de la vedette.

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2.2.3

Les annexes ou "pices jointes"

Ci-joint, ci-inclus, ci-annex, sous ce pli, sont des expressions qui indiquent que des documents sont placs dans l'enveloppe contenant la lettre. Ds qu'un document est envoy sous la mme enveloppe que la lettre, la mention "pice jointe" figure au bas de la feuille. Cette rubrique est utile: 1 2 3 l'expditeur qui peut retrouver rapidement les documents qui ont t expdis; au service d'expdition qui runit l'ensemble des documents et les places dans l'enveloppe; au destinataire qui peut vrifier s'il est en possession de tous les documents qu'il doit recevoir.

La mention "Annexe(s)" (ou "pices jointes") est suivie du nombre de documents joints qui est toujours indiqu en chiffres. Le texte est concis, il peut stipuler le type ou le genre de documents joints. Si les documents joints sont de nature diffrente, ils peuvent tre explicits sparment. Ils peuvent tre prsents en continu. Exemple: Annexes: 1 offre, 1 tarif La rubrique se situe dans la zone utile l'expdition, trois interlignes minimum de la dernire ligne de al souscription et l'avant-dernire ligne d'criture. Elle se situe en appui gauche. Si ce n'est pas possible, elle peut se placer en appui droite. Les pices jointes peuvent tre numrotes. On peut crire "Pice jointe n " dans le coin gauche de chaque document joint. Les numros des annexes sont parfois composs en chiffres romains. 2.2.4 Le courrier lectronique (le courriel)

La vedette devient une formule d'introduction standard qui s'intitule "Bonjour", "Bonjour Cher Paul". La fin du message est bref: "Cordialement", " bientt"

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A 1,7 cm

A 3,81 cm

A partir de 5,08 cm

A 3 cm du bord infrieur

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56

La prsentation de la lettre BUREAUTIQUE & COMMUNICATION

10 RUE SAINT-PIERRE 7000 MONS

Le 13 fvrier 2005

* * Monsieur Christophe JACQUES Architecte Chausse de la Gare 63 1080 BRUXELLES * Vos rfrences Nos rfrences AB/CC/433 Photocopieur Rapid

Monsieur, Lors de votre passage en notre magasin, vous vous tes montr trs intress par nos nouveauts. Comme nous vous l'avions annonc, nous vous envoyons ci-joint notre catalogue relatif aux photocopieurs qui retiennent particulirement votre attention. Nous restons votre disposition et vous invitons vous adresser M. Blaise, dlgu commercial pour votre rgion, qui sera en mesure de vous fournir toute information complmentaire ou pourra vous guider dans votre choix. Nous restons particulirement heureux de vous accueillir le samedi 18 fvrier o nous pourrons vous proposer nos conditions spciales. En attendant nous vous prions d'agrer, Monsieur, l'expression de nos meilleurs sentiments.
Zone d'identification du signataire (la souscription) (6 8 interlignes zone variable)

Claude Chanfor Directrice

Valeur minimum 2 blancs Zone utile l'expdition et au destinataire

Annexe: 1 catalogue

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La prsentation de la lettre
A 1,7 cm

11 RUE SAINT-PIERRE 7000 MONS

BUREAUTIQUE & COMMUNICATION

Le 13 fvrier 2005
A 3,81 cm

Tl. 065 55 28 88 GSM: 0477 40 30 20

A partir de 5,08 cm

* * Monsieur Christophe JACQUES Architecte Chausse de la Gare 63 1080 BRUXELLES * Vos rfrences AB/CC/433 Nos rfrences AC/OG/57 Photocopieur Rapid La disposition bloc la marge

Monsieur, Votre courrier du 9 de ce mois nous permet de penser que vous tes intress par nos nouveauts. Comme nous vous l'avions annonc par e-mail, nous vous envoyons ci-joint notre catalogue relatif aux photocopieurs qui retiennent particulirement votre attention. Nous restons votre disposition et vous invitons vous adresser M. Blaise, dlgu commercial pour votre rgion, qui sera en mesure de vous fournir toute information complmentaire ou pourra vous guider dans votre choix. Nous serons particulirement heureux de vous accueillir le samedi 18 fvrier o nous pourrons vous proposer nos conditions spciales. En attendant nous vous prions d'agrer, Monsieur, l'expression de nos meilleurs sentiments.

Claude Chanfor Directrice Annexe: 1 catalogue, 1 liste de prix

A 3 cm du bord infrieur

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La prsentation de la lettre
A 1,7 cm

12 RUE SAINT-PIERRE 7000 MONS

BUREAUTIQUE & COMMUNICATION

A 3,81 cm

Le 13 fvrier 2004
Tl. 065 55 28 88 GSM: 0477 40 30 20 E-mail: communication@star.be

A partir de 5,08 cm

11 cm du bord gauche de la feuille

* * Monsieur Christophe JACQUES Architecte Chausse de la Gare 63 1080 BRUXELLES * La disposition bloc la date style "amricain"

Vos rfrences AB/CC/433 Nos rfrences AC/OG/57 Photocopieur Rapid

Monsieur, Votre courrier du 9 de ce mois nous permet de penser que vous tes intress par nos nouveauts. Comme nous vous l'avions annonc par e-mail, nous vous envoyons ci-joint notre catalogue relatif aux photocopieurs qui retiennent particulirement votre attention. Nous restons votre disposition et vous invitons vous adresser M. Blaise, dlgu commercial pour votre rgion, qui sera en mesure de vous fournir toute information complmentaire ou pourra vous guider dans votre choix. Nous serons particulirement heureux de vous accueillir le samedi 18 fvrier o nous pourrons vous proposer nos conditions spciales. En attendant nous vous prions d'agrer, Monsieur, l'expression de nos meilleurs sentiments.
11 cm du bord gauche de la feuille

Alain Chanfor Directeur commercial Annexe: 1 catalogue, 1 liste de prix

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A 3 cm du bord infrieur

La prsentation de la lettre
A 1,7 cm

13 RUE SAINT-PIERRE 7000 MONS

BUREAUTIQUE & COMMUNICATION Tl. 065 55 28 88 GSM: 0477 40 30 20 E-mail: communication@star.be

A 3,81 cm

Le 13 fvrier 2004 * * Monsieur Christophe JACQUES Architecte Chausse de la Gare 63 1080 BRUXELLES * La disposition bloc la date style "franais"

A partir de 5,08 cm

11 cm du bord gauche de la feuille

Vos rfrences AB/CC/433 Nos rfrences AC/OG/57 Photocopieur Rapid

Monsieur, Lors de votre passage en notre magasin, vous vous tes montr trs intress par nos nouveauts. Comme nous vous l'avions annonc, nous vous envoyons ci-joint, notre catalogue relatif aux photocopieurs qui retiennent particulirement votre attention. Nous vous invitons vous adresser M. Blaise, dlgu commercial pour votre rgion, qui sera en mesure de vous fournir toute information complmentaire ou pourra vous guider dans votre choix. Nous serons particulirement heureux de vous accueillir le samedi 18 fvrier o nous pourrons vous proposer nos conditions spciales. En attendant nous vous prions d'agrer, Monsieur, l'expression de nos meilleurs sentiments.
11 cm du bord gauche de la feuille

Alain Chanfor Directeur

A 3 cm du bord infrieur

Annexe: 1 catalogue

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A 1,7 cm

14 RUE SAINT-PIERRE 7000 MONS

BUREAUTIQUE & COMMUNICATION Tl. 065 55 28 88 GSM: 0477 40 30 20 E-mail: communication@star.be

A 3,81 cm

Le 13 fvrier 2004 * * Monsieur Christophe JACQUES Architecte Chausse de la Gare 63 1080 BRUXELLES *

A partir de 5,08 cm

11 cm du bord gauche de la feuille

Vos rfrences AB/CC/433 Nos rfrences AC/OG/57 Photocopieur Rapid

Monsieur, Lors de votre passage en notre magasin, vous vous tes montr trs intress par nos nouveauts. Comme nous vous l'avions annonc, nous vous envoyons ci-joint, notre catalogue relatif aux photocopieurs qui retiennent particulirement votre attention. Nous vous invitons vous adresser M. Blaise, dlgu commercial pour votre rgion, qui sera en mesure de vous fournir toute information complmentaire ou pourra vous guider dans votre choix. Nous serons particulirement heureux de vous accueillir le samedi 18 fvrier o nous pourrons vous proposer nos conditions spciales. En attendant nous vous prions d'agrer, Monsieur, l'expression de nos meilleurs sentiments. Pour Bureautique & Communication,

Alex Terrieur Dlgu commercial

A 3 cm du bord infrieur

Alain Chanfor Directeur

Deux signatures Les deux signatures peuvent tre en appui contre les marges

Annexe: 1 catalogue

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15

2.3

La lettre-suite

Si le texte et la souscription ne s'insrent pas sur la page, il y a lieu soit: de rduire la taille du caractre, de remonter lgrement le texte, d'utiliser une deuxime feuille. Les deux premires solutions sont utiliser avec prudence car une lettre d'affaires doit tre d'une lisibilit parfaite. Elles peuvent seulement s'appliquer lorsqu'il ne manque qu'une ligne ou deux. Il est souvent prfrable d'utiliser une deuxime feuille. 2.3.1 La premire page

Le texte devra au moins tre coup avant l'avant-dernier paragraphe. En effet, il est de mauvais got d'isoler la formule de politesse sur la page suivante et il est impensable d'isoler la souscription. La rupture de page idale est celle qui a lieu la fin d'un paragraphe ou, ventuellement, la fin d'une phrase. Remarque La zone utile l'expdition du courrier reste sur la premire feuille. Les mentions "annexe(s)" et "copie" sont donc toujours situes sur la premire page. Pour avertir le lecteur que le texte se poursuit, le signe "suite" est plac en bas de page afin de signaler que le texte est suivi. Les trois points conscutifs se placent en appui droite. Un interligne blanc minimum doit le sparer du texte et d'une ventuelle rubrique. L'usage autorise aussi le signe "./.". 2.3.2 Les pages suivantes

Une zone d'identification du document peut reprendre les lments significatifs pour le classement: la date, la rfrence, le nom du destinataire, le numro de suite ou de page. Ces lments peuvent tre placs sur une ligne entre la 6e et la 12e ligne. Il est conseill de ne pas dbuter le texte avant la 18e ligne. La suite du texte dbute de 6 9 interlignes plus bas. Exemple Destinataire M. Ph. Donnay Nos rfrences FL/215 Date 2005-04-12 * entre la 6e et la 12e ligne Page 2 * 6 9 interlignes

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La prsentation de la lettre
A 1,7 cm

16 RUE SAINT-PIERRE 7000 MONS

BUREAUTIQUE & COMMUNICATION Tl. 065 55 28 88 GSM: 0477 40 30 20 E-mail: communication@star.be

A partir de 5,08 cm

* * Monsieur Christophe JACQUES Architecte Chausse de la Gare 63 1080 BRUXELLES *

POLICE TAILLE 10 PTS Votre lettre du 2005-02-10 TAB. 4 CM Nos rfrences AB/CC/433 8 CM Vos rfrences CJ/34 12 CM DROITE 16 CM Annexes Mons 1 2005-02-13

A 9,5 cm

Photocopieur Rapid

Monsieur, Vous tes intress par nos nouveaux photocopieurs. Ci-joint, nous vous envoyons notre catalogue relatif aux photocopieurs qui retiennent particulirement votre attention. Vous pouvez vous adresser Mme Blaise, dlgue commerciale pour votre rgion, qui sera en mesure de vous fournir toute information complmentaire ou pourra vous guider dans votre choix. N'hsitez pas l'appeler au 0495 210 220. Vous tes invit nous rendre visite, le samedi 18 fvrier. Nous serons heureux de vous accueillir en notre salle d'exposition o nous pourrons vous proposer des conditions spciales l'occasion du 10e anniversaire de notre maison. En attendant le plaisir de vous rencontrer, nous vous prions d'agrer, Monsieur, l'expression de nos meilleurs sentiments.

Nadine Blaise Dlgue commerciale

A 3 cm du bord infrieur

Alain Chanfor Directeur

Copie M. J. Radoux

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La prsentation de la lettre

17

2.4 2.4.1

La transmission de l'information L'enveloppe normalise

Elle doit tre de forme rectangulaire et Un bord de 15 mm doit rester libre sur le mesurer: pourtour de l'envoi. 1 2 au minimum 90 X 140 mm, au maximum 125 X 235 mm.

Dans la partie suprieure gauche de l'envoi (au maximum 40 mm du bord suprieur et 60 mm du bord gauche) doivent se situer les donnes relatives l'expditeur. Ces donnes doivent tre spares de l'adresse du destinataire d'au moins 20 mm sur toute la largeur de la zone d'adresse. Les coordonnes de l'expditeur peuvent aussi se trouver ou se rpter dans la partie suprieure de l'arrire de l'enveloppe. La partie centrale de l'envoi est rserve l'ensemble de l'adresse du destinataire, qui doit se trouver exclusivement dans cette zone. La "zone adresse" doit se situer un minimum de 40 mm du bord droit et il faut s'arrter 15 mm des bords latraux et infrieur. Il ne faut pas commencer crire l'adresse plus de 140 mm du bord droit et il faut s'arrter 15 mm de ce bord. L'adresse du destinataire doit tre crite ou prsente lisiblement. Aucune mention ou graphisme d'aucune sorte ne doit apparatre: moins de 20 mm gauche de l'adresse; moins de 10 mm au-dessus de l'adresse. Ces indications sont obligatoires pour bnficier du tarif des envois normaliss et d'un traitement rapide. 40 mm
Zone rserve 2.4.2 l'expditeur pour l'tranger Le courrier

droite de l'adresse en dessous de l'adresse

Blanc: 10 mm au moins
60 mm maximum

20 mm

Maximum: 140 mm du bord droit Zone d'adresse Aucune autre inscription Pourtour blanc: 15 mm

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La prsentation de la lettre

18

L'tiquette d'adresse Elle doit tre de couleur claire et ne prsenter aucune autre mention. L'tiquette est rdige en tenant compte des recommandations prcdentes. Une espace d'au moins 3 mm doit rester libre entre l'adresse et les bords de l'tiquette. Elle doit tre parfaitement colle dans la zone rserve l'adresse de manire parallle la longueur de l'enveloppe. Conseil Lors de l'utilisation d'enveloppes fentre, veillez ce que le pliage du papier maintienne l'ensemble du bloc adresse l'intrieur de celle-ci. 2.4.3 Le courrier pour l'tranger

Il est indispensable de (d'): utiliser le code ISO d'identification de celui-ci devant le code postal; placer le nom du pays en capitales sur la dernire ligne du bloc adresse dans la langue du pays; ne pas laisser de double interligne entre le nom du pays et le reste de l'adresse. Il est recommand de (d'): utiliser la langue nationale ou l'anglais pour identifier le pays de destination; se conformer autant que possible dans la langue officielle de la commune du destinataire. Exemples Socit Bianco 28 rue Clmenceau FR-75524 PARIS Cedex 16 FRANCE ICOM HEADQUARTERS 1649 County Road 12 PO Box 490 80474 Rollinsville Colorado USA

Remarque Toutes les lignes sont alignes gauche. Quelques codes ISO des pays Pays Andorra Australia Belgium Benin Bulgaria France Greece Code ISO AD AU BE FJ BG FR GR Pays Madagascar Monaco Norway Portugal Romania Spain Sweden Code ISO MG MC NO PT RO ES SE

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Pays Ireland Israel Iceland Italy Japan Luxembourg

Code ISO IL IL IS IT JP LU

Pays Switzerland Thailand Tunisia Turkey United kingdom United States

Code ISO CH TH TN TR GB US

Recommandations sur les caractres d'criture Voici les normes prsentes par la Poste en ce qui concerne la taille de caractres minimale 23 mm 12 caractres par pouce maximale 4,5 mm 6 caractres par pouce

Hauteur Largeur

3 L'DITION ET LES SIGNES DE CORRECTION D'UN TEXTE

Principe utilis Des signes conventionnels sont introduits dans le texte. Le signe introduit dans le texte est report dans la marge, ventuellement accompagn des instructions de correction ncessaires. Si plusieurs corrections sont portes sur une mme ligne, elles se suivent dans l'ordre o elles se prsentent. Il est conseill d'utiliser la couleur pour apposer les signes de correction.

Signification
Changer

Code

Texte riuge LE rapide :

Marge
/ o / e /, | | beau | | per

une lettre, un signe un mot lettres ou plusieurs

| |

le |joli|

|ins|sister

Intercaler ou ajouter (lambda) un espacement une lettre un mot un passage

queles L' sont sociales voir

hirondelle les sciences

Nous l'imaginons copie aisment.

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20

Signification
Supprimer (deleatur) une lettre, un signe un mot

Code

Texte acompte

Marge

| |

le |plus| joli

| |

un alina

effet. Veuillez

Crer un alina Conserver ou maintenir un lment supprim Espacer des mots des lignes Rapprocher des caractres, des mots plusieurs lettres des lignes (blanc supprimer) ---------renseignement. agrer Veuillez

le |plus| joli

|----|

bon

queles comme nous le Nous vous prions

quel que temps

c o n s e i l
Nous attendons votre rponse et nous vous prions d'agrer

Transposer, inverser formage glisser donc deux lettres, deux mots

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Signification
des lignes

Code

Texte
Anne sans t Vie sans amour

Marge

Aligner vers la gauche En avril, ne dcouvre pas d'un fil. te

Nous avons acquis notre exprience vers la droite

Nous sommes heureux de vous annoncer

Chasser
Elles ne doivent pas excder 90 centimtres.

la ligne
Des conseils pour lutter contre

la page suivante Mettre en vidence en gras italique, romain

-------

ordonn et efficace

-------

/_____

/Almanach, /Paul Vartan

/_____

minuscule capitale

/_____

Dictionnaire des /TRUCS

/_____

bon savoir

cap.

souligner centrer

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pour chaque jour

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Le saviez-vous

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